Bài giảng tin học nâng cao (microsoft access) chương 6 GV trần thanh san

Các khái niệm Report Sử dụng Report Wizard Sử dụng Report Design View Dùng để trình bày thông tin theo nhiều định dạng khác Có thể vừa thể liệu chi tiết vừa thể số liệu thống kê Báo biểu chi tiết dạng Tabular Báo biểu chi tiết dạng Columnar Báo biểu tổng hợp nhóm thống kê Dữ liệu Báo biểu trình bày nhiều dòng, dòng mẩu tin bảng Dữ liệu Báo biểu trình bày cột (một cột hiển thị nhãn cột hiển thị liệu) Dữ liệu Báo biểu trình bày theo nhóm tính toán, thống kê nhóm Report công cụ dùng thiết kế in ấn liệu hữu hiệu Access Hầu tất bạn muốn in in theo bố cục nào? Report đáp ứng Dữ liệu Báo biểu trình bày theo nhóm tính toán, thống kê nhóm Report Header/Footer Page Header/Footer Group Header/Footer Detail  Bước 2: Xây dựng nguồn liệu để in ấn cho report Report in thông tin gì? Phạm vi nào? Là câu hỏi phải trả lời bước cách thiết lập thuộc tính Record Source cho report Thông thường, report in liệu từ hay nhiều bảng từ kết query, tổng quát từ query Query xây dựng sẵn từ danh sách Queries dự án (chứa thẻ Queries)- bước chọn query cần in thuộc tính Record Source report:  Tuy nhiên query cần in tạo thân report (không hiển thị tên query thẻ Queries)- điều nên làm đảm bảo chắn report Khi nhấn chuột lên nút … thuộc tính Record Source:  Một cửa sổ thiết kế query làm nguồn liệu cho report xuất hiện: Hãy thiết lập thông tin cần in report query Thiết lập xong nhấn nút đóng cửa sổ thiết kế query (hoặc nhấn phím nóng Ctrl+W) chọn Yes hộp thoại sau: (3) Sử dụng công cụ Label Dùng chuột nhấp nút Label công cụ Toolbox thả lên vị trí cần đặt vào Report; Gõ vào nội dung tiêu đề cần in report; Có thể sử dụng công cụ Formatting để định dạng hộp liệu (4) Sử dụng công cụ Text box Text box ô dùng hiển thị liệu trường liệu (Field) đó, hiển thị liệu biểu thức (ví dụ tính Tổng tiền chẳng hạn) Cách sử dụng Textbox sau:  Bước 3: Đưa thông tin lên cửa sổ thiết kế report:  (1) Có nhiều loại thông tin phải đưa lên report Mỗi có ý định đưa thông tin lên, bạn phải trả lời câu hỏi: Đó thông tin gì? tiêu đề “DANH SÁCH CÁN BỘ” Sẽ đặt thông tin lên phần report? Đặt lên phần Page Header  (2) Theo ngầm định, cửa sổ thiết kế report xuất phần: Page header, Page footer Detail Nếu report thiết kế yêu cầu có Report header Report footer, hiển thị chúng cách: nhấn phải chuột lên cửa sổ thiết kế report chọn:  Dùng chuột nhấp nút Textbox công cụ Toolbox thả lên vị trí cần đặt vào Report;  Gõ vào nguồn liệu hiển thị lên Textbox thuộc tính Control Source Giá trị thuộc tính có thể: Hiển thị giá trị trường: Khi chọn trường muốn đưa thông tin vào (hình dưới):  Hoặc hển thị kết biểu thức Khi gõ biểu thức lên thuộc tính thường bắt đầu dấu “=”  Ví dụ: (5) Sử dụng cửa sổ Field List Danh sách trường liệu in report thể cửa sổ Field List (nếu chưa thấy hiển thị mở thực đơn View | Field List) Muốn in giá trị trường lên vị trí report dùng đối tượng Textbox giới thiệu dùng cửa sổ Field List cách: dùng chuột kéo trường cần in từ cửa sổ Field List thả lên vị trí cần in cửa sổ thiết kế report (nên làm theo cách thay dùng Textbox)  (6) Sử dụng công cụ Line Công cụ Line dùng để vẽ đường thẳng lên Report Rất hữu hiệu việc kẻ bảng biểu Sau nhập nút Line công cụ, thực kẻ cách di chuột  Với yêu cầu trên, cách sử dụng công cụ hướng dẫn thiết kế report sau: Trong đó: Textbox bao gồm ô đánh mũi tên dẫn Trong đó: - hoten, ngaysinh, tenchucvu, tenphongban tạo cách kéo từ cửa sổ Field List lên phần Detail;  Textbox đếm tổng số cán thiết lập thuộc tính Control Source =Count([hoten]), để phần Report footer Textbox để tự động đánh số thứ tự phải thiết lập sau: Control Source =1; thuộc tính Running sum Over Group Các hộp chữ lại dùng đối tượng Label; Toàn bảng biểu sử dụng đối tượng Line Chú ý đường kẻ phải nối khít với Nếu không khít tạo khe hở nét đứt(không liền nét) [...]... Phần này có thể có hoặc không có thông tin tuỳ vào người thiết kế Để tắt/mở Report Header : View  Report Header/Footer Report Footer: cuối báo biểu, chỉ xuất hiện một lần trên trang cuối cùng ở cuối trang Để tắt/mở Report Footer : View  Report Header/Footer Page Header: Tiêu đề của trang, xuất hiện ở đầu của mỗi trang Phần này có thể có hoặc không có thông tin tuỳ vào người thiết kế Để tắt/mở Page... một nguồn dữ liệu cần in cụ thể Các bước chuẩn bị trước khi tạo Report Tạo Report đơn giản Tạo Report có 1 nhóm Bước 1:  Xác định thông tin được trình bày theo dạng nào?  Nếu báo biểu có phân nhóm, cần xác định thêm: Có bao nhiêu nhóm? Nhóm theo thông tin nào? Bước 2  Thành phần nào của báo biểu được sử dụng  Xác định các bảng dùng làm nguồn dữ liệu cho báo biểu Bước 1: Tạo mới báo biểu... thức sắp xếp tăng hay giảm Bước 5: Lựa chọn dạng hiển thị báo biểu   Lựa chọn báo biểu dạng Tabular, Columnar hay Justified Lựa chọn cách trình bày báo biểu trên khổ giấy dọc hay khổ giấy ngang Bước 6: Lựa chọn định dạng cho báo biểu  Lựa chọn một trong các định dạng có sẵn Bước 7: Xác định tiêu đề cho báo biểu  Nhập nội dung chuỗi tiêu đề cho báo biểu và nhấn Finish để hoàn tất Kết quả Bước... Field cần nhóm dữ Ưu tiên nhóm theo cột Mã số (ví dụ: MSHD) Bước 5: Lựa chọn Field cần sắp xếp dữ liệu (nếu cần)   Lựa chọn các Field cần sắp xếp dữ liệu Lựa chọn cách thức sắp xếp tăng hay giảm Bước 6: Lựa chọn dạng hiển thị báo biểu   Lựa chọn dạng báo biểu trong Layout Lựa chọn cách trình bày báo biểu trên khổ giấy dọc hay khổ giấy ngang Bước 7: Lựa chọn định dạng cho báo biểu  Lựa chọn một ...  Bước 3: Đưa thông tin lên cửa sổ thiết kế report:  (1) Có nhiều loại thông tin phải đưa lên report Mỗi có ý định đưa thông tin lên, bạn phải trả lời câu hỏi: Đó thông tin gì? tiêu đề “DANH... công cụ Toolbox sau thiết lập thuộc tính phù hợp với mục đích; (2) Thanh công cụ Toolbox- nơi chứa đối tượng giúp đưa thông tin cần thiết lên report Chức cách làm việc công cụ gần giống với làm... Tạo Report có nhóm Bước 1:  Xác định thông tin trình bày theo dạng nào?  Nếu báo biểu có phân nhóm, cần xác định thêm: Có nhóm? Nhóm theo thông tin nào? Bước  Thành phần báo biểu sử dụng