Kĩ năng quản lý thông tin

Kĩ năng quản lý thông tin

K NĂNG QU N TR THÔNG TIN Ỹ Ả Ị

K NĂNG QU N TR THÔNG TIN Ỹ Ả Ị

I/ Qu n tr t ng th thông tin ả ị ổ ể

• Qu n tr thông tin là vi c m t t ch c s ả ị ệ ộ ổ ứ ử

d ng các ph ng th c đ l p k ho ch, ụ ươ ứ ể ậ ế ạ

t p h p, t o m i, t ch c, s d ng, ki m ậ ợ ạ ớ ổ ứ ử ụ ểsoát, ph bi n và lo i b m t cách hi u qu ổ ế ạ ỏ ộ ệ ảcác thông tin c a t ch c đó ủ ổ ứ

• Thông tin hi n nay đ c coi là m t trong ệ ượ ộ

nh ng lo i tài s n quan tr ng nh t đ i v i ữ ạ ả ọ ấ ố ớ

b t kỳ t ch c nào ấ ổ ứ

1 Xác đ nh thông tin c n thu th p ị ầ ậ

• Tr c h t b n c n bi t m c đích, m c tiêu c a ướ ế ạ ầ ế ụ ụ ủ các thông tin là gì?

• Có nh ng thông tin chúng ta đang s d ng nh ng ữ ử ụ ư

1.1 Các thông tin đ u vào=input ầ

• Thông tin c a “nhà cung c p” ủ ấ

• Thông tin c a đ i th c nh tranh ủ ố ủ ạ

• Thông tin c a các b ph n ch c năng (k toán, ủ ộ ậ ứ ế

NS, k thu t….) ỹ ậ

• Thông tin v môi tr ng bên ngoài ề ườ

• Thông tin c a ng i giao vi c ủ ườ ệ

1.2 Các thông tin đ u ra ầ

• Các thông tin theo yêu c u c a khách hàng ầ ủ

ho c thông tin ch ng minh d ch v c a b n ặ ứ ị ụ ủ ạ

đ i v i khách hàng.ớ ớ

• Thông tin ph n h i các đ n v ch c năng ả ồ ơ ị ứ

hay các đ n v quan tâm.ơ ị

• Thông tin báo cáo cho c p trên.ấ

1.3 Các thông tin đánh giá công vi c ệ

• Xác đ nh ti n đ công vi c.ị ế ộ ệ

• Xác đ nh hi u qu công vi c.ị ệ ả ệ

• Xác đ nh chi phí, doanh thu c a công vi c.ị ủ ệ

1.3 Các thông tin đánh giá công vi c ệ

• Xác đ nh t l h hao.ị ỷ ệ ư

• Xác đ nh m c ch t l ng công vi c.ị ứ ấ ượ ệ

• Xác đ nh s l ng công vi c, SP hoàn ị ố ươ ệ

thành…

1.4 B ng t ng h p thông tin ả ổ ợ

Lo i thông ạ

tin

B ph n ộ ậ giao

B ph n ộ ậ

nh n ậ

Lý do

1.4 B ng t ng h p thông tin (tt) ả ổ ợ

• Đây là ph n quan tr ng nh t c a qu n tr ầ ọ ấ ủ ả ịthông tin

• Trong ph n lý do, b n ph i di n gi i tính ầ ạ ả ễ ả

kh thi c a thông tin đó.ả ủ

• M c đ quan tr ng c a thông tin là gì?ứ ộ ọ ủ

• M c đ u tiên c a các lo i thông tin.ứ ộ ư ủ ạ

2 Xác đ nh hình th c truy n tin ị ứ ề

• Các hình th c truy n tin bao g m: b ng văn b n, ứ ề ồ ằ ả

qua mail, qua l i nói ờ

• Hình th c truy n tin có b ng ch ng đ c u tiên ứ ề ằ ứ ượ ư

h n ơ

• Tuy v y, b n c n xác đ nh có ngo i l nào không, ậ ạ ầ ị ạ ệ

và x lý tr ng h p ngo i l đó nh th nào? ử ườ ợ ạ ệ ư ế

• B n l p thêm m t c t đ xác đ nh hình th c ạ ậ ộ ộ ể ị ứ

3 Cách th c truy n t i thông tin ứ ề ả

• Tr c ti p: Đây là hình th c giao thông tin ự ế ứ

tr c ti p gi a các ng i giao và ng i ự ế ữ ườ ườ

4 Xác đ nh t n su t ị ầ ấ

• T n su t là m c đ các thông tin l p l i ầ ấ ứ ộ ặ ạtrong m t đ n v th i gian.ộ ơ ị ờ

