Hệ thống quản lý bán hàng

Giới thiệu về hệ thống quản lý bán hàng của công ty

Trang 1

Nội dung khảo sát

I Mục đích của việc khảo sát hiện trạng

II Giới thiệu tổng quát về công ty

1 Giới thiệu tổng quát về công ty

2 Giới thiệu về hệ thống quản lý bán hàng của công ty

III Sơ đồ tổ chức và hoạt động của công ty

1.Sơ đồ hoạt động của công ty

2.Sơ đồ tổ chức của công ty

IV Các quy trình quản lý bán hàng

1 Quy trình quản lý xuất hàng

2 Quy trình quản lý nhập hàng

3 Quy trình quản lý hàng tồn kho

IV Một số biểu mẫu hóa đơn

V Nhận xét hiện trạng

VI Một số ý kiến đề xuất và hoàn thiện hệ thống

VII Mô tả bài toán quản lý bán hàng

Trang 2

I Mục đích của việc khảo sát hiện trạng.

Thông thường thì một hệ thống mới được xây dựng là nhằm để thay thế cho một hệ thống cũ đã bộc lộ nhiều bất cập Chính vì vậy mà việc tìm hiểu nhu cầu đối với hệ thống mới thường bắt đầu từ việc khảo sát và đánh giá hệ thống cũ đó Vì rằng hệ thống này đang tồn tại đang hoạt động nên ta gọi là hiện trạng Việc khảo sát hiện trạng là nhằm để:

- Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống

- Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cách thức hoạt động của hệ thống

- Phát hiện các ưu điểm của hệ thống cần được kế thừa và các nhược điểm cơ bản của hệ thống cần được khắc phục

- Đưa ra các giải pháp nhằm hạn chế các nhược điểm và phát huy các ưu điểm của hệ thống cũ

II Giới thiệu tổng quát về công ty.

1 Giới thiệu tổng quát về công ty.

Công ty cổ phần nhựa Rạng Đông là một chi nhánh của Tổng công

ty cổ phần Nhựa Rạng Đông đóng trên địa bàn thành phố Vinh – Nghệ An

Địa chỉ của công ty: Số 9 – Phan Bội Châu – Thành phố Vinh – Nghệ An

Trang 3

Chuyên phụ trách kinh doanh.

3 Phụ trách kế toán: Nguyễn Thị Thanh Minh

4 Chức trách nhiệm vụ????????????????

5 Bộ phận kinh doanh

Hình thức kinh doanh của công ty:

+ Nhận đơn đạt hàng, hợp đồng mua bán và các dịch vụ sau bán hàng đối với các sản phẩm nhựa công nghiệp gia dụng, kỹ thuật và bao

bì nhựa công nghiệp như: Màng mỏng PVC, PE, PEVA…

+ Sản xuất áo mưa, băng keo, decal, văn phòng phẩm, tấm ván trần…

+ Kinh doanh các loại dụng cụ bảo hộ lao động, hàng nông thổ sản, thực phẩm công nghệ, dụng cụ gia đình…

+ Kinh doanh và nhận gia công sản xuất áo mưa quảng cáo và các sản phẩm khác từ màng PVC, PE hoặc giả da PVC…

+ Công ty giao hàng xuất hóa đơn cho khách hàng theo mã số thuế(

Mã số thuế: 0300384357006)

Hóa đơn tự in do tổng công ty phát hành và được đăng ký qua cục thuế

III Sơ đồ tổ chức và hoạt động của công ty.

Qua quá trình khảo sát thực tế tại công ty cổ phần nhựa Rạng đông chi nhánh tại Nghệ An ta thấy được cách thức và hoạt động của công

Trang 4

Chức năng của các bộ phận+Ban giám đốc:

Giám đốc:quản lí điều hành công ty

Phó giám đốc:chuyên phụ trách kinh doanh

+phòng tài chính:quản lí tài chính cho công ty

+phòng kinh doanh:lập kế hoạch kinh doanh cho công ty(marketing)

IV.các quy trình quản lí bán hàng

1.Quy trình quản lí xuất hàng

Khi khách đến mua hàng người bán hàng giới thiệu sản phẩm, giá cả,tính năng

… của các loại sản phẩm dưạ vào bảng phân loại và bảng báo giá sản phẩm của

Phòng tài chính

Ban giám đốc

Phòng kinhdoanh

thủ quỹ Phòng kho Bán hàng Phòng kế toán

kế toán chung

kế toán bán hàng

kế toán kho

Trang 5

hàng có trong kho.

Đối với khách hàng mua với số lượng ít(dưới 100) thì người bán hàng cho khách hãngem bảng giá rồi sau đó 2 bên cùng thoả thuận.Sau khi hàng được bán xong người bán hàng sẽ ghi các thông tin cần thiết của các sản phẩm vừa bán vào sổ bán hàng Đến cuối ngày ngưòi bán hàng tổng hợp lại một lần rồi gửi đến phòng

kế toán

Đối với khách hàng mua với số lượng lớn(khách hàng có thể đặt hàng trực tiếp hoặc gọi điện hoặc qua mail… ) thì công ty có nhiều hình thức bán:có thể là bán hàng tháng hoặc bán hàng quý hoặc là bán trực tiếp luôn Đối với bán trực tiếp người bán hàng sẽ kiểm tra hàng trong kho còn hay hết.Nếu không còn hoặc còn

ít thì sẽ hẹn khách hôm sau.Nếu hàng trong kho còn thì người bán hàng lập hoá đơn xuất hàng và lập phiếu xuất kho.Hoá đơn được chuyển lên phòng kế toán để theo dõi người mua xem khách hàng có nợ hay không Đối với khách hàng tiêu thụ thường xuyên nợ khoảng từ 15-20 triệu thì công ty vẫn cho xuất hàng và gia hẹn ngày phải trả tiền.Còn ngược lai thì không cho nợ Đối với khách hàng bán sỉ (mua với số lượng lớn) thì nợ ở mức quy định sẽ được xuất hàng còn ngược lại thì không.Ngoài ra khách hàng còn được phép mua lô hàng sau trả lô hàng trước đến cuối tháng thanh toán một lần.Công ty có mẫu hoá đơn quản lí

nợ riêng.Sau đó phòng kế toán sẽ lập phiếu thanh toán và gửi đến phòng tài chính.Khách hàng sẽ thanh toán tiền tại đây

Đối với các lô hàng lớn tuỳ vào nguyện vọng của khách hàngmà công ty có thể xuất hàng từng đợt hoặc xuất hàng cùng một lúc.Công ty có bộ phận giao hàng lưu động bằng ô tô…

Trong quá trình bán hàng thì người bán hàng sẽ bán theo bảng gía sản phẩm của công ty mà không cần thông qua giám đốc hay phòng ban nào cả dù số lượng hàng đặt lớn hay nhỏ.Chỉ khi nào khách mua với số lượng lớn cần giảm giá thì phải thông qua giám đốc để giám đốc trực tiếp giải quyết

Trên thực tế khảo sát thì các khách hàng gọi điện đến đặt hàng của công ty phần lớn là khách hàng tiêu thụ thường xuyên.Và họ phải đặt hàng theo quý và theo

Trang 6

sản phẩm bị lỗi do nhà sản xuất thì người bán hàng sẽ lập phiếu nhập hàng lại rồi chuyển số hàng này vào kho.Sau đó người bán hàng lập phiếu xuất hàng mới tương ứng với số sản phẩm bị lỗi ở tuỳ vào giai đoạn.Còn ngược lại thì không giải quyết.Các hoá đơn về sự cố trả hàng đều được gửi đến phòng kế toán.

