Đang tải... (xem toàn văn)
CÁC HOẠT ĐỘNG TRUYỀN THÔNG:Bên trong và bên ngoài dự án; Chính thức (báo cáo, biên bản, giao ban), không chính thức (email, bản ghi nhớ, thảo luận); Theo hệ thống dọc và hệ thống ngang;Trang trọng (thư, báo cáo định kỳ), không trang trọng (trao đổi qua cuộc nói chuyện); Hình thức: Bằng văn bản, bằng miệng, lời nói và cử chỉ;
17/01/2019 QUẢN LÝ THÔNG TIN DỰ ÁN PROJECT COMMUNICATION MANAGEMENT Trình bày: KS LÊ HUỆ Trung tâm đào tạo Cơng ty APAVE ASIA PACIFIC 1/17/2019 Page MỤC TIÊU Sau kết thúc khóa học, học viên có thể: Lập Kế hoạch truyền thông cho dự án Chọn lựa kênh truyền thông Thực truyền thông kịp thời đầy đủ 1/17/2019 Page 17/01/2019 NỘI DUNG I Sự cần thiết truyền thông QLDA II Nội dung truyền thông Lập Kế hoạch truyền thơng; Quản lý truyền thơng; Kiểm sốt truyền thông III Áp dụng vào thực tiễn 1/17/2019 Page I SỰ CẦN THIẾT CỦA TRUYỀN THÔNG MỘT NGÀY LÀM VIỆC CỦA GIÁM ĐỐC DỰ ÁN 1/17/2019 Page 17/01/2019 I SỰ CẦN THIẾT CỦA TRUYỀN THÔNG TRUYỀN THƠNG TRONG DỰ ÁN LÀ GÌ ? “Truyền thơng cách bạn truyền đạt thông điệp, người vào thời điểm” 1/17/2019 Page I CHỦ ĐẦU TƯ CÁC NHÀ TƯ VẤN 1/17/2019 SỰ CẦN THIẾT CỦA TRUYỀN THƠNG CÁC NHÀ THẦU Thơng tin dự án Ban QLDA CÁC BÊN LIÊN QUAN KHÁC Page 17/01/2019 I SỰ CẦN THIẾT CỦA TRUYỀN THÔNG SỰ CẦN THIẾT CỦA TRUYỀN THÔNG Làm tiến độ dự án nhanh Giảm xung đột với Bên liên quan Được hỗ trợ Bên liên quan Giảm rủi ro dự án Đây kỹ mà người sử dụng 1/17/2019 Page II NỘI DUNG TRUYỀN THÔNG MỤC TIÊU CỦA TRUYỀN THÔNG Thu thập hiểu biết Bên liên quan Thực việc tăng suất làm việc Tạo hỗ trợ quản lý Điều chỉnh nhận thức nhóm Dự án; 1/17/2019 Page 17/01/2019 II NỘI DUNG TRUYỀN THÔNG CÁCH TRUYỀN THƠNG TRONG DỰ ÁN Truyền thơng điệp cho ? Thơng điệp gồm có ? Cách truyền thông điệp ? Thông điệp phải đến vào lúc ? Kết sao, phản hồi ? 1/17/2019 Page II NỘI DUNG TRUYỀN THÔNG CÁC HOẠT ĐỘNG TRUYỀN THÔNG: Bên bên ngồi dự án; Chính thức (báo cáo, biên bản, giao ban), khơng thức (email, ghi nhớ, thảo luận); Theo hệ thống dọc hệ thống ngang; Trang trọng (thư, báo cáo định kỳ), không trang trọng (trao đổi qua nói chuyện); Hình thức: Bằng văn bản, miệng, lời nói cử chỉ; 1/17/2019 Page 10 17/01/2019 II NỘI DUNG TRUYỀN THƠNG CÁC KỸ NĂNG GIAO TiẾP: Lắng nghe tích cực có hiệu ; Đặt câu hỏi thăm dò ý kiến; Tìm hiểu để xác nhận thơng tin ; Tìm hiểu quản lý kỳ vọng ; Thuyết phục ; Khuyến khích, động viên; Đàm phán để đạt thỏa thuận; Giải xung đột; Tổng kết xác định bước 1/17/2019 Page 11 II NỘI DUNG TRUYỀN THƠNG TIẾN TRÌNH QUẢN LÝ TRUYỀN