Hệ thống thông tin Quản lý nguyên liệu và bán hàng của công ty VINA

Ngày nay, sự phát triển của công nghệ thông tin đã tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội. Nhờ tin học hoá mà hoạt động sản xuất, quản lý trở nên phong phú, thuận tiện và hiệu quả hơn. Công nghệ thông tin đã xâm nhập vào mọi mặt của đời sống xã hội và ngày càng khẳng định được vai trò của nó. Trong những năm gần đây, việc ứng dụng tin học ở Việt Nam đã có nhiều phát triển. Tin học không còn xa lạ mà đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, đặc biệt là trong công tác quản lý. Hiện nay, cùng với sự phát triển của kinh tế thị trường là sự ra đời của một loạt các công ty sản xuất kinh doanh vừa và nhỏ. Hoạt động chủ yếu của họ là mua nguyên liệu và tự sản xuất hàng hoá để cung ứng cho thị trường trong nước, tiến tới xuất khẩu ra nước ngoài. Do đó, việc quản lý nhập nguyên liệu, sản xuất hàng hoá và bán hàng hoá để có thể đáp ứng thông tin ngay khi cần thiết đã trở thành một vấn cấp thiết đối với mọi công ty. Tuỳ thuộc vào qui mô, phương thức hoạt động của mỗi công ty mà có hình thức quản lý khác nhau. Trong đề án chuyên ngành này em xin được trình bày quá trình phân tích thiết kế hệ thống quản lý nguyên liệu và bán hàng của công ty VINA- một công ty chuyên nhập nguyên liệu, sản xuất và bán thức ăn gia súc. Hệ thống này cho phép có thể quản lý và thực hiện các hoạt động như cập nhật phiếu nhập kho, hoá đơn bán hàng, lập danh mục hàng hoá của công ty, danh mục nhà cung cấp, danh mục khách hàng, theo dõi tồn kho nguyên liệu, tồn kho hàng hoá… Kết cấu của đề án gồm: - Tên đề án: “HTTT Quản lý nguyên liệu và bán hàng của công ty VINA”. - Bố cục của đề án gồm phần mở đầu, 3 chương và phần kết luận.

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Mục lục Trang Lời giới thiệu .2 Chơng I : Khái Quát Chung 4 I. Một Số Khái Niệm 4 1. Khái niệm về quản lý .4 2. ứng dụng tin học trong công tác quản lý 4 3. Khái quát về hệ thống thông tin .5 4. Mục đích của đề tài 6 II. Các Bớc Xây Dựng Hệ Quản Lý Nguyên Liệu Và Bán Hàng .6 1. Nghiên cứu sơ bộ và lập dự án: 6 2. Công cụ thực hiện: 7 3. Lập trình và thử nghiệm trên máy tính: .8 4. Kiểm tra thử: .8 III. Tìm hiểu về ngôn ngữ đề tài 8 1. Giới thiệu chung 8 2. Những nét đặc trng cơ bản của Visual FoxPro: 8 3. Cơ sở dữ liệu Visual FoxPro 11 IV. Khảo sát hệ thống và thiết kế tổng thể .11 1. Khảo sát hệ thống hiện hành 11 2. Phân tích hệ thống thông tin quản lý nguyên liệu và bán hàng của công ty .13 3. Nhợc điểm của hệ thống quản lý thủ công 14 Chơng II: Thiết kế tổng thể hệ thống 17 I. Sơ đồ luồng dữ liệu .17 1. Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu 17 2. Sơ đồ chức năng 18 II. Các mức sơ đồ .19 1. Sơ đồ ngữ cảnh .19 2. Sơ đồ mức 0 19 3. Sơ đồ phân rã mức 1 .20 Chơng III: Thiết kế cơ sở dữ liệu 22 và các thực thể .22 I. Thiết kế cơ sở dữ liệu 22 1. Khái niệm cơ bản về cơ sở dữ liệu .22 2. Các mục tiêu thiết kế cơ sở dữ liệu .23 3. Tiến trình thiết kế cơ sở dữ liệu .24 4. Các thực thể .27 5. Các form hệ thống .30 6. Báo cáo 34 KếT LUậN 36 Bùi Thị Dung - Lớp Tin 43A 1 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Lời giới thiệu Ngày nay, sự phát triển của công nghệ thông tin đã tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội. Nhờ tin học hoá mà hoạt động sản xuất, quản lý trở nên phong phú, thuận tiện và hiệu