Lên kế hoạch nhập hàng về

Sau đó , phòng kinh doanh sẽ lựa chọn nhà cung cấp ( hai nguồn cung cấp chính của công ty là nhập hàng từ tổng công ty cổ phần nhựa Rạng Đông hoặc

tự khai thác từ các cơ sở sản xuất )

Tiếp đó , phòng kinh doanh sẽ thương lượng với nhà cung cấp ( gặp mặt hoặc qua điện thoại ) Sau khi đã thỏa thuận xong , phòng kinh doanh sẽ lập một đơn hàng rồi trình lên cho giám đốc xem xét và kí duyệt

Nếu đơn đặt hàng được giám đốc kí thì sẽ được gửi đến nhà cung cấp.Ngược lại thì không gửi Nhà cung cấp căn cứ vào đơn đặt hàng sẽ chuyển hàng đến công

ty kèm theo phiếu giao hàng Trên phiếu giao hàng sẽ có đầy đủ các thông tin

về nhà cung cấp cũng như sản phẩm đã đặt ; Thủ kho và bộ phận và bộ phận giao hàng sẽ tiếp nhận hàng đó

Khi giao hàng , thủ kho sẽ kiểm tra hóa đơn giao hàng xem có đủ các mặt hàng tương ứng với số lượng đã đặt hay không Sau đó , Thủ kho sẽ kiểm tra sản phẩm về số lượng cũng như chất lượng Khi hàng nhận về nếu không có sự cố

gì thì hàng sẽ được cất vào kho Ngược lại , nếu hàng bị lỗi nhiều thì Thủ kho

sẽ lập phiếu , gửi trả lại số hàng bị lỗi cho Tổng công ty Trên phiếu này có ghi

rõ các thông tin về sản phẩm bị lỗi Nếu mặt hàng bị lỗi ít thì công ty sẽ giảm giá trị của sản phẩm , làm thủ tục hủy tại công ty để giảm chi phí

Sau khi đã nhận hàng xong , dựa vào sổ ghi chép của Thủ kho ; phòng kinh doanh sẽ lập phiếu thanh toán tiền hàng rồi gửi sang phòng tài chính Nhà cung cấp sẽ nhận tiền đặt hàng tại đây

Trang 7

Tổng tiền thanh toán = Tổng tiền hàng + Chi phí + Thuế GTGT

Trong đó : Tổng tiền hàng = Tổng số lượng * Đơn giá

Sau khi đã thanh toán tiền hàng xong , Phòng tài chính sẽ gửi Phiếu thanh toán

về phòng kế toán để ghi chép

3 Quy trình quản lý hàng tồn kho :

Cách tính hàng tồn kho :

Số lượng hàng tồn = Số lượng hàng nhập – Số lượng hàng xuất

Thực tế đi khảo sát , số lượng hàng tồn kho của công ty không quá 20 % Tổng số lượng sản phẩm tương ứng với số tiền từ 700 – 800 triệu đồng ; có Thủ kho quản lý

Theo ý kiến của giám đốc công ty thì : “ Sản phẩm tồn kho ít khi có hạn sử dụng vì các sản phẩm của công ty là các sản phẩm phục vụ cho xây dựng như tôn , ván nhựa , ; phục vụ cho sinh hoạt gia đình như túi nilon ,áo mưa ,…đều

có hạn sử dụng rất lâu Vì thế , hàng tồn kho cũng chính là hàng dự trữ của công

ty

Trang 8

V MỘT SỐ BIỂU MẪU HÓA ĐƠN :

1 Bảng phân loại và báo giá sản phẩm

Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Độc lập- Tự do- Hạnh phúc

Bản điều chỉnh giá bán

-căn cứ thông báo giá số /TB-XK của Công ty CP nhựa Rạng Đông ngày

22/09/2009.Chi nhánh Nghệ An quyết định điều chỉnh giá một số mặt hàng sau

và thực hiện từ ngày 23/09/2009

Bán Buôn

Bán lẻ

Trang 10

2 Hóa đơn xuất hàng

Công Ty Cổ Phần nhựa Rạng Đông

190 Lạc Long Quân,P3 ,Quận 11 ,TP HCM

Điện thoại:9692272 – fax:9692843

Web : www.rdplastic.com.vn

Mẫu số:01-GTKT 3LL-02

Phát hành theo CV số :2951/CT-AC Ngày 31/03/2006 của cục thuế TP.HCM

Ký hiệu:AA/2008 – T

Sè hoá đơn:0004110 Hoá đơn (gtgt)

