Kỹ năng quản lý thông tin trong dự án

Kỹ năng quản lý thông tin trong dự án

 Sự cần thiết của hệ thống thông tin quản lý dự án

(HTTT QLDA)

 Khái niệm về HTTT QLDA

 Các thuộc tính của thông tin

 Nhu cầu thông tin của các đối tượng khác nhau trong DA

 Yêu cầu phần cứng và phần mềm cho HTTT QLDA

VIE/02/010 HCMC’s ODA PMUs Module 11_Communication Management Day 2

Differences

Cr ite ria

Ris ks

Kiến thức có hai loại: Chúng ta biết một chủ thể, hay chúng ta biết chúng ta có thể tìm kiếm thông tin ở đâu về nó

HTTT QLDA: Sự Cần Thiết

 Thông tin chính xác và kịp thời là hết sức thiết yếu

cho việc quản lý dự án.

 Hầu hết các DA có quá nhiều dữ liệu (data) mà không đầy đủ thông tin (information) thích hợp về dự án

đang ở đâu so với các mục tiêu tiến độ, chi phí, và

chất lượng.

 Định luật 80-20: thiết yếu thì ít mà tầm thường thì

nhiều (There will be the vital few and trivial many).

HTTT QLDA: Sự Cần Thiết

 Vì thế, một hệ thống để thu thập, sắp xếp và phân

phối thông tin là cần thiết cho mỗi DA.

 HTTT QLDA chính xác và hoàn chỉnh phải thiết lập

để tạo nền tảng cho dự án vận hành.

 HTTT QLDA là nơi lưu trữ nhưng thông tin cần

thiết cho việc hoạch định, tổ chức, hướng dẫn, và kiểm soát dự án hiệu quả cũng như cung cấp cho các bên liên quan (stakeholders) một “kho” thông tin về tình trạng của dự án.

HTTT QLDA: Định Nghĩa

 Một HTTT điện tử để quản lý chi phí, tiến độ,

hoạch định, báo cáo, dự báo và kiểm soát hầu hết các khía cạnh của DA.

 Bao gồm nhiều công cụ và kỹ năng (cả bằng tay lẫn tự động) dùng để thu thập, phân tích, và cung cấp các kế hoạch và thành quả của QLDA.

HTTT Trong Hệ Thống QLDA

Hệ Thống QLDA

HTTT QLDA

 Chỉ dẫn của tổ chức hoặc thông tin hổ trợ

 Sổ tay QLDA, phương pháp QLDA

 Các chính sách, thủ tục, chỉ thị về DA

 Thông tin kinh nghiệm (historical information)

 Các tập tin từ các DA khác

 Đề cương, luận chứng, hồ sơ thầu của DA trước

 Ngân sách, tiến độ, các thước đo thực thi kỹ thuật của các DA trước

 Thông tin về DA hiện thời (current project information)

 Tập tin cũ từ DA hiện thời nhưng không còn cần thiết cho những công việc đang thực hiện

 Vật liệu đã thay thế

 Hồ sơ nhân viên cũ

Thông Tin: Các Thuộc Tính

 Đúng đắn (accurate)

 Chính xác (precise)

 Đáng tin cậy (reliable)

 Mức độ chi tiết (level of detail)

 Các đồ họa, hình ảnh, và minh họa khác

 Toán học và các con số

Nhu Cầu Thông Tin

Chủ đầu

tư/Khách hàng

•Tình trạng và tiến triển của DA

•Các thay đổi quan trọng về chi phí, tiến độ, hay kỹ thuật

•Khó khăn trong việc thực hiện các mục tiêu của DA

Lãnh đạo công ty •Tình trạng và tiến triển của DA

•Các thay đổi quan trọng về chi phí, tiến độ, hay kỹ thuật

•Các thay đổi về nhu cầu tài nguyên

•Khó khăn trong việc thực hiện các mục tiêu

Các Bên Loại Thông Tin Cần

Giám Đốc

DA •Tình trạng và tiến triển của DA •Các thay đổi quan trọng về chi phí, tiến độ, hay kỹ

thuật

•Các thay đổi về nhu cầu tài nguyên

•Các yêu cầu mới hay các thay đổi về tiêu chí kỹ thuật

•Giải quyết vấn đề hay chậm trể trong các quyết định quan trọng

Nhu Cầu Thông Tin

Thành Viên

DA •Tình trạng và tiến triển của DA •Các thay đổi về mục tiêu DA

•Các yêu cầu mới cho dự án

•Giải quết vần đề

•Thay đổi về phân công công việc

“Kho” Kiến Thức Của DA

Đầu Vào

(Thông tin của tổ chức)

HTTTQLDA (Luu trữ kiến thức)

Cơ sở dữ liệu

Ban DA

Ban DA

HTTT QLDA: Giá Trị

 Nhu cầu thông tin QLDA hiện tại được đáp ứng như thế nào và

có đầy đủ không?

 Các cải tiến nào là cần thiết để hổ trợ các DA trong tương lai?

 Những thông tin nào từ các DA đã hoàn thành hổ trợ cho việc hoạch định và thực thi các DA khác?

