Kĩ năng quản lý thông tin

Kĩ năng quản lý thông tin

K NĂNG QU N TR THÔNG TINỸ Ả Ị K NĂNG QU N TR THÔNG TINỸ Ả Ị I/ Qu n tr t ng th thông tinả ị ổ ể • Qu n tr thông tin là vi c m t t ch c s ả ị ệ ộ ổ ứ ử d ng các ph ng th c đ l p k ho ch, ụ ươ ứ ể ậ ế ạ t p h p, t o m i, t ch c, s d ng, ki m ậ ợ ạ ớ ổ ứ ử ụ ể soát, ph bi n và lo i b m t cách hi u qu ổ ế ạ ỏ ộ ệ ả các thông tin c a t ch c đó. ủ ổ ứ • Thông tin hi n nay đ c coi là m t trong ệ ượ ộ nh ng lo i tài s n quan tr ng nh t đ i v i ữ ạ ả ọ ấ ố ớ b t kỳ t ch c nào. ấ ổ ứ 1. Xác đ nh thông tin c n thu th pị ầ ậ • Tr c h t b n c n bi t m c đích, m c tiêu c a ướ ế ạ ầ ế ụ ụ ủ các thông tin là gì? • Có nh ng thông tin chúng ta đang s d ng nh ng ữ ử ụ ư ch ng đ làm gì. B n đang phí ph m các ngu n l c ẳ ể ạ ạ ồ ự v th i gian, ti n b c…cho vi c t o ra các thông ề ờ ề ạ ệ ạ tin đó. • Các lo i thông tin g m có: thông tin đ u vào c n ạ ồ ầ ầ thi t cho vi c th c hi n công vi c, thông tin dành ế ệ ự ệ ệ cho “khách hàng” và thông tin đánh giá công vi c.ệ 1.1 Các thông tin đ u vào=inputầ • Thông tin c a “nhà cung c p”ủ ấ • Thông tin c a đ i th c nh tranh.ủ ố ủ ạ • Thông tin c a các b ph n ch c năng (k toán, ủ ộ ậ ứ ế NS, k thu t….)ỹ ậ • Thông tin v môi tr ng bên ngoài.ề ườ • Thông tin c a ng i giao vi c.ủ ườ ệ • Thông tin yêu c u c a khách hàng.ầ ủ 1.2 Các thông tin đ u raầ • Các thông tin theo yêu c u c a khách hàng ầ ủ ho c thông tin ch ng minh d ch v c a b n ặ ứ ị ụ ủ ạ đ i v i khách hàng.ớ ớ • Thông tin ph n h i các đ n v ch c năng ả ồ ơ ị ứ hay các đ n v quan tâm.ơ ị • Thông tin báo cáo cho c p trên.ấ 1.3 Các thông tin đánh giá công vi cệ • Xác đ nh ti n đ công vi c.ị ế ộ ệ • Xác đ nh hi u qu công vi c.ị ệ ả ệ • Xác đ nh chi phí, doanh thu c a công vi c.ị ủ ệ 1.3 Các thông tin đánh giá công vi cệ • Xác đ nh t l h hao.ị ỷ ệ ư • Xác đ nh m c ch t l ng công vi c.ị ứ ấ ượ ệ • Xác đ nh s l ng công vi c, SP hoàn ị ố ươ ệ thành… 1.4 B ng t ng h p thông tinả ổ ợ Lo i thông ạ tin B ph n ộ ậ giao B ph n ộ ậ nh nậ Lý do 1.4 B ng t ng h p thông tin (tt)ả ổ ợ • Đây là ph n quan tr ng nh t c a qu n tr ầ ọ ấ ủ ả ị thông tin. • Trong ph n lý do, b n ph i di n gi i tính ầ ạ ả ễ ả kh thi c a thông tin đó.ả ủ • M c đ quan tr ng c a thông tin là gì?ứ ộ ọ ủ • M c đ u tiên c a các lo i thông tin.ứ ộ ư ủ ạ 2. Xác đ nh hình th c truy n tinị ứ ề • Các hình th c truy n tin bao g m: b ng văn b n, ứ ề ồ ằ ả qua mail, qua l i nói.ờ • Hình th c truy n tin có b ng ch ng đ c u tiên ứ ề ằ ứ ượ ư h n. ơ • Tuy v y, b n c n xác đ nh có ngo i l nào không, ậ ạ ầ ị ạ ệ và x lý tr ng h p ngo i l đó nh th nào?ử ườ ợ ạ ệ ư ế • B n l p thêm m t c t đ xác đ nh hình th c ạ ậ ộ ộ ể ị ứ truy n tin trong b ng t ng h p thông tin ph n ề ả ổ ợ ở ầ 1. [...]... cần tìm lại thông tin III/ Quản trị thông tin cá nhân 1 Thông tin input 2 Thông tin output 1 Thông tin output • Thông tin output là những thông tin bạn đã chuyển đi cho một bộ phận hoặc cá nhân khác • Thông tin output gồm hai loại: thông tin bạn phải chuyển đi và không cần kiểm soát (đó là những thông tin mà đối tác cần, thông thường là những thông tin dành cho “khách hàng”), những thông tin mà bạn... feedback Diễn giải Các loại thông tin output Thông tin gửi khách hàng bên ngoài Thông tin gửi khách hàng nội bộ Thông tin theo hàng ngang Thông tin cho các bộ phận chức năng Thông tin cho cấp trên (để báo cáo công việc) • Thông tin cho cấp dưới (để thực hiện công việc) • • • • • 2 Thông tin đầu vào: • Thông tin đầu vào bao gồm các thông tin cần để có thể thực hiện công việc, và thông tin mà bạn phải thực... việc • Cả hai loại thông tin đều cần thiết cho quá trình thực hiện công việc của cá nhân và cần thiết phải kiểm soát • Các thông tin cần phải thực hiện nên được ghi nhận trong sổ tiếp nhận và xử lý thông tin Sổ tiếp nhận và xử lý thông tin Ngày Người Nội dung giao thông tin Thời hạn Diễn giải Kết quả IV/ Quản trị thông tin bộ phận 1 Cấu trúc mạng thông tin nội bộ Giám đốc Bp chức năng Input Trưởng... là những thông tin chuyển cho “nhà cung cấp” Theo dõi thông tin output • Bạn chỉ cần theo dõi với các thông tin mà bạn cần kiểm soát • Bạn có thể dùng sổ giao việc, sổ giao thông tin để kiểm soát thông tin output • Các nội dung chính cần phải kiểm soát là: thời gian chuyển giao, người nhận, ngày cần feedback, kết quả, diễn giải (theo dõi) Sổ theo dõi thông tin output Ngà Nội dung y thông tin Kết quả... xác • Đảm bảo tính chính xác của thông tin cho đến người nhận là yếu tố quan trọng nhất của thông tin • Thông tin trải qua nhiều cấp bậc khác nhau trước khi đến được người sử dụng cuối cùng, do vậy đảm tính chính xác, trung thực của thông tin là yếu tố rất quan trọng • Để đảm bảo tính chính xác của thông tin cần phải tạo ra những thông tin bằng văn bản, hạn chế các thông tin “phi chính thức” Những yếu... tải thông tin • Trực tiếp: Đây là hình thức giao thông tin trực tiếp giữa các người giao và người nhận • Fax • Mail • Thư tín • Điện thoại • Chát 4 Xác định tần suất • Tần suất là mức độ các thông tin lặp lại trong một đơn vị thời gian • Hầu hết các thông tin sử dụng trong quản trị là các thông tin mang tính chất thường xuyên Do vậy, xác định tần suất là công việc rất quan trọng trong quản trị thông tin. .. Các đối tác nhân thông tin từ phòng • • • • • Giám đốc Phòng chức năng Input Output Nhân viên 3 Các phương án truyền tin: • PA1: Tất cả các thông tin từ phòng ra bên ngoài phải thông qua TP và tất cả các thông tin từ bên ngoài đi vào phòng phải thông qua TP • PA2: Xu hướng thứ hai là uỷ quyền, có nghĩa là một số thông tin sẽ đến trực tiếp NV được uỷ quyền 3 Các phương án truyền tin (tt): • Đối với... của kiểu quản lý này là thông tin đi một cách chính thức và thường là chính xác, đầy đủ • Nhược điểm là thông tin không kịp thời để thực hiện công việc, do vậy công việc hay bị gián đoạn 3 Các phương án truyền tin (tt): • Đối với trường hợp 2 thường áp dụng đối với phong cách lãnh đạo dân chủ hoặc tự do • Ưu điểm thông tin đi nhanh chóng, NV tự tin trong công việc • Nhược điểm là có nhiều thông tin “loãng”,... tạo thêm một cột trong bảng thông tin với nội dung: nhưng người được quyền truy cập và/hoặc chỉnh sửa 7 Phương pháp loại bỏ Xác định phương pháp loại bỏ cần thể hiện trên hai phương diện: • Huỷ bỏ các loại thông tin hiện hành • Loại bỏ các loại thông tin không cần thiết hoặc xác định lại các yếu tố liên quan trong bảng tổng hợp thông tin II/Các nguyên tắc quản trị thông tin 1 Đảm bảo tính chính xác... định mức tồn, nhưng TP quên không triển khai • Các thông tin bằng văn bản không rõ nghĩa hoặc thiếu thông tin làm người sử dụng thông tin hành động sai hoặc chưa đúng theo yêu cầu 2 Phản hồi Có thể nói phản hồi là yếu tố quan trọng thứ hai trong quản trị thông tin Nguyên tắc phản hồi thể hiện qua các yếu tố: • Phản hồi ngay ý kiến khi nhận được một thông tin • Phản hồi về kết quả từng phần • Phản hồi . K NĂNG QU N TR THÔNG TIN Ả Ị K NĂNG QU N TR THÔNG TIN Ả Ị I/ Qu n tr t ng th thông tin ị ổ ể • Qu n tr thông tin là vi c m. c t o ra các thông ề ờ ề ạ ệ ạ tin đó. • Các lo i thông tin g m có: thông tin đ u vào c n ạ ồ ầ ầ thi t cho vi c th c hi n công vi c, thông tin dành ế ệ