Phân tích rủi ro trong quản lý dự án

Bất kỳ dự án nào cũng phải đối diện với những sự kiện có khả năng tác động đến mục tiêu dự án. Những sự kiện này có thể được dự báo trước hoặc đôi khi không thể dự báo trước. Một khi được dự báo trước, nhóm dự án sẽ có những biện pháp dự phòng chủ động, và vì thế sẽ hạn chế được tác động có thể xảy ra của rủi ro. Quản lý rủi ro chính là quá trình xác định trước các rủi ro có thể xảy ra trong dự án, phân tích, và có giải pháp phù hợp nhằm mục tiêu tăng cơ hội thành công và giảm thiệt hại cho dự án. Đây là quy trình dành cho mọi loại dự án, không quan tâm đến quy mô, tính chất dự án. Việc quản lý rủi ro cần được thực hiện theo các quy trình có thứ tự, dùng các công cụ phù hợp, và có giải pháp hiệu quả.

 bn v Qun lý d án  bn v phân tích i ro  bn v phân tích ri ro Copyright © 1998-2007 by STS 2 Xác nh ri ro Khái nim Tóm tc các nguyên tc c bn: i ro là các s kin có th xy ra nhng cha xy ra và nu xy ra snh hng xu n d án. Mi d án u bao gm ri ro! c tiêu ca qun lý ri ro là ngn nga ri ro xy ra và gim ti thiu nh hng ca nó nhiu nht có th. Qun lý ri ro liên quan n các bc sau:  Xác nh ri ro: nhng loi ri ro nào có thnh ng n d án?  Phân tích ri ro: nhng loi ri ro nào có th dn n nhng hu qu ti t nht?  Kim soát ri ro: nhng bin pháp nào cn c  dng và c giám sát  ngn nga các ri ro chính xy ra và gim ti thiu nh hng ca nó? Ch ca bài hc tp trung vào xác nh ri ro:  Cùng vi các thành viên ca nhóm d án và các nhân viêc khác liên quan n d án, giám c d án xác nh ri ro, lên danh sách ri ro, và a vào tài liu ghi nhn i ro.  Ngoài ra, giám c d án s dng các công c b tr, nh bui làm vic s dng trí tu tp th, rà soát ri ro, phân tích k hach theo khung, phân tích các bin pháp  dng, v.v.   khác nhau gia vn  và ri ro: mt vn  là mt s kin tiêu cc và ã xy ra. Mt ri ro là mt s kin cha xy ra và nh hng ca nó lên d án là tiêu cc; t ri ro có nh hng tích cc c gi là “c hi”. Tài liu tham kho: Tìm hiu thông tin v ch này có th tham kho các tài liu di ây: PMBOK® guide: 11.1 Lp k hoch qun lý ri ro 11.2 Xác nh ri ro IPMA ranh gii kh nng: Chng 5: Bi cnh d án Chng 18: Ri ro d án How to do  bn v phân tích ri ro Copyright © 1998-2007 by STS 3 Xác nh ri ro nh th nào:  Nghiên cu  cu chia nh công vic v mt ri ro.  Xem xét li mt cách cn thn tt c các mt chung (gia các b phn, h thng ph, và t chc) mà các ri ro chính thng xut phát tó.  Kim tra xem nu có mt loi hình kin thc c trng hoc bí quyt ch nm trong tay mt thành viên ca nhóm d án hay không.  Xác nh xem các thành viên c bit ca nhóm d án n vì các d án khác hay không, vì u này có th làm gim s sn sàng ca hi vi d án mt cách áng k.  Các nhà thu ph cng là mt yu t ri ro i vi k hoch thc hin, cht lng, và chi phí. Có các nhà cung cp mà vic giao hàng ca các phn ct yu ph thuc vào h không?  Kinh nghim trong quá kh ( công ty) có th chng minh c bn v xác nh ri ro. Hãy tham kho li khuyên ca các giám c d án, ã tham gia mt  án ging nh d án ca bn - h là ngun tr giúp tt nht trong vic xác nh ri ro. Trên t, h có th giúp bn xác nh các ri ro mà có th bn cha bao gi nghn.  u công ty ca bn có h thng d liu các bài hc kinh nghim t các d án, bn tuyt i phi tham kho d liu này.  i vic phân chia thành các loi ri ro, danh mc rà soát ca công ty hoc chi nhánh s giúp bn tìm ra c các ri ro bn cn mt