11- KỸ NĂNG QUẢN LÝ THÔNG TIN DỰ ÁN & CÁC BÊN LIÊN QUAN- LÊ HUỆ

CÁC HOẠT ĐỘNG TRUYỀN THÔNG:Bên trong và bên ngoài dự án; Chính thức (báo cáo, biên bản, giao ban), không chính thức (email, bản ghi nhớ, thảo luận); Theo hệ thống dọc và hệ thống ngang;Trang trọng (thư, báo cáo định kỳ), không trang trọng (trao đổi qua cuộc nói chuyện); Hình thức: Bằng văn bản, bằng miệng, lời nói và cử chỉ;

Trang 1

1/17/2019 Page 1

QUẢN LÝ THÔNG TIN DỰ ÁN

PROJECT COMMUNICATION MANAGEMENT

Trình bày: KS LÊ HUỆ Trung tâm đào tạo Công ty APAVE ASIA PACIFIC

MỤC TIÊU

Sau khi kết thúc khóa học, học viên có thể:

Trang 2

1/17/2019 Page 3

II Nội dung truyền thông.

1 Lập Kế hoạch truyền thông;

2 Quản lý truyền thông;

3 Kiểm soát truyền thông III Áp dụng vào thực tiễn.

MỘT NGÀY LÀM VIỆC CỦA GIÁM ĐỐC DỰ ÁN

I SỰ CẦN THIẾT CỦA TRUYỀN THÔNG

Trang 3

1/17/2019 Page 5

TRUYỀN THÔNG TRONG DỰ ÁN LÀ GÌ ?

“Truyền thông là cách bạn truyền đạt đúng

thông điệp, đúng người vào đúng thời điểm”.

I SỰ CẦN THIẾT CỦA TRUYỀN THÔNG

Thông tin dự ánBan QLDA

CÁC BÊN LIÊN QUAN KHÁC CÁC NHÀ TƯ VẤN

Trang 4

1/17/2019 Page 7

SỰ CẦN THIẾT CỦA TRUYỀN THÔNG

MỤC TIÊU CỦA TRUYỀN THÔNG

II NỘI DUNG TRUYỀN THÔNG

Trang 5

1/17/2019 Page 9

CÁCH TRUYỀN THÔNG TRONG DỰ ÁN

CÁC HOẠT ĐỘNG TRUYỀN THÔNG:

chính thức (email, bản ghi nhớ, thảo luận);

trọng (trao đổi qua cuộc nói chuyện);

cử chỉ;

Trang 6

1/17/2019 Page 11

CÁC KỸ NĂNG GIAO TiẾP:

TIẾN TRÌNH QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG

Trang 7

1/17/2019 Page 13

Kế hoạch Quản lý Truyền thông là quá trình phát triển một phương pháp và kế hoạch thích

của các bên liên quan và các yêu cầu , tổ chức

sau khi Dự án đầu tư được cấp phép

Trong tất cả các dự án cần thiết phải có giao tiếp

thông tin, nhu cầu thông tin và phương pháp phân

phối có thể khác nhau Ngoài ra, các phương pháp lưu

trữ, tìm và cung cấp các thông tin dự án cần phải

được xem xét một cách thích hợp và ghi chép trong

quá trình này Nội dung cần thiết cho công tác truyền

thông bao gồm, nhưng không giới hạn:

• Ai cần thông tin gì, và ai là người có thẩm quyền để

cung cấp thông tin đó;

• Khi nào họ cần thông tin;

• Thông tin cần được lưu trữ;

• Những định dạng thông tin lưu trữ;

• Làm thế nào các thông tin có thể lấy được;

• Cho dù giới hạn không gian, rào cản ngôn ngữ, và

văn hóa cần có giải pháp cho truyền thông phù hợp.

Trang 8

1/17/2019 Page 15

CÔNG CỤ & KỸ THUẬT

1 Phân tích yêu cầu truyền thông:

• Bao gồm truyền thông mọi hướng

• Xác định giới hạn ai sẽ nhận thông tin

• Xem xét số lượng kênh thông tin và đường dẫn

• Công thức tính: N(N-1)/2

2 Mô hình truyền thông/Communication Model:

Rào cản

Trang 9

1/17/2019 Page 17

 Mã hóa/encode: Suy nghĩ hay ý tưởng được chuyển

sang ngôn ngữ của người gửi.

