PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY VPP BÚT BI BẾN NGHÉ TẠI HÀ NỘi

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY VPP BÚT BI BẾN NGHÉ TẠI HÀ NỘI. Tài liệu dành cho các bạn nghiên cứu, tham khảo về thiết kế hệ thống quản lý bản hàng, cũng như trong quá trình làm đồ án của mình.

ỏn tt nghip i hc V Vn Nguyờn Lp KS21 Mục lục Lời nói đầu 2 Chơng 1 4 Cơ sở lý thuyết phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin 4 1.1. Đại cơng về hệ thống thông tin 4 1.2. Quy trình phát triển hệ thống thông tin 5 1.2.1. Chiến lợc và khảo sát 6 1.2.2. Phân tích hệ thống 6 1.2.3. Thiết kế hệ thống 8 1.2.4. Xây dựng 8 1.2.5. Cài đặt hệ thống 9 1.2.6. Bảo trì hệ thống 9 1.3. Phơng pháp phân tích thiết kế có cấu trúc 9 1.4. Sử dụng trong phân tích thiết kế PHN T CH THI T K H TH NG QU N Lí BN HNG C A CễNG TY VPP&BT BI B N NGHẫ T I H N i 13 Chơng 2 13 Giới thiệu dịch vụ bán hàng và khảo sát hiện trạng hệ Thống quản lý bán hàng 13 2.3.Khảo sát hiện trạng và tìm hiểu các nhu cầu 13 2Giới thiệu quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH VPP & Bút bi Bến Nghé 13 3Khảo sát hệ thống 14 Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức của công ty 14 2.3Mô Tả 20 Chơng 3 30 Phân tích hệ thống về dữ liệu 30 3.2.1. Mục đích 37 3.2.2. Yêu cầu 37 3.2.4. Mô tả 38 Text 39 Text 40 DONGIA 40 Tên ngời đăng nhập 41 Ngày sử dụng 41 Tên hàng 43 Đăng nhập hệ thống 43 3.3 Xây dựng chơng trình 45 2.1Lựa chọn cộng cụ thực hiện 45 3.3.2. Thực hiện chơng trình 47 3.3.2.1. Tổng quan về chơng trình 47 3.3.2.2. Yêu cầu sử dụng chơng trình 47 3.3.3. Một số giao diện chơng trình 47 48 Chơng 4 59 Nhận xét và đánh giá 59 H thng qun lý bỏn hng 1 ỏn tt nghip i hc V Vn Nguyờn Lp KS21 4.1 Những vấn đề đã thực hiện đợc 59 4.2 Những hạn chế 59 4.3 Kết luận 59 4.4 Hớng phát triển đề tài 60 Lời nói đầu Trong thời đại Công nghệ thông tin hiện nay, sự trao đổi thông tin trở thành nhu cầu thiết yếu không thể thiếu đối với mỗi quốc gia nói riêng toàn thế giới nói chung, sự phát triển Công nghệ thông tin luôn gắn chặt với sự phát triển kinh tế cũng nh sự phát triển các ứng dụng khoa học kỹ thuật. Kinh doanh là 1 trong những vấn đề sống còn cho sự phát triển của mỗi Quốc gia. ở Việt Nam do phải trải qua 2 cuộc chiến tranh khốc liệt chống Pháp và chống Mỹ. Do vậy nền kinh tế nớc ta vẫn còn là 1 nớc đang phát triển, môi trờng kinh doanh vẫn còn mở cửa, cha thực sự bền vững và cha khoa học. Do vậy đa phần mềm tin học vào kinh doanh cũng là một công cụ để trợ giúp đắc lực,hữu hiệu nhằm hoàn thiện cho lĩnh vực kinh doanh trong tơng lai giúp các công ty có thể thành công và vơn cao hơn nữa trên thị trong trong nớc cũng nhu thị trờng quốc tế. Vì vậy việc xây dựng xây dựng hệ thống thông tin quản lý là thực sự cần thiết. Ngày nay xu hớng thị trờng . Công ty TNHH VPP & Bút bi Bến Nghé là một trong những nhà cung cấp văn phòng phẩm hàng đầu của Việt Nam, số lợng khách hàng tăng rất nhanh trong thời gian gần đây. Do vậy