Phần mềm quản lý kho cho chi nhánh công ty cổ phần thương mại Xây dựng Cơ khí Điện tự động hóa COMEECO số 54/16 Nguyến Khánh Toàn – Hà Nội

Chi nhánh Công ty công ty cổ phần thương mai Xây dựng Cơ khí Điện tự động hóa COMEECO là một công ty đa ngành nghề hoạt động trên các lĩnh vực:  Điện tự động hóa- COMEECO ELECTRIC  Cơ khí – COMEECO MECHANICAL  Xây dựng – COMEECO CÓNTRUCTION

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TÀI NĂNG

BÀI TẬP LỚN

Đề tài: Phần mềm quản lý kho cho chi nhánh công ty cổ phần thương

mại Xây dựng Cơ khí Điện tự động hóa COMEECO

số 54/16 Nguyến Khánh Toàn – Hà Nội

Hướng dẫn nghiệp vụ: chị Phùng Thị Kim Loan Mobile: 0916 853 575

Hà Nội, 3 - 2010

Thông tin cá nhân của các thành viên trong

Mục lục

Thông tin cá nhân của các thành viên trong nhóm 2 2

1.1 Giới thiệu (Senario) 6

1.1.1 Chi nhánh công ty cổ phần thương mại Xây dựng Cơ khí Điện tự động hóa COMEECO 6

1.1.2 Sơ đồ tổ chức chi nhánh công ty và đối tượng phục vụ chính của project 7

1.2 Báo cáo khả thi (Project Feasibility) 8

1.2.1 Khả thi về kỹ thuật 8

1.2.2 Khả thi về kinh tế 8

1.2.3 Khả thi về vận hành 8

1.2.4 Khả thi về kế hoạch làm việc 9

1.3 Phạm vi của project (Project Scope) 10

1.3.1 Chức năng 10

1.3.2 Dữ liệu 10

1.3.3 Phần cứng 10

1.3.4 Phần mềm 10

1.3.5 Nhân lực 11

CHƯƠNG II GIỚI THIỆU CÔNG NGHỆ SỬ DỤNG 12 2.1 Đánh giá Hệ Quản trị Cơ sở Dữ liệu 12

2.1.1 Microsoft Access 12

2.1.2 Oracle 13

2.1.3 FoxPro 14

2.1.4 SQL Server 14

2.2 Đánh giá các công nghệ khác 17

2.2.1 C/C++ 17

2.2.2 Visual Basic 18

2.2.3 C# 19

2.3 Kết luận & đánh giá 19

CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 20 3.1 System requirements analysis 20

3.2 Phân tích các yêu cầu về xử lý của hệ thống hiện hành 21

3.2.1 Phỏng vấn (interview) 21

3.2.2 Thủ tục xử lý 21

3.3 Phân tích yêu cầu về dữ liệu (Data Requirement Analysis) 23

3.3.1Dữ liệu đầu vào 23

3.3.2 Dữ liệu đầu ra 38

3.4 Phân tích yêu cầu về chức năng 46

3.4.1 Phân tích các chức năng 46

3.4.2 Fuction Diagram 48

3.4.3 Data flow diagram 49

CHƯƠNG IV: THIẾT KẾ HỆ THỐNG 58 4.1 Thiết kế Cơ sở dữ liệu (Database design) 58

4.1.1 Dữ liệu thông tin yêu cầu mua vật tư 58

4.1.2 Dữ liệu thông tin yêu cầu sự dụng dụng cụ, vật tư .64

4.1.3 Dữ liệu thông tin hóa đơn nhập kho 70

4.1.4 Dữ liệu thông tin hóa đơn xuất kho 76

4.2 Thiết kế giao diện (Interface design) 82

4.3 Thiết kế input (Input design) 824.4 Thiết kế output (Output design) 824.5 Thiết kế các module chương trình (Program Design) 82

5.1 Hướng dẫn cài đặt (Installation) 825.2 Hướng dẫn sử dụng (User Guide) 82

KẾT LUẬN 82

CHƯƠNG I: MỞ ĐẦU (Instroduction)

1.1 Giới thiệu (Senario)

1.1.1 Chi nhánh công ty cổ phần thương mại Xây dựng Cơ khí Điện tự động hóa COMEECO

Chi nhánh Công ty công ty cổ phần thương mai Xây dựng Cơ khí Điện tự độnghóa COMEECO là một công ty đa ngành nghề hoạt động trên các lĩnh vực:

Các lĩnh vực hoạt động chủ yếu:

thống điện, hệ thống tủ bảng điện, hệ thống tự động hóa và điều khiển tự động,

hệ thống thàn máng cáp cho các tòa nhà, cho các nhà má công nghiệp, cho các

hệ thống lạnh, tiết giảm năng lượng…

trong công nghiệp

và thiết bị ngành công nghiệp;

