Đề án các giải pháp xây dựng hiệu quả các hoạt động quản trị trong doanh nghiệp và sự cần thiết của quản trị trong doanh nghiệp

Đề án các giải pháp xây dựng hiệu quả các hoạt động quản trị trong doanh nghiệp và sự cần thiết của quản trị trong doanh nghiệp.

ĐỀ ÁN SỰ CẦN THIẾT CỦA QUẢN TRỊ TRONG DOANH NGHIỆP VÀ CÁC GIẢI PHÁP XÂY DỰNG HIỆU QUẢ CÁC HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ TRONG DOANH NGHIỆP. 1 MỤC LỤC Lời mở đầu 2 I. Các luận điểm cơ bản về quản trị 3 1. Đĩnh nghĩa 3 1.1. Khái niệm về tổ chức – đối tượng căn bản của quản trị 3 1.2. Định nghĩa quản trị 4 1.3. Nhà quản trị 5 2. Chức năng của quản trị 6 2.1. Chức năng của quản trị 6 2.1.1 Các nguồn lực được sử dụng bởi nhà quản trị 6 2.1.2 Các chức năng quản trị 7 3. Vai trò của quản trị 9 II. Sự cần thiết của quản trị trong doanh nghiệp 9 1. Mục tiêu của doanh nghiệp 9 2. Tầm quan trọng của quản trị trong doanh nghiệp 10 3. Lợi ích của quản trị 11 4. Quản trị trong giai đoạn mới 11 4.1. Tác động của toàn cầu hóa đối với hoạt động quản trị 11 4.2. Thách thức nhà quản trị 13 4.3. Thực trạng công tác tổ chức bộ máy quản lý trong các doanh nghiệp ở nước ta hiện nay 15 4.4. Giải pháp 16 Lời kết 18 Tài liệu tham khảo 19 2 LỜI MỞ ĐẦU Từ hàng ngàn năm trước đây đã có những nỗ lực có tổ chức dưới sự trông coi của những người chịu trách nhiệm hoạch định, tổ chức điều khiển và kiểm soát để chúng ta có những công trình vĩ đại lưu lại đến ngày nay: như Vạn lý trường thành, Kim tự tháp…Chỉ kể đến Vạn lý trường thành – công trình được xây dựng từ hàng ngàn năm trước, với độ dài hàng ngàn cây số và là cộng trình lớn nhất trên hành tinh chúng ta có thể nhìn thấy từ mặt trăng bằng mắt thường, chúng ta sẽ cảm thấy công trình đó vĩ đại biết chừng nào khi biết được rằng có hơn một triệu người làm việc ở đây suốt nhiều năm ròng rã. Ai sẽ chỉ cho mỗi người phu làm gì? Ai là người cung cấp sao cho đầy đủ nguyên liệu tại nơi xây dựng. Chỉ có sự quản trị mới trả lời được câu hỏi như vậy. Đó là sự dự kiến công việc phải làm, điều khiển những người phu và áp đặt sự kiểm tra, kiểm soát để bảo đảm công việc được thực hiện đúng như dự định. Những hoạt động như thế là những hoạt động quản trị quan trọng dù rằng lúc đó có thể gọi đó bằng những tên khác. Nhờ quản trị, ta có được những công trình vĩ đại trong quá khứ. Ngày xưa quản trị đã đóng vai trò quan trọng như thế, vậy trong xu thế hội nhập ngày nay thì sao? Để có cái nhìn tổng quan hơn, sâu hơn về nhiệm vụ cũng như giải pháp để đưa những hoạt động quản trị vào các Doanh nghiệp là điều hết sức cần thiết và cấp bách đối với tất cả các doanh nghiệp hện nay khi mới thành lập và phát triển các hoạt động quản trị hơn nữa đối với các Doanh nghiệp đã khẳng định được vị trí, tên tuổi của mình ra ngoài thế giới. 3 I. Các luận điểm cơ bản về quản trị: 1. Định nghĩa: 1.1. Khái niệm về tổ chức – đối tượng căn bản của quản trị: Nhà quản trị làm việc trong các tổ chức. Vì vậy trước khi xác định quản trị là gì? Nhà