THƠNG 1/17/2019 Page 12 17/01/2019 II NỘI DUNG TRUYỀN THÔNG LẬP KẾ HOẠCH QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG Kế hoạch Quản lý Truyền thơng q trình phát triển phương pháp kế hoạch thích hợp cho truyền thơng dự án dựa nhu cầu bên liên quan yêu cầu, tổ chức tài sản có sẵn Kế hoạch truyền thơng kế hoạch lập sau Dự án đầu tư cấp phép 1/17/2019 Page 13 II NỘI DUNG TRUYỀN THÔNG Trong tất dự án cần thiết phải có giao tiếp thơng tin, nhu cầu thơng tin phương pháp phân phối khác Ngồi ra, phương pháp lưu trữ, tìm cung cấp thông tin dự án cần phải xem xét cách thích hợp ghi chép q trình Nội dung cần thiết cho cơng tác truyền thơng bao gồm, khơng giới hạn: • Ai cần thơng tin gì, người có thẩm quyền để cung cấp thơng tin đó; • Khi họ cần thơng tin; • Các kênh truyển thơng áp dụng cho dự án • Thơng tin cần lưu trữ; • Những định dạng thơng tin lưu trữ; • Làm thơng tin lấy được; • Cho dù giới hạn khơng gian, rào cản ngơn ngữ, văn hóa cần có giải pháp cho truyền thông phù hợp 1/17/2019 Page 14 17/01/2019 II NỘI DUNG TRUYỀN THÔNG CÔNG CỤ & KỸ THUẬT Phân tích u cầu truyền thơng: • Bao gồm truyền thơng hướng • Xác định giới hạn nhận thơng tin • Xem xét số lượng kênh thơng tin đường dẫn • Cơng thức tính: N(N-1)/2 1/17/2019 Page 15 II NỘI DUNG TRUYỀN THÔNG CÔNG CỤ & KỸ THUẬT Mơ hình truyền thơng/Communication Model: Rào cản 1/17/2019 Page 16 17/01/2019 II NỘI DUNG TRUYỀN THÔNG Mã hóa/encode: Suy nghĩ hay ý tưởng chuyển sang ngôn ngữ người gửi Truyền tin/Transmit: Thông tin gửi cho người sử dụng thông tin Việc truyền tải thơng điệp bị tổn hại yếu tố khác (ví dụ: Khoảng cách, công nghệ quen thuộc, sở hạ tầng đầy đủ, khác biệt văn hóa , thiếu thơng tin bản) Những yếu tố gọi chung tiếng ồn hay rào cản 1/17/2019 Page 17 II NỘI DUNG TRUYỀN THƠNG Giải mã/Decode: Thơng điệp dịch người nhận trở lại vào suy nghĩ hay ý tưởng có ý nghĩa Thừa nhận/Acknowledge: Sau nhận thơng điệp người nhận xác nhận tin điều khơng có nghĩa thỏa thuận hiểu thông điệp Phản hồi/Feedback: Khi nhận thông điệp giải mã hiểu rõ, nhận mã hóa suy nghĩ ý tưởng vào thơng điệp sau truyền thơng điệp đến người gửi ban đầu 1/17/2019 Page 18 17/01/2019 II NỘI DUNG TRUYỀN THÔNG CÔNG CỤ & KỸ THUẬT- TT Phương pháp truyền thông/Communication Method: Có số phương pháp truyền thơng sử dụng để chia sẻ thông tin bên tham gia dự án Những phương pháp phân loại sau: • Tương tác truyền thơng/Interactive communication: Giữa hai nhiều bên thực trao đổi đa chiều thơng tin Đó cách hiệu để đảm bảo hiểu biết chung tất người tham