đường bộ), đường dây và trạm biến áp đến 110kV;

đặt thi công bảo trì bảo dưỡng: hệ thống điện chiếu sáng, tin học, hệ thống bảo

vệ, báo cháy, chống cháy, thông gió, điều hòa không khí, thang máy, cân điệntử

1.1.2 Sơ đồ tổ chức chi nhánh công ty và đối tượng phục vụ chính của project

Trên đây là sơ đồ tổ chức chi nhánh công ty với phòng kế toán là đối tượng phục

vụ chính của project

1 Mối quan hệ với các phòng khác:

Phòng Kỹ thuật và xưởng cơ khí yêu cầu vật tư, gửi phiếu đến phòng kế toán đểyêu cầu mua vật tư – Thông qua quản lý kho

Phòng Kinh doanh bán hàng và mua hàng, quan hệ với phòng kế toán thông quachức năng quản lý đối tác và quản lý kho

Phòng hành chính tổng hợp cung cấp cho phòng kế toán về dữ liệu nhân viên trongcông ty

Hàng tháng, hàng quý và hàng năm, phòng kế toán gửi báo cáo về kinh doanh,lương nhân viên, Thuế, Ngân Hàng, về thông tin trong kho, thông tin khách hàng chogiám đốc điều hành và hội đồng quản trị

2 Các chức năng của phòng kế toán:

- Quản lý kho

- Quản lý lương nhân viên

- Quản lý danh mục đối tác, bao gồm khách hàng và nhà cung cấp

- Kế toán thuế

- Kế toán ngân hàng

- Kế toán công trình

- Quản lý quỹ

Công ty hoạt động trên rất nhiều lĩnh vực với nhiều công việc phức tạp, đòi hỏi độingũ kế toán phải xử lý khối lượng công việc lớn Tuy nhiên, công cụ xử lý của công tychủ yếu là Excel và một số phần mềm nhỏ khác, chưa đáp ứng được tốc độ phát triểnnhanh của công ty Trên cơ sở đó, nhóm chúng em sẽ thiết kế một phần mềm quản lý 1chức năng chính của phòng kế toán hiện giờ

Trong đề tài này, nhóm chỉ tập trung triển khai làm phần mềm cho chức năng đó

là: Quản lý Kho Mặc dù chưa có kinh nghiệm làm phần mềm nhưng chúng em tin rằng

với sự cố gắng của tất cả các thành viên trong nhóm, sau ba tháng nữa, nhóm sẽ có kếtquả tốt

1.2 Báo cáo khả thi (Project Feasibility)

1.2.1 Khả thi về kỹ thuật

Phần mềm viết cho phòng kế toán của công ty CPTM Xây Dựng Cơ khí Điện tựđộng hóa COMEECO dựng trên: hệ quản trị cơ sở dữ liệu và các ngôn ngữ thiết kế giaodiện Chúng là những công nghệ tốt và không khó tiếp thu:

 Đã biết lập trình C++, sắp tới là hệ quản trị cơ sở dữ liệu

 Các công cụ trên có thể tìm thấy trên internet

1.2.2 Khả thi về kinh tế

Đây là bài tập lớn bổ trợ cho việc tiếp thu môn học Vì vậy nhóm không xét đến tính khả thi về kinh tế.

1.2.3 Khả thi về vận hành

Công ty có dàn máy tính, cấu hình khá cao:

- Chip xử lý: Intel Core 2 Duo, 2.26 GHz ~ 2.3GHz

1.2.4 Khả thi về kế hoạch làm việc

Sau khi đánh giá sơ bộ về thực trạng, yêu cầu doanh nghiệp, khả năng nhóm pháttriển cũng như quá trình vận hành dự án có thể được phát triển theo trình tự:

Nhóm hoàn toàn có đủ cơ sở đê tin tưởng rằng khung thời gian này law đủ và hợp

lý cho việc xây dựng phầm mềm kế toán cho phòng kế toán, công ty CPTM Xây dựng Cơkhí Điện tự động hóa COMEECO

1.3 Phạm vi của project (Project Scope)

1.3.1 Chức năng

Do thời gian có hạn, trong khuôn khổ project, chương trình quản lý Kho bao gồm:

Đây là chỉ là những chức năng chính mà nhóm lập trình, phù hợp với sự hoạt độngcủa chi nhánh công ty hiện thời Nghiệp vụ kế toán luôn là một hoạt động quan trọngtrong công ty, bên cạnh các thủ tục xuất-nhập Kho còn có kế toán vốn bằng tiền, kế toánlương, kế toán vật tư, kế toán ngân hàng, kế toán tài sản cố định…nhóm không tiến hành

xử lý trong phần mềm

1.3.2 Dữ liệu

Dữ liệu đầu vào: phiếu yêu cầu vật tư, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho

Dữ liệu đầu ra: Báo cáo nhập kho, xuất kho, tồn kho

1.3.3 Phần cứng

Cấu hình máy tính không cần quá cao với ứng dụng trong khuân khổ project

- Máy tính: Bộ vi xử lý Intel Dual Core hoặc cao hơn

- Ram 1GB trở lên

- Ổ cứng 80GB trở lên

- Các thiết bị ngoại vi kèm theo: Máy in, máy Fax

- Hệ thống máy tính được nối mạng nội bộ công ty với nhau Cơ sở dữ liệuđược sao lưu trên máy chủ

1.3.4 Phần mềm

trở lên

1.3.5 Nhân lực

Đề tài được thực hiện bởi nhóm 5 sinh viên

CHƯƠNG II GIỚI THIỆU CÔNG NGHỆ SỬ DỤNG

(Instroduction to Technology) 2.1 Đánh giá Hệ Quản trị Cơ sở Dữ liệu (Database Management System Assessment)

HQTCSDL là phần mềm hay hệ thống được thiết kế để quản trị một cơ sở dữ liệu

Cụ thể, các chương trình thuộc loại này hỗ trợ khả năng lưu trữ, sửa chữa, xóa và tìm kiếm thông tin trong một cơ sở dữ liệu (CSDL) Có rất nhiều loại hệ quản trị CSDL khácnhau: từ phần mềm nhỏ chạy trên máy tính cá nhân cho đến những hệ quản trị phức tạp chạy trên một hoặc nhiều siêu máy tính

Hiện nay có rất nhiều HQTCSDL, tùy từng yêu cầu cụ thể ta sẽ sử dụng các công

cụ khác nhau Một số Hệ QTCSDL thông dụng hiện nay:

Microsoft Access là một Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu (QTCSDL) tương tác người

sử dụng chạy trong môi trường Windows Microsoft Access cho chúng ta một công cụhiệu lực và đầy sức mạnh trong công tác tổ chức, tìm kiếm và biểu diễn thông tin

Microsoft Access cho ta các khả năng thao tác dữ liệu, khả năng liên kết và công

cụ truy vấn mạnh mẽ giúp quá trình tìm kiếm thông tin nhanh Người sử dụng có thể chỉdùng một truy vấn để làm việc với các dạng cơ sở dữ liệu khác nhau Ngoài ra, có thể thayđổi truy vấn bất kỳ lúc nào và xem nhiều cách hiển thị dữ liệu khác nhau chỉ cần động tácnhấp chuột

Microsoft Access và khả năng kết xuất dữ liệu cho phép người sử dụng thiết kếnhững biểu mẫu và báo cáo phức tạp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý, có thể vận động

dữ liệu và kết hợp các biểu mẫu va báo cáo trong một tài liệu và trình bày kết quả theodạng thức chuyên nghiệp

Microsoft Access là một công cụ đầy năng lực để nâng cao hiệu suất công việc.Bằng cách dùng các Wizard của MS Access và các lệnh có sẵn (macro) ta có thể dễ dàng

tự động hóa công việc mà không cần lập trình Đối với những nhu cầu quản lý cao,

Access đưa ra ngôn ngữ lập trình Access Basic (Visual Basic For application) một ngônngữ lập trình mạnh trên CSDL.

Microsoft Access được tích hợp sẵn trong bộ Microsoft Office nên có ưu thế hơncác phần mềm khác về giá cả

Nhược điểm chính: phần mềm thích hợp khi cài đặt và sử dụng trong mạng nội bộ(LAN), không thích hợp nếu như công ty phải sử dụng ở nhiều địa điểm cách xa nhau.Ngoài ra Access không thể quản lí cơ sở dữ liệu quá lớn và có đông người sử dụng cùngtruy cập một lúc

2.1.2 Oracle

Oracle bao gồm một tập hợp hoàn thiện các sản phẩm xây dựng ứng dụng và ngườidùng cuối được trang bị các giải pháp kỹ thuật thông tin hoàn hảo Các ứng dụng Oracletương thích với hầu hết các hệ điều hành từ các máy tính cá nhân đến các hệ thống xử lýsong song lớn

Oracle cung cấp một hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System DBMS) uyển chuyển: Oracle Server để lưu giữ và quản lý các thông tin dùng trong cácứng dụng Phiên bản Oracle 7 quản lý cơ sở dữ liệu với tất cả các ưu điểm của cấu trúcCSDL quan hệ cộng thêm khả năng lưu giữ và thực thi các đối tượng CSDL như cácprocedure và các trigger