 Truyền tin/Transmit: Thông tin được gửi cho người sử

dụng thông tin Việc truyền tải thông điệp này có thể bị tổn hại bởi các yếu tố khác nhau (ví dụ: Khoảng cách, công nghệ quen thuộc, cơ sở hạ tầng đầy đủ, sự khác biệt văn hóa , và thiếu thông tin cơ bản) Những yếu tố

 Giải mã/Decode: Thông điệp này được dịch bởi người

nhận trở lại vào suy nghĩ hay ý tưởng có ý nghĩa.

 Thừa nhận/Acknowledge: Sau khi nhận được một thông

điệp người nhận có thể xác nhận được tin nhưng điều này không có nghĩa là thỏa thuận hoặc hiểu của thông điệp.

 Phản hồi/Feedback: Khi nhận được thông điệp đã được

giải mã và hiểu rõ, nhận mã hóa những suy nghĩ và ý tưởng vào một thông điệp và sau đó truyền thông điệp này đến người gửi ban đầu .

Trang 10

1/17/2019 Page 19

CÔNG CỤ & KỸ THUẬT- TT

3 Phương pháp truyền thông/Communication Method:

Có một số phương pháp truyền thông được sử dụng để

chia sẻ thông tin giữa các bên tham gia dự án Những

phương pháp này được phân loại như sau:

• Tương tác truyền thông/Interactive communication:

Giữa hai hoặc nhiều bên thực hiện một trao đổi đa chiều của thông tin Đó là cách hiệu quả nhất để đảm bảo một sự hiểu biết chung của tất cả những người

họp, các cuộc gọi điện thoại, tin nhắn, hội nghị truyền hình, vv

• Đẩy truyền thông/Push communication: Gửi đến

những người cần phải nhận được thông tin Điều này đảm bảo rằng các thông tin được phân phối nhưng không đảm bảo rằng nó thực sự đạt hoặc hiểu của các đối tượng dự định Truyền thông đẩy bao gồm

thư, bản ghi nhớ, báo cáo, email, fax, thư thoại, blog, thông cáo báo chí, vv

• Kéo truyền thông/Pull communication: Được sử

dụng cho khối lượng rất lớn thông tin, hay bạn đọc đông, và yêu cầu người nhận để truy cập các nội dung truyền thông theo quyết định của riêng mình Những

bộ, e-learning, bài học học được cơ sở dữ liệu, kho kiến thức, vv

Trang 11

1/17/2019 Page 21

4 Meetings: Có một số loại cuộc họp liên quan đến dự

án mà truyền thông dự án có thể xảy ra Hầu hết các cuộc họp dự án bao gồm các bên liên quan đến với nhau cho mục đích giải quyết vấn đề hoặc ra quyết định Mặc dù các cuộc thảo luận bình thường có thể được hiểu như một cuộc họp, hầu hết các cuộc họp

gian, địa điểm, và chương trình nghị sự Các cuộc họp điển hình bắt đầu với một danh sách xác định các vấn đề cần được thảo luận, và được ghi chép cụ thể cho cuộc họp Thông tin này sau đó được phổ biến đến các bên liên quan khác.

ĐẦU RA

Kế hoạch quản lý truyền thông: là một phần của Kế

hoạch quản lý dự án, mô tả cách thức thông tin liên lạc

của dự án, có hệ thống, theo dõi, và kiểm soát Kế

hoạch này bao gồm các thông tin sau:

• Yêu cầu thông tin liên lạc các bên liên quan;

• Thông tin phải được truyền đạt, kể cả ngôn ngữ,

định dạng, nội dung và mức độ chi tiết;

• Lý do cho việc phân phối các thông tin đó;

• Thời gian và số lần phân phối các thông tin cần thiết

và nhận được sự thừa nhận hay phản ứng, nếu có;

• Người hoặc nhóm người sẽ nhận được thông tin;

• Phương pháp hoặc các công nghệ được sử dụng để

truyền đạt thông tin, chẳng hạn như các bản ghi nhớ, e-mail, và / hoặc thông cáo báo chí;

Template KH truyền thông

Trang 12

1/17/2019 Page 23

ĐẦU RA -TT

• Nguồn lực phân bổ cho các hoạt động truyền thông,

bao gồm cả thời gian và ngân sách;

Kế hoạch quản lý truyền thông;

• Chú giải thuật ngữ;

• Lưu đồ của các dòng thông tin trong dự án, danh

sách báo cáo, kế hoạch họp, vv ; và

nghệ, chính sách )

2 QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG

Quản lý Truyền thông là quá trình tạo ra, thu thập, phân phối, lưu trữ, tìm kiếm, và việc bố trí cuối cùng của thông tin dự án phù hợp với Kế hoạch quản lý truyền thông Các lợi ích quan trọng của

liên lạc hiệu quả giữa các bên liên quan của dự án.