Liên 2:khách hàng

Ngày …tháng…năm…

Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần nhựa Rạng Đông

Địachỉ: 190 Lạc Long Quân,phường 3, quận 11,TP.HCM Số tài khoản:………

Điện thoại:9 690 652 Fax:……… Mã số thuế:0300384357 -1

Họ và tên người mua hàng:Chi nhánh Công ty tại Nghệ An

Đơn vị: Chi nhánh Công ty tại Nghệ An

Địa chỉ:Số 09 Phan Bội Châu ,TP Vinh,Nghệ An Số tài khoản:………

Điện thoại:038 3853 753 Fax:……….Mã số thuế:0300384357006

Phương thức thanh toán

Ngày thanh toán

Nơi giao hàng

Mã kho

Mã NV bán hàng

lượng

Đơn giá

Thành tiền Cộng tiền hàng:

Thuế suất GTGT: % Tiền thuế GTGT:

Tổng cộng tiền thanh toán:

Số tiền viết bằng chữ:………

Trang 11

(ký,ghi rõ họ và tên) (ký,ghi rõ họ và tên) (ký, đóng dấu,ghi rõ họ và tên)

Trang 12

3 Hóa đơn nhập hàng

Điện thoại:9692272 – fax:9692843

Ký hiệu:AA/2008 – T

Ngày thanh toán

Nơi giao hàng

Mã kho

Mã NV bán hàng

lượng

Đơn giá

Thành tiền

Cộng tiền hàng:

Trang 13

Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị(ký,ghi rõ họ và tên) (ký,ghi rõ họ và tên) (ký, đóng dấu,ghi rõ họ và tên)

Trang 14

4 Hóa đơn thanh toán tiền

Điện thoại:9692272 – fax:9692843

Ký hiệu:AA/2008 – T

Ngày thanh toán

Nơi giao hàng

Mã kho

Mã NV bán hàng

lượng

Đơn giá

Thành tiền

Trang 15

Trang 16

5 Hóa đơn quản lý nợ

Điện thoại:9692272 – fax:9692843

Ký hiệu:AA/2008 – T

Ngày thanh toán

Nơi giao hàng

Mã kho

Mã NV bán hàng

lượng

Đơn giá

Thành tiền

Trang 17

Trang 18

6 Hóa đơn nhập kho

- Họ và tên người giao:

- Theo …… số……… ngày……tháng ……… của …………

- Nhập từ kho : Địa điểm:

chứng từ

Thực nhập

Cộng:

- Tổng số tiền (Viết bằng chữ):

- Số chứng từ gốc kèm theo:

Trang 19

VI NHẬN XÉT HIỆN TRẠNG :

Thực tế khảo sát cho thấy , công ty cổ phần nhựa Rạng Đông , chi nhánh tại Nghệ An quản lý bán hàng theo hệ thống quản lý tài chính của Bộ tài chính Nghĩa là về mặt thủ tục hành chính : Khi mua hàng phải có hoá đơn xuất kho ,

Nó biểu hiện ở những nhược điểm sau đây :

+ Cần nhiều nhân công

+ Tốc độ xử lý công việc chậm

+ Chu trình trao đổi hàng hóa quá lâu

+ Thường gặp khó khăn , mất thời gian khi kiểm tra

+ Trình độ tay nghề của nhân viên sẽ không được nâng cao

Mặt khác , mục tiêu của công ty là cải thiện năng suất làm việc của nhân viên và giảm nhân công Vì vậy , với hệ thống quản lý trên ; công ty sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong công việc Do đó , việc nâng cấp hệ thống là rất cần thiết

