Quản lý phạm vị dự án

Phạm vi (Scope) là một Danh sách tất cả những gì Dự án phải làm (và cũng có thể là một danh sách tất cả những điều mà dự án không phải làm). Dự án phải có một phạm vi được viết ra rõ ràng, nếu không Dự án sẽ không bao giờ kết thúc.

 bn v Qun lý d án Qun lý phm vi d án Qun lý phm vi d án Copyright © 1998-2007 by STS 2 Xác nh các mc tiêu Khái nim Tóm tt các nguyên tc c bn:  Thông thng s khác bit v li ích gia các bên liên quan làm cho vic xác nh các c tiêu ca d án tr nên khó khn. Giám c d án cn gii quyt các xung t liên quan n các mc tiêu ca d án mt cách chng. Các khái nim liên quan: - Các bên liên quan - Khách hàng - Chu t/nhà tài tr Tài liu tham kho: Mun tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho các tài liu sau ây : PMBOK® guide: 5.1: Lp k hoch Phm vi d án 5.2: Xác nh Phm vi d án IPMA Ranh gii Kh nng: Chng 5: Bi cnh ca d án Chng 8: Các mc tiêu và chin lc ca d án Chng 9: Các tiêu chí ánh giá s thành công và tht i ca d án Chng 13: Ni dung và phm vi d án Phân tích quyt nh trong  án Schuyler John R pp. 15  c tiêu ca d án cn phi  c xác nh mt cách chính xác và cn phi c chia s vi các bên liên quan.  u tiên các mc tiêu  c phác tho mt cách khái quát, sau ó giám c d án và nhà tài tr/chu t s c ùng nhau thanh c dn dn (quá trình tng tác).  u quan trng là các mc tiêu c a d án không ch phn ánh i ích ca giám c d án hoc ca chu t/nhà tài tr, m à n phi làm tha mãn n mc ti a, các nhu cu ca các bên liên quan trong d án.  Quy tc c bn: phng sách cui c ùng, chính khách hàng là ngi quyt nh vic th hin các mc tiêu ca d án.  Các mc tiêu và các kt qu ca d án cn c th hin di hình th c có tho lng c.  Giám c d án phi m bo rng các bên liên quan có mt cách nh ìn nh nhau i vi các mc tiêu ca d án. Qun lý phm vi d án Copyright © 1998-2007 by STS 3 How to do Xác nh các mc tiêu nh th nào? A. u Nhà tài tr/Chu tã a ra c các mc tiêu hoàn toàn rõ ràng và trình bày d hiu thì: 1 Xem xét xem các mc tiêu có mâu thun vi nhau không. Nu có mâu thun thì c ng trình bày li  loi tr các mâu thun. 2 Tho lun các mc tiêu này vi nhóm  án, khách hàng, và có th vi ngi s ng cui cùng m bo rng tt c mi ngi u ng ý vi các mc tiêu c a ra. u ó có th mt nhiu thi gian! Nhng cng áng b ra mt hoc nhiu ngày  có c s nht trí chung. 3 Tip tc xác nh rõ hn các mc tiêu - ó là mt quá trình tng tác, mà qua ó, n có th phát hin thêm mt s mâu thun, các mc tiêu li phi c trình bày i. 4 Thit lp trình t u tin cho tng mc tiêu: các mc tiêu nào là tuyt i không th thiu c, và các mc tiêu nào chn thun là mong mun (cn có hoc có thì t). 5 Xem li xem các mc tiêu c trình bày di hình thc trung lp, m ng cho các gii pháp k thut khác nhau không. "Cái gì" nên xác nh "nh th nào"?. B. u Nhà tài tr/Chu ta ra các mc tiêu tng i l m, không rõ ràng hoc trình bày cha d hiu thì: 1  gng hiu vn  hoc nhu cu n  phía di mt cách chính xác nht có th 2 Trc ht, giám c d án nên th trình bày các mc tiêu ca d án. Sau ó trình lên Nhà tài tr/Chu t, tho lun, trình bày li, n lúc nào mà giám c d án và Chu t cùng thng nht. 3 Sau khi hoàn thành các bc trên, tip tc thc hin các bc nhã nêu  mc (A)  trên. Ví d  Tính tin bo him trên mng  p các loi giy t bo him trên