quả hơn. Công nghệ thông tin đã xâm nhập vào mọi mặt của đời sống xã hội và ngày càng khẳng định đợc vai trò của nó. Trong những năm gần đây, việc ứng dụng tin học ở Việt Nam đã có nhiều phát triển. Tin học không còn xa lạ mà đã đợc ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, đặc biệt là trong công tác quản lý. Hiện nay, cùng với sự phát triển của kinh tế thị trờng là sự ra đời của một loạt các công ty sản xuất kinh doanh vừa và nhỏ. Hoạt động chủ yếu của họ là mua nguyên liệu và tự sản xuất hàng hoá để cung ứng cho thị trờng trong nớc, tiến tới xuất khẩu ra nớc ngoài. Do đó, việc quản lý nhập nguyên liệu, sản xuất hàng hoá và bán hàng hoá để có thể đáp ứng thông tin ngay khi cần thiết đã trở thành một vấn cấp thiết đối với mọi công ty. Tuỳ thuộc vào qui mô, phơng thức hoạt động của mỗi công ty mà có hình thức quản lý khác nhau. Trong đề án chuyên ngành này em xin đợc trình bày quá trình phân tích thiết kế hệ thống quản lý nguyên liệu và bán hàng của công ty VINA- một công ty chuyên nhập nguyên liệu, sản xuất và bán thức ăn gia súc. Hệ thống này cho phép có thể quản lý và thực hiện các hoạt động nh cập nhật phiếu nhập kho, hoá đơn bán hàng, lập danh mục hàng hoá của công ty, danh mục nhà cung cấp, danh mục khách hàng, theo dõi tồn kho nguyên liệu, tồn kho hàng hoá Kết cấu của đề án gồm: - Tên đề án: HTTT Quản lý nguyên liệu và bán hàng của công ty VINA. - Bố cục của đề án gồm phần mở đầu, 3 chơng và phần kết luận. + Ch ơng I : Khái quát chung Bùi Thị Dung - Lớp Tin 43A 2 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Trong chơng này nghiên cứu các vấn đề: khái niệm về quản lý, hệ thống thông tin, ứng dụng tin học trong quản lý và tổng quan về ngôn ngữ Visual FoxPro. + Ch ơng II : Thiết kế tổng thể hệ thống Chơng này đa ra các sơ đồ chức năng, sơ đồ luồng dữ liệu, các sơ đồ phân rã mức 0, mức 1 + Ch ơng III: Thiết kế cơ sở dữ liệu và các thực thể Trong chơng này nghiên cứu cơ sở dữ liệu của hệ thống, đa ra các thực thể là các bảng thông tin đầu ra của hệ thống, các form hệ thống, các báo cáo. Để hoàn thành đề án này em đã nhận đợc sự giúp đỡ rất nhiều của các thầy cô và sự đóng góp ý kiến của các bạn lớp Tin học kinh tế 43A trong suốt quá trình thực hiện đề án. Em xin chân thành cảm ơn thầy Cao Đình Thi đã hớng dẫn em hoàn thành đề án. Em xin gửi lời cảm ơn các bạn lớp Tin học 43A đã đóng góp ý kiến giúp em thực hiện đề án. Sinh viên thực hiện Bùi Thị Dung Bùi Thị Dung - Lớp Tin 43A 3 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Chơng I : Khái Quát Chung I. Một Số Khái Niệm 1. Khái niệm về quản lý Quản lý là một thuật ngữ mang tính tổng quát. Có thể nói rằng bất kỳ hoạt động có tổ chức của con ngời đều đợc quản lý. Các hoạt động quản lý rất đa dạng nhng đều có đặc điểm chung là thờng phải xử lý một khối lợng thông tin lu trữ lớn. Chẳng hạn các bài toán quản lý vật t,quản lý bán hàng,quản lý điểm,quản lý sinh viên Tuy việc quản lý ở mỗi ngành là khác nhau về chuyên môn nhng đều giống nhau về việc quản lý. 2. ứng dụng tin học trong công tác quản lý Những năm trớc đây khi tin học cha đợc ứng dụng rộng rãi trong tất cả các lĩnh vực,thì việc quản lý,xử lý và tìm kiếm thông tin về vật t,hàng hoá hay quản lý bán hàng dới dạng sổ sách chứng từ khi cần sẽ khiến cho nhà quản lý phải rất vất vả để thực hiện. Do đó sẽ không đảm bảo đợc tính chính xác và kịp