Công ty TNHH VPP & Bút bi Bến Nghé phải có những giải pháp H thng qun lý bỏn hng 2 ỏn tt nghip i hc V Vn Nguyờn Lp KS21 chiến lợc bán hàng nhằm tăng doanh số doanh thu, những quy trình triển khai bán hàng, các phơng pháp chăm sóc khách hàng tối u và dành cho khách hàng những quyền lợi cao nhất. Để có đợc những công việc trên thì không thể thiếu ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác quản lý. Với những u việt của tin học, bản thân em đang công tác tại Công ty TNHH VPP & Bút bi Bến Nghé và là sinh viên của khoa Công nghệ Thông tin, trờng ĐH Bách Khoa Hà nội, từ những kiến thức đã đợc học trong trờng, em chọn đề tài PHN TCH THIT K H THNG QUN Lí BN HNG CA CễNG TY VPP&BT BI BN NGHẫ TI H Ni. Với đề tài này, em hy vọng sẽ làm giảm bớt thời gian chết, ngừng làm việc của các nhân viên trong Công ty, hỗ trợ cho việc đảm bảo thời gian cung cấp, triển khai dịch vụ bán hàng, và xử lý thông tin của khách hàng đợc nhanh nhất. Và cũng đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác các thông tin phục vụ công tác quản lý, đồng thời nâng cao đợc hiệu quả công việc. Báo cáo gồm (4 chơng): Chơng 1: Cơ sở lý thuyết phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin Chơng 2: Giới thiệu dịch vụ bán hàng và khảo sát hiện trạng hệ thống bán hàng Chơng 3: Phân tích và thiết kế hệ thống Chơng 4: Nhận xét và đánh giá Trong suốt quá trình làm đồ án tốt nghiệp, bên cạnh sự cố gắng của bản thân, em đã nhận đợc sự quan tâm chỉ bảo, hớng dẫn sát sao của Thầy Tạ Tuấn Anh. Em xin chân thành cảm ơn Cô đã trực tiếp hớng dẫn em làm đồ án tốt nghiệp này. Nhân đây em xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc tới các thầy cô giáo trong khoa Công nghệ thông tin đã cung cấp cho em những kiến thức bổ ích trong thời gian học tập tại trờng. Và xin chân thành cám ơn sự giúp đỡ quí báu của các bạn bè và các đồng nghiệp. Báo cáo này sẽ không thể tránh khỏi sai sót, rất mong đợc sự chỉ bảo và góp ý của các Thầy Cô cùng bạn bè, đồng nghiệp để em hoàn thiện và phát triển đề tài này tốt hơn. H thng qun lý bỏn hng 3 ỏn tt nghip i hc V Vn Nguyờn Lp KS21 Chơng 1 Cơ sở lý thuyết phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin 1.1. Đại c ơng về hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm con ngời, phơng tiện, các phơng tiện gồm: máy tính, thiết bị ngoại vi, thiết bị truyền thông và các phơng pháp xử lý (chủ yếu là các phần mềm máy tính) thông tin trong một tổ chức. Hệ thống thông tin bao gồm hai thành phần cơ bản : Các dữ liệu ghi nhận thực trạng của doanh nghiệp và các xử lý cho phép biến đổi các dữ liệu. Các dữ liệu là các thông tin đợc lu và duy trì nhằm phản ánh thực trạng hiệu thời hay quá khứ của doanh nghiệp. Các dữ liệu này có thể tách ra làm hai loại dữ liệu. Dữ liệu phản ánh cấu trúc nội bộ của cơ quan gồm dữ liệu về nhân sự, nhà xởng, thiết bị. v.v. Cấu trúc cơ quan không phải là cố định, mà có thể biến động khi có một sự kiện xảy ra, chẳng hạn khi có một công nhân thuyên