Bản chất, chức năng của chu trình bán hàng và thu tiền

Chứng từ kế toán - Các đơn đặt hàng của khách hàng, các hóa đơn đã ký kết về bán hàng, cung cấp dịch vụ, cho thuê tài sản hoặc các hóa đơn, khế ước tín dụng… - Các hóa đơn: Hóa đơn bán h

Bản chất, chức năng của chu trình bán hàng và thu tiền

1 Bản chất

Đối với một doanh nghiệp sản xuất, quá trình sản xuất kinh doanh nghiệp đang tồn tại và hoạt động Theo cách nhìn nhận của các nhà quản lý trên góc độ tài chính, quá trình này bao gồm chuỗi các công việc nối tiếp lặp đi lặp lại tạo thành những chu kỳ nghiệp vụ cơ bản có mối quan hệ chặt chẽ với nhau Cụ thể một công ty bắt đầu hoạt động bằng cách huy động vốn thường dưới dạng tiền mặt (chu trình huy động vốn và hoàn trả), tiền đó được dùng để mua nguyên vật liệu, hàng hóa và các dịch vụ đầu vào (chu trình mua vào và thanh toán), để thuê mướn lao động cho sản xuất (chu trình tiền lương và lao động) Qua quá trình sản xuất, thành phẩm được sản xuất ra, được lưu kho (chu trình tồn kho, chi phí và giá thành sản phẩm), sau đó hàng tồn kho được bán và thu tiền (chu trình bán hàng và thu tiền)

Chu trình bán hàng và thu tiền có thể được coi một cách tương đối là giai đoạn cuối cùng hoàn thành một vòng tuần hoàn vốn, tiền nhờ đó được tạo ra một phần dùng để hoàn trả vốn và để lại cho các chu kỳ kinh doanh sau Chu trình này bao gồm các quyết định và các quá trình cần thiết cho sự chuyển nhượng quyển sở hữu hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng Thực chất của việc bán hàng và thu tiền

là việc thực hiện giá trị sản phẩm, doanh nghiệp phải chuyển giao hàng hóa, sản phẩm, được khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán Vì vậy nói chung nó bắt đầu bằng một đơn đặt hàng( hoặc yêu cầu mua hàng) của khách hàng và chấm dứt bằng một sự chuyển đổi hàng hóa, dịch vụ thành các nghiệp vụ phải thu và thu tiền Với hình thức bán hàng và thanh toán phong phú đa dạng nên việc tổ chức công tác kế toán cho chu trình này cũng rất đa dạng Có thể nói, chu trình bán hàng thu tiền là một giai đoạn quan trọng của chu trình sản xuất kinh doanh

2 Chức năng

Với ý nghĩa: Bán hàng thu tiền là quá trình chuyển giao quyền sở hữu của hàng hóa qua quá trình trao đổi hàng tiền giữa khách thể kiểm toán và khách hàng của họ, quá trình này được bắt đầu từ yêu cầu của người mua hàng và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hóa thành tiền Hàng hóa và tiền tệ được xác định theo bản chất kinh tế của chúng Tiền tệ là phương thức thanh toán nhờ đó mà mọi giao dịch thanh toán được giải quyểt nhanh chóng

Bán hàng là một quá trình có mục đích thống nhất song phương thức thực hiện mục đích đa dạng Chu trình bán hàng thu tiền gồm các chức năng chính sau:

Xử lý đơn đặt hàng của người mua

Việc xử lý đơn đặt hàng của khách hàng do bộ phận bán hàng (thường là các phòng kinh doanh) thực hiện Khi nhận được đơn đặt hàng, bộ phận bán hàng sẽ xem xét nhu cầu của khách hàng về số lượng, chất lượng, chủng loại, thời hạn đồng thời xem xét khả năng của doanh nghiệp có đáp ứng được đơn đặt hàng không, từ đó quyết định có chấp nhận đơn đặt hàng hay không