gia vào chủ đề cụ thể, bao gồm họp, gọi điện thoại, tin nhắn, hội nghị truyền hình, vv 1/17/2019 Page 19 II NỘI DUNG TRUYỀN THƠNG • Đẩy truyền thơng/Push communication: Gửi đến người cần phải nhận thông tin Điều đảm bảo thông tin phân phối khơng đảm bảo thực đạt hiểu đối tượng dự định Truyền thông đẩy bao gồm thư, ghi nhớ, báo cáo, email, fax, thư thoại, blog, thơng cáo báo chí, vv • Kéo truyền thông/Pull communication: Được sử dụng cho khối lượng lớn thông tin, hay bạn đọc đông, yêu cầu người nhận để truy cập nội dung truyền thơng theo định riêng Những phương pháp bao gồm trang web mạng nội bộ, e-learning, học học sở liệu, kho kiến thức, vv 1/17/2019 Page 20 10 17/01/2019 TÓM TẮT Các kỹ mềm cho truyền thơng dự án: • Kỹ giao tiếp Video • Kỹ thuyết trình Video • Kỹ giải xung đột Video • Kỹ động viên Video 1/17/2019 Page 37 TÓM TẮT NHỮNG CẢI TIẾN LẦN NÀY ÁP DỤNG SỰ MINH BẠCH TRONG KHUNG QUẢN LÝ SCRUM ĐỂ TĂNG CƯỜNG THÔNG TIN DỰ ÁN; TỔ CHỨC HỌP 15 PHÚT HÀNG NGÀY; XÂY DỰNG DANH MỤC CÁC BÊN LIÊN QUAN VÀ CÁC YÊU CẦU ĐÍNH KÈM VÁO CÁC HỢP ĐỒNG; CUNG CẤP THÔNG TIN THỰC HIỆN DỰ ÁN ONLINE; 1/17/2019 Page 38 19 17/01/2019 QUẢN LÝ CÁC BÊN LIÊN QUAN PROJECT STAKEHOLDER MANAGEMENT 1/17/2019 Page Page39 MỤC TIÊU Sau kết thúc khóa học, học viên có thể: Lập Kế hoạch phối hợp bên liên quan; Thực phối hợp với bên liên quan 1/17/2019 Page 40 20 17/01/2019 NỘI DUNG Nhận dạng Bên liên quan Lập KH quản lý Bên liên quan Quản lý mong đợi Bên liên quan Kiểm soát mong đợi Bên liên quan 1/17/2019 Page 41 III QUẢN LÝ CÁC BÊN LIÊN QUAN TIẾN TRÌNH QUẢN LÝ CÁC BÊN LIÊN QUAN 1/17/2019 Page 42 21 17/01/2019 III QUẢN LÝ CÁC BÊN LIÊN QUAN Quản lý bên liên quan dự án bao gồm quy trình cần thiết để xác định người, nhóm người tổ chức ảnh hưởng bị ảnh hưởng dự án, phân tích mong đợi bên liên quan để phát triển chiến lược quản lý thích hợp để có hiệu đến dự án Quản lý bên liên quan tập trung vào thông tin liên lạc với bên liên quan để tìm hiểu nhu cầu mong đợi họ, giải vấn đề chúng xảy ra, quản lý xung đột lợi ích Sự hài lòng bên liên quan quản lý mục tiêu quan trọng dự án 1/17/2019 Page 43 III QUẢN LÝ CÁC BÊN LIÊN QUAN Tiến trình Quản lý bên liên quan bao gồm: Nhận dạng Bên liên quan Lập Kế hoạch quản lý Bên liên quan Quản lý mong đợi Bên liên quan Kiểm soát mong đợi 1/17/2019 Page 44 22 17/01/2019 III QUẢN LÝ CÁC BÊN LIÊN QUAN CÁC BÊN LIÊN QUAN / STAKEHOLDERS “Các bên liên quan tổ chức cá nhân có tác động đến kết dự án như: quan Chính quyền Nhà nước giao nhiệm vụ cấp phép kiểm tra thực giấy phép, nhà tài