chuyển, một thiết bị mới đợc bổ sung. Sự kiện thờng xảy ra bất chợt, ngoài ý muốn của con ngời. Việc điều chỉnh lại các dữ liệu cho thích hợp khi có một sự kiện xảy ra gọi là cập nhật. Các dữ liệu phản ảnh các hoạt động kinh doanh/ dịch vụ của các cơ quan, nh dữ liệu về sản xuất, mua bán, giao dịch. Hoạt động kinh doanh/ dịch vụ biến đổi luồng vào/ ra của doanh nghiệp có thể coi là một chuỗi các sự việc sơ đẳng, gọi là tác một tác nghiệp (operation chẳng hạn nhận một lô hàng khổng lồ, hoàn thành một mẻ sản H thng qun lý bỏn hng 4 ỏn tt nghip i hc V Vn Nguyờn Lp KS21 phẩm, một đơn hàng tiếp theo, và nh vậy làm thay đổi các dữ liệu phản ảnh các hoạt động kinh doanh/ dịch vụ của doanh nghiệp). Các xử lý là những tiến trình biến đổi thông tin, nhằm vào hai mục đích chính: Sản sinh các thông tin theo thể thức quy định, chẳng hạn lập các chứng từ giao dịch nh đơn mua hàng, hoá đơn, lập các báo cáo, lập các bản thống kê, các modul, các form nhập dữ liệu. v.v. Và trợ giúp ra các quyết định, thông thờng là cung cấp những thông tin cần thiết cho việc thực hiện lựa chọn một quyết định của lãnh đạo, nhng cũng có thể lựa chọn quyết định bởi hệ thống lãnh đạo của doanh nghiệp và nh vậy có thể điều chỉnh theo ý muốn nh các quy tắc tiêu thụ sản phẩm, phơng pháp phân phối các trợ cấp, các quy định về khuyến mãi, cũng đợc có thể ấn định từ bên ngoài doanh nghiệp, đặc biệt là do nhà nớc ví dụ quy tắc tính thuế VAT, các tính lơng và bảo hiểm xã hội, và nh vậy doanh nghiệp không thể tự tiện thay đổi một cách tuỳ tiện. Đầu vào của một xử lý có thể là các thông tin phản ảnh cấu trúc doanh nghiệp hoặc các thông tin phản ảnh hoạt động của doanh nghiệp. Đầu ra có thể là các kết quả trực tiếp cho các cá nhân hay tổ chức ngoài doanh nghiệp chẳng hạn đơn đặt hàng, hoá đơn, thống kê bán hàng, báo cáo tài chính, đợc gọi là các kết quả ngoài. Và các kết quả đợc lu trữ, để sau này dùng làm đầu vào cho các xử lý khác thờng là các thông tin về tình trạng, về lịch sử hay thông tin lu trữ đợc gọi là các kết quả trong. Trong thực tế, thuật ngữ về hệ thống thông tin thờng đợc dùng để chỉ môi trờng điện tử - tin học trợ giúp cho một công việc quản lý cụ thể nào đó, hay nói cách khác là để chỉ cái đích đạt đợc sau quá trình xây dựng nhằm tin học hoá trợ giúp cho một công tác quản lý của một hệ thống kinh tế - xã hội. 1.2. Quy trình phát triển hệ thống thông tin Quy trình phát triển hệ thống thông tin đợc chia thành nhiều giai đoạn. Tuỳ thuộc vào phơng pháp luận và quy định về phơng thức làm việc của đơn vị, qui trình này có thể đợc chia thành số lợng bớc nhiều ít khác nhau. Tuy nhiên có thể tổng hợp chung thành các bớc: Khảo sát, Phân tích, Thiết kế, Xây dựng, Cài đặt và Bảo trì hệ thống. Một điểm cần nhấn mạnh là dù làm việc có phơng pháp hay không thì công việc vẫn phải trải qua đầy đủ các bớc kể trên. Hay nói cách khác là dù có làm nh thế nào đi chăng nữa thì ngời ta vẫn phải xác định yêu cầu (Khảo sát), tởng tợng ra hình hài của hệ thống (Phân tích), xác định cách thể hiện dữ liệu và thông tin (Thiết kế), lập trình (Xây dựng), cài đặt và bảo trì. H thng qun lý bỏn hng 5 ỏn tt nghip i hc V Vn Nguyờn Lp KS21 1.2.1. Chiến lợc và khảo sát Là giai đoạn tìm hiểu quy trình hoạt động của hệ thống thực, các nhu cầu thông tin chính làm cơ sở xác định các yêu cầu, phạm vi của hệ thống thông tin. Kết quả là hồ sơ khảo sát chiếm khoảng 10-15% công sức. Việc khảo sát thờng đợc tiến hành qua các giai đoạn: Khảo sát sơ bộ: Nhằm xác định tính khả thi của đề án. Khảo sát chi tiết: Nhằm xác định chính xác những gì sẽ thực hiện và khẳng định những kết quả thu đợc. Báo cáo: Lập hồ sơ khảo sát. ở giai đoạn khảo sát cần xác định rõ những nhu cầu, vấn đề quan tâm, để có giới hạn chính xác của công việc (phạm vi dự án: những gì phải làm đợc, cha làm đợc và những gì đã vợt ra ngoài phạm vi của vấn đề). Cũng ở giai đoạn này, cần tìm hiểu và xác định cụ thể đối tợng sử dụng dù họ có thể sẽ bị biến động cả về số lợng và loại công việc. 1.2.2. Phân tích hệ thống. Là giai đoạn xác định rõ các mục tiêu quản lý chính cần đạt đợc của hệ thống, nêu đợc các yếu tố quan trọng và đảm bảo đạt đợc các mục tiêu của hệ thống. Dựa trên các mục tiêu đó, xác định đợc các mô hình chức năng và mô hình dữ liệu. Kết quả là Hồ sơ phân tích chiếm 15-25% công sức. Mục tiêu chính của giai đoạn này là biến đổi phần đầu vào thành các đặc tả có cấu trúc. Đây là quá trình mô hình hoá hệ thống với các sơ đồ luồng dữ liệu, thực thể liên kết, sơ đồ phân rã chức năng, sơ đồ ngữ cảnh Các công cụ thể hiện (chủ yếu là dạng đồ hoạ) đợc sử dụng trong các bớc khác nhau của quá trình xây dựng và có thể để phục vụ các mục đích, đối tợng khác nhau. Việc sử dụng các công cụ là không bắt buộc (đặc biệt là các công cụ luồng dữ liệu) và tuỳ thuộc vào sở trờng của đội ngũ phân tích hệ thống. Trong thực tế, phần phân tích dữ liệu là phức tạp và quan trọng nhất. Các phần phân tích chức năng và phân tích dữ liệu không đợc bỏ qua. Phân tích chức năng. Cung cấp một cách nhìn tổng thể tới mọi công việc. Xác định rõ các công việc cần phải giải quyết để đạt mục tiêu quản lý của hệ thống. Việc phân rã là một cách biểu diễn cấu trúc chức năng giúp cho việc kiểm tra các chức năng còn thiếu và có thể dễ dàng phân tách, tổ hợp các chức năng công việc. Cấu trúc phân rã này không phản H thng qun lý bỏn hng 6 ỏn tt nghip i hc V Vn Nguyờn Lp KS21 ánh độ quan trọng hay thứ tự giải quyết các chức năng. Trong giai đoạn phân tích chỉ nên đa vào các chức năng phản ánh nghiệp vụ và thuộc phạm vi của mục tiêu quản lý đặt ra. Một chức năng đợc xem là đầy đủ gồm những thành phần sau: Tên chức năng. Mô tả có tính tờng thuật. Đầu vào của chức năng (dữ liệu). Đầu ra của chức năng (dữ liệu). Các sự kiện gây ra sự thay đổi, việc xác định và hiệu quả của chúng. Phân tích chức năng đa ra những chi tiết quan trọng sẽ đợc dùng lại nhiều lần trong các giai đoạn sau của quá trình phân tích. Sơ đồ chức năng sau khi đợc lập sẽ cho chúng ta một cách nhìn toàn diện hơn về những nhu cầu hệ thống. Phân tích dữ liệu. Thực thể là đối tợng chứa thông tin cơ bản phục vụ cho các chức năng mà hệ cần giải quyết. Mỗi thực thể (Entity) là một nhóm các dữ liệu đợc mô tả bằng cùng một bộ thuộc tính. Các thực thể trung gian sẽ sinh ra trong phần thiết kế. Các thực thể lấy dữ liệu từ các thực thể cơ bản nhng sẽ bị sửa đổi theo yêu cầu của chức năng cũng cần đa vào giai đoạn phân tích. Phân tích ngữ cảnh. Mô tả mối liên hệ thực tế của hệ thống với các yếu tố, tác nhân liên quan đến hệ thống. Trong sơ đồ, phần bên trong sẽ thể hiện các chức năng chính ở mức tổng quát nhất với dòng dữ liệu chính trong hệ. Phần bên ngoài có thể là các tác nhân nh con ng- ời, một tổ chức hay bộ phận nghiệp vụ của hệ thống khác và dòng dữ liệu liên quan đến hệ thống. Phân tích luồng dữ liệu. Sơ đồ luồng dữ liệu (BLD) là một công cụ để trợ giúp bốn hoạt động chính: Phân tích: Dùng để xác định các quy trình quản lý, thể hiện yêu cầu của ngời sử dụng. Thiết kế: Dùng để minh hoạ các phơng án cho phân tích viên, lập trình viên và ngời dùng xem xét khi thiết kế một hệ thống mới. Thể hiện quy trình xử lý thông tin trong hệ thống. H thng qun lý bỏn hng 7 ỏn tt nghip i hc V Vn Nguyờn Lp KS21 Liên lạc: BLD là một công cụ trực quan, đơn giản, dễ hiểu trợ giúp cho việc hiểu biết lẫn nhau giữa phân tích viên và ngời sử dụng. Tài liệu: Việc dùng BLD trong đặc tả yêu cầu ngời dùng và đặc tả thiết kế hệ thống làm đơn giản công việc mô hình hoá và chấp nhận những tài liệu nh vậy. 1.2.3. Thiết kế hệ thống Là giai đoạn phát triển các bớc phân tích ở giai đoạn trớc thành các mô hình logic và vật lý, thiết kế giao diện với ngời sử dụng. Giai đoạn này phụ thuộc nhiều vào cấu hình của phần cứng và phần mềm đợc lựa chọn. Kết quả là hồ sơ thiết kế chiếm khoảng 15-25% công sức. Đầu vào chính của quá trình thiết kế là các đặc tả yêu cầu đã đợc xây dựng trong quá trình phân tích. Trong giai đoạn này từ khái niệm biểu diễn bởi mô hình quan hệ thực thể có thể sinh ra đợc các mô hình dữ liệu logic. Giai đoạn này là quá trình chuyển từ các mô hình dữ liệu và chức năng thành các thiết kế cơ sở dữ liệu và thiết kế module. Trong giai đoạn thiết kế, có rất nhiều công cụ cho phép đặc tả hệ thống song không phải tất cả các công cụ đều cần phải sử dụng. Nếu sử dụng quá ít các công cụ mô hình hóa sẽ làm cho hệ thống kém chất lợng, ngợc lại việc sử dụng quá nhiều các công cụ sẽ gây lãng phí thời gian để đồng bộ các mô hình, một mặt có thể kéo dài thời gian xây dựng, mặt khác lại có thể làm giảm chất lợng hệ thống. Ngời phân tích phải tự chịu trách nhiệm đánh giá để có quyết định đúng xem nên dùng công cụ nào cho phù hợp với hệ thống cụ thể. 1.2.4. Xây dựng Là giai đoạn lập trình trên cơ sở các phân tích, thiết kế ở các giai đoạn trớc. Kết quả là chơng trình. Giai đoạn này chiếm khoảng 35-60% công sức. Giai đoạn này gồm các bớc : Thi công: Trên cơ sở kết quả thiết kế tiến hành tích hợp, mã hoá các module chơng