Quản lý thời gian dự án

Quản lý thời gian dự án 1. Khái niệm và tác dụng Khái niệm: Mạng công việc là kỹ thuật trình bày kế hoạch tiến độ, mô tả dưới dạng sơ đồ mối quan hệ liên tục giữa các công việc đã được xác định cả về thời gian và thứ tự công việc trước sau. Mạng công việc là sự kết nối các công việc và các sự kiện Tác dụng: Phản ánh các mối quan hệ tương tác giữa các công việc của dự án. Cho phép xác định thời gian hoàn thành dự án trên cơ sở thời gian thực hiện những công việc mà nhất thiết phải theo tuần tự trước sau. Là cơ sở xác định thời gian dự trữ các sự kiện, các công việc và đường gang của dự án. Cho phép lựa chọn thời gian bắt đầu và kết thúc của một công việc cụ thể để vừa đảm bảo tiến độ dự án, vừa tiết kiệm chi phí và nguồn lực. Là cơ sở để lập kế hoạch, kiểm soát, theo dõi kế hoạch tiến độ và thời gian hoàn thành dự án.

Bảng đánh giá công việc STT Họ tên Đặng Khánh Huyền(Nhóm trưởng) Vũ Hà Trang Lê Thị Ngà Nguyễn Lâm Ngọc Nhi Dương Thị Ánh Cơng việc Nhận xét Điể m Thuyết trình, hỗ Hồn thành trợ làm nội dung tốt cơng Kỹ thuật tổng quan việc, có 40% đánh giá dự án trách Pert phương nhiệm pháp đường Găng Thuyết trình, làm nội dung phương pháp biểu đồ GANTT biểu đồ đường chéo Hồn thành tốt cơng việc, có 40% trách nhiệm Thuyết trình, làm phần nội dung Mạng cơng việc Hồn thành tốt cơng việc, có 40% trách nhiệm Thuyết trình, hỗ Hồn thành trợ làm nội dung tốt cơng Kỹ thuật tổng quan việc, có 40% đánh giá dự án trách Pert phương nhiệm pháp đường Găng làm nội dung Kỹ Hoàn thành 40% thuật tổng quan tốt công đánh giá dự án Pert phương pháp đường Găng Trương Thị Hồng Hải việc, có trách nhiệm làm nội dung Kỹ Hồn thành thuật tổng quan tốt công đánh giá dự án việc, có 40% Pert phương trách pháp đường Găng nhiệm làm nội dung Kỹ Hoàn thành thuật tổng quan tốt cơng đánh giá dự án việc, có 40% Pert phương trách pháp đường Găng nhiệm làm nội dung Kỹ Hoàn thành thuật tổng quan tốt cơng đánh giá dự án việc, có 40% Pert phương trách pháp đường Găng nhiệm Phạm Thị Hoa Lý Đào Thị Hoà Lương Thị Mai Hạ 10 làm nội dung Kỹ Hoàn thành thuật tổng quan tốt cơng đánh giá dự án việc, có 40% Pert phương trách pháp đường Găng nhiệm Hoàn thành Phạm Minh Thuận tốt cơng Làm phần nội dung việc, có 40% Mạng công việc trách nhiệm 11 Nguyễn Minh Khuê Thuyết trình, hỗ Hồn thành trợ làm nội dung tốt cơng Kỹ thuật tổng quan việc, có 40% đánh giá dự án trách Pert phương nhiệm pháp đường Găng CHƯƠNG 4: QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN I Mạng công việc Khái niệm tác dụng * Khái niệm: - Mạng công việc kỹ thuật trình bày kế hoạch tiến độ, mơ tả dạng sơ đồ mối quan hệ liên tục công việc xác định thời gian thứ tự công việc trước sau - Mạng công việc kết nối công việc kiện * Tác dụng: - Phản ánh mối quan hệ tương tác công việc dự án - Cho phép xác định thời gian hoàn