quản trị là ai và họ làm gì, cần làm sáng tỏ những nội dung chính của thuật ngữ tổ chức. Một tổ chức là một sự sắp xếp có hệ thống những người được nhóm lại với nhau để đạt được những mục tiêu cụ thể. Một đơn vị kinh doanh là một tổ chức. Các bệnh viện, trường học, bảo tàng, câu lạc bộ thể thao, cửa hiệu, công viên giải trí ngoài trời, nhà hàng, ban nhạc, câu lạc bộ hay nhóm cộng đồng, cơ quan công quyền…cũng là các tổ chức. Các đặc điểm chung của các tổ chức: Mọi tổ chức đều có những mục tiêu nhất định và chúng hình thành từ những con người được nhóm gộp lại với nhau theo cách thức nào đó, và mỗi nhóm đều có một cấu trúc và cùng nỗ lực để đạt được các mục tiêu mà từng cá nhân riêng lẻ hoạt động đơn độc không thể đạt được (xem hình I-1). Đặc điểm thứ hai là, không có mục tiêu nào có thể đạt được nếu không có con người ra các quyết định để thiết lập mục tiêu và thực hiện một loạt các hành động để hiện thực hoá các mục tiêu đó. Đặc điểm thứ ba là tất cả các tổ chức đều xây dựng một cấu trúc hệ thống để trên cơ sở đó mà xác định và giới hạn hành vi của các thành viên của nó. 4 1.2. Định nghĩa quản trị: Quản trị (Management) là từ thường được dùng phổ biến trong nhiều sách giáo khoa và nhiều tài liệu khác. Nếu xét riêng từng từ một thì ta có thể tạm giải thích: - Quản: là đưa đối tượng vào khuôn mẫu qui định sẵn. Ví dụ: Cha mẹ bắt đứa bé phải làm theo một kế hoạch do mình định ra; sáng phải đi học, buổi trưa nghỉ ngơi, buổi chiều học bài, trước khi đi phải thưa về phải chào, … Đó là cái khuôn mẫu chúng phải thực hiện chứ không để đối tượng tự do hoạt động một cách tùy thích. - Trị: là dùng quyền lực buộc đối tượng phải làm theo khuôn mẫu đã định. Nếu đối tượng không thực hiện đúng thì sẽ áp dụng một hình phạt nào đó đủ mạnh, đủ sức thuyết phục để buộc đối tượng phải thi hành. Nhằm đạt tới trạng thái mong đợi, có thể có và cần phải có mà người ta gọi là mục tiêu. Trước hết, một cách thô thiển, ai đó hiểu rằng cấp trên làm cho cấp dưới giúp mình đạt mục tiêu đã đề ra thì tức là người đó đã quản trị tốt Một một người khác tận dụng được tất cả những công cụ, dụng cụ và tiền bạc của mình để đạt được mục tiêu lớn nhất.Cũng là quản trị tốt - quản trị tài sản, công cụ của mình. Sau đây là những khái niệm về Quản trị của một số tác giả là Giáo sư, Tiến sĩ quản trị học trong và ngoài nước. - Theo GS. H.Koontz “Quản lý là một hoạt động tất yếu; nó đảm bảo phối hợp những nổ lực cá nhân nhằm đạt được những mục đích của nhóm (tổ chức). Mục tiêu của quản lý là nhằm mà trong đó con người có thể đạt được các mục tiêu của nhóm với thời gian, tiền bạc, vật chất và sự bất mãn của cá nhân ít nhất”. - James Stoner và Stephen Robbín:Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. Từ khái niệm trên chúng ta có thể rút ra kết luận: “Quản trị là một quá trình tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị để thực hiện mục tiêu với hiệu quả cao trên cơ sở chi phí thấp nhất” 5 1.3. Nhà quản trị Nhà quản trị