Kiểm soát tiến độ trong quản lý dự án

Một dự án bao gồm nhiều hoạt động được nhân viên trong công ty hoặc các chuyên gia bên ngoài thực hiện. Tài liệu giúp bạn có những ví dụ thực tế trong kiểm soát tiến độ dự án và những lỗi cần tránh khi kiểm soát tiến độ

 bn v Qun lý d án Ki m soát tin  Kim soát tin  Copyright © 1998-2007 by STS 2 Gói công vic Khái nim Tóm tt các nguyên tc c bn: Các khái nim liên quan: - Các hot ng -  hoch c cu d án - t qu trung hn Tài liu tham kho:  tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho các tài liu sau ây: PMBOK® guide: 5.3: WBS 6.1: Xác nh hot ng 6.2: Chui hot ng IPMA Ranh gii Kh nng : Chng 12: C cu d án How to do Xác nh gói công vic nh th nào ?  Hãy bt u bng sn phm cui cùng ca hot ng: mt kt qu, tài liu, mt n v,v.v  t  án bao gm nhiu hot ng c nhân vi ên trong công ty hoc các chuyên gia bên ngoài thc hin.   có thy thác các hot ng này, cn phi miêu t  chúng mt cách rõ ràng.  n xác nh các nhân t c bn sau: khi l ng công vic, chi phí, thi hn, hiu sut và các quy chun v cht lng là nh ng mt quan trng nht ca d án.  Nên xây dng mt mu Gói công vic.  u này thng c dùng  làm báo cáo tin .  i vi các gói công vic quan trng hn hoc trong tr ng hp công vic do bên ngoài thc hin thì m u "Gói công vic" phi c giám c d án,  chc, hoc là ngi thc hin công vic ký. Vì th  mu "Gói công vic" là hp ng gia giám c d án và cá nhân ho c t chc thc hin công vic. Kim soát tin  Copyright © 1998-2007 by STS 3  Miêu t sn phm cui cùng càng chính xác càng tt.  Nêu ra các danh mc cho các chi phí và K hoch thc hin. Nu công vic do nhng ngi trong công ty thc hin, chi phí gm: 1. Chi phí vt lc 2. Chi phí nhân lc (gi lao ng, mc thù lao mi gi)   thc hin công vic, cng cn mt s các tài liu khác, các tài liu cn a vào danh mc và b sung vào danh sách (ví d: các bn v, các danh mc, các quy chun cht lng v.v.)  Khi có các nhà cung ng bên ngoài tham gia, và trong trng hp các  án quan trng, cn phi thit lp các u khon pht. Ví d: giao các toa tàu, khung pht là 1,5% trên tng s giá trn hàng i vi mi tun giao hàng chm. Ví d a ra mt sn phm mi trong mt công ty bo him, cn phi thc hin nghiên cu th trng. Các nhân viên ca phòng tip th quá bn rn i công vic ca h, và vì th công vic này sc giao cho các chuyên gia bên ngoài thc hin. Trc ht, bn gi th mi thu ti 5 vin nghiên cu d lun xã hi. Gói thu này phi a ra mt cách chính xác nhng gì mà nghiên cu th trng cn phi phân tích: c tiêu ca nghiên cu thì trng là ánh giá th trng tim nng ca mt loi o him chng li các thit hi gây ra do vic v by lên tng. Ba nhóm i ng sau ây cn phi c phân tích: 1. Các ch nhà sng  khu ô th. 2. Các công ty t nhân v bt ng sn. 3. Các dch v v bt ng sn ca nhà nc. Các kt qu thu c phi c phân loi theo vùng khác nhau, quy mô ca thành ph, da trên giá tr ca toà nhà. t qu mong i: 1. Giá tr thit hi trung bình ca các tn hi c ghi li trong hai nm qua và liên quan n giá tr ca toà nhà. 2.  l phí bo him c ánh giá là thích hp Có 3 vin nghiên cu ã np h s thu. Hai trong só a ra giá nh nhau, n v th 3 a ra giá cao hn 30%, vì th b loi. Trong hai n v còn li thì Vin VoxMarket c chn bi vì giám c d án ca công ty ã kinh nghim làm vic hiu qu vi Vin này trc ây. Danh mc rà soát  t qu công vic ã c miêu t chính xác cha?  Nhng yêu cu v cht lng ã c xác nh rõ cha?  Khi lng công vic c tính ã c xác nh cha? Kim soát tin  Copyright © 1998-2007 by STS 4  Thi m khi u công vic ã c xác nh cha?  Thi hn bàn giao kt quã c xác nh cha?  Gói công vic ã c hai bên ký cha?  Nhng u kin c bit ã c xác nh cha? (ví d: các phng pháp, tài liu hóa, tài liu, bn v v.v.) y cn tránh  Khi công vic do ngi ni b thc hin (ví d do mt phòng (ban) khác), vic xây ng các mu miêu t gói công vic thng b "lãng quên". Nguy him chính là nm  chó!  Các gói công vic cn c  hai bên ký, nu không s có ri ro là bn ch có nhng li ha suông. Hoc nhân viên bng nhiên c u i ni khác và s b ri n. Kim soát tin  Copyright © 1998-2007 by STS 5 m mc Khái nim Tóm tt các nguyên tc c bn:  m mc có hai chc nng: 1. Kim tra tin  công vic. 2. Khuyn khích nhóm d án.  Các m mc cho phép giám sát tin  thc hin các công vic khi chúng c xác nh mt cách chính xác và có tho lng c.  Khi xác nh các m mc ng cn phi ch ra c các m c sc o lng nh th nào.  t giám c d án gii không chi mt cách thng n ngày mà m mc n t c: mà phi chng sm, m bo tha mãn tt c các u kin  t c m mc.  Thi m t c m mc là thi m quyt nh to ng c cho nhóm d án: giám c d án cn phi hun luyn nhóm trc khi t c mt m mc - và khen ngi h khi ht c. Các khái nim liên quan: - Kim soát K hoch thc hin - p k hoch  án - Các bin pháp cha li Tài liu tham kho:  tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho các tài liu sau ây: PMBOK® guide : 6.5: Xây dng K hoch thc hin IPMA Ranh gii Kh nng: Chng 6: Các giai n và chu k d án How to do Giám sát các m mc nh th nào? 1. Vào thi m khi u ca các hot ng dn n m mc : Kim soát tin  Copyright © 1998-2007 by STS 6 Làm vic vi nhóm d án bit c m mc tip theo có c xác nh mt cách chính xác cha. Nhóm cn phi bit mt cách chính xác rng cn phi t c cái gì và kt qu thc hin sc o lng nh th nào. 2. 02 tun trc m mc: Kim tra xem tt c các thông s và các tài liu cn thit ã có  cha  nhóm có th thc hin các công vic mt cách thành công. 3. t vài ngày trc m mc: m bo mt ln na là m mc t c úng hn. Nu không, hãy xúc tin các bin pháp cn thit. 4. u m mc t c úng thi hn: Trc ht, kim tra xem m mc có thc st c hay không (Không có gì ti t hn là các m mc t c «na vi»). Sau ó tuyên b lý do liên hoan, khen ngi nhóm d án. u ngày s giúp bn tng tinh thn nhóm d án. 5. u m mc  chm so vi k hoch : t ngay câu hi:  Nhng hu qu nào có th xy ra i vi các phn khác ca  án?  Nhng hot ng nào có liên quan?  Có cn thêm ngun lc khác không?  Các bin pháp nào có th áp dng  kp k hoch Ví d i vi  án "mua trung tâm sn xut mi", có sáu m mc sau c xác nh :  A Chi tit k thut c giám c sn xut chp nhn.  B Tip nhn h s thu ca 4 nhà sn xut.  C La chn nhà cung cp.  D Ban qun tr chp nhn khon vay u t.  E Bàn giao và lp t máy.  