• H u h t các thông tin s d ng trong qu n ầ ế ử ụ ả

tr là các thông tin mang tính ch t th ng ị ấ ườxuyên Do v y, xác đ nh t n su t là công ậ ị ầ ấ

vi c r t quan tr ng trong qu n tr thông ệ ấ ọ ả ịtin

4 Xác đ nh t n su t ị ầ ấ

• Hãy thêm c t t n su t vào b ng t ng h p ộ ầ ấ ả ổ ợthông tin trong ph n 1.ầ

• Xác đ nh t n su t phù h p là công vi c khó ị ầ ấ ợ ệkhăn, thông tin quá nhi u không nh ng làm ề ữtăng chi phí ngu n l c mà còn làm nhi u ồ ự ễ

thông tin cho các nhà qu n tr ả ị

t ng nh n thông tin, m c đ b o m t, ượ ậ ứ ộ ả ậ

c ng đ nh n thông tin…ườ ộ ậ

6 Quy n truy c p ề ậ

B n c n xác đ nh các quy n truy c p nh sau:ạ ầ ị ề ậ ư

•Ai đ c quy n xem thông tin.ượ ề

•Ai đ c quy n ch nh s a, c p nh t thông ượ ề ỉ ử ậ ậ

tin

Hãy t o thêm m t c t trong b ng thông tin ạ ộ ộ ả

v i n i dung: nh ng ng i đ c quy n truy ớ ộ ư ườ ượ ề

c p và/ho c ch nh s a.ậ ặ ỉ ử

7 Ph ươ ng pháp lo i b ạ ỏ

Xác đ nh ph ng pháp lo i b c n th ị ươ ạ ỏ ầ ể

hi n trên hai ph ng di n:ệ ươ ệ

• Hu b các lo i thông tin hi n hành.ỷ ỏ ạ ệ

• Lo i b các lo i thông tin không c n thi t ạ ỏ ạ ầ ế

ho c xác đ nh l i các y u t liên quan trong ặ ị ạ ế ố

b ng t ng h p thông tin.ả ổ ợ

II/Các nguyên t c qu n tr thông tin ắ ả ị

1 Đ m b o tính chính xác.ả ả

2 Ph n h i.ả ồ

3 B ng ch ng chuy n giao.ằ ứ ể

1 Tính chính xác

• Đ m b o tính chính xác c a thông tin cho đ n ả ả ủ ế

ng i nh n là y u t quan tr ng nh t c a thông ườ ậ ế ố ọ ấ ủ tin.

• Thông tin tr i qua nhi u c p b c khác nhau tr c ả ề ấ ậ ướ khi đ n đ c ng i s d ng cu i cùng, do v y đ m ế ượ ườ ử ụ ố ậ ả tính chính xác, trung th c c a thông tin là y u t ự ủ ế ố

r t quan tr ng ấ ọ

• Đ đ m b o tính chính xác c a thông tin c n ph i ể ả ả ủ ầ ả

t o ra nh ng thông tin b ng văn b n, h n ch các ạ ữ ằ ả ạ ế thông tin “phi chính th c” ứ

Nh ng y u t h n ch tính chính xác ữ ế ố ạ ế

• Các m nh l nh yêu c u phi văn b n Ví d , ệ ệ ầ ả ụGiám đ c yêu c u TP nh c NV đ m b o ố ầ ắ ả ả

