Hệ thống quản lý bán hàng

Giới thiệu về hệ thống quản lý bán hàng của công ty

Hệ thống quản lý bán hàng Phần 1. khảo sát Nội dung khảo sát I. Mục đích của việc khảo sát hiện trạng. II. Giới thiệu tổng quát về công ty. 1. Giới thiệu tổng quát về công ty. 2. Giới thiệu về hệ thống quản lý bán hàng của công ty. III. Sơ đồ tổ chức và hoạt động của công ty 1.Sơ đồ hoạt động của công ty. 2.Sơ đồ tổ chức của công ty. IV Các quy trình quản lý bán hàng. 1. Quy trình quản lý xuất hàng. 2. Quy trình quản lý nhập hàng. 3. Quy trình quản lý hàng tồn kho. IV. Một số biểu mẫu hóa đơn. V. Nhận xét hiện trạng. VI. Một số ý kiến đề xuất và hoàn thiện hệ thống. VII. Mô tả bài toán quản lý bán hàng. Hệ thống được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm 1 1 Hệ thống quản lý bán hàng I. Mục đích của việc khảo sát hiện trạng. Thông thường thì một hệ thống mới được xây dựng là nhằm để thay thế cho một hệ thống cũ đã bộc lộ nhiều bất cập. Chính vì vậy mà việc tìm hiểu nhu cầu đối với hệ thống mới thường bắt đầu từ việc khảo sát và đánh giá hệ thống cũ đó. Vì rằng hệ thống này đang tồn tại đang hoạt động nên ta gọi là hiện trạng. Việc khảo sát hiện trạng là nhằm để: - Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống. - Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cách thức hoạt động của hệ thống. - Phát hiện các ưu điểm của hệ thống cần được kế thừa và các nhược điểm cơ bản của hệ thống cần được khắc phục. - Đưa ra các giải pháp nhằm hạn chế các nhược điểm và phát huy các ưu điểm của hệ thống cũ. II. Giới thiệu tổng quát về công ty. 1. Giới thiệu tổng quát về công ty. Công ty cổ phần nhựa Rạng Đông là một chi nhánh của Tổng công ty cổ phần Nhựa Rạng Đông đóng trên địa bàn thành phố Vinh – Nghệ An. Địa chỉ của công ty: Số 9 – Phan Bội Châu – Thành phố Vinh – Nghệ An. Điện thoại : (84 38) 853753. Fax: (84.38) 532846. Email: Rangdong1@hcm.vnn.vn Webside: www.rdplastic.com.vn Thành phần nhân sự: 1. Giám đốc: Nguyễn Công Long Số điện thoại: 0913273659 2. Phó giám đốc: Nguyễn Thị Xuân Hệ thống được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm 1 2 Hệ thống quản lý bán hàng Số điện thoại: 0989125357 Chuyên phụ trách kinh doanh. 3. Phụ trách kế toán: Nguyễn Thị Thanh Minh. 4. Chức trách nhiệm vụ???????????????? 5. Bộ phận kinh doanh. Hình thức kinh doanh của công ty: + Nhận đơn đạt hàng, hợp đồng mua bán và các dịch vụ sau bán hàng đối với các sản phẩm nhựa công nghiệp gia dụng, kỹ thuật và bao bì nhựa công nghiệp như: Màng mỏng PVC, PE, PEVA… + Sản xuất áo mưa, băng keo, decal, văn phòng phẩm, tấm ván trần… + Kinh doanh các loại dụng cụ bảo hộ lao động, hàng nông thổ sản, thực phẩm công nghệ, dụng cụ gia đình… + Kinh doanh và nhận gia công sản xuất áo mưa quảng cáo và các sản phẩm