F i vào sn xut. Giám c d án quyt nh s dng phng pháp biu : tng tháng s tin trin ca mi m c c ghi li trên mt bng. Sau 1 tháng, giám c d án ánh giá tình hình. Tt c tin trin theo nh k hoch, các m mc chc chn t c úng thi hn. Các d liu này c ghi trên biu  n gin, ch có bn m mc u là a vào) : Kim soát tin  Copyright © 1998-2007 by STS 7 Sau 2 tháng (cui tháng 2), m mc th nht (A) vn cha t c: nguyên nhân do u tiên các hot ng khn cp khác, chi tit k thut s chc thc hin tht s vào gia tháng 3 và c chp nhn vào ngày 20/03. S chm tr này snh hng n tt  các m mc khác. Sau 3 tháng (cui tháng 3), có mt trì hoãn nh liên quan n vic phê duyt Chi tit  thut: áng l nó c thông qua vào ngày 20, thì bây gi chc thông qua vào ngày 30. Mc dù vy, vic chm tr 10 ngày cng không gây nh hng n nhng m c khác, các nhà sn xut cng ã c thông báo v vic chm ch này. Sau 4 tháng (cui tháng 4), 2 trong s 4 nhà sn xut cha gi h s thu. Nhiu chi tit vn cn phi c làm rõ. Nguyên nhân là mt sm cha c rõ trong tài liu Chi tit k thut, m mc B (tip nhn các h s thu) b hoãn 3 tun. S chm tr này nh hng mt phn n m mc C. Ngc li m mc D (quyt nh ca ban giám c) không bnh hng: vn hy vng là quyt nh này sc thông qua trong cuc hp ban giám c vào ngày 20/07. Kim soát tin  Copyright © 1998-2007 by STS 8 Tháng th nm, không có thay i nào quan trng. Th nhng sang tháng 6, giám c n xut b thng u gi phi ngh nhà 2 tun. Vic la chn nhà sn xut by lùi 1 tun. Dù sao vn còn li  thi gian  chun b cho vic yêu cu u t cho bui p ban giám c vào ngày 20/07. Trên thc t là ngày 20/07 ban giám c chp nhn yêu cu u t. n ngày này ng cng d án ã chm mt 20 ngày. Danh mc rà soát Trong nhng tun/ngày trc khi t c các m mc:  Các thành viên trong nhóm d ánã có tt c các công c, các ngun lc, các thông tin  thc hin công vic mt cách hiu qu và úng k hoch cha?  Các thành viên ca nhóm bit c các bin pháp mang tính quyt nh có tác ng n các m mc cha?  i vi các hot ng ca d án c thc hin trong công ty: giám c d án có c thông báo hàng ngày tin  công vic không? Kim soát tin  Copyright © 1998-2007 by STS 9  i vi các công vic cn phi thuê bên ngoài : giám c d án có c thông báo thng xuyên tin  công vic không? Khi m mc ã t c:  Phi hp nhp nhàng vi ngi chu trách nhim qun lý cu hình hoc vi ngi chu trách nhim v cht lng, kim tra công vic, xem xét và nghim thu. y cn tránh  Không i n trc ngày m mc n phi t c mi yêu cu thông báo v tin  công vic!!!  Thông thng các thành viên nhóm d án hay thông báo kt qut c mt m c quá sm. Hãy m bo rng các yu t có tho lng c ca các m mc chc chn ã t c.  Các m mc không tho lng c không có giá tr.  