Xét duyệt bán chịu

Việc kiểm soát tín dụng do bộ phận kế toán đảm nhiệm Bộ phận này sẽ nghiên cứu, phân tích lịch sử tín dụng, khả năng tín dụng của khách hàng để từ đó

có quyết định phê chuẩn việc bán chịu (phương thức, thời hạn, mức tín dụng) Bộ phận quản lý xem xét đơn đặt hàng và khả năng của doanh nghiệp cũng như tình hình tín dụng của khách hàng để ra quyết định bán hàng Việc ký kết hợp đồng có thể do bộ phận quản lý trực tiếp thực hiện hoặc có thể uỷ quyền cho bộ phận khác

Chuyển giao hàng

Công việc này có thể do bộ phận vận chuyển của doanh nghiệp (nếu có) đảm nhận hoặc doanh nghiệp có thể thuê ngoài Các chứng từ của giai đoạn này là phiếu xuất kho và chứng từ vận chuyển (nếu có) Các chứng từ này được lập khi đã

có bằng chứng doanh nghiệp đã nhận tiền hoặc sau khi đã có phê chuẩn bán chịu

Gửi hóa đơn tính tiền cho người mua và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng:

Công việc này thuộc trách nhiệm của bộ phận kế toán

Lập và gửi hóa đơn: Kế toán căn cứ số lượng hàng hóa đã gửi đi (hoặc chuyển giao), dịch vụ cung cấp và giá bán đã được cấp có thẩm quyền phê chuẩn

để lập hóa đơn rồi gửi cho khách hàng

Ghi sổ thương vụ: Ghi sổ đúng đắn doanh thu, vào Nhật ký bán hàng, sổ cái,

sổ chi tiết các tài khoản doanh thu, phải thu khách hàng

Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền

Bộ phận kế toán sẽ đảm nhiệm việc xử lý và ghi sổ các khoản tiền nhằm ngăn chặn khả năng tiền bị mất cắp Đối với tiền mặt, kế toán ghi đầy đủ vào sổ nhật ký thu tiền, nhật ký kiêm báo cáo quỹ và các sổ chi tiết tiền mặt Đối với tiền gửi ngân hàng, việc gửi tiền hoặc thu tiền phải đúng số lượng phát sinh đúng lúc

Xử lý và ghi sổ các khoản giảm giá, doanh thu hàng bán bị trả lại

Việc này do bộ phận kế toán thực hiện hoặc cộng tác với bộ phận kinh doanh Kế toán phải căn cứ vào các chứng từ thông báo chấp nhận của doanh nghiệp, các chứng từ gốc có liên quan để ghi sổ chính xác và nhanh chóng

Dự phòng nợ khó đòi

Trước khi khóa sổ kế toán và chuẩn bị lập BCTC, doanh nghiệp phải tiến hành đánh giá các khoản phải thu có khả năng không thu hồi được, lập dự phòng các khoản này và tính vào chi phí hoạt động của doanh nghiệp Việc lập dự phòng này được kế toán căn cứ vào chính sách của doanh nghiệp, của Nhà nước cũng như phân tích thực tiễn về khả năng thanh toán cho khách hàng nhằm để phòng những tổn thất khi có rủi ro xảy ra,hạn chễ những đột biến về kết quả kinh doanh của 1 kỳ

kế toán

Thẩm định và xóa sổ các khoản phải thu không thu được

Trong niên độ, những khách hàng đã thực sự mất khả năng thanh toán, doanh nghiệp phải lập bảng kê hoặc báo cáo đề xuất xóa bỏ các khoản nợ khỏi các

khoản phải thu để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Bộ phận kế toán căn cứ vào

đó hạch toán nợ phải thu khó đòi cho đúng

3 Tổ chức chứng từ, tài liệu kế toán

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được thể hiện trên chứng từ và chứng từ là căn cứ để ghi sổ kế toán Vì vậy, để đảm bảo kịp thời và đầy đủ các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh trong doanh nghiệp phải tổ chức tốt hệ thống chứng từ kế toán và chứng từ kế toán của chu trình bán hàng thu tiền cũng không là ngoại lệ

3.1 Chứng từ kế toán

- Các đơn đặt hàng của khách hàng, các hóa đơn đã ký kết về bán hàng, cung cấp dịch vụ, cho thuê tài sản hoặc các hóa đơn, khế ước tín dụng…