và cấp bách ; là bài toán được đặt ra cho ban giám đốc

Trang 20

MÔ TẢ BÀI TOÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG

Công ty cổ phần nhựa Rạng Đông chi nhánh tại Nghệ An chuyên bán các sản phẩm: áo mưa, băng keo, trần nhựa, decal, văn phòng phẩm, tấm dán trần, màng trong, giả da, vải tráng PVC-PU dùng cho các ngành sản xuất dày dép, túi xách, may mặc, bọc nệm, trang trí nội thất,…Các khách hàng đến mua tại cửa hàng sau khi đã xem quảng cáo trên các webside

và ở tại công ty Quảng cáo ghi rõ các loại sản phẩm, tính năng, kỹ thuật, giá cả, hình thức bán…

Hàng tháng bộ phận marketing sẽ đi khảo sát thực tế để xem các mặt hàng nào được khách hàng ưa chuộng, không được ưa chuộng sau đó viết báo cáo nộp cho phòng kinh doanh Sau khi phòng kinh doanh nhận được báo cáo từ bộ phận marketing thì họ sẽ căn cứ vào bản báo cáo lập đơn hàng, yêu cầu nhà cung cấp cung cấp hàng cho công ty Nhà cung cấp căn cứ vào đơn hàng sẽ chuyển hàng đến công ty kèm theo hoá đơn Thủ kho sẽ tiếp nhận hàng từ bộ phận giao hàng của nhà cung cấp Khi nhận hàng thủ kho sẽ kiểm tra xem đã có đủ số lượng trong đơn đặt hàng và chất lượng mặt hàng không Nếu hàng kém chất lượng sẽ được trả lại cho nhà cung cấp Hàng không bị lỗi sẽ được nhập vào kho Sau khi nhận hàng thủ kho viết báo cáo đưa lên phòng kinh doanh, phòng kinh doanh lập phiếu thanh toán tiền hàng rồi gửi lên phòng tài chính, phòng này sẽ có nhiệm

vụ thanh toán tiền cho nhà cung cấp

Khi khách đến mua hàng, người bán hàng giới thiệu các loại sản phẩm của công ty và cho khách hàng xem bản báo giá sản phẩm Khi khách hàng đặt sản phẩm với số lượng lớn thì bộ phận bán hàng sẽ cập nhập thông tin khách hàng còn nếu khách đến mua với số lượng nhỏ thì hệ thống sẽ không lưu lại thông tin khách hàng Bộ phận bán hàng căn cứ vào yêu cầu của khách hàng, sẽ lập đơn hàng và đưa cho khách hàng xem đã đúng yêu cầu chưa, nếu đúng sẽ ký tên vào đơn đặt hàng Sau khi khách hàng ký vào đơn đặt hàng thì bộ phận bán hàng sẽ lập hoá đơn đưa vào danh mục hàng có trong đơn đặt hàng rồi chuyển đến

phòng tài chính, khách hàng sẽ thanh toán tiền tại đây (đối với số lượng lớn ) Đối với khách hàng mua với số lượng nhỏ dưới 100.000 thì khách hàng sẽ thanh toán và lấy hàng ngay tại cửa hàng Đến cuối ngày bộ phận bán hàng sẽ lập hoá đơn và gửi lên phòng tài chính

Hàng tháng thủ kho kiểm tra số lượng tồn kho:

Trang 21

sát hàng tồn chính là hàng dự trữ của công ty và hàng tháng bộ phận quản lý viết báo cáo thống kê hàng xuất nhập tồn trong kho.

