Giám sát là công việc của Quản đốc hay Tổ trường (QĐ/TT), là những người thuộc cấp quản lý cơ sở trong một tổ chức, có nhiệm vụ động viên mọi người trong đơn vị mình tích cực đóng góp vào việc hoàn thành các mục đích và mục tiêu của tổ chức. Điều này có nghĩa là bản thân người QĐ/TT không phải thực hiện công việc tác nghiệp mà thực hiện qua sự nỗ lực của người khác. Định nghĩa nghe qua có vẻ đơn giản, nhưng việc giám sát là hết sức phức tạp. Người QĐ/TT phải học cách ra những quyết định tốt, truyền thông tốt với mọi người, phân công việc hợp lý, giao quyền, đặt kế hoạch, đào tạo, động viên, đánh giá nhân viên và ứng xử với nhiều loại chuyên gia ở các đơn vị khác.Do tính đa dạng nên ít có QĐ/TT nào quán triệt hết nhiệm vụ của mình. Tuy nhiên nhiệm vụ này lại có tính trọng yếu quyết định sự thành công của tổ chức, vì QĐ/TT là nhân vật quản lý trực tiếp phần lớn các nhânv iên thực hiện công việc hàng ngày.
Trang 1CÔNG VIỆC GIÁM SÁT
Trang 21 GIÁM SÁT LÀ GÌ?
Giám sát là công việc của Quản đốc hay Tổ trường (QĐ/TT),
là những người thuộc cấp quản lý cơ sở trong một tổ chức, có
nhiệm vụ động viên mọi người trong đơn vị mình tích cực đóng góp vào việc hoàn thành các mục đích và mục tiêu của tổ chức Điều này có nghĩa là bản thân người QĐ/TT không phải thực hiện công việc tác nghiệp mà thực hiện qua sự nỗ lực của người khác Định nghĩa nghe qua có vẻ đơn giản, nhưng việc giám sát là hết sức phức tạp Người QĐ/TT phải học cách ra những quyết
định tốt, truyền thông tốt với mọi người, phân công việc hợp lý, giao quyền, đặt kế hoạch, đào tạo, động viên, đánh giá nhân viên
và ứng xử với nhiều loại chuyên gia ở các đơn vị khác.
Do tính đa dạng nên ít có QĐ/TT nào quán triệt hết
nhiệm vụ của mình Tuy nhiên nhiệm vụ này lại có tính trọng yếu quyết định sự thành công của tổ chức, vì QĐ/TT
là nhân vật quản lý trực tiếp phần lớn các nhânv iên thực hiện công việc hàng ngày.
Trang 3Người thừa hành
Hình 1.1
Trang 42 AI LÀ QUẢN ĐỐC/ TỔ TRƯỞNG?
Quản lý cấp cao xác định các chính sách, từ đó xác định mục đích và mục tiêu của tổ chức và lãnh đạo thực hiện các mục tiêu này trên toàn công ty.
Quản lý cấp trung phát triển các mục tiêu và quy trình cần thiết
để hoàn thành các mục tiêu do công ty đề ra trong phạm vi mình quản lý.
Cấp quản lý thứ ba trong tổ chức là các Quản đốc /Tổ trưởng (QĐ/TT) QĐ/TT quản lý trực tiếp các nhân viên (công nhân) để làm ra sản phẩm hoặc dịch vụ.
Trang 53 NGUỒN CUNG CẤP CÁC QĐ/TT
Phần lớn các QĐ/TT mới là những người được đề bạt từ hàng ngũ nhân viên trong công ty Các nhân viên có kỹ năng kỹ thuật giỏi và thành tích làm việc tốt thường được ban quản lý cấp cao tuyển chọn để đề bạt lên làm QĐ/TT.
Tuy nhiên ta cũng cần lưu ý là một người có kỹ năng nghề nghiệp giỏi
và có nhiều thành tích trong công việc chưa chắc sẽ trở thành một QĐ/TT giỏi để trở thành một QĐ/TT giỏi, họ còn phải có thêm nhiều kỹ năng
nữa.