-Oracle Server là một hệ quản trị CSDL điều khiển:

- Lưu giữ dữ liệu trên các vùng dữ liệu đã thiết kế

- Truy xuất dữ liệu cho các ứng dụng, dùng các kỹ thuật tương đối tối ưu

- Bảo mật dữ liệu, cấp quyền khác nhau cho các user

- Liên kết và toàn vẹn dữ liệu khi CSDL được phân bố trên mạng

Đây là hệ cơ sở dữ liệu mạnh với rất nhiều ưu điểm tính bảo mật cao, tính an toàn

dữ liệu cao, dễ dàng bảo trì nâng cấp, cơ chế quyền hạn rõ ràng, ổn định,…Bên cạnh đóOracle dễ cài đặt, dễ triển khai và dễ nâng cấp lên phiên bản mới Phần mềm này còn tíchhợp thêm PL/SQL, là một ngôn ngữ lập trình có cấu trúc - Structure Language Tạo thuậnlợi cho các lập trình viện viết các Trigger, StoreProcedure, Package

là phiên bản "Visual" đầu tiên, có thể chạy trong Mac và Windows, các phiên bản sau chỉdùng trong Windows.

Visual FoxPro là sản phẩm của hãng Microsoft, nó kế thừa từ Foxpro forWindows, là một trong những công cụ tiện lợi để giải quyết các bài toán trong lĩnh vựcquản lý cho những người chuyên nghiệp và không chuyên nghiệp Visual FoxPro, ký hiệuvắn tắt là VFP, là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System -DBMS)trực quan Nó không chỉ là một hệ DBMS mà còn là một ngôn ngữ lập trình có triển vọng

Nó có thể được dùng để viết cả các ứng dụng web

Ứng dụng biên-dịch bởi VFP có thể chạy trong Windows mà không cần cài đặt(install), tuy nhiên phải chứa các file thư viện hỗ trợ lúc chạy (run time support library)tùy theo version của VFP và Windows

- Là một hệ biên dịch (compiled), do đó cho phép lập trình viên mềm dẻo trong xử

lý mã : chương trình có thể hoạt động với các mã do nó tự sinh ra trong quá trìnhchạy

- Dễ tách ứng dụng thành nhiều module và do đó có thể dễ dàng nâng cấp sửa đổi

- Visual Foxpro version trước 9 sẽ không hỗ trợ trực tiếp mã Unicode, VFP9 có hỗtrợ trực tiếp mã Unicode tùy theo cài đặt trên Windows version

2.1.4 SQL Server

SQL (Structured Query Language - ngôn ngữ truy vấn mang tính cấu trúc) là mộtloại ngôn ngữ máy tính phổ biến để tạo, sửa, và lấy dữ liệu từ một hệ quản trị cơ sở dữliệu quan hệ Ngôn ngữ này phát triển vượt xa so với mục đích ban đầu là để phục vụ các

hệ quản trị cơ sở dữ liệu đối tượng-quan hệ Nó là một tiêu chuẩn ANSI/ISO

SQL Server là hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational DataBaseManagement System- RDBMS) sử dụng các lệnh giáo chuyển Transaction-SQL để traođổi dữ liệu giữa Client Computer và Server Computer

SQL Server có một số đặc tính sau:

- Cho phép quản trị một hệ CSDL lớn (lên đến vài tega byte), có tốc độ xử lý dữliệu nhanh đáp ứng yêu cầu về thời gian.

- Cho phép nhiều người cùng khai thác trong một thời điểm đối với một CSDL

và toàn bộ quản trị CSDL (lên đến vài chục ngàn user)

- Có hệ thống phân quyền bảo mật tương thích với hệ thống bảo mật của côngnghệ NT (Network Technology), tích hợp với hệ thống bảo mật của Windows

NT hoặc sử dụng hệ thống bảo vệ độc lập của SQL Server

- Hỗ trợ trong việc triển khai CSDL phân tán và phát triển ứng dụng trên Internet

- Cho phép lập trình kết nối với nhiều ngôn ngữ lập trình khác dùng xây dựngcác ứng dụng đặc thù (Visual Basic, C, C++, ASP, ASP.NET, XML, )

- Sử dụng câu lệnh truy vấn dữ liệu Transaction-SQL (Access là SQL, Oracle làPL/SQL)

- Tính tương thích cao cũng như chi phí rẻ hơn các phần mềm như Oracle, VisualFoxPro So sánh giá cả 2 sản phẩm SQL Server và Oracle như trên bảng 2.1 vàbảng 2.2