khác từ màng PVC, PE hoặc giả da PVC… + Công ty giao hàng xuất hóa đơn cho khách hàng theo mã số thuế( Mã số thuế: 0300384357006) Hóa đơn tự in do tổng công ty phát hành và được đăng ký qua cục thuế. III. Sơ đồ tổ chức và hoạt động của công ty. Qua quá trình khảo sát thực tế tại công ty cổ phần nhựa Rạng đông chi nhánh tại Nghệ An ta thấy được cách thức và hoạt động của công ty như sau: 1. Sơ đồ hoạt động của công ty. 2. Chức năng của từng thành phần: + Nhà cung cấp: Chuyên cung cấp các sản phẩm nhựa gia dụng và kỹ thuật như: quả da, ván, nhựa, bao bì, vật liệu xây dựng, chai nhựa, áo mưa… + Công ty: Chuyên kinh doanh các mặt hàng cung cấp cho khách hàng và phân phối sản phẩm cho chi nhánh. + Khách hàng: Gồm các chi nhánh của công ty, các tổ chức cơ quan đặt hàng hoặc khách hàng lẽ. 2. Sơ đồ tổ chức của công ty Hệ thống được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm 1 3 Hệ thống quản lý bán hàng Chức năng của các bộ phận +Ban giám đốc: Giám đốc:quản lí điều hành công ty Phó giám đốc:chuyên phụ trách kinh doanh +phòng kế toán:ghi chép,tổng hợp hoá đơn(kế toán sổ sách) +phòng tài chính:quản lí tài chính cho công ty +phòng kinh doanh:lập kế hoạch kinh doanh cho công ty(marketing) IV.các quy trình quản lí bán hàng 1.Quy trình quản lí xuất hàng Khi khách đến mua hàng người bán hàng giới thiệu sản phẩm, giá cả,tính năng … của các loại sản phẩm dưạ vào bảng phân loại và bảng báo giá sản phẩm của Hệ thống được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm 1 Phòng tài chính Ban giám đốc 4 Phòng kinhdoanh thủ quỹ Phòng kho Bán hàng Phòng kế toán kế toán chung kế toán bán hàng kế toán kho Hệ thống quản lý bán hàng công ty.Dựa vào số lượng đặt hàng của khách người bán hàng kiểm tra số lượng hàng có trong kho. Đối với khách hàng mua với số lượng ít(dưới 100) thì người bán hàng cho khách hãngem bảng giá rồi sau đó 2 bên cùng thoả thuận.Sau khi hàng được bán xong người bán hàng sẽ ghi các thông tin cần thiết của các sản phẩm vừa bán vào sổ bán hàng. Đến cuối ngày ngưòi bán hàng tổng hợp lại một lần rồi gửi đến phòng kế toán. Đối với khách hàng mua với số lượng lớn(khách hàng có thể đặt hàng trực tiếp hoặc gọi điện hoặc qua mail… ) thì công ty có nhiều hình thức bán:có thể là bán hàng tháng hoặc bán hàng quý hoặc là bán trực tiếp luôn. Đối với bán trực tiếp người bán hàng sẽ kiểm tra hàng trong kho còn hay hết.Nếu không còn hoặc còn ít thì sẽ hẹn khách hôm sau.Nếu hàng trong kho còn thì người bán hàng lập hoá đơn xuất hàng và lập phiếu xuất kho.Hoá đơn được chuyển lên phòng kế toán để theo dõi người mua xem khách hàng có nợ hay không. Đối với khách hàng tiêu thụ thường xuyên nợ khoảng từ 15-20 triệu thì công ty vẫn cho xuất hàng và gia hẹn ngày phải trả tiền.Còn ngược lai thì không