Tài liệu Quản lý thời gian dự án pptx

I/ Giới thiệu Quản lý thời gian dự án là quá trình quản lý bao gồm việc thiết lập mạng công việc, xác định thời gian thực hiện công việc cũng như toàn bộ dự án và quản lý tiến trình các công việc dự án trên cơ sở các nguồn lực cho phép và những yêu cầu về chất lượng đã định. Việc lập bảng WBS và việc ước lượng thời gian chưa đủ để giúp người quản lý lập kế hoạch, tổ chức, kiểm soát và kết thúc dự án của mình một cách hiệu quả. Do đó cần 1 công cụ để giúp người quản lý hoàn thiện điều này đó là lập lịch biểu. Việc lập lịch biểu giúp người quản lý : + Cho biết thứ tự thực hiện các công việc + Cho biết ngày bắt đầu, kết thúc của từng công việc và toàn dự án + Cho biết những công việc phải hoàn thành đúng hạn nếu không muốn trễ tiến độ dự án + Thể hiện tài nguyên dùng trong từng giai đoạn + Là công cụ giúp rút ngắn thời gian thực hiện dự án. II/ Các phương pháp lập lịch biểu Để hiểu rõ hơn về các phương pháp lập lịch biễu, hãy cùng xét ví dụ: Dự án thiết kế 1 website. Có 4 giai đoạn : phân tích (7 ngày), thiết kế (4 ngày), lập trình (5 ngày), test (3 ngày). Đây là bảng WBS và bảng hoạt động của dự án: 1/ Sơ đồ Gantt Đây là sơ đồ Gantt của dự án: Nhìn vào sơ đồ ta có thể thấy tổng quan về thời gian các công việc của dự án cũng như chiều dài dự án. Các công việc 2, 3, 6, 9 ,10 đều nằm trên đường Gantt nên bất cứ thay đổi nào về thời gian cũng sẽ ảnh hưởng đến chiều dài dự án. Ưu điểm: - Dễ xây dựng và làm cho người đọc dễ nhận biết công việc và thời gian thực hiện của các công việc - Không yêu cầu nhiều vễ kĩ năng vẽ. - Thấy rõ tổng thời gian thực hiện các công việc - Khoảng thời gian ước tính cho mỗi nhiệm vụ - Trình tự các nhiệm vụ cần làm Nhược điểm: - Không thể hiện được mối quan hệ giữa các công việc ( công việc trước và công việc sau). - Sơ đồ Gantt chỉ phù hợp cho những dự án có quy mô nhỏ, không phức tạp. 2/ Sơ đồ ADM Đây là sơ đồ ADM của dự án. Dựa vào sơ đồ ta có thể thấy được các công việc nằm giữa 2 nút. Các mũi tên không thể hiện độ dài các công việc mà được thể hiện qua số ngày ghi trên mũi tên của mỗi công việc. Ngoài ra sơ đồ ADM còn có 1 điểm khác so với sơ đồ Gantt đó chính là công việc ảo. Công việc ảo dùng để thể hiện mối quan hệ giữa các công việc song song hay các công việc không tuần tự nhau. Ưu điểm + Cung cấp nhiều thông tin chi tiết + Thấy rõ công việc nào là chủ yếu, có tính chất quyết định đối với tổng tiến độ của dự án để tập trung chỉ đạo. + Thấy rõ mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc và trình tự thực hiện chúng Nhược điểm: + Chỉ thể hiện được trình tự các công việc theo kiểu tuần tự (quan hệ giữa các công việc trước sau chỉ theo một kiểu mối quan hệ duy nhất là: Kết thúc-Bắt đầu (Finish to Start, FS)). Giữa hai sự kiện bắt đầu và kết thúc, không thể biểu diễn được hai hay nhiều công tác con khác nhau, song song cùng bắt đầu tại một sự kiện và lại cùng kết thúc bởi sự kiện. + Đòi hỏi nhiều kỹ thuật để lập và sử dụng + Khi khối lượng công việc của dự án lớn, lập sơ đồ này khá phức tạp 3/ Sơ đồ PDM Đây là sơ đồ PDM của dự án: Là sự cải tiến từ sơ đồ ADM và MPM. Nó chú trọng vào việc biểu diễn tất cà các mối quan hệ giữa các công việc trong thực tế mà sơ đồ ADM không thể hiện được. Có 4 mối quan hệ: + Quan hệ SS (Start to Start) là mối liên hệ mà thời điểm bắt đầu sớm của công việc liền trước liên quan tới thời điểm bắt đầu sớm của công việc kề sau, và thời điểm bất đầu muộn của công việc kề sau liên quan tới thời điểm bắt đầu muộn của công việc liền trước, với một độ trễ thời gian nhất định. Đây là mối liên hệ mang tính chất tổ chức thực hiện song song giữa hai công việc liền trước và liền sau. Đây là một trong hai kiểu liên hệ song song phổ biến. + Quan hệ FF (Finish to Finish), là mối liên hệ mà thời điểm kết thúc sớm của công việc liền trước liên quan tới thời điểm kết thúc sớm của công việc kề sau, và thời điểm kết thúc muộn của công việc kề sau liên quan tới thời điểm kết thúc muộn của công việc liền trước, với một độ trễ thời gian nhất định. Đây là mối liên hệ mang tính chất tổ chức thực hiện song song giữa hai công việc liền trước và liền sau. Đây là một trong hai kiểu liên hệ song song phổ biến. + Quan hệ FS (Finish to Start) là mối liên hệ mà thời điểm kết thúc sớm của công việc liền trước liên quan tới thời điểm bắt đầu sớm của công việc kề sau, và thời điểm bắt đầu muộn của công việc kề sau liên quan tới thời điểm kết thúc muộn của công việc liền trước, với một độ trễ thời gian nhất định. Đây là mối liên hệ mang tính chất tổ chức thực hiện tuần tự giữa hai công việc liền trước và liền sau. + Quan hệ SF (Start to Finish) là mối liên hệ mà thời điểm bắt đầu sớm của công việc liền trước liên quan tới thời điểm kết thúc sớm của công việc kề sau, và thời điểm kết thúc muộn của công việc kề sau liên quan tới thời điểm bắt đầu muộn của công việc liền trước, với một độ trễ thời gian nhất định. Trong các mối quan hệ này, người quản lý dự án cần chú ý đến độ trễ giữa các công việc. Độ trễ (lag), là khoảng thời gian gián đoạn giữa các mốc bắt đầu hay kết thúc của hai công việc có liên quan với nhau. Độ trễ quyết định các khoảng ghép sát của các công việc trước sau, tại các thời điểm bắt đầu và kết thúc của các công việc liền kề nhau. Độ trễ có thể có giá trị > 0, = 0, hay < 0 (trường hợp độ trễ < 0 được gọi là độ vượt sớm). Ví dụ: + 1FS-50%: bắt đầu nhiệm vụ sau khi nhiệm vụ 1 kết thúc được một nửa + 1SS+1d: Bắt đầu nhiệm vụ sau khi nhiệm vụ 1 bắt đầu một ngày. + 1,2 FF-2d: bắt đầu nhiệm vụ khi nhiệm vụ một kết thúc và hoàn thành nhiệm vụ 2 ngày trước khi kết thúc nhiệm vụ 2. Ngòai các mối quan hệ trên, ta còn có Các kiểu ràng buộc trên trục thời gian giữa các công việc: + Kiểu Sớm nhất có thể (As soon as possible), công việc được định vị trên trục thời gian theo thời điểm bắt đầu sớm hay có nghĩa là công việc được bắt đầu ngay vào thời điểm sớm nhất có thể mà không có ràng buộc gì nữa. Đây là kiểu tự nhiên nhất, phổ biến nhất, "Móc treo" của công việc là thời điểm khởi sớm, được "thả trôi nổi" trên trục thời gian tùy theo quá trình tính toán sơ đồ mạng PDM đó. + Kiểu Muộn nhất có thể (As late as possible), công việc được định vị trên trục thời gian theo thời điểm bắt đầu muộn hay có nghĩa là công việc phải bị trì hoãn thời điểm bắt đầu càng lâu càng tốt. "Móc treo" của công việc là thời điểm khởi muộn, được "thả trôi nổi" trên trục thời gian tùy theo quá trình tính toán sơ đồ mạng PDM đó. Đây là kiểu phổ biến thứ 2 trong sơ đồ mạng PDM sau kiểu ràng buộc thứ nhất bên trên. Hai kiểu này chiếm toàn bộ các ràng buộc công việc trong sơ đồ mạng PDM thông thường, khi không đặt ra một mốc "neo" công việc trên trục thời gian nào. + Kiểu Kết thúc không sớm hơn (Finish no earlier than), công việc được định vị trên trục thời gian theo thời điểm kết thúc sớm vào một mốc thời gian (công việc mốc). + Kiểu Kết thúc không muộn hơn (Finish no later than), công việc được định vị trên trục thời gian theo thời điểm kết thúc muộn vào một mốc thời gian (công việc mốc). + Kiểu Bắt đầu không sớm hơn (Start no earlier than), công việc được định vị trên trục thời gian theo thời điểm bắt đầu sớm vào một mốc thời gian (công việc mốc). + Kiểu Bắt đầu không muộn hơn (Start no later than), công việc được định vị trên trục thời gian theo thời điểm bắt đầu muộn vào một mốc thời gian (công việc mốc). + Kiểu Kết thúc đúng vào (Must Finish on), công việc được định vị trên trục thời gian theo thời điểm kết thúc sớm và thời điểm kết thùc muộn đúng vào một mốc thời gian (công việc mốc). + Kiểu Bắt đầu đúng vào (Must Start on), công việc được định vị trên trục thời gian theo thời điểm bắt đầu sớm và thời điểm bắt đầu muộn đúng vào một mốc thời gian (công việc mốc). Ưu điểm: + Thể hiện được mối quan hệ giữa các công việc trong thực tế. Nhược điểm: + Phức tạp, khá cồng kềnh, gây khó khăn cho việc trình bày trên giấy. III/ Nhận xét Tùy theo dự án mà chúng ta lựa chọn phương pháp lập lịch biểu cho phù hợp. Việc lập lịch biểu là cần thiết trong quá trình quản lý dự án. Nếu không có lịch biểu sẽ dẫn đến những hậu quả: - Không biết trật tự thực hiện (logic) của các công việc, điều này gây rỗi loạn trong công việc, mất tập trung…v.v - Không biết ngày bắt đầu, ngày kết thúc cho mỗi công việc; Không quản lý và kiểm soát được tiến độ thực hiện dự án; - Ý thức tập thể không cao: việc trước chưa xong thì đã làm việc sau, các công việc chồng chéo lên nhau. - Không biết việc sử dụng tài nguyên trong từng giai đoạn, nên có giai đoạn sử dụng quá nhiều tài nguyên dẫn đến có giai đoạn bị thiếu tài nguyên - Không xác định được công việc nào là chủ chốt/không chủ chốt để từ đó tập trung sức người và tiền cho các công việc chủ chốt (không tập trung tràn lan). Tóm lại Không xây dựng lịch biểu đồng nghĩa với việc làm tăng rủi ro không thành công cho dự án. Sự minh bạch và rõ ràng, chi tiết trong lịch trình sẽ là điều kiện tốt cho các công đoạn, giai đoạn và tiến trình của dự án hoạt động có hiệu quả, có thể dẫn tới dự án bị thất bại. V/ Nguồn tham khảo Google, Wikipedia, …. . Quản lý thời gian dự án là quá trình quản lý bao gồm việc thiết lập mạng công việc, xác định thời gian thực hiện công việc cũng như toàn bộ dự án và quản. dự án: 1/ Sơ đồ Gantt Đây là sơ đồ Gantt của dự án: Nhìn vào sơ đồ ta có thể thấy tổng quan về thời gian các công việc của dự án cũng như chiều dài dự