Thường cán bộ công đoàn dễ được đề bạt lên làm QĐ/TT vì họ đã được công nhân tín nhiệm bầu lên và kể như họ cũng có một số khả
năng quản lý nào đó Một nguồn nữa là các sinh viên vừa tốt nghiệp
được nhận vào làm việc Có nhiều tổ chức sử dụng các sinh viên mới ra trường làm QĐ/TT sau một thời gian đào tạo ngắn.
Hình 1.2 mô tả sự tiến triển để trở thành QĐ/TT Đạt được cấp QĐ/TT rồi không có nghĩa là ngừng tiến triển trong sự nghiệp Nếu tiến bộ người QĐ/TT có thể trở thành người quản lý cấp cao của tổ chức sau này Vì thực ra phát triển kỹ năng cần cho QĐ/TT tức là tổ chức chuẩn bị cho đội ngũ kế cận thay thế cho cấp quản lý cao hơn sau này.
Trang 63 NGUỒN CUNG CẤP CÁC QĐ/TT
Quản lý cấp cao Quản lý cấp trung Quản đốc/ Tổ trưởng
Nhân viên được đào tạo
Nhân viên mới vào
NV giỏi nhất
Hình 1.2
Trang 74 CÁC CHỨC NĂNG CỦA QĐ/TT
Công việc phức tạp của QĐ/TT thường được chia thành 5 lĩnh vực, gọi là các chức năng quản lý hoặc các chức năng giám sát Các chức năng này là lập kế hoạch, tổ chức, bố trí, hướng dẫn và kiểm soát.
4.1 Định kế hoạch bao gồm việc xác định biện pháp hiệu quả nhất
để hoàn thành công việc của đơn vị Nói chung việc định kế hoạch bao gồm 3 bước:
1 Xác định hiện trạng Đánh giá điều kiện hiện có của thiết bị, thái độ của nhân viên và khả năng có sẵn nguyên vật liệu.
2 Xác định các mục tiêu Các mục tiêu của một đơn vị thường được lập ra dựa vào mục tiêu của tổ chức.
3 Xác định cách làm hiệu quả nhất để đạt được các mục tiêu Với những cái hiện có, cần hành động như thế nào để đạt được mục tiêu đề ra?
Để thực hiện 3 bước này, mỗi người cần làm kế hoạch cá nhân Tuy nhiên người QĐ/TT làm kế hoạch không phải cho riêng mình mà cho một nhóm người.
Trang 84 CÁC CHỨC NĂNG CỦA QĐ/TT
4.2 Tổ chức bao gồm phân phối công việc cho nhân viên trong nhóm
công việc và sắp xếp công việc sao cho trôi chảy QĐ/TT thực hiện công việc tổ chức dựa trên cơ cấu tổng quát được quản lý cấp cao hơn xếp đặt Cho nên QĐ/TT thực hiện chức năng bên trong một cơ cấu chung và thường được cấp trên phân cho những công việc cụ thể Sau đó QĐ/TT theo dõi xem các công việc này có được thực hiện tốt không?
4.3 Bố trí liên quan đến việc thu nhận và phát triển những người tốt
Vì QĐ/TT hoàn thành công việc mình thông qua những người khác, cho nên bố trí là một chức năng vô cùng quan trọng của họ.
4.4 Hướng dẫn bao gồm việc điều khiển và hướng hành động của
nhân viên vào việc hoàn thành mục tiêu công việc và cấp một chỗ làm việc sao cho mọi người có thể được động viên để hoàn thành các mục tiêu công việc.
4.5 Kiểm soát nhằm xác định xem công việc được thực hiện đến đâu
so với kế hoạch đã đặt ra về căn bản nó bao gồm đo lường thực tích so với thành tích mong đợi và có hành động khắc phục cần thiết.