mng, sau ó khách hàng t in  Kh nng tham kho các u khon ca hp ng C ô ng ty b  o hi  m Vimax quy  t   nh xem x é t l  i to à n b  vi c tr ình bày trên trang Web. Hin ti, trên mng ch có trang "tnh", cho phép ngi truy cp tham kho các dch v mt cách rt chung chung. Sau bui làm vic u tiên, s dng trí tu tp th, vi các cng s phòng Marketing, phòng bo him tài sn, phòng bo him Nhân th và phòng Tin hc, ã có mt danh sách rt dài các mc tiêu có th sau ây: Qun lý phm vi d án Copyright © 1998-2007 by STS 4  Cung cp các li khuyên hu ích da trên các phân tích tng các u khon a khách hàng ang tn ti và d liu sn có ca khách hàng  So sánh các u khon ca hp ng bo him vi các sn phm sn có ca các i th cnh tranh  Tính các li ích v thu   dng mng Internet  thu nhn các d liu khách hàng và các thông tin này c s dng sau ó cho các nhân viên bán hàng  Có kh nng kê khai tai nn trên mng  Có th theo dõi tin  ca mt h s  Khách hàng t chn i lý, da trên các tiêu chun trên mng Thc hin tt c các mc tiêu này là u không thc. Làm th nào  chn ra mc tiêu a d án t các mc tiêu trên??? Giám c d án, bà Strauss, ã quyt nh tin hành theo hình thc sau: 1. i mc tiêu cn phi c trình bày mt cách chi tit trên na trang A4. 2. p hp nhóm li trong các bui hp nhóm và các bui làm vic s dng trí tu p th, miêu t (di hình thc bài vit) li ích ca mi mc tiêu di hai khía nh: a) li ích cho doanh nghip, b) li ích cho khách hàng. 3. Sau ó, s lp nên mt bng gm ba ct: mc tiêu, li ích i vi doanh nghip, i ích i vi khách hàng. 4. c tip theo, lng hoá giá tr (li ích) mà mi mc tiêu a n mt phn cho khách hàng và mt phn cho doanh nghip. Công vic này u tiên c làm mt cách c lp i vi mi thành viên. Sau ó tho lun nhóm  tìm ra mt con s c chp nhn i vi tt c mi ngi. 5. Giá tr ca mi mc tiêu sau ó c so sánh vi chi phí ca nó (chi phí thc hin và chi phí bo dng). 6.  so sánh này cho phép xác nh các u tiên trong các mc tiêu. 7. Danh sách này, vi các chi phí cho mi mc tiêu i kèm, cui cùng sc trình lên ban u hành a ra quyt nh cui cùng. Danh mc rà soát  t mc tiêu c trình bày tt là mt mc tiêu SMART (thông minh), ngha là hi t các yu t sau: 1. S pecific,- c th 2. M easurable, - o lng c 3. A mbitious – tham vng 4. R ealistic - thc t 5. defined in T ime – xác nh trong thi gian  c tiêu c bit lu ý n các li ích ca các bên liên quan quan trng nht.  Tât c các bên liên quan u bit n mc tiêu.  c tiêu c chp nhn bi tt c các bên liên quan. y cn tránh Qun lý phm vi d án Copyright © 1998-2007 by STS 5  Các mc tiêu thng xuyên c trình bày di hình thc không chính xác.  Các mc tiêu không lu ý n li ích ca các bên liên quan.  Khách hàng cui cùng không c tham kho.  Các mc tiêu không lu ý n các u kin h tng hin ti.  t s bên liên quan ng ý, nhng ngi ta cm thy  bên trong là h không ng ý, và h s làm mi cách  quay tr li vic xác nh mc tiêu. Qun lý phm vi d án Copyright © 1998-2007 by STS 6 Concept Development Khái nim Tóm tt các nguyên tc c bn: . Tài liu tham kho: Tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho các tài liu di ây: IPMA Ranh gii Kh nng: 17: Hình dng và s thay i  Sáng to trong Khoa hc và Công ngh cao De Bono How to do Xây dng ni dung nh th nào? 1. Trc tiên, bn cn ra khi không gian làm vic hàng ngày: t chc mt bui làm vic s dng trí tu tp th bên ngoài vn phòng.  Concept development là vic i tìm câu tr  li cho câu i: « án sc thc hin nh th nào».  Nên dành th i gian  thc hin concept development: concept development tt có th tit kim  c t nhiu thi gian trong khi thc hin d án.  Concept development là mt quá trình sáng to: ng i ta s dng phng pháp s dng trí tu tp th ho c các phng pháp sáng to khác.  Các ý t ng hay không bao gin trong bu không khí t nht  vn phòng (hãy th suy ngh xem: ln cui cùng b n có mt ý tng tht thông minh khi ó bn âu?)  Chúng ta s có c các kt qu tt nu toàn b nhóm làm vic mt ngày  bên ngoài – ngha là ngoài môi tr ng quen thuc.  Vic xây dng ni dung cn phi, nu có th, không ch a ra chung chung mt gii pháp, mà là nhi u gii pháp khác nhau. Qun lý phm vi d án Copyright © 1998-2007 by STS 7 2. Sau ó, bn nên mi mt hoc hai ngi «ngoài» cùng tham d bui hp, h là nhng ngi không nm trong nhóm d án, làm vic  nhng lnh vc khác. Nhng ngi này s có nhng cách nhìn khác nhau. 3. Trong bui làm vic s dng trí tu tp th, ch trang b gh: không bàn, nu không các thành viên tham gia s luôn ghi chép – ó là u làm cn tr quá trình sáng to. 4. Chun b 2 hoc 3 bng trong phòng hp. Mi ngi s vit ra mt ý tng. 5. Nhc li nguyên tc s 1: không phê phán mt cách tiêu cc (bi vì nó làm cho quá trình sáng to b b tc !). 6. Nhc li nguyên tc s 2: không th hin mt câu nào bt u bng «nhng… »! 7. Cui bui làm vic s dng trí tu tp th, có nhiu  xut c a ra. 8. Sau bui làm vic s dng trí tu tp th, so sánh các  xut ã c a ra. Ví d George, giám c d án ca công ty Deminos, ã xây dng mt quy trình phát trin nguyên tc d án và nhiu ln ã chng t rt thành công. Mi khi anh ta gp mt vn  khó khn, mt vn  thc s làm au u, anh ta thng không triu tp mt bui làm vic s dng trí tu tp th ngay. 1. Thay vì triu tp ngay cuc hop, George  cho vn  t làm rõ trong u mi ngi trong vòng 2 tun. Thnh thong anh ta tho lun vi các thành viên trong nhóm d án. Trong các cuc hp nhóm cng vy, anh ta cng tho lun ngn v n  này. 2. ng cách này, vn  thng xuyên c nhc li trong u ca các thành viên nhóm d án. 3. Sau hai tun, anh ta t chc mt bui làm vic s dng trí tu tp th trong mt ngôi nhà trên núi. i bng ô tô mt khong mt gi ri. 4. Trc tiên, anh ta  cho mi ngi i b -  h th giãn. 5. Sau ó, bt u bui làm vic s dng trí tu tp th, khong 40 phút 6. Tip theo, ngh gii lao ung cà phê. u quan trng là u này phi c t chc trong bu không khí thoi mái: nu bu không khí không thoi mái, bui làm vic s dng trí tu tp th không có hiu qu. 7. Tip tc phn th hai ca bui làm vic, có th kéo dài hn 40 phút.  dng phng pháp «s dng trí tu tp th» rt hiu qu - a ra c nhiu ni dung mi, và cách nhìn khác nhau cho mt vn . Danh mc rà soát Qun lý phm vi d án Copyright © 1998-2007 by STS 8  a nhng ngi tham gia ri ni làm vic thng l.  Ch chun b gh, không có bàn.  Chun b 2 hoc 3 bng.  u có th mi 1 hoc 2 ngi «ngoài» cùng tham d.  Xác nh li mt cách chính xác vn  ban u.  Quy tc s 1: cm chê!  Quy tc s 2: không c bt u bng «nhng…»!  