Bảng 2.1 Bảng so sánh giá cả giữa SQL Server và Oracle 9i Standard Edition

Oracle 9iEnterprise

SQL Server 2000

CPU Edition Edition with

OALP or datamining

Edition withOALP and datamining

Hình 2.3: Bảng so sánh một số thông số khác giữa SQL Server và Oracle

Số truy vấn tối đa 16777216 16777216

Ngôn ngữ lập trình C là một ngôn ngữ mệnh lệnh được phát triển từ đầu thập niên

1970 bởi Ken Thompson và Dennis Ritchie để dùng trong hệ điều hành UNIX Từ dó,ngôn ngữ này đã lan rộng ra nhiều hệ điều hành khác và trở thành một những ngôn ngữphổ dụng nhất C là ngôn ngữ rất có hiệu quả và được ưa chuộng nhất để viết các phầnmềm hệ thống, mặc dù nó cũng được dùng cho việc viết các ứng dụng

- Đây là một dạng ngôn ngữ đa mẫu hình tự do có kiểu tĩnh và hỗ trợ lập trìnhthủ tục, dữ liệu trừu trượng, lập trình hướng đối tượng, và lập trình đa hình Từthập niên 1990, C++ đã trở thành một trong những ngôn ngữ thương mại phổbiến nhất

- So với C, C++ tăng cường thêm nhiều tính năng, bao gồm: khai báo như mệnh

đề, chuyển kiểu giống như hàm, new/delete, bool, các kiểu tham chiếu, const,các hàm trong dòng (inline), các đối số mặc định, quá tải hàm, vùng tên(namespace), các lớp (bao gồm tất cả các chức năng liên quan tới lớp như kếthừa, hàm thành viên (phương pháp), hàm ảo, lớp trừu tượng, và cấu tử), sự quá

tải toán tử, tiêu bản, toán tử ::, xử lí ngoại lệ, và sự nhận dạng kiểu trong thờigian thi hành.

- C++ là ngôn ngữ hướng đối tượng, 1 điều mà C không có

- Công cụ soạn thảo của 2 ngôn ngữ này không trực quan tạo điều kiện thuậnlợicho người sử dụng

2.2.2 Visual Basic

Visual Basic (viết tắt VB) là một ngôn ngữ lập trình hướng sự kiện (event driven)

và môi trường phát triển tích hợp (IDE) kết bó được phát triển đầu tiên bởi Alan Cooperdưới tên Dự án Ruby (Project Ruby), và sau đó được Microsoft mua và cải tiến nhiều

Visual Basic đã được thay thế bằng Visual Basic NET Phiên bản cũ của VisualBasic bắt nguồn phần lớn từ BASIC và để lập trình viên phát triển các giao diện ngườidùng đồ họa (GUI) theo mô hình phát triển ứng dụng nhanh (Rapid ApplicationDevelopment, RAD); truy cập các cơ sở dữ liệu dùng DAO (Data Access Objects), RDO(Remote Data Objects), hay ADO (ActiveX Data Objects); và lập các điều khiển và đốitượng ActiveX

Một lập trình viên có thể phát triển ứng dụng dùng các thành phần (component) cósẵn trong Visual Basic Các chương trình bằng Visual Basic cũng có thể sử dụngWindows API, nhưng làm vậy thì phải sử dụng các khai báo hàm bên ngoài

Visual có khá nhiều ưu điểm như đơn giản, dễ học, dễ sử dụng nhưng cũng có khánhiều nhược điểm không phù hợp với dự án:

- Không hỗ trợ khả năng lập trình hướng đối tượng nhất là tính thừa kế(Inheritance)

- Giới hạn trong khi chạy nhiều tiểu trình trong 1 ứng dụng

- Khả năng xử lý lỗi yếu

- Khó dùng chung với các ngôn ngữ khác như C++

- Không có User Interface thích hợp cho Internet

C# được thiết kế chủ yếu bởi Anders Hejlsberg kiến trúc sư phần mềm nổi tiếngvới các sản phẩm Turbo Pascal, Delphi, J++, WFC.

C# là ngôn ngữ khá đơn giản với hơn 80 từ khóa,10 kiểu dữ liệu định nghĩasẵn.Tuy nhiên nó vẫn có khả năng hỗ trợ đầy đủ lập trình cấu trúc,thành phần component,lập trình hướng đối tượng

C#, theo một hướng nào đó, là ngôn ngữ lập trình phản ánh trực tiếp nhấtđến NET

Framework mà tất cả các chương trình NET chạy, và nó phụ thuộc mạnh mẽ vàoFramework này Mọi dữ liệu cơ sở đều là đối tượng, được cấp phát và hủy bỏ bởi trìnhdọn rác Garbage-Collector (GC), và nhiều kiểu trừu tượng khác chẳng hạn như class,delegate, interface, exception, v.v, phản ánh rõ ràng những đặc trưng của NET runtime