là những thành viên trong doanh nghiệp thuộc bộ phận chỉ huy, có quyền đề ra các quyết định để điều chỉnh hành vi của các thành viên khác. **Kĩ năng của nhà quản trị: a. Kỹ năng nhận thức (hay kỹ năng tư duy) Là chức năng quan trọng nhất đối với nhà quản trị, nó đòi hỏi nhà quản trị phải am hiểu trên nhiều lĩnh vực kinh tế, chính trị, xã hội; thấu hiểu mức độ phức tạp và biết giảm thiểu mức độ phức tạp; nhận biết, phán đoán chính xác những sự vật và hiện tượng và phản ứng một cách nhanh nhạy các tình huống phát sinh. Đây có thể nói là một kỹ năng quan trọng, nhất là trong thời đại ngày nay, thời đại của nền kinh tế tri thức. b. Kỹ năng quan hệ Là kỹ năng có liên quan tới quan hệ với con người, tạo thuận lợi và thúc đẩy con người hoàn thành các công việc chung. Kỹ năng này thể hiện việc thông qua các hình thức, phương pháp tác động tới con người như lời nói, chữ viết, thái độ ứng xử,… có sức thuyết phục, tập hợp (quy tụ) được những người đứng chung quanh mình hoàn thành tốt những mục tiêu đã đề ra với hiệu quả cao nhất. Tất nhiên, muốn làm được như vậy còn đòi hỏi ở người quản trị phải có năng lực và uy tín nhất định. Người có năng lực và uy tín cao trong tập thể sẽ dễ dàng tập hợp các thành viên trong tổ chức; ngược lại dễ gặp phải sự không chấp nhận của cấp dưới ở nhiều mức độ và bằng nhiều hình thức khác nhau. c. Kỹ năng chuyên môn Là khả năng cần thiết để thực hiện một công việc cụ thể; biểu hiện trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhà quản trị như soạn thảo một văn bản hành chính, lập một hợp đồng kinh tế, lập trình quản lý, ra một quyết định quản trị,… Mặc khác, kỹ năng này còn đòi hỏi ở người quản trị phải hiểu biết chuyên môn của đơn vị mình phụ trách, chẳng hạn một cán bộ quản trị ngân hàng phải am hiểu các nghiệp vụ ngân hàng của mình. 6 Tuy nhiên, do vai trò của quản trị viên ở các cấp quản trị không giống nhau nên yêu cầu mức độ thành thạo các kỹ năng có sự khác nhau. 2. Chức năng của quản trị: 2.1. Chức năng của quản trị: 2.1.1. Các nguồn lực được sử dụng bởi nhà quản trị Nhà quản trị cần sử dụng nguồn lực nhất định để thành đạt các mục tiêu của mình. Các nguồn lực mà các nhà quản trị sử dụng có thể được phân thành bốn loại: con người, tài chính, cơ sở vật chất và thông tin. a. Nguồn lực con người Nguồn lực con người bao gồm những người cần thiết để hoàn thành công việc. Mục tiêu của nhà quản trị là tác động và thông qua con người để hoàn thành công việc. b. Nguồn lực tài chính Nguồn lực tài chính bao gồm số tiền mà nhà quản trị và tổ chức sử dụng để đạt được mục tiêu của tổ chức. c. Nguồn lực vật chất Nguồn lực vật chất là những tài sản hữu hình của công ty và các bất động sản, bao gồmnguyên vật liệu, văn phòng, nhà máy sản xuất, các thiết bị văn phòng, phương tiện vận chuyểnvà công nghệ. d. Nguồn lực thông tin Nguồn lực thông tin là những dữ liệu mà nhà quản trị và tổ chức sử dụng để hoàn thành công việc. 7 2.1.2. Các chức năng quản trị Vào năm 1916, trong tác phẩm "Quản trị công nghiệp và quản trị tổng quát", nhà tư bản công nghiệp người Pháp Henry Fayol cho rằng tất cả nhà quản trị đều thực hiện năm hoạt động quản trị và được xem như là “tiến trình quản trị”, đó là lập kế hoạch, tổ chức, phối hợp, điều khiển và kiểm tra. Vào giữa thập niên 1950, hai giáo sư của trường ULCA là Harold Koontz và Cyril O'Donnell đề nghị một tiến trình bao gồm các chức năng hoạch định, tổ chức, định biên, lãnh đạo và kiểm soát làm cơ sở cho các sách nói về quản trị trong thế kỷ này. Các nhà lý luận và thực hành quản trị tiếp tục nghiên cứu, phát triển và thống nhất ở bốn chức năng quản trị: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. 8 a. Hoạch định (Planning). Một cách tổng quát, hoạch định bao gồm việc xác định các mục tiêu của tổ chức và phác thảo những cách thức để đạt được chúng. Các nhà quản trị tiến hành việc hoạch định vì ba lý do: (1) Thiết lập một định hướng tổng quát cho tương lai của tổ chức, chẳng hạn gia tăng lợi nhuận, mở rộng thị trường hay gia tăng trách nhiệm xã hội. (2) Xác định và cam kết về các nguồn lực của tổ chức để hoàn thành mục tiêu. (3) Quyết định những công việc cần thực hiện để đạt được mục tiêu. b. Tổ chức (Organizing). Sau khi phác thảo xong các kế hoạch, nhà quản trị cần phải làm cho những ý tưởng tương đối vắn tắt này trở thành thành thực tế. Hiểu biết về tổ chức là yêu cầu vô cùng thiết yếu để thực thi được điều đó. Tổ chức là tiến trình thiết lập một cấu trúc về các mối quan hệ giúp cho mọi người có thể thực hiện các kế hoạch đã đề ra và thỏa mãn các mục tiêu của tổ chức. Thực hiện hiệu quả chức năng tổ chức giúp các nhà quản trị phối hợp tốt hơn các nguồn lực của tổ chức. Sự thành công của tổ chức phụ thuộc phần lớn vào khả năng sử dụng các nguồn lực này một cách có kết quả và hiệu quả. c. Lãnh đạo (Leading). Sau khi hoàn thành việc lập kế hoạch, thiết kế cơ cấu tổ chức, sắp xếp đội ngũ nhân viên, các nhà quản trị cần thực hiện chức năng lãnh đạo đối với tổ chức. Lãnh đạo bao gồm các hoạt động nhằm thúc đẩy mọi người thực hiện những công việc cần thiết để hoàn thành mục tiêu của tổ chức. Chức năng lãnh đạo không phải được thực hiện sau khi các chức năng hoạch định và tổ chức được hoàn tất; nó còn là một yếu tố then chốt của các chức năng này. d. Kiểm tra (Controlling) Tiến trình mà trong đó một cá nhân, nhóm, hoặc tổ chức giám sát kết quả thực hiện một cách liên tục và thực hiện các hoạt động điều chỉnh những sai lệch so với mục tiêu (hoặc các hoạt động không theo kế hoạch) gọi là kiểm tra. 9 1. Vai trò của quản trị: Hệ thống quản trị thực hiện các chức năng của mình thông qua giữ nhiều vai trò khác nhau trong quá trình quản trị. Nếu chức năng quản trị là những nhiệm vụ chung (nhiệm vụ tổng quát) thì vai trò quản trị là những công việc cụ thể, là tập hợp những hành vi có tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. Theo Henry Mitzberg, nhà nghiên cứu Hoa Kỳ cho rằng quản trị có 10 vai trò phổ biến được tập hợp thành 3 