trình. Viết các câu lệnh sản sinh CSDL. Thực hiện các câu lệnh trên hệ quản trị CSDL lựa chọn. Tạo các CSDL kiểm tra. Kiểm thử chơng trình. H thng qun lý bỏn hng 8 ỏn tt nghip i hc V Vn Nguyờn Lp KS21 1.2.5. Cài đặt hệ thống Lập tài liệu hớng dẫn sử dụng Chuyển đổi dữ liệu cũ Thực hiện chuyển đổi cơ sở dữ liệu nếu có yêu cầu thay đổi sang hệ thống mới. Việc này đòi hỏi đồng thời hiểu biết cấu trúc của cả hệ thống cũ và hệ thống mới và nguyên tắc chuyển đổi. Cơ chế chuyển đổi phải đợc thiết kế ngay trong giai đoạn thiết kế hệ thống. Kiểm nghiệm, cài đặt 1.2.6. Bảo trì hệ thống Bảo trì hệ thống đợc tính từ khi hệ thống đợc chính thức đa vào sử dụng. Công việc bảo trì bao gồm : Theo dõi việc sử dụng hệ thống, nhận các thông báo lỗi Sửa đổi, nâng cấp phiên bản Trợ giúp hiệu chỉnh các sai sót số liệu Thông thờng việc bảo trì đợc tiến hành miễn phí trong khoảng 6 tới 12 tháng. Sau đó hợp đồng bảo trì sẽ đợc tiếp tục hàng năm với trị giá khoảng 10% tổng giá trị hệ thống. Việc bảo trì có thể thực hiện tại chỗ hoặc thông qua một Trung tâm hỗ trợ từ xa. 1.3. Ph ơng pháp phân tích thiết kế có cấu trúc Phơng pháp phân tích thiết kế có cấu trúc tập trung vào các chức năng của hệ thống, bao gồm các hoạt động: Khảo sát, phân tích, thiết kế, xây dựng và cài đặt ch- ơng trình. Đặc trng mới của phơng pháp này là các hoạt động có thể thực hiện một cách song song. Mỗi hoạt động có thể cung cấp những sửa đổi phù hợp cho một hoặc nhiều hệ thống trớc đó. Trong phân tích có cấu trúc cách tiếp cận cấp tiến cho phép các hoạt động khảo sát, phân tích, thiết kế, xây dựng và cài đặt chơng trình đợc tiến hành một cách song song. Chính u điểm này đã làm cho phơng pháp phân tích có cấu trúc ngày càng đợc phát triển. Phơng pháp phân tích thiết kế có cấu trúc đợc sử dụng rộng rãi trong việc phân tích và thiết kế các hệ thống thông tin quản lý vì tính đơn giản và hiệu quả của phơng pháp. Mặt khác, nhiều khái niệm cơ sở, không thể thiếu đợc đối với ngời phân tích và thiết kế cũng đợc bao hàm trong phơng pháp này. Thông qua phơng pháp phân tích thiết kế này, ngời dùng có thể dễ dàng nắm bắt đợc phần cốt lõi - quy trình xây dựng: H thng qun lý bỏn hng 9 ỏn tt nghip i hc V Vn Nguyờn Lp KS21 các bớc trong quy trình xây dựng hệ thống và yêu cầu đối với mỗi bớc, để đạt đợc trình độ cần thiết cho công việc thẩm định giám sát. Có nhiều công cụ đợc sử dụng trong quá trình phân tích và thiết kế. Tuy nhiên với hệ thống ít phức tạp sẽ không đòi hỏi phải sử dụng tất cả các công cụ này. Ba công cụ quan trọng để mô hình hoá hệ thống theo phơng pháp phân tích thiết kế có cấu trúc là: Mô hình chức năng. Mô hình dữ liệu. Mô hình luồng dữ liệu. Trong đó mỗi mô hình thể hiện một cách nhìn ở góc độ khác nhau vào hệ thống. Mô hình chức năng Mô hình này mô tả các chức năng chính của hệ thống thông tin, thông thờng đ- ợc biểu diễn bằng sơ đồ chức năng nghiệp vụ, thể hiện hệ thống từ khía cạnh chức năng, trả lời cho câu hỏi: Hệ thống thực hiện những công