đúng đ nh m c t n, nh ng TP quên không ị ứ ồ ưtri n khai.ể

• Các thông tin b ng văn b n không rõ nghĩa ằ ả

ho c thi u thông tin làm ng i s d ng ặ ế ườ ử ụ

thông tin hành đ ng sai ho c ch a đúng ộ ặ ư

theo yêu c u.ầ

T i sao ph i có b ng ch ng? ạ ả ằ ứ

• Khách hàng khi u n i là h ch a nh n đ c ế ạ ọ ư ậ ượthông tin

• B ng ch ng v k t qu th c hi n công vi c ằ ứ ề ế ả ự ệ ệ

c a b n khi b n b khi u n i.ủ ạ ạ ị ế ạ

• Truy tìm ngu n g c khi c n tìm l i thông ồ ố ầ ạ

tin

III/ Qu n tr thông tin cá nhân ả ị

1 Thông tin input

2 Thông tin output

1 Thông tin output

• Thông tin output là nh ng thông tin b n đã ữ ạchuy n đi cho m t b ph n ho c cá nhân ể ộ ộ ậ ặkhác

• Thông tin output g m hai lo i: thông tin ồ ạ

b n ph i chuy n đi và không c n ki m soát ạ ả ể ầ ể(đó là nh ng thông tin mà đ i tác c n, ữ ố ầ

thông th ng là nh ng thông tin dành cho ườ ữ

“khách hàng”), nh ng thông tin mà b n c n ữ ạ ầ

ph i ki m soát (th ng là nh ng thông tin ả ể ườ ữchuy n cho “nhà cung c p”.ể ấ

Theo dõi thông tin output

• B n ch c n theo dõi v i các thông tin mà ạ ỉ ầ ớ

S theo dõi thông tin output ổ

Di n gi i ễ ả

Các lo i thông tin output ạ

• Thông tin g i khách hàng bên ngoài.ử

• Thông tin g i khách hàng n i b ử ộ ộ

• Thông tin theo hàng ngang

• Thông tin cho các b ph n ch c năng.ộ ậ ứ

• Thông tin cho c p trên (đ báo cáo công ấ ể

vi c).ệ

• Thông tin cho c p d i (đ th c hi n công ấ ướ ể ự ệ

vi c)ệ

2 Thông tin đ u vào: ầ

• Thông tin đ u vào bao g m các thông tin ầ ồ

c n đ có th th c hi n công vi c, và ầ ể ể ự ệ ệ

thông tin mà b n ph i th c hi n công vi c.ạ ả ự ệ ệ

• C hai lo i thông tin đ u c n thi t cho quá ả ạ ề ầ ếtrình th c hi n công vi c c a cá nhân và ự ệ ệ ủ

c n thi t ph i ki m soát.ầ ế ả ể

• Các thông tin c n ph i th c hi n nên đ c ầ ả ự ệ ượghi nh n trong s ti p nh n và x lý thông ậ ổ ế ậ ửtin

S ti p nh n và x lý thông tin ổ ế ậ ử

Ngày Ng i ườ

giao

N i dung ộ thông tin

IV/ Qu n tr thông tin b ph n ả ị ộ ậ

2 Các đ i tác nhân thông tin t phòng ố ừ

3 Các ph ươ ng án truy n tin: ề

• PA1: T t c các thông tin t phòng ra bên ấ ả ừngoài ph i thông qua TP và t t c các ả ấ ả

thông tin t bên ngoài đi vào phòng ph i ừ ảthông qua TP

• PA2: Xu h ng th hai là u quy n, có ướ ứ ỷ ề

nghĩa là m t s thông tin s đ n tr c ti p ộ ố ẽ ế ự ế

NV đ c u quy n.ượ ỷ ề

3 Các ph ươ ng án truy n tin (tt): ề

• Đ i v i tr ng h p 1 th ng áp d ng cho ố ớ ườ ợ ườ ụphong cách lãnh đ o đ c đoán ạ ộ

• Ưu đi m c a ki u qu n lý này là thông tin ể ủ ể ả

đi m t cách chính th c và th ng là chính ộ ứ ườxác, đ y đ ầ ủ

• Nh c đi m là thông tin không k p th i đ ượ ể ị ờ ể

th c hi n công vi c, do v y công vi c hay ự ệ ệ ậ ệ

b gián đo nị ạ

3 Các ph ươ ng án truy n tin (tt): ề

• Đ i v i tr ng h p 2 th ng áp d ng đ i ố ớ ườ ợ ườ ụ ố

v i phong cách lãnh đ o dân ch ho c t ớ ạ ủ ặ ựdo

• Ưu đi m thông tin đi nhanh chóng, NV t ể ựtin trong công vi c.ệ

• Nh c đi m là có nhi u thông tin “loãng”, ượ ể ềkhông chính th c và ng i lãnh đ o khó ứ ườ ạ