cho nợ. Đối với khách hàng bán sỉ (mua với số lượng lớn) thì nợ ở mức quy định sẽ được xuất hàng còn ngược lại thì không.Ngoài ra khách hàng còn được phép mua lô hàng sau trả lô hàng trước đến cuối tháng thanh toán một lần.Công ty có mẫu hoá đơn quản lí nợ riêng.Sau đó phòng kế toán sẽ lập phiếu thanh toán và gửi đến phòng tài chính.Khách hàng sẽ thanh toán tiền tại đây. Đối với các lô hàng lớn tuỳ vào nguyện vọng của khách hàngmà công ty có thể xuất hàng từng đợt hoặc xuất hàng cùng một lúc.Công ty có bộ phận giao hàng lưu động bằng ô tô… Trong quá trình bán hàng thì người bán hàng sẽ bán theo bảng gía sản phẩm của công ty mà không cần thông qua giám đốc hay phòng ban nào cả dù số lượng hàng đặt lớn hay nhỏ.Chỉ khi nào khách mua với số lượng lớn cần giảm giá thì phải thông qua giám đốc để giám đốc trực tiếp giải quyết. Trên thực tế khảo sát thì các khách hàng gọi điện đến đặt hàng của công ty phần lớn là khách hàng tiêu thụ thường xuyên.Và họ phải đặt hàng theo quý và theo tháng với số lượng lớn. Khi khách đến báo có sự cố về sản phẩm thì người bán hàng kiểm tra hoá đơn mua hàng.Nếu không phải là hoá đơn mua hàng của công ty thì người bán hàng sẽ không giải quyết.Còn ngược lại thì người bán hàng sẽ kiểm tra sản phẩm.Nếu Hệ thống được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm 1 5 Hệ thống quản lý bán hàng sản phẩm bị lỗi do nhà sản xuất thì người bán hàng sẽ lập phiếu nhập hàng lại rồi chuyển số hàng này vào kho.Sau đó người bán hàng lập phiếu xuất hàng mới tương ứng với số sản phẩm bị lỗi ở tuỳ vào giai đoạn.Còn ngược lại thì không giải quyết.Các hoá đơn về sự cố trả hàng đều được gửi đến phòng kế toán. 2.Quy trình quản lí nhập hàng Hàng tháng bộ phận marketing(kiêm bán hàng) đi khảo sát thị trườngđể xem các mặt hàng nào được ưa chuộng ,các mặt hàng nào không được ưa chuộng.Sau đó họ viết báo cáo nộp lại cho phòng kinh doanh.Phòng kinh doanh căn cứ vào nhu cầu mua hàng và thị hiếu của khách hàng cùng với số lượng hàng tồn tối thiểu và số lượng hàng tồn tối đa trong kho và danh sách các mặt hàng hiện có của công ty để Lên kế hoạch nhập hàng về. Sau đó , phòng kinh doanh sẽ lựa chọn nhà cung cấp ( hai nguồn cung cấp chính của công ty là nhập hàng từ tổng công ty cổ phần nhựa Rạng Đông hoặc tự khai thác từ các cơ sở sản xuất ) . Tiếp đó , phòng kinh doanh sẽ thương lượng với nhà cung cấp ( gặp mặt hoặc qua điện thoại ) . Sau khi đã thỏa thuận xong , phòng kinh doanh sẽ lập một đơn hàng rồi trình lên cho giám đốc xem xét và kí duyệt . Nếu đơn đặt hàng được giám đốc kí thì sẽ được gửi đến nhà cung cấp.Ngược lại thì không gửi .Nhà cung cấp căn cứ vào đơn đặt hàng sẽ chuyển hàng đến công ty kèm theo phiếu giao hàng . Trên phiếu giao hàng sẽ có đầy đủ các thông tin về nhà cung cấp cũng