Trong các chương trước, chúng ta thấy các hoạt động của một doanh nghiệp đều thuộc về một trong 4 chức năng chính là: Nhân lực, Tài chính, Marketing, Sản xuất. Hệ thống thông tin quản trịsẽ kết nối tất cả các hoạt đọng này thành một mạng lưới, nhờ đó thông tin được tập hợp về bộ phận xử lý dữ liệu trung tâm. Vì vậy chúng được đánh giá và xử lý một cách toàn diện. Chẳng hạn, số liệu về doanh số bán của quý trước có thể được sử dụng trong hệ thống kiểm soát tồn kho, hay hệ thống kiểm soát tài chính, hoặc trong các bộ phận thuộc chức năng Marketing của doanh nghiệp. Dưới đây là một số ứng dụng của hệ thống thông tin quản trị (MIS) trong các bộ phận chức năng của công ty. 3.1 Tài chính Những thông tin tổng hợp được cung cấp cho tất cả các bộ phận thuộc chức năng tài chính như bộ phận kiểm soát chi phí và hoạch định ngân sách, phân tích lợi nhuận, đánh giá dự án, dự báo về lợi nhuận và dòng lưu kim dự kiến. Những dữ liệu được sử dụng để phân tích tài chính bao gồm những số liệu thu thập bên trong công ty gồm các số liệu về sản xuất, sản lượng, doanh số bán, lương và thưởng. Các dữ liệu bên ngoài bao gồm tỷ lệ lạm phát, chỉ số giá cả, các khuynh hướng thị trường và các quy định mới của nhà nước. 3.2 Sàn xuất – tác nghiệp Những thông tin được tập hợp sẵn sàng phục vụ cho kiểm soát các hoạt động sản xuất và phục vụ sản xuất như dự trữ, tồn kho, phân phối, chế tạo, bảo trì, dự báo và thiết sản phẩm. Các dữ liệu này bao gồm số lượng đặt hàng, mức cầu thị trường, mức tồn kho, vòng quay hàng tồn kho, hoạt động và chi phí vận chuyển hàng hoá, khối lượng nguyên liệu, số giờ ngừng máy do sự cố, số giờ vận hành máy mỗi ngày…..
CHƯƠNG III: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN CỦA QUẢN TRỊ II/ NHỮNG NGUYÊN LÝ CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ Trong phần này, chúng ta sẽ xem xét một số nguyên lý cơ bản của hệ thống thông tin quản trị (Management Information Systems – MIS). Những nguyên lý này giúp chúng ta hiểu rõ các bước th7c5 tế trong tiến trình thiết kế, thực hiện và vận hành hệ thống này. 1 - Hệ thống thông tin quản trị (MIS) Có khá nhiều loại hệ thống khác nhau mà sẽ được liên kết thành một hệ thống thông tin quản trị đồng bộ. Sự kết hợp tất cả các yếu tố này thành một tập hợp thống nhất cho phép hình thành một hệ thống thông tin tập trung. Các hệ thống hình thành bao gồm: a – Các hệ thống thông tin văn phòng, bao gồm thư điện tử, bộ phận xử lý dữ liệu, mạng mảy vi tính … Các hệ thống này cung cấp những dịch vụ hỗ trợ cho những công vịêc văn phòng hằng ngày như thảo các văn bản, phục vụ hội nghị, viễn thông, tính toán và xử lý các đơn đặt hàng… b - Hệ thống xử lý dữ liệu, bao gồm hệ thống xử lý các dữ liệu kế toán, lương bổng, kiểm soát sản xuất, tồn kho, ghi chép, xử lý và lập báo cáo về tình hình kinh doanh hằng ngày trong doanh nghiệp. c - Hệ thống hỗ trợ ra quyết định bao gồm các baáo biểu, kỹ thuật dự báo, các mô hình ra quyết định, các chương trình tuyến tính, phân tích thống kê… Các hệ thống này hỗ trợ các hoạt động xây dựng kế hoạch