thành dự án sở thời gian thực công việc mà thiết phải theo trước sau - Là sở xác định thời gian dự trữ kiện, công việc đường gang dự án - Cho phép lựa chọn thời gian bắt đầu kết thúc công việc cụ thể để vừa đảm bảo tiến độ dự án, vừa tiết kiệm chi phí nguồn lực - Là sở để lập kế hoạch, kiểm soát, theo dõi kế hoạch tiến độ thời gian hoàn thành dự án * Có loại quan hệ phụ thuộc: - Phụ thuộc bắt buộc - Phụ thuộc tùy ý - Phụ thuộc bên ngồi Phương pháp biểu diễn mạng cơng việc - Có phương pháp để biểu diễn mạng cơng việc Đó phương pháp “ dặt cơng việc mũi tên” (AOA- Activities on Arrows) phương pháp “đặt công việc nút” (AONActivities on Node) - Cả phương pháp có chung nguyên tắc là: để bắt đầu cơng việc cơng việc trước phải hồn thành , mũi tên vẽ theo chiều từ trái sang phải, phản ánh mối quan hệ logic trước sau công việc độ dài mũi tên lại khơng có ý nghia phản ánh độ dài thời gian a, Phương pháp AOA -Xây dựng mạng công việc theo AOA dựa số khái niệm sau: + Công việc ( hành động- activities) nhiệm vụ nhóm nhiệm vụ cụ thể cần thực dự án Nó đòi hỏi thời gian, nguồn lực chi phí để hồn thành + Sự kiện điểm chuyển tiếp, đánh dấu hay nhóm cơng việc hoàn thành khởi đầu hay nhóm cơng việc + Đường kết nối liên tục công viện theo hướng mũi tên, tính từ kiện đầu đến kiện cuối - Nguyên tắc xây dựng + Sử dụng mũi tên có hướng để trình bày cơng việc Mỗi công việc biểu diễn mũi tên nối kiện + Đảm bảo tính logic AOA sở xác định rõ trình tự thực mối quan hệ công việc  Theo phương pháp AOA, mạng công việc kết nối liên tục kiện công việc - Ưu điểm: xác định rõ ràng kiện công việc, khĩ thuật PERT sử dụng - Nhược điểm: thường khó vẽ, dẫn đến số trường hợp nhiều thời gian để vẽ sơ đồ mạng cơng việc dự án (Ví dụ minh hoạ pp AOA slide) b, Phương pháp AON - Nguyên tắc: + Các cơng việc trình bày nút (hình chữ nhật) Những thơng tin hình chữ nhật gồm tên công việc, ngày bắt đầu, ngày kết thúc độ dài thời gian thực công việc + Các mũi tên tuý xác định thứ tự trước sau công việc + Tất điểm nút, trừ điểm nút cuối cùng, có điểm nút đứng sau Tất điểm, trừ điểm nút đầu tiên, có điểm nút đứng trước + Trong sơ đồ mạng có điểm nút (sự kiện) điểm nút (sự kiện) cuối ( ví dụ minh hoạ phương pháp AON slide) * Nhược điểm phương pháp - Cả phương pháp đòi hỏi: + Các cơng việc phải xác định cụ thể ngày bắt đầu, ngày kết thúc thời hạn hồn thành + Cơng việc trước phải hồn thành tồn bắt đầu công việc d, Các phương pháp xâu dựng sơ đồ mạng khác Một số phương pháp xây dựng sơ đồ mạng khác khắc phục nhược điểm ý đầy đủ tới mối quan hệ công việc sau: Quan hệ “bắt đầu với bắt đầu” Quan hệ “hoàn thành với hoàn thành” Quan hệ “bắt đầu với hoàn thành” Quan hệ “kết thúc với bắt đầu” (Minh hoạ slide) - Tuy có ý đầy đủ tới mối qua hệ nêu phương pháp khác lại có nhược điểm mà phương pháp AOA AON không mắc phải Tính ưu