Hoạch Định Và Tổ Chức Công Việc Hành

CHƯƠNG HOẠCH ĐỊNH & TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG I HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH II TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH III TỔ CHỨC KHÔNG GIAN LÀM VIỆC I HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG I.1 Khái niệm Hoạch đònh : trình xác đònh mục tiêu, chọn lựa giải pháp, công cụ, hình thành kế hoạch chương trình hành động để thực có hiệu mục tiêu đề Hoạch đònh chức trình quản trò, ảnh hưởng đến chức khác I HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Hoạch đònh có đặc trưng Hoạch đònh gắn liền với dự báo, phải chấp nhận độ sai lệch đònh Hoạch đònh hướng tới tương lai sở đánh giá khứ Tùy theo độ dài mục tiêu mà có hoạch đònh dài hạn hay hoạch đònh ngắn hạn I HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Hoạch đònh công việc hành : trình xác đònh mục tiêu nhiệm vụ xây dựng kế hoạch hành nhằm bảo đảm cho hệ thống hành doanh nghiệp thực chức nhiệm vụ Kế hoạch hành : kết trình hoạch đònh hành chính, sở để phối hợp hoạt động máy quản lý DN I HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Những đặc điểm kế hoạch hành : Thường rơi vào tầm ngắn hạn (tuần, tháng, qúi) Chi tiết cụ thể (con người, đia điểm, thời gian, công việc ) Xuất phát từ nhà quản trò cấp Những đặc điểm xuất phát từ lý gì? ảnh hưởng tới hoạt động doanh nghiệp ? I HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Hoạch đònh hành có tác dụng Giảm tối đa trùng lắp công việc đơn vò, phận cá nhân nhà quản trò Chủ động đối phó với tình thay đổi hoạt động, tăng độ linh hoạt máy Là sở cho phối hợp liên kết phận, đơn vò chức Tiết kiệm chi phí thời gian I HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG I.2 Qui trình Hoạch đònh hành Bước : Tập hợp nhu cầu mục tiêu Là trình nhận nhu cầu hỗ trợ từ đơn vò chức doanh nghiệp xác đònh mục tiêu nghiệp vụ hành phải làm Nhu cầu từ phận mang tính thụ động, cần phải có biện pháp giảm bớt thụ động nhu cầu từ phận Phản hồi Xây dựng mục tiêu – nhiệm vụ Năng lực đáp ứng Cân đối khả đáp ứng Phản hồi Mục tiêu nghiệp vụ HC Xây dựng kế hoạch thức Phổ biến thực kế hoạch Áp lực môi trường I HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Xác đònh thời điểm chuyển giao nhu cầu (giới hạn thời gian ) Xác đònh thẩm quyền chuyển giao nhu cầu (ai có ? ) Xác đònh thống hình thức biểu mẫu sử dụng Xác đònh hệ thống thông tin ghi nhận phản hồi thông tin I HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Bước : XÂy dựng bảng mục tiêu Xác đònh thứ tự ưu tiên mục tiêu nhiệm vụ, lập danh sách công việc cần giải cho kế hoạch tới tiêu chuẩn đánh giá 1.Tầm quan trọng mục tiêu 2.Thẩm quyền nhu cầu 3.Thời điểm chuyển giao nhu cầu I HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Bước : cân đối khả nhiệm vụ Đánh giá khả đáp ứng, lên phương án giải Cân nhắc với áp lực từ môi trường để chọn giải pháp tối ưu Phản hồi thông tin với phận để thống biện pháp hành động, hay thỏa thuận cách giải I HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Bước : Xây dựng kế hoạch thức  Văn hoá kế hoạch  Bảo đảm tính thức kế hoạch  Bảo đảm tính phù hợp, đáp ứng theo nhu cầu doanh nghiệp  Kế hoạch hành phải ngắn gọn, xác, rõ ràng I HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Bước : Chuyển giao & thực thi kế hoạch Chuyển giao phải thời điểm đối tượng có trách nhiệm