4 M i quan h gi a hai phòng ban ố ệ ữ

Tr ng phòng ưở Output/T.phòng

4 M i quan h gi a hai phòng ban ố ệ ữ

• Tr ng phòng c n thông tin cho phòng ưở ầ

khác s thông tin tr c ti p cho TP khác.ẽ ự ế

• NV mu n thông tin cho b ph n output thì ố ộ ậ

có th theo 3 cách: báo cho TP sau đó TP ể

s chuy n, chuy n tr c ti p cho TP output, ẽ ể ể ự ếchuy n tr c ti p cho NV output.ể ự ế

5 Các y u t c n tr truy n tin ế ố ả ở ề

• Các TP th ng r t ng i NV chuy n thông ườ ấ ạ ểtin cho b ph n khác mà b n thân h không ộ ậ ả ọ

bi t.ế

• Nhi u NV thích v t m t TP đ chuy n ề ượ ặ ể ể

thông tin cho b ph n khác hay c p trên ộ ậ ấ

c a TP mình.ủ

• L p m t thông báo nhi m v c a t ng ậ ộ ệ ụ ủ ừthành viên trong b ph n và báo cho các ộ ậphòng ban khác bi t.ế

B ng thông tin phòng ả

Stt Tên thông tin Ng i ườ

chuy n ể giao

Ng i ườ

nh n ậ

Th i h n ờ ạ

• Ph n đ nh m c ch ra r ng nhu c u s d ng ầ ị ứ ỉ ằ ầ ử ụtrung bình c a b ph n đ có s l ng b n ủ ộ ậ ể ố ượ ả

in phù h p.ợ

• B ph n c n duy trì m t file ch a t t c ộ ậ ầ ộ ứ ấ ảcác bi u m u đang s d ng c a b ph n đó.ể ẫ ử ụ ủ ộ ậ

• Ngoài cùng c a file là danh m c các bi u ủ ụ ể

• B n nên duy trì m t danh m c các bi u ạ ộ ụ ể

m u theo th t có s n sàng trong máy đ ẫ ứ ự ẵ ểphoto khi c n thi t.ầ ế

• Hãy đ m b o r ng, ng i khác có th truy ả ả ằ ườ ể

c p folder bi u m u này đ s d ng khi ậ ể ẫ ể ử ụ

c n thi t.ầ ế

VI/ Thông tin đ i v i công ty ố ớ

1 Thông tin t khách hàng.ừ

2 Thông tin t nhà cung c p.ừ ấ

3 Thông tin kinh t chính tr xã h i.ế ị ộ

4 Thông tin t đ i th c nh tranh.ừ ố ủ ạ

5 Thông tin t nhân viên.ừ

6 Thông tin n i bộ ộ

6.1 Thông tin tài nguyên nhân l c ự

• T l trình đ CNV.ỷ ệ ộ

• Th i gian tham gia hu n luy n/năm.ờ ấ ệ

• M c đ đánh giá hi u qu các khoá đào t oứ ộ ệ ả ạ

• S l ng NV tham gia các khoá h c.ố ượ ọ

• S l ng và th i gian v ng m t c a NV.ố ượ ờ ắ ặ ủ

• Th i gian làm vi c/doanh thu.ờ ệ

• T l ngh vi c.ỷ ệ ỉ ệ

• M c tho mãn c a NV.ứ ả ủ

6.1 Thông tin tài nguyên nhân l c ự

• Tai n n lao đ ng và th i gian m t mát do ạ ộ ờ ấTNLD

• S NV t n p đ n xin tuy n d ng/ch c ố ự ộ ơ ể ụ ứdanh/l n.ầ

• Chi phí tuy n d ng/s NV tuy n đ c.ể ụ ố ể ượ

• Th i gian và s l n đi mu n.ờ ố ầ ộ

• S l n vi ph m và lĩnh v c vi ph m.ố ầ ạ ự ạ

• K t qu đánh giá công vi c.ế ả ệ

6.1 Thông tin tài nguyên nhân l c ự

• Năng su t lao đ ng.ấ ộ

• Ch t l ng công vi c.ấ ượ ệ

• Ngân sách l ng, th ng.ươ ưở