Kỹ Thuật Tổ Chức Công Sở

KỸ THUẬT TỔ CHỨC CÔNG SỞ GIỚI THIỆU MÔN HỌC Nhằm cung cấp kiến thức công sở kỹ thuật ĐHCS, trọng tâm: + Những vấn đề công sở + Các nội dung chủ yếu KTĐHCS + Phương hướng, biện pháp đổi KTHC • CCHC + Từ đó, rèn kỹ tổ chức công việc cá nhân, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu hoạt động CS GIỚI THIỆU MÔN HỌC (tt) o Chương I: CS hoạt động chủ yếu CS o Chương II: Kỹ thuật điều hành công sở o Chương III: Phương hướng biện pháap nâng cao hiệu điều hành CS Chg I KHÁI NIỆM CÔNG SỞ  “Các tổ chức mang tính công ích NN công nhận thành lập, chòu điều chỉnh luật hành luật khác có ý nghóa công sở“ (PGS, TSKH Nguyễn Văn Thâm)  Công sở hiểu mặt: + Về nội dung công việc + Về hình thức tổ chức Chg I KHÁI NIỆM CÔNG SỞ (tt) • * Phân biệt: Cơ quan/ Công sở • * Các loại công sở: - Công sở hành • - Công sở nghiệp • - Công sở tổ chức khác • Chg I ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CS • Có vò trí pháp lý đònh • Thực chức năng, nhiệm vụ cụ thể Nhà nước quy đònh chòu kiểm sóat quan NN có thẩm quyền • Hoạt động nhiều mối quan hệ nhằm đảm bảo qủan lý tập trung thống phối hợp chặt chẽ ngành, cấp, vùng lãnh thổ, CS Chg I ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CS (tt) Phục vụ lợi ích công, lợi ích Nhà nước, không vụ lợi Có điều kiện phương tiện cần thiết để thực công vụ: - Thẩm quyền • - Tổ chức - Nhân • - Tài - Tài sản • Chg I NHIỆM VỤ CHUNG CỦA CS Quản lý công vụ theo pháp luật Tổ chức nhân sự, phối hợp công việc phận CS Tổ chức công tác thông tin Kiểm tra, theo dõi công việc CB, CC Tổ chức giao tiếp Quản lý tài sản, ngân sách, hậu cần Góp phần xây dựng pháp luật Và số nhiệm vụ khác Chg I VAI TRÒ CỦA CS TRONG QLNN o Là 1/5 công cụ họat động QLNN: Công vụ - Công chức - CSû - Công sản - QĐHC o Là 1/4 yếu tố cấu thành công vụ: Thể chế - Chính sách, chế độ công chức - CS Hệ thống tổ chức quản lý CV, CC o Là nơi diễn họat động NN, mặt quan NN Chg I MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU CỦA TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CS • • • • • Nâng cao hiệu lực, hiệu hoạt động công sở Phải hoạt động theo pháp luật Đảm bảo cho CS có khả phát triển bền vững Góp phần nâng cao trình độ CB,CC Xây dựng nề nếp làm việc khoa học BỐ TRÍ BÀN HỌP Bố trí chỗ ngồi kiểu “kim” Bố trí kiểu “mộc” Bố trí kiểu “hỏa” Bố trí theo kiểu “thủy” Bố trí theo kiểu “thổ” 8.8 M«I trêng lµm viƯc c«ng së Ánh s¸ng, mµu s¾c: - TÝnh to¸n tiªu chn chiÕu s¸ng hỵp lý (lux) - Đé chiÕu s¸ng phï hỵp víi tõng lo¹i phßng - C¸ch bè trÝ chiÕu s¸ng: Tù nhiªn hc ®Ìn - Sư dơng mµu s¬n phßng, trÇn nhµ phï hỵp Kh«ng khÝ ” nhiƯt ®é: - Đảm bảo nhiƯt ®é phßng lµm viƯc theo Tiªu chn c¸c th«ng sè vi khÝ hËu phßng Bé XD ban hµnh ngµy 25/2/2004: + Thêi kú l¹nh: nhiƯt ®é tiƯn nghi 21,5 ” 24,5 + Thêi kú nãng: 24 ” 28 + Đé Èm t¬ng ®èi: 75 ” 80% - Đảm bảo ®é th«ng tho¸ng, ®é s¹ch cđa kh«ng khÝ 8.8 M«I trêng lµm viƯc c«ng së (tt) Tiếng động (Độ ồn) - Đảm bảo tuân theo tiêu chuẩn: 20 – 30d: lao động trí óc 50d: môi trường văn phòng Từ 90d: nguy hiểm cho sức khỏe, vv… - Phòng chống: + Các biện pháp thông thường + Các biện pháp đại 8.9 Trang thiÕt bÞ, ph¬ng tiƯn lµm viƯc Yªu cÇu chung: - ThÝch hỵp víi tõng lo¹i c«ng viƯc - T¹o m«i trêng văn hãa cho c«ng së - TiÕt kiƯm - Kh«ng ngõng hiƯn ®¹i hãa C¸c thiÕt bÞ th«ng dơng: - ThiÕt bÞ so¹n thảo VB - ThiÕt bÞ sao, in VB - ThiÕt bÞ trun ph¸t VB - ThiÕt bÞ xư lý th«ng tin - ThiÕt bÞ viƠn th«ng - C¸c vËt dơng văn phßng, v.v” Chg III PH HƯỚNG & BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QỦA ĐỀ I U HÀNH CS Phương hướng chung 1.1 Nhận thức tầm quan trọng công sở & KTĐH công sở 1.2 Tiếp tục thực Đề án đổi phương thức điều hành & HĐH công sở 1.3 Thực đồng biện pháp đổi KTĐH CCHCNN ĐỀ ÁN ĐỔI MỚI PHƯƠNG THỨC ĐIỀU HÀNH & HĐH CÔNG SỞ 2.1 Yêu cầu Đề án Xác đònh rõ PTĐH quan HCNN Nâng cao chất lượng p/hợp, làm rõ nguyên tắc làm việc, xiết chặt kỷ luật, kỷ cương hành Quy chế hóa, ch/hóa, c/khai hóa quy trình g/q công việc Thống hệ thống biểu mẫu, giấy tờ HC Xây dựng QH tổng thể CS, đầu tư xây dựng, sửa chữa, nâng cấp CS Tiêu chuẩn hóa chế độ TTB, phương tiện làm việc ĐỀ ÁN ĐỔI MỚI PTĐH & HĐH CS 2.2 THIẾU SÓT VỀ PTĐH HĐH CS TRONG HỆ THỐNG HCNN Phương thức điều hành nhiều bất cập, vừa tập trung quan liêu vừa phân tán Phân công, phân cấp thiếu rành mạch Trật tự, kỷ cương chưa nghiêm Phối hợp công việc yếu Quy chế làm việc thiếu, chưa thống Quy trình làm việc chưa chuẩn hóa, công khai hóa Họp giấy tờ hành nhiều ĐỀ ÁN ĐỔI MỚI PTĐH & HĐH CS 2.2 THIẾU SÓT VỀ PTĐH HĐH CS (tt) Đầu tư, xây dựng CS thiếu QH, tùy tiện, tốn HĐH công sở thiếu tính đồng bộ, chuẩn hóa, chưa phù hợp, hiệu thấp 10 Nhận thức HĐH CS xây cất trụ sở, mua sắm TTB, không thiết thực ĐỀ ÁN ĐỔI MỚI PTĐH & HĐH CS 2.3 NỘI DUNG ĐỀ ÁN CỦA TTCP Nâng cao chất lượng phối hợp công việc Rà sóat, đánh giá, xây dựng tốt QCLV Thí điểm, triển khai áp dụng ISO vào quan HCNN Cải tiến hội họp, giảm giấy tờ, mẫu hóa VBQLNN Xây dựng quy họach hệ thống CS Xây dựng, nâng cấp hệ thống CS Xây dựng thực chế độ trang thiết bò, phương tiện làm việc CÁC BIỆN PHÁP ĐỔI MỚI KỸ THUẬT HÀNH CHÍNH Xây dựng quy trình chuẩn, mô hình mẫu ĐH hoạt động công sở Tăng cường sử dụng thiết bò xử lý công việc đạt hiệu cao Xây dựng đònh mức, thực tiêu chuẩn hóa Đổi mới, đại hóa văn phòng Tăng cường đổi kiểm tra, kiểm soát công việc Tăng cường bồi dưỡng kỹ hành CHÚC CÁC BẠN THÀNH CÔNG Xin cảm ơn ! [...]... Xác đònh nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng CB,CC + Xác đònh các yếu tố làm ảnh hưởng đối với công việc + ®ánh giá CB,CC và kết quả công việc > Giúp xây dựng các công cụ quản lý nhân sự: bản phân tích công việc, bản mô tả công việc, bản yêu cầu c/môn đối với công việc, bản tiêu chuẩn kết quả công việc • 1.6 CÁC KIỂU PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC • + Theo chuyên môn hóa • + Theo các tiêu chuẩn và đònh mức cụ thể • + Theo... công việc và các hành vi cần thiết để thực hiện công việc” + Là một quá trình thu thập và xử lý các thông tin về công việc một cách có hệ thống + Là quá trình xem xét về đặc điểm, tính chất • của từng công việc lớn, nhỏ để tiến hành phân công công việc hợp lý 1.5 MỤC ĐÍCH PHÂN TÍCH CV > ®Ĩ tỉ chøc c«ng viƯc khoa häc, hỵp lý > Để lựa chọn và sắp xếp, phân công CB, CC hợp lý •> Làm cơ sở đểà: + Xác đònh... 7 NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG SỞ • • • • • 1 2 3 4 5 Công khai Liên tục Có sự phân công rõ ràng Dân chủ hóa trong điều hành Tuân thủ pháp luật Chg II 1 KHÁI