như sản phẩm đã đặt ; Thủ kho và bộ phận và bộ phận giao hàng sẽ tiếp nhận hàng đó . Khi giao hàng , thủ kho sẽ kiểm tra hóa đơn giao hàng xem có đủ các mặt hàng tương ứng với số lượng đã đặt hay không . Sau đó , Thủ kho sẽ kiểm tra sản phẩm về số lượng cũng như chất lượng . Khi hàng nhận về nếu không có sự cố gì thì hàng sẽ được cất vào kho . Ngược lại , nếu hàng bị lỗi nhiều thì Thủ kho sẽ lập phiếu , gửi trả lại số hàng bị lỗi cho Tổng công ty . Trên phiếu này có ghi rõ các thông tin về sản phẩm bị lỗi . Nếu mặt hàng bị lỗi ít thì công ty sẽ giảm giá trị của sản phẩm , làm thủ tục hủy tại công ty để giảm chi phí . Sau khi đã nhận hàng xong , dựa vào sổ ghi chép của Thủ kho ; phòng kinh doanh sẽ lập phiếu thanh toán tiền hàng rồi gửi sang phòng tài chính . Nhà cung cấp sẽ nhận tiền đặt hàng tại đây . Hệ thống được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm 1 6 Hệ thống quản lý bán hàng Cách tính tổng tiền thanh toán : Tổng tiền thanh toán = Tổng tiền hàng + Chi phí + Thuế GTGT Trong đó : Tổng tiền hàng = Tổng số lượng * Đơn giá Sau khi đã thanh toán tiền hàng xong , Phòng tài chính sẽ gửi Phiếu thanh toán về phòng kế toán để ghi chép . 3 . Quy trình quản lý hàng tồn kho : Cách tính hàng tồn kho : Số lượng hàng tồn = Số lượng hàng nhập – Số lượng hàng xuất Thực tế đi khảo sát , số lượng hàng tồn kho của công ty không quá 20 % . Tổng số lượng sản phẩm tương ứng với số tiền từ 700 – 800 triệu đồng ; có Thủ kho quản lý . Theo ý kiến của giám đốc công ty thì : “ Sản phẩm tồn kho ít khi có hạn sử dụng vì các sản phẩm của công ty là các sản phẩm phục vụ cho xây dựng như tôn , ván nhựa , ; phục vụ cho sinh hoạt gia đình như túi nilon ,áo mưa ,…đều có hạn sử dụng rất lâu . Vì thế , hàng tồn kho cũng chính là hàng dự trữ của công ty . Hệ thống được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm 1 7 Hệ thống quản lý bán hàng V . MỘT SỐ BIỂU MẪU HÓA ĐƠN : 1 . Bảng phân loại và báo giá sản phẩm Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Bản điều chỉnh giá bán -căn cứ thông báo giá số /TB-XK của Công ty CP nhựa Rạng Đông ngày 22/09/2009.Chi nhánh Nghệ An quyết định điều chỉnh giá một số mặt hàng sau và thực hiện từ ngày 23/09/2009. TT Tên hàng ĐVT Giá mua Giá điều chỉnh Bán Buôn Bán lẻ 1 N1009×137×100(000T-31) m 2.990 3.500 3.520 2 N1009×137×100(CM T-31)NA m 2.900 3.380 3.400 Hệ thống được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm 1 8 Hệ thống quản lý bán hàng 3 N1010×137×100(750-07) m 3.690 4.340 4.360 4 N1011×137×100(T mê-95 RĐ) §én m 4.160 4.900 5 N1015×137×100(T mê-95 RĐ)§én m 6.370 7.500 6 N1012×137×100(CM-98 RĐ) m 4.520 5.320 7 N1015×137×100(CM -98 RĐ) m 5.600 6.600 8 N1015×137×100(CM-0.7RĐ) m 3.680 4.330 9 N25 0,12 ×200×100(các màu-07) m 5.320 6.220 10 