Quản lý phạm vi dự án bùi minh phung ( tuần 2)

QL PHẠM VI LÀ GÌ? Các kết quả chuyển giao deliverables  Là kết quả của DA mà sẽ được chuyển giao cho khách hàng như: phần cứng, phần mềm, bảo hành, tài liệu, đào tạo và phương thức ch

QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN

MỤC ĐÍCH

 Hiểu được tầm quan trọng của QL phạm vi

 Hiểu được quy trình của QL phạm vi

 Mô tả sự hỗ trợ của phần mềm trong QL phạm vi

2

QL PHẠM VI LÀ GÌ?

 Phạm vi (scope)

 Là một danh sách những gì DA phải làm (cũng

có thể là không làm).

 DA phải có phạm vi được viết rõ ràng, nếu

không DA sẽ không bao giờ kết thúc

3

QL PHẠM VI LÀ GÌ?

 Các kết quả chuyển giao (deliverables)

 Là kết quả của DA mà sẽ được chuyển giao

cho khách hàng như: phần cứng, phần mềm, bảo hành, tài liệu, đào tạo và phương thức chuyển giao

 Nhóm DA và các bên liên quan phải cùng

thống nhất những gì sẽ được tạo ra như là kết quả của DA và chúng được tao ra như thế nào

4

 Nó bảo đảm đội dự án và những người liên

quan cùng hiểu biết về sản phẩm mà dự án tạo ra và quy trình mà đội dự án sẽ sử dụng để tạo ra sản phẩm.

5

7

CÁC QUY TRÌNH QL PHẠM VI DA

8

CÁC QUY TRÌNH QL PHẠM VI DA

KHỞI ĐỘNG DỰ ÁN

 Kế hoạch chiến lược

 Bước đầu trong khởi động DA là nhìn vào bức tranh tổng thể hay là kế hoạch chiến lược của công ty

 Kế hoạch chiến lược đòi hỏi xác định các mục tiêu, nghiệp vụ lâu dài

 Các DA cần hỗ trợ các mục tiêu chiến lược và tài chính

9

PHƯƠNG PHÁP CHỌN DỰ ÁN

 Tập trung vào nhu cầu chung

 Phân tích SWOT (mạnh, yếu, cơ hội, nguy

TẬP TRUNG VÀO NHU CẦU

 Dựa vào 3 tiêu chuẩn sau:

 Nhu cầu (need)

 Tài chính (fund)

 Sự sẵn lòng (will)

12

PHÂN TÍCH SWOT

13

 Có thể phân loại dựa theo: thời gian thực

hiện và khi nào có cần dùng

 Có thể phân loại dựa theo độ ưu tiên của dự án

14

PHÂN TÍCH TÀI CHÍNH

 Phân tích NPV (Net present value): giá trị hiện tại

 ROI (Return On Investment) =

(total discounted benefits – total discounted cost) /

discounted costs: kết quả thu được nhờ đầu tư

 Thời gian hoàn vốn (Payback period)

15

MỘT SỐ THUẬT NGỮ

 Discount rate: tỉ lệ chiết khấu

 Cast flow: dòng tiền mặt, tính bằng hiệu thu nhập và chi tiêu

 Capital: tiền vốn

 Cost of capital: chi phí của vốn

16

TUYÊN BỐ DỰ ÁN

 Sau khi quyết định chọn dự án, ta phải đưa

ra tuyên bố dự án

 Tuyên bố dự án công nhận dự án và cũng cấp những chỉ thị về việc quản lý dự án

những muc tiêu của dự án

 Những stakeholders sẽ ký vào tuyên bố để xác nhận việc đồng ý với sự cần thiết và

mục đích của dự án

17

TUYÊN BỐ DỰ ÁN

 Ví dụ

18

TÔN CHỈ DỰ ÁN (Project Charter)

Là tài liệu mang tính chất pháp lý cao dùng để khẳng

định sự phê chuẩn chính thức cho người trưởng dự án

được quyền sử dụng nguồn lực đã cấp để làm thõa mãn các yêu cầu đối với dự án Nơi ban hành tài liệu là một tổ chức (một công ty, hay cơ quan của chính phủ) thành lập

dự án, là nơi cung cấp các nguồn lực cần thiết cho dự án

để giải quyết một hoặc một số yêu cầu như:

 Yêu cầu của thị trường về một sản phẩm đặc thù

 Yêu cầu cải tiến bộ máy của tổ chức hoặc chính phủ

 Yêu cầu sử dụng ưu thế từ công nghệ mới

 Nhu cầu từ xã hội

19

TÔN CHỈ DỰ ÁN (Project Charter)

Nội dung của tôn chỉ dự án: trình bày rõ ràng các nội

dung sau:

 Các yếu điểm của tổ chức, hậu quả và cơ hội để cải tiến: nội dung này là phần phân tích tổng quát để đưa đến mục tiêu của dự án

 Mục tiêu của dự án: mục tiêu của dự án là để giải

quyết tất cả hoặc một phần khuyết điểm (hoặc cơ hội cải tiến) cho tổ chức; mục tiêu của dự án phải liên kết với mục tiêu của tổ chức thông qua chiến lược phát triển của tổ chức.

20

TÔN CHỈ DỰ ÁN (Project Charter)

Nội dung của tôn chỉ dự án: trình bày rõ ràng các nội

dung sau:

 Sơ lược về phương pháp thực hiện dự án để đạt được mục tiêu của dự án: bao gồm cách giải quyết các yêu cầu và trình tự các bước thực hiện (tổng quát)

 Các giả định (assumptions) và phụ thuộc

(dependencies) từ phương pháp đã nêu ở trên:

 Giả định là giả thiết về những tình huống sẽ xảy ra trong

tương lai (thực tế có thể khác với giả định), dùng làm tiền đề lập kế hoạch cho dự án

 Phụ thuộc: là những gì mà dự án cần nhưng lại không đủ khả năng tự giải quyết, phía tổ chức cần trợ giúp cho dự án, như

21

TÔN CHỈ DỰ ÁN (Project Charter)

Nội dung của tôn chỉ dự án: trình bày rõ ràng các nội

dung sau:

 Các chuyển giao (deliverables) và các mốc đánh giá

(milestones) Chuyển giao là những sp, dv tạo ra từ DA

để chuyển cho tổ chức sử dụng Mốc đánh giá là một nội dung đánh giá kq của DA ở một thời điểm xác định trước, để quyết định DA có được thực hiện tiếp hay

TÔN CHỈ DA

23

VÍ DỤ TÔN CHỈ DỰ ÁN

24

VÍ DỤ TÔN CHỈ DỰ ÁN

25

LẬP KẾ HOẠCH PHẠM VI

 Là quá trình xây dựng tài liệu nhằm cung

cấp nền tảng về phạm vi của DA Tuyên bố

LẬP KẾ HOẠCH PHẠM VI

27

Tên dự án- (Project Title):

Ngày – (Date): Người viết: (Prepared by):

Lý Giải về dự án (Project Justification):

Các tính chất và yêu cầu của sản

phẩm: (Product Characteristics and

LẬP KẾ HOẠCH PHẠM VI

28

  Tổng kết về các sản phẩm chuyển giao của dự án.

 

(Summary of Project Deliverables) Các kết quả liên quan đến quản lý dự án

(P roject management-related) deliverables):

business case, charter, team contract, scope statement, WBS, schedule, cost baseline, status reports, final project presentation, final project report, lessons-learned report, and any other documents

required to manage the project.

Sản phẩm liên quan (Product-related deliverables): research reports, design documents,

software code, hardware, etc.

XÁC ĐỊNH PHẠM VI DA

 Sau khi hoàn tất kế hoạch phạm vi, bước tiếp theo

là xác định chi tiết công việc bằng cách chia

thành các công việc nhỏ hơn có thể quản lý được.

WBS (Work Breakdown Structure)

 Một WBS là cây phân cấp của các nhóm

công việc chính mà được bao gồm trong dự

án, nó xác định toàn bộ phạm vi của dự án

 Là tài liệu cơ bản trong quản lý dự án, là

nền tảng cho việc lập kế hoạch và quản lý lịch biểu, chi phí và biến đổi dự án

30

 Ví dụ:

31

 Ví dụ:

32

 Ví dụ:

33

CÁC NGUYÊN LÝ CB TẠO WBS

1 Một đơn vị công việc chỉ xuất hiện 1 nơi trong

WBS

tổng các công việc dưới nó

3 Một mục WBS là nhiệm vụ của chỉ 1 người, ngay

cả khi có nhiều người thực hiện công việc này

34

CÁC NGUYÊN LÝ CB TẠO WBS

5 Các thành viên trong nhóm phải tham gia

vào phát triển WBS để đảm bảo tính nhất

quán

6 Mỗi mục WBS phải có tài liệu đi kèm để đảm

bảo hêểu được chính xác phạm vi công việc

7 WBS là công cụ linh hoạt để đáp ứng những

thay đổi không tránh được

35