và ra quyết định. Người sử dụng có thể liên kết các hệ thống này với nhau để triển khai các hoạt động. Tuy nhiên, chúng không thể thay thế óc suy xét của người ra quyết định. II/ NHỮNG NGUYÊN LÝ CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ 2 - Mục đích của thông tin Như đã trình bày ở mục 1, một hệ thống thông tin quản trị có thể cung cấp thông tin hỗ trợ cho hoạch định, kiểm soát và ra quyết định của tất của tất cả các cấp của tổ chức như cấp cơ sở, cấp kiểm soát chiến thuật và cấp quản trị chiến lượt. Hình 15.1 thể hiện những yêu cầu về thông tin phù hợp với nhiệm vụ của mỗi cấp trong tổ chức Văn phòng công ty Hoạch định chiến lược Tài chính Nhân lực Marketing Sản xuất Trung tâm cơ sở dữ liệu của công ty Phân xưởng Văn phòng chi nhánh Hình 15.1 Mạng lưới thông tin trong một doanh nghiệp chế tạo II/ NHỮNG NGUYÊN LÝ CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ Những thông tin phục vụ cho hoạch định – vạch ra các mục tiêu, chính sách dài hạn – là thông tin chiến lược. Những thông tin phục vụ kiểm soát và đánh giá thành tích liên quan đến việc thực hiện chiến lược chung của công ty là thông tin chiến thuật. Còn những thông tin phục vụ cho các hoạt độnghàng ngày của doanh nghiệp được coi là thông tin điều hành. Bởi vậy giá trị của thông tin cần phải được đánh giá tuỷ theo mức độ hữu dụng của chúng. 3-Sử dụng hệ thống thông tin quản trị Trong các chương trước, chúng ta thấy các hoạt động của một doanh nghiệp đều thuộc về một trong 4 chức năng chính là: Nhân lực, Tài chính, Marketing, Sản xuất. Hệ thống thông tin quản trịsẽ kết nối tất cả các hoạt đọng này thành một mạng lưới, nhờ đó thông tin được tập hợp về bộ phận xử lý dữ liệu trung tâm. Vì vậy chúng được đánh giá và xử lý một cách toàn diện. Chẳng hạn, số liệu về doanh số bán của quý trước có thể được sử dụng trong hệ thống kiểm soát tồn kho, hay hệ thống kiểm soát tài chính, hoặc trong các bộ phận thuộc chức năng Marketing của doanh nghiệp. Dưới đây là một số ứng dụng của hệ thống thông tin quản trị (MIS) trong các bộ phận chức năng của công ty. 3.1 Tài chính Những thông tin tổng hợp được cung cấp cho tất cả các bộ phận thuộc chức năng tài chính như bộ phận kiểm soát chi phí và hoạch định ngân sách, phân tích lợi nhuận, đánh giá dự án, dự báo về lợi nhuận và dòng lưu kim dự kiến. Những dữ liệu được sử dụng để phân tích tài chính bao gồm những số liệu thu thập bên trong công ty gồm các số liệu về sản xuất, sản lượng, doanh số bán, lương và thưởng. Các dữ liệu bên ngoài bao gồm tỷ lệ lạm phát, chỉ số giá cả, các khuynh hướng thị trường và các quy định mới của nhà nước. 3.2 Sàn xuất – tác nghiệp Những thông tin được tập hợp sẵn sàng phục vụ cho kiểm soát các hoạt động sản xuất và phục vụ sản xuất như dự trữ, tồn kho, phân phối, chế tạo, bảo trì, dự báo và thiết sản phẩm. Các dữ liệu này bao gồm số lượng đặt hàng, mức cầu thị trường, mức tồn kho, vòng quay hàng tồn kho, hoạt động và chi phí vận chuyển hàng hoá, khối lượng nguyên liệu, số giờ ngừng máy do sự cố, số giờ vận hành máy mỗi ngày… II/ NHỮNG NGUYÊN LÝ CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ 3.3 - Marketing Những thông tin thuộc hệ thống MIS được sử dụng trong chức năng Marketing nhằm quản lý đội ngũ nhân viên bán hàng, thẩm định tư cách khách hàng, tiến hành các chiến dịch quảng cáo, phân tích thị trường, chi phí bán hàng và kiểm soát công nợ của khách hàng… 3.4 - Quản trị nguồn lực Các thông tin của MIS thường được sử dụng để điều hành các hoạt động tuyển mộ, tuyển chọn, huấn luyện, thăng lương, tăng chức, theo dõi các dữ liệu về tuổi, thâm niên và kinh nghiệm của nhân viên, tỷ lệ bỏ việc, khuynh hướng của thị trường lao động… Những dữ liệu được sử dụng bao gồm những số liệu vể số lượng nhân viên, học vấn, bằng cấp, các khoá huấn luyện đã trải qua, số liệu thống kê về số vụ tai nạn lao động, thành tích của nhân viên và những dữ liệu về tình hình bên ngoài doanh nghiệp như thất nghiệp, các quy chế về thuê lao động, mức lương bình quân… Như vậy thông tin được tập hợp từ nhiều bộ phận chức năng của doanh nghiệp, cũng như sẽ có những thông tin được nhiều bộ phận sử dụng. Những thông tin về phân phối hàng hoá có thể do bộ phận Marketing hay bộ phận của sản xuất xử lý; thông tin vê lương, thưởng do bộ phận tài chính hoặc nhân sự xử lý…Bởi vậy, trách nhiệm xử lý và cung cấp các loại thông tin của các bộ phận có thể tuỳ thuộc vào tính chất riêng của công việc kinh doanh, mức độ tự động hoá của mỗi bộ phận và mức độ tập trung các hoạt động hoạch định và ra quyết định. Một hệ thống MIS phải đảm bảo rằng dòng thông tin được vận hành thông suốt trong doanh nghiệp, vượt qua ranh giới giữa các bộ phận, từ trên xuống dưới và từ dưới lên trên, đáp ứng cá nhu cầu thông tin của tổ chức và phản hồi chính xác, kịp thời. III/ THIẾT KẾ, TRIỂN KHAI VÀ VẬN HÀNH MỘT HỆ THỐNG MIS Những thành tựu trong công nghệ thông tin ngày nay có thể mở ra những cơ hội mới cho phép các doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn, giảm các chi phí và gia tăng tốc độ xử lý thông tin. Tuy nhiên, điều quan trọng là ban lãnh đạo doanh nghiệp cần xác định nhu cầu thông tin và lựa chọn một hệ thống thông tin dựa trên cơ sở tính năng của công nghệ thông tin đó, chi phí liên quan và có thể đáp ứng nhu cầu thông tin của doanh nghiệp. Thiết kế một một hệ thống MIS được tiến hành theo các bước sau: 1- Xác định nhu cầu thông tin Bước đầu tiên của quá trình thiết kế một hệ thống thông tin là xác định những nhu cầu thông tin hiện tại của doanh nghiệp, công việc này được thực hiện thông việc đánh giá về chủng loại và khối lượng thông tin mà nhân viên cần sử dụng để hoàn thành công việc của họ ở trhời điểm hiện tại. Các loại thông tin quản trị sẽ phục vụ đắc lực cho việc đưa ra các quyết định và tiến hành các hoạt động quản trị. Hình 15.2 minhv hoạ tiến trình vận hành từ các dữ liệu thô đến những thông tin quản trị để ra quyết định. Tiến trình nàytuiến triển từ những dữ liệu thô, chưa xử lý môi trường thành những thông tin được chọn lọc, xử lý và có ích. III/ THIẾT KẾ, TRIỂN KHAI VÀ VẬN HÀNH MỘT HỆ THỐNG MIS Quyết định Các