NIỆM KỸ THUẬT ĐIỀU HÀNH  Kỹ thuật điều hành: phương pháp, cách thức tổ chức và điều hành công việc  Nghiệp vụ hành chính: kỹ năng mang tính chuyên môn riêng của một nghề  KTĐH gắn với khái niệm Công nghệ hành chính” Chg II 2 VAI TRÒ... 2 Nội dung công việc phải rõ ràng 3 Mỗi công việc phải có ý nghóa tới toàn bộ nhiệm vụ chung của cơ quan 4 Tạo khả năng sáng tạo cho CB, CC 5 Tạo được khả năng hợp tác khi g/q c/việc 6 Tạo khả năng kiểm tra công việc thuận lợi 1.3 CÁC PHƯƠNG PHÁP THIẾT KẾ CÔNG VIỆC • * Theo dây chuyền • * Theo nhóm • * Theo từng cá nhân 1 4 KHÁI NIỆM PHÂN TÍCH CV + “Là quá trình đánh giá, xác đònh các công việc và... nhóm • + Theo đòa bàn họat động 2.1 Ý NGHĨA CỦA TCĐH CÔNG VIỆC • - Hiện thực hóa mục tiêu h/động của CSù tích, • - Là khâu triển khai việc thiết kế, phân phân công c/việc và sử dụng các công cụ, phương tiện, phương pháp trong quản lý vào hoạt động CS quả • - Là tác động trực tiếp đến hiệu lực, hiệu của hoạt động của CS 2.2 CÁC NGUYÊN TẮC ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC a Mệnh lệnh điều hành phải thống nhất, phù... bảo tính dân chủ • MẤY VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý TRONG TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH CV 1 Nắm vững và vận dụng tốt các nguyên tắc điều hành công việc 2 Thực hiện chế độ ủy quyền, phân cấp giải quyết công việc hợp lý 3 Thực hiện tốt sự phối hợp trong công việc 4 Thực hiện tốt chế độ kiểm tra, kiểm sóat công việc 3.1 KHÁI NIỆM KẾ HOẠCH - Là VB trình bày có hệ thống, dự kiến tổ chức thực hiện một c/tác, một c/việc của CQ,... dung từng hoạt động • - Cá nhân, đơn vò thực hiện • • • 3.7 QUY TRÌNH LẬP KH (tt) • Bước 4 Lập lòch trình các hoạt động: • - Thứ tự ưu tiên công việc • - Lòch trình công việc theo thời gian • - Thời gian thực hiện từng công việc • - Thời gian giao nhau của nhiều công việc 3.7 QUY TRÌNH LẬP KH (tt) Bước 5 Thiết lập biểu đồ Gant: Tổng thể – Tiến độ – Cường độ Bước 6 Xác đònh các nguồn lực, điều kiện:... lượng cao chất Chg II 2 VAI TRÒ CỦA KT ĐIỀU HÀNH (tt) + “Của cải duy nhất, đó là phương pháp” (Fridrich Nietzche - Đức) + “Thành công nghề nghiệp của bạn tùy thuộc vào hiệu lực các công cụ và kỹ thuật tổ chức của bạn” (Daniel Ollivier – Pháp) + Hồ Chủ tòch: Cách tổ chức công việc là 1/4 yếu tố thành bại của một CQ,TC Chg II 3 ĐẶC ĐIỂM CỦA KỸ THUẬT ĐIỀU HÀNH NGÀY NAY • 1 Không ngừng đổi mới nhằm đáp... hóa Chg II 4 NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA KTĐH CS • • • • • • • • 1 Thiết kế, phân tích và phân công c/việc 2 Tổ chức điều hành c/việc 3 Xây dựng KH và làm việc theo KH 4 Xây dựng quy chế làm việc 5 Tổ chức hội họp 6 Kiểm tra, kiểm sóat công việc 7 Xây dựng văn hóa tổ chức CS 8 Bảo đảm điều kiện làm việc 1 1 KHÁI NIỆM THIẾT KẾ CÔNG VIỆC o “Cách thức xác đònh những n/vụ kết hợp với nhau để tạo thành các c/việc... đề tới đâu giải quyết tới đó” (Richard Sloma) • 3.3 TÁC DỤNG CỦA KH - Làm rõ mục tiêu, nhiệm vụ trong mọi họat động quản lý - Là công cụ để QL, TC mọi h/động của CS - Giảm độ bất đònh, tăng tính chủ động trong quản lý, lãnh đạo - Giúp tiết kiệm trong hoạt động của CS - Là công cụ để kiểm tra, đánh giá c/việc 3.4 THỰC TRẠNG LẬP KH HIỆN NAY + Có nhiều tiến bộ trong thời kỳ đổi mới + Nhận thức chưa đầy