việt phương pháp hẳn - Trong số trường hợp, thiết kế sơ đồ mạng AOE AON thoả mãn số quan hệ nêu II Kĩ thuật tổng quan đánh giá dự án (PERT – Program Evaluation and Review Technique) phương pháp đường găng (Critical Path Method – CPM) - - Mục đích: Kỹ thuật tổng quan đánh giá dự án (PERT) kĩ thuật để quản lý tiến độ dự án Kĩ thuật tổng quan đánh giá dự án lần sử dụng hải quân Mĩ vào năm 1958 để lập kế hoạch quản lý chương trình phát triển tên lửa xuyên lục địa Nhờ áp dụng kĩ thuật quản lý dự án nên thời gian thực dự án giảm năm so với thời gian dự tính Điểm giống khác PERT CPM: + Giống nhau: Cả hai kĩ thuật rõ mối quan hệ liên tục công việc, dẫn đến tính tốn đường găng, thời gian dự trữ công việc + Khác nhau: ∙ PERT: xem thời gian thực công việc dự án đại lượng biến đổi xác định nhờ lý thuyết xác suất ∙ CPM: sử dụng ước lượng thời gian xác định - Phương pháp thực chung cho PERT CPM: bước Xác định công việc (nhiệm vụ) cần thực dự án Xác định mối quan hệ trình tự thực cơng việc Vẽ sơ đồ mạng cơng việc Tính tốn thời gian chi phí cho cơng việc dự án Xác định thời gian dự trữ công việc kiện Xác định đường găng Một số nội dung hai phương pháp PERT/CPM: Xây dựng sơ đồ PERT/CPM PERT mạng công việc, bao gồm kiện công việc Theo phương pháp AOA, công việc thể đoạn thẳng nối hai đỉnh (sự kiện) có mũi tên hướng Các kiện biểu diễn vòng tròn (nút) đánh số liên tục theo chiều từ trái sang phải xuống dưới, đó, đầu mũi tên có số lớn mũi tên Một sơ đồ PERT có điểm đầu (sự kiện đầu) điểm cuối (sự kiện cuối) * Phương pháp trình bày PERT: Hai cơng việc nối tiếp nhau: Cơng việc b bắt đầu cơng việc a hồn thành - a (5 ngày) b (3 ngày) Hai công việc hội tụ: Hai cơng việc a b bắt đầu khơng thời điểm, lại hồn thành thời điểm (sự kiện 3) - a (3 ngày) b (4 ngày) - Hai công việc thực đồng thời: Công việc a b bắt đầu thực thời điểm (từ kiện 2) - a (5 tuần) b (2 tuần) - Công việc (biến) giả: Công việc giả cơng việc khơng có thực, khơng đòi hỏi thời gian chi phí để thực có tác dụng rõ mối quan hệ trước sau công việc kiện sơ đồ PERT Ví dụ, biến X hình cho biết công việc d bắt đầu thực hai cơng việc a b hồn thành C(2 tuần) A(4 tuần) X D(6 tuần) B(3 tuần) Khi thiết lập sơ đồ mạng, gặp tình sử dụng biến giả, khơng ý mức dẫn đến tình trạng vẽ sai hậu nội dung quản lý dự án dựa sở sơ đồ mạng quản lý nhân lực, chi phí bị sai lệch * Nguyên tắc đánh số kiện • • • Đánh số theo trình tự kiện từ xuống dưới, từ trái qua phải Sự kiện đầu mũi tên mang số lớn kiện mũi tên Khi gặp kiện có nhiều mũi tên đến quay đánh số kiện bình thường nằm đường khác Chỉ đánh số kiện có nhiều mũi tên đến kiện đuôi mũi tên đánh số Ví dụ phương pháp xây dựng sơ đồ PERT: Hãy xây dựng sơ đồ PERT cho chương trình bình thường dự án M với số liệu Bảng 4.2 Bảng 4.2 Chương trình bình thường chương trình đẩy nhanh dự án M Cơng việc