Quản lý thời gian dự án bùi minh phung (tuần 3)

QUẢN LÝ THỜI GIAN DỰ ÁN Bùi Minh Phụng MỤC ĐÍCH  Hiểu tầm quan trọng QL thời gian  Hiểu quy trình QL thời gian  Nắm số phương pháp dùng để QL thời gian như: PERT, CPM  Giới thiệu phần mềm hỗ trợ quản lý thời gian Bùi Minh Phụng TẦM QUAN TRỌNG CỦA QL TG  Kết thúc DA hạn thách thức lớn người QL DA  Thời gian hạn TB 222% theo báo cáo CHAOS năm 1995; cải tiến lên 163% vào năm 2001  Các vấn đề lịch biểu lý dẫn đến xung đột DA, đặc biệt nửa sau DA Bùi Minh Phụng MỤC ĐÍCH CỦA QL TG  Quản lý thời gian và tiến độ dự án là quá trình quản lý bao gồm việc thiết lập mạng công việc, xác định thời gian thực hiện từng công việc cũng toàn bộ dự án và quản lý tiến trình thực hiện các công việc dự án sở các nguồn lực cho phép và những yêu cầu về chất lượng đã định  Mục đích của quản lý thời gian là làm để dự án hoàn thành đúng thời hạn phạm vi ngân sách và nguồn lực cho phép, đáp ứng những yêu cầu đã định về chất lượng  Quản lý thời gian là sở để giám sát chi phí cũng các nguồn lực khác cần cho công việc dự án Bùi Minh Phụng CÁC QUY TRÌNH QL THỜI GIAN QL thời gian DA gồm quy trình đảm bảo hoàn tất DA hạn Những quy trình gồm:  Xác định công việc (activities, tasks)  Sắp thứ tự công việc  Ước lượng thời gian cho công việc  Phát triển lịch biểu  Điều khiển lịch biểu Bùi Minh Phụng XÁC ĐỊNH CÁC CÔNG VIỆC-1  Công việc theo nỗ lực hay thời gian cố định  Xác định mốc quan trọng  Các dự án theo lịch trình so với dự án theo nguồn lực  Thành lập nguyên tắc ước lượng thời gian Bùi Minh Phụng XÁC ĐỊNH CÁC CÔNG VIỆC-2  Hành động theo nỗ lực hay thời đoạn:  Nỗi lực: thước đo lượng hay lao động dùng để hoàn tất nhiệm vụ cụ thể hay gói công việc Các số dùng để thể điều tính thời gian dạng đơn vị Ví dụ ba kỹ thuật hay năm ngày nghiên cứu  Theo lực: thuật ngữ dùng để mô tả nhiệm vụ hoàn tất nhanh thông qua việc áp dụng nguồn lực lao động hay lượng phụ Bùi Minh Phụng XÁC ĐỊNH CÁC CÔNG VIỆC-3  Hành động theo nỗ lực hay thời đoạn:  Thời đoạn: thước đo xem gói công việc hay nhiệm vụ cụ thể để hoàn tất Các số dùng để thể điều tính đơn vị thời gian Ví dụ xây dựng nhà dân dụng, sau lần đổ trần, người ta thường để tuần để trần ổn định trước tiếp tục xây tầng Ví dụ ba kỹ thuật hay năm ngày nghiên cứu  Khoảng thời gian cố định: thuật ngữ dùng để mô tả nhiệm vụ hay gói công việc cần đến lượng thời gian để hoàn tất Việc áp dụng nguồn lực phụ không làm thay đổi thời gian yêu cầu Bùi Minh Phụng XÁC ĐỊNH CÁC CÔNG VIỆC-4  Hành động theo nỗ lực hay thời đoạn:  Ví dụ: Một việc để hoàn tất hay phụ thuộc vào vào việc nỗ lực áp dụng Hãy nói bạn muốn tạo chai rượu Nhiều người tham gia làm cho việc hái nho vườn trở nên nhanh rượu đặt vào thùng lượng nỗ lực làm cho rượu lên