Chuyên đề 4 quản lý tiến độ dự án đầu tư xây dựng công trình PGS TS bùi ngọc toàn

CHUYÊN ĐỀ QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠNG TRÌNH Xác định cơng việc xếp trình tự thực Dự trù thời gian nguồn lực dự án Quản lý tiến độ dự án Kỹ thuật điều độ dự án Rút ngắn thời gian thực dự án với chi phí tăng lên PGS TS Bùi Ngọc Tồn Trưởng Bộ mơn Dự án QLDA Trường ĐH GT VT Chương trình Đào tạo Nghiệp vụ Quản lý Dự án Đầu tư Xây dựng Công trình CHUYÊN ĐỀ QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠNG TRÌNH Nội dung: Quản lý tiến độ dự án trình QL bao gồm: • thiết lập mạng cơng việc; • xác định thời gian thực cơng việc tồn DA; • lập kế hoạch, QL tiến độ thực dự án Mục đích: • Mục đích quản lý tiến độ đảm bảo cho dự án hoàn thành thời hạn quy định phạm vi ngân sách nguồn lực cho phép PGS TS Bùi Ngọc Tồn Trưởng Bộ mơn Dự án QLDA Trường ĐH GT VT Chương trình Đào tạo Nghiệp vụ Quản lý Dự án Đầu tư Xây dựng Cơng trình CHUYÊN ĐỀ QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠNG TRÌNH Một dự án bao gồm nhiều công việc Muốn thực dự án cách khoa học, tiến độ đạt chất lượng cao địi hỏi phải biết xác: • Dự án bao gồm cơng việc thứ tự thực cơng việc đó; • Cần thời gian nguồn lực để hồn thành cơng việc; • Vào lúc bắt đầu kết thúc công việc, công việc bị kéo dài kéo dài ngày mà bảo đảm hồn thành kế hoạch; • Những cơng việc trọng tâm, cần tập trung đạo Sơ đồ mạng công cụ đắc lực giúp nhà quản lý thực quản lý dự án PGS TS Bùi Ngọc Tồn Trưởng Bộ mơn Dự án QLDA Trường ĐH GT VT Chương trình Đào tạo Nghiệp vụ Quản lý Dự án Đầu tư Xây dựng Công trình XÁC ĐỊNH CÁC CƠNG VIỆC VÀ SẮP XẾP TRÌNH TỰ THỰC HIỆN Sau xác lập xong mục tiêu dự án, việc xác định, liệt kê, lập bảng biểu cần thiết giải thích cho công việc nhiệm vụ phải thực hiện, nghĩa phát triển kế hoạch cho dự án - lập kế hoạch quản lý phạm vi dự án • Phạm vi dự án hiểu cơng việc cần thiết để có kết (sản phẩm) dự án Các công việc chịu hạn chế dự án nguồn lực, ngân sách, thời hạn • Các cơng việc dự án, đến lượt mình, lại hiểu tập hợp hành động liên quan đến hướng tới việc đạt kết (sản phẩm) mong muốn với đặc trưng chức mang tính kỹ thuật định, thời hạn định • Quản lý phạm vi việc xác định công việc thuộc khơng thuộc dự án Nó bao gồm nhiều trình thực để khẳng định dự án bao quát tất công việc cần thiết bao gồm cơng việc Một phương pháp để xác định phạm vi dự án lập cấu phân tách công việc WBS PGS TS Bùi Ngọc Tồn Trưởng Bộ mơn Dự án QLDA Trường ĐH GT VT Chương trình Đào tạo Nghiệp vụ Quản lý Dự án Đầu tư Xây dựng Cơng trình Xác định cơng việc xếp trình tự thực Cơ cấu phân tách công việc WBS việc phân chia theo cấp bậc dự án thành nhóm nhiệm vụ công việc cụ thể, việc xác định, liệt kê lập