Cơng việc trước Chương trình bình thường Chương trình đẩy nhanh Thời gian (tuần) Chi phí (triệu đồng) Thời gian (tuần) Chi phí (triệu đồng) A - 30 50 B - 40 55 C - 45 60 D A 30 38 E B 20 32 F B 20 37 G C 50 71 H D, E 55 63 I D, E 30 33 K G, F, H 10 37 M I, K 10 10 Tổng 340 486 Sơ đồ PERT cho chương trình bình thường dự án M trình bày Hình 4.5 d(5) a(5) i(5) e(4) b(7) m(3) h(8) c(6) k(7) f(3) g(6) Hình 4.5 Sơ đồ PERT cho phương trình bình thường dự án M Thời gian thực công việc Tên công việc Dự tính thời gian thực cơng việc Có hai phương pháp chính: phương pháp tất định (bỏ qua yếu tố bất định) phương pháp ngẫu nhiên (tính đến tác động nhân tố ngẫu nhiên dự tính thời hạn thực cơng việc) a) Phương pháp ngẫu nhiên Trên sở sử dụng phương pháp tốn học xác định tương đối xác ngày án hồn thành Giả sử thời gian hồn thành cơng việc sau: • b: Thời gian cực đại – thời gian dự tính bi quan tương ứng trường hợp cơng việc tiến hành điều kiện khơng thuận lợi • a: Thời gian cực tiểu – thời gian dự tính lạc quan tương ứng trường hợp tiến hành thuận lợi • m: Thời gian hồn thành cơng việc – tương ứng trường hợp dự án tiến hành bình thường Giả sử thời gian hồn thành cơng việc dự án biến động tuân theo quy luật chuẩn giá trị trung bình phân phối chuẩn (tương ứng với thời gian trung bình đây) thời gian hoạt động kì vọng theo đường găng đại lượng z phân phối chuẩn tính sau: Z= Trong đó: S: thời gian dự kiến hoàn thành toàn dự án D: độ dài thời gian hồn thành cơng việc găng độ lệch chuẩn thời gian hoàn thành cơng việc găng Khi đó: D= Te: thời gian thực công việc găng i: công việc găng thứ i  Khi phương sai lớn tính khơng chắn thời gian hoàn thành dự án tăng Giả sử, cơng việc độc lập thời gian hoàn thành dự án tổng thời gian kì vọng thực cơng việc tuyến găng phương sai hoàn thành dự án tổng phương sai cơng việc tuyến găng Trong đó: i: cơng việc găng Ví dụ: Cho dự án hình 4.7 Ba ước lượng thời gian cơng việc cho bàng 4.3 Hãy tìm xác suất hồn thành dự án vòng 14 ngày 2 d a g e b c h Giải: trước tiên tính Te Bảng 4.3 Tính thời gian thực công việc theo phương pháp ngẫu f nhiên Công việc Thời gian cực đại (ngày) Thời gian cực tiểu (ngày) Thời gian thông thường (ngày) (a) (b) (m) Thời gian Phương sai trung bình (ngày) (Te) Ꝺ2 Đường a-d-g, dài 11, 16 ngày A 3 0,444 D 4 0,444 G 4,166 0,25 Đường b-e-g, dài 13, 16 ngày B 4 E 5 G 4,166 1,361 Đường c-f-h, dài 10, 83 ngày C 3 0,111 F 4 0,111 H 3,83 0,25 Đường găng đường dài nối cơng việc b-e-g có tổng chiều dài 13.16 ngày Phương sai công việc đường găng 3.36 ngày Tính z z = 0.4545 Tra bảng phân phối chuẩn sau: Theo cột Z tìm giá trị 0.4, sau tìm giá trị nằm giao điểm dòng có giá trị 0.4 với cột 0.05 ta tìm p 67.36% Vậy xác suất hoàn thành dự án thời hạn 14 ngày 67.36% Bảng: Xác suất tích lũy phân phối chuẩn (diện tích đường cong tình từ -∞ đến z) Khi tính xác suất thời gian hồn thành dự án, người ta tính tích xác suất thời gian hồn thành đường găng đường gần với đường găng Theo ví dụ trên, xác suất hồn thành đường găng 0.6736, đường a-d-g 0,996 đường c-f-h 1,0 Vậy xác suất hoàn thành dự án theo phương pháp 67,09%(0.6736 x 0.996 x 1.0 x100%) Trong ví dụ trên, cách tính xác suất hồn thành dự án theo đường găng theo tập hợp nhiều đường gồm đường găng không găng cho kết gần Như sử dùng hai phương pháp để tính xác suất Tuy nhiên trường hợp dẫn đến kết tương tự Việc sử dụng phương pháp tùy thuộc vào nhiều nhân tổ ví dụ kinh nghiệm quản lý cán dự án, đặc điểm loại hình dự án… b) Phương pháp tất định • • • Phương pháp mô đun Kỹ thuật đánh dấu công việc Kỹ thuật tham số c) Phương pháp dự tính thời gian cho cơng việc: • • • • • Xây dựng giả thiết liên quan đến nguồn lực, đến hồn cảnh tác động bình thường Dự tính thời gian thực cơng việc dựa vào nguồn lực huy động kế hoạch Xác định tuyến găng độ co dãn thời gian cơng việc So sánh thời gian hồn thành theo dự tính với mốc thời hạn cho phép Điều chỉnh yêu cầu nguồn lực cần thiết Thời gian dự trữ kiện (điểm nút) 3.1 Thời gian sớm thời gian muộn đạt tới kiện Cơng thức tính Ei Ej = Maxi (Ei + tij) Ei = Cơng thức tính Li Li = Minj (Lj - tij) Lcuốicùng = Độ dài thời gian thực dự án Ký hiệu: tij: Độ dài cung ij hay thời gian thực công việc mà kéo dài từ kiện i tới j (i kiện trước, j kiện sau) Ej: Thời gian sớm để đạt tới kiện j tính từ bắt đầu dự án (quãng đường dài từ kiện đầu đến kiện j) Lj: Thời gian chậm kiện j phải xuất mà khơng làm chậm trễ việc hồn thành dự án Cơng thức tính Li Li = Minj (Lj - tij) Lcuốicùng = Độ dài thời gian thực dự án 3.2 Ý nghĩa việc tính E L Việc tính tốn thời gian sớm thời gian muộn có tác dụng: • Tính tốn thời gian dự trữ kiện: Thời gian dự trữ kiện thời gian kiện kéo dài thêm mà không làm ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành dự án Nếu gọi thời gian dự trữ kiện i S ta có cơng thức sau: Si = Li - Ei • Xác định đường găng Đường găng đường nối kiện găng (hoặc công việc găng) Để quản lý tốt dự án, công việc kiện đường găng cần quản lý chặt cơng việc bị chậm trễ ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành toàn dự án • Xác định khả thực tiến độ thời gian dự kiến đạt đến kiện (điểm nút) Đây sở để kiểm tra tiến độ, điều chỉnh, khắc phục bất hợp lý xảy - Xác suất thực tiến đồ dự kiến xác định theo phân phối chuẩn sở giả định số lượng công việc đủ lớn thời gian thực công việc biến động tuân theo quy luật Công thức xác định z phân phối chuẩn: z Thời gian dự trự cơng việc Thời gian dự trự tồn phần cơng việc khoảng thời gian cơng việc kéo dài thêm khơng làm chậm ngày kết thúc dự án Thời gian dự trữ tự thời gian mà công việc kéo dài tham khơng làm chậm ngày bắt đầu cơng việc tiếp sau: Kí hiệu: ES(a): Thời gian bắt đầu sớm công việc a EF(a): Thời gian kết thúc sớm công việc a t(a) : Độ dài thời gian thực công việc a LS(a): Thời gian bắt đầu công việc muộn a LF(a): Thời gian kết thúc muộn công việc a LFcc: Thời gian kết thúc muộn công việc cuối Vậy: EF(a) = ES(a) + t(a) (1) ES(a) = Max (EFj) = Ei (j công việc trước a) (2) ES(1) = LF(a) = Min (LSj) = Lj (j công việc sau a) (3) LS(a) = LF(a) – t(a) (4) LFcc = thời gian thực dự án Thời gian trự toàn phần = LS(a) – ES(a) Thời gian dự trữ tự = EF(a) (6) công việc (a) (5) Min(ES tất – cơng việc sau (a)) Ví dụ: Tính thời gian dự trữ tự toàn phần dự án Q Ta có bảng sau ngày thực trình tự cơng việc: TT Kí hiệu Ngày Trình tự công việc A Ngay B Ngay C Sau A D Sau A E Sau B F Sau B G Sau D, E H Sau E, D I Sau F, H Giải: Bảng tình thời gian dự trữ tồn phần tự Thời Côn gian g thực việc hiện(t ) Thời gian bắt dầu sớm (ES) Thời gian hoàn thành sớm (EF) Thời gian bắt đầu muộn (LS) Thời gian hoàn thành muộn (LF) Thời gian dự trữ toàn phần Thời gian dự trữ tự (1) (2) (3) (4) (5) (6) A 2 0 B 3 C 10 15 8 D 10 10 0 E 10 F 10 12 G 10 15 10 15 0 H 10 12 10 12 0 I 12 15 12 15 0 III Phương pháp biểu đồ GANTT biểu đồ đường chéo Biểu đồ GANTT Định nghĩa GANTT phương pháp trình bày tiến trình thực tế kế hoạch thực công việc dự án theo tiến trình thời gian Mục đích Nhằm xác định tiến độ hợp lý để thực công việc dự án • Cấu trúc Trục tung: trình bày cơng việc Trục hồnh: thời gian thực công việc Độ dài đoạn thẳng: độ dài công việc Tác dụng hạn chế Tác dụng - Dễ đọc, dễ nhận biết - Dễ xây dựng - Thấy tình hình thực tế - Thấy mốc thời gian quan trọng - Là sở phân phối nguồn lực thực tế Hạn chế - Không phù hợp với dự án lớn - Khó nhận biết cơng việc nhiều công việc liên tiếp Quan hệ PERT GANTT • Từ biểu đồ PERT chuyển sang GANTT để dễ quản lý theo dõi điều chỉnh trực tiếp, gián tiếp qua sơ đồ PERT/CPM Biểu đồ đường chéo Định nghĩa - Là công cụ quản lý tiến độ dự án so sánh tiến độ dự án theo dự kiến với tiến độ thực tế Cấu trúc - Trục tung: tiến độ dự kiến - Trục hoành: tiến độ thực tế - Đường chéo: tiến độ thực tế thực theo kế hoạch - Khi tiến độ thực tế so với kế hoạch bị chậm ta có đường gấp khúc kiểu cưa đường chéo  Biểu đồ phù hợp với dự án nhỏ, khơng có nhiều cơng việc ... tốn thời gian sớm thời gian muộn có tác dụng: • Tính tốn thời gian dự trữ kiện: Thời gian dự trữ kiện thời gian kiện kéo dài thêm mà khơng làm ảnh hưởng đến thời gian hồn thành dự án Nếu gọi thời. .. thời gian dự trữ tồn phần tự Thời Cơn gian g thực việc hiện(t ) Thời gian bắt dầu sớm (ES) Thời gian hoàn thành sớm (EF) Thời gian bắt đầu muộn (LS) Thời gian hoàn thành muộn (LF) Thời gian dự. .. = thời gian thực dự án Thời gian trự toàn phần = LS(a) – ES(a) Thời gian dự trữ tự = EF(a) (6) công việc (a) (5) Min(ES tất – công việc sau (a)) Ví dụ: Tính thời gian dự trữ tự tồn phần dự án