Tóm tắt ưu điểm của công cụ lập trình này:

- Là ngôn ngữ đơn giản, ít từ khóa

- C# có khả năng lập trình đa dạng, hỗ trợ hướng đối tượng, hướng module

- Hiện nay C# là ngôn ngữ khá phổ biến

2.3 Kết luận & đánh giá.

Với đề tài nhóm thực hiện, trong khuôn khổ của mình, nhóm sẽ sử dụng các công

cụ chính sau:

kết nối dữ liệu SQL linh hoạt

CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

(System Analysis) 3.1 System requirements analysis

Chương trình Quản lý Kho

Danh mục nhà cung cấp

Danh mục

Tìm kiếm theo nhân viên

Tìm kiếm theo

mã hàng hóa

Tìm kiếm theo ngày

Báo cáo tồn kho

Báo cáo xuất hàng

Báo cáo nhập hàng

Hướng dẫn sử dụng

Đăng ký bản quyền phần mềm

Giới thiệu phần mềm

Sao lưu dữ liệu

Nhập kho

Nhập thông tin Nhập kho

Chỉnh sửa thông tin nhập kho

Nhập thông tin yêu cầu mua vật tư

Xuất kho

Nhâp thông tin yêu cầu mượn dụng cụ, vật tư

Nhập thông tin xuất kho

Chỉnh sửa thông tin xuất kho

Danh mục nhân viên

Danh mục phòng ban

Báo cáo dụng

cụ, vật tư cho mượn

Chỉnh sửa yêu cầu mua vật tư

Chỉnh sửa yêu cầu mượn dụng cụ vật tư

Hình 3.1 Yêu cầu của toàn thể hệ thống lớn

Nhóm 2 lớp KSTN – ĐTVT – K52 Page 20

3.2 Phân tích các yêu cầu về xử lý của hệ thống hiện hành

(Processing Requirement Analysis ò existing system)

- Chức năng cơ bản của hệ thống quản lý hiện hành là gì?

- Quá trình nhập dữ liệu đầu vào được thực hiện như thế nào?

- Ai là người thực hiện việc nhập các dữ liệu đầu vào?

- Yêu cầu được xem các mẫu biểu đầu vào và đầu ra của hệ thống

- Cách thức xử lý dữ liệu đầu vào của hệ thống là gì?

- Ý nghĩa của từng phần tử dữ liệu?

- Công thức nào được sử dụng để so sánh các thông số kiểm soát chất lượngnhập vào với bộ Tiêu chuẩn chất lượng đã được cài đặt sẵn trong hệ thống?

1 Nhân viên muốn mua thêm hàng, làm "Phiếu yêu cầu vật tư - dùng cho đề nghị mua

vật tư" - Hình 3.3 (điền vào các mục: Diễn giải, Xuất xứ, ĐVT, Thời gian yêu cầu, số

lượng yêu cầu và ký tên) “Phiếu yêu cầu vật tư” này được chuyển cho Thủ kho

2 Thủ kho điền thông tin vào Số lượng kho, số lượng mua (nếu trong kho thiếu) và ký

tên thủ kho “Phiếu yêu cầu vật tư” này được chuyển cho Kế toán.

3 Kế toán điền thông tin vào: Đơn giá (dựa vào giá thị trường và đơn báo giá của nhà

cung cấp), Thành tiền, Tổng số tiền và ký tên Sau đó, chuyển cho Giám đốc xem xét ký

duyệt Cuối cùng, phiếu này được chuyển cho người mua

4 Người mua đi mua hàng (có thể phải mua nhiều đợt) Mỗi đợt mua xong, Người mua

làm "Phiếu Nhập kho" - Hình 3.5 (Người mua chỉ phải điền vào các trường: Diễn giải,

ĐVT, Theo chứng từ, Thực nhập và ký tên) Sau đó, Người mua điền vào mục Thời gian

giao của “Phiếu yêu cầu vật tư - dùng cho đề nghị mua vật tư” - Hình 3.3

5 Thủ kho làm thủ tục nhập kho, điền thông tin vào mục: Nhập, Ngày tháng năm, ký tên

thủ kho vào “Phiếu nhập kho” - Hình 3.5

6.Khi đội thi công muốn mượn dụng cụ và vật tư trong kho, làm “Phiếu yêu cầ vật tư -

dùng cho đội thi công hoặc nhân viên cần sử dụng dụng cụ vật tư” - Hình 3.4 (điền

thông tin vào mục : Thời gian sử dụng, Diễn giải, xuất xứ, đơn vị tính, số lượng và ký

tên “Phiếu yêu cầu vật tư” này chuyển ngay cho Thủ kho

7 Thủ kho làm “Phiếu xuất kho” - Hình 3.6, điền vào trong mục: Số phiếu xuất kho kèm

theo và ký tên vào trong phiếu “Phiếu yêu cầu vật tư - dùng cho đội thi công hoặc nhân

viên cần sử dụng dụng cụ vật tư” - Hình 3.4

8 Khi đội thi công sử dụng xong, dụng cụ và vật tư còn thừa đem trả lại kho Nhân viên

thủ kho làm “Phiếu nhập kho” - Hình 3.5 Sau đó hoàn thành hét các mục của “Phiếu

yêu cầu vật tư dùng cho đội thi công hoặc nhân viên cần sử dụng dụng cụ vật tư” - Hình

