Nhóm dự án trong quản lý dự án

Có rất nhiều cách xây dựng nhóm dự án, đối với các dự án lớn, bước đầu tiên là phải xây dựng một nhóm chủ chốt gồm những thành viên tham dự từ đầu đến cuối dự án.Giám đốc dự án và nhóm chủ chốt sẽ thực hiện những công việc đầu tiên như tiền dự án, phát triển nguyên tắc dự án, lập kế hoạch. Những thành viên khác sẽ tham gia theo tiến độ thực hiện dự án

 bn v Qun lý d án Nhóm d  án Nhóm d án Copyright © 1998-2007 by STS 2 Xây dng nhóm d án Khái nim Tóm tt các nguyên tc c bn:  i vi các d án ln hn, bc u tiên là phi xây dng mt “nhóm ch cht” gm nhng thành viên s tham gia tu n cui d án.  Giám c d án và nhóm ch cht s thc hin nhng công vicu tiên (tin d án, phát trin nguyên tc d án, lp k hoch).  Nhng thành viên khác s tham gia theo tin  thc hin d án. Tài liu tham kho: Tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho các tài liu sau ây: PMBOK® guide: 9.1: Lp K hoch nhân lc d án 9.2: ào to Nhóm d án IPMA Ranh gii Kh nng: Chng 23: Làm vic theo nhóm Chng 24: Lãnh o Chng 35: Phát trin nhân lc Chng 36: Hc tp theo t chc How to do Xây dng nhóm nh th nào?  u bn ngh bn s cn nhiu ngi cho  án thì trc ht bn hãy bt u ng vic chn mt s ngi  xây dng "nhóm ch cht".  t nht là nhóm ch cht gm nhng ngi ã cùng làm vic vi nhau và cng ã làm vic vi bn trc ó. Nu không, tin hành các bc "xây dng nhóm" là u cn thit.  Có nhiu cách xây dng nhóm d án: 1. Thông thng, bn không có nhiu la chn: n gin là bn phi s dng nhng ngi ã sn sàng cho d án hoc nhng ngi có mt s k nng c bit. 2. i vi mt s trng hp, giám c  ána ra tiêu chun a chn nhng thành viên nhóm d án mà ông ta mong mun c dù vic la chn thc t li do trng phòng (ban) thc hin. 3. ôi khi, giám c d án tác ng trc tip n vic chn các thành viên nhóm d án. ây là mt gii pháp tt hn nhiu. 4. Và cui cùng, giám c d án trc tip la chn các thành viên nhóm d án. ây là mt gii pháp lý tng. Nhóm d án Copyright © 1998-2007 by STS 3  u bn không th t do chn các thành viên ca nhóm d án thì ít nht bn hãy tho lun vi các trng phòng (ban)  có th có ting nói trong quá trình la chn này.  u có th, trc ht hãy tho lun u này vi nhng nhân viên liên quan  h thy c giám c d án tham kho ý kin ca h. Ví d John là giám c  án CreditRisk (D án Ri ro tín dng)- mt h thng phn mm c s dng ánh giá các ri ro trong Tín dng thng mi ca mt ngân hàng ln. Ngay tu d án, Frank, trng phòng máy tính ã cùng vi John ánh giá các yêu cu ngun lc và la chn khong 15 ngi có th tham gia vào d án. John ã quyt nh phng vn 15 ngi này  bit mt cách chính xác nhng m mnh và nhng m yu ca h. Trong khi phng vn, John nhn thy rng ch có 8 thành viên có c nhng chuyên môn cn thit cho  án - 7 ngi khác không có  trình  (không có kinh nghim v phân tích cng nh lp trình). Theo c lng ca John, nu c 7 ngi không có  kinh nghim này tham gia vào  án thì anh ta phi dành rt nhiu thi gian ào to cho h - mà thi hn ca  án li không cho phép làm u ó. Sau nhiu cuc tho lun khá gay go vi Frank, là ngi mun mt cách tuyt i vic Jean s dng 15 ngi mà anh ta ã chn cho d án, John ã chin thng. Anh ta c phép làm vic vi 7 chuyên gia tin hc có th rt chuyên ngip ngay t ngày u tiên, và  sung thêm 8 thành viên khác ca công ty cho d án. Danh mc rà soát  m bo rng các thành viên c chn ang không làm vic cho mt s  án khác.  m bo rng không có nhng vn  v kh nng tng thích gia các thành viên trong nhóm.   Châu âu, c bit trong lnh vc k thut, rt ít ph n tham gia vào nhóm d án. Th nhng s có mt ca ph n trong các nhóm d án li c bit quan trng !! y cn tránh  Không sp t trong nhóm d án mt thành viên và cp trên ca anh ta. Kinh nghim cho thy nhng ngi di quyn thng ngi nói ra nhng gì không làm a lòng cp trên ca h.  Tránh sp t trong nhóm nhng thành viên m nhim nhiu trách nhim trong công ty. Nhng ngi này thng không th ti d các bui hp d án, nhng khi h có mt thì li mun hi v tt c nhng gì mà ngi khác làm trong khi h vng mt.  Không bao gia vào nhóm d án mt ngi nào ó mà ch bi vì "n nang", hoc ch ct  tránh trng hp h chng li d án. Nhóm d án phi là mt nhóm gm nhng thành viên tích cc và tin tng vào d án. Nhóm d án Copyright © 1998-2007 by STS 4 Phát trin nhóm d án Khái nim Tóm tt các nguyên tc c bn: Tài liu tham kho:  tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho các tài liu sau ây: PMBOK® guide: 9.3: Phát trin nhóm d án IPMA Ranh gii Kh nng: Chng 24: Lãnh o Chng 26: Xung t và khng hong Chng 35: Phát trin nhân lc Chng 36: Hc theo t chc How to do Tin hành bui phát trin nhóm nh th nào ? 1. p k hoch mt bui hp hoàn toàn ch “giành” cho vic phát trin nhóm. 2. Cùng nhau, xác nh mt s qui tc liên quan n tính nng ng ca nhóm (xem phn ví d v "Mt Biu  phân chia trách nhim" ca nhóm). 3. Ngoài ra, xác nh các quy tc quy nh s vn hành ca cuc hp. Ví d  Phát trin nhóm d án là quá trình trong ó các thành viên ca nhóm d án làm quen vi nhau, xác nh phng thc làm vic ca nhóm và a ra các quy nh chung.  Vic phát trin nhóm có th xy ra mt cách t phát trong tun u tiên làm vic chung.  c dù vy, cn dành mt hoc hai ngày cho vic phát trin nhóm: nhóm hoà thun là mt nhân t thành công i vi d án, u n ày quan trng n ni nó chng minh mt cách y  thi gian u t cho vic này.  Khi có s cng thng trong nhóm thì ôi khi cn n chuyên gia bên ngoài u khin ngày phát trin nhóm. Nhóm d án Copyright © 1998-2007 by STS 5 Tht nng Cindy là mt giám c d án có nhiu ý tng c áo. Ngay khi  án t u, cô mi c nhóm d án n t chc mt bui tic ngoài tri ti n nhà cô. Sau gi làm vic tt c các thành viên ca nhóm cùng i vi nhau trong ba xe ô tô: Cindy dn u. Trên ng i cô ghé qua siêu th mua các th và cng nói vi c nhóm d án cùng i vào siêu th. Trong siêu th cô ng nói chuyn vi mt thành viên trong nhóm d án - nhng ngi khác cng ng quanh ó, nhng thc s h không bit nên làm gì. t lúc sau, cô nói vi mi ngi: "các bn hãy mua tt c nhng gì cn thit, tôi s thanh toán". Không hài lòng lm nhng cánh àn ông kt thúc bng vic t t chc ly: mt ngi nói "tôi s chu trách nhim món sa lát". Mt ngi khác i mua mì si, ngi th ba i mua tht. Khi xe mua hàng ã y p, mi ngi qua quy thanh toán và v nhà Cindy. Trong vn nhà Cindy, cng màn kch nh vy c lp li. Cindy tho lun vi mt thành viên ca nhóm và không quan tâm n mi ngi. Sau mt vài giây bp bênh, nhóm t t chc: mt trong s h ph trách v la, mt ngi khác ph trách  ung và ngi th ba ph trách món xà lát. t qu ca bui ti: nhóm ã phi t t chc t c mt mc tiêu chung và chng minh rng nhóm bit t t chc. Cindy mm ci mt cách kín áo. Dã ngoi Vào thi m ban u ca mt d án phn mm, giám c d án quyt nh t chc mt ngày dã ngoi vi nhóm d án. Tp kt lúc rng ông  chân núi, h cùng nhau leo núi khong 2 ting, và sau ó cùng nhau dùng cà phê trong mt nhà hàng nh (tt nht là chn núi có nhà hàng  trên ó!), và tip ó là mt bui làm vêc khong mt ting ri. Sau ba n tra, hi do mt ít, và cùng làm vic vi nhau (brainstorming) v các phng pháp và cách thc làm vic sc áp dng trong d án. n tuyên b nhóm t doanh nghip nhà nc trong quá trình t nhân hóa ã xây dng mt nhóm làm vic chu trách nhim v các d án t chc li ni b. Trong mt bui hp v phát trin nhóm d án, các thành viên ca nhóm ã thng nht v mt "Biu  phân chia trách nhim" nh sau:  Chúng tôi suy ngh và hành ng nh là mt doanh nghip .  Chúng tôi suy ngh và hành ng vì li ích ca khách hàng.  Chúng tôi tôn trng và tin tng ln nhau.  Chúng tôi s quan tâm ln nhau vi mt thái  lc quan.  Chúng tôi coi trng kt qu hn là phng pháp.  Chúng tôi cùng chia s nhng suy ngh ca nhau cho dù là tt hay xu.  Chúng tôi khuyn khích s sáng to, i u vi ri ro và tinh thn t chu trách nhim.  Chúng tôi s rút kinh nghim t nhng sai sót ca chúng tôi.  Chúng tôi chia s thông tin v các mc tiêu chung, các dnh và các quyt nh t cách rõ ràng, có h thng và úng thi hn. Nhóm d án Copyright © 1998-2007 by STS 6  i thoi vi ng nghip là u mà chúng tôi luôn quý trng.  Chúng tôi th hin tinh thn oàn kt vi nhau.  Chúng tôi trung thành và ng h các quyt nh a ra.  Chúng tôi xem xét các xung t mt cách khách quan. Danh mc rà soát  u nhóm d án không tng ng (các thành viên  các a v khác nhau, trình  n hoá cng rt khác nhau, làm vic  các phòng (ban) khác nhau him c làm vic cùng nhau), ng do d, hãy t chc mt ngày phát trin nhóm: li ích t c  rt ln.   chc ngày phát trin nhóm d án ngoài vn phòng.  t nht thì giám c d án là ngi u hành cuc hp này.  Hãy xác nh các mc tiêu rõ ràng và o lng c: ví d "Xây dng bn tuyên b a nhóm", hoc "Xây dng các quy tc vàng cho các cuc hp d án", hoc là "Xây ng Biu  phân chia trách nhim". y cn tránh  ôi khi trong nhng ngày phát trin nhóm d án mt s ngi có xu hng tho lun mang tính cá nhân vi nhau không ngt. Vi t cách là giám c d án, bn phi can thip, hn ch các cuc tho lun cá nhân và a mi ngi vào vn  chính là vin nh ca  án: chúng ta s làm vic vi nhau nh th nào t c các mc tiêu ca d án? Nhóm d án Copyright © 1998-2007 by STS 7 Ma trn trách nhim Khái nim Tóm tt các nguyên tc c bn: Tài liu tham kho: Tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho các tài liu sau ây: PMBOK® guide: 9.1: Lp K hoch nhân lc cho d án 2.3: Các nh hng v mt t chc IPMA Ranh gii Kh nng: Chng 22: T chc d án Chng 26: Xung t và khng hong Chng 33: T chc thng xuyên How to do Xây dng Ma trn trách nhim nh th nào?  Toàn b nhóm d án cùng nhau xác nh danh sách các quyt nh quan trng mà c a ra trong quá trình thc hin  án cng nh các hot ng chính ca  án.  i thành viên trong nhóm d án u phi n vào mu "Ma trn trách nhim" và xác nh vai trò ca mình i vi mi quyt nh.  Vai trò có th là: 1. Chu trách nhim  Thng xuyên, trách nhim ca mi thành viên d án không c xác nh rõ ràng.  Vic ó có th dn n nhng hu qu nghiêm trng: 1. t s hot ng bình tr. 2.  có xung t khi a ra quyt nh. 3. Các quyt nh sau ó phi tho lun li  giai n sau. 4. Thiu nhng ý kin tham kho ca ng nghip, không sn sàng tham kho ý kin ca ngi khác.  Có mt phng pháp n gin và hiu qu tránh c nhng vn  nêu trên là Ma trn trách nhim.  Ma trn trách nhim xác nh rõ vai trò và trách nhim ca tng thành viên i vi các hat ng khác nhau hoc các quyt nh có liên quan n d án. Nhóm d án Copyright © 1998-2007 by STS 8 2. Tham gia 3. Phê duyt 4. c tham kho 5. c thông báo  a trên các câu tr li, giám c d án s xây dng mt "Ma trn trách nhim" chung (trên mt flip chart).  Hãy ng quên tho lun v nhng s khác nhau trong các ánh giá ca mi ngi!!!  "Ma trn trách nhim" này sc xem xét theo 2 chiu: 1. Chiu ngang : ã có ngi chu trách nhim cho mi quyt nh hoc mi hot ng cha? tham kho úng ngi tham kho không? 2. Chiu dc : Trách nhim ca mi thành viên trong nhóm d án ã c xác nh mt cách rõ ràng cha? có ngi chu quá nhiu trách nhim hoc quá ít trách nhim không? Ví d ây là Ma trn trách nhim c xây dng cho mt  án máy tính: Danh mc rà soát  ã lit kê ht tt c các quyt nh quan trng cn phi a ra trong quá trình thc hin  án cha?  ã lit kê ht các hot ng quan trng nht cha?  TOÀN B các thành viên ca nhóm d án cn phi có mt trong bui làm vic xây ng Ma trn trách nhim.  Có nhng bt ng quan m gia các thành viên trong nhóm d án không? (ví d: hai ngi cùng mong mun m nhim mt hot ng) thì u quan trng là phi tho lun mt cách chi tit v nhng bt ng này  có c mt tha thun làm hài lòng c hai bên. y cn tránh Nhóm d án Copyright © 1998-2007 by STS 9   li các m cha rõ ràng, nht là nhng m liên quan n phân chia trách nhim, u này tt yu s dn n nhng xung t sau này. Nhóm d án Copyright © 1998-2007 by STS 10 Trao i thông tin Khái nim Tóm tt các nguyên tc c bn: 2. Trao i thông tin vi các bên liên quan A. u ý: cn phi xác nh loi thông tin nào cn phi trao i vi khách hàng và loi nào thì không! B. Xác nh tn s trao i thông tin, mc  chi tit ca thông tin cn thông báo cho ng bên liên quan. 3. Trao i thông tin trong công ty A. Giám c d án phi "qung cáo" d án ca mình trong ni b công ty bng cách thông báo thng xuyên các thành công ca d án, và t chc "ngày giao lu". Giám c d án phi thông tin thng xuyên cho cp trên các vn  gp phi và các bin pháp ã c a ra. B. Giám c d án phi thông tin thng xuyên cho Chu t/nhà tài tr v tin  a d án. Thông thng các báo cáo này c thc hin hàng tháng. i vi các d án  quy mô va và nh, nên xây dng mt k hoch trao i thông tin. i vi các d án ln: c mt ngi qun lý v trao i thông tin. Các khái nim liên quan:  Hot ng  WBS  t qu Tài liu tham kho:  tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho các tài liu sau ây: PMBOK® guide: 10.1 : Lp k hoch trao i thông tin 10.2 : Ph bin thông tin Trao i thông tin trong khuôn kh  án bao gm mt s khía cnh sau: 1. Trao i thông tin trong nhóm d án: A. c thc hin thông qua các cuc hp hàng tun. B. Mang li hiu qu ti u bng cách tp hp nhóm d án làm vic  cùng mt toà nhà, nu có th ngay trong mt phòng làm vic. C. u t chìa khoá: giám c d án nên ghé qua vn phòng d án hoc các xng sn xut hàng ngày  trao i vài li vi tng thành viên nhóm d án. D. n ghi li biên bn các cuc hp nhóm d án. [...]... u vào h s nt án Ví d Trong khuôn kh án Elax (phát tri n ki u dáng m i cho ng h siêu ng), Peter giám c d án, ban u d nh th c hi n các cu c h p án vào 10 gi sáng th 2 hàng tu n Vì các cu c h p c a tr ng phòng (ban) c ng di n ra vào sáng th 2, y nên hay x y ra tr ng h p m t ho c m t s thành viên trong nhóm án ph i tham gia m t ph n các cu c h p này Do ó, giám c d án ã chuy n cu c h p d án vào th 3 hàng... viên c a nhóm d án Không thông báo cho t t c m i ng i t t c các thay i liên quan n chi ti t k thu t c a án Copyright © 1998-2007 by STS 12 Nhóm d án p hàng tu n Khái ni m Tóm t t các nguyên t c c b n: Trong quá trình tri n khai án, công vi c c n c ch o th ng xuyên và chính xác làm c u này, thông th ng ng i ta nh ra bu i h p hàng tu n và c g i là "h p d án" m t s giai n nh t nh c a d án, h p d án có th... p này th ng x y ra giai o n cu i c a m t d án phát tri n, giai n th ho c là trên công tr ng xây d ng công nghiêp Nh ng thành viên sau ây nên tham gia vào h p d 1 Giám 2 Các thành viên nhóm d án 3 Các thành viên ngoài d án (n u c n thi t) 4 Có th m i c ph n m m) d ng cu i cùng c a d Thông th Ch cd án: án ng i s án (nh t là i v i các d án ng, m t bu i h p d án kéo dài kho ng 1 ti ng ng trình cu c h p... án Copyright © 1998-2007 by STS 14 Nhóm d án t hôm, Francis, m t k s l p trình, ã t ra câu h i li u h p lúc 10 gi có phù h p không: p lúc 10 gi s chia bu i sáng làm ôi và cu c h p th ng kéo dài n 11h15 ho c 11h30 Th i gian còn l i c a bu i sáng b lãng phí y nên h ã quy t nh h p lúc 11 gi u này có ngh a là cu c h p ch kéo dài trong vòng 1 ti ng làm c u này, Peter yêu u các thành viên trong nhóm d án. .. thông tin quan tr ng nào c n thông báo cho nhóm d án? t ng i bên ngoài có th c m i d h p không? Trong phòng h p ã có b ng vi t ch a? ã c ng i vi t biên b n h p ch a? Ch ng trình cu c h p ã c thông báo ch a? t c các m th o lu n ã c ghi lên b ng ch a? y c n tránh Không nên t ch c cu c h p vào 10h sáng: u này làm gián n công vi c c a các thành viên trong nhóm d án Nên t ch c vào 11h, sau ó k t thúc b ng... Xác nh m t ng i qu n lý thông tin và tên c a ng i này c hi n di n trên t t các tài li u ph bi n ra bên ngoài Ng i này s là ng i phát ngôn c a nhóm án và là ng i duy nh t có t cách trong vi c cung c p thông tin ra bên ngoài 2 Thông báo cho toàn b nhân viên c a công ty khi d 10/02) Cung c p cho h nh ng thông tin sau: Copyright © 1998-2007 by STS án b t u tri n khai (ngày 11 Nhóm d án a i sao l i a ra... m t ng i ch u trách nhi m v n : ng i phát ngôn c a d án) vi c trao i thông tin i thông tin (trong nh ng án 3 Xây d ng các quy t c trao i thông tin trong nhóm d án c bi t, i v i các nhóm mà các thành viên n t các n c khác nhau ho c có v n hoá khác nhau thì u quan tr ng là các quy t c này c xây d ng chung cho c nhóm 4 Xác nh m t k ho ch trao i thông tin, ngh a là xác nh các thông tin nào c n c cung c... k t thúc tr c 12 gi Sau ó c nhóm th ng i n tr a cùng v i nhau vào th 3 sau bu i h p d án - và b a n tr a chung này c xác nh nh là m t th i m tuy t v i trao i thông tin Ví d v "Kim ch nam" c a các cu c h p Nhóm d án « X » ã quy t nh thông qua 7 "quy t c vàng" cho các cu c h p d án c a h Các quy t c này r t n gi n nh ng l i là n n móng t t m b o hi u qu c a các cu c h p án: 1 i thông báo kèm theo ch... hoàn thành? 3 Nh ng v n 4 Ai làm vi c gì trong th i gian t nay cho t i cu c h p l n t i gì n y sinh? Khái ni m liên quan: Ki m soát chi phí Ki m soát k ho ch th c hi n Ki m tra, ánh giá d án Ki m tra, ánh giá ch t l ng Gói công vi c Tài li u tham kh o: Tìm hi u thêm thông tin v ch Copyright © 1998-2007 by STS này có th tham kh o các tài li u sau ây : 13 Nhóm d án PMBOK® guide: 6.5: Xây d ng K ho ch th... rtf là ph bi n nh t E Ai là ng 5 i cung c p thông tin? ai là ng i rà soát l i? u m c tiêu c a d án là s n xu t ra m t v t: t x ng n i s n xu t ra t ó m t t m bi n ghi l i t t c các thông tin chìa khoá c a d án Ví d Macro là ng ty i ch u trách nhi m v án xây d ng bi u t ng m i c a công ây là m t d án mà ai trong công ty c ng bi t - nh ng bi u t ng m i c a công ty c n ph i bí m t n ngày 31/10 - là ngày . vic Jean s dng 15 ngi mà anh ta ã chn cho d án, John ã chin thng. Anh ta c phép làm vic vi 7 chuyên gia tin hc có th rt chuyên ngip ngay t ngày u tiên, và  sung thêm 8 thành. vi các hat ng khác nhau hoc các quyt nh có liên quan n d án. Nhóm d án Copyright © 19 98- 2007 by STS 8 2. Tham gia 3. Phê duyt 4. c tham kho 5. c thông báo  a trên các câu. là mt doanh nghip .  Chúng tôi suy ngh và hành ng vì li ích ca khách hàng.  Chúng tôi tôn trng và tin tng ln nhau.  Chúng tôi s quan tâm ln nhau vi mt thái  lc quan.  Chúng