N25 015×200×100(970-07) m 5.010 5.850 11 N1017×137×100(CMT-98 RĐ) m 6.600 7.770 12 N1017×137×100(728T-98 RĐ) m 6.770 7.800 13 N1017×137×100(727T,536F-98RĐ) m 7.670 9.030 Vinh ,ngày 23/09/2009 Hệ thống được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm 1 9 Hệ thống quản lý bán hàng 2 . Hóa đơn xuất hàng Công Ty Cổ Phần nhựa Rạng Đông 190 Lạc Long Quân,P3 ,Quận 11 ,TP HCM Điện thoại:9692272 – fax:9692843 Web : www.rdplastic.com.vn Mẫu số:01-GTKT 3LL-02 Phát hành theo CV số :2951/CT-AC Ngày 31/03/2006 của cục thuế TP.HCM Ký hiệu:AA/2008 – T Sè hoá đơn:0004110 Hoá đơn (gtgt) Liên 2:khách hàng Ngày …tháng…năm… Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần nhựa Rạng Đông Địachỉ: 190 Lạc Long Quân,phường 3, quận 11,TP.HCM Số tài khoản:………. Điện thoại:9 690 652 Fax:……… Mã số thuế:0300384357 -1 Họ và tên người mua hàng:Chi nhánh Công ty tại Nghệ An Đơn vị: Chi nhánh Công ty tại Nghệ An Địa chỉ:Số 09 Phan Bội Châu ,TP Vinh,Nghệ An Số tài khoản:…………… Điện thoại:038 3853 753 Fax:…………………….Mã số thuế:0300384357006 Khách hàng Mã số khách hàng Ngày giao hàng Phương thức thanh toán Ngày thanh toán Nơi giao hàng Mã kho Mã NV bán hàng STT Mã sản phẩm Tên sản phẩm ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Cộng tiền hàng: Thuế suất GTGT: % Tiền thuế GTGT: Tổng cộng tiền thanh toán: Số tiền viết bằng chữ:………………………………………………………………… Hệ thống được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm 1 10 [...]... nhúm 1 H thng qun lý bỏn hng VI NHN XẫT HIN TRNG : Thc t kho sỏt cho thy , cụng ty c phn nha Rng ụng , chi nhỏnh ti Ngh An qun lý bỏn hng theo h thng qun lý ti chớnh ca B ti chớnh Ngha l v mt th tc hnh chớnh : Khi mua hng phi cú hoỏ n xut kho , H thng qun lý ca cụng ty l : Dựng mu biu hng dn ca Tng cụng ty , mu biu ca h thng ti chớnh k toỏn Hin nay , cụng ty cha ng dng cỏc phn mm qun lý bỏn hng ; ch... Tng cng tin thanh toỏn: S tin vit bng ch: 14 H thng c thc hin bi cỏc thnh viờn trong nhúm 1 H thng qun lý bỏn hng Ngi mua hng (ký,ghi rừ h v tờn) K toỏn trng (ký,ghi rừ h v tờn) Th trng n v (ký, úng du,ghi rừ h v tờn) 15 H thng c thc hin bi cỏc thnh viờn trong nhúm 1 H thng qun lý bỏn hng 5 Húa n qun lý n Cụng Ty C Phn nha Rng ụng 190 Lc Long Quõn,P3 ,Qun 11 ,TP HCM in thoi:9692272 fax:9692843 Web :... phn mm qun lý bỏn hng ; ch yu vn l lm th cụng , trc tip , qun lý bng tay Do ú, cũn cú nhng u im sau : + t sai sút + Cn thn Ban giỏm c cú nhu cu thng kờ tỡnh hỡnh mua bỏn ti cụng ty vi nhng tiờu chớ v hỡnh thc khỏc nhau Vỡ vy , cỏch thc qun lý ca cụng ty cha ỏp ng c yờu cu ca thi i Nú biu hin nhng nhc im sau õy : + Cn nhiu nhõn cụng + Tc x lý cụng vic chm + Chu trỡnh trao i hng húa quỏ lõu + Thng gp... thin nng sut ca nghip v ny l ch yu Ngha l , vic mụ hỡnh húa nhm t n mc tiờu lm rừ c ch hot ng ca cụng ty ng thi thờm mt s chc nng tin dng cho khỏch hng v ngi qun lý Nhng lnh vc cn quan tõm trong h thng ca qun lý bỏn hng : + Nghip v qun lý hng húa : Hot ng lu tr thụng tin hng húa trong tt c cỏc quy trỡnh nh : xut hng , nhp hng , tn kho , tr hng , + Nghip v bỏn hng : õy l nghip v cung cp húa n cho... khỏch hng , s tin thanh toỏn + Nghip v qun lý n + Nghip v thng kờ : Thng kờ tỡnh hỡnh hot ng ca cụng ty cho ban giỏm c ; do nhõn viờn qun lý chu trỏch nhim +Nghip v chm súc khỏch hng : L dch v cú nhng u ói i vi khỏch hng thng xuyờn mua hng ti cụng ty ; do nhõn viờn kinh doanh chu trỏch nhim 21 H thng c thc hin bi cỏc thnh viờn trong nhúm 1 H thng qun lý bỏn hng Hn na , trong tỡnh hỡnh thng mi ,... 1 H thng qun lý bỏn hng Ma trn thc th chc nng Cỏc thc th d liu 1.Bng bỏo giỏ 2 n dt hng 3.Phiu nhp kho 4.Phiu xut kho 5.Hoỏ n 6.S cụng n Cỏc chc nng nghip v 1.Nhp hng 1 2 3 R C U 2.Bỏn hng R U 4 3.Kho hng U R R U C U R R U 4.Bỏo cỏo 6 R C 5 28 H thng c thc hin bi cỏc thnh viờn trong nhúm 1 H thng qun lý bỏn hng II Biu lung d liu 1 Biu lung d liu ng cnh T.t khỏch hng t.t phn hi Khỏch hàng Khách hng... khỏc , mc tiờu ca cụng ty l ci thin nng sut lm vic ca nhõn viờn v gim nhõn cụng Vỡ vy , vi h thng qun lý trờn ; cụng ty s gp rt nhiu khú khn trong cụng vic Do ú , vic nõng cp h thng l rt cn thit v cp bỏch ; l bi toỏn c t ra cho ban giỏm c 19 H thng c thc hin bi cỏc thnh viờn trong nhúm 1 H thng qun lý bỏn hng Mễ T BI TON QUN Lí BN HNG Cụng ty c phn nha Rng ụng chi nhỏnh ti Ngh An chuyờn bỏn cỏc sn... s lp hoỏ n v gi lờn phũng ti chớnh Hng thỏng th kho kim tra s lng tn kho: 20 H thng c thc hin bi cỏc thnh viờn trong nhúm 1 H thng qun lý bỏn hng s lng hng tn = s sn phm nhp - s sn phm xut Trờn thc t i kho sỏt hng tn chớnh l hng d tr ca cụng ty v hng thỏng b phn qun lý vit bỏo cỏo thng kờ hng xut nhp tn trong kho Sau khi thng kờ hng xut, nhp, tn thỡ vit bỏo cỏo v gi lờn phũng kinh doanh, b phn ti chớnh... thu GTGT: Tng cng tin thanh toỏn: S tin vit bng ch: 16 H thng c thc hin bi cỏc thnh viờn trong nhúm 1 H thng qun lý bỏn hng Ngi mua hng (ký,ghi rừ h v tờn) K toỏn trng (ký,ghi rừ h v tờn) Th trng n v (ký, úng du,ghi rừ h v tờn) 17 H thng c thc hin bi cỏc thnh viờn trong nhúm 1 H thng qun lý bỏn hng 6 Húa n nhp kho - H v tờn ngi giao: - Theo s ngythỏng ca - Nhp t kho : a im: S TT Tờn,nhón... thu GTGT: Tng cng tin thanh toỏn: S tin vit bng ch: 12 H thng c thc hin bi cỏc thnh viờn trong nhúm 1 H thng qun lý bỏn hng Ngi mua hng (ký,ghi rừ h v tờn) K toỏn trng (ký,ghi rừ h v tờn) Th trng n v (ký, úng du,ghi rừ h v tờn) 13 H thng c thc hin bi cỏc thnh viờn trong nhúm 1 H thng qun lý bỏn hng 4 Húa n thanh toỏn tin Cụng Ty C Phn nha Rng ụng 190 Lc Long Quõn,P3 ,Qun 11 ,TP HCM in thoi:9692272