men nhanh Công việc hái nho theo lực, ủ lên men rượu trường hợp khoảng thời gian cố định Bùi Minh Phụng XÁC ĐỊNH CÁC MỐC QUAN TRỌNG  Mốc quan trọng trường hợp điểm kiểm soát dự án, thường việc hoàn tất phần chuyển giao tạo yêu cầu báo cáo yêu cầu ủng hộ khách hàng hay nhà tài trợ trước tiếp tục dự án  Mốc quan trọng có thời đoạn  Các mốc quan trọng đóng vai trò mốc đánh dấu xác định giám đốc dự án và/hoặc khách hàng Bùi Minh Phụng Bùi Minh Phụng Bùi Minh Phụng SẮP THỨ TỰ CÔNG VIỆC-3  Discretionary dependencies (phụ thuộc tùy ý): là mối quan hệ phụ thuộc được xác định bởi nhóm quản lý dự án Mối quan hệ này được xác định dựa sở hiểu biết thực tiễn về các lĩnh vực kinh tế - xã hội - kỹ thuật liên quan đến dự án và sở đánh giá đúng những yếu tố rủi ro và có giải pháp điều chỉnh mối quan hệ cho phù hợp Thông thường phát sinh dựa trên:  “Best practices” lĩnh vực ứng dụng cụ thể  Các vấn đề bất thường dự án thứ tự hoạt động động cụ thể dù hoạt động khác tốt Bùi Minh Phụng SẮP THỨ TỰ CÔNG VIỆC-4  External dependencies: là mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc dự án với các công việc không thuộc dự án, là sự phụ thuộc của các công việc dự án với các yếu tố bên ngoài Ví dụ: Các công việc test dự án phần mềm phụ thuộc vào phần cứng mà phần mềm cài lên Bùi Minh Phụng ƯỚC LƯỢNG THỜI GIAN - Bùi Minh Phụng ƯỚC LƯỢNG THỜI GIAN -  Đầu vào hoạt động ước lượng thời gian:  Activity list: danh sách công việc  Constraints: ràng buộc  Resource Requirement: yêu cầu nhân lực  Resource Capabilities: khả nhân lực có cho DA  Historical Information: thông tin từ DA cũ tương tự DA triển khai Bùi Minh Phụng ƯỚC LƯỢNG THỜI GIAN -  Công cụ hỗ trợ  Expert Judment: thuê chuyên gia để ước lượng  Analogous estimating: gọi phương pháp ước lượng từ xuống (top-down estimating)  Simulation: giả lập nhiều tình khoảng thời gian khác để tính toán Bùi Minh Phụng PHÁT TRIỂN LỊCH BIỂU - Bùi Minh Phụng PHÁT TRIỂN LỊCH BIỂU -  Dữ liệu đầu vào  Project network diagram: mô hình hiển thị công việc mối quan hệ công việc Ví dụ network diagram (hình slide 13 network diagram) Bùi Minh Phụng PHÁT TRIỂN LỊCH BIỂU -  Dữ liệu đầu vào  Resource pool description: mô tả nhân lực đưa vào dự án giai đoạn khác  Calendars: xác định giai đoạn mà công việc nhân lực phải thực hoàn thành Bùi Minh Phụng PHÁT TRIỂN LỊCH BIỂU -  Công cụ kỹ thuật hỗ trợ  CPM (Critical Path Method): kỹ thuật sử dụng sơ đồ mạng để ước tính tổng thời gian thực dự án  PERT (Program Evaluation and Review Method): kỹ thuật sử dụng sơ đồ mạng để ước tính thời gian có không chắn ước tính thời gian công việc  Công thức tính cho PERT Te = (O + 4M + P)/6 Trong đó: O: lạc quan; P: bi quan; M: bình thường Bùi Minh Phụng ĐIỀU KHIỂN LỊCH BIỂU - Bùi Minh