việc gì? T tởng trên xuống (top-down) đợc thể hiện rõ nét trên sơ đồ này. Trớc tiên các chức năng cần thiết đợc liệt kê và phân loại thành các nhóm chức năng. Việc phân loại có thể theo loại hình tính chất công việc, có thể theo đơn vị sử dụng, có thể theo dữ liệu sử dụng và có thể là kết hợp của các kiểu phân loại khác nhau. Các nhóm chức năng lại tiếp tục đợc phân nhỏ thành các cụm chức năng hoặc các chức năng cụ thể. Sơ đồ đợc biểu diễn dới dạng hình cây, tại mỗi nút là một hình chữ nhật thể hiện chức năng hoặc nhóm chức năng cụ thể. Sơ đồ chức năng là công cụ khá hữu hiệu cho ngời đọc một bức tranh tổng thể về các chức năng mà hệ thống có thể thực hiện đợc. Mô hình dữ liệu Mô tả các dữ liệu chính sẽ có trong hệ thống và mối quan hệ ràng buộc giữa chúng, thông thờng đợc mô tả bằng sơ đồ quan hệ thực thể, các bảng thuộc tính các ràng buộc dữ liệu thể hiện hệ thống từ khía cạnh dữ liệu hay trả lời cho câu hỏi: Hệ thống sử dụng dữ liệu gì để phục vụ cho hoạt động của mình? Tuy sơ đồ chức năng là một công cụ thực sự hữu hiệu cho việc mô hình hóa các hệ thống nhng công cụ này cũng chỉ mô tả đợc một khía cạnh lớn của hệ thống là chức năng, mà không cho đợc một phân tích đầy đủ về toàn bộ hệ thống. Mô hình dữ liệu là H thng qun lý bỏn hng 10 [...]... trờng và hàng hoá Báo cáo kết quả kinh doanh Báo cáo tồn kho Báo giá hàng tháng H thng qun lý bỏn hng 19 ỏn tt nghip i hc KS21 V Vn Nguyờn Lp Lu giữ hợp đồng, hoá đơn Đối chiếu phiếu nhập kho với đơn đặt hàng trạm 2.2.2 Bi u đồ phân cấp chức năng BCD Hệ thống quản lý công ty VPP & Bút bi Bến NGHé tại hà nội Danh mục Quản lý bán hàng Tra cứu Mặt hàng Kh bán hàng Hàng tồn Khách hàng àng CN công nợ... bộ quản lý Hình 6: Bi u đồ luồng dữ liệu chức năng báo cáo Chức năng quản lý hàng H thng qun lý bỏn hng 26 ỏn tt nghip i hc KS21 V Vn Nguyờn Lp Cán bộ quản lý Kh bán hàng Cnư công nợ CNưdoanhư thu 2.2 Nhân viên 2.3 Quầy 2.1 Khách hàng Kho hàng Dơn đặt hàng Cnưđơnư đặt hàng Nhậpư hàng 2.4 2.5 Cán bộ quản lý Hình 5: Bi u đồ luồng1.1 liệu chức năng quản lý bán hàng dữ Hoá đơn In hoá đơn Tệp bán hàng. .. lợng hàng Quản lý hàng: Đặt hàng : Thu nhận đơn hàng Phân tích đơn hàng Lập đơn đặt hàng Thông báo lại cho bộ phận kế toán lợng hàng đã đặt Quản lý kho: Nhận hàng về trạm Lập phiếu nhập kho Xuất hàng Lập phiếu xuất kho Kiểm tra hàng Lập báo cáo hàng tồn Kế toán: Thu tiền Tính toán doanh thu, doanh số, công nợ In các báo cáo: Báo cáo doanh thu, doanh số Báo cáo công nợ, chi phí hàng. .. dịch vụ bán hàng và khảo sát hiện trạng hệ Thống quản lý bán hàng Khảo sát hiện trạng và tìm hiểu các nhu cầu 2.3 2 Giới thiệu quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH VPP & Bút bi Bến Nghé Công ty TNHH VPP và bút bi Bến nghé đợc thành lập năm 1985 do ông Nguyễn Thanh Liêm sáng lập với thơng hiệu Cơ sở bút bi Đông á có trụ sở tại 250 Trần Hng Đạo Quận 1 Tp Hồ Chí Minh Năm 1978 Công ty hợp... mặt hàng nào thiếu hoặc hết có thể làm đơn đặt hàng để chuyển cho bộ phận