3.4.1.1 Quản lý danh mục
Trong phần quản lý danh mục, kế toán có thể chỉnh sửa, thêm bớt danh mục hàng hóa cũng như danh mục nhà cung cấp.
3.4.1.2 Quản lý quyền sử dụng
Mỗi người sử dụng sẽ được cấp 1 tài khoản (user name) và password riêng bởi người quản lí. Thông tin sẽ được lưu trên máy chủ đảm bảo tính bảo mật. Người sử dụng (kế toán viên) có thể chỉnh sửa thông tin của mình.
3.4.1.3 Quản lý việc nhập kho
Khi có “Phiếu yêu cầu vật tư – dành cho đề nghị mua vật tưu”, kế toán viên nhập toàn bộ dữ liệu vào trong mục tương ứng.
Khi có hàng được nhập mới, thủ kho cần làm “Phiếu nhập kho”. Yêu cầu hóa đơn có đủ thông tin: số phiếu, chứng từ kèm theo (“Phiếu yêu cầu vật tư – dành cho đề nghị mua vật tư”
3.4.1.4 Quản lý việc xuất kho
Khi có “Phiếu yêu cầu vật tư – dành đội thi công hoặc nhân viên cần sử dụng dụng cụ vật tư”, nhân viên nhập toàn bộ dữ liệu vào trong mục tương ứng.
Nếu trong kho còn, thủ kho lập luôn “Phiếu xuất kho”. Ngược lại nếu số lượng không đảm bảo. Sẽ có yêu cầu nhân viên yêu cầu làm “Phiếu yêu cầu vật tư – Dùng cho đề nghị mua vật tư”
3.4.1.5 Tìm kiếm thông tin
Tìm kiếm thông tin giúp cho kế toán viên và người quản lý dễ dàng tìm kiếm:
- Theo ngày tháng: Trong ngày tháng xác định, công ty nhập xuất kho dụng cụ, vật tư gì, số lượng bao nhiêu?
- Theo hàng hóa: Liệu xem trong kho có mặt hàng (hoặc dụng cụ, vật tư) này không. Nếu còn thì còn bao nhiêu, ngày nhập, tên nhà cung cấp,…
- Theo nhà cung cấp: tìm kiếm thông tin số lượng, chủng loại hàng hóa mà một nhà cung cấp.
- Theo nhân viên: Liệu nhân viên đó đã yêu cầu vật tư gì, bao nhiêu, hay đã mượn những dụng cụ nào chưa trả…
3.4.1.6 Báo cáo
Báo cáo giúp cho kế toán viên có những báo cáo chi tiết cho nhà quản lý, gồm có: - Báo cáo nhập kho (trong một khoảng thời gian nhất định)
- Báo cáo xuất kho (trong một khoảng thời gian nhất định) - Báo cáo tồn kho
- Báo cáo các dụng cụ mà đơn vị, cá nhân đang mượn (gồm ngày hoàn trả)
3.4.1.7 Hỗ trợ
Chương trình có chức năng giới thiệu phần mềm, hướng dẫn sử dụng cho người mới sử dụng. Ngoài ra còn chức năng thông báo bản quyền phần mềm. Đặc biệt có chức năng sao lưu dữ liệu tránh trường hợp mất mát dữ liệu do sự cố ngoài ý muốn