Trang 94 CÁC CHỨC NĂNG CỦA QĐ/TT
Hình 1.3 cho ta thấy số lượng thời gian của mỗi cấp quản lý dành
để thực hiện chức năng quản lý của mình Cần ghi nhận là QĐ/TT thường dùng phần lớn thời gian để hướng dẫn và kiểm soát Như vậy không có nghĩa là các chức năng khác kém quan trọng hơn, nhưng thường nó chiếm ít thời gian hơn của QĐ/TT Người QĐ/TT phải thực hành mọi chức năng để được thành công Thí dụ tổ chức sẽ khó khăn nếu làm việc không có kế hoạch sẽ không giữ được công nhân tốt nếu để cho họ làm việc với kế hoạch tồi, tổ chức kém và môi trường làm việc tệ Hơn nữa sẽ rất khó hướng dẫn thiên hạ nếu lập kế
hoạch, tổ chức và bố trí con người không phù hợp.
Trang 104 CÁC CHỨC NĂNG CỦA QĐ/TT
Cho nên ta có thể coi năm chức năng của QĐ/TT là một chuỗi liên hoàn Muốn thành công mỗi một chức năng phải đủ mạnh Các chức năng này không phải là một quá trình tuần tự mà phần lớn xảy ra đồng thời (xem hình 1.4).
Hình 1.4
Lập kế hoạch
Tổ chức
Bố trí
Hướng dẫn Kiểm soát
Trang 112 Kỹ năng quan hệ giữa con người với nhau tức là kiến thức ứng xử với con người và
khả năng cùng làm việc với người khác
3 Kỹ năng hành chính tức là kiến thức thuộc về tổ chức và cách thực hiện chúng, như là
kỹ năng đặt kế hoạch, tổ chức và kiểm soát
4 Kỹ năng ra quyết định và giải quyết vấn đề tức là kỹ năng phân tích thông tin và đạt tới
quyết định một cách khách quan
Trong nhiều tổ chức nói chung ai cũng thống nhất là QĐ/TT cần có các kỹ năng kỹ thuật, quan hệ quần chúng và ra quyết định cao hơn là các kỹ năng hành chính Sự hoà hợp giữa các kỹ năng này cần thay đổi khi một cá nhân nào đó được đề bạt lên cấp quản lý cao hơ Hình 1.5 mô tả khái niệm náy Như vậy không có nghĩa là QĐ/TT cần có nhiều kỹ năng kỹ thuật hơn là Tổng giám đốc, nhưng họ cần có nhiều kỹ năng kỹ thuật so với kỹ năng về quan
hệ con người, hành chính và ra quyết định Người QĐ/TT nào có chí tiến thủ thì nên cố gắng phát triển cả bốn loại chức năng nói trên
Trang 124 CÁC CHỨC NĂNG CỦA QĐ/TT
Các lý do chủ yếu để thành đạt đối với người QĐ/TT
QĐ/TT thành đạt được nhờ nhiều lý do, nhưng có năm đặc tính chủ yếu giúp họ chóng thành đạt là:
1 Khả năng và sẵn sàng giao việc: Phần lớn QĐ/TT được đề bạt từ công việc tác nghiệp nên họ
có thói quen tự làm lấy mọi chuyện Đối với họ là khó khăn nhưng lại cần thiết phải phát triển kỹ năng sẵn sàng giao việc cho người khác làm
2 Dùng quyền hạn thích đáng: có một số QĐ/TT lạm dụng việc sử dụng quyền hạn của mình
Nên nhớ là chỉ dùng quyền hạn không thôi thì chưa có được sự ủng hộ và hợp tác của nhân viên
dướo quyền Có 3 mức khiến nhân viên làm theo lời mình nói, mức thấp nhất là do họ sợ mà làm, mức trung bình là do họ phục mà làm, mức cao nhất là mức khó nhất là do họ mến mình mà họ làm một cách tự nguyện Học cách không dùng đến quyền hạn mà vẫn điều khiển đựơc thiên hạ mới là người
có tài
3 Nếu gương tốt: Người QĐ/TT bao giờ cũng nên nhớ là nhóm người dưới quyền mình bao giờ
cũng nhìn mình để học tập Họ mong mình đồi xử với họ một cách hợp lý và công bằng Hãy còn nhiều QĐ/TT có khuynh hướng yêu thích người này, thành kiến với người kia một cách không công bằng Muốn lãnh đạo giỏi phải biết khách quan vô tư, đánh giá con người qua các thực tích của họ