cách h thng và trn vn. Ghi li các ri ro ã c xác nh vào tài liu ghi nhn ri ro. Ví d  án "New Flash Memories" vi mc ích thit lp mt h thng n xut mi cho các b phn ca b nh SmartMedia – các b phn ca b nhang c s dng, trc tiên, là cho các máy camera n t. Sau hàng lot các cuc hp vi các thành viên d án và các trng phòng (ban) khác nhau ca công ty, các ri ro chính sau ây ã c xác nh: 1. Giao hàng mun ca b phn sn xut 2. Các vn  có th liên quan n b phn sn xut 3. Công co giao mun 4. t i th cnh tranh a ra mt sn phm tng t sm hn 5. Gim giá ca i th cnh tranh i vi sn phm CompactFlash i mc ích là các ri ro này sc x lý, vy nên ã c lit kê vào tài liu ghi nhn ri ro di ây:  bn v phân tích ri ro Copyright © 1998-2007 by STS 4 Các phn khác ca bng sc n vào  các bc tip theo. Danh mc rà soát  t c các ngun lc (key people, phng pháp)  xác nh ri ro ã c nghiên u/s dng cha?  Các ri ro ã c lit kê  trong tài liu ghi nhn ri ro cha? bng cách trình bày i dng “ri ro ” giúp xác nh ri ro mt cách rõ ràng.  Danh mc rà soát ri ro (ca công ty hoc ca chi nhánh) ã c s dng  controlling integrality? n thi m hin ti có các loi ri ro sau: n nh ca mc tiêu chung ca d án  Liu mc tiêu chung ca d án có thay i không? nu có, ó là nhng mc tiêu nào?  Các mc tiêu nào ph thuc  mc  cao i vi s thay i bi cnh (lut pháp, xu hng kinh t, v.v.)   án có kéo dài không? Các vn  k thut  Có các b phn mi c s dng không?  Có các phng pháp mi c áp dng không?  Có các công c mi c s dng không?  Có các h thng ph tng phn do các nhà cung cp khác nhau sc a vào không? Ngun lc  Các ngun lc ã ha liu có tht s ri cho d án không?  Các thành viên ca d án có các chuyên môn yêu cu không?  Các chng trình ào to có úng thi hn không?  Nhóm d án ã i vào hot ng nh mt dàn hp xng cha (kt hp mm o )?  Liu có các xung t không?  chc / môi trng  Liu có s thay i v t chc không?  Chu t/nhà tài tr vn  v trí hin nay n cui d án không?  bn v phân tích ri ro Copyright © 1998-2007 by STS 5 Qun lý d án  Các c lng chính xác n mc  nào?  Các khong trng ã c thit lp cho các hot ng có ri ro cao cha?  Có  thi gian cho vic lp k hoch không? Khách hàng / ngi s dng cui cùng  Có mt s ngi i thoi t phía ngi s dng cui cùng không?  Ngi s dng cui cùng có c thông báo v / c liên quan n d án không? Phng pháp xác nh ri ro  Các nhân viên có kinh nghim hn  công ty ã c tham kho cha?  t c các hot ng ca d án ã c nghiên cu v mt ri ro cha?  t c các các kt qu ca d án ã c nghiên cu v mt ri ro cha? y cn tránh  Kinh nghim ca các giám c d án khác không c xem xét.  Nhóm d án không c tham kho  xác nh ri ro.  u dim ri ro,  tránh t d án vào tình trng nguy him.  Miêu t ri ro quá chung chung, mà áng l ra phi c miêu t chi tit.  Miêu t ri ro quá s sài;ví d “các công ngh mi”: xác nh theo cách này, c vic ánh giá ri ro ln vic a ra các bin pháp  kim soát ri ro s không thc hin c.  Thay vì miêu t ri ro (các s kin có kh nng xy ra), li i miêu t các s vic và các vn .  Các loi hình ri ro hoàn toàn  sang mt bên.  Thay vì kt hp các bin pháp c s dng (góp phn vào xác nh nhiu ri ro n), li ch s dng mt phng pháp  xác nh ri ro (ví d danh mc rà soát).  