trợ hay cho vay, tư vấn, nhà thầu, khách hàng” 1/17/2019 Page 45 III QUẢN LÝ CÁC BÊN LIÊN QUAN NHẬN DẠNG CÁC BÊN LIÊN QUAN Nhận dạng bên liên quan trình xác định người, nhóm người tổ chức ảnh hưởng bị ảnh hưởng định, hoạt động, kết dự án, phân tích ghi chép thơng tin có liên quan lợi ích họ, tham gia, phụ thuộc lẫn nhau, ảnh hưởng tác động tiềm thành cơng dự án Các lợi ích quan trọng q trình cho phép Giám đốc dự án xác định trọng tâm cho đối tượng nhóm bên liên quan 1/17/2019 Page 46 23 17/01/2019 III QUẢN LÝ CÁC BÊN LIÊN QUAN CÔNG CỤ & KỸ THUẬT Phân tích bên liên quan: Phân tích bên liên quan kỹ thuật thu thập phân tích thơng tin định lượng định tính để xác định lợi ích nên đưa vào đánh giá suốt dự án Nó xác định lợi ích, nguyện vọng, ảnh hưởng bên liên quan Nó giúp xác định mối quan hệ bên liên quan mà tận dụng để xây dựng liên minh quan hệ đối tác tiềm để nâng cao hội dự án thành công, bên liên quan ảnh hưởng khác giai đoạn khác dự án hay giai đoạn 1/17/2019 Page 47 Mức độ ảnh hưởng III QUẢN LÝ CÁC BÊN LIÊN QUAN LƯỚI QUAN TÂM Giử mức độ hài lòng Nỗ lực tối thiểu Quản lý chặt chẽ Giử thông tin vừa đủ Mức độ quan tâm 1/17/2019 Page 48 24 17/01/2019 III QUẢN LÝ CÁC BÊN LIÊN QUAN CÔNG CỤ & KỸ THUẬT -TT Chuyên gia/Expert Judgment: Để đảm bảo nhận diện toàn diện niêm yết bên liên quan, phản biện giám định phải tìm kiếm từ nhóm cá nhân có học chuyên ngành chuyên môn vấn đề Hội họp/ Meetings: Hồ sơ họp phân tích họp dự án thiết kế để phát triển hiểu biết bên liên quan dự án lớn, chúng sử dụng để trao đổi phân tích thơng tin vai trò, lợi ích, kiến thức, vị trí tổng thể bên liên quan phải đối mặt với dự án 1/17/2019 Page 49 III QUẢN LÝ CÁC BÊN LIÊN QUAN ĐẦU RA • Danh sách bên liên quan/ Stakeholder Register Các thông tin cá nhân: Tên, chức vụ, địa chỉ, vai trò dự án, thơng tin tiếp xúc Đánh giá thơng tin: Những u cầu chính, kỳ vọng Phân loại bên liên quan: Bên trong, bên ngoài, hỗ trợ, trung dung, chống đối 1/17/2019 Page 50 25 17/01/2019 III QUẢN LÝ CÁC BÊN LIÊN QUAN 1/17/2019 Page 51 III QUẢN LÝ CÁC BÊN LIÊN QUAN LẬP KẾ HOẠCH CÁC BÊN LIÊN QUAN Kế hoạch quản lý bên liên quan q trình xây dựng chiến lược quản lý thích hợp để tham gia có hiệu bên liên quan suốt vòng đời dự án, dựa phân tích nhu cầu họ, sở thích khả ảnh hưởng đến thành công dự án Các lợi ích quan trọng q trình cung cấp cách rõ ràng, kế hoạch hành động để tương tác với bên liên quan dự án để hỗ trợ lợi ích dự án 1/17/2019 Page 52 26 17/01/2019 III QUẢN LÝ CÁC BÊN LIÊN QUAN CÔNG CỤ & KỸ THUẬT Chuyên gia/Expert