nhà quản trị và nhân viên Thông tin Truyền dữ liệu Phân tích quyết định Yêu cầu về thông tin Ngân hàng dữ liệu xử lý và sắp xếp dữ liệu Thu thập dữ liệu Xác định nhu cầu dữ liệu Các nguồn dữ liệu bên trong và bên ngoài Thành phần Hoạt động Dòng cung cấp Dòng yêu cầu Hình 15.2 - Tiến trình xử lý, sử dụng thông tin và các thành phần của MIS III/ THIẾT KẾ, TRIỂN KHAI VÀ VẬN HÀNH MỘT HỆ THỐNG MIS Nhu cầu thông tin của mỗi bộ phận, và mỗi nhân viên rất khác nhau. Mặt khác, nhu cầu thông tin còn thay đổi tuỳ theo loại quyết định mà nó phục vụ. Bảng 15.1 cho thấy, các hoạt động ra quyết định diễn ra ở ba cấp của doanh nghiệp là cấp chiến lược, cấp chiến thuật và cấp cơ sở và tại mỗi cấp quyết định, có những khác biệt về đặc điểm của thông tin. Bảng 15.1 - Những loại yêu cầu về thông tin của mỗi loại quyết định Đặc điểm của thông tin Nhu cầu thông tin của các cấp quyết định Cấp cơ sở Cấp chiến thuật Cấp chiến lược Nguồn cung ứng Phạm vi Mức độ kết hợp Tầm định hướng Thời gian sử dụng Tính thường xuyên Hình thức Bên trong Bên ngoài Hẹp, dễ xác định Rộng Chi tiết Hỗn hợp Định hướng quá khứ Định hướng tương lai Ngắn hạn Dài hạn Hàng ngày, liên tục không thường xuyên, định kỳ Định lượng Định tính Bảng trên chỉ rõ rằng, các quyết định chiến lược thường đòi hỏi những thông tin từ các nguồn bên ngoài như thông tin về khuynh hướng thị trường, sự thay đổi thị hiếu của khách hàng, thông tin về đối thủ cạnh tranh…Các quyết định chiến lượt còn đòi hỏi những thông tin có phạm vi phổ biến rộng rãi, hỗn hợp, định hướng vào tương lai và mang tính định tính. Trái lại, nhu cầu thông tin của các quyết định hàng ngày khác hẳn so với các quyết định chiến lược. Các quyết định hằng ngày đòi hỏi những khối lượng lớn thông tin nội bộ, dễ xác định, khá chi tiết, từ các báo cáo hằng ngày hay hằng tuần, chính xác và mang tính định lượng. Còn các quyết định chiến thuật có những yêu cầu về thông tin nằm giữa yêu cầu của các quyết định chiến lược và quyết định hằng ngày. III/ THIẾT KẾ, TRIỂN KHAI VÀ VẬN HÀNH MỘT HỆ THỐNG MIS 2 - Nhận diện những trở ngại của hệ thống MIS Sau khi xác định được nhu cầu thông tin, các nhà quản trị cần phải xem xét những trở ngại của bản thân hệ thống. Trở ngại là những hạn chế của hệ thống, chúng có thể xuất hiện ở bên trong hoặc bên ngoài hệ thống. Những trở ngại bên ngoài thay đổi tuỳ theo từng doanh nghiệp, bao gồm những quy định của chính phủ, những đòi hỏi của nhà cung ứng, tiến bộ công nghệ và sự thay đổi nhu cầu của khách hàng. Chẳng hạn, các quy định đòi hỏi các nhà sản xuất xe hơi cần phải tuân thủ những quy định về an toàn và giới hạn về lượng các chất ô nhiễm trong khí thải của xe… Những trở ngại bên trong do chính công ty tạo ra, chúng cũng thay đổi tuỳ theo từng doanh nghiệpvà tuỳ từng bộ phận trong doanh nghiệp. Có lẽ, trở ngại bên trong lớn nhất đối với sự phát triển của một hệ thống thông tin là chi phí. Các doanh nghiệp đều muốn có một mạng lưới thiết bị thông tin càng hiện đại càng tốt, nhưng chí phí cho mạng lưới này thướng khá cao. Một trở ngại bên