bn v phân tích ri ro Copyright © 1998-2007 by STS 6 Phân tích ri ro Khái nim Tóm tt các nguyên tc c bn: Giai n này ca qun lý ri ro liên quan n nghiên u âu là nhng e da i vi các ri ro ã c xác nh  giai n trc (giai n xác nh ri ro). n na, giai n này cng s bao gm cc lng:  c  kh nng i ro xy ra (kh nng xy ra) và trong trng hp xy ra thì,  c  nh hng lên  án có th (ví d, thi n by lùi, vt quá chi phí, v,v.) Các giá trc c lng và sau ó c chuyn i thành các “mc” di dng thang ánh giá bng các con s (ví d, cao = 5, trung bình = 3, và thp = 1), i ánh giá này cho phép so sánh các nh hng khác nhau (ví d, k hoch qun lý d án mun, vt quá chi phí, v,v.).  trm trng ca ri ro, o se da do mt ri ro sinh ra, c tính bng cách nhân giá tr ca kh nng xy ra vi nh hng ca ri ro. c tiêu ca ma trn kh nng xy ra và nh hng là  xác nh mc  trm trng  xác nh là ri ro  mc cao, trung bình, hay thp. Ma trn cho phép nhn thy âu cn u tiên và có các bin pháp kim soát ri ro kp thi.  kt thúc giai n này, kh nng xy ra, nh hng, và  trm trng cn c ghi vào ghi nhn ri ro. Tài liu tham kho: Tìm hiu thêm thông tin v ch này tham kho các tài liu sau: PMBOK® guide: 11.3 Phân tích ri ro nh tính 11.4 Phân tích ri ro nh lng IPMA Ranh gii kh ng: Chng 5: Bi cnh d án Chng 18: Ri ro d án How to do Tin hành ánh giá ri ro nh th nào: 6. u tiên, xác nh thang ánh giá ri ro.  làm c vic này, tin hành nh sau:  bn v phân tích ri ro Copyright © 1998-2007 by STS 7 7. Kim tra xem nu t chc ca bn có các thang ánh giá chung mà có th bn s ng c. Nu không có thì, 8. thit lp thang ánh giá cho các nh hng ri ro có th (cao, trung bình, thp) i i các mc tiêu khác nhau ca d án, nh sau: 9. Thit lp thang ánh giá cho kh nng xy ra, nh sau: 10. xây dng c ma trn kh nng xy ra và nh hng, chnh các giá tr (ví , H = 3, M = 2, L= 1) và kt hp c hai bc thang ánh giá. 11.Ma trn này cho thy  trm trng ca ri ro (nh hng * kh nng xy ra). 12.ng cách này, bn có th xác nh mc  trm trng tng ng là ri ro cao (màu ), ri ro trung bình (màu vàng), và ri ro thp (màu xanh), tó xác nh các bin pháp  x lý ri ro. 13.Cui cùng, ánh giá các ri ro khác nhau ã c ghi vào ghi nhn ri ro theo cách sau: 14.c lng kh nng xy ra theo thang ánh giá và ghi vào ghi nhn ri ro.  bn v phân tích ri ro Copyright © 1998-2007 by STS 8 15.c lng nh hng theo thang ánh giá và ghi vào ghi nhn ri ro. 16.ng cách nhân kh nng xy ra vi mc nh hng, xác nh c mc  trm trng ca ri ro. Gía tr này cho phép so sánh  trm trng ca các ri ro và xác nh c các ri ro ch yu (theo ma trn nh hng và kh nng xy ra). Ví d  án "New Flash Memories" vi mc ích thit lp mt h thng sn xut mi cho các b phn ca b nh SmartMedia – các b phn ca  nhang c s dng, trc tiên, là cho các máy camera n t. Sau hàng lot các cuc hp vi các thành viên d án và các trng phòng (ban) khác nhau ca công ty, các ri ro chính sau ây ã c xác nh. Trong các cuc hp va qua, giám c d án gii thiu ma trn kh nng xy ra và nh ng sc s dng. Anh ta yêu cu các thành viên d án phân tích các ri ro và gi n anh ta ánh giá riêng ca h, không tham kho ln nhau. Khi các thành viên làm ánh giá riêng ca h thì giám c d án cng làm ánh giá riêng a mình. Sau khi so sánh kt qu ca các ánh giá khác nhau, giám c d án xác nh c nhng s khác nhau chính, ghi rõ các ginh gii thích nhng s khác nhau này và yêu cu ánh giá li. Bng cách này, ging nh phng pháp Delphi (ánh giá c lp li theo các chuyên gia), anh ta có th hoàn thành bng ghi nhn ri ro nh sau:  bn v phân tích ri ro Copyright © 1998-2007 by STS 9 ng cách này, có 2 ri ro chính ã c xác nh (s 1 và s 5) Danh mc rà soát  Có các thang ánh giá  xác nh kh nng xy ra và nh hng không?  