Các m mc cách nhau quá xa. Các m mc cn liên tc - bi vì các m mc óng vai trò quan trng trong vic khích l tinh thn nhóm d án. Tuy nhiên, không nht thit là tt c các m mc u c thông báo ra "bên ngoài": nhiu m c ch liên quan n nhóm d án. Kim soát tin  Copyright © 1998-2007 by STS 10 Kim soát K hoch thc hin Khái nim Tóm tt các nguyên tc c bn: Tài liu tham kho: Mun tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho các tài liu sau ây: PMBOK® guide: 6: Kim soát K hoch thc hin IPMA Ranh gii Kh nng : Chng 19: o hiu sut Chng 20: Kim soát d án How to do Kim soát K hoch thc hin nh th nào? 1. Kim soát K hoch thc hin phi c tin hành hàng tun. Nu khong thi gian gia các ln kim tra quá dài thì có nguy c cng dn li tt c mi s chm tr và khi bit c u ó thì ã quá mun ri. 2. Không nên tin tng mt câu nói kiu nh th này ca các thành viên nhóm d án "tôi ang làm theo K hoch". Bn cn phi giám sát thng xuyên công vic a nhóm d án, nu không bn có th s gp phi nhng bt ng không mong mun. 3. u mt công vic có khong thi gian thc hin dài (nhiu tun), bn lp tc xác nh các m cn kim soát hoc chia nh vic ó. Nu không bn s có nguy c chc thông báo khi công vic ó ã quá mun ri. Ví d Ví di vi mt d án ln Công ty bo him Mutualis a ra mt  án ln v t chc li i b theo ba hng chính: o Xem xét li v mt t chc da trên nh hng khách hàng. o Thay các ng dng máy tính li thi bng h thng phn m hin i.  Kim soát k hoch thc hin là mt hot ng mà nhó giám c d án có th có c các d liu và can thip khá d dàng.  u k hoch b mun, không nên a thêm ngi vào  gii quyt các hot ngang thc hin: nhng ngi mi luôn có xu ng t ra nhiu câu hi và cn tr ngi khác tip tc công vic ca h.  u k hoch b mun, tt nht là b sung thêm ngi cho các hot ng cha bt u. [...]... m tr v i m t ti u d án khác Hàng tháng, k t qu ánh giá l i các r i ro c a m i ti u d án s c chuy n n ng i ch u trách nhi m qu n lý r i ro c a d án iv im td án nh Vi n a V t Lý s t ch c m t ngày giao l u vào tháng 9 Ngày này n m trong khuôn kh ho t ng quan h công chúng mà Vi n ã t ch c t nhi u n m nay r t thành công Laura c giao nhi m v t ch c ngày này Vì th i h n r t ng n (3 tháng) nên cô quy t nh... p Nhóm qu n lý ch t l ng ki m tra t ng k t qu có áp ng các yêu c u t ra không i tu n có m t cu c h p v i m i ti u d án Bu i h p này s ánh giá ti n c a m i ho t ng m i tháng 2 l n, c l ng l i k ho ch c a các m m c và các k t qu ánh giá s c chuy n t i ng i ch u trách nhi m t ng h p d i d ng bi u các m m c Ng i này s ngay l p t c thông báo cho giám c d án n u có s ch m tr trong m t ti u d án mà gây ra... quan n thay i này Danh m c rà soát i ng i có rõ ràng là ch có giám c d án m i là ng i có quy n a ra các thay i trong b n Chi ti t k thu t d án ch a? N u không b n s g p m t r i ro là khách hàng c a b n s nh n c s ch p thu n c a m t thành viên trong nhóm d án tr c khi c g i t i b n Theo nguyên t c thì m i thay i c tính chi phí i s thay i u c ghi l i trên m t bi u m u ã ánh giá các h u qu c a s thay... quan n ti n a án, sau ó a vào ph n m m x lý và t o nên các ho r t p mô t ti n T t c các ho t ng này là KHÔNG H U ÍCH! Khi b ch m tr , th ng b sung thêm ng i th c hi n ti p các ho t ng ang ti n hành: nh ng ng i m i ph i n m c tình hình, u ó làm s vi c thêm ph c t p i v i nhóm d án hi n t i Copyright © 1998-2007 by STS 12 Ki m soát ti n Qu n lý thay i Khái ni m Tóm t t các nguyên t c c b n: t án t hi m... b n: t án t hi m khi c th c hi n m t cách chính xác nh trong tài li u Chi ti t k thu t u tiên: trong khi th c hi n d án th ng xuyên có s thay i, i v i m t s m t u s thay i c ch p nh n thi u s ki m tra nghiêm túc, không h th ng, không tài li u hoá, thì vi c v t quá ngân sách và b mu n là u có th x y ra Qu n lý thay i là m t ph i trong vòng ki m soát ng pháp cho phép gi c nh ng s thay Các khái ni m liên... PMBOK® guide: IPMA Ranh gi i Kh 4.6 Integrated Change Control 5.5 Ki m soát ph m vi d án n ng: Ch Ch Ch ng 13: N i dung, ph m vi ng 17: Hình d ng và các thay ng 37: Qu n lý thay i i How to do ch c qu n lý thay 1 i nh th nào? u tiên, ph i xây d ng m t m u chu n, tránh vi c nh ng yêu c u thay i c vi t lên trên hàng tá m u gi y nh (Trong ph n "ví d " s tìm th y m t m u lo i này) 2 Sau ó, c n ph i xác...Ki m soát ti n o Xác nh l i các ngu n l c d a trên ph n m m ch n c l a án l n này c chia thành 23 ti u d án v i th i gian th c hi n là 18 tháng Là m t giám c d án, John hi u r ng m b o úng các th i h n là u b t bu c do nhu c u c n thi t i v i vi c u ph i h th ng ph n m m m i này c a công ty m b o k ho ch, anh ta ã quy t nh ti n hành nh sau: 1 2 3 4 5 Ví d i ti u d án, m t danh sách các... rà soát i m m c có th o l ng c m t cách rõ ràng không, ngh a là nó có g n v i t k t qu không? ã l p k ho ch các bu i h p d án tu n giám sát ti n ch a? i thành viên nhóm d án có bi t c r ng các k t qu làm vi c c a h cs ng âu, khi nào và b i ai không? u m t ho t ng hoàn thành s m h n ho c mu n h n th i gian d ki n thì ã xem xét l i ng g ng ch a? Copyright © 1998-2007 by STS 11 Ki m soát ti n y c n tránh... c a anh ta n gi n là tính dài th i gian ã làm và kho ng th i gian theo nh k ho ch Không th ng xuyên t ch c các cu c h p ki m soát ti n Giám c d án nh n c các thông tin liên quan n th i h n quá mu n ( u này th ng x y ra khi nhóm d án làm vi c phân tán) Các thành viên không th ánh giá c ti n công vi c c a h u tiên h r t l c quan và sau ó n giai n cu i c a th i h n cho phép, h d ng nh không mu n ti p... tính toán, riêng chi phí cho các thay i là 1.6 tri u Giá ban u là 4.1 tri u Nói cách khác là giá cu i cùng c a chi c máy lên n 5.7 tri u: các thay i t ng ng v i 40% giá ban u u t t c nh ng s thay i không c tính toán m t cách th ng xuyên và c ghi i, án cu i cùng s b l tr m tr ng i v i các d án nh h n thì v nguyên t c v n nh v y: m i l n khách hàng ho c ng i s d ng cu i cùng yêu c u có m t thay i trong . a vào) : Kim soát tin  Copyright © 1998-20 07 by STS 7 Sau 2 tháng (cui tháng 2), m mc th nht (A) vn cha t c: nguyên nhân do u tiên các hot ng khn cp khác, chi tit k. án IPMA Ranh gii Kh nng: Chng 13: Ni dung, phm vi Chng 17: Hình dng và các thay i Chng 37: Qun lý thay i How to do  chc qun lý thay i nh th nào? 1. u tiên, phi xây. thay i này 4. Lý do thay i Kim soát tin  Copyright © 1998-20 07 by STS 15 5. Tên ca ngi yêu cu thay i 6. Chng nhn ca giám c d án : ng ý/hoc không ng ý 7. Các tác ng i