3.4 (các mục: Số phiếu nhập kho kèm theo, Ghi chú, ghi rõ ngày nhân và ký tên vào mục

TP vật tư)

9 Báo cáo nhà quản lý (mẫu báo cáo::”Báo cáo nhập kho” - Hình 3.7, ”Báo cáo xuất

kho” - Hình 3.8, ”Báo cáo tồn kho” - Hình 3.9)

Hình 3.2 Thủ tục xư lý

3.3 Phân tích yêu cầu về dữ liệu (Data Requirement Analysis)

3.3.1 Dữ liệu đầu vào

vật tư)” – Hình 3.4

Hình 3.3 “Phiếu yêu cầu vật tư” (Dùng cho đề nghị mua vật tư)

Phần giải thích dữ liệu của “Phiếu yêu cầu vật tư – Dùng cho đề nghị mua vật tư”(hình 3.3) được trình bày ở bảng 3.1 (trang sau)

Bảng 3.1 Phân tích “Phiếu yêu cầu vật tư – Dùng cho đề nghị mua vật tư”

COMEE

YCVT/01-Số thứ tự của phiếu (Auto number)

Check_name

việc của người lậpphiểu

tư

Phục vụ công trình

phẩm

yêu cầu

Thời gian người lập phiếu yêu cầu cần có

bé hơn ngàylập phiếu

bé hơn ngàyyêu cầu, không lớn hơn ngày hiện tại

Check_date3

11 Số lượng

yêu cầu

Số lượng hoặc khối lượng yêu cầu

nguyên không âm

Check_number

cầu

Tên, chữ kí người yêu cầu

Lê Thái Hưng Kiểu string

với kí tự chữ và dấu cách

Check_name

kho

Phạm Văn Chí

Kiểu string với kí tự chữ và dấu cách

Check_name

mua

Tên, chữ kí của người mua hàng

với kí tự chữ và dấu cách

Check_name

21 Giám đốc Tên, chữ kí của

giám đốc

Nguyễn Văn B

Kiểu string với kí tự chữ và dấu cách

Check_name

Hình 3.4 “Phiếu yêu cầu vật tư” (Dùng cho đội thi công hoặc nhân viên cần sử dụng

dụng cụ, vật tư)

Phần giải thích dữ liệu của “Phiếu yêu cầu vật tư - Dùng cho đội thi công hoặcnhân viên cần sử dụng dụng cụ vật tư” (Hình 3.4) được trình bày ở bảng 3.2 (trang sau)

Bảng 3.2 Phân tích “Phiếu yêu cầu vật tư – Dùng cho đội thi công hoặc nhân viên sử

YCVT/02-Số thứ tự của phiếu (auto number)

dương

Check_number

năm nhân viên bắt đầu lập phiếu

lớn hơn ngày hiện tại

Check_date1

lập phiếu

Lê Thái Hưng

Kiểu string với

kí tự chữ và dấu cách

Check_name

làm việc của người lập phiểu(chỉ có thể là đội thi công hoặc nhân viên phòng kinh doanh)

vật tư

Đối tác yêu cầu gia cố thêm

đầu sử dụng

7h, ngày 10/03/2010

Kiểu string không nhỏ hơnthời điểm lập phiếu

Check_time1

11/03/2010

Kiểu string không nhỏ hơnthời điểm mượn dụng cụ

Check_time2

8 Diễn giải Tên vật tư yêu

tư yêu cầu

loại vật tư

không âm

Check_amount

về việc nhân viên đã trả hay chưa Hỏng hócgì

xuất kho

kèm theo

Mã số phiếu xuất kho kèm theo

nguyên không âm

Check_number

nhập kho

kèm theo

Mã số phiếu nhập kho kèm theo

nguyên không âm

Check_number

kho các dụng

cụ Hay ngày tháng Trưởng phòng vật tư ký

lớn hơn ngày hiện tại và không nhỏ hơnngày lập phiếu

Check_date2

cầu

Tên, chữ kí người yêu cầu

Lê Thái Hưng

Kiểu string với

kí tự chữ và dấu cách

Phạm Văn Chí

Kiểu string với

kí tự chữ và dấu cách

Phạm Văn Chí

Kiểu string với

kí tự chữ và dấu cách

Check_name

kho) (Hiện tại Thủ

kho đồng thời

là trưởng phòngvật tư)