bảng giải thích cho cơng việc cần thực dự án Về hình thức, sơ đồ cấu phân tách công việc giống đa hệ phản ánh theo cấp bậc công việc cần thực dự án Một sơ đồ cấu phân tách cơng việc có nhiều cấp bậc Cấp bậc phản ánh mục tiêu cần thực Các cấp bậc thấp dần thể mực độ chi tiết mục tiêu Cấp độ thấp công việc cụ thể Số lượng cấp bậc WBS phụ thuộc vào quy mô độ phức tạp dự án PGS TS Bùi Ngọc Toàn Trưởng Bộ môn Dự án QLDA Trường ĐH GT VT Chương trình Đào tạo Nghiệp vụ Quản lý Dự án Đầu tư Xây dựng Cơng trình Xác định cơng việc xếp trình tự thực Xây dựng văn phòng 1.1 Chuẩn bị mặt 1.2 Xây nhà 1.3 Nội thất 1.4 Hoàn thiện 1.2.1 Đổ móng 1.3.1 Điện 1.2.2 Tường trần tầng 1.3.2 Nước 1.2.3 Tường trần tầng 1.2.4 Sân thượng tum Sơ đồ cấp cấu phân tách cơng việc dự án xây dựng văn phịng PGS TS Bùi Ngọc Tồn Trưởng Bộ mơn Dự án QLDA Trường ĐH GT VT Chương trình Đào tạo Nghiệp vụ Quản lý Dự án Đầu tư Xây dựng Công trình DỰ TRÙ THỜI GIAN VÀ NGUỒN LỰC CỦA DỰ ÁN Để tính tốn thời gian nguồn lực cần thiết cho dự án người ta phải xuất phát từ công việc cụ thể Để thực cơng việc hay q trình riêng biệt cần phải có chi phí chủ yếu vật liệu, nhân cơng máy Thơng thường để tính tốn nhu cầu hao phí cần thiết để thực công tác xây dựng, người ta thường dựa vào định mức dự toán Để lập kế hoạch tiến độ tổng thể thường sử dụng định mức dự tốn XDCT Để lập kế hoạch tác nghiệp XD định mức đưa vào để tính hao phí cần thiết định mức sản xuất thực tế đơn vị thi công trực tiếp (định mức nội bộ) Thời gian thực công việc phụ thuộc vào khối lượng công việc, mức độ sử dụng vật liệu, nhân công, thiết bị thời hạn XDCT Để đẩy nhanh tốc độ xây dựng, nâng cao hiệu giới hoá phải trọng đến việc giới hoá PGS TS Bùi Ngọc Tồn Trưởng Bộ mơn Dự án QLDA Trường ĐH GT VT Chương trình Đào tạo Nghiệp vụ Quản lý Dự án Đầu tư Xây dựng Công trình QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN 3.1 Trình tự lập tiến độ Bước Xác định công việc mối liên hệ chúng Bước Lập sơ đồ mạng sơ • • • • Phương pháp 1: Đi từ đầu đến cuối dự án: Cách thường áp dụng biết rõ cơng việc trình tự Phương pháp 2: Đi ngược từ cuối lên đầu dự án: Cách thường áp dụng dự án hoàn toàn mẻ mà khơng biết rõ cơng việc trình tự, mối liên hệ cơng việc • Phương pháp 3: Làm cụm: • Cách thường áp dụng cho dự án lớn, phức tạp Người ta chia dự án thành cụm/mảng công việc chia cho người/nhóm người lập riêng Liên kết mạng thu theo cách ta có sơ đồ mạng lớn thống Dù cách trước tiên ta xếp công việc cách rời rạc Sau đó, liên hệ cơng việc lại với cho trình tự mối liên hệ kỹ thuật ý đồ tổ chức thực PGS TS Bùi Ngọc Tồn Trưởng Bộ mơn Dự án QLDA Trường ĐH GT VT Chương trình Đào tạo Nghiệp vụ Quản lý Dự án Đầu tư Xây dựng Cơng trình QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN 3.1 Trình tự lập tiến độ 12 3 12 16 16 5 6 12 13 Sơ đồ mạng AOA PGS TS Bùi Ngọc Tồn Trưởng Bộ mơn Dự án QLDA Trường ĐH GT VT Chương trình Đào tạo Nghiệp vụ Quản lý Dự án Đầu tư Xây dựng Cơng trình QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN 3.1 Trình tự lập tiến độ Sơ đồ mạng AON PGS TS Bùi Ngọc Tồn Trưởng Bộ mơn Dự án QLDA Trường ĐH GT VT Chương trình Đào tạo Nghiệp vụ Quản lý Dự án Đầu tư Xây dựng Cơng trình 10 QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN 3.1 Trình tự lập tiến độ Bước Hồn thiện sơ đồ mạng • Kiểm tra sơ đồ mạng thu Nếu cần thêm kiện phụ, cơng việc ảo Ngược lại, bỏ kiện thừa Sau đó, ghi tên cơng việc, kiểm tra lại mạng xem đủ công việc chưa, có quy tắc lập mạng khơng? Nếu tất đảm bảo vẽ lại mạng hình thức rõ ràng dễ đọc Bước Tính sơ đồ mạng • • • • Đánh số kiện Ghi thời gian công việc, tên công việc, nhu cầu nguồn lực Tính tốn sơ đồ mạng xác định đường găng Tính tốn thời gian dự trữ Bước Chuyển sơ đồ mạng lên lịch tiến độ • Để tiện việc theo dõi, ta chuyển sơ đồ mạng lên trục thời gian Nếu cần chuyển thành sơ đồ mạng ngang Bước Tối ưu hố sơ đồ mạng • Lập biểu đồ nhân lực nhu cầu nguồn lực khác Điều chỉnh sơ đồ mạng theo tiêu chuẩn tối ưu sử dụng nguồn lực PGS TS Bùi Ngọc Toàn Trưởng Bộ môn Dự án QLDA Trường ĐH GT VT Chương trình Đào tạo Nghiệp vụ Quản lý Dự án Đầu tư Xây dựng Cơng trình 11 QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN 3.2 Nội dung quản lý tiến độ • • • Sau điều chỉnh SĐM theo tiêu chuẩn tối ưu có biểu đồ nhu cầu nhân lực nguồn lực khác cơng việc quản lý tiến độ: tìm cách thực cơng việc tính tốn SĐM để hoàn thành dự án thời hạn Muốn phải tập trung đạo công việc găng, coi cơng việc then chốt, cần ưu tiên vật tư, nhân lực giám sát chặt chẽ kỹ thuật tổ chức Đường găng mang yếu tố khách quan, phản ánh "găng" lô-gic công việc không phụ thuộc vào cơng việc quan trọng hay khơng Có trường hợp, công việc găng lại công việc ảo không địi hỏi chi phí nguồn lực Trong thực tế, việc hồn thành cơng việc tính tốn SĐM khó đạt hồn hảo Có nhiều lý khách quan, chủ quan, bất khả kháng (ví dụ mưa, bão ) làm cho cơng việc bị chậm lại có cơng việc lại hồn thành sớm Vì vậy, thường xuyên phải kiểm tra lại cần phải điều chỉnh mạng PGS TS Bùi Ngọc Tồn Trưởng Bộ mơn Dự án QLDA Trường ĐH GT VT Chương trình Đào tạo Nghiệp vụ Quản lý Dự án Đầu tư Xây dựng Cơng trình 12 KỸ THUẬT ĐIỀU ĐỘ DỰ ÁN 4.1 Khái niệm điều độ dự án • Điều độ dự án giải toán nguồn lực thời gian thực dự án Trong quản lý nguồn lực, mục tiêu đặt sử dụng chúng cho có lợi Vấn đề phức tạp đa dạng Có thể xảy trường hợp mối quan hệ nguồn lực thời gian, là: nguồn lực cố định hay/và thời gian cố định Bài toán tổng quát bỏ ngỏ, người ta giải số toán cụ thể thường gặp sau: Trường hợp thời hạn thực dự án xác định: • Nhu cầu nguồn lực thời điểm nằm phạm vi cho phép mức độ sử dụng khơng hài hồ (bài tốn điều hồ nguồn lực khơng thay đổi chiều dài đường găng) • Chiều dài đường găng vượt thời hạn cho phép, cần phải thu ngắn lại Trường hợp thời hạn thực dự án kéo dài: nhu cầu nguồn lực số thời điểm vượt khả cung cấp, cần phải điều chỉnh (có cho phép kéo dài đường găng) Tối ưu hoá quan hệ thời gian - chi phí PGS TS Bùi Ngọc Tồn Trưởng Bộ mơn Dự án QLDA Trường ĐH GT VT Chương trình Đào tạo Nghiệp vụ Quản lý Dự án Đầu tư Xây dựng Cơng trình 13 4.2 Quản lý nguồn lực với thời hạn thực dự án xác định 4.2.1 Điều hoà nguồn lực Khái niệm điều hoà nguồn lực • Cường độ sử dụng nguồn lực r cơng việc i-j ký hiệu rij Thời gian thực công việc i-j tij Vậy tổng số nguồn lực mà dự án tiêu thụ hết là: • R    r i, j t i, j i • Thời gian thực tồn dự án T Cường độ sử dụng nguồn lực trung bình dự án là: • • j R tb  R   r i, j t i, j T T i j Cường độ sử dụng nguồn lực cao tồn cơng việc dự án Rmax Hệ số điều hoà nguồn lực: K1= Rtb/Rmax Hệ số gần dự án sử dụng nguồn lực coi điều hồ PGS TS Bùi Ngọc Tồn Trưởng Bộ mơn Dự án QLDA Trường ĐH GT VT Chương trình Đào tạo Nghiệp vụ Quản lý Dự án Đầu tư Xây dựng Cơng trình 14 4.2 Quản lý nguồn lực với thời hạn thực dự án xác định 4.2.1 Điều hồ nguồn lực Bài tốn điều hồ biểu đồ nhân lực • Bài tốn điều hồ biểu đồ nhân lực đặt thời gian thực dự án ấn định độ dài đường găng đảm bảo tiêu Nhưng biểu đồ nhân lực vẽ có đoạn nhơ cao có đoạn trũng sâu so với mức trung bình Điều dẫn đến lãng phí nhân lực sản xuất Ví dụ: hôm cần 10 người, ngày mai cần người, ngày lại cần 10 người Như lãng phí cơng lao động Biểu đồ nhân lực coi điều hồ biến động Điều đồng nghĩa với K1 tiến gần tới PGS TS Bùi Ngọc Tồn Trưởng Bộ mơn Dự án QLDA Trường ĐH GT VT Chương trình Đào tạo Nghiệp vụ Quản lý Dự án Đầu tư Xây dựng Cơng trình 15 4.2 Quản lý nguồn lực với thời hạn thực dự án xác định 4.2.1 Điều hoà nguồn lực Vậy phải điều hoà biểu đồ nhân lực nào? • Trước tiên biểu đồ nhân lực ta tìm khoảng có nhân lực tăng giảm đột ngột • Tìm cơng việc nằm khoảng thời gian có biểu đồ nhân lực tăng giảm đột ngột • Giảm tăng nhân lực cho cơng việc cho đạt biểu đồ nhân lực phẳng mong muốn Để làm việc xê dịch công việc (thay đổi thời điểm khởi công) giảm số nhân lực cần thiết (kéo dài thời gian thực với điều kiện không vượt thời gian dự trữ) PGS TS Bùi Ngọc Tồn Trưởng Bộ mơn Dự án QLDA Trường ĐH GT VT Chương trình Đào tạo Nghiệp vụ Quản lý Dự án Đầu tư Xây dng Cụng trỡnh 16 y Nhu cầu nhân lực c«ng viƯc !4! !5! 6' !3! !5! !5! !5! 4 4' !3! !4! 5' 3 3' 2 10 11 12 13 14 15 16 t Sè ng­êi 12 9 5 R=128 Rtb = 10 11 12 K1 = 0.67 13 14 15 16 ngày Hình 4.2 Biểu đồ nhân lực PGS TS Bùi Ngọc Tồn Trưởng Bộ mơn Dự án QLDA Trường ĐH GT VT Chương trình Đào tạo Nghiệp vụ Quản lý Dự án Đầu tư Xây dựng Cơng trình 17 45 3 2 !5! !3! 6' !5! 5' !5! !5! 3 !4! !3! !4! 2 Sè ng­êi 9 10 11 12 13 10 14 15 16 t 5 R = 128 R tb = R max = 10 K1 = 0.8 10 11 12 13 14 15 16 ngày Hình 4.3 Biểu đồ nhân lực đà dịch chuyển số công việc cố gắng điều hoà PGS TS Bựi Ngc Ton Trng Bộ môn Dự án QLDA Trường ĐH GT VT Chương trình Đào tạo Nghiệp vụ Quản lý Dự án Đầu tư Xây dựng Cơng trình 18 4.2 Quản lý nguồn lực với thời hạn thực dự án xác định 4.2.2 Giảm chiều dài đường găng Có trường hợp chiều dài đường găng vượt thời hạn cho phép (tiến độ không đáp ứng quy định) Phải điều chỉnh SĐM cho chiều dài đường găng ngắn lại: • Tăng nguồn lực cho CV găng điều kiện cho phép • Tăng ca làm việc cho số công việc găng với điều kiện đảm bảo công nhân làm việc bình thường • Điều nguồn lực từ CV có dự trữ thời gian sang cho CV găng với điều kiện CV có tính chất kỹ thuật sau điều chỉnh CV không găng không vượt thời gian dự trữ • Tổ chức thực song song cho số cơng việc găng • Thay đổi biện pháp, cơng nghệ nhằm rút ngắn thời gian PGS TS Bùi Ngọc Toàn Trưởng Bộ môn Dự án QLDA Trường ĐH GT VT Chương trình Đào tạo Nghiệp vụ Quản lý Dự án Đầu tư Xây dựng Cơng trình 19 4.3 Quản lý điều kiện nguồn lực có hạn Đơi điều kiện nguồn lực có hạn mà thời hạn định đảm bảo bị kéo dài Vấn đề thường nảy sinh thực tế Biểu đồ nhu cầu nguồn lực lần đầu xây dựng thường khơng đều, có lúc nhu cầu vượt q giới hạn cho phép, cần phải xếp công việc để hoàn thành dự án thời hạn định Sắp xếp công việc trước hết xê dịch kéo dài công việc dự trữ cho phép tốn điều hồ biểu đồ nhân lực Nhưng gặp nhiều công việc cần nguồn lực, mà nguồn lực lại khơng đủ cần phải phân phối nào? Có thể xảy trường hợp sau thực tất biện pháp xê dịch, kéo dài công việc mà không đảm bảo điều kiện giới hạn nguồn lực lúc buộc phải cân nhắc ưu tiên hai mục tiêu: • Đảm bảo thời hạn phải vượt q giới hạn nguồn lực; • Đảm bảo giới hạn nguồn lực thời hạn thực dự án buộc phải đẩy lùi PGS TS Bùi Ngọc Tồn Trưởng Bộ mơn Dự án QLDA Trường ĐH GT VT Chương trình Đào tạo Nghiệp vụ Quản lý Dự án Đầu tư Xây dựng Cơng trình 20 4.3 Quản lý điều kiện nguồn lực có hạn Quy tắc phân phối nguồn lực có hạn Khi nguồn lực có hạn, ta phải phân phối chúng theo số quy tắc ưu tiên Một số quy tắc ưu tiên sau thường áp dụng: • Ưu tiên cơng việc găng cơng việc định thời hạn thực dự án • Ưu tiên cơng việc có dự trữ thời gian nhỏ (nếu cơng việc xét khơng có cơng việc găng) • Ưu tiên cơng việc có thời gian thực nhỏ (để nhanh chóng khỏi tình trạng khó khăn) • Ưu tiên cơng việc có thời điểm khởi cơng hay hồn thành sớm • Ưu tiên cơng việc thực tế địi hỏi phải hồn thành trước • Ưu tiên công việc theo ý muốn chủ quan ý nghĩa trị người PGS TS Bùi Ngọc Tồn Trưởng Bộ mơn Dự án QLDA Trường ĐH GT VT Chương trình Đào tạo Nghiệp vụ Quản lý Dự án Đầu tư Xây dựng Cơng trình 21 RÚT NGẮN THỜI GIAN THỰC HIỆN DỰ ÁN VỚI CHI PHÍ TĂNG LÊN ÍT NHẤT Hồn thành thời hạn tiêu chí đánh giá thành công dự án Hơn nữa, rút ngắn thời gian thực dự án mang lại nhiều hiệu kinh tế Các hiệu kinh tế là: • Đối với chủ đầu tư: sớm thu hồi vốn đầu tư bỏ giảm thiệt hại ứ đọng vốn giai đoạn đầu tư dở dang; • Đối với nhà thầu: giảm thiệt hại ứ đọng vốn sản xuất kinh doanh giảm chi phí cố định Nhưng để rút ngắn thời gian thực dự án có nhiều phương pháp Có thể rút ngắn thời gian thực dự án cách cải tiến công nghệ thực công việc dự án, cải tiến tổ chức quản lý thực dự án Hoặc đơn giản rút ngắn thời gian thực số công việc quan trọng (công việc đường găng) cách tăng thêm nhân lực, MMTB, làm thêm giờ, tăng ca PGS TS Bùi Ngọc Tồn Trưởng Bộ mơn Dự án QLDA Trường ĐH GT VT Chương trình Đào tạo Nghiệp vụ Quản lý Dự án Đầu tư Xây dựng Cơng trình 22 RÚT NGẮN THỜI GIAN THỰC HIỆN DỰ ÁN VỚI CHI PHÍ TĂNG LÊN ÍT NHẤT • • Nói chung, để rút ngắn thời gian thực dự án thơng thường kéo theo vấn đề tăng chi phí Về mặt kinh tế rút ngắn thời gian thực dự án khơng cịn ý nghĩa chi phí cho việc rút ngắn thời gian vượt q lợi ích kinh tế đem lại, trừ trường hợp việc rút ngắn thời gian thực dự án mang ý nghĩa trị - xã hội quan trọng Bài tốn rút ngắn thời gian thực dự án đặt sau: Thời gian thực công việc dự án bình thường theo phương án ban đầu coi thời gian tối ưu, tương ứng với chi phí thực nhỏ Nếu cần rút ngắn thời gian thực dự án cơng việc dự án có tầm quan trọng khác nhau, chi phí cho chúng khác nhau, ta cần phải rút ngắn thời gian thực công việc để đạt mục đích với chi phí nhỏ Và cuối cùng, rút ngắn thời gian tối đa PGS TS Bùi Ngọc Toàn Trưởng Bộ môn Dự án QLDA Trường ĐH GT VT Chương trình Đào tạo Nghiệp vụ Quản lý Dự án Đầu tư Xây dựng Cơng trình 23 ... Chương trình Đào tạo Nghiệp vụ Quản lý Dự án Đầu tư Xây dựng Cơng trình CHUN ĐỀ QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠNG TRÌNH Một dự án bao gồm nhiều cơng việc Muốn thực dự án cách khoa học, tiến. .. GT VT Chương trình Đào tạo Nghiệp vụ Quản lý Dự án Đầu tư Xây dựng Công trình QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN 3.1 Trình tự lập tiến độ Sơ đồ mạng AON PGS TS Bùi Ngọc Tồn Trưởng Bộ mơn Dự án QLDA Trường... lực PGS TS Bùi Ngọc Tồn Trưởng Bộ mơn Dự án QLDA Trường ĐH GT VT Chương trình Đào tạo Nghiệp vụ Quản lý Dự án Đầu tư Xây dựng Cơng trình 11 QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN 3.2 Nội dung quản lý tiến độ •