- Các hóa đơn: Hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT ( theo phương pháp trực tiếp hoặc khấu trừ);

- Các chứng từ vận chuyển;

- Các chứng từ thanh toán : Phiếu thu ( tiền mặt, sec), giấy báo có ( có kèm theo bảng sao kê ngân hàng);

- Các biên bản quyết toán, thanh lý hợp đồng bán hàng, cung cấp dịch vụ

- Các chứng từ phê chuẩn xóa bỏ nợ phải thu không thu hồi được

3.2 Sổ sách

Sổ cái các TK liên quan; sổ Nhật ký bán hàng, Nhật ký thu tiền; Sổ chu tiết doanh thu, doanh thu nội bộ và sổ chi tiết các TK phải thu khách hàng, sổ chi tiết các TK doanh thu hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán

3.3 Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng

Theo hệ thống TK kế toán hiện hành, các TK liên quan đến Chu trình bán hàng và thu tiền bao gồm các TK doanh thu (511,512,531,532,3387…), các TK phải thu (131,136,138) các TK tiền (111, 112,113) và 1 số TK khác

3.4 Báo cáo tài chính

Hệ thống này được lập với mục đích thông tin cho quản lý cấp trên nắm bắt được toàn bộ kết quả của chu trình qua một niên độ kế toán hay một thời ký nhất định Cụ thể là:

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ( năm kiểm toán) - Phẩn I: Lãi, lỗ;

- Các BCTC nộp cho cơ quan thuế, Bộ chủ quản Tổng công ty…

- Báo cáo tình hình thanh toán nợ của khách hàng;

- Bảng kê phân tích trích lập và hoàn nhập các khoản dự phòng;

- Báo cáo hàng tháng các nghiệp vụ bán hàng, phải thu và thu tiền

4 Kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền

Chu trình bán hàng và thu tiền là một trong các chu trình mà thông tin cung cấp từ chu trình này đóng góp 1 vai trò quan trọng trong toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nên việc thực hiện xây dựng hệ thống KSNB là cần thiết và là 1 phần quan trọng trong quản lý chu trình bán hàng và thu tiền Theo Liên đoàn kế toán Quốc tế: “ Hệ thống kiểm soát nội bộ là 1 hệ thống chính sách

và thủ tục có chức năng thường xuyên là trên cơ sở xác định rủi ro có thể có hiệu quả tất cả các mục tiêu đề ra của đơn vị” Do vậy, KSNB đối với chu trình bàn hàng thu tiền phải đảm bảo được tính đồng bộ của chứng từ, việc đánh số thứ tự trước các chứng từ, việc phân tách nhiệm vụ trong công tác kế toán và việc phê chuẩn các nghiệp vụ chu trình bán hàng và thu tiền

Kiểm soát nội bộ các nghiệp vụ bán hàng

- Sự đồng bộ về sổ sách: Đòi hỏi hệ thống kế toán từ chứng từ đến sổ kế toán và bảng tổng hợp phải có tác dụng kiểm soát tối đa các nghiệp vụ Quyền lựa chọn các hình thức là phương thức kế toán là tuỳ thuộc vào các đơn vị cho phù hợp với điều kiện tại đơn vị mình do đó mỗi đơn vị sừ dụng hệ thống kế toán khác nhau

- Việc đánh số thứ tự trước các chứng từ: Sử dụng chứng từ có đánh số trước theo thứ tự liên tục có tác dụng đề phòng bỏ sót, giấu diếm và tránh được việc trùng lặp các khoản phải thu, các khoản ghi sổ với khách hàng

- Lập bảng cân đối thanh toán tiền hàng và gửi cho người mua: Lập và xác nhận các bảng cân đối hàng tiền và phải thu là hoạt động kiểm soát hữu hiệu, cần thiết đối với các doanh nghiệp Để đảm bảo tính khách quan trong xác nhận, lập các bảng cân đối này có thể giao cho người không có liên quan và gửi qua bưu điện để người mua trả lời dễ dàng

- Xét duyệt và phê chuẩn các nghiệp vụ bán hàng: Kiểm soát nội bộ xem xét chứng từ với các thủ tục xét duyệt tương ứng có đảm bảo

• Việc bán chịu được duyệt y cẩn trọng trước khi bán hàng

• Hàng bán chỉ được vận chuyển sau khi duyệt với đầy đủ chứng từ (tài khoản, con dấu, chữ ký hợp pháp của bên mua)

• Giá bán được phê duyệt bao gồm cả phí vận chuyển, giảm giá, bớt giá và điều kiện thanh toán

- Phân tách nhiệm vụ đầy đủ và tổ chức công tác tài chính kế toán:

Đây là công việc trọng yếu trong Kiểm soát nội bộ nhằm ngăn ngừa sai sót

và gian lận trong kiểm toán nói chung và trong chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng

- Tính độc lập của người kiểm tra, kiểm soát trong việc thực hiện kiểm soát : Tính độc lập là nhân tố chủ yếu phát huy hiệu lực của Kiểm soát nội bộ Thông thường nếu sử dụng KTV hoặc Kiểm soát viên nội bộ chuyên trách sẽ đảm bảo cho việc kiểm soát, xử lý và ghi sổ các nghiệp vụ bán hàng thu tiền phục vụ tốt cho mục tiêu kiểm toán Trong truờng hợp khác nếu nhân viên kế toán thực hiện công tác KSNB phải đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thu tiền

Cách thức và trình tự dự kiến các trắc nghiệm cho nghiệp vụ thu tiền cũng tương tự như cách thức và trình tự cho các nghiệp vụ bán hàng

Để thực hiện mục tiêu tính hiệu lực (các khoản phải thu là có thật) KSNB phải phân tách nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người ghi sổ Đồng thời phải thường xuyên đối chiếu độc lập với ngân hàng

Đối với mục tiêu tính trọn vẹn (các khoản phải thu đều được ghi sổ) Kiểm soát nội bộ cần phân tách nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người ghi sổ, đánh số thứ tự trước các chứng từ: phiếu thu, các bảng kê…

Đối với mục tiêu về tính được phép thì Kiểm soát nội bộ thực hiện các chính sách cụ thể cho việc thanh toán trước hạn, duyệt các khoản chiết khấu, đối chiếu từ chứng từ gốc và ký duyệt phiếu thu tiền

Đối với mục tiêu tính giá: Kiểm soát nội bộ phải theo dõi chi tiết các khoản phải thu và đối chiếu với chứng từ bán hàng thu tiền đối chiếu với ngân hàng về các khoản tiền thu được

Đối với mục tiêu phân loại và trình bày: Kiểm soát nội bộ phải xác định và vận dụng hệ thống sơ đồ tài khoản cho nghiệp vụ thu tiền

Đối với mục tiêu chính xác số học (các khoản phải thu được tính toán chính xác các con số cộng sổ, chuyển sổ sang trang đều trùng khớp) thì Kiểm soát nội bộ cần tách nhiệm vụ ghi sổ và nghiệp vụ đối chiếu định kỳ cũng như việc rà soát nội

bộ đối với công tác chuyển sổ, cộng dồn

5 Rủi ro kiểm toán trong kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền

Theo VSA số 400 về rủi ro kiểm toán: “rủi ro kiểm toán là rủi ro do công ty kiểm toán và Kiểm toán viên đưa ra những ý kiến nhận xét không thích hợp khi Báo cáo kiểm toán đã được kiểm toán còn có những sai sót trọng yếu.”

Trong chu trình bán hàng và thu tiền việc hạch toán doanh thu là một công việc rất quan trọng vì nó gắn liền với nghiệp vụ bán hàng, nó đòi hỏi sự tuân thủ chặt chẽ những quy định về điều kiện ghi nhận doanh thu, thời điểm ghi nhận

doanh thu nên khi kiểm toán khoản mục doanh thu KTV thường gặp một số rủi ro kiểm toán như:

- Doanh thu phản ánh trên sổ sách kế toán cao hơn so với doanh thu thực tế

do doanh nghiệp đã hạch toán vào doanh thu những khoản thu chưa đủ yếu tố để ghi nhận doanh thu: đã xuất hóa đơn và thu tiền nhưng cuối kỳ chưa giao hàng, tạm ứng tiền của người mua, doanh nghiệp xuất hàng nhưng người mua chưa chấp nhận thanh toán…Ngoài ra còn có doanh thu phản ánh trên sổ sách của đơn vị cao hơn trên chứng từ kế toán có thể do: doanh thu bị ghi sai kỳ kế toán nhất là các nghiệp vụ phát sinh vào cuối kỳ kế toán, ghi sai doanh thu trên sổ…

- Nhiều trường hợp gian lận và sai sót gắn với doanh thu nhằm mục đích trốn lậu thuế vì doanh thu của doanh nghiệp luôn đi kèm với chỉ tiêu thuế GTGT đầu ra phải nộp điển hình là chuyển những mặt hàng có giá trị cao thành mặt hàng

có giá trị thấp

- Doanh thu phản ánh trên số sách thấp hơn doanh thu thực tế: do doanh nghiệp bỏ sót những nghiệp vụ đủ điều kiện ghi nhận doanh thu, doanh nghiệp hạch toán nhầm sang tài khoản khác, kế toán đã tính toán và ghi sổ sai doanh thu…

Trong kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền một rủi ro KTV gặp phải đó

là rủi ro kiểm toán khoản phải thu khách hàng bao gồm:

- Việc bán chịu được ghi nhận như là những nghiệp vụ bán hàng thông thường hơn là những nghiệp vụ tài chính

- Thu hồi đối với khoản phải thu phụ thuộc vào những sự kiện cụ thể không thể dự đoán ở thời điểm hiện tại

- Các khoản phải thu khách hàng không được phân loại đúng như thực tế khi

mà khả năng thu hồi được các khoản phải thu ấy trong năm tiếp theo là rất thấp

Trong kiểm toán BCTC nói chung cũng như việc kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng việc gặp phải những rủi ro kiểm toán là đìều không tránh khỏi khi mà KTV đưa ra ý kiến không xác đáng về đối tượng được kiểm toán Do

đó, trong quá trình thực hành kiểm toán KTV cần phải thận trọng bằng các xét đoán nghề nghiệp và áp dụng các phương pháp khác nhau để giảm thiểu rủi ro gặp phải

6 Cách tiếp cận kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền

Trong kiểm toán báo cáo tài chính có 2 cách tiếp cận kiểm toán theo chu trình và theo khoản mục

Phân theo chu trình: Là cách phân chia công việc kiểm toán căn cứ vào mối liên hệ chặt chẽ lẫn nhau giữa các khoản mục, các quá trình cấu thành, các yếu tố trong một chu trình chung của tài chính Kiểm toán chu trình là kiểm toán công việc xuyên suốt, liên quan đến nhiều khoản mục, Tk trong quy trình đó nó sẽ xuyên suốt và ảnh hưởng trọng yếu đến BCTC.Chẳng hạn, các nghiệp vụ về doanh thu, doanh thu trả lại, các khoản thu tiền bán hàng và số dư các khoản phải thu đều nằm trong chu trình tiêu thụ…

Cách phân chia này có hiệu quả do xuất phát từ mối quan hệ vốn có của các nghiệp vụ từ đó thu gom được các đầu mối của các mối liên hệ trong kinh tế và trong ghi sổ kế toán chứa đựng bảng khai tài chính Kiểm toán bảng khai tài chính thường bao gồm các chu trình kiểm toán cơ bản sau:

- Kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền;

- Kiểm toán tiền ( tiền tại két, tại ngân hàng, hoặc đang chuyển);

- Kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán;

- Kiểm toán tiền lương và nhân viên;

- Kiểm toán hàng tồn kho;

- Kiểm toán chu trình huy động và hoàn trả vốn

Cách tiếp cận kiểm toán theo khoản mục: Là cách phân chia máy móc từng khoản mục hoặc nhóm các khoản mục theo thứ tự trong bảng khai tài chính vào 1 phần hành Kiểm toán khoản mục trên BCĐKT: khoản mục vốn bằng tiền, khoản mục nợ phải thu, khoản mục nợ phải trả…