thời. Ngày nay trong các xã hội phơng tây của chúng ta,số lợng nhân viên thu thập,xử lý và phân phối thông tin nhiều hơn số lợng nhân viên ở bất cứ một nghề nào khác. Hàng triệu máy tính đợc lắp đặt trên thế giới và nhiều triện km cáp quang, dây dẫn và sóng điện từ kết nối con ngời,máy tính cũng nh các phơng tiện xử lý thông tin lại với nhau. Xã hội của chúng ta thực sự là một xã hội thông tin,thời đại chúng ta là thời đại thông tin. Chính vì xã hội ngày càng phát triển nên lợng thông tin cần xử lý ngày càng lớn và độ phức tạp ngày càng cao. Nếu thông tin không đợc xử lý kịp thời và chính xác thì không có sự tiến bộ vợt bậc trong khoa học kỹ thuật sản xuất cũng nh trong kinh doanh. Vì vậy việc xây dựng một hệ thống thông tin trong các cơ quan tổ chức doanh nghiệp nhằm quản lý các thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh là một điều rất quan trọng. Bùi Thị Dung - Lớp Tin 43A 4 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 3. Khái quát về hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là một tập hợp những con ngời,các thiết bị phần cứng,phần mềm,dữ liệu để thực hiện hoạt động thu thập l u trữ,xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc đợc gọi là môi trờng. Mô hình hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin đợc thể hiện bởi những con ngời,các thủ tục,dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào của hệ thống thông tin đợc lấy từ các nguồn và đợc xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã đợc lu trữ từ trớc. Kết quả xử lý đợc chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào kho lu trữ dữ liệu. Nhiệm vụ của hệ thống thông tin là: + Đối ngoại: Hệ thống thông tin thu nhận thông tin từ môi trờng ngoài. Ví dụ nh thông tin về giá cả,thị trờng + Đối nội: Hệ thống thông tin là cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của hệ kinh doanh. Nó cung cấp cho hệ tác nghiệp,hệ quyết định thông tin nhằm 2 loại sau: Phản ánh tình trạng nội bộ của cơ quan,tổ chức trong hệ thống thông tin. Tình trạng hoạt động kinh doanh của hệ thống. Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa hệ thống và môi tr- ờng,giữa hệ thống con quyết định và hệ thống con tác nghiệp. Bùi Thị Dung - Lớp Tin 43A 5 Nguồn Thu thập Xử lý và lu giữ Phân phát Đích Kho dữ liệu Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 4. Mục đích của đề tài Một công ty vừa sản xuất vừa kinh doanh cần quản lý nguyên liệu và hàng hoá với yêu cầu thờng xuyên cập nhật, theo dõi những thay đổi hàng hoá trong kho để có những xử lý kịp thời. Đồng thời cập nhật chứng từ nhập mua hàng hóa vào kho, cập nhật các hoá đơn bán hàng trong từng ngày. Cuối tháng hoặc trong kỳ tổng hợp đa ra báo cáo hoặc tổng hợp số liệu bán ra nhập về tính đến thời điểm đó. Trên thực tế phần lớn các công ty sản xuất kinh doanh thờng xử dụng phơng pháp quản lý bằng phần mềm trên máy tính. Theo xu hớng đó,đề tài này đợc thực hiện để nhằm giúp đỡ một công ty sản xuất kinh doanh nhỏ thực hiện tốt hơn công tác quản lý,bắt nhịp với sự phát triển của xã hội để công việc sản xuất kinh doanh ngày càng phát triển. Tuy nhiên, một hệ thống quản lý nguyên liệu và bán hàng rất phức tạp nên các chức năng của hệ thống mà đề tài xây dựng chỉ nhằm: o Cập nhật nhanh chóng thông tin về nguyên liệu hàng hoá,sửa chữa hoặc thêm bớt hoặc loại bỏ những thông tin d thừa. o Cập nhật các thông tin về bán hàng. o Báo cáo nhanh chóng các yêu cầu cơ bản đặt ra trong ngày trong công tác quản lý về nguyên liệu và bán hàng. o Đảm bảo an toàn dữ liệu, tránh mất mát dữ liệu, chơng trình dễ sử dụng. II. Các Bớc Xây Dựng Hệ Quản Lý Nguyên Liệu Và Bán Hàng 1. Nghiên cứu sơ bộ và lập dự án: - Xác định đợc mục tiêu và xơ cấu tổ chức đặt ra. - Xác định đợc nhân tố quyết định thành công của công việc hay dự án. - Xác định phạm vi của bài toán. - Xác định đợc các nguồn lực đợc tổ chức hoặc huy động để thực hiện dự án. - Lựa chọn các giải pháp và công nghệ để giải quyết bài toán. Bùi Thị Dung - Lớp Tin 43A 6 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 2. Công cụ thực hiện: - Biểu đồ phân rã chức năng : a. Xây dựng các sơ đồ: - Sơ đồ luồng dữ liệu(DFD- Data Flow Diagram). - Sơ đồ cấu trúc dữ liệu(DSD- Data Structure Diagram). - Biểu đồ thực thể liên kết(ERD- Entity Relationship Diagram). b. Xét về mặt logic: - Thiết kế các thành phần và các mối liên kết giữa các thành phần trong hệ thống, chú ý tới cơ sở dữ liệu, các quá trình xử lý dữ liệu, các giao diện và biểu mẫu báo cáo. - Xác định vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới. Phân tích rõ việc nào dùng bằng tay,việc nào thao tác trên máy. c. Về mặt vật lý: - Chuyển mô hình trừu tợng thành các thiết kế kỹ thuật phù hợp với các thiết bị và chức năng phần cứng mà hệ thống máy tính có. - Thiết kế các thủ tục thủ công, thiết kế thông tin trớc khi đa vào máy và các phơng pháp cập nhật, sử dụng thông tin cho máy tính. - Thiết kế chơng trình, các giao diện ngời sử dụng. - Đa vào chạy thử. Bùi Thị Dung - Lớp Tin 43A 7 Khảo sát hệ thống cũ Phát hiện hệ thống liên quan Quyết định hệ thống mới Xây dựng hệ thống mới Các yêu cầu mục tiêu Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 3. Lập trình và thử nghiệm trên máy tính: - Chọn ngôn ngữ lập trình - Chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu. - Chọn môi trờng phần mềm. - Viết chơng trình theo các thiết kế. 4. Kiểm tra thử: Sau khi lập trình xong, chơng trình sẽ đợc đa vào chạy thử. III. Tìm hiểu về ngôn ngữ đề tài 1. Giới thiệu chung Microsoft Visual FoxPro là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu có nhiều công cụ giúp tổng hợp, truy xuất thông tin một cách nhanh chóng, thuận tiện và một bộ lệnh lập trình rất phong phú. Do Visual FoxPro đợc nâng cấp từ FoxPro, vì vậy nó vẫn duy trì cách thiết kế truyền thống của FoxPro. Nhng điểm mạnh của Visual FoxPro lại là những phơng thức tổ chức, xử lý mới, mang tính hiện đại tơng tự Microsoft Access. 2. Những nét đặc trng cơ bản của Visual FoxPro: 2.1. Khả năng quản lý cơ sở dữ liệu và Project: Database container cho phép nhiều ngời sử dụng tạo lập hoặc hiệu chỉnh ứng dụng đồng thời trong cùng một Database. Đặc điểm luôn đáp ứng làm mới theo yêu cầu cho việc cập nhật những ý tởng của mình trên cơ sở dữ liệu hoặc project. Đặc trng tìm kiếm và sứp xếp trong Database Designer cho phép thay đổi cách nhìn đối với các đối tợng trong cơ sở dữ liệu. Cũng nh vậy, khả năng truy nhập bằng phím có sẵn trong Project Manager hay các icon trong Project Manager hoặc Database Designer giúp ngời sử dụng có thể nhận biết các đối tợng rất nhanh chóng. Bùi Thị Dung - Lớp Tin 43A 8 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 2.2. Phát triển các ứng dụng dễ dàng: Visual FoxPro có chức năng Application Wizard cung cấp các Project Hook class mới và khả năng nâng cao đặc tính Application Framework làm cho ứng dụng hiệu quả hơn. Compnent Gallery tạo sự dễ dàng khi quản lý các lớp của Visual Foxpro, những văn bản, những tập tin mà ngời sử dụng muốn thêm vào ứng dụng của mình. Phần Application Builder cho phép thêm một cơ sở dữ liệu, tạo, thêm hay chỉnh sử các bảng dữ liệu, các Report, Form, dịch và chạy những ứng dụng cho đúng cách. 2.3. Công cụ Debug: Debug cung cấp những công cụ để bật những điểm dừng,kiểm tra những tình huống và code gần giống nh thể hiện trong môi trờng bẫy lỗi của Visual C. Trong cửa sổ Watch và Local trình bày cách cài đặt thuộc tính, những đối tợng và giá trị những thành phần của mảng. Để xem giá trị của biến hiện thời,ngời sử dụng chỉ việc đặt chon trỏ vào tên biến trong cửa sổ Trace. Cửa sổ Output cho họ xem một cách tiện lợi những yêu cầu thông tin đợc mã hoá và kết quả xuất hiện trực tiếp trên một góc của cửa sổ từ cửa sổ ứng dụng. 2.4. Dễ dàng thiết kế bảng và lập từ điển dữ liệu mở rộng: Trong version của Table Designer, dễ dàng thêm các index giống nh tạo các field và chỉ rõ ngiều giá trị mặc nhiên làm cho khi thiết kế Form nhanh hơn và dễ dàng hơn. Có thể định nghĩa một khoá thờng trên cùng một trang và trên cùng một hàng với field. Trang Table cho phép ngời sử dụng truy xuất trực tiếp vào validation rule, trigger, và statistic cấp bảng. Lớp và thuộc tính của th viện mặc định cho phép quy định kiểu điều khiển cho một field: khi thêm một field vào Form, ngời sử dụng tạo một điều khiển mà họ muốn chỉ bằng một bớc dễ dàng. Hơn nữa, thuộc tính Input Mark và Format giúp họ định kiểu hiện diện dữ liệu. Bùi Thị Dung - Lớp Tin 43A 9 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 2.5. Query và View Designer: Có thể tạo các Outer joint, chỉ định tên gọi cho các cột hoặc chọn một số record thoả mãn một điều kiện nào đó bằng Query và View Designer. Dùng View Designer cho phép xác định các thuộc tính giống nhau trên field hiện hữu của bảng. Ví dụ bạn có thể đặt thuộc tính mặc định cho control class, input mark, format. 2.6. Tính năng của Form: Sử dụng Form Designer rất dễ dàng và tiện lợi. Form Designer hỗ trợ công cụ Single Document Interface (SDI) và Multiple Document Interface(MDI) cho phép bạn làm nhng gì mình muốn trên ứng dụng. Sử dụng SDI, tạo đợc những cửa sổ ứng dụng bên trong cửa sổ Desktop của Window. Shortcut Menu Designer giúp tạo những shortcut sử dụng trong hành vi Right Click Trong cửa sổ properties, bạn có thể chọn một nhóm những điều khiển, thấy những thuộc tính chung, thay đổi chúng. Nếu cần một khoảng rộng để quan sát hay chỉnh sửa những thuộc tính này, bạn dùng properties zoom. Công cụ Alignment(căn chỉnh) căn những đối tợng theo hàng hay theo cột, di chuyển chỗ này hay chỗ kia rất dễ dàng Công cụ soạn thảo viết code dễ dàng hơn khi định dạng các chơng trình, thay đổi màu sắc, nâng cao chức năng tìm và thay thế. Cung cấp khả năng truy xuất bằng shortcut hay các phím tắt . 2.7. Gắn ActiveX và OLE chặt hơn: Visual Fox là một server tự động hoá, vì thế các ứng dụng khác có thể gắn vào Visual Fox. Trong khả năng của Isimple Frame mở rộng hỗ trợ nhiều điều khiển loại ActiveX rộng hơn. Visual Fox hỗ trợ khả năng tạo những server tự động của riêng bạn để có thể truy xuất dữ liệu từ xa hay cục bộ. Bùi Thị Dung - Lớp Tin 43A 10