Hoạch Định Và Tổ Chức Công Việc Hành

CHƯƠNG 2HOẠCH ĐỊNH & TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG I.. HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGI.1 Khái niệm Hoạch định : là quá trình xác định mục tiêu, chọn lựa giải pháp,

CHƯƠNG 2

HOẠCH ĐỊNH & TỔ CHỨC CÔNG VIỆC

HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

I HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH

II TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH III TỔ CHỨC KHÔNG GIAN LÀM VIỆC

I HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

I.1 Khái niệm

Hoạch định : là quá trình xác định mục

tiêu, chọn lựa giải pháp, công cụ, hình thành kế hoạch và chương trình hành động để thực hiện có hiệu quả những mục tiêu đã đề ra.

Hoạch định là chức năng đầu tiên của quá trình quản trị, ảnh hưởng đến các chức năng khác.

Hoạch định có 3 đặc trưng cơ bản

1 Hoạch định gắn liền với dự báo, do đó

2 Hoạch định luôn hướng tới tương lai trên

cơ sở đánh giá quá khứ và hiện tại

3 Tùy theo độ dài của mục tiêu mà chúng

ta có hoạch định dài hạn hay hoạch định ngắn hạn

I HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Hoạch định công việc hành chính : là quá

trình xác định mục tiêu nhiệm vụ và xây dựng kế hoạch hành chính nhằm bảo đảm cho hệ

thống hành chính doanh nghiệp thực hiện đúng chức năng và nhiệm vụ của mình.

Kế hoạch hành chính : là kết quả của quá

trình hoạch định hành chính, nó là cơ sở để phối hợp hoạt động của bộ máy quản lý của DN

I HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Những đặc điểm của kế hoạch hành chính :

1 Thường rơi vào tầm ngắn hạn (tuần,

tháng, qúi)

2 Chi tiết và cụ thể (con người, đia điểm,

thời gian, công việc )

3 Xuất phát từ nhà quản trị cấp giữa

Những đặc điểm này xuất phát từ lý do gì? ảnh hưởng tới hoạt động của doanh nghiệp ra sao ?

I HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Hoạch định hành chính có những tác dụng

1 Giảm tối đa sự trùng lắp công việc giữa

các đơn vị, các bộ phận và cá nhân nhà quản trị

2 Chủ động đối phó với những tình huống

thay đổi của hoạt động, tăng độ linh hoạt của bộ máy

3 Là cơ sở cho sự phối hợp và liên kết

giữa các bộ phận, đơn vị chức năng

4 Tiết kiệm chi phí và thời gian

I HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

I.2 Qui trình Hoạch định hành chính

Bước 1 : Tập hợp nhu cầu và mục tiêu

Là quá trình nhận nhu cầu hỗ trợ từ các đơn vị chức năng trong doanh nghiệp và xác định những mục tiêu nghiệp vụ hành chính phải làm Nhu cầu từ các bộ phận mang tính thụ động, cần phải có những

biện pháp giảm bớt sự thụ động

I HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

nhu cầu từ các

Xây dựng mục tiêu – nhiệm vụ

Cân đối khả năng

I HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

1 Xác định thời điểm của chuyển giao

nhu cầu (giới hạn thời gian )

2 Xác định thẩm quyền chuyển giao nhu

cầu (ai có quyển gì ? )

3 Xác định và thống nhất hình thức biểu

mẫu sử dụng

4 Xác định hệ thống thông tin ghi nhận

và phản hồi thông tin

Bước 2 : XÂy dựng bảng mục tiêu

Xác định thứ tự ưu tiên của những mục

tiêu và nhiệm vụ, lập danh sách những công việc cần giải quyết cho kế hoạch tới

tiêu chuẩn đánh giá

1.Tầm quan trọng của mục tiêu

2.Thẩm quyền nhu cầu

3.Thời điểm chuyển giao nhu cầu

I HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Bước 3 : cân đối khả năng và nhiệm vụ

1 Đánh giá khả năng đáp ứng, lên phương

án giải quyết

2 Cân nhắc với áp lực từ môi trường để

chọn giải pháp tối ưu

3 Phản hồi thông tin với các bộ phận để

thống nhất biện pháp hành động, hay

thỏa thuận cách giải quyết

I HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC

HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Bước 4 : Xây dựng kế hoạch chính thức

cầu của doanh nghiệp

chính xác, rõ ràng

I HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC

HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Bước 5 : Chuyển giao & thực thi kế hoạch

1 Chuyển giao phải đúng thời điểm và đúng

đối tượng có trách nhiệm của các đơn vị, thông tin cho các đối tượng liên quan

2 Tiến hành sự phối hợp giữa các đơn vị có

liên quan

3 Luôn giữ thông tin phản hồi để ghi nhận

và điều chỉnh kế hoạch kịp thời

I HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC

HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

I.3 Công cụ sử dụng trong hoạch định HC

“Lịch công tác tuần” hay “Sơ đồ Gantt” cải tiến

sử dụng bảng “Kế hoạch mô tả”

I HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

II TỔ CHỨC CÔNG VIỆC

HÀNH CHÍNH

II.1 Các phương thức tổ chức công việc HC

a / Tổ chức công việc hành chính tập trung theo địa bàn : toàn bộ công việc hành

chính sẽ được tập trung tại một địa điểm nhất định và do một bộ phận chuyên môn đảm nhận (phòng hành chính)

đòi hỏi tính chuyên môn hoá cao

Ưu điểm

1 Kiểm soát chặt chẽ công việc, nguyên tắc

và qui trình hành chính

2 Xử lý & cung cấp thông tin nhanh

3 Sử dụng hiệu quả trang thiết bị và chi phí

Khuyết điểm

1 Quá tải công việc

2 Tạo tính quyền lực gia tăng của bộ phận

hành chính doanh nghiệp

II TỔ CHỨC CÔNG VIỆC

HÀNH CHÍNH

b/ Tổ chức công việc hành chính phân tán theo chức năng hoạt động : công việc

hành chính sẽ phân tán cho các chức năng tự thực hiện theo mức độ phát sinh công

việc hành chính

động phân tán hay bất lợi về địa bàn hoạt động Những doanh nghiệp tổ chức “phi cơ

II TỔ CHỨC CÔNG VIỆC

HÀNH CHÍNH

Ưu điểm

1 Tạo tính linh hoạt và thích ứng

2 Giảm bớt áp lực công việc

Khuyết điểm

1 Khó kiểm soát công việc, dễ vi phạm

nguyên tắc và thủ tục hành chính

2 Lãng phí trong đầu tư và sử dụng trang

thiết bị

II TỔ CHỨC CÔNG VIỆC

HÀNH CHÍNH

c/ Tổ chức công việc hành chính kết hợp : Là

sự kết hợp giữa tổ chức HC tập trung và

phân tán theo nguyên tắc những vấn đề

mang tính nguyên tắc thủ tục sẽ được tập

trung, và phân quyền cho các bộ phận tự

giải quyết những công việc phát sinh theo quyền hạn.

 Xuất hiện 2 vấn đề : phân quyền và trách

II TỔ CHỨC CÔNG VIỆC

HÀNH CHÍNH

II.2 Nguyên tắc tổ chức công việc hành

chính

1 Nguyên tắc tuân thủ chức năng và mục

tiêu hoạt động

2 Nguyên tắc cân bằng quyền hạn và trách

nhiệm

3 Nguyên tắc ủy quyền trong hoạt động

4 Nguyên tắc thông tin phản hồi

II TỔ CHỨC CÔNG VIỆC

HÀNH CHÍNH

III TỔ CHỨC KHÔNG GIAN

LÀM VIỆC

III.1 Thiết kế văn phòng

Có 2 loại văn phòng : văn phòng đóng và văn phòng mở Mỗi loại văn phòng có công dụng sử dụng khác nhau

a/ Văn phòng đóng (cổ điển) : là hình

thức văn phòng mà các bộ phận làm

việc được bố trí trong những phòng

riêng biệt và khép kín

III TỔ CHỨC KHÔNG GIAN

LÀM VIỆC

b/ Văn phòng mở : là hình thức văn phòng

mà các bộ phận làm việc được đặt trong không gian chung và xếp theo qui trình công việc vd như ngân hàng

(cố định hay lưu động) và không có vách ngăn

III TỔ CHỨC KHÔNG GIAN

LÀM VIỆC

LÀM VIỆC

III.2 Điều kiện vật lý

đến tâm sinh lý và sức khoẻ của con

người và ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất lao động trong văn phòng

không khí, tiếng ồn, màu sắc

III TỔ CHỨC KHÔNG GIAN

LÀM VIỆC

LÀM VIỆC

III.3 Tối ưu hoá thao tác

1 Sắp xếp trang thiết bị làm việc ở nơi

làm việc

2 Thiết kế bàn ghế phù hợp với thể trạng

nhân viên

3 Tạo không gian làm việc hiệu quả

4 Thiết kế luồng công việc hợp lý