Trc bui làm vic s dng trí tu tp th: i do  Sau 40 phút: ngh gii lao  ánh giá tóm tt các ri ro  Phân tích tóm tt: u gì mi i vi nhóm d án  Phân tích tóm tt: lúc nào thì các khó khn có th ny sinh? y cn tránh  Không xây dng nguyên tc trc khi có mc tiêu rõ ràng! (Nu không sau này các ni dung s phi thay i, dn n lãng phí thi gian. Hn na mi ngi có xu hng b trói buc vào các ni dung …)  t s ngi luôn sáng to ra các nguyên tc ã có sn tìm nguyên lý  sáng to ra bánh xe!  u bn s dng mt ni dung có sn, chú ý các m sau :  Có th nó quá phc tp, vn  mi có thc gii quyt n gin hn.  Không ánh giá thp s thích nghi cn thit! Tên la Ariane 5 u n b n tung do mt nguyên nhân rt n gin: s dng mt h thng o tc  có sn mà không tính n các u kin mi xut hin (tc  cao hn).  u bn t chc mt bui làm vic s dng trí tu tp th: không nên mi nhng ngi «bi quan». Nhng ngi này ch nhìn thy nhng m tiêu cc, nhìn âu cng thy có n  khp ni, có th h s làm hng bui làm vic s dng phng pháp này.  Ngc li, nhng ngi «bi quan» nên c mi nhit tình tham d giai n sau ó, giai n phân tích các gii pháp a ra. Qun lý phm vi d án Copyright © 1998-2007 by STS 9 Chn các gii pháp Khái nim Tóm tt các nguyên tc c bn: Các khái nim liên quan: - Xây dng nguyên tc - Các bên liên quan Tài liu tham kho: Mun tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho các tài liu sau ây: IPMA Ranh gii Kh nng: 17: Hình dng và s thay i How to do a chn các gii pháp nh th nào? 1. Xác nh các tiêu chí mà sau này sc s dng nh là c s trong vic quyt nh.  Sau concept development, thông thng không ch có mt gi i pháp c a ra mà là hai, ba, hoc nhiu hn na.  ôi khi rt khó so sánh các gii pháp: 1. Gii pháp A chi phí thp, nhng ri ro. 2. Gii pháp B tn kém, nhng có th lng ghép vào cu trúc hin có. 3. Gii pháp C rt là tao nhã và hin i, nhng chi phí li khá cao.  t quyt nh c oán nghiêng v mt gii pháp nào ó có th  dn n nhng hu qu không th lng c: ví d, có th nhng nhâ n viên nn lòng chi có c hi n  ch ra các li ca gii pháp  c a chn…  Xác nh tiêu chí, cân nhc cn thn và sau ó s dng các tiêu chu n này ánh giá các gii pháp có th tr thành mt quy trình làm vi c nhóm. u này cng không nht thit bo m rng gii pháp  c chn là ti u, nhng s dn n vic a ra c gii pháp c tt c các thành viên ca nhóm d án chp nhn. Qun lý phm vi d án Copyright © 1998-2007 by STS 10 2. Cho m cho các tiêu chí này (da trên c s chi tit k thut, các tiêu chí thành công ca khách hàng). 3. Chm m cho mi gii pháp, và a ra trng s cho mi tiêu chí. 4. Nhân sm ca mi tiêu chí vi trng s theo mc  quan trng ca tiêu chí ó 5. ng tt c các sm ca các tiêu chí cho mt gii pháp ta có tng sm ca i gii pháp c a ra. Ví d  thành lp tr s chính  Châu Âu cho doanh nghip ca bn, bn a ra bn a m có th: Londres, Francfort, Vienne, Genève. Các tiêu chí  la chn là:  n chuyn hàng không  n các th trng  Cht lng cuc sng  Chi phí sinh hot  u kin v thu i thành phc ánh giá theo các tiêu chí trên (theo thang m t 1 n 10). ng di ây là kt quánh giá : a trên các s liu này, Vienne và Genève có tính thuyt phc. Nhng các tiêu chí trên li không có cùng mc  quan trng nh nhau. Do ó, h s cho tng tiêu chí ã c a ra (theo mc  t 1 n 5):  n chuyn hàng không: 5 m  n các th trng: 4 m  Cht lng cuc sng: 3 m [...]