Phụng ĐIỀU KHIỂN LỊCH BIỂU -  Dữ liệu đầu vào:  Project Schedule: thời gian thực dự án gồm thời gian bắt đầu thời gian kết thúc  Performance Report: báo cáo tình hình thực dự án gồm tiến độ công việc đánh giá  Change Requests: yêu cầu thay đổi xảy nhiều hình thức từ nói miệng đến văn Thay đổi yêu cầu khiến lịch biểu cho dự án phình to  Schedule Management Plan: kế hoạch xác định quản lý thay đổi dự án Bùi Minh Phụng SƠ ĐỒ MẠNG  AOA (Activity On Arrow) Còn gọi phương pháp sơ đồ cung, sử dụng đồ thị có hướng để biểu diễn dãy công việc, công việc biểu diễn cung, nút (đỉnh) kiện Bùi Minh Phụng SƠ ĐỒ MẠNG  AON (Activity On Node) Cũng giống với AOA, AON sử dụng đồ thị có hướng để biểu diễn dãy công việc, công việc biểu diễn nút, dây cung mối quan hệ công việc Bùi Minh Phụng [...]... trong việc xây dựng ước lượng  Phạm vi biến động cho ước lượng được đưa ra  Khoảng Bùi Minh Phụng thời gian ước lượng có hiệu lực CÁC NGUYÊN TẮC ƯỚC LƯỢNG TG  Đảm bảo rằng bạn hiểu đầy đủ mục đích dự định của ước lượng và đang sử dụng kỹ thuật ước lượng đúng:  Ước lượng được dùng để đánh giá tiềm lực dự án hay để quản lý dự án hay khác?  Không sử dụng ước lượng trên xuống nếu dự án chưa từng được... Path Method) Bùi Minh Phụng SẮP THỨ TỰ CÔNG VIỆC - 5  Công cụ hỗ trợ Dùng phương pháp PDM (Precedence Diagramming Method) để xác định các quan hệ phụ thuộc Bùi Minh Phụng PHƯƠNG PHÁP ĐƯỜNG TỚI HẠN (CPM)  CPM (Critical Path Method) là một kỹ thuật mạng dùng một ước tính thời gian chính xác để tính toán thời lượng, thời gian dự trữ công việc hay thời gian trì hoãn, và đường tới hạn Bùi Minh Phụng ... MP)/6 Bùi Minh Phụng KỸ THUẬT ƯỚC LƯỢNG TG  Dữ liệu tham khảo:  Thời gian thực hiện công việc phụ thuộc vào trình độ, kỹ năng của người thực hiện, vào dự án và môi trường triển khai dự án  Hệ số điều chỉnh công việc Bùi Minh Phụng KỸ THUẬT ƯỚC LƯỢNG TG  Dữ liệu tham khảo:  Phụ  Hệ thuộc vào năm kinh nghiệm số điều chỉnh công việc Bùi Minh Phụng KỸ THUẬT ƯỚC LƯỢNG TG  Ví dụ:  Ước lượng thời gian. .. công việc A Tháng 4 Tháng 5 ∆ Hoàn tất công việc C ∆ Hoàn tất công việc E Bùi Minh Phụng Tháng 7 Tháng 8 ∆ Hoàn tất công việc B Hoàn tất công việc D Tháng 6 ∆ ∆ DA THEO LỊCH TRÌNH – NGUỒN LỰC  Định nghĩa: Dự án hướng theo lịch trình khi thời hạn chuyển giao cuối cùng là ràng buộc quan trọng hơn cả mà nhà tài trợ hay khách hàng mong muốn Nó chi phối mọi quyết định trong dự án Các dự án theo lịch trình... LƯỢNG THỜI GIAN  Các kỹ thuật ước lượng thời gian  Một số hướng dẫn trợ giúp ước lượng thời gian cho dự án CNTT  Một số phương pháp ước lượng khác Bùi Minh Phụng KỸ THUẬT ƯỚC LƯỢNG TG  Ước lượng phi khoa học : Dựa trên kinh nghiệm chủ quan, cảm tính  Thực hiện: nhanh và dễ dàng  Kết quả: thiếu tin cậy  Chỉ nên dùng khi:  Đội ngũ chuyên môn rất có kinh nghiệm, có kỹ năng cao, đội hình cố định  Dự. .. trong thời hạn đã được xác lập Bùi Minh Phụng DA THEO LỊCH TRÌNH – NGUỒN LỰC  Định nghĩa: Dự án hướng theo nguồn lực khi giá trị các nguồn lực, cụ thể là các nguồn lực kỹ năng và chi phí ràng buộc quan trọng hơn cả mà nhà tài trợ hay khách hàng mong muốn Nó chi phối mọi quyết định trong dự án Các dự án theo nguồn lực phải mở rộng thời gian hoặc từ bỏ chất lượng để giữ lại các ràng buộc về nguồn lực Bùi. .. tư vấn xây dựng ước lượng thời gian cho dự án khách hàng và có các mốc quan trọng tại thời điểm bất đầu và kết thúc dự án và ở mỗi giai đoạn của hợp đồng có các phần có thể chuyển giao do sự đồng thuận của khách hàng đã được yêu cầu trước khi họ có thể tiếp tục từng phần một và bằng sự đồng thuận, họ cũng có thể triển khai quy trình quảng cáo Bùi Minh Phụng XÁC ĐỊNH CÁC MỐC QUAN TRỌNG Tháng 3 Hoàn... thái cực => có ý nghĩa và đáng tin cậy làm cho việc lập kế hoạch trở nên chi tiết hơn Nếu gặp một ước lượng là quá lớn (vượt quá 2 tuần hoặc 80 giờ) => phải phân rã công việc Bùi Minh Phụng KỸ THUẬT ƯỚC LƯỢNG TG  Nhược điểm của PERT  Mất thời gian (của một người và của cả tập thể), khi dự án có quá nhiều công việc (tuy nhiên: Thà mất thời gian ban đầu còn hơn mất thời gian sau này)  Có thể xảy ra:... quan trọng, có ý nghĩa nhất cho dự án hoặc được xác nhận bởi các yêu cầu nhà tài trợ hay khách hàng Bùi Minh Phụng CÁC NGUYÊN TẮC ƯỚC LƯỢNG TG  Đảm bảo rằng nhà tài trợ và các đối tượng liên quan dự án hiểu một cách rõ ràng hoặc bản chất của các dự án nguồn lực và các dự án theo lịch trình Thường có một mối quan hệ cả hai/và giữa lịch trình và nguồn lực:  Hỏi họ xem liệu thời hạn giao là chắc chắn và... Bùi Minh Phụng CÁC NGUYÊN TẮC ƯỚC LƯỢNG TG  Quan sát các trường hợp khoảng thời gian cố định và phụ thuộc cơ sở vật chất:  Tìm kiếm các trường hợp khoảng thời gian cố định bất kỳ trong luồng dự án, đặc biệt chú ý tới sự phụ thuộc ngược dòng và xuôi dòng  Tìm kiếm bất kỳ trường hợp hay nhiệm vụ nào đòi hỏi những cơ sở vật chất đặc biệt Đặc biệt chú ý tới sự phụ thuộc ngược dòng và xuôi dòng Bùi Minh ... Hiểu tầm quan trọng QL thời gian  Hiểu quy trình QL thời gian  Nắm số phương pháp dùng để QL thời gian như: PERT, CPM  Giới thiệu phần mềm hỗ trợ quản lý thời gian Bùi Minh Phụng TẦM QUAN TRỌNG... xuôi dòng Bùi Minh Phụng ƯỚC LƯỢNG THỜI GIAN  Các kỹ thuật ước lượng thời gian  Một số hướng dẫn trợ giúp ước lượng thời gian cho dự án CNTT  Một số phương pháp ước lượng khác Bùi Minh Phụng... công việc test dự án phần mềm phụ thuộc vào phần cứng mà phần mềm cài lên Bùi Minh Phụng ƯỚC LƯỢNG THỜI GIAN - Bùi Minh Phụng ƯỚC LƯỢNG THỜI GIAN -  Đầu vào hoạt động ước lượng thời gian:  Activity