-Tất cả các khoản hoa hồng hay giảm giá hàng bán phải yêu cầu bên Bán, Bên cung cấp dịch vụ ghi ngay trên Hố đơn thanh tốn phần được giảm trừ, tránh tình trạng để ngồi sổ sách.
1. Chi thanh tốn chi phí mua văn phịng phẩm, vật liệu và CCLĐ
a) Quy định chung
Tất cả các VPP, vật liệu và CCLĐ chỉ được mua căn cứ theo Giấy đề nghị cấp phát của các Phịng đã được phê duyệt; đồng thời phải cĩ xác nhận số VPP, vật liệu và CCLĐ thực tế đã nhận của các Phịng.
b). Hồ sơ thanh tốn bao gồm
+ Mẫu giấy đề nghị thanh tốn của Phịng Kế tốn. + Tờ trình đã được Chủ tịch Cơng ty duyệt.
+ Hĩa đơn thanh tốn hợp lệ theo đúng quy định.
+ Giấy đề nghị cấp phát đã cĩ ký xác nhận của các Phịng.
Việc quản lý VPP được phân thành 02 nhĩm : Nhĩm sử dụng chung cho tồn Cơng ty và nhĩm phân về từng phịng quản lý sử dụng. Phịng hành chính cĩ trách
nhiệm quản lý nhĩm sử dụng chung tồn Cơng ty, các phịng phải cĩ trách nhiệm bảo quản và sử dụng hợp lý số VPP của Phịng mình.
Bắt đầu từ tháng 01/01/2010, Quy trình thực hiện mua và thanh tốn chi phí mua văn phịng phẩm hàng tháng sẽ được thực hiện như sau:
Bước 1: Từ ngày 25 đến 28 hàng tháng, các phịng lập đề nghị số VPP cần dùng trong tháng tiếp theo và gửi Phịng Tổ chức - Hành chính (theo mẫu của Phịng Tổ chức - Hành chính). Quá thời hạn quy định mà khơng cĩ đăng ký, coi như khơng cĩ nhu cầu về VPP. Phịng Tổ chức - Hành chính lập nhu cầu sử dụng đối với số VPP sử dụng chung tồn Cơng ty (Giấy in, mực máy in, mực máy photo, fax, bảo dưỡng và sửa chữa thiết bị).
Bước 2: Phịng Tổ chức - Hành chính cân đối lại, xem xét và xác định số VPP hợp lý cần dùng của các Phịng, sau đĩ khi trình giám đốc Cơng ty phê duyệt.
Bước 3 : Phịng Tổ chức - Hành chính hoặc Phịng kế tốn triển khai mua VPP theo số lượng, chủng loại được duyệt và giao cho các Phịng. Các Phịng khi nhận VPP phải ký xác nhận vào Giấy đề nghị đã được duyệt. Nếu nhu cầu VPP sử dụng chung phát sinh ngồi khối lượng đã được duyệt, Phịng Tổ chức - Hành chính phải chủ động trình duyệt mua kịp thời để đảm bảo cho hoạt động của Cơng ty.
Trong tháng, nếu các Phịng cĩ nhu cầu sử dụng VPP phát sinh đột xuất thì phải cĩ Giấy đề nghị gửi Phịng tổng hợp và nêu rõ lý do để trình giám đốc cơng ty duyệt.
Bước 4: Cuối tháng Phịng Tổ chức – Hành chính hồn tất hồ sơ để thanh tốn
số VPP đã mua trong tháng. Việc thanh tốn thực hiện xong chậm nhất trong ngày cuối tháng.Các khoản chi phí phát sinh như mực máy in, mực máy photo, fax, chi phí bảo dưỡng và sửa chữa thiết bị, phải cĩ Biên bản nghiệm thu của Phịng Tổ chức – Hành chính và chịu trách nhiệm về chất lượng cơng việc đã nghiệm thu.
2. Chi thanh tốn chi phí mua vé máy bay và các chi phí cơng tác của cán bộViệc mua vé máy bay giao cho Phịng Tổ chức – Hành chính thực hiện tập trung, việc Việc mua vé máy bay giao cho Phịng Tổ chức – Hành chính thực hiện tập trung, việc thanh tốn chi phí mua vé máy bay và chi phí cơng tác của cán bộ thực hiện theo Quy trình sau :
Bước 1: Các Phịng cĩ kế hoạch đi cơng tác phải cĩ tờ trình được giám đốc Cơng ty phê duyệt. Tờ trình phải thể hiện một số nội dung cơ bản gồm: Đối tượng đi cơng tác, nội dung cơng việc, địa điểm đến cơng tác, thời gian cơng tác và phương tiện đi lại.
Bước 2:Chuyển bản Photo tờ trình đã được duyệt cho Phịng Tổ chức – Hành
chính làm thủ tục mua vé máy bay, Phịng Tổ chức – Hành chính cĩ trách nhiệm hồn tất thủ tục chứng từ và làm thủ tục thanh tốn.
Bước 3: Sau khi hồn thành đợt cơng tác, cán bộ đi cơng tác cĩ trách nhiệm
bao gồm : Giấy đề nghị thanh tốn, bản gốc tờ trình đi cơng tác được duyệt, Giấy đi đường cĩ xác nhận của nơi đi và nơi đến, cuống vé máy bay, vé lệ phí sân bay và vé phương tiện đi lại (nếu cĩ).
Ghi chú:Trong thời gian cơng tác nếu cĩ phát sinh các chi phí tiếp khách thì phải cĩ đề nghị thanh tốn riêng và thực hiện theo quy trình thanh tốn chi phí tiếp khách quy định dưới đây.
3. Chi thanh tốn chi phí tiếp khách.
Quy định chung
- Khi cĩ nhu cầu tiếp khách, các Phịng đều phải cĩ Tờ trình lên Chủ tịch Cơng ty và thực hiện tạm ứng (lưu ý: Hạn chế đến tối đa việc sử dụng tiền riêng tiếp khách rồi mới đề nghị thanh tốn sau).