Thang ánh giá có c xác nh  phân bc ri ro  mc  cao, trung bình, hay thp không? (ví d, ma trn kh nng xy ra và nh hng)  Có t c s nht trí trong cách ánh giá các ri ro khác nhau không? (ví d, phng pháp Delphi)  Các giá tr v kh nng xy ra, nh hng, và  trm trng ã c a vào ghi nhn i ro cha?  Các ri ro chính c bit n không? y cn tránh  Không có thang ánh giá thng nht hoc không có s tham kho ánh giá ri ro.  i ro c ánh giá mt cách tru tng, không bit n các kh nng xy ra và nh ng.  Thc hin phân tích ri ro mà không bit y  v d án.  bn v phân tích ri ro Copyright © 1998-2007 by STS 10 Kim soát và theo dõi ri ro Khái nim Tóm tt các nguyên tc c bn: Các bin pháp i phó vi các ri ro chính c tho ra trong bc trc (phân tích ri ro),  gim se da mà ri ro em li. S thc hin các bin pháp này c giám sát mt cách liên tc trong d án. ng cách tho thun vi các bên liên quan trong d án, mt trong bn chin lc i phó ri ro i ây c la chn cho mi i ro:  Tránh ri ro  dng các bin pháp thích hp  chc chn rng i ro không xy ra.  Chuyn ri ro Chuyn nh hng ri ro sang thành phn th ba.  Gim ri ro Gim kh nng xy ra và/hoc nh hng ca ri ro bng cách s dng các bin pháp thích hp.  Chp nhn ri ro ng vi ri ro và nhn thc ri ro.  phòng bng cách lp k hoch cho các bin pháp khn cp, d tr tài chính, cng nh d tr v k hoch thc hin  kim ch i ro. t ngi chu trách nhim v ri roc chnh, công vic ca anh ta là thi hành các bin pháp và canh phòng ri ro. Ngi chu trách nhim ri ro theo dõi s tin trin ca ri ro da trên các ch s mà anh ta c báo, thông qua trigger criteria trong trng hp mt ri ro có nguy c xy ra và  có th phn ng mt cách phù hp. t c các thông tin này u phi c a vào tài liu ghi nhn ri ro. Tài liu tham kho: Tìm hiu thêm thông tin v ch này, tham kho các tài liu sau: PMBOK® guide: 11.5 Lp k hoch i phó ri ro 11.6 Theo dõi và kim soát ri ro IPMA Ranh gii và kh nng: Chng 5: Bi cnh d án Chng 18: Ri ro d án How to do [...]...b n v phân tích r i ro Làm th nào gi m thi u r i ro d án: 1 Xác nh các chi n l c i phó r i ro s c áp d ng cho các r i ro chính c li t ra trong tài li u ghi nh n r i ro: Tránh r i ro Chuy n r i ro Gi m r i ro Ch p nh n r i ro 2 nh các bi n pháp i v i các r i ro, gi m kh n ng x y ra gi m nh h ng trong tr 3 ng h p x y ra r i ro u ch nh k ho ch d án theo các bi n pháp này 4 Ch... tr ng c a các i ro này c xác nh nh vào các ánh giá r i ro c th c hi n Copyright © 1998-2007 by STS 11 b n v phân tích r i ro ho ch i phó r i ro a trên tài li u ghi nh n r i ro ã c xây d ng sau khi ánh giá các r i ro, giám án v i s giúp c a nhóm d án xác nh các chi n l c i phó r i ro Các chi n l nh sau: tr an toàn c n c l p k ho ch ho ch trong tr ng h p r i ro x y ra trang tr i chi phí cho các bi n pháp... nhi m r i ro i v i m i r i ro i v i m i r i ro, xác nh các ch s (warning signs, symptoms) và trigger criteria mà có th ch ra cho b n m t cách th ng xuyên, trong quá trình d án, n u có m t i ro có nguy c x y ra hay không 6 So n th o các k ch b n (d tr an toàn, các k ho ch kh n c p, các k ho ch b sung) cho các r i ro c ch p nh n này: ph i làm gì trong tr ng h p r i ro x y ra? 7 a vào ngân sách d án các... các bi n pháp thích h p trong k ho ch chi n l c i phó v i r i ro Copyright © 1998-2007 by STS 12 b n v phân tích r i ro ng cách này, ng thích h p i ch u trách nhi m r i ro và giám c d án ki m soát r i ro m t cách Danh m c rà soát i v i m i r i ro có tr m tr ng cao: Có th b c r i ro không (ví d , ch n m t gi i pháp k thu t khác ho c m t nhà cung c p khác, v.v.)? Có th chuy n c r i ro không (ví d chuy n... phân tích r i ro Trong tr ng h p i v i các d án l n: m t ng i ch u trách nhi m r i ro ã c ch nh ch a? ho c m t ng i ch u trách nhi m ki m soát các r i ro, t p trung và p nh t thông tin do các thành viên nhóm d án t p h p l i? ã có các th i h n (hàng tháng, hàng tu n, hàng ngày) mà các r i ro c a d án c n c xem xét l i/ c l ng l i ch a? y c n tránh u t quá nhi u th i gian i v i các r i ro mà kh n ng... ph t trong h p ng)? Kh n ng x y ra c a r i ro có c gi m i không? Có th gi m c nh h ng không? ã xây d ng k ch b n ch a (ví d , các bi n pháp rút lui trong tr ng h p r i ro x y ra)? ã xác nh các ch s và các triggers, r i ro có th c ki m soát không? ã ch nh ng i ch u trách nhi m cho m i r i ro c n c canh ch ng ch a? n s ki m soát các ch s ã c xác nh ch a? Copyright © 1998-2007 by STS 13 b n v phân tích. .. ro Làm th nào ki m soát và theo dõi r i ro: 1 Ki m tra th ng xuyên các ch s trong tài li u ghi nh n r i ro 2 n các k ho ch kh n c p và các (warning signs, symptoms) d ng các bi n pháp ho c áp d ng k ho ch kh n c p ã c xác nh khi ch s ch ra r ng m t r i ro có nguy c x y ra (trigger conditions have been reached) 3 Ki m tra th ng xuyên có i ro m i xu t hi n không N u là tr ng h p có, ánh giá các r i ro. .. i ro c ch nh cho các r i ro này Vai trò c a h là canh ch ng các ch s và trigger conditions When the risk trigger threshold is reached, h s ng các bi n pháp thích h p Ki m soát và theo dõi Trong quá trình tri n khai d án, ng i ch u trách nhi m r i ro không ng ng theo dõi r i ro b ng cách theo dõi các ch s liên quan H c ng ch nh s a m t cách liên t c ho c thêm vào các y u t vào tài li u ghi nh n r i ro. .. ghi nh n r i ro Ví d án "New Flash Memories" v i m c ích thi t l p m t h th ng s n xu t m i cho các b ph n c a b nh SmartMedia – các b ph n c a nh ang c s d ng, tr c tiên, là cho các máy camera nt Sau hàng lo t các cu c h p v i các thành viên d án và các tr ng phòng (ban) khác nhau c a công ty, n m r i ro chính sau ây ã c xác nh và ghi vào tài li u ghi nh n r i ro Và, tr m tr ng c a các i ro này c xác... tránh u t quá nhi u th i gian i v i các r i ro mà kh n ng x y ra và nh h ng th p Khi r i ro cao, c n ph i lo i b (ví d , ch n m t gi i pháp k thu t khác) Không có b t c giám sát th ng xuyên nào i v i các r i ro Không xem xét các bi u hi n Quá kh quan úng là giám c d án c n ph i l c quan Tuy nhiên, khi phân tích các r i ro, anh (cô ta) c n ph i nh m t nhân viên bi t tr thành bi quan Copyright © 1998-2007 . ra trong tài liu ghi nhn ri ro:  Tránh ri ro  Chuyn ri ro  Gim ri ro  Chp nhn ri ro 2. nh các bin phápi vi các ri ro, :  gim kh nng xy ra  gim nh hng trong. các bên liên quan trong d án, mt trong bn chin lc i phó ri ro i ây c la chn cho mi i ro:  Tránh ri ro  dng các bin pháp thích hp  chc chn rng i ro không xy. ro! c tiêu ca qun lý ri ro là ngn nga ri ro xy ra và gim ti thiu nh hng ca nó nhiu nht có th. Qun lý ri ro liên quan n các bc sau:  Xác nh ri ro: nhng loi ri ro