Quản lý chi phí trong dự án

Tài liệu giúp bạn có những cái nhìn tổng quát về vấn đề ước lượng, khả năng sinh lời (tính ROI), kiếm soát chi phí. Các ví dụ tính toán điển hình bằng công thức ROI

 bn v Qun lý d án Qu n lý chi phí Qun lý chi phí Copyright © 1998-2007 by STS 2 c lng Khái nim Tóm tt các nguyên tc c bn :  c lng  dài thi gian ca t hot ng cn c chính xác n mc có th. Nu không toàn b vic lp k hoch tr thành không thc t.  Các c lng có th chính xác hn bng cách chia t hot ng ln thành nhiu hot ng nh.  t c các c lng nên da trên kinh nghim. Kinh nghim c vit ra (ví d các hu tính toán ca các  án trc) có  tin cy hn nhiu là c lng ca chúng ta.  c lng nhóm d án t hn là c lng cá nhân, vì mt s lý do: 1. c lng da trên kinh nghim mà mt nhóm thì có nhiu kinh nghim n mt cá nhân. 2. i ca các cá nhân s bù tr cho nhau. ó là hiu qu ca sông. 3. Các cuc tho lun nhóm thng mang li nhng cái nhìn mi và u này làm tng  chính xác ca các c lng ca mi cá nhân.  Các c lng sc s dng  xác nh mc  ca ngun lc,  dài thi gian, ng gng cng nh chi phí. Các khái nim liên quan: - Hot ng - ng gng - Hot ng u tiên Tài liu tham kho: Tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho các tài liu sau ây: PMBOK® guide: 6.3: c lng ngun lc cho hot ng 6.4: c lng thi gian cho hot ng 7.1: c lng chi phí IPMA Ranh gii Kh nng : Chng 14: K hoch thc hin Chng 16: Chi phí d án và tài chính Chng 42: Tài chính và K toán Qun lý chi phí Copyright © 1998-2007 by STS 3 How to do  dài thi gian ca mt hot ng c c lng nh th nào? 1. Tìm hiu xem có ai trong công ty gn ây ã thc hin mt hot ng gn ging nh vy không. 2. u cn thit, bn có th tìm hiu  bên ngoài thông qua kênh ca bn. 3. Khi ã tìm ra c mt hoc nhiu hot ng ging nh là hot ng cn c c lng thì th lng hoá các m khác nhau gia các hot ng này và hot ng ang cn c c lng. 4. u hot ng ln thì c gng chia thành nhiu hot ng nh. Ví d 1. John chu trách nhim c lng  dài thi gian ca giai n xác nh chi tit k thut ca mô ul PP trong phn m SAP/R3. 2.  trc n gi John cng nh nhng ngi khác trong công ty cha tng làm mt công vic nh vv. Vy nên, anh ta quyt nh tìm hiu bên ngoài. 3. Trc tiên, anh ta tham kho nhng nhà t vn ã làm vic cho  án này. Vi cách này, anh ta có c mt chui các s liu u tiên. 4. Và sau ó anh ta nh ra rng, Paul, mt bn hc cã nói chuyn vi anh ta v SAP/R3. Anh ta gi n cho Paul. Và ngi này ã cung cp cho anh ta nhiu thông tin rt b ích không ch liên quan n  dài thi gian mà còn c thông tin liên quan n các ri ro và các vn  gp phi. 5. Anh ta phát hin ra rng tham bin cn c xác nh trong công ty ca anh ta thì thp hn 20% so vi trng p ca công ty Paul. Vy nên anh ta c lng thi gian dành cho xác nh các chi tit k thut là 0.8 ln thi gian a Paul và nhóm ca anh ta. Danh mc rà soát  ã tham kho các chuyên gia trong ngành cha?  ã c lng cùng vi nhóm d án cha?  u trong trng hp trong công ty không có kinh nghim v vn  liên quan thì ã tham kho các chuyên gia bên ngoài cha?  ã xem xét tt c nhng khác bit gia  án hin ti và các d án em ra so sánh cha? y cn tránh Qun lý chi phí Copyright © 1998-2007 by STS 4  c lng trong u kin không có các cn c nghiêm túc, s t nguy him: có th c lng thp hn so vi tình hình thc t ti 2…5. Hu qui vi  án s rt nghiêm trng.  Ch tham kho ý kin ca mt ngi s rt nguy him.  