trong khác là sự thiếu ủng hộ đồng bộ của các thành viên trong công ty, nếu không có sự ủng hộ đồng bộ, hay chỉ ở mức hạn chế thì hệ thống thông tin sẽ không thể hoạt động hiệu quả. 3 - Thiết lập các mục tiêu Bước tiếp theo là thiết lập những mục tiêu cho hệ thống thông tin. Các mục tiêu cần tập vào những mục đích mà thông tin sẽ phục vụ, những người sẽ sử dụng chúng và cách thức mà chúng sẽ được sử dụng. Đồng thời, ban lãnh đạo cần thiết lập những mục tiêu chi tiết về chi phí và nhân sự vận hành hệ thống. Việc đặt ra các mục tiêu sẽ thiết lập định hướng để triển khai và thực hiện một hệ thống thông tin hữu hiệu. 4 – Các giai đoạn phát triển một hệ thống thông tin Mặc dù có khá nhiều có nhiều cách khác nhau để tạo ra một hệ thông tin, song vẫn có tiến trình thiết kế cơ bản chung cho tất cả mọi hệ thống. Tiến trình này bao gồm 4 bước, được thể hiện trong hình 15.3. Các vòng lặp được hình thành bởi những thông tin phản hồi cho thấy hệ thống thông tin luôn là một chỉnh thể thống nhất. III/ THIẾT KẾ, TRIỂN KHAI VÀ VẬN HÀNH MỘT HỆ THỐNG MIS Xác định sơ bộ vấn đề Thiết kế khái niệm Thiết kế chi tiết Thực hiện Phản hồi Thông tin phản hồi Thông tin phản hồi Hình 15.3 - Bốn giai đoạn phát triển một hệ thống thông tin [...]... cung cấp tư liệu Trước khi đưa hệ thống thông tin vào sử dụng, cần tiến hành huấn luyện những người sẽ vận hành nó và cung cấp cho họ đầy đủ tài liệu về quy trình hoạt động của hệ thống Những người vận hành hệ thống phải hiểu rõ những khả năng và giới hạn của hệ thống thông tin 5.7 - Hệ thống dự phòng Yếu tố cuối cùng ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của một hệ thống thông tin quản trị là những giải... trong nhân viên và các nhà quản trị cấp cơ sở Nguyên nhân là do khi đưa công nghệ thông tin mới vào doanh nghiệp, nó có thể làm giảm một số chỗ làm việc Đồng thời, công nghệ thông tin mới cũng tác động làm thay đổi phương pháp thu thập dữ liệu và xử lý thông tin của doanh nghiệp Do đó, nó có thể làm xuất hiện yêu cầu tái cấu trúc lại cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp 2 – các giải pháp quản trị sự chống đối... bước xác định sơ bộ vấn đề về những sai lệch của bước này 4.3 – Thiết kế chi tiết Trong giai đoạn này, cần thiết lập những tiêu chuẩn cụ thể về hiệu năng của hệ thống, thông qua việc lựa chọn hay phát triển phần cứng và phần mền của hệ thống bao gồm việc thiết lập sơ bộ dòng thông tin, phát triển các chương trình cụ thể và xác định cơ sở dữ liệu Các chuyên viên tạo ra mô hình của hệ thống thông tin, rồi... thấy những tác động này Chẳng hạn, các nhân viên thuộc phòng kế toán thường hiểu rõ dòng lưu chuyển các thông tin tài chính và cách thức chuẩn bị, phân phối các báo cáo tài chính Thông qua sự hợp tác với các chuyên viên kế toán, người thiết kế hệ thống thông tin có thể hiểu rõ nhu cầu của người sử dụng 5.2 - Sự hỗ trợ của ban lãnh đạo doanh nghiệp Yếu tố quan trọng hàng đầu tác động đến tính hiệu quả của. .. chỉnh Những hiệu chỉnh này được tiếp tục tiến hành cho tới khi hiệu năng của hệ thống thông tin thoả