skkn ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN lý văn bản HÀNH CHÍNH tại TRUNG tâm GDTX TỈNH

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI TRUNG TÂM GDTX TỈNH I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Công tác quản lý văn hành chiếm vị trí vai trò quan trọng hoạt động quản lý hành nhà nước quan Có thể hiểu, công tác văn thư công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức; công tác lưu trữ nhiệm vụ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức cách khoa học hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng quan xã hội Công tác quản lý văn hành góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hoá, xã hội; cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan; giúp cho cán bộ, công chức quan nâng cao hiệu suất công việc giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân; tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực quan, tổ chức, cá nhân; góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra giám sát, bảo vệ bí mật thông tin có liên quan đến quan, tổ chức, doanh nghiệp bí mật quốc gia,… Nhận thức tầm quan trọng công tác quản lý văn hành hoạt động quản lý hành Trung tâm, năm qua Trung tâm tập trung hoàn công tác quản lý văn hành ngày có nề nếp; hệ thống tổ chức văn thư, lưu trữ Trung tâm tiếp tục hoàn thiện Nâng cao trình độ ứng dụng sử dụng công cụ CNTT, bước tạo thói quen làm việc môi trường mạng sử dụng thông tin điện tử, bên cạnh nâng cao trình độ quản lý, góp phần tạo thay đổi đột phá quy trình xử lý thông tin, giải công việc cán bộ, công chức với hỗ trợ hiệu phần mềm hoạt động mạng, bước góp phần thực cải cách hành II TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ TÀI Cơ sở lý luận Về hiểu, công tác quản lý văn hành công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức Nội dung công tác bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan; lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý, sử dụng dấu văn thư Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu thông tin, tài liệu xử lý trước quan trọng để hình thành nên văn Các tài liệu lưu trữ tốt nguồn cung cấp thông tin có giá trị pháp lý, xác kịp thời cho người soạn thảo văn Trên thực tế, quan quản lý nhà nước rút ngắn thời gian ban hành định, giải kịp thời, đắn yêu cầu công dân đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ Công việc quan tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thận hay không Như vậy, thực tốt công tác quản lý văn hành góp phần thúc đẩy thực tốt công tác văn thư Ngược lại, thực tốt công tác văn thư góp phần thực tốt công tác quản lý văn hành Cụ thể việc quản lý văn lập hồ sơ hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực tốt công tác quản lý văn hành Nếu hồ sơ lập khoa học tiết kiệm thời gian, công sức tạo điều kiện thuận lợi để công tác quản lý văn hành phát triển, từ bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Trong hoạt động quản lý văn hành nhà nước nay, lĩnh vực, hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với công tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó, vai trò công tác văn thư lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước quan trọng, cần ứng dung công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn hành - Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy nahn chóng phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Đồng thời cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý Trung tâm cho học viên sinh viên - Giúp cho cán bộ, công chức quan nâng cao hiệu suất công việc giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, qua cán bộ, công chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu công việc ngày nâng cao mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta Nội dung, biện pháp thực giải pháp đề tài -Từ thực tế vừa nêu qua thời gian công tác nhận thấy Để làm tốt công việc quản lý văn hành đòi