Sau khi thống kê hàng xuất, nhập, tồn thì viết báo cáo và gửi lên phòng kinh doanh, bộ phận tài chính sẽ căn cứ vào hoá đơn xuất, nhập hàng, các khoản thu chi công nợ để viết báo cáo doanh thu và gửi lên ban giám đốc

VII MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT VÀ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG :

Với mục tiêu cải thiện khả năng phục vụ khách hàng ngày càng tốt hơn và tăng cường khả năng cạnh tranh cho công ty trên thương trường Ban giám đốc cần đưa ra các các biện pháp cải thiện nghiệp vụ bán hàng và dịch vụ chăm sóc khách hàng của công ty ( trên thực tế đi khảo sát công ty đang có dự

án trang bị phần mềm hệ thống kế toán với giá trị dự kiến khoảng từ 5 – 7 triệu đồng ) Ngoài ra , hoạt động nghiệp vụ bán hàng trong hệ thống hiện nay là tương đối ổn định , mục tiêu cải thiện năng suất của nghiệp vụ này là chủ yếu Nghĩa là , việc mô hình hóa nhằm đạt đến mục tiêu làm rõ cơ chế hoạt động của công ty đồng thời thêm một số chức năng tiện dụng cho khách hàng và người quản lý

Những lĩnh vực cần quan tâm trong hệ thống của quản lý bán hàng :

+ Nghiệp vụ quản lý hàng hóa : Hoạt động lưu trữ thông tin hàng hóa trong tất cả các quy trình như : xuất hàng , nhập hàng , tồn kho , trả hàng ,…

+ Nghiệp vụ bán hàng : Đây là nghiệp vụ cung cấp hóa đơn cho khách hàng tại cửa hàng

+ Nghiệp vụ thanh toán tiền hàng ( phòng tài chính ) : Cách thức lưu trữ thông tin về khách hàng thanh toán tiền hàng tại công ty Làm như thế nào để không thừa cũng không thiếu các thông tin cần thiết về khách hàng ,

số tiền thanh toán

+ Nghiệp vụ quản lý nợ + Nghiệp vụ thống kê : Thống kê tình hình hoạt động của

Trang 22

Hơn nữa , trong tình hình thương mại , điện tử đang phát triển một cách nhanh chóng thì nhu cầu mua bán hàng qua mạng là cấp thiết Nhiều doanh nghiệp , cá nhân tham gia bởi tính tiện lợi , nhanh chóng của thương mại , điện tử

Vì vậy , cần xây dựng một website bán hàng qua mạng ; chứ không chỉ dừng lại

ở mức quảng cáo cung cấp thông tin như hiện nay

Trang 23

Phần 2 Phân tích

I Xây dựng mô hình nghiệp vụ

1 Lập bảng phân tích các yếu tố của bài toán

Lập phiếu xuất kho

Báo cáo hàng xuất, nhập,

tồn

Loại sản phẩmKhách hàngNhân viên bán hàngCông ty cổ phần nhựa rạng đông

Hoá đơnPhòng kế toánPhiếu xuất khoPhiếu nhập khoThủ kho

Đơn đặt hàngGiám đốc

Sổ công nợPhiếu thanh toánNhà cung cấpBảng báo giá Nhân viên maketing

= Tác nhânTác nhân

=

Hồ sơ dữ liệuTác nhân

Hồ sơ dữ liệu

Hồ sơ dữ kiệuTác nhân

Hồ sơ dữ liệu

Hồ sơ dữ liệu Tác nhân

2 Phân tích tác nhân và xác định tương tác

Trang 24

4 Xác định các chức năng và lập biểu đồ phân cấp chức năng

12 Báo cáo hàng xuất, nhập, tồn

13 Báo cáo doanh thu

14 Báo cáo công nợ nhà cung cấp

15 Báo cáo công nợ định kì khách

hàng

Báo cáo

Trang 25

-Biểu đồ phân cấp chức năng

5 Mô tả chi tiết các chức năng lá

a.Chức năng “khảo sát thị trường”:

Hàng tháng bộ phận maketing sẽ đi khảo sát thị trường để xem các mặt hàng

nào được khách hàng ưa chuộng.Sau đó họ viết báo cáo nộp lại cho phòng kinh

4.BÁO CÁO 2.BÁN HÀNG

QUẢN LÝ BÁN HÀNG

2.1 Cập nhật khách hàng

3.2 Lập phiếu nhập

3.1 Thống kê hàng xuất, nhập, tồn

4.4 Báo cáo công

nợ đinh kì khách hàng

4.3 Báo cáo công

nợ nhà cung cấp

4.2 Báo cáo doanh thu

4.1 Báo cáo hàng xuất, nhập, tồn

2.4 Giao hàng 2.3 Lập hoá đơn 2.2 Lập đơn đặt hàng

Trang 26

cấp.Khi nhận hàng thủ kho sẽ kiểm tra xem có đủ số lượng trong đơn đặt hàng không và chất lượng của các mặt hàng.Nếu hàng kém chất lượng sẽ được trả lại cho nhà cung cấp.Hàng không bị lỗi thì sẽ được nhập vào kho.

d.Chức năng “thanh toán tiền”:

Sau khi nhận hàng thủ kho viết báo cáo đưa lên phòng kinh doanh,phòng kinh doanh sẽ lập phiếu thanh toán tiền hàng rồi gởi lên phòng tài chính,phòng này sẽ có nhiệm vụ thanh toán tiền cho nhà cung cấp

e.Chức năng “Cập nhật thông tin khách hàng”:

Khi khách hàng đặt hàng với số lượng lớn thì bộ phận bán hàng sẽ cập nhật tông tin khách hàng,còn nếu khách hàng mua lẽ với số lượng nhỏ thì hệ thống sẽ không lưu thông tin khách hàng

f.Chức năng “Lập đơn đặt hàng”:

Căn cứ vào yêu cầu của khách hàng,bộ phận bán hàng sẽ lập đơn đặt hàngvà đưa cho khách hàng xem đã đúng yêu cầu chưa,nếu đúng sẽ kí tên vào đơn đặt hàng

g.Chức năng “Lập hoá đơn”:

Đối với khách hàng mua với số lượng lớn:Sau khi khấch hàng đã kí vào đơn đặt hàng thì bộ phận bán hàng sẽ lập hoá đơn dựa vào danh mục hàng có trong đơn đặt hàng rồi chuyển xuống phòng tài chính,khách hàng sẽ thanh toán tiền tại đây

Đối với khấch hàng mua với số lượng nhỏ thì khách hàng sẽ thanh toán và lấy hàng tại của hàng Đến cuối ngày bộ phận bán hàng sẽ lập hoá đơn và gửi lên phòng tài chính

h.Chức năng “giao hàng”:

Chỉ áp dụng đối với khách hàng mua hàng số lượng lớn,tuỳ vào hình thức khách hàng lựa chọn để công ty công ty sẽ giao hàng cho khách hàng

i.Chức năng “Lập phiếu nhập”:

Sau khi nhận hàng từ nhà cung cấp thì bộ phận quản lí kho sẽ lập phiếu nhập kho gửi lên cho phòng kinh doanh

k.Chức năng “Lập phiếu xuất”:

Sau khi nhận được dơn đặt hàng của khàch hàng từ bộ phận bán hàng thì bộ phận quản lí kho sẽ lập phiếu xuất hàng gửi lên pòng kinh doanh và cho xuất hàng

l.Chức năng “thống kê hàng xuất,nhập,tồn”:

Bộ phận quản lí kho sẽ viết báo cáo thống kê hàng xuất,nhập,tồn trong kho

m.Chức năng “báo cáo hàng xuất nhập tồn”:

Sau khi thống kê hang xuất,nhập,tồn thì viết báo cáo và gửi lên phòng kinh doanh

n.Chức năng “báo cáo doanh thu”:

Trang 27

nợ để viết báo cáo doanh thu và gửi lể phòng giám đốc.

t.Chức năng “báo cáo công nợ nhà cung cấp”:

Bộ phận tài chính sẽ báo cáo các khoản nợ nhà cung cấp bao gồm thời

gian,số lượngvà hạn trả theo định kì

x.Chức năng “Báo cáo công nợ định kì khách hàng”:

Bộ phận tài chính thống kê những khoản nợ của công ty rồi gửi lên ban giám đốc