4 Công nhận có sự thay đổi trogn vai trò: Người được đề bạt lên hàng ngũ QĐ/TT phải thấy là
vai trò của mình giờ đã thay đổi họ phải biết là QĐ/TT có khi phải ra những quyết định không được lòng mọi người QĐ/TT là mối liên hệ giữa các bậc quản lý khác với nhân viên thừa hành và phải học cách đại diện cho cả hai nhóm
5 Mong muốn trong công việc: Có nhiều người không mong muốn làm QĐ/TT nhưng được cấp
trên phân công chỉ vì có kỹ năng kỹ thuật cao Không kể đến kỹ năng kỹ thuật, sự mong muốn trở thành QĐ/TT là điều cần thiết nếu muốn thành đạt sự mong muốn kích thích con người phát triển những kỹ năng cần thiết khác cho người QĐ/TT là quan hệ quần chúng, hành chính và ra quyết định.Năm đặc tính nêu trên đây không phải là quy nhất nhưng thực sự là 5 điều quan trọng nhất giúp
Trang 135 BẢN CHẤT THAY ĐỔI CỦA MÔI
TRƯỜNG QĐ/TT
Bất kỳ ai thường theo dõi thông tin quanh mình cũng đều nhận thấy có một sự thay đổi rất nhanh chóng trong lối sống, nguồn lực, thông tin có sẵn và môi trường làm việc Những thay đổi này ảnh hưởng nhiều đến QĐ/TT
5.1 Thay đổi các thông tin có sẵn
Nhờ có sự tăng trưởng trong hiện đại hoá các hệ thống truyền thông và sử dụng máy điện toán nên dữ liệu mới và thông tin được cung cấp với tốc độ tăng nhanh Thí dụ:
- Tiếp cận internet cung cấp cho ta một dãy các thông tin mà trước đây không thể có hoặc khó nhận được
- Điện thoại nối mạng, email, và hội họp nối mạng từ xa tạo ra cơ hội nâng cao truyền thông giữa các bộ phận có chức năng kinh doanh khác nhau khả năng thông tin nhanh chóng giúp công nghệ thay đổi nhanh chóng khả năng thông tin và công nghệ thay đổi yêu cầu QĐ/TT phải gia tăng kỹ năng
kỹ thuật Hơn nữa những thay đổi này đòi hỏi nhân viên phải có kỹ năng và được đào tạo đầy đủ kịp thời Như vậy lại cần phải nâng cao tầm quan trọng về đào tạo của QĐ/TT Mức kỹ năng đào tạo cao đòi hỏi phải có cách tiếp cận mới trong động viên và lãnh đạo Cho nên người QĐ/TT cần có nhiều kỹ năng hơn trong lĩnh vực quan hệ quần chúng
5.2 Thay đổi trong quan điểm đối với môi trường làm việc
Các yếu tố cần cải thiện chất lượng trong môi trường làm việc bao gồm:
1 Các điều kiện làm việc an toàn và mạnh khoẻ
2 Cơ hội sử dụng và phát triển các năng lực cá nhân
3 Cơ hội để cong người trưởng thành trong nghề nghiệp
4 Tiến độ công việc, các yêu cầu về sự nghiệp và yêu cầu du lịch chiếm đều đặn một khoảng thời gian dành cho gia đình và thời gian nhàn rỗi
5 Quyền riêng tư của con người, tự do phát biểu, được đối xử bình đẳng
Vì có một số yếu tố này rơi vào phạm vi của QĐ/TT, thay đổi chúng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến công việc của QĐ/TT
Trang 146 GIÁM SÁT LÀ YẾU TỐ THEN CHỐT
GIÚP TĂNG NĂNG SUẤT
Người QĐ/TT giỏi phải có kiến thức, khả năng sử dụng kiến thức đó và nhiều
kỹ năng khác số đo đầu tiên thành công hay thất bại của một QĐ/TT là năng suất của đơn vị mà người QĐ/TT phụ trách Sách này được viết nhằm cung cấp các kỹ năng cần thiết cho một QĐ/TT thành đạt.