nhóm: - Nhóm 1: Vai trò quan hệ, bao gồm các vai trò là người đại diện; vai trò người lãnh đạo; vai trò người quan hệ với các cá nhân và tập thể trong và ngoài tổ chức. - Nhóm 2: Vai trò thông tin, bao gồm các vai trò là người cung cấp thông tin; phổ biến thông tin; thu thập và thẩm định thông tin. - Nhóm 3: Vai trò quyết định, bao gồm các vai trò nhà doanh nghiệp; vai trò người giải quyết xung đột; vai trò người phân phối tài nguyên trong tổ chức. II. Sự cần thiết của quản trị trong doanh nghiệp: 1. Mục tiêu của doanh nghiệp: 1.1. Mục tiêu kĩ thuật: Doanh nghiệp sẽ tìm cách đạt được các thắng lợi về sản lượng: bằng cách sản xuất nhiều hơn đối với cùng một tỉ suất sử dụng nhất định, người ta hạ thấp được chi phí sản xuất, thành tích kĩ thuật sẽ được cải tiến bằng cách tổ chức sản xuất tốt hơn. 1.2. Mục tiêu kinh tế: Cần đạt được chi phí sản xuất thấp nhất có thể đạt hay sản phẩm tốt nhất nếu có thể (hay kết hợp cả hai). Cần đạt được lợi tức cao nhất nếu có thể: tổng lợi tức (doanh số) hay lợi tức thuần, do đó, ở đây có sự đòi hỏi về lợi nhuận: tương quan giữa lợi nhuận/vốn đầu tư phải đạt đến tỉ số lợi nhuận cao. 10 [...]... doanh nghiệp Việt Nam với tư cách là chủ thể của nền kinh tế, là tế bào của xã hội, là những công cụ quan trọng để nhà nước thực hiện các chính sách kinh tế của mình Vì vậy, các doanh nghiệp phải có đường lối chính sách hợp lý nhằm nâng cao chất lượng hiệu quả của hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp của mình Và để nâng cao hiệu quả kinh doanh của mỗi doanh nghiệp, các doanh nghiệp phải thực sự chú... của các công nghệ mới, các lý thuyết kinh tế mới, các vấn đề, khó khăn mới Theo tôi, thách thức mà các nhà quản trị gặp phải trong thế kỷ này là sự cạnh tranh trong tính hiệu quả của việc kết hợp các yếu tố trong hoạt động của tổ chức, đặc biệt là ứng dụng của Công nghệ thông tin vào quản trị 15 Một thách thức nữa đó là khả năng dự đoán về sự biến động của thị trường, khẳ năng này sẽ quyết định sự thành... rõ các yêu cầu/kỳ vọng, ghi nhận lại kết quả, và điều chỉnh các yêu cầu theo sự thay đổi 4 Quản trị trong giai đoạn mới 4.1 Tác động của toàn cầu hóa đối với hoạt động quản trị: Trong bối cảnh toàn cầu hóa diễn ra nhanh chóng đã tác động mạnh mẽ đến quản trị trên hai phương diện: cơ hội và thách thức buộc các tổ chức phải đẩy mạnh hội nhập với hình thức và bước đi phù hợp Thực tế cho thấy quản trị các. .. nhưng sự tiếp thu khoa học kỹ thuật và sự đổi mới của nền kinh tế thị trường còn hạn chế dẫn đến việc thay đổi cơ chế quản lý theo sự phát triển của nền kinh tế thị trường còn chưa cao.Vì vậy cần có một lớp cán bộ trẻ có năng lực Bên cạnh sự thành công của các doanh nghiệp cũng có rất nhiều sự thất bại của các doanh nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp nhà nước vì vẫn còn mang tính chất bảo 16 thủ của nền... góp phần tạo sự an lạc về kinh tế và xã hội, bằng cách đáp ứng các khát vọng của xã hội được biểu lộ trong các giá trị của xã hội