đơn vò, thông tin cho đối tượng liên quan Tiến hành phối hợp đơn vò có liên quan Luôn giữ thông tin phản hồi để ghi nhận điều chỉnh kế hoạch kòp thời I HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG I.3 Công cụ sử dụng hoạch đònh HC Đối với kế hoạch tuần thường sử dụng “Lòch công tác tuần” hay “Sơ đồ Gantt” cải tiến Đối với kế hoạch tháng hay q thường sử dụng bảng “Kế hoạch mô tả” II TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH II.1 Các phương thức tổ chức công việc HC a/ Tổ chức công việc hành tập trung theo đòa bàn : toàn công việc hành tập trung đòa điểm đònh phận chuyên môn đảm nhận (phòng hành chính) Được sử dụng cho doanh nghiệp lớn, đòi hỏi tính chuyên môn hoá cao II TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH Ưu điểm Kiểm soát chặt chẽ công việc, nguyên tắc qui trình hành Xử lý & cung cấp thông tin nhanh Sử dụng hiệu trang thiết bò chi phí Khuyết điểm Quá tải công việc Tạo tính quyền lực gia tăng phận hành doanh nghiệp II TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH b/ Tổ chức công việc hành phân tán theo chức hoạt động : công việc hành phân tán cho chức tự thực theo mức độ phát sinh công việc hành Sử dụng cho doanh nghiệp hoạt động phân tán hay bất lợi đòa bàn hoạt động Những doanh nghiệp tổ chức “phi cấu” II TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH Ưu điểm Tạo tính linh hoạt thích ứng Giảm bớt áp lực công việc Khuyết điểm Khó kiểm soát công việc, dễ vi phạm nguyên tắc thủ tục hành Lãng phí đầu tư sử dụng trang thiết bò II TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH c/ Tổ chức công việc hành kết hợp : Là kết hợp tổ chức HC tập trung phân tán theo nguyên tắc vấn đề mang tính nguyên tắc thủ tục tập trung, phân quyền cho phận tự giải công việc phát sinh theo quyền hạn Xuất vấn đề : phân quyền trách nhiệm tập trung phân tán II TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH II.2 Nguyên tắc tổ chức công việc hành Nguyên tắc tuân thủ chức mục tiêu hoạt động Nguyên tắc cân quyền hạn trách nhiệm Nguyên tắc ủy quyền hoạt động Nguyên tắc thông tin phản hồi III TỔ CHỨC KHÔNG GIAN LÀM VIỆC III.1 Thiết kế văn phòng Có loại văn phòng : văn phòng đóng văn phòng mở Mỗi loại văn phòng có công dụng sử dụng khác a/ Văn phòng đóng (cổ điển) : hình thức văn phòng mà phận làm việc bố trí phòng riêng biệt khép kín III TỔ CHỨC KHÔNG GIAN LÀM VIỆC b/ Văn phòng mở : hình thức văn phòng mà phận làm việc đặt không gian chung xếp theo qui trình công việc vd ngân hàng Văn phòng mở có loại : có vách ngăn (cố đònh hay lưu động) vách ngăn Là xu hướng sử dụng III TỔ CHỨC KHÔNG GIAN LÀM VIỆC III.2 Điều kiện vật lý Điều kiện vật lý có ảnh hưởng trực tiếp đến tâm sinh lý sức khoẻ người ảnh hưởng trực tiếp đến suất lao động văn phòng Điều kiện vật lý : ánh sáng, nhiệt độ, không khí, tiếng ồn, màu sắc III TỔ CHỨC KHÔNG GIAN LÀM VIỆC III.3 Tối ưu hoá thao tác Sắp xếp trang thiết bò làm việc nơi làm việc Thiết kế bàn ghế phù hợp với thể trạng nhân viên Tạo không gian làm việc hiệu Thiết kế luồng công việc hợp lý [...]... kế văn phòng Có 2 loại văn phòng : văn phòng đóng và văn phòng mở Mỗi loại văn phòng có công dụng sử dụng khác nhau a/ Văn phòng đóng (cổ điển) : là hình thức văn phòng mà các bộ phận làm việc được bố trí trong những phòng riêng biệt và khép kín III TỔ CHỨC KHÔNG GIAN LÀM VIỆC b/ Văn phòng mở : là hình thức văn phòng mà các bộ phận làm việc được đặt trong không gian chung và xếp theo qui trình công. .. cao II TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH Ưu điểm 1 Kiểm soát chặt chẽ công việc, nguyên tắc và qui trình hành chính 2 Xử lý & cung cấp thông tin nhanh 3 Sử dụng hiệu quả trang thiết bò và chi phí Khuyết điểm 1 Quá tải công việc 2 Tạo tính quyền lực gia tăng của bộ phận hành chính doanh nghiệp II TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH b/ Tổ chức công việc hành chính phân tán theo chức năng hoạt động : công việc hành... Công cụ sử dụng trong hoạch đònh HC Đối với kế hoạch tuần thường sử dụng “Lòch công tác tuần” hay “Sơ đồ Gantt” cải tiến Đối với kế hoạch tháng hay q thường sử dụng bảng “Kế hoạch mô tả” II TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH II.1 Các phương thức tổ chức công việc HC a/ Tổ chức công việc hành chính tập trung theo đòa bàn : toàn bộ công việc hành chính sẽ được tập trung tại một đòa điểm nhất đònh và do một bộ...I HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Bước 3 : cân đối khả năng và nhiệm vụ 1 Đánh giá khả năng đáp ứng, lên phương án giải quyết 2 Cân nhắc với áp lực từ môi trường để chọn giải pháp tối ưu 3 Phản hồi thông tin với các bộ phận để thống nhất biện pháp hành động, hay thỏa thuận cách giải quyết I HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Bước 4 : Xây dựng kế hoạch chính thức  Văn bản hoá những... sinh công việc hành chính Sử dụng cho những doanh nghiệp hoạt động phân tán hay bất lợi về đòa bàn hoạt động Những doanh nghiệp tổ chức “phi cơ cấu” II TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH Ưu điểm 1 Tạo tính linh hoạt và thích ứng 2 Giảm bớt áp lực công việc Khuyết điểm 1 Khó kiểm soát công việc, dễ vi phạm nguyên tắc và thủ tục hành chính 2 Lãng phí trong đầu tư và sử dụng trang thiết bò II TỔ CHỨC CÔNG... ràng I HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Bước 5 : Chuyển giao & thực thi kế hoạch 1 Chuyển giao phải đúng thời điểm và đúng đối tượng có trách nhiệm của các đơn vò, thông tin cho các đối tượng liên quan 2 Tiến hành sự phối hợp giữa các đơn vò có liên quan 3 Luôn giữ thông tin phản hồi để ghi nhận và điều chỉnh kế hoạch kòp thời I HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG I.3 Công cụ sử dụng trong... CHÍNH c/ Tổ chức công việc hành chính kết hợp : Là sự kết hợp giữa tổ chức HC tập trung và phân tán theo nguyên tắc những vấn đề mang tính nguyên tắc thủ tục sẽ được tập trung, và phân quyền cho các bộ phận tự giải quyết những công việc phát sinh theo quyền hạn Xuất hiện 2 vấn đề : phân quyền và trách nhiệm giữa tập trung và phân tán II TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH II.2 Nguyên tắc tổ chức công việc hành... và xếp theo qui trình công việc vd như ngân hàng Văn phòng mở có 2 loại : có vách ngăn (cố đònh hay lưu động) và không có vách ngăn Là xu hướng sử dụng hiện nay III TỔ CHỨC KHÔNG GIAN LÀM VIỆC III.2 Điều kiện vật lý Điều kiện vật lý có ảnh hưởng trực tiếp đến tâm sinh lý và sức khoẻ của con người và ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất lao động trong văn phòng Điều kiện vật lý : ánh sáng, nhiệt độ,... CHỨC KHÔNG GIAN LÀM VIỆC III.3 Tối ưu hoá thao tác 1 Sắp xếp trang thiết bò làm việc ở nơi làm việc 2 Thiết kế bàn ghế phù hợp với thể trạng nhân viên 3 Tạo không gian làm việc hiệu quả 4 Thiết kế luồng công việc hợp lý