Judgment: Hội họp/ Meetings Kỹ thuật phân tích/Analytical Techniques: Mức cam kết tất bên cần phải so sánh với mức độ tham gia kế hoạch cần thiết để hồn thành dự án thành cơng Bên tham gia suốt vòng đời dự án quan trọng cho thành công dự án Mức độ tham gia bên liên quan phân loại sau: • Khơng biết/Unware: Không hay biết dự án tác động tiềm • Kháng/Resistant: Nhận thức dự án tác động tiềm chống đối thay đổi 1/17/2019 Page 53 III QUẢN LÝ CÁC BÊN LIÊN QUAN • Trung lập/Neutral: Nhận thức dự án không ủng hộ khơng chống đối • Hỗ trợ/Supportive: Nhận thức dự án tác động tiềm hỗ trợ cho thay đổi • Dẫn đầu/Leading: Nhận thức dự án tác động tiềm tích cực tham gia việc đảm bảo dự án thành công 1/17/2019 Page 54 27 17/01/2019 III QUẢN LÝ CÁC BÊN LIÊN QUAN ĐẦU RA Kế hoạch quản lý bên liên quan: Các kế hoạch quản lý bên liên quan phần kế hoạch quản lý dự án xác định chiến lược quản lý cần thiết để tham gia có hiệu bên liên quan Kế hoạch quản lý bên liên quan thường xuyên cung cấp: • Mức độ tham gia mong muốn bên liên quan; • Phạm vi tác động thay đổi đến bên liên quan; 1/17/2019 Page 55 III QUẢN LÝ CÁC BÊN LIÊN QUAN • Mối quan hệ xác định tiềm trùng lắp bên liên quan; • u cầu thơng tin liên lạc bên liên quan dự án nay; • Thơng tin phân phối cho bên liên quan, bao gồm ngôn ngữ, định dạng, nội dung mức độ chi tiết; • Lý phân phối thông tin tác động dự kiến bên liên quan tham gia; • Thời gian tuần suất cung cấp thơng tin; • Phương pháp cho việc cập nhật hoàn chỉnh kế hoạch quản lý bên liên quan dự án tiến triển phát triển 1/17/2019 Page 56 28 17/01/2019 III QUẢN LÝ CÁC BÊN LIÊN QUAN QUẢN LÝ MONG ĐỢI CÁC BÊN LIÊN QUAN Quản lý mong đợi bên liên quan trình giao tiếp làm việc với bên liên quan để đáp ứng nhu cầu / mong đợi, địa liên hệ, thúc đẩy tham gia bên liên quan thích hợp hoạt động dự án suốt vòng đời dự án Các lợi ích quan trọng q trình cho phép người quản lý dự án để tăng cường hỗ trợ giảm thiểu kháng cự bên liên quan, tăng đáng kể hội để đạt thành công dự án 1/17/2019 Page 57 III QUẢN LÝ CÁC BÊN LIÊN QUAN CÔNG CỤ & KỸ THUẬT Phương pháp truyền thông/Communication Method Kỹ giao tiếp/ Interpersonal skills: Giám đốc dự án sử dụng kỹ giao tiếp để quản lý kỳ vọng bên liên quan Kỹ quản lý/Management skills: Giám đốc dự án áp dụng kỹ quản lý để phối hợp hài hòa nhóm hướng tới việc hồn thành mục tiêu dự án Ví dụ như: • Tạo điều kiện cho đồng thuận mục tiêu dự án, • Tạo ảnh hưởng đến người ủng hộ dự án, • Đàm phán để đáp ứng nhu cầu dự án, • Sửa đổi tổ chức để chấp nhận kết dự án 1/17/2019 Page 58 29 17/01/2019 III QUẢN LÝ CÁC BÊN LIÊN QUAN ĐẦU RA • Danh mục vấn đề: Quản lý bên tham gia tạo danh mục vấn đề Bản ghi cập nhật có vấn đề xác định vấn đề giải • Yêu cầu thay đổi/Change Requests 1/17/2019 Page 59 III QUẢN LÝ CÁC BÊN LIÊN QUAN KIỂM SOÁT SỰ MONG ĐỢI CÁC BÊN LIÊN QUAN Kiểm soát mong đợi bên liên quan trình giám sát mối quan hệ tổng thể bên liên quan dự án điều chỉnh chiến lược kế hoạch tham gia bên liên quan Các lợi ích quan trọng q trình trì hiệu hoạt động tham gia bên liên quan 1/17/2019 Page 60 30 17/01/2019 III QUẢN LÝ CÁC BÊN LIÊN QUAN CƠNG CỤ & KỸ THUẬT • Hệ thống quản lý thông tin/Information Management Systems: Một hệ thống quản lý thông tin cung cấp công cụ tiêu chuẩn để quản lý dự án, lưu trữ phân phối thông tin cho bên liên quan chi phí dự án, tiến độ độ hiệu Nó cho phép nhà quản lý dự án tổng hợp báo cáo tạo điều kiện phân phối báo cáo cho bên tham gia dự án • Chuyên gia/Expert Judgment • Hội họp/ Meetings 1/17/2019 Page 61 III QUẢN LÝ CÁC BÊN LIÊN QUAN ĐẦU RA • Thơng tin hiệu công việc: Các thông tin hiệu làm việc liệu hiệu thu thập từ q trình kiểm sốt khác nhau, phân tích bối cảnh, tích hợp dựa mối quan hệ lĩnh vực Như liệu hiệu công việc chuyển thành thông tin hiệu cơng việc • Những u cầu thay đổi/Change Request 1/17/2019 Page 62 31 17/01/2019 III QUẢN LÝ CÁC BÊN LIÊN QUAN TÓM TẮT Nhận dạng Bên liên quan để lên danh sách Bên liên quan; Có Kế hoạch phối hợp với Bên liên quan; Đáp ứng mong đợi Bên liên quan; Đánh giá hiệu thực truyền thơng; Báo cáo thực hiện; 1/17/2019 Page 63 THƠNG TIN LIÊN HỆ Mr LÊ – HUỆ Công ty APAVE ASIA-PACIFIC ĐT: 0907.545253 Email: huele@apave.com 1/17/2019 Page 64 32 17/01/2019 TÀI LIỆU THAM KHẢO A Guide to Project Management Body of Knowledge – PMBOK - Sixth Edition - 2017 • Construction Extension to the PMBOK Guide- Third Edition - 2007 • Agile Practice Guide – Agile Alliance- PMBOK 6th 2017 1/17/2019 Page 65 33 ... liên quan quản lý mục tiêu quan trọng dự án 1/17/2019 Page 43 III QUẢN LÝ CÁC BÊN LIÊN QUAN Tiến trình Quản lý bên liên quan bao gồm: Nhận dạng Bên liên quan Lập Kế hoạch quản lý Bên liên quan. .. LIÊN QUAN KIỂM SOÁT SỰ MONG ĐỢI CÁC BÊN LIÊN QUAN Kiểm soát mong đợi bên liên quan trình giám sát mối quan hệ tổng thể bên liên quan dự án điều chỉnh chiến lược kế hoạch tham gia bên liên quan. .. 17/01/2019 NỘI DUNG Nhận dạng Bên liên quan Lập KH quản lý Bên liên quan Quản lý mong đợi Bên liên quan Kiểm soát mong đợi Bên liên quan 1/17/2019 Page 41 III QUẢN LÝ CÁC BÊN LIÊN QUAN TIẾN TRÌNH