kế toán của công ty Đồng thời tính tiền của khách hàng, mọi số lợng hàng bán ra đợc nhập vào máy tính để máy tính tính tiền và in hoá đơn, các dữ liệu về hàng hoá bán ra sẽ đợc lu trữ lại để bộ phận kế toán làm nhiệm vụ Bộ phận tiếp thị trực tiếp mang hàng đến các đại lý và các công ty phân phối VPP để chào hàng và bán hàng. .. hàng Bán hàng tại quầy Kế toán 1.2 Thanh toán H thng qun lý bỏn hng 27 Hình: BLD bán hàng tại Quầy ỏn tt nghip i hc KS21 V Vn Nguyờn Lp Bán hàng qua Nhân Viên : Hợp đồng TTKH 1.3 Lập hợp đồng Khách hàng Kế toán 1.4 Lập phiếu KH TT KH 1.5 Lập đơn hàng Phiếu giao nhận Đơn đặt hàng 1.6 Lập hoá đơn Đơn đặt hàng 2.1 Tập hợp đơn hàng Hoá đơn Phiếu giao nhận 2.2 Phân tích đơn hàng 1.7 Phiếu giao nhân Quản. .. Chức năng bán hàng Chức năng này đợc chia thành các chức năng nhỏ sau: Lập kế hoạch bán hàng: Lập kế hoạch doanh thu khoán cho nhân viên và Quầy trong từng tháng Cập nhật doanh thu hàng ngày của nhân viên bán hàng và Quầy để định hớng chiến lợc bán hàng Cập nhật công nựo của nhân viên và Quầy cho Khách hàng nợ Tập hợp đơn đặt hàng của nhân viên và Quầy để lên phân phối hàng Theo dõi lợng hàng nhập... 2.4 Bi u đồ luồng dữ liệu BLD 2.4.1 Bi u đồ BLD mức khung cảnh Thanh toán Đơn đặt hàng Hoá đơn Khách hàng Khách hàng Hợp đồng Kho dữ liệu Hệ thống quản lý Hàng Cơ sở sản xuất Cơ sở Sản xuất Hoá đơn 2 .Quản lý kho 1 Bán hàng Hợp đồng 2.4.2 Bi u đồ BLD mức đỉnh: Phiếu giao nhận Hình 2: BLD mức khung cảnh Đơn hàng Hoá đơn Đơn hàng 3 Kế Toán,NV Quầy Yêu cầu xuất hàng Thanh toán Khách hàng H thng qun lý bỏn... phối Căn cứ số lợng hàng trên các đại lý (do nhân viên bán hàng thống kê cuối ngày- hàng tồn kho) và hàng đã bán để kiểm tra sự sai sót Bộ phận kinh doanh: đợc phân chia thành các bộ phận sau: Tổ bán hàng: đợc phân làm hai bộ phận Bộ phận nhân viên bán lẻ đứng tại các quầy của công ty: nhiệm vụ quản lý các mặt hàng trên quầy mình phụ trách, cuối ca phải kiểm tra và báo cáo số lợng hàng tồn trên quầy... liệu 1.4 Sử dụng trong phân tích thiết kế PHN TCH THIT K H THNG QUN Lí BN HNG CA CễNG TY VPP& BT BI BN NGHẫ TI H Ni Trên cơ sở nghiên cứu một số vấn đề về lý thuyết phân tích và thiết kế hệ thông thông tin, đồ án sử dụng phơng pháp phân tích và thiết kế hệ thống có cấu trúc để phân tích và thiết kế hệ xây dựng hệ thống thông tin PHN TCH THIT K H THNG QUN Lí BN HNG CA CễNG TY VPP& BT BI BN NGHẫ TI H Ni Chơng . NGHé tại hà nội Danh mục Quản lý bán hàng Tra cứu Mặt hàng àng Khách hàng Nhân viên Quầy Hàng tồn Tình trạng HĐ Báo cáo Kho hàng Kh bán hàng CN công nợ CN doanh thu Cn đơn hàng Cn hàng kho 20 Doanh. tăng giảm lợng hàng. Quản lý hàng: Đặt hàng : Thu nhận đơn hàng. Phân tích đơn hàng. Lập đơn đặt hàng. Thông báo lại cho bộ phận kế toán lợng hàng đã đặt. Quản lý kho: Nhận hàng về trạm . đặt hàng của các trạm (thông qua kế toán), của nhân vien bán hàng tại Hà nội và các quầy báo về để lên kế hoạch phân phối hàng hoá và lên kế hoạch đặt hàng vào Sài Gòn để Phòng Kế hoạch của Công