mãn tất cả những tiêu chuẩn đã đặt ra Ngày nay các nguyên lý và những vấn đề của vịêc thiềt lập một mạng lưới thông tin đã vượt ra khỏi biên giới quốc gia Bởi chúng gắn liền với sự toàn cầu hoá kinh doanh đang phát triển hết sức mạnh mẽ III/ THIẾT KẾ, TRIỂN KHAI VÀ VẬN HÀNH MỘT HỆ THỐNG MIS 5 - Những. .. xét kỹ lưỡng trong quá trình thiết kế một hệ thống thông tin Khối lượng dữ liệu mà sẽ đưa vào hệ thống đem lại cho người thiết kế một hình ảnh chính xác về lưu đồ công việc của một bộ phận và giữa các bộ phận, chi phí, thời gian cần thiết để hoàn thành các chức năng của hệ thống Mặt khác, chúng cũng cho phép nhận diện những yếu điểm của hệ thống Những người sử dụng thường hiểu rõ mức độ ảnh hưởng của. .. những tác động này Hệ thống dự phòng Hệ uấn luyện và cung cấp tài liệu Thử nghiệm kỹ lưỡng khả năng của người sử dụng hệ thống thông tin Tính hiệu quả của hệ thống thông tin Sự hỗ trợ của lãnh đạo công ty Ước lượng thời gian và chi phí Đưa vào sử dụng từng bước theo dự kiến Hình 15.4 - Những yếu tố hình thành tính hiệu quả của hệ thống thông tin III/ THIẾT KẾ, TRIỂN KHAI VÀ VẬN HÀNH MỘT HỆ THỐNG MIS 5.1... có những giải pháp dự phòng bằng những hệ thống có chức năng tương đương để có thể thay thế khi MIS bị trục trặc Cuối cùng, cũng cần lưu ý rằng, chi khi cả 7 yếu tố này được tiến hành một cách đồng bộ trong suốt các giai đoạn triển khai và thực hiện, thì một hệ thống MIS mới phát huy tác dụng 6 - Những sai lầm làm giảm hiệu quả của hệ thống MIS Trong nhiều trường hợp, một hệ thống thông tin quản trị. .. thông tin quản trị (MIS) Có một số nguyên nhân thường làm cho các hệ thống thông tin hoạt động không hiệu quả là: •Xác định dự án phát triển hệ thống thông tin không phù hợp – Doanh nghiệp không có đủ khả năng để vạch rõ những kết quả kỳ vọng về hệ thống •Thiếu những thông tin tổng quát do khuynh hướng giảm dần về chất lượng và khối lượng xử lý thông tin •Thời gian biểu hoạt động và phân bố các nguồn... thông tin Sai lầm thứ năm cho rằng, người sử dụng thông tin không cần hiểu rõ về cơ chế làm việc, vận hành của hệ thống thông tin Thực ra người sử dụng cần đánh giá nguồn gốc của dữ liệu, thông tin để xác định chất lượng và độ tin cậy của chúng và hiểu rõ cách thức vận hành của hệ thống MIS để có thể tin cậy khi sử dụng dữ liệu và thông tin do nó cung cấp IV/ ĐỔI MỚI CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Con người luôn . III: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN CỦA QUẢN TRỊ II/ NHỮNG NGUYÊN LÝ CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ Trong phần này, chúng ta sẽ xem xét một số nguyên lý cơ bản của hệ thống thông tin quản trị. kết các hệ thống này với nhau để triển khai các hoạt động. Tuy nhiên, chúng không thể thay thế óc suy xét của người ra quyết định. II/ NHỮNG NGUYÊN LÝ CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ 2. ứng dụng của hệ thống thông tin quản trị (MIS) trong các bộ phận chức năng của công ty. 3.1 Tài chính Những thông tin tổng hợp được cung cấp cho tất cả các bộ phận thuộc chức năng tài chính