Trang 13

1/17/2019 Page 25

1 Kỹ thuật truyền thông/Communication Technology

2 Communication Models

3 Communication Methods

4 Information Management Systems:

• Bản giấy (Dự án, Hồ sơ khảo sát, Hồ sơ thiết kế,

dự toán, Hồ sơ nghiệm thu, Thư từ, ghi nhớ, báo cáo )

• Văn bản điện tử (email, fax, voice mail, telephone, video, web confrence, website )

5 Báo cáo thực hiện: Báo cáo thực hiện là hành vi

thu thập và phân phối thông tin hiệu suất, bao

và dự báo.

Báo cáo thực hiện cần cung cấp thông tin ở mức

độ phù hợp với từng đối tượng.

Báo cáo phức tạp hơn có thể bao gồm:

• Công việc sẽ hoàn thành giai đoạn sau

Trang 14

1/17/2019 Page 27

ĐẦU RA

• Truyền thông của dự án: Quá trình Quản lý truyền

thông liên quan đến các hoạt động được yêu cầu

phân phối, tiếp nhận, công nhận, và hiểu rõ Truyền

phân phối thông tin, tiến trình, và chi phí phát sinh Truyền thông dự án có thể thay đổi đáng kể và bị

động của thông tin, phương pháp chuyển giao, và mức độ bảo mật.

Trang 15

1/17/2019 Page 29

kiểm soát thông tin liên lạc trong suốt vòng đời dự

liên quan của dự án được đáp ứng Các lợi ích

luồng thông tin tối ưu trong số tất cả những người tham gia giao tiếp, tại bất kỳ thời điểm.

1 Hệ thống quản lý thông tin/Information

Management Systems: Một hệ thống quản lý thông tin cung cấp một bộ công cụ cho quản lý dự

án để nắm bắt, lưu trữ và phân phối thông tin cho các bên liên quan về chi phí của dự án, tiến độ và hiệu suất Ví dụ về các định dạng thông tin có thể bao gồm báo cáo bảng, phân tích bảng tính và thuyết trình.

2 Chuyên gia/Expert Judgment

3 Hội họp/Meetings

Trang 16

1/17/2019 Page 31

ĐẦU RA

• Work performance information /Thông tin thực hiện

công việc của tổ chức và tóm tắt các dữ liệu thực hiện thu thập được Dữ liệu thực hiện này thường

ở mức độ chi tiết theo yêu cầu của các bên liên quan khác nhau Thông tin này sau đó được truyền đạt cho các bên liên quan phù hợp.

• Yêu cầu thay đổi/Change Requests: Tiến trình kiểm

tạo ra như một đầu ra Những yêu cầu thay đổi được

xử lý thông qua tiến trình kiểm soát thay đổi tích hợp.

ÁP DỤNG VÀO THỰC TIỄN

Trang 17

1/17/2019 Page 33

Trên đây là kiến thức truyền thông trong dự án của PMI, bây giờ chúng ta áp dụng vào công ty để quản

lý truyền thông:

1 Lập Quy trình quản lý truyền thông;

2 Lập Kế hoạch truyền thông;

3 Truyền đạt thông tin;

4 Tổ chức các cuộc họp (duy trì họp 15ph);

5 Lưu trữ và chia sẻ dữ liệu;

6 Báo cáo kết quả thực hiện công việc;

III ÁP DỤNG VÀO THỰC TIỄN

NỘI DUNG TRUYỀN THÔNG TRONG DỰ ÁN

1 Tổ chức các cuộc họp (chú ý họp Kickoff, họp hàng

ngày 15 ph và họp tổng kết rút kinh nghiệm);

2 Trả lời, trao đổi, giải thích, làm rõ cho mọi người biết

và thực hiện (Minh bạch);

3 Chuyển, tiếp nhận và phản hồi thông tin đúng người

và đúng lúc;

4 Báo cáo kết quả công việc thực hiện;

5 Nhận dạng các Bên liên quan;

6 Phối hợp và đáp ứng các yêu cầu của Bên liên quan;

7 Giải quyết các xung đột trong dự án

8 Tổ chức những sự kiện của dự án.

Trang 18

5 •Danh sách gửi thông tin cho các bên liên quan – Mẫu 3 •Các biểu mẫu soạn sẵn- Mẫu 4

6

•Báo cáo kết quả thực hiện ngày

•Báo cáo kết quả thực hiện tuần

•Báo cáo kết quả thực hiện tháng

•Báo cáo hoàn thành dự án

•Lưu trữ và chia sẻ dữ liệu thông tin

7

•Danh sách các bên liên quan

•Chiến lược phối hợp với các bên liên quan –Mẫu 1

•Lưới quan tâm – Mẫu 2

Chuẩn bị

Lập kế hoạch truyền thông

Phê duyệt

Truyền đạt thông tin

Báo cáo thực hiện Thẩm tra kế hoạch truyền thông

Kết thúc Quản lý các bên liên quan

III ÁP DỤNG VÀO THỰC TIỄN

ĐO LƯỜNG KẾT QUẢ TRUYỀN THÔNG

Trang 19

1/17/2019 Page 37

9 Các kỹ năng mềm cho truyền thông dự án:

• Kỹ năng giao tiếp

• Kỹ năng thuyết trình

• Kỹ năng giải quyết xung đột

• Kỹ năng động viên

Video Video

Video

TÓM TẮT

NHỮNG CẢI TIẾN LẦN NÀY

1 ÁP DỤNG SỰ MINH BẠCH TRONG KHUNG QUẢN LÝ

SCRUM ĐỂ TĂNG CƯỜNG THÔNG TIN DỰ ÁN;

Trang 20

1/17/2019 Page 39

QUẢN LÝ CÁC BÊN LIÊN QUAN

PROJECT STAKEHOLDER MANAGEMENT

Page 1

MỤC TIÊU

Sau khi kết thúc khóa học, học viên có thể:

Trang 21

1/17/2019 Page 41

1 Nhận dạng các Bên liên quan

2 Lập KH quản lý các Bên liên quan

3 Quản lý sự mong đợi của các Bên liên quan

4 Kiểm soát sự mong đợi của các Bên liên quan

TIẾN TRÌNH QUẢN LÝ CÁC BÊN LIÊN QUAN

III QUẢN LÝ CÁC BÊN LIÊN QUAN

Trang 22

1/17/2019 Page 43

trình cần thiết để xác định những người, nhóm

người hoặc tổ chức có thể ảnh hưởng hoặc bị ảnh

hưởng bởi dự án, phân tích mong đợi của các bên

thích hợp để có hiệu quả đến dự án Quản lý các

bên liên quan cũng tập trung vào thông tin liên lạc

đợi của họ, giải quyết vấn đề khi chúng xảy ra, và

quản lý xung đột lợi ích Sự hài lòng của các bên

trọng của dự án.

Tiến trình Quản lý các bên liên quan bao gồm:

Trang 23

1/17/2019 Page 45

CÁC BÊN LIÊN QUAN / STAKEHOLDERS

“Các bên liên quan là các tổ chức hoặc cá nhân có

tác động đến kết quả của dự án như: các cơ quan

Chính quyền được Nhà nước giao nhiệm vụ cấp

phép hoặc kiểm tra thực hiện các giấy phép, nhà tài

trợ hay cho vay, các tư vấn, các nhà thầu, và khách

hàng”

1 NHẬN DẠNG CÁC BÊN LIÊN QUAN

Nhận dạng các bên liên quan là quá trình xác định

những người, nhóm người hoặc tổ chức có thể ảnh

hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởi quyết định, hoạt

động, hoặc kết quả của dự án, phân tích và ghi chép

các thông tin có liên quan về lợi ích của họ, sự tham

gia, phụ thuộc lẫn nhau, ảnh hưởng và tác động tiềm

năng về sự thành công của dự án Các lợi ích quan

trọng của quá trình này là nó cho phép Giám đốc dự

án xác định trọng tâm cho từng đối tượng hoặc

nhóm các bên liên quan.

Trang 24

1/17/2019 Page 47

1 Phân tích các bên liên quan: Phân tích các bên

thông tin định lượng và định tính để xác định lợi ích nên được đưa vào đánh giá trong suốt dự án

Nó xác định các lợi ích, nguyện vọng, và ảnh hưởng của các bên liên quan Nó cũng sẽ giúp xác định các mối quan hệ các bên liên quan mà có thể được tận dụng để xây dựng các liên minh và

dự án thành công, các bên liên quan sẽ ảnh

Mức độ quan tâm

Quản lý chặt chẽ Giử mức độ hài

lòng

Nỗ lực tối thiểu

Giử thông tin vừa đủ

LƯỚI QUAN TÂM

Trang 25

1/17/2019 Page 49

CÔNG CỤ & KỸ THUẬT -TT

2 Chuyên gia/Expert Judgment: Để đảm bảo nhận

diện toàn diện và niêm yết của các bên liên quan, phản biện và giám định phải được tìm kiếm từ các nhóm hoặc cá nhân có học chuyên ngành hoặc chuyên môn vấn đề.

3 Hội họp/ Meetings: Hồ sơ các cuộc họp phân tích

là các cuộc họp dự án được thiết kế để phát triển một sự hiểu biết của các bên liên quan dự án lớn,

và chúng có thể được sử dụng để trao đổi và phân tích thông tin về vai trò, lợi ích, kiến thức, và các vị trí tổng thể của mỗi bên liên quan phải đối mặt với dự án.

ĐẦU RA

• Danh sách các bên liên quan/ Stakeholder Register

trò trong dự án, thông tin tiếp xúc.

chính.

hỗ trợ, trung dung, chống đối

Trang 26

1/17/2019 Page 51

2 LẬP KẾ HOẠCH CÁC BÊN LIÊN QUAN

Kế hoạch quản lý các bên liên quan là quá trình xây

hiệu quả các bên liên quan trong suốt vòng đời dự

và khả năng ảnh hưởng đến sự thành công của dự

án Các lợi ích quan trọng của quá trình này là nó

Trang 27

1/17/2019 Page 53

1 Chuyên gia/Expert Judgment:

2 Hội họp/ Meetings

3 Kỹ thuật phân tích/Analytical Techniques:

Mức cam kết hiện tại của tất cả các bên cần phải

được so sánh với mức độ tham gia kế hoạch cần

thiết để hoàn thành dự án thành công Bên tham gia

trong suốt vòng đời của dự án là rất quan trọng cho

sự thành công của dự án.

Mức độ tham gia của các bên liên quan có thể được

phân loại như sau:

• Không biết/Unware : Không hay biết về dự án và tác

động tiềm năng

• Kháng/Resistant: Nhận thức của dự án và các tác

động tiềm năng và chống đối những thay đổi.

• Trung lập/Neutral : Nhận thức được dự án nào

không ủng hộ cũng không chống đối.

Trang 28

1/17/2019 Page 55

ĐẦU RA

Kế hoạch quản lý các bên liên quan:

Các kế hoạch quản lý các bên liên quan là một phần

của kế hoạch quản lý dự án và xác định các chiến lược

quản lý cần thiết để tham gia có hiệu quả các bên liên

• Mối quan hệ xác định và tiềm năng trùng lắp giữa

các bên liên quan;

• Yêu cầu thông tin liên lạc các bên liên quan đối với

dự án hiện nay;

• Thông tin được phân phối cho các bên liên quan,

bao gồm cả ngôn ngữ, định dạng, nội dung và mức

độ chi tiết;

• Lý do phân phối các thông tin và tác động dự

kiến các bên liên quan tham gia;

• Thời gian và tuần suất cung cấp thông tin;

• Phương pháp cho việc cập nhật và hoàn chỉnh các

kế hoạch quản lý các bên liên quan như dự án tiến triển và phát triển.

Trang 29

1/17/2019 Page 57

Quản lý sự mong đợi của các bên liên quan là quá

đáp ứng nhu cầu / mong đợi , địa chỉ liên hệ, và thúc

đẩy sự tham gia của các bên liên quan thích hợp

trong các hoạt động dự án trong suốt vòng đời dự

án Các lợi ích quan trọng của quá trình này là nó

và giảm thiểu sự kháng cự của các bên liên quan ,

tăng đáng kể cơ hội để đạt được sự thành công của

dự án.

1 Phương pháp truyền thông/Communication Method

2 Kỹ năng giao tiếp/ Interpersonal skills: Giám đốc dự

án sử dụng kỹ năng giao tiếp để quản lý những kỳ

vọng của các bên liên quan.

3 Kỹ năng quản lý/Management skills:

Giám đốc dự án áp dụng các kỹ năng quản lý để phối

hợp và hài hòa các nhóm hướng tới việc hoàn thành

• Sửa đổi tổ chức để chấp nhận các kết quả dự án.

Định dạng
Số trang	33
Dung lượng	1,85 MB