Chủ đề 5 - Kỹ năng kiểm soát
6.1 Chủ đề 1: Kiến thức cơ bản của QĐ/TT
Nhằm tạo kiến thức cơ bản để phát triển kỹ năng của người QĐ/TT Giúp họ hiểu được công việc của mình phải giám sát, biết cách ra quyết định đúng đắn và sáng tạo, làm việc phù hợp với chính sách của tổ chức và biết quản lý thời gian làm việc của mình Những điều này làm căn bản là cần thiết để nghiên cứu các kỹ năng khác của QĐ/TT.
6.2 Chủ đề 2: Kỹ năng đặt kế hoạch và tổ chức
Phân tích vai trò của QĐ/TT trong việc đặt kế hoạch, tổ chức và giao việc chỉ
rõ bản chất và tầm quan trọng của các nhóm làm việc chính thức và phi chính thức Sau cùng là nghiên cứu các phương pháp cải tiến như là phương tiện để có được
Trang 156 GIÁM SÁT LÀ YẾU TỐ THEN CHỐT
GIÚP TĂNG NĂNG SUẤT
6.3 Chủ đề 3 - Kỹ năng tổ chức nhân sự
Khảo sát vai trò người QĐ/TT trong việc tuyển chọn và phát triển
người tốt Các đề tài được thảo luận ở đây là đánh giá thực tích của nhân viên và hiểu cơ hội bình đẳng trong việc sử dụng con người.
6.4 Chủ đề 4 - Kỹ năng lãnh đạo
Bàn về cách hành xử đối với con người và khả năng hợp tác cùng nhau làm việc của QĐ/TT Trong chủ đề này còn bàn đến chuyện động viên và lãnh đạo nhân viên, cách hành xử trước những xung đột, cách đương đầu với các thay đổi và căng thẳng và cách khuyên bảo nhân viên.
6.5 Chủ đề 5 - Kỹ năng kiểm soát
Mô tả vai trò của QĐ/TT trong việc xác định công việc được thực hiện đến đâu so với những vấn đề đã được hoạch định Những chủ đề sau đây sẽ được bàn luận tỉ mỉ như: giám sát và kiểm soát chất lượng, cải tiến năng suất qua việc kiểm soát chi phí; an toàn và ngăn ngừa tai nạn
và xử lý các bất mãn và phàn nàn của nhân viên.
Trang 16PHỤ LỤC 1
1 Nhận lệnh sản xuất, bản vẽ, hướng dẫn công việc để về phân cho tổ viên
2 Chuẩn bị vật tư, dụng cụ, gá lắp, khuôn mẫu Chuẩn bị máy móc thiết bị điều chỉnh đầu loạt (trường hợp tổ viên chưa làm được)
3 Phân công và điều độ nhân viên trong tổ
4 Kiểm tra, định mức vật tư giao cho nhân viên
5 Hướng dẫn nhân viên trong công việc Giải quyết các khó khăn đột xuất xảy ra trong quá trình sản xuất
6 Kiểm tra sản lượng và chất lượng sản phẩm làm ra trong ngày, hoặc trong ca mình phụ trách
7 Thực hiện và kiểm tra các hoạt động 5S hằng ngày
8 Thường xuyên kiểm tra các trang thiết bị bảo hộ lao động của nhân viên, các phương tiện an toàn lao động và phòng cháy chữa cháy trong tổ mình
9 Bảo trì hằng ngày máy móc thiết bị trong tổ
10 Thực hành tiết kiệm, chống các loại lãng trong tổ của mình
11 Theo dõi vàchỉ đạo các dự án đang thực hiện của nhóm chất lượng thuộc tổ của mình phụ trách
12 Theo dõi kế hoạch sáng kiến, áp dụng các sáng kiến cải tiến, ghi chép, sơ kết, tổng kết, viết báo cáo
và đề nghị công ty khen thưởng các sáng kiến của tổ viên
13 Thống kê, ghi chép các số liệu phát sinh theo quy định của tổ chức trong công tác hằng ngày
14 Giúp đỡ các tổ viên giải quyết những khó khăn về kỹ thuật, quan hệ trên dưới, trong ngoài, và lẫn nhau
15 Phản ánh kịp thời cho quản đốc mọi tình huống phát sinh trong tổ mà tự mình không giải quyết được
16 Tham gia thực hiện kế hoạch đào tạo kỹ năng cho tổ viên theo chương trình của phòng nhân sự và phân xưởng
17 Nhận xét tổ viên cuối năm, đề nghị khen thưởng và thi nâng bậc cho các tổ viên có` thành tích và đủ tiêu chuẩn
18 Tham gia trong hội đồng thi nâng bậc nếu có yêu cầu
19 Định kỳ họp tổ để phổ biến kế hoạch, sơ kết tổng kết rút kinh nghiệm trong công việc trong thời gian
1 TRÁCH NHIỆM CỦA TỔ TRƯỞNG SẢN XUẤT
Trang 17PHỤ LỤC 1
1 Điều hành các hoạt động của phân xưởng theo kế hoạch sản xuất và kế hoạch chất lượng.
2 Tổ chức các công việc chuẩn bị sản xuất: phân công việc cho các tổ trưởng; chuẩn
bị vật tư, thiết bị máy móc, dụng cụ, khuôn mẫu, gá lắp, các tài liệu kỹ thuật cho các
tổ nhóm, nhằm đảm bảo chất lượng và năng suất.
3 Quản lý, bố trí sắp xếp nguồn nhân lực để thực hiện lệnh sản xuất, đảm bảo thực hiện nghiêm chỉnh các quy trình công nghệ, tiêu chuẩn kỹ thuật, hướng dẫn công việc cùng các yêu cầu khác trong quá trình sản xuất và dịch vụ.
4 Lập tiến độ, điều hành sản xuất/ dịch vụ, kiểm tra kế hoạch thực hiện của các tổ Đảm bảo hoàn thành sản phẩm sản xuất/ dịch vụ đúng chất lượng và tiến độ quy định.
5 Đảm bảo nhân viên nắm vững chính sách kinh doanh và chất lượng của tổ chức, các mục tiêu kinh doanh và chất lượng của bộ phận mình phụ trách; hiểu và làm
đúng các quy trình/thủ tục công việc và các tài liệu liên quan đến công việc đang làm.
6 Kiểm tra đôn đốc các tổ thực hiện tốt việc quản lý vật tư, nguyên vật liệu, thiết bị máy móc và các phương tiện kiểm tra chất lượng.
7 Phối hợp với phòng kỹ thuật, phòng quản lý chất lượng tìm biện pháp xử lý các khó khăn trong sản xuất/dịch vụ hàng ngày, xử lý các sảnphẩm không phù hợp và giải quyết các khiếu nại khách hàng,
8 Phối hợp với phòng nhân sự/đào tạo và phòng kỹ thuật để tổ chức đào tạo ban đầu, đào tạo tại chỗ và đào tạo nâng bậc cho nhân viên trong bộ phận mình phụ
trách Tham gia chấm thi kỹ năng làm việc để nâng bậc và khen thưởng nhân viên.
1 TRÁCH NHIỆM CỦA TỔ TRƯỞNG SẢN XUẤT