Hình 3.5 “Phiếu nhập kho”

Phần giải thích dữ liệu của “Phiếu nhập kho” (hình 3.5) được trình bày ở bảng 3.3(trang sau)

Bảng 3.5 Phân tích “Phiếu nhập kho” (theo Hình 3.5)

phiếu (Auto number)

Ngày 08 tháng 03 năm 2010

Ngày không lớn hơn ngày

Lê Thái Hưng

Kiểu string với

kí tự chữ và dấu cách

Check_name

biên bản giao hàng của nhà cung cấp

Biên bản giao hàng

tương ứng của hóa đơn trong mục (7)

mber

năm

Thời gian lập hóa đơn của hóa đơn trong mục (7)

Ngày 29 tháng 5 năm2010

Không được

bé hơn ngày lập phiếu nhập

Check_date2

hóa đơn trong mục (7)

Của công tythép Việt Úc

để tính mặt hàng

Theo chứng

từ

Số lượng hàng dựa theo đơn vịtính được ghi trên hóa đơn tương ứng trong mục (7)

lượng theo chứng từ

Check_amount_limit

tháng năm

Thời gian nhập kho thực tế

Ngày 08 tháng 03 năm 2010

Ngày không

bé hơn ngày lập phiếu

Phạm Văn Chi

Kiểu string với

kí tự chữ và dấu cách

Check_name

22 Thủ kho Tên, chữ ký thủ

kho

Lê Thái Hưng

Kiểu string với

kí tự chữ và dấu cách

Hình 3.6 “Phiếu xuất kho”

Phần phân tích dữ liệu “Phiếu xuẩ kho” (Hình 3.6) được trình bày trong bảng 3.4(trang sau)

Bảng 3.4 Phân tích “Phiều xuất kho” (theo Hình 3.6)

phiếu (auto number)

phiếu trước đó

Check_order

dùng bao giờ Nên ta không phân tích

doanh nghiệp lập phiếu

Công ty COMEECO

Giá trị duy nhất

Check_com

Nguyễn Khánh Toàn, Cầu Giấy

Giá trị duy nhất

Ngày 29 tháng 3 năm 2010

Không được lớn hơn ngàylập phiếu

Lê Thái Hưng Kiểu string

Phòng kinh doanh

kho

công yêu cầu

Nguyễn Đức

từ kèm theo

Hóa đơn GTGT số 0471268

Ngày không

bé hơn ngày lập phiếu

Check_date2

đơn vị

Tên, chữ ký thủ trưởng đơn vị

Trần Tiến Cường

Kiểu string với kí tự chữ

và dấu cách

Check_name

23 Kê toán

trưởng

Tên, chữ ký kế toán trưởng

Vũ Đình Quyền

Kiểu string với kí tự chữ

Phạm Văn Chi

Kiểu string với kí tự chữ

Kiểu string với kí tự chữ

và dấu cách

Check_name

3.3.2 Dữ liệu đầu ra

Báo cáo nhập kho lập vào ngày ………

Số liệu từ ngày………đến ngày……….

Nhà cung cấp

lượng

Ngày nhập

Số chứng từ

Đơn giá

Cộng tiền

Tổng tiền bằng chữ:

Hình 3.7 “Báo cáo nhập kho”

Phần phân tích dữ liệu “Báo cáo nhập kho” (Hình 3.7) được trình bày trong bảng 3.5

Bảng 3.5 Bảng phân tích “Báo cáo nhập kho” – theo hình 3.7

ngày

Ngày bắt đầu – dùng tính toán hàng nhập

không nhỏ hơn ngày lập phiếu Không lớn hơn ngày kết thúc (ghi

ở mục 3)

-dùng tính toán hàng nhập

không nhỏ hơn ngày bắt đầu (mục 2)

và không lớn hơn ngày hiệntại

(mỗi hàng hóa, vật tư, dụng cụ

có một mã số riêng)

dụng cụ, sản phẩm

cấp

Tên đơn vị, doanh nghiệp cung cấp cho công ty

Công ty thép Việt Úc

Kiểu string

không âm

đơn nhập kho kèm theo với từng loại mặt hàng

hóa– tức là ngày nhập phiếu nhập kho

không nhỏ hơn ngày bắt đầu(mục 2)

Không lớn hơn ngày kết thúc (ghi ở mục 3)

nhập

Đơn giá sản phẩm Được xác định bởi phiếu nhập kho (xác định bởi 2 mục 8

và 9)

không âm