đó 2 Tầm quan trọng của quản trị trong doanh nghiệp: Một tổ chức kinh doanh có thừa nguyên vật liệu, máy móc, nguồn nhân lực… nhưng sẽ thất bại nếu thiếu yếu tố quan trọng nhất – khả năng sử dụng một cách hiệu quả nhất những nguồn tài nguyên này Nhiều doanh nghiệp đã thất... hơn 20 năm thực hiện có rất nhiều các doanh nghiệp làm ăn ngày càng phát triển nhưng cũng có các doanh nghiệp làm ăn thua lỗ dẫn đến tình trạng phá sản hoặc giải thể Sự thành công hay thất bại của các doanh nghiệp có phần đóng góp không nhỏ về vấn đề tạo lập tổ chức bộ máy doanh nghiệp Trước đây bộ máy quản lý thường rất cồng kềnh trình độ quản lý kém Ngày nay các doanh nghiệp nói chung đã biết đổi mới... thực sự xuất phát từ mục tiêu hiệu quả kinh tế Một số “nút” đột phá về quản trị để hội nhâp: Nhà nước cần ít can thiệp vào các hoạt động đầu tư của doanh nghiệp, kể cả doanh nghiệp nhà nước Đó chủ yếu là chức năng của thị trường Chỉ xuất phát từ các tín hiệu định hướng của thị trường mới có thể chuyển phương hướng đầu tư nghiêng về thay thế nhập khẩu, hướng nội, dựa vào bảo hộ tập trung phát triển các. .. của doanh nghiệp ra sao từ đó đưa ra những chiến lược thích hợp Thách thức lớn nhất mà các nhà quản trị luôn phải đối mặt trong suốt nhiều năm qua có thể miêu tả bằng 2 chữ "hiệu quả" Thời thế có thể thay đổi nhưng thách thức này thì không hề thay đổi Trong thế kỉ 20, tính hiệu quả mà các nhà quản trị cần hướng tới lại được nâng thêm 1 tầng cao nữa bởi sự tiến bộ của khoa học kĩ thuật, sự ra đời của. .. bộ máy quản lý của mình cho phù hợp với xu hướng phát triển của thời đại Tỷ lệ lao động gián tiếp so với lao động toàn doanh nghiệp trước đây là 20% nhưng hiện nay kể cả doanh nghiệp nhà nước tỷ lệ này còn khoảng 8-15% ngoài ra còn có doanh nghiệp tỷ lệ này là 6 % Từ khi đất nước mở cửa nền kinh tế, tiếp nhận sự đầu tư nước ngoài thì hình thức quản lý và phương pháp quản lý cũng được du nhập vào để... pháp quản lý cũng được du nhập vào để bắt kịp thời đại Các doanh nghiệp đã tìm tòi học hỏi áp dụng các cách quản lý đó Các loại hình doanh nghiệp xuất hiện kéo theo các hình thức tổ chức bộ máy quản lý với quy mô lớn nhỏ khác nhau Thực tế cho thấy về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hiện nay ở các doanh nghiệp nước ta còn qúa cồng kềnh, tỉ lệ cán bộ quản lý còn khá cao so với công nhân trực tiếp sản xuất . ĐỀ ÁN SỰ CẦN THIẾT CỦA QUẢN TRỊ TRONG DOANH NGHIỆP VÀ CÁC GIẢI PHÁP XÂY DỰNG HIỆU QUẢ CÁC HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ TRONG DOANH NGHIỆP. 1 MỤC LỤC Lời mở đầu 2 I. Các luận điểm cơ bản về quản trị 3 . năng quản trị 7 3. Vai trò của quản trị 9 II. Sự cần thiết của quản trị trong doanh nghiệp 9 1. Mục tiêu của doanh nghiệp 9 2. Tầm quan trọng của quản trị trong doanh nghiệp 10 3. Lợi ích của. căn bản của quản trị 3 1.2. Định nghĩa quản trị 4 1.3. Nhà quản trị 5 2. Chức năng của quản trị 6 2.1. Chức năng của quản trị 6 2.1.1 Các nguồn lực được sử dụng bởi nhà quản trị 6 2.1.2 Các chức