... Joliot, tr ng phòng k toán, ph trách m t d án l p t m t h th ng ph n m hi n i qu n lý th i gian có m t c a nhân viên Copyright © 1998-2007 by STS 13 Qu n lý ph m vi d án Copyright © 1998-2007 by STS 14 Qu n lý ph m vi d án Danh m c rà soát Các ánh giá trong giai n này c a d án, th ng có sai s +/-20% N u các ánh giá giai n này cao h n ho c th p h n - c n ph i xem l i y c n tránh n ki n d án ph i c làm tr c... d án k t thúc b ng m t v n ki n d án n ki n d án do giám ut cd án th o ra, và c trình lên nhà tài tr /ch n ki n d án là c s u tiên không th thi u c trong vi c xây d ng nhóm d án: m t v n ki n d án c ch p nh n là u ki n ch c ch n tuy n d ng các thành viên làm vi c cho d án Khi ký v n ki n d án, ch u t /nhà tài tr m b o m t ngu n tài chính n sàng th c hi n d án (ho c ít nh t là cho giai n u c a d án) ... sinh ra d Các m c tiêu ch y uc ad i v i các d án nh án án Nh ng gì mà d án s không ph n u t t i ( nh ngh a tiêu c c các m c tiêu) Các k t qu Các gi i pháp k thu t cu i cùng cl Th i cl ng thô ngu n l c c n thi t tham gia d án c a m i phòng (ban) md án hoàn thành ng thô chi phí d Copyright © 1998-2007 by STS án 12 Qu n lý ph m vi d án Tính l i nhu n mà d án em l i Tóm t t v phân tích r i ro liên quan... v i các d án nh , ng i ta th ng b qua v n ki n d c Ti n d án, ti n hành luôn vi c l p k ho ch d án án: t c Tài li u tham kh o: Tìm hi u thêm thông tin v ch này có th tham kh o các tài li u d PMBOK® guide : 4.1: Xây d ng v n ki n d án 5.1: Xây d ng ph m vi d án IPMA Ranh gi i Kh n ng: Ch i ây : ng 10: Kh i ng d án How to do Vi t v n ki n d án nh th nào? Nh ng m c n ph i có trong v n ki n d án bao g... chí thành công c a án không? y c n tránh Vi c cân nh c các tiêu chí c n ph i c th c hi n tr c khi th c hi n vi c ánh giá cho m i gi i pháp a ra (n u không thì có nguy c b bóp méo) Trong tr ng h p m t s bên liên quan không c tham gia vào quá trình ra quy t nh, thì sau này h có th s yêu c u th o lu n l i các k t qu ã c a ra Copyright © 1998-2007 by STS 11 Qu n lý ph m vi d án n ki n d án Khái ni m Tóm... ho ch d án. Trong m t s d án khá quan tr ng, v n ki n d án s i kèm theo vi c ng ý v tài chính c n thi t cho vi c l p k hoach V y nên c n chú ý: không nên b ra hàng tu n l p k ho ch tr c khi làm v n ki n d án! c l ng chính xác và chi ti t v chi phí và th i gian cho các ho t ng c a d án vào th i m này là không c n thi t Vi c chu n b các c l ng chi ti t ch có th giai n cu i c a vi c l p k ho ch d án Copyright...Qu n lý ph m vi d án Chi phí sinh ho t: 4 u ki n v thu : 3 m m Và ây là k t qu : n này tình hình lo i b ã thay i: Francfort a l i nhi u l i ích h n, Genève và Londres b Danh m c rà soát ã xem xét t t c các gi i pháp do các bên liên quan trong d án a ra ch a? Các ý ki n khác nhau v các tiêu chí l a ch n và h s cho t ng tiêu . liên quan quan trng nht.  Tât c các bên liên quan u bit n mc tiêu.  c tiêu c chp nhn bi tt c các bên liên quan. y cn tránh Qun lý phm vi d án Copyright © 1998 -20 07 by. khn. Giám c d án cn gii quyt các xung t liên quan n các mc tiêu ca d án mt cách chng. Các khái nim liên quan: - Các bên liên quan - Khách hàng - Chu t/nhà tài tr Tài liu. vi d án Copyright © 1998 -20 07 by STS 9 Chn các gii pháp Khái nim Tóm tt các nguyên tc c bn: Các khái nim liên quan: - Xây dng nguyên tc - Các bên liên quan Tài liu tham kho: Mun