hỏi người làm công tác cần phải hiểu công tác văn thư toàn công việc soạn thảo, ban hành, tổ chức giải quản lý văn theo phạm vi, nhiệm vụ chức đơn vị cách nhanh chóng, xác Người làm công tác phải động, sáng tạo tâm niệm làm tốt công tác văn thư hành nhằm giúp cho việc giải công việc quan nhanh chóng, xác, đường lối, chế độ Đồng thời giúp cho việc quản lý, đạo kiểm tra công việc quan chặt chẽ Tạo điều kiện bảo vệ bí mật Đảng Nhà nước Góp phần tiết kiệm công sức, thời gian, nguyên vật liệu làm văn trang thiết bị dùng trình xây dựng ban hành văn Góp phần giữ gìn tài liệu có giá trị lĩnh vực quan nhằm để phục vụ cho việc tra cứu, giải công việc trước mắt nộp vào lưu trữ để nghiên cứu sử dụng lâu dài -Ngoài người làm nhiệm vụ công tác văn thư, văn phòng phải cần nắm vững nội dung công tác văn thư là: +Nhận vào sổ công văn đến +Scan công văn đến thành file lưu trữ máy vi tính +Nghiên cứu, phân phối, giải theo dõi việc giải công văn đến +Nghiên cứu dự thảo công văn +Thủ trưởng sửa chữa duyệt dự thảo +Đánh máy công văn +Thủ trưởng xem lại, ký tên đóng dấu +Vào sổ gửi công văn +Làm hồ sơ sổ sách ghi chép tài liệu +Lập hồ sơ lưu trữ hồ sơ -Từ chổ nắm nội dung yêu cầu công tác văn thư mạnh dạng áp dụng vào thực tiễn công tác công việc hàng ngày tổ chức quản lý công văn đến sau: + Dùng nhiều hình thức biện pháp tổ chức tuyên truyền giáo dục trị tư tưởng cho cán giáo viên, công nhân viên trường học tập nghiên cứu văn bản, Nghị Đảng sách pháp luật nhà nước, dùng nhiều hình thức giáo dục nhân cách, nêu cao truyền thống dân tộc ta, xây dựng tốt đội ngũ có tinh thần tâm đoàn kết tương trợ lẫn để tiến + Phối kết hợp với ban ngành đoàn thể trang bị cho đội ngũ cán giáo viên công nhân viên nguồn trị tư tưởng dồi dào, nguồn kiến thức cao quý, sâu rộng đoàn kết tìm hiểu, học tập nghiên cứu phát huy nguồn lực Nghị Trung ương Đảng, Nghị Đảng cấp vững bước tiến lên đường công nghiệp hoá, đại hoá đất nước + Tổ chức nhiều Hội nghị tuyên truyền giáo dục ý nghĩa, lợi ích tầm quan trọng việc “Thực tốt nề nếp làm việc văn phòng” nhiều phương pháp, hình thức đa dạng, phong phú nhằm nâng cao nhận thức, hiểu biết sâu sắc tổ chức tư tưởng cá nhân Từ phát huy mạnh mẽ, nâng cao chất lượng hiệu công tác tình hình Như biết đất nước ta nghèo, thời kỳ hội nhập Việc đầu tư cho ngành giáo dục thấp, nhiều thiếu thốn Các năm gần Đảng, Nhà nước ta có đẩy mạnh việc đầu tư cho giáo dục Xây dựng nhiều điểm trường khang trang đủ phục vụ cho công tác giảng dạy Trước tình hình cán làm công tác văn thư mạnh dạng đưa ý kiến tổ chức xếp lại nơi làm việc Bàn ghế để có ngăn nắp, tủ, bàn vi tính xếp vị trí thuận tiện làm việc… Sau xếp văn phòng trở nên ngăn nắp tạo không khí thoải mái, có khách đến liên hệ công tác tạo tâm lý tin tưởng nơi làm việc Về chuyên môn nghiệp vụ văn thư Là chuyên viên kiêm nhiệm thêm công tác văn thư để công việc ngày trôi chảy phải tìm tòi học hỏi qua sách báo, tài liệu, qua bạn đồng nghiệp học tập rút kinh nghiệm đơn vị trường bạn làm tốt áp dụng đơn vị Sau thời gian áp dụng CNTT, văn – đến quản lý chặt chẽ, không mát Thực trạng việc tiếp nhận, lưu trữ loại văn đạo cấp trung tâm nên nhận công tác nhận thấy nhiều bề bộn Qua thời gian tìm hiểu, lên kế hoạch phân tích vấn đề tồn động để từ có hướng giải Cụ thể sau: a Tổ chức quản lý công văn đến + Văn đến giấy - Khi có công văn chuyển đến người trực tiếp tiếp nhận đăng ký có theo dõi công văn đến từ nguồn (người nhận…).Kiểm tra sơ có phải công văn gởi cho đơn vị không phân loại hồ sơ (ghi vào sổ, scan để lưu trữ vào máy) Công văn đến phân thành tháng theo ngày tháng công văn , theo số thứ tự Văn đến giấy sau scan văn thư quan giữ lại lưu thành file nằm thư mục (VD : Sở GD&ĐT , sở ban ngành, UBND tỉnh Đồng nai) Sau ghi công văn đến (đây việc làm cần thiết để xác định công văn qua phận văn thư, biết ngày công văn đến, giúp cho việc tìm kiếm sau dễ dàng) Tiếp tục vào sổ công văn đến theo mẫu: SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN STT Ngày Nơi gởi đến CV Số &KH CV Ngày, tháng CV Trích yếu nội dung CV Nơi nhận, Ký người nhận nhận 1 ……… …… …… ……… ……… ……… … ……… …… …… ……… ……… ……… … + Tra cứu công văn cần đến : - Từ trang nhập theo mẫu công văn đến ta dùng Hyperlink liên kết với trang văn Đã scan lưu thư mục với tên quan chủ quản Vd : ta muốn tìm công văn số Sở nội vụ, nhắp chuột vào mục lên mẫu công văn cần tìm + Văn đến qua mạng - Khi nhận văn đến qua mạng Kiểm tra tính xác thực nguồn gốc nơi gửi toàn vẹn văn chờ ý kiến phân phối, văn thư quan chuyển văn giấy cho CBCCVC chuyên môn giao chủ trì giải Loại văn phải scan thực theo quy định quan Và lưu lại với thư mục riêng - Chuyển cho người có trách nhiệm cho ý kiến phân phối văn đến (lãnh đạo văn phòng lãnh đạo quan, tổ chức) b.Tổ chức giải công văn - Công văn văn bản, báo cáo, thông báo…được quan đơn vị phát hành trình thực chức năng, nhiệm vụ gởi đến quan đơn vị, cá nhân quan - Thủ trưởng người chịu trách nhiệm việc ban hành giải công văn quan - Những công văn trước ký gửi phải kiểm tra kỹ mặt thể thức thủ tục - Những công văn quan gửi để lưu hành nội phải qua phận văn thư để đăng ký vào sổ công văn xếp vào hồ sơ lưu công văn - Công văn chuyển nhiều cách luôn lúc văn thư phải vào sổ chuyển công văn, người nhận công văn mang phải ký nhận vào sổ - Ngoài ra, quan số giấy tờ khác như: Giấy đường, giấy giới thiệu, giấy xác nhận…đều phải quản lý chặt chẽ, đồng thời phải vào sổ để tiện cho việc theo dõi Do tính đặc thù lập sổ riêng biệt để quản lý chặt chẽ loại giấy tờ, tài liệu,… - Công văn phải lưu hai nơi: Văn thư nơi thảo công văn - Sổ công văn lập thành nhiều sổ đánh số từ 1, SỔ CÔNG VĂN ĐI ST Ngày, tháng Trích yếu nội T 1 công văn ………… dung ……… nhận ………… ……… …… ………… ……… … …… Nơi nhận Đơn vị người ……… Ghi + Tra cứu công văn cần : - Từ trang nhập theo mẫu công văn đi, tìm đến cột chọn nơi lưu nhấp vào liên kết , có đường dẫn đến nơi lưu văn III HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ TÀI - Công tác quản lý văn hành làm tốt góp phần tích cực trình hội nhập nói chung, nâng cao hiệu lực, hiệu hoạt động quản lý hệ thống hành nhà nước nói riêng, lẽ, làm tốt công tác văn thư đảm bảo thông tin thông suốt, xác, kịp thời cho hoạt động quản lý quan Nếu khâu công tác văn thư triển khai tốt, tiếp nhận, chuyển giao, giải văn kịp thời xác; soạn thảo văn đảm bảo chất lượng; đăng ký văn đi, đến rõ ràng đầy đủ; lập hồ sơ hành hợp lý; quy định văn chấp hành nghiêm chỉnh nâng cao hiệu quả, chất lượng hoạt động quan nói riêng hoạt động quản lý nhà nước nói chung Mặt khác, việc làm tốt công tác quản lý văn hành góp phần tích cực vào việc ngăn ngừa tệ quan liêu, giấy tờ- thói quen cố hữu máy hành nước ta Có thể coi biện pháp hữu hiệu làm thay đổi phương thức điều hành hoạt động quan hành nhà nước Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn hành chính, Trung tâm xây dựng sở liệu với 450 hồ sơ/ năm, gần 200 file văn toàn văn Khi cần giúp tìm kiếm nhanh Qua đó, tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, đáp ứng tốt cho yêu cầu nhiệm vụ quan IV ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG Một sô kiến nghị : Nhận thức rõ tác động việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn hành việc làm cần thiết Với lý trên, để đáp ứng yêu cầu giai đoạn hội nhập, kiến nghị số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu công tác quản lý văn hành chính: Về quản lý nhà nước công tác quản lý văn hành - Hoàn thiện mô hình quản lý văn hành giai đoạn hội nhập quốc tế, xây dựng ban hành đồng văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, hành văn phòng; đặc biệt xây dựng hoàn thiện hệ thống thuật ngữ văn thư, làm sở xây dựng quy trình hệ thống quản lý chất lượng cho hoạt động văn thư quan; Ở đây, xem xét đến mô hình tổ chức công tác văn thư nay, nói chưa đáp ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập quốc tế, thời kỳ phát triển vũ bão khoa học công nghệ, việc cần làm hoàn thiện mô hình tổ chức công tác văn thư cho phù hợp Đồng thời, nâng cao nhận thức cán lãnh đạo cán thừa hành xây dựng chế trách nhiệm rõ ràng Mô hình tổ chức văn thư cần phải tính đến hoạt động môi trường điện tử, cách lập hồ sơ sao, lưu liệu Trên sở phân tích, đánh giá khắc phục hạn chế hệ thống quản lý hành hệ thống quản lý quy trình nghiệp vụ quan nhà nước Đây thực chất hình thức rà soát thủ tục hành nhằm xây dựng quy trình xử lý công việc khoa học, hợp lý, phương pháp làm việc khoa học, xác định rõ việc (làm gì); rõ người (ai làm); rõ cách làm (theo trình tự nào, theo quy định nào, theo biểu mẫu nào…); đảm bảo sở, pháp lý để người lãnh đạo kiểm soát trình giải công việc nội quan Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng không ngừng nâng cao chất lượng hiệu công tác văn thư, khắc phục tồn phổ biến lâu quan hành nhà nước làm theo thói quen, kinh nghiệm, tuỳ tiện Đây 10 hoạt động có ý nghĩa thiết thực trình hội nhập quốc tế Trong thời điểm nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư dừng việc đánh máy, in văn (thay máy chữ trước kia) đăng ký văn đi, đến (thay cách đăng ký sổ) Việc quản lý xử lý văn qua mạng máy tính chưa triển khai triệt để Các khâu nghiệp vụ cụ thể văn thư soạn thảo xử lý văn bản, lập hồ sơ hành, theo dõi giải văn coi quy trình cần chấn chỉnh Trong đó, khâu quy trình nghiệp vụ công tác văn thư nhờ trợ giúp công nghệ thông tin để tiết kiệm thời gian, công sức Đầu tư nâng cấp sở vật chất, cung cấp trang thiết bị đại, tiêu chuẩn phục vụ công tác văn thư, cải thiện môi trường làm việc cho cán làm công tác văn thư, tạo điều kiện nâng cao chất lượng, hiệu cho công tác văn thư đáp ứng yêu cầu trình hội nhập V TÀI LIỆU THAM KHẢO - HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH Các yêu cầu chức năng, tính kỹ thuật (kèm theo công văn số 1654 /BTTTT-ƯDCNTT Ngày 27 /5/2008 Bộ Thông tin Truyền thông) NGƯỜI THỰC HIỆN (Ký tên ghi rõ họ tên) Trần Thị HIền 11 [...]... thực trong quá trình hội nhập quốc tế hiện nay Trong thời điểm hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư hầu như mới chỉ dừng ở việc đánh máy, in văn bản (thay máy chữ trước kia) và đăng ký văn bản đi, đến (thay cách đăng ký bằng sổ) Việc quản lý và xử lý văn bản qua mạng máy tính còn chưa được triển khai triệt để Các khâu nghiệp vụ cụ thể trong văn thư như soạn thảo và xử lý văn. .. thiện môi trường làm việc cho cán bộ làm công tác văn thư, tạo điều kiện nâng cao chất lượng, hiệu quả cho công tác văn thư đáp ứng được yêu cầu của quá trình hội nhập V TÀI LIỆU THAM KHẢO - HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH Các yêu cầu cơ bản về chức năng, tính năng kỹ thuật (kèm theo công văn số 1654 /BTTTT-ƯDCNTT Ngày 27 /5/2008 của Bộ Thông tin và Truyền thông) NGƯỜI THỰC HIỆN (Ký tên và ghi rõ... soạn thảo và xử lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành, theo dõi giải quyết văn bản được coi là một quy trình cần được chấn chỉnh Trong khi đó, mọi khâu trong quy trình nghiệp vụ của công tác văn thư đều có thể nhờ sự trợ giúp của công nghệ thông tin để tiết kiệm thời gian, công sức 3 Đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất, cung cấp trang thiết bị hiện đại, đúng tiêu chuẩn phục vụ công tác văn thư, cải thiện môi ... lý luận Về hiểu, công tác quản lý văn hành công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức Nội dung công tác bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản; ... tốt công tác quản lý văn hành góp phần thúc đẩy thực tốt công tác văn thư Ngược lại, thực tốt công tác văn thư góp phần thực tốt công tác quản lý văn hành Cụ thể việc quản lý văn lập hồ sơ hành. .. phương thức điều hành hoạt động quan hành nhà nước Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn hành chính, Trung tâm xây dựng sở liệu với 450 hồ sơ/ năm, gần 200 file văn toàn văn Khi cần