Bản chất, chức năng của chu trình bán hàng và thu tiền

Bản chất, chức chu trình bán hàng thu tiền Bản chất Đối với doanh nghiệp sản xuất, trình sản xuất kinh doanh nghiệp tồn hoạt động Theo cách nhìn nhận nhà quản lý góc độ tài chính, trình bao gồm chuỗi công việc nối tiếp lặp lặp lại tạo thành chu kỳ nghiệp vụ có mối quan hệ chặt chẽ với Cụ thể công ty bắt đầu hoạt động cách huy động vốn thường dạng tiền mặt (chu trình huy động vốn hoàn trả), tiền dùng để mua nguyên vật liệu, hàng hóa dịch vụ đầu vào (chu trình mua vào toán), để thuê mướn lao động cho sản xuất (chu trình tiền lương lao động) Qua trình sản xuất, thành phẩm sản xuất ra, lưu kho (chu trình tồn kho, chi phí giá thành sản phẩm), sau hàng tồn kho bán thu tiền (chu trình bán hàng thu tiền) Chu trình bán hàng thu tiền coi cách tương đối giai đoạn cuối hoàn thành vòng tuần hoàn vốn, tiền nhờ tạo phần dùng để hoàn trả vốn để lại cho chu kỳ kinh doanh sau Chu trình bao gồm định trình cần thiết cho chuyển nhượng sở hữu hàng hóa dịch vụ cho khách hàng Thực chất việc bán hàng thu tiền việc thực giá trị sản phẩm, doanh nghiệp phải chuyển giao hàng hóa, sản phẩm, khách hàng trả tiền chấp nhận toán Vì nói chung bắt đầu đơn đặt hàng( yêu cầu mua hàng) khách hàng chấm dứt chuyển đổi hàng hóa, dịch vụ thành nghiệp vụ phải thu thu tiền Với hình thức bán hàng toán phong phú đa dạng nên việc tổ chức công tác kế toán cho chu trình đa dạng Có thể nói, chu trình bán hàng thu tiền giai đoạn quan trọng chu trình sản xuất kinh doanh Chức Với ý nghĩa: Bán hàng thu tiền trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa qua trình trao đổi hàng tiền khách thể kiểm toán khách hàng họ, trình yêu cầu người mua hàng kết thúc việc chuyển đổi hàng hóa thành tiền Hàng hóa tiền tệ xác định theo chất kinh tế chúng Tiền tệ phương thức toán nhờ mà giao dịch toán giải quyểt nhanh chóng Bán hàng trình có mục đích thống song phương thức thực mục đích đa dạng Chu trình bán hàng thu tiền gồm chức sau: Xử lý đơn đặt hàng người mua Việc xử lý đơn đặt hàng khách hàng phận bán hàng (thường phòng kinh doanh) thực Khi nhận đơn đặt hàng, phận bán hàng xem xét nhu cầu khách hàng số lượng, chất lượng, chủng loại, thời hạn đồng thời xem xét khả doanh nghiệp có đáp ứng đơn đặt hàng không, từ định có chấp nhận đơn đặt hàng hay không Xét duyệt bán chịu Việc kiểm soát tín dụng phận kế toán đảm nhiệm Bộ phận nghiên cứu, phân tích lịch sử tín dụng, khả tín dụng khách hàng để từ có định phê chuẩn việc bán chịu (phương thức, thời hạn, mức tín dụng) Bộ phận quản lý xem xét đơn đặt hàng khả doanh nghiệp tình hình tín dụng khách hàng để định bán hàng Việc ký kết hợp đồng phận quản lý trực tiếp thực uỷ quyền cho phận khác Chuyển giao hàng Công việc phận vận chuyển doanh nghiệp (nếu có) đảm nhận doanh nghiệp thuê Các chứng từ giai đoạn phiếu xuất kho chứng từ vận chuyển (nếu có) Các chứng từ lập có chứng doanh nghiệp nhận tiền sau có phê chuẩn bán chịu Gửi hóa đơn tính tiền cho người mua ghi rõ nghiệp vụ bán hàng: Công việc thuộc trách nhiệm phận kế toán Lập gửi hóa đơn: Kế toán số lượng hàng hóa gửi (hoặc chuyển giao), dịch vụ cung cấp giá bán cấp có thẩm quyền phê chuẩn để lập hóa đơn gửi cho khách hàng Ghi sổ thương vụ: Ghi sổ đắn doanh thu, vào Nhật ký bán hàng, sổ cái, sổ chi tiết tài khoản doanh thu, phải thu khách hàng Xử lý ghi sổ khoản thu tiền Bộ phận kế toán đảm nhiệm việc xử lý ghi sổ khoản tiền nhằm ngăn chặn khả tiền bị cắp Đối với tiền mặt, kế toán ghi đầy đủ vào sổ nhật ký thu tiền, nhật ký kiêm báo cáo quỹ sổ chi tiết tiền mặt Đối với tiền gửi ngân hàng, việc gửi tiền thu tiền phải số lượng phát sinh lúc Xử lý ghi sổ khoản giảm giá, doanh thu hàng bán bị trả lại Việc phận kế toán thực cộng tác với phận kinh doanh Kế toán phải vào chứng từ thông báo chấp nhận doanh nghiệp, chứng từ gốc có liên quan để ghi sổ xác nhanh chóng Dự phòng nợ khó đòi Trước khóa sổ kế toán chuẩn bị lập BCTC, doanh nghiệp phải tiến hành đánh giá khoản phải thu có khả không thu hồi được, lập dự phòng khoản tính vào chi phí hoạt động doanh nghiệp Việc lập dự phòng kế toán vào sách doanh nghiệp, Nhà nước phân tích thực tiễn khả toán cho khách hàng nhằm để phòng tổn thất có rủi ro xảy ra,hạn chễ đột biến kết kinh doanh kỳ kế toán Thẩm định xóa sổ khoản phải thu không thu Trong niên độ, khách hàng thực khả toán, doanh nghiệp phải lập bảng kê báo cáo đề xuất xóa bỏ khoản nợ khỏi khoản phải thu để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Bộ phận kế toán vào hạch toán nợ phải thu khó đòi cho Tổ chức chứng từ, tài liệu kế toán Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thể chứng từ chứng từ để ghi sổ kế toán Vì vậy, để đảm bảo kịp thời đầy đủ nghiệp vụ kinh tế phát sinh doanh nghiệp phải tổ chức tốt hệ thống chứng từ kế toán chứng từ kế toán chu trình bán hàng thu tiền không ngoại lệ 3.1 Chứng từ kế toán - Các đơn đặt hàng khách hàng, hóa đơn ký kết bán hàng, cung cấp dịch vụ, cho thuê tài sản hóa đơn, khế ước tín dụng… - Các hóa đơn: Hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT ( theo phương pháp trực tiếp khấu trừ); - Các chứng từ vận chuyển; - Các chứng từ toán : Phiếu thu ( tiