Chuyên đề vấn đề CHUNG về văn PHÒNG và văn THƯ lưu TRỮ ở cấp xã

CHUYấN VN CHUNG V VN PHềNG V VN TH LU TR CP X ********************************* I Mt s chung v phũng Khỏi nim phũng Vn phũng c hiu theo cỏc ngha sau: - Th nht: Vn phũng l b mỏy lm vic tng hp v trc tip ca c quan, phc v cho vic iu hnh ca lónh o - Th hai: Vn phũng l tr s lm vic ca c quan, n v, l a im giao tip i ni, i ngoi ca c quan, n v ú - Th ba: Vn phũng l ni lm vic c th ca nhng ngi cú chc v, cú tm c - Th t: Vn phũng l mt dng hot ng cỏc c quan, t chc, ú din vic thu nhn, bo qun, lu tr cỏc loi bn, giy t, tc l nhng cụng vic liờn quan n cụng tỏc th Chc nng phũng Vn phũng cú chc nng c bn, ú l: - Chc nng tham mu, tng hp: + Tham mu: Bao gm ni dung tham + Tng hp: L thng kờ, x lý thụng tin phc v cho hot ng qun lý - Chc nng hu cn: + Cung cp cỏc iu kin, phng tin, c s vt cht cho cỏn b, cụng chc thc hin nhim v + Mua sm, qun lý, bo v, bo dng cỏc trang thit b c quan, m bo cho hot ng ca c quan c tin hnh liờn tc + Qun lý chi tiờu ti chớnh theo ỳng ch , chớnh sỏch Nh nc quy nh + Bo m an ninh trt t, an ton giao thụng c quan + T chc cụng tỏc l tõn, giao tip + m bo mụi trng sinh thỏi lnh mnh, hi hũa, to lp c din mo c quan trang nghiờm, minh, hin i + Bo v sc khe v an ton lao ng cho ngi lao ng Nhim v ca phũng thc hin hai chc nng trờn, phũng cú mt s nhim v c bn sau: - Xõy dng chng trỡnh, k hoch cụng tỏc, lch lm vic cho c quan, n v - Thu thp, tng hp v x lý thụng tin - Qun lý bn, lp h s, thc hin cụng tỏc lu tr - Xõy dng b mỏy v i ng cỏn b, cụng chc phũng - Thc hin cỏc hot ng tỏc nghip hnh chớnh - T chc i ni, i ngoi - m bo nhu cu kinh phớ, ch tiờu kinh phớ, qun lý ti sn, vt t ca c quan, n v II Cụng tỏc th, lu tr ca chớnh quyn cp xó Cụng tỏc th 1.1 Khỏi nim cụng tỏc th Cụng tỏc th bao gm cỏc cụng vic v son tho, ban hnh hn, qun lý bn v ti liu khỏc hỡnh thnh quỏ trỡnh hot ng ca cỏc c quan, t chc; qun lý v s dng cong dy c quan, t chc (Ngh nh s 110/2004/N-CP, ngy 08/4/2004 ca Chớnh ph) 1.2 Ni dung ch yu cụng tỏc th ca chớnh quyn cp xó a Qun lý bn n ca chớnh quyn cp xó * Khỏi nim bn n Tt c cỏc loi bn, bao gm c bn quy phm phỏp lut, bn hnh chớnh v bn chuyờn ngnh (k c bn FAX, bn c chuyn qua mng, bn mt) v cỏc n, th gi n chớnh quyn cp xó c gi chung l bn n * Ni dung ca bn n: - Tip nhn bn n - Phõn loi s b, búc bỡ bn n - úng du n, ghi s n v ngy, thỏng n - ng ký bn n - Trỡnh bn n - Sao bn n: i vi bn nhiu b phn ỏp dng, thc hin) - Chuyn giao bn n - Gii quyt v theo dừi, ụn c vic gii quyt bn n b Qun lý bn i ca chớnh quyn cp xó * Khỏi nim bn i Tt c cỏc loi bn, bao gm bn quy phm phỏp lut, v bn hnh chớnh v bn chuyờn ngnh (k c bn bn, bu lu chuyn ni b v bn mt) chớnh quyn cp xó phỏt hnh c gi chung l bn i * Ni dung qun lý bn i - Kim tra th thc, hỡnh thc v k thut trỡnh by; ghi s, ký hin v ngy, thỏng ca bn - úng du c quan - ng ký bn i - Lm th tc, chuyn phỏt v theo dừi vic chuyn phỏt bn i - Lu bn i c Qun lý v s dng du * Qun lý v s dng du: Con du ca c quan, t chc phi c giao cho nhõn viờn th tr v úng du ti c quan, t chc Nhõn viờn th cú trỏch nhim thc hin nhng quy nh sau: - Khụng c giao du cho ngi khỏc cha c phộp bng bn ca ngi cú thm quyn - Phi t tay úng du vo cỏc bn ca c quan, t chc - Ch c úng du vo nhng bn, giy t sau ó cú ch ký ca ngi cú thm quyn - Khụng c úng du khng ch * úng du - Du úng phi rừ rng, ngn, ỳng chiu v dựng ỳng mc du quy nh - Khi úng du lờn ch ký thỡ du úng phi trựm lờn khong 1/3 ch ký v phớa bờn trỏi - Vic úng du lờn cỏc ph lc kốm theo bn chớnh ngi ký bn quyt nh v du úng lờn trang u, trựm mt phn tờn c quan, t chc hoc tờn ca ph lc Cụng tỏc lu tr ca chớnh quyn cp xó 2.1 Khỏi nim * Lu tr: Lu tr l gi li cỏc bn, giy t ca c quan, cỏ nhõn lm bng chng v tr cu cn thit * Ti liu lu tr: Ti liu lu tr l ti liu c hỡnh thnh quỏ trỡnh hot ng ca cỏc c quan, cỏc cỏ nhõn tiờu biu, cú ý ngha chớnh tr, kinh t, húa, khoa hc, lch s v cỏc ý ngha khỏc, c bo qun cỏc kho lu tr nhm phc v cho cỏc mc ớch nht nh * Cụng tỏc lu tr: Cụng tỏc lu tr l vic la chn, gi li v t chc khoa hc nhng bn, giy t cú giỏ tr c hỡnh thnh quỏ trỡnh hot ng ca c quan, cỏ nhõn lm bng chng v tra cu thụng tin quỏ kh cn thit 2.2 Ni dung ch yu ca cụng tỏc lu tr * B sung ti liu lu tr: - Khỏi nim: B sung ti liu lu tr l cụng tỏc su tm, thu thp thờm, lm phong phỳ v hon chnh hn ti liu vo cỏc kho lu tr theo nhng nguyờn tc v phng phỏp thng nht - Nguyờn tc b sung ti liu lu tr theo thi k lch s - Cỏc ngun b sung ti liu lu tr ca chớnh quyn cp xó + Ti liu ó gii quyt xong khõu th hin hnh + Ti liu c cũn li cỏc n v, t chc v cỏ nhõn + Ti liu cỏc cỏ nhõn, gia ỡnh, dũng h, th np vo lu tr * Bo qun ti liu lu tr: - Khỏi nim: Bo qun ti liu lu tr l ton b nhng cụng vic c thc hin nhm m bo gi gỡn nguyờn vn, lõu bn v an ton ti liu lu tr - Nguyờn nhõn gõy h hng ti liu lu tr: + Cht lng nguyờn liu v quỏ trỡnh ch tỏc + iu kin thin nhiờn + iu kin bo qun v s dng Trờn c s phõn tớch nguyờn nhõn trờn, cn a nhng yờu cu c bn v c s vt cht phc v bo qun ti liu lu tr, cỏc bin phỏp bo qun ti liu lu tr - Ni dung cụng tỏc bo qun ti liu lu tr ca chớnh quyn cp xó: + To iu kin ti u kộo di tui th ca ti liu lu tr + Gi gỡn ton trng thỏi ca ti liu + Sp xp ti liu kho mt cỏch khoa hc, thc hin nghiờm tỳc quy ch xut - nhp ti liu + Kim tra tỡnh trng ti liu thng xuyờn phỏt hin h hng * T chc s dng ti liu lu tr: - Khỏi nim: T chc s dng ti liu lu tr l ton b cụng tỏc nhm bo m cung cp cho cỏc c quan nh nc, cỏc t chc xó hi, cỏc cỏ nhõn nhng thụng tin cn thit t ti liu lu tr - Yờu cu: Mun vic t chc s dng ti liu lu tr cú hiu qu, cn: + Sp xp ti liu kho theo mt h thng v thit lp c h thng tra tỡm ti liu + Gii thiu cỏc c quan, cỏ nhõn bit cỏc ngun ti liu v ni dung ti liu + Xõy dng quy ch s dng ti liu lu tr - Cỏc hỡnh thc t chc s dng ti liu lu tr: Tựy theo yờu cu, tớnh cht v c im s dng ti liu lu tr, cỏc c quan ỏp dng cỏc hỡnh thc sau: + T chc s dng ti liu lu tr ti phũng c + Trin lóm ti liu lu tr + Vit bi ng bỏo, phỏt thanh, truyn hỡnh + Cụng b ti liu lu tr CHUYấN ấ CễNG TAC THễNG Kấ CUA CHINH QUYấN CP XA ************************ I Y nghia cua cụng tac thụng kờ xa Khai niờm, y nghia cụng tac thụng kờ 1.1 Khai niờm thụng kờ - Thụng kờ la viờc thu thõp va sp xờp cac sụ liờu nhm inh lng mụt cach khach quan, trung thc cac hiờn tng kinh tờ - xa hụi qua trinh võn ụng, tụn tai cua chung mụt thi iờm, mụt ia ban xac inh - Thụng kờ xa la viờc thu thõp cac sụ liờu xa liờn quan ờn cac mt i sụng kinh tờ - xa hụi ia phng (thuục ia gii hanh chinh cua xa) tai mụt thi iờm nao o 1.2 Y nghia cụng tac thụng kờ - Thụng kờ la mụt nhng cụng cu quan ly quan trong, no cung cõp cac thụng tin trung thc, khach quan, chinh xac, õy u, kip thi phuc vu cac c quan Nha nc viờc anh gia, d bao tinh hinh, hoach inh chiờn lc, chinh sach phat triờn kinh tờ - xa hụi - ap ng nhu cõu thụng tin cua cac tụ chc c quan - Cung cụ va phat huy quyờn dõn chu Vi tri, vai tro cua cụng tac thụng kờ xa 2.1 Vi tri Cụng tac thụng kờ xa chiờm vi tri quan trong hoat ụng thụng kờ cua cac c quan Nha nc, cac n vi c s cua chinh quyờn thc hiờn, nhm cung cõp cac thụng tin, sụ liờu ban õu cho cac c quan nha nc núi chung v chớnh quyn xó núi riờng 2.2 Vai tro cụng tac thụng kờ xa - Cụng tac thụng kờ giup cho chinh quyờn xa nm chc c tinh hinh biờn ụng dõn sụ, tai nguyờn va cac nguụn lc cua xa xa xõy dng kờ hoach phat triờn kinh tờ - xa hụi mụt cach co cn c khoa hoc va hiờu qua - No la cn c, c s cac c quan Nha nc cõp trờn hoach inh chu trng, chinh sach va xõy dng kờ hoach, chng trinh, chiờn lc phat triờn kinh tờ - xa hụi II Nụi dung, phng phap tiờn hanh cụng tac thụng kờ cõp xa Nụi dung cụng tac thụng kờ cõp xa 1.1 Thụng kờ nụng - lõm - thuy san * Thụng kờ diờn tich õt - õt nụng nghiờp - Diờn tich mt nc nuụi trụng thuy san - õt lõm nghiờp - õt chuyờn dung - õt - õt cha s dung * Diờn tich gieo trụng cõy nụng nghiờp (cõy hang nm, lõu nm) * Thụng kờ nng suõt, san lng cõy nụng nghiờp * Thụng kờ chn nuụi * Thụng kờ: Diờn tich rng hiờn co, rng trụng, rng bi thiờt hai, diờn tich rng trụng, chm soc nuụi dng rng * Thụng kờ nuụi trụng thuy san 1.2 Thụng kờ cac nganh cụng nghiờp, xõy dng c ban va dich vu * Thụng kờ cụng nghiờp: - Thụng kờ sụ c s san xuõt tiờu thu cụng, cụng nghiờp - Sụ lao ụng trc tiờp tham gia san xuõt - Gia tri san xuõt cụng nghiờp - Doanh thu - Thu nhõp ngi lao ụng linh vc cụng nghiờp * Thụng kờ xõy dng c ban: - Vụn õu t xõy dng c ban - Gia tri tai san cụ inh mi tng nm - Nng lc mi tng nm - Lao ụng va thu nhõp cua ngi lao ụng * Thụng kờ dich vu: - Thụng kờ võn tai - Thụng kờ thng mai, dich vu - Sụ lao ụng va thu nhõp binh quõn ngi lao ụng 1.3 Thụng kờ xa hụi * Thụng kờ dõn sụ, nguụn lao ụng * Thụng kờ vờ giao duc * Thụng kờ vờ y tờ va sc khoe Phng phap tiờn hanh thụng kờ xa Hiờn nay, cõp xa, tiờn hanh cụng tac thụng kờ c tiờn hanh theo cac phng phap sau: - iờu tra trc tiờp thu thõp thụng tin ban õu, sau o phõn tich, tụng hp bao cao vi cac c quan Nha nc co thõm quyờn; thụng tin (cụng bụ) cac tai liờu thụng tin c c quan Nha nc cho phep - iờu tra gian tiờp thu thõp thụng tin (thng co biờu mõu ca nhõn, biờu mõu bao cao inh ky), sau o phõn tich, tụng hp bao cao c quan co thõm quyờn - iờu tra tiờn hanh thu thõp sụ liờu ban õu trờn mụt sụ n vi c chon nghiờn cu, sau o d bao suy rụng cho cac ụi tng tụng thờ nghiờn cu (thng ap dung thiờu kinh phi, nhõn lc) - Ngoai ra, kờt hp cac phng phap trờn tiờn hanh cụng tac thụng kờ Chu y: Tõt ca cac phng phap trờn ờu phai tuõn thu ung nguyờn tc chờ ụ a quy inh cua Nha nc vờ iờu tra, bao cao, cụng bụ cac thụng tin thụng kờ III Nhiờm vu cua chinh quyờn xa cụng tac thụng kờ Thc hiờn chờ ụ bao cao thụng kờ inh ky Nguụn thu thõp chu yờu da vao hờ thụng bao cao, bang biờu nganh chuyờn mụn xa bao cao Khi cõn iờu tra trc tiờp t hụ dõn c Tụ chc tham gia iờu tra, thụng kờ cac ụi tng Nha nc quy inh co liờn quan ờn ia phng - iờu tra dõn sụ, lao ụng, nganh nghờ, trinh ụ dõn tri, thu nhõp - iờu tra cac linh vc khac Lõp va ghi chep cac loai sụ thụng kờ Nha nc quy inh - S dung cac bang biờu c quan chuyờn mụn quy inh - Phiờu iờu tra - Khi cõn iờu tra trc tiờp Lu tr hờ thụng va cung cõp cac sụ liờu thụng kờ Chu ụng cac hinh thc thich hp cụng bụ sụ liờu Thng xuyờn cung cụ va gi mụi quan hờ mõt thiờt vi cac nganh Xõy dng cuụn sụ liờu thụng kờ cua xa Tuyờn truyờn nhõn dõn, can bụ va cac tụ chc, c quan, n vi ong trờn ia ban thc hiờn tụt nghia vu cua minh theo quy inh cua chờ ụ thụng kờ Bai tõp thc hanh iờu tra thụng kờ theo mõu bang, biờu X ly mụt sụ sụ liờu thụng tin thu thõp c CHUYấN T CHC CUC HP, HI NGH CA CHNH QUYN CP X *************************************** I Khỏi nim cuc hp, hi ngh Khỏi nim Cuc hp l s hp nhiu ngi mt cỏch cú t chc, theo nhng nguyờn tc nht nh, ti a im c th thc hin cỏc cụng vic: truyn t, trao i, tho lun cỏc thụng tin hoc tỡm cỏc bin phỏp gii quyt , cỏc nhim v m nhng ngi d hp cn quan tõn Hi ngh thng l cỏc cuc hp mang cỏc ni dung cú phm vi ln, cú ch v tờn gi rừ rng Phõn loi cỏc cuc hp, hi ngh ca chớnh quyn cp xó 2.1 Cn c vo quy trỡnh lónh o, qun lý - Cuc hp chun b quyt nh: Tựy theo tớnh cht, mc quan trng ca cn quyt nh t chc cuc hp hay hi ngh vi s tham gia ca cỏc ngnh, cỏc cp, cỏc i tng liờn quan, nhm thu thp thụng tin v tỡnh hỡnh thc t, nguyn vng chung, m bo quyt nh ban hnh cú tớnh kh thi cao - Cuc hp ph bin, trin khai: Nhm mc ớch ph bin, quỏn trit nhng t tng, quan im, ch trng, gii phỏp ó hoc bn bc xõy dng chng trỡnh, k hoch hnh ng trin khai nhng quyt nh ó thụng qua - Hp ụn c, kim tra: nhm kp thi ỏnh giỏ kt qu vic trin khai chng trỡnh, k hoch cụng tỏc v ch o, un nn kp thi nhng lch lc nu cú - Cuc hp s kt, tng kt: nhm ỏnh giỏ, rỳt kinh nghim i vi nhng hot ng va qua v a phng ỏn cho hot ng tip theo 2.2 Cn c vo cỏch thc triu cuc hp - Cuc hp thng k: L cuc hp c nh sn k hoch quý, thỏng, nm, hoc quy nh cỏc quy ch, quy nh ca c quan - Cuc hp t xut: Xut phỏt t tỡnh hỡnh thc t, yờu cu ca c quan ócp trờn, hoc ngh ca c quan phi hp, lónh o t chc cuc hp t xut gii quyt cỏc thc tin t 2.3 Cn c vo hỡnh thc t chc cuc hp - Cuc hp chớnh thc: L cuc hp c t chc theo k hoch v cú chng trỡnh ngh s ó c xỏc nh, c t chc cụng khai, c tuyờn truyn v ph bin rng rói - Cuc hp khụng chớnh thc l cuc hp c t chc din hp, khụng cụng khai hoc mang tớnh cht ni b, nhm bn bc nhng quan trng, t xut khụng theo mt chng trỡnh ngh s cú sn II K nng t chc cuc hp, hi ngh ca chớnh quyn cp xó Giai on chun b cuc hp, hi ngh 1.1 Xỏc nh nhim v v mc tiờu ca cuc hp Ngi qun lý cn cỏc nh y , rừ rng nhim v v u tiờn ca cuc hp v truyn t ti ngi cú trỏch nhim c giao nhim v thc hin Ngi c phõn cụng t chc cuc hp phi nm vng nhim v, mc tiờu, tớnh cht ca cuc hp, hiu c ni dung, ý ngha, tm quan trng ca cuc hp cú k hoch v bin phỏp t chc, phc v cho phự hp 1.2 Xõy dng k hoch t chc cuc hp v thụng qua chng trỡnh ngh s Ni dung ca bn k hoch gm: - Xỏc nh thnh phn: + Khỏch mi + Thnh phn triu hp - Xỏc nh thi gian hp: Thi gian bt u ún tip i biu, ngy, gi khai mc cuc hp; thi gian tin hnh, thi gian kt thỳc cuc hp, thi gian tin i biu - Thi gian hp, trang trớ phũng hp: B trớ a im cho cỏc cuc hp phi cn c vo tớnh cht, mc ớch cỏc cuc hp, nờn cú a im d phũng cho cỏc cuc hp quan trng Phi m bo cỏc tiờu chun i vi phũng hp Trang phớ phũng hp, ch ngi i biu phi m bo nguyờn tc l tõn nh nc - Vn bn mi: c th hin di hỡnh thc bn chớnh l giy mi v cụng cú ni dung mi (hoc triu tp) Khi son tho chỳng phi tuõn th ỳng quy nh ca Nh nc v th thc bn * Lu ý: Vic gi cụng v giy mi phi m bo n tay ngi nhn trc thi gian cuc hp, hi ngh c t chc, i biu b trớ cụng vic Trong trng hp khn cp, cn gi in thoi bỏo trc gi giy mi sau - Xõy dng chng trỡnh cuc hp cn m bo cỏc ni dung sau: + Tờn v ni dung cụng vic + Th t tin hnh cỏc ni dung cụng vic + Ngi chu trỏch nhim v tng cụng vic + D kin thi gian tin hnh v hon thnh cụng vic 10 * Mu bn Ngh quyt HND hội đồng nhân dân (1) Số: /20 (2) /NQ-HĐND cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập - Tự - Hạnh phúc (3) ., ngày tháng năm 20 (2) nghị (4) hội đồng nhân dân (1) khoá kỳ họp thứ Căn Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003; Căn (5) .; , Nghị: Điều (6) Điều Điều Nghị đợc Hội đồng nhân dân (1) Khoá kỳ họp thứ thông qua./ chủ tịch Nơi nhận: - .; - ; - Lu: VT, (7) A.XX(8) (Chữ ký, dấu) Nguyễn Văn A Ghi chú: (1) Tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ơng; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phờng, thị trấn (2) Năm ban hành (3) Địa danh (4) Trích yếu nội dung nghị (5) Các khác để ban hành nghị (6) Nội dung nghị (7) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo chủ trì soạn thảo số lợng lu (nếu cần) (8) Ký hiệu ngời đánh máy, nhân số lợng phát hành (nếu cần) 17 b Quyt nh ca UBND * Khỏi nim Quyết định quy phạm pháp luật UBND cấp xã đợc ban hành để định chủ trơng, biện pháp, chế độ thuộc thẩm quyền quản lý mình, nhằm thực chủ trơng, sách cấp Nghị HĐND cấp * Trỡnh t, th tc son tho, ban hnh bn - Bc 1: Thnh lp nhúm son tho, xõy dng bn tho - Bc 2: Ly ý kin xõy dng bn tho (thng l ý kin chuyờn gia, cỏc thnh viờn UBND xó, cỏc ban, ngnh, on th, chuyờn viờn t phỏp, phỏp ch ) - Bc 3: Thm tra d tho - Bc 4: Thụng qua d tho (thnh viờn UBND xó) Biu quyt theo a s - Bc 5: Cụng b bn QPPL ca UBND 18 * Mu quyt nh QPPL tên quan (1) Số: /20 (2)/QĐ-UBND cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập - Tự - Hạnh phúc (3) ., ngày tháng năm 20 (2) định Về việc (4) thẩm quyền ban hành (5) Căn (6) ; ; Theo đề nghị , định: Điều (7) Điều Điều ./ Nơi nhận: - .; - ; - Lu: VT, (9) A.XX(10) quyền hạn, chức vụ ngời ký (8) (Chữ ký, dấu) Nguyễn Văn A Ghi chú: (1)Tên quan chức danh nhà nớc ban hành định (2) Năm ban hành (3) Địa danh (4) Trích yếu nội dung định (5) Nếu thẩm quyền ban hành định thuộc ngời đứng đầu quan (Bộ trởng, Thủ tởng quan ngang Bộ, Viện trởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Chánh án Toà án nhân dân tối cao) chức danh nhà nớc (Chủ tịch nớc, Thủ tớng Chính phủ) ghi chức vụ ngời đứng đầu quan chức danh nhà nớc; thẩm quyền ban hành định thuộc Uỷ ban nhân dân cấp ghi Uỷ ban nhân dân (6) Các trực tiếp để ban hành định (7) Nội dung định (8) Quyền hạn, chức vụ ngời ký nh Bộ trởng, Viện trởng, Chánh án chức danh nhà n ớc (Chủ tịch nớc, Thủ tớng (Chính phủ)); định Uỷ ban nhân dân phải ghi chữ viết tắt TM vào trớc tên Uỷ ban nhân dân; trờng hợp cấp phó đợc giao ký thay ngời đứng đầu quan ghi chữ viết tắt KT vào trớc chức vụ ngời đứng đầu, bên dới ghi chức vụ ngời ký (9) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo chủ trì soạn thảo số lợng lu (nếu cần) (10) Ký hiệu ngời đánh máy, nhân số lợng phát hành (nếu cần) c Ch th ca UBND 19 * Khỏi nim Ch th ca UBND l hỡnh thc bn UBND ban hnh truyn t, ch o, ụn c, kim tra cỏc i tng cú trỏch nhim thc hin mt bn ngh quyt, quyt nh ca chớnh quyn cp ú, hoc ca cp trờn Ch th khụng quy nh mi * Trỡnh t, th tc son tho, ban hnh bn - Bc 1: Thnh lp t (nhúm) son tho, xõy dng bn tho - Bc 2: Ly ý kin chuyờn gia - Bc 3: Thm tra d tho - Bc 4: Thụng qua (thnh viờn UBND) - Bc 5: Cụng b Ch th 20 * Mu Ch th tên quan (1) Số: /20 (2)/CT-UBND cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập - Tự - Hạnh phúc (3) ., ngày tháng năm 200 (2) thị (4) (5) / Nơi nhận: - .; - ; - Lu: VT, (7) A.XX(8) quyền hạn, chức vụ ngời ký (6) (Chữ ký, dấu) Nguyễn Văn A Ghi chú: (1) Tên quan chức danh nhà nớc (Thủ tớng Chính phủ) ban hành thị (2) Năm ban hành (3) Địa danh (4) Trích yếu nội dung thị (5) Nội dung văn (6) Quyền hạn, chức vụ ngời ký nh Bộ trởng, Viện trởng, Chánh án chức danh nhà nớc (Thủ tớng (Chính phủ)); thị Uỷ ban nhân dân phải ghi chữ viết tắt TM vào trớc tên Uỷ ban nhân dân; trờng hợp cấp phó đợc giao ký thay ngời đứng đầu quan ghi chữ viết tắt KT vào trớc chức vụ ngời đứng đầu, bên dới ghi chức vụ ngời ký văn (7) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo chủ trì soạn thảo số lợng lu (nếu cần) (8) Ký hiệu ngời đánh máy, nhân số lợng phát hành (nếu cần) 21 III K nng son tho mt s bn hnh chớnh thụng thng T trỡnh 1.1 Khỏi nim T trỡnh l loi bn trỡnh lờn cp cú thm quyn xut mt mi, xin cp thm quyn quyt nh 1.2 B cc t trỡnh Ngoi phn th thc u v cui bn, ni dung mt T trỡnh gm: - Phn m u: Nờu lý a ngh mi hoc sa i, b sung ch trng, chớnh sỏch, ch khụng cũn phự hp na (cn cú nhn nh thc trng tỡnh hỡnh lm c s cho vic a ngh mi) - Phn ni dung: Nờu túm tt ni dung ca ngh mi, ý tng mi, cú th a vi phng ỏn khỏc phõn tớch li, hi, kh thi, tớnh hiu qu, la chn mt phng ỏn ngh cp trờn quyt nh Trong trng hp ln, phc tp, cú liờn quan ti cỏc c quan khỏc thỡ cn ly ý kin ca cỏc c quan, t chc ú m bo s thng nht chung - Phn kt lun: Nờu ý ngha, tỏc dng, hiu qu ca ngh mi i vi sn xut, i sng xó hi, i vi cụng tỏc lónh o, qun lý Nhng kin ngh, ngh cp trờn xem xột, chp thun xut ó nờu sm c trin khai thc hin 22 1.3 Mu T trỡnh Tên quan, tổ chức cấp (1) cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập - Tự - Hạnh phúc tên quan, tổ chức (2) Số: /TTr - (3) (4) ., ngày tháng năm 20 Tờ trình Về việc (5) Kớnh gi: (7) ./ Nơi nhận: - .; - ; - Lu: VT, ĐVST, NĐM, SB quyền hạn, chức vụ ngời ký (Chữ ký, dấu) Nguyễn Văn A Ghi chú: (1) Tên quan, tổ chức cấp (nếu có) (2) Tên quan, tổ chức chức danh nhà nớc ban hành văn (3) Chữ viết tắt tên quan chức danh nhà nớc ban hành văn (4) Địa danh (5) Trích yếu tờ trình (6) Cơ quan cá nhân nhận tờ trình (7) Nội dung tờ trình: Tùy thuộc vào nội dung vấn đề nhiều hay ít, đơn giản, phức tạp để phân theo phần, mục, khoản, điểm phù hợp: I, II, III , 1, 2, , a, b, c (8) Nếu tờ trình lên cấp có thẩm quyền có trách nhiệm xem xét định ghi (6) ghi cụ thể quan, tổ chức, cá nhân Các quan, tổ chức, cá nhân cần biết lu văn ghi mục Nơi nhận (9) Thẩm quyền ngời ký: Ký thay mặt (TM.), ký thay (KT.) hình thức khác ngời đứng đầu quan, tổ chức phân công (thông thờng ngời đứng đầu quan, tổ chức ký tờ trình) 23 Bỏo cỏo 2.1 Khỏi nim Bỏo cỏo l loi bn trỡnh by kt qu t c hot ng ca c quan, t chc, nhm giỳp cho vic ỏnh giỏ tỡnh hỡnh thc t qun lý, lónh o ú l c c cp trờn nm bt thụng tin thc t, quyt nh qun lý thớch hp 2.2 B cc bỏo cỏo Ngoi cỏc yu t th thc, thụng thng bỏo cỏo gm cỏc phn sau: - Phn m u: Nờu lý do, hoc c s lm bỏo cỏo (cú th túm tt cỏc ni dung bỏo cỏo) - Phn ni dung: + Kim im tỡnh hỡnh: Nờu c im tỡnh hỡnh; Kt qu t c (c u im, hn ch); Phõn tớch nguyờn nhõn v cỏc bi hc, khú khn cn thỏo g + Phng hng, nhim v v cỏc bin phỏp t chc thc hin: Xỏc nh mc tiờu; Phng hng, nhim v thi gian ti; Bin phỏp t chc thc hin; Kin ngh, xut vi cp trờn - Phn kt lun: Nhn mnh tm quan trng ca bỏo cỏo v nhng nhim v phi thc hin v tỏc dng ca nú ng viờn mi ngi c quan n lc thc hin 24 2.3 Mu Bỏo cỏo: Mu bỏo cỏo v vic Tên quan, tổ chức cấp (1) cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập - Tự - Hạnh phúc tên quan, tổ chức (2) Số: /(3) - (4) (5) ., ngày tháng năm 20 (2) báo cáo Về việc (6) Phn m u: - Nờu c im tỡnh hỡnh - Nờu nhim v c giao - Nờu nhng thun li, khú khn cú nh hng chi phi kt qu vic thc hin nhim v c giao Phn ni dung: - Kim im nhng vic ó lm c v nhng tn ti (nờu c th) - Nờu nguyờn nhõn - ỏnh giỏ kt qu (c th bng % so vi ch tiờu, nhim v c giao) Phn kt lun: - Nờu mc tiờu, nhim v sp ti - Nờu bin phỏp thc hin - Nờu nhng kin ngh, xut vi cp trờn bay vi c quan chc nng Nơi nhận: - .; - ; - Lu: VT, (8) A.XX(9) quyền hạn, chức vụ ngời ký (7) (Chữ ký, dấu) Nguyễn Văn A Ghi chú: (1) Tên quan, tổ chức cấp (nếu có) (2) Tên quan, tổ chức chức danh nhà nớc ban hành văn (3) Chữ viết tắt tên loại văn (4) Chữ viết tắt tên quan chức danh nhà nớc ban hành văn (5) Địa danh (6) Trích yếu nội dung văn (7) Quyền hạn, chức vụ ngời ký nh Bộ trởng, Cục trởng, Giám đốc, Viện trởng ; Trởng hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo ghi chữ viết tắt TM vào trớc tên tên quan, tổ chức tên tập thể lãnh đạo (VD: TM.ủy nhân dân, TM Hội đồng ); trờng hợp cấp phó đợc giao ký thay ngời đứng đầu quan ghi chữ viết tắt KT vào trớc chức vụ ngời đứng đầu, bên dới ghi chức vụ ngời ký văn (8) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo chủ trì soạn thảo số lợng lu (nếu cần) (9) Ký hiệu ngời đánh máy, nhân số lợng phát hành (nếu cần) Cụng 25 3.1 Khỏi nim Cụng l hỡnh thc bn hnh chớnh c s dng rng rói, nht l c quan, t chc Cụng l phng tin giao tip chớnh thc gia cỏc c quan, t chc; gia cỏc c quan, t chc vi cụng dõn trao i, gii quyt cụng vic thuc chc nng, nhim v ca c quan, t chc mỡnh 3.2 B cc mt cụng Ngoi phn th thc u hoc cui bn, phn ni dung gm phn: - Phn t (m u): Nờu rừ lý vit cụng vn, c s ban hnh cụng - Phn gii quyt : Trỡnh by cỏch gii quyt Ni dung gii quyt phi c th, rừ rng, i thng vo trng tõm Li gin d, khiờm tn v cú sc thuyt phc - Phn kt thỳc : Cn vit ngn gn, cụ ng lm ni dung c khng nh thờm, hoc sỏng t hn yờu cu thc hin, nhn mnh thờm s quan tõm chỳ ý gii quyt, cú th gn vi li cm n hay li cho hu ngh 3.3 Mu cụng hành 26 tên cQ, tc cấp (1) tên quan, tổ chức (2) Số: / (3) - (4) V/v (6) cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập - Tự - Hạnh phúc (5) ., ngày tháng năm 20 Kính gửi: - .; - .; - (7) ./ Nơi nhận: - Nh trên; - ; - Lu: VT, (9) A.XX(10) quyền hạn, chức vụ ngời ký(8) (Chữ ký, dấu) Nguyễn Văn A Ghi chú: (1) Tên quan, tổ chức cấp (nếu có) (2) Tên quan, tổ chức chức danh nhà nớc ban hành công văn (3) Chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nớc ban hành công văn (4) Chữ viết tắt tên đơn vị phận soạn thảo chủ trì soạn thảo công văn (5) Địa danh (6) Trích yếu nội dung công văn (7) Nội dung công văn (8) Ghi quyền hạn, chức vụ ngời ký (9) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo chủ trì soạn thảo số lợng lu (nếu cần) (10) Ký hiệu ngời đánh máy, nhân số lợng phát hành (nếu cần) (11) Địa quan, tổ chức; số điện thoại, số Telex, số Fax; địa E-Mail; Website (nếu cần) IV Thc hnh son tho son tho mt s loi bn ca chớnh quyn cp xó Quyt nh Cụng CHUYấN 27 K NNG GIAO TIP V VN LNG GHẫP GII TRONG CễNG TC VN PHềNG CP X ****************** I K nng giao tip ca cỏn b, cụng chc cp xó Giao tip l quỏ trỡnh d trờn s trao i gia hai hay nhiu ngi s dng mt mó c ch, t ng cú th hiu c thụng tin c chuyn t ngi phỏt tin n ngi nhn tin Giao tip khụng ch l gi thụng ip, m cũn phi hi ỏp thụng tin ip ca ngi i giao Giao tip cú hiu qu cn phi c da trờn vic nm vng, bit dng v hon thin cỏc k nng hiu, tỏc ng v thay i ngi i giao K nng nghe 1.1 Vai trũ ca k nng nghe Nghe l mt k nng quan trng hot ng giao tip, bi quỏ trỡnh thc hin hot ng giao tip c ngi phỏt tin n ngi nhn tin u phi s dng k nng nghe Trong cỏc k nng c bn ca giao tip: núi, vit, c, nghe thỡ k nng nghe chim thi lng, thi gian nhiu nht 53% Nh cú hot ng nghe ta mi hiu c ni dung thụng tin v mi cú th dn ti hnh ng tip theo quỏ trỡnh giao tip 1.2 Phõn loi cỏc kiu nghe Cn c vo mc tiờu ca hot ng nghe, ngi ta cú th chia nghe thnh kiu nh sau: - Nghe giao tip xó hi - Nghe gii trớ - Nghe nhn thụng tin - Nghe thuyt phc - Nghe ng cm Mi kiu nghe ũi hi cú nhng k nng tng thớch Cn quan tõm ti nhng yu t ỏnh giỏ tin cy ca thụng tin nghe c: + Vn chuyờn gia núi + Kinh nghim sng ca ngi núi + Tớnh khỏch quan ca ngi núi + S chun b trc ca ngi nghe v khuynh hng t tng ca ngi núi 28 + Khi nghe cn xỏc nh õu l thi im mu cht, quan trng v ghi nh c nhng im ú 1.3 K nng nghe cú hiu qu * Nhng ro cn i vi vic lng nghe Khi nghiờn cu hot ng nghe cú hiu qu, chỳng ta cn phi tỡm c nhng yu t ro cn i vi núi a c gii phỏp khc phc m bo hot ng nghe cú hiu qu Mt s yu t c bn to nờn ro cn ca nú bao gm: - Yu t th nht: Thỏi ca ngi nghe v ngi núi quỏ trỡnh giao tip - Yu t th hai: Yu t mụi trng - Yu t th ba: S quỏ ti v phc thụng tin - Yu t th t: Thiu trung lng nghe - Yu t th nm: Yu t sinh lý: + Do tui tỏc + Ngi nghe cú v thớnh giỏc + Ngi nghe cú thúi quen nghe nhanh hn núi * Rốn luyn k nng nghe cú hiu qu Khi rốn luyn k nng nghe, m bo giao tip cú hiu qu, cn chỳ ý k nng c bn sau: - Tp trung chỳ ý vo ngi núi - Khuyn khớch ngi núi - Phn hi li sau nghe K nng núi 2.1 Vai trũ ca k nng núi giao tip Núi l hỡnh thc giao tip trc tip, c s dng nhiu cỏc hot ng giao tip ca cỏn b, cụng chc vi cụng dõn, t chc v l hỡnh thc em li hiu qu cao giao tip Bt k cỏn b, cụng chc tip xỳc vi cụng dõn, t chc u cn n k nng núi Ngoi hỡnh thc núi trc tip hot ng QLNN, cỏn b, cụng chc cn s dng hỡnh thc núi giỏn tip cỏc ch th tham gia giao tip khong trc tip gp g m thụng qua cỏc phng tin k thut 2.2 Yờu cu v s dng ngụn t v cỏc yu t phi ngụn t - S dng ngụn t Núi giao tip cn m bo cỏc yờu cu sau: + Chớnh xỏc, rừ rng + D hiu, cú sc thuyt phc 29 + Khỏch quan, lch s - Cỏc yu t phi ngụn t: + Ging núi + C ch + T th + Khong cỏch + V trớ 2.3 Mt s nhc im dn n vic núi kộm hiu qu núi cú hiu qu cn phi bit lng nghe nhm mc ớch tip nhn, phõn tớch thụng tin v trờn c s ú xõy dng thụng ip tr li cú hiu qu Cn lu ý khc phc mt s nhc im dn n vic núi kộm hiu qu: - Thúi quen phn hi sm cha suy ngh v phõn tớch k cng ni dung thụng ip v ý tng, mc ớch ca ngi chuyn ti thụng ip - Quỏn tớnh luụn luụn phn ng, chng i li ý kin ca ngi khỏc - Thúi quen hay ngt li ngi khỏc trỡnh by ý kin ca mỡnh - Núi khụng cú b cc rừ rng - Trỡnh by di dũng - Ni dung núi khụng mch lc, thiu lụgớc - Thiu s thuyt phc v h tr ngi nghe bng cỏc c ch minh phi ngụn t - Khụng kt lun - Kt lun khụng rừ rng - Thiu s quan tõm ti thỏi , trỡnh ca i tng giao tip K nng vit Khi vit cn tr li mt s cõu hi: - Mc ớch vit l gỡ? - Vit cho ai? Trỡnh ca i tng tip nhn thụng tin n õu? Cú ng u hay khụng? - Phm vi, thm quyn cu ngi vit n õu? - Hỡnh thc, phng thc chuyn ti v ngụn ng th hin ó phự hp hay cha? - Ni dung a cú tớnh kh thi nh th no? - Quan h gia ngi vit v ngi nhn th th no? Khi vit cn t yờu cu c bn v ngụn ng: - Rừ rng, sỏng sa - Ngn gn 30 - Xỏc ỏng - Hon chnh - Lch s, nhó nhn Ni dung vit nờn i thng vo trng tõm Vit xong cn c li v biờn k lng, khng nh iu ó vit nhm t c cỏc yờu cu v: - Mc tiờu - Ngụn ng s dng - Ni dung truyn t - Tớnh lụgớc - ỳng ng phỏp, chớnh t Cỏc yờu cu ú nhm lm cho ngi c hiu ỳng nhng gỡ m ngi vit nh vit II Vn gii cụng tỏc phũng cp xó - Nhn thc v gii hot ng phũng - Cụng tỏc cỏn b n hot ng phũng + Tuyn dng + o to, bi dng + B trớ, s dng + Ch , chớnh sỏch 31 [...]... (7) (Chữ ký, dấu) Nguyễn Văn A Ghi chú: (1) Tên cơ quan, tổ chức cấp trên (nếu có) (2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nớc ban hành văn bản (3) Chữ viết tắt tên loại văn bản (4) Chữ viết tắt tên cơ quan hoặc chức danh nhà nớc ban hành văn bản (5) Địa danh (6) Trích yếu nội dung văn bản (7) Quyền hạn, chức vụ của ngời ký nh Bộ trởng, Cục trởng, Giám đốc, Viện trởng ; Trởng hợp ký thay mặt tập... hạn, chức vụ của ngời ký (Chữ ký, dấu) Nguyễn Văn A Ghi chú: (1) Tên cơ quan, tổ chức cấp trên (nếu có) (2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nớc ban hành văn bản (3) Chữ viết tắt tên cơ quan hoặc chức danh nhà nớc ban hành văn bản (4) Địa danh (5) Trích yếu tờ trình (6) Cơ quan hoặc cá nhân nhận tờ trình (7) Nội dung tờ trình: Tùy thuộc vào nội dung vấn đề nhiều hay ít, đơn giản, phức tạp để phân... chỉ thị (5) Nội dung văn bản (6) Quyền hạn, chức vụ của ngời ký nh Bộ trởng, Viện trởng, Chánh án hoặc chức danh nhà nớc (Thủ tớng (Chính phủ)); đối với chỉ thị của Uỷ ban nhân dân phải ghi chữ viết tắt TM vào trớc tên Uỷ ban nhân dân; trờng hợp cấp phó đợc giao ký thay ngời đứng đầu cơ quan thì ghi chữ viết tắt KT vào trớc chức vụ của ngời đứng đầu, bên dới ghi chức vụ của ngời ký văn bản (7) Chữ viết... ký(8) (Chữ ký, dấu) Nguyễn Văn A Ghi chú: (1) Tên cơ quan, tổ chức cấp trên (nếu có) (2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nớc ban hành công văn (3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nớc ban hành công văn (4) Chữ viết tắt tên đơn vị hoặc bộ phận soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn (5) Địa danh (6) Trích yếu nội dung công văn (7) Nội dung công văn (8) Ghi quyền hạn, chức... hành quyết định thuộc về Uỷ ban nhân dân các cấp thì ghi Uỷ ban nhân dân (6) Các căn cứ trực tiếp để ban hành quyết định (7) Nội dung của quyết định (8) Quyền hạn, chức vụ của ngời ký nh Bộ trởng, Viện trởng, Chánh án hoặc chức danh nhà n ớc (Chủ tịch nớc, Thủ tớng (Chính phủ)); đối với quyết định của Uỷ ban nhân dân phải ghi chữ viết tắt TM vào trớc tên Uỷ ban nhân dân; trờng hợp cấp phó đợc giao ký... viết tắt TM vào trớc tên tên cơ quan, tổ chức hoặc tên tập thể lãnh đạo (VD: TM.ủy nhân dân, TM Hội đồng ); trờng hợp cấp phó đợc giao ký thay ngời đứng đầu cơ quan thì ghi chữ viết tắt KT vào trớc chức vụ của ngời đứng đầu, bên dới ghi chức vụ của ngời ký văn bản (8) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo và số lợng bản lu (nếu cần) (9) Ký hiệu ngời đánh máy, nhân bản và số lợng bản... phần, mục, khoản, điểm phù hợp: I, II, III , 1, 2, 3 , a, b, c (8) Nếu tờ trình lên cấp có thẩm quyền có trách nhiệm xem xét quyết định thì ghi ở (6) ghi cụ thể cơ quan, tổ chức, cá nhân Các cơ quan, tổ chức, cá nhân cần biết và lu văn bản ghi ở mục Nơi nhận (9) Thẩm quyền ngời ký: Ký thay mặt (TM.), ký thay (KT.) và các hình thức khác do ngời đứng đầu cơ quan, tổ chức phân công (thông thờng ngời... và số lợng bản phát hành (nếu cần) 17 b Quyt nh ca UBND * Khỏi nim Quyết định quy phạm pháp luật của UBND cấp xã đợc ban hành để quyết các định chủ trơng, biện pháp, chế độ thuộc thẩm quyền quản lý của mình, nhằm thực hiện các chủ trơng, chính sách của cấp trên và các Nghị quyết của HĐND cùng cấp * Trỡnh t, th tc son tho, ban hnh vn bn - Bc 1: Thnh lp nhúm son tho, xõy dng bn tho - Bc 2: Ly ý kin xõy... Lu: VT, (9) A.XX(10) quyền hạn, chức vụ của ngời ký (8) (Chữ ký, dấu) Nguyễn Văn A Ghi chú: (1)Tên cơ quan hoặc chức danh nhà nớc ban hành quyết định (2) Năm ban hành (3) Địa danh (4) Trích yếu nội dung quyết định (5) Nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về ngời đứng đầu cơ quan (Bộ trởng, Thủ tởng cơ quan ngang Bộ, Viện trởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Chánh án Toà án nhân dân tối cao) hoặc... dấu) Nguyễn Văn A Ghi chú: (1) Tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ơng; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phờng, thị trấn (2) Năm ban hành (3) Địa danh (4) Trích yếu nội dung nghị quyết (5) Các căn cứ khác để ban hành nghị quyết (6) Nội dung của nghị quyết (7) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo và số lợng bản lu (nếu cần) (8) Ký hiệu ngời đánh máy, nhân bản và số lợng ... danh (6) Trích yếu nội dung văn (7) Quyền hạn, chức vụ ngời ký nh Bộ trởng, Cục trởng, Giám đốc, Viện trởng ; Trởng hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo ghi chữ viết tắt TM vào trớc tên tên quan, tổ... Nguyễn Văn A Ghi chú: (1) Tên quan, tổ chức cấp (nếu có) (2) Tên quan, tổ chức chức danh nhà nớc ban hành văn (3) Chữ viết tắt tên loại văn (4) Chữ viết tắt tên quan chức danh nhà nớc ban hành văn. .. (Chữ ký, dấu) Nguyễn Văn A Ghi chú: (1) Tên quan, tổ chức cấp (nếu có) (2) Tên quan, tổ chức chức danh nhà nớc ban hành văn (3) Chữ viết tắt tên quan chức danh nhà nớc ban hành văn (4) Địa danh (5)