 Đâu là những thực tiễn tốt nhất có thể rút ra và áp dụng cho

các DA khác?

 Thông tin DA được chuyển đến các phòng chức năng như thế nào?

 Những lợi ích từ HTTT QLDA đã cải tiến?

 Chi phí và lợi ích của HTTT QLDA?

Các câu hỏi cần đặt ra:

HTTT QLDA: Phần Mềm

 Khả năng:

 Hỗ trợ một hoặc nhiều DA

 Quản lý dữ liệu cho tất cả các giai đoạn của DA

 Thỏa mãn nhu cầu của nhiều đối tượng khác nhau: quản lý, QLDA, hoạch đinh và lên tiến độ, kế toán

DA, kiểm soát thay đổi…

 Chấp nhận việc nhập dữ liệu của người sử dụng trên nguyên tắc “tức thời” (real time)

 Thu thập thống kê việc truy cập của người sử dụng

HTTT QLDA: Phần Mềm

 Bảo mật được dữ liệu và bảo đảm việc truy cập tùy theo mức trách nhiệm của người sử dụng

 Xuất các yêu cầu về phần cứng

 Ở mức độ chi tiết khác nhau

 Theo cơ cấu phân chia công việc (WBS) thích hợp

 Có thể sàn lọc dữ liệu ở mức thấp nhất dữ liệu sẵn có

 Có thể chặn tất cả những dữ liệu trùng lặp

A Vehicle to Communicate with Project Managers and Sponsors

Thuật Ngữ Công Nghệ

Phương Pháp QLDA

Các Mô Hình QLDA

Sự Phát Triển QLDA

Vi Dụ: DA Hầm Hải Vân

 Các công cụ phân tích: Tư liệu hóa (documenting) hệ thống hiện hữu và định rõ những yêu cầu cho hệ thống mới.

 Thu thập dữ liệu (data collection)

 Biểu đồ (charting)

 Từ điển (dictionary)

 Các công cụ thiết kế: Trợ giúp việc hình thành các đặc điểm của hệ thống nhằm đáp ứng các yêu cầu được vạch ra trong các công tác phân tích.

 Chỉ tiêu kỹ thuật (specification)

 Cách bố trí (layout)

 Các công cụ phát triển hệ thống: Giúp nhà phân tích trong việc chuyển tải các thiết kế vào các ứng dụng.

 Kỹ thuật phần mềm (sotfware engineering)

 Tạo mã nguồn (code generators)

 Kiểm tra (testing)

TẦM QUAN TRỌNG CỦA TRUYỀN THÔNG

 Truyền đạt được xem là máu của tổ

chức; nó là mạch gắn những bộ phận phụ thuộc của tổ chức lại với nhau

Truyền đạt có hiệu quả

Phản hồi

Thông điệp và kênh

Thông điệp và kênh

QUÁ TRÌNH TRUYỀN ĐẠT

 Các yếu tố của quá trình truyền đạt

 Người gửi / người nhận

NHẬN THỨC

trong đó cá nhân tổ chức và diễn đạt những ấn tượng mang tính cảm giác

để giải thích về môi trường của họ.”

MÔI TRƯỜNG ĐA VĂN HOÁ

 Chỉ dẫn chung

 Sự khác biệt trong hành vi thể hiện sự khác biệt

về những giá trị văn hoá

 Cố xác định những giả định và giá trị của nền

văn hoá của mình để thấy những thiên vị của bản thân

 Tránh việc cho văn hoá của mình là tốt hơn cả

 Cần nhận thức về và tiên đoán về những khác

biệt trong các giá trị, chuẩn mực, và hành vi của những người ở nền văn hoá khác và tôn trọng sự

MÔI TRƯỜNG ĐA VĂN HOÁ

 Sự khác biệt văn hóa

MÔI TRƯỜNG ĐA VĂN HOÁ

 Các vấn đề khác

 Thực chất của sự thay đổi

 Tầm quan trọng và ổn định của các vai

trò giới tính

 Các định nghĩa và tiêu chí thành công

 Bản chất của quyền lực

MÔI TRƯỜNG ĐA VĂN HOÁ

 Sự khác biệt về truyền đạt giữa các nền

văn hóa:

 Chú trọng vào nhiệm vụ hay phát triển quan hệ

 Vai trò của truyền đạt viết (văn bản)

 Vai trò của các cuộc họp

 Phong cách tranh luận và lý giải

 Mức độ hình thức trong truyền đạt giữa các cá

nhân

 Phong cách trình bày miệng

 Các hành vi truyền đạt phi ngôn ngữ

MÔI TRƯỜNG ĐA VĂN HOÁ

 Các phẩm chất cho việc truyền đạt

thành công giữa các văn hóa

KỸ NĂNG TRÌNH BÀY / PHÁT BIỂU

 Trình bày các thành quả đã đạt được

 Cập nhật thông tin cho thính giả

 Trình bày nhiệm vụ và chức năng của tổ

chức của mình cho các đơn vị có quan tâm

 Đưa ra các vấn đề tồn tại, bàn bạc để tìm ra

giải pháp

 Thu hút người nghe để nhận được sự trợ

giúp và chấp nhận cho các ý tưởng của mình.

KỸ NĂNG TRÌNH BÀY / PHÁT BIỂU

 Hình thành một chiến lược

 Hiểu biết phương tiện

 Nói phù hợp với lỗ tai

 Chú trọng vào phần Mở đầu và kết luận

 Làm sinh động bài trình bày

 Sử dụng các công cụ nghe nhìn một cách

hiệu quả

 Chuẩn bị cho các câu hỏi

KỸ NĂNG TRÌNH BÀY / PHÁT BIỂU

1 Chuẩn bị

2 Trình bày

3 Nhận phản hồi từ thính giả

KỸ NĂNG TRÌNH BÀY / PHÁT BIỂU

Chuẩn bị

 Đánh giá mức độ cần thiết của buổi trình

bày

 Chuẩn bị nội dung thật cẩn thận

 Chuẩn bị các kiến thức, thông tin cần thiết

khi trình bày

 Xem xét và lựa chọn người trình bày

 Xác định cách thức tiến hành buổi trình bày

KỸ NĂNG PHẢN HỒI

Khi nhận hoặc đưa ra phản hồi, cần rất thực tế, lịch sự, và vui vẻ

KỸ NĂNG PHẢN HỒI

 Người gửi và người nhận cần có:

 Sự nhất trí về những mục tiêu của người nhận

 Những động cơ có tính xây dựng

 Chú trọng vào sự tôn trọng

KỸ NĂNG PHẢN HỒI

 Đưa ra phản hồi

 Nên cụ thể hơn là chung chung

 Mô tả, không phán quyết

 Thảo luận về những điều mà người đó có thể hành động

theo đó

 Chọn một hoặc hai điều mà người nhận có thể chú

trọng vào

 Không giấu những phản hồi tiêu cực nếu có liên quan

 Tránh những suy luận về động cơ, dự định, hoặc

cảm xúc

 Giới hạn phản hồi vào những điều mình biết là chắc chắn

 Người nhận phản hồi

 Cởi mở với những điều bạn nghe được

 Nếu có thể, nên ghi chép lại

 Đề nghị cho những ví dụ cụ thể, nếu

thấy cần

 Phán quyết về phản hồi trên cơ sở

người đưa ra phản hồi

KỸ NĂNG PHẢN HỒI

 Bước đầu cho việc đưa ra phản hồi xây dụng

 Đưa ra những đề nghị, những lời khuyên

 Đề nghị những lời khuyên, đóng góp

 Chấp nhận và từ chối những đóng góp

và lời khuyên

KỸ NĂNG PHẢN HỒI

 Tiêu chu n ẩn c a ủa m t báo cáo t t: ột báo cáo tốt: ốt:

 Ngôn ng s d ng d hi u ữ sử dụng dễ hiểu ử dụng dễ hiểu ụng dễ hiểu ễ hiểu ểu

 Các câu và các o n vi t có đoạn viết có độ dài vừa phải ạn viết có độ dài vừa phải ết có độ dài vừa phải đoạn viết có độ dài vừa phảiộ dài vừa phải dài v a ph i ừa phải ải

 S d ng nhi u tiêu ử dụng dễ hiểu ụng dễ hiểu ều tiêu đề, đề mục đoạn viết có độ dài vừa phảiều tiêu đề, đề mục đoạn viết có độ dài vừa phảiều tiêu đề, đề mục ụng dễ hiểu , m c

 Xác nh rõ m c tiêu, đoạn viết có độ dài vừa phảiịnh rõ mục tiêu, đối tượng ụng dễ hiểu đoạn viết có độ dài vừa phảiối tượng ượng i t ng

 Có ph n tóm t t ng n g n trang ần tóm tắt ngắn gọn ở trang đầu ắt ngắn gọn ở trang đầu ắt ngắn gọn ở trang đầu ọn ở trang đầu ở trang đầu đoạn viết có độ dài vừa phảiần tóm tắt ngắn gọn ở trang đầu u

 Các th c t và k t qu ực tế và kết quả đạt được được trình bày ết có độ dài vừa phải ết có độ dài vừa phải ải đoạn viết có độ dài vừa phảiạn viết có độ dài vừa phải đoạn viết có độ dài vừa phảiượng đoạn viết có độ dài vừa phảiượng t c c trình bày

chính xác, rõ ràng.

 Đặt vấn đề rõ ràng ấn tượng đoạn viết có độ dài vừa phảiều tiêu đề, đề mục t v n rõ ràng

 Các thông tin và d li u ữ sử dụng dễ hiểu ệu được phân tích cẩn thận đoạn viết có độ dài vừa phảiượng c phân tích c n th n ẩn thận ận

 Có ph n k t lu n chung ần tóm tắt ngắn gọn ở trang đầu ết có độ dài vừa phải ận

KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO

 Chỉ dẫn cho việc viết có hiệu quả

KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO

 Báo cáo cung cấp các thông tin

 Báo cáo phân tích

 Báo cáo đưa ra các khuyến nghị

KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO

 Chuẩn bị viết báo cáo

 Xem xét cách bố trí trình bày

 Tiến hành viết báo cáo

 Duyệt lại lần cuối