Chú ý: các cng s tr hn ca nhóm d án thng xuyên có xu hng c lng quá kh nng ca bn thân h ngha là hc lng thp hn  dài thi gian ca hot ng. Qun lý chi phí Copyright © 1998-2007 by STS 5 Kh nng sinh li ca d án (tính ROI) Khái nim Tóm tt các nguyên tc c bn : i d án u cn u t.  xác nh xem khon u t này có mang li li nhun không, ngi ta thng s dng hai phng pháp:  Thi gian hoàn vn: phng pháp này cho phép tính toán thi gian cn thit  các khon thu  trang tri cho các khon chi. Thi gian hoàn vn là thi m mà các khon thng d tích ly bt u dng (+). Thi gian hoàn vn càng ngn thì d án càng có kh nng sinh li. Nhìn chung, giai an này thng t 2 n 4 nm, i vi mt s d án công nghip thì thi gian có th ngn hn 1 nm.  ROI (T sut li nhun trên vn u t): phng pháp này cho thy kh nng sinh li ca vn u t. Nó c th hin  dng % gia khon thu ly k trong t thi gian nht nh so vi vn u t. Thng ngi ta tính cho ba n nm nm u tiên. Mc ROI thp nht cho mt  án chp nhn c là 12% mt nm. n u t là tòan b chi phí  thc hin mt d án. ó là các khon chi cho n khi d án i vào hat ng và có lãi. Các khon chi phí cho vic khai thác tip theo a d án không c coi là mt phn ca vn u t na. Qun lý chi phí Copyright © 1998-2007 by STS 6 Kh nng sinh li ca vn u t có th xác nh qua cách tính n gin (ví d không tính n lãi sut) hoc cách tính thông thng (ví d bng cách cp nht hay tri các khon chi phí và tính toán li nhun) Các khái nim liên quan:  c tính chi phí và ngân sách (ánh giá d án v mt tài chính) Tài liu tham kho: PMBOK® Guide: 7.2 D tho ngân sách 7.3 Kim sóat chi phí IPMA Competence Baseline: Chng 7: Xây dng và thm nh d án Chng 42: Tài chính và k tóan How to do ROI n gin hóa và thi gian hoàn vn c tính nh th nào? 1. Xác nh khong thi gian tính kh nng sinh li ca d án. Mt công ty thng quy nh c th khong thi gian tính toán cho mi loi d án nht nh ca mình. 2. p bng và nhp các s liu cho các nm tính gm a) chi phí ca d án; b) li nhn mà d án t c; c) thu nhp ròng và d) d ly k 3. ng này cho phép chúng ta thy c khi nào t c thi gian hoàn vn, ó là khi li nhun thu v trang tri  cho các chi phí (hay nói cách khác, khi d ly k ng 0 và bt u t giá tr dng (+)) ng này cng cho phép xác nh t sut li nhun trên vn u t ROI bng cách so sánh gia tng li nhun và vn u t:  l li nhun trên vn u t chit khu (discounted ROI) và thi gian hoàn vn tính nh th nào? 1. Xác nh khong thi gian tính toán kh nng sinh li ca d án. 2. p bng và nhp các s liu cho các nm tính gm a) chi phí ca d án; b) li nhn mà d án t c; c) thu nhp ròng và d) d ly k. 3. Thu nhp ròng cn c u chnh, tính toán theo giá tr thc  thi m hin ti (giá tr hin ti – Net present value) vi mc lãi sut do công ty quyt nh. Công thc sau ây dùng  tính thu nhp ròng. c tính toán theo cách khác: s tin mà tôi l ra phi ang u t tính n n thi m hin ti, trong khong thi gian là n nm, giá tr này c tính theo mc Qun lý chi phí Copyright © 1998-2007 by STS 7 lãi sut là i. Trong công thc này, mc lãi sut c vit  dng s thp phân ví d nh 8% c vit là 0,08. ng có th tìm thy các giá tr này trên bng toán hc tham kho hoc trên Internet. 4. Hoàn tt các ct trong ó ghi rõ li nhun có tính n lãi xut và s d ly k. 5. ng này cho phép chúng ta thy c khi nào thì hòa vn, ó là khi s d ly kã tính n lãi sut bng 0 hay li nhun ã tính n lãi xut bt u bù p  cho các chi phí có tính n lãi xut 6. ng này cng cho phép xác nh t sut li nhun trên ROI bng cách so sánh tng i nhun ã chit khu vi vn u tã chit khu. Ví d Tính toán ROI cho d án dây chuyn sn xut, chúng ta s dng 2 phng pháp tính khác nhau (n gin hóa và cp nht) 1. ROI theo cách tính n gin hóa i vi loi d án này, phòng tài chính ã t ra thi gian tính là 5 nm Vì vy, bng tính s bao gm các khon chi phí và li nhun c tính cho giai n 5 m. Vi các s liu này, ta tính li nhun hàng nm nh sau: ng trên cho thy thi giai hoàn vn là sau 4 nm. Nó cng là bng chng cho thy vn u tt mc 600 (cui giai n phát trin sau m th 3) và d ly k sau 5 nm là 300.  sut li nhun là 50%. Nu tính theo nm thì t sut li nhun trên vn u t ROI là 10%. Qun lý chi phí Copyright © 1998-2007 by STS 8 2. Tính ROI theo mc chit khu i vi loi d án này, phòng tài chính ã t ra thi gian tính là 5 nm và mc lãi sut m thi là 12%. Vì vy, bng tính s bao gm các khon chi phí và li nhun c tính cho giai n 5 m. Vi các s liu này, ta tính li nhun hàng nm nh sau: c tip theo tính li nhun hàng nm theo giá tr hin thi s dng công thc sau ây: u ý: trong công thc này, lãi sut c tính theo s thp phân, ví d 12% c vit là 0,12. Giá tr hin ti ca nm u tiên là: Qun lý chi phí Copyright © 1998-2007 by STS 9 Giá tr hin ti ca nm th hai là: ng t nh vy… Chúng ta a các s liu này vào bng tính di ây  tính li nhun theo mc chit khu: ng trên cho thy thi gian hoàn vn có tht c trong nm th 5. ng cng là bng chng cho thy giá tr vn u t là 483,1 và s d ly k là 91,3. Qun lý chi phí Copyright © 1998-2007 by STS 10  sut li nhun do vy là 18,9% và tính theo nm là 3,8%. Kh nng sinh li ca d án nu a yu t lãi xut vào thp hn áng k so vi cách tính n gin hóa. i ý: th thay i mc lãi sut  xem mc lãi sut nh hng nh th nào n t sut i nhun trên vn u t (ROI) ca d án. Danh mc rà soát  Khi tính ROI, bn ã s dng mc lãi sut phù hp cha? (mc lãi sut do phòng tài chính a ra có th không trùng khp vi mc lãi sut chit khu ca ngân hàng a phng).  Liu bn ã a ht các khon u t vào khi tính ROI cha? (liu toàn b thi gian làm vic ca các b phn trong ni bã c tính n?).  Khi d án c trin khai  nc khác, có nhiu kh nng các mc lãi sut áp dng  tính toán cng khác nhau.  n ã phân tích  nhy cm cha? (tác ng ca vic d án chm tin  3 n 6 tháng hay mc chi phí vt 3% n ROI nh th nào?)  i vi mi ROI, phi xác nh rõ các c s cho vic tính toán gm thi gian tính, các loi chi phí liên quan, mc lãi sut vv… Nu không, mc ROI tính c s không có giá tr và do vy không th so sánh c các phng án a ra. y cn tránh  Khi d án cn gim 10% thi gian làm vic ca 10 nhân viên d án, bn không nên cho rng cn ct gim mt ngi làm vic toàn phn  Tính toán theo chi phí cn biên (marginal costs) hn là vi toàn b chi phí. Thc t là i nhìn thoáng qua thì vic tính toán s logic hn nu ch dùng chi phí cn biên  tính toán d án ca mình. Nhng bt k ai nu ch làm vic vi chi phí cn biên s không khó khn gì mà không hình dung ra hu qu ca nó. [...]... lý chi phí Ki m soát chi phí Khái ni m Tóm t t các nguyên t c c b n: Ki m soát chi phí ngh a là so sánh gi a chi phí ngân sách cho phép và chi phí th c t các giai n khác nhau c a án Trên ph ng di n toàn b d án, vi c ki m soát chi phí s do giám c d án th c hi n, nh ng i v i các ph n công vi c c th thì trách nhi m này c y quy n cho nhóm d án Ki m soát chi phí ánh giá hai lo i chi phí sau: 1 Các chi phí. .. STS 22500 Chi phí Chi phí l y ti n Ti ng Chi phí c l ng các chi phí còn l i Ti ng Chi phí 12 Qu n lý chi phí Thuê phòng 12500 Peter 8000 6000 220 120 12000 80 8000 75 Jim 22000 7500 25 2500 60 6000 ng : 42000 22500 20000 c 4 B ng vi c c ng các chi phí l y ti n và các chi phí còn ph i chi ã ng , chúng ta có chi phí có th cho n cu i d án: Ngân sách cl c Ti ng Thuê phòng Chi phí l y ti n Chi phí Ti ng... 1998-2007 by STS 11 Qu n lý chi phí Các chi phí 1 c ki m soát nh th nào? Ki m soát các chi phí hi n t i : a b p nh t tình tr ng c a công vi c và chi phí c a nó (t t c các chi phí! ) cl cu i ng các chi phí còn l i án nt n m m c ti p theo, tuân th cho n c So sánh tình hình chi phí hi n t i (k c các chi phí còn l i) v i các chi phí ki n trong ngân sách d ánh giá m c 2 Trong tr chênh l ch ng h p v t quá ngân... ng 12500 Peter Ti ng Chi phí 8000 Chi phí 6000 14000 220 22000 120 12000 80 8000 20000 75 Jim 7500 25 2500 60 6000 8500 20000 42500 ng : 42000 22500 c 5 B ng vi c so sánh ngân sách v i t ng chi phí có th cm c chênh l ch: Ngân sách cl c Ti ng Thuê phòng Peter Chi phí Chi phí l y ti n Ti ng 12500 Chi phí ng n cu i d án c l ng các chi phí còn l i Ti ng 8000 Chi phí Chi phí n cu i d án ta có Chênh ch ng... ch nh ch a? Các bi n pháp ó ã c thông báo v i t t c các bên liên quan ch a? y c n tránh Các chi phí ã thanh toán không tính n các chi phí ã cam k t Các d li u liên quan n chi phí c cung c p quá mu n Copyright © 1998-2007 by STS 13 Qu n lý chi phí Các chi phí còn l i c c l ng quá th p c l ng c a nhóm d án v các chi phí còn l i quá l c quan Hi u qu c a các bi n pháp hi u ch nh ch a c xem xét m t cách... ph i chi thêm 6,000 USD cho vi c này o Peter ã làm vi c cho d ti ng án 120 ti ng; anh ta o Jim ã làm vi c cho d ti ng n a án 25 ti ng; anh ta cl c l c ng ph n còn l i là 80 ng ph i làm thêm 60 c 2 Ghi nh ng chi phí th c t l y ti n: Ngân sách cl c Ti ng Thuê phòng Ti ng Chi phí 12500 Peter 8000 220 22000 120 12000 75 Jim 7500 25 2500 ng : c 3 Ghi l i các Chi phí Chi phí l y ti n cl 42000 ng v chi phí. .. d án 2 Nh ng chí phí còn l i án n t n th i m k t thúc luôn s n sàng c a các d li u v các chi tiêu ã n thi t ki m soát chi phí m t cách có hi u qu Các chênh l ch (b ng s vi c ki m soát chi phí Ki m soát chi phí c n ph i hi u i thông tin v i ng u ki n t i ho c b ng ph n tr m) là các thông tin quan tr ng cho Ki m soát chi phí là m t l nh v c m u ch t Trao c th c hi n là i v i các thành viên nhóm d án. .. Trên c s d can thi p hay không o c ng n cu i d án c l ng các chi phí còn l i Chi phí c 22500 li u này, b n ph i quy t nh xem có c n có các bi n pháp Trong ví d trên, chênh l ch r t nh - ch là 1% trên ngân sách c a d án - không c n các bi n pháp can thi p c bi t Danh m c rà soát ((checklists)) t c các chi phí án n th i m này ã c c p nh t ch a? Các c l ng chi phí còn l i có th c t không? ã tính chênh l... t trong báo cáo chu n, v i nh ng bi u i Giám sát d án là t i quan tr ng Tài li u tham kh o: Mu n tìm hi u thêm thông tin v ch này có th tham kh o các tài li u sau ây: PMBOK® guide: 7.3 : Ki m soát chi phí IPMA Ranh gi i Kh n ng: Ch Ch Ch Ch ng ng ng ng 16 19 20 42 : Chi phí d án và Tài chính : o hi u su t : Ki m soát d án : Tài chính và k toán How to do Copyright © 1998-2007 by STS 11 Qu n lý chi phí. .. quan Ví d iv i án Video-clip, b n ã th o ra m t ngân sách n gi n - b i vì script và các k ch b n ã có s n Peter ch u trách nhi m ph n thu, Jim ph n d ng phim Ti n thù lao c a h là 100 USD/ti ng/ng i cl c Ti ng sách Chi phí Thuê phòng Peter t tháng sau khi d án tri n khai, b n mu n ki m tra chi phí c 1 Thu th p d li u liên quan Ngân 12500 220 ng : 22000 75 Jim 7500 42000 n các chi phí: o Chi phí thuê phòng . ng ng % Thuê phòng 1 250 0 8000 6000 14000 150 0 12% Peter 220 22000 120 12000 80 8000 20000 -2000 -9% Jim 75 750 0 25 250 0 60 6000 850 0 1000 13% ng : 42000 2 250 0 20000 4 250 0 50 0 1%  c 6. Trên. Ting Chi phí Chi phí Thuê phòng 1 250 0 8000 6000 14000 Peter 220 22000 120 12000 80 8000 20000 Jim 75 750 0 25 250 0 60 6000 850 0 ng : 42000 2 250 0 20000 4 250 0  c 5. Bng vic so sánh ngân sách. phí Thuê phòng 1 250 0 Peter 220 22000 Jim 75 750 0 ng : 42000 Qun lý chi phí Copyright © 1998-2007 by STS 13 Thuê phòng 1 250 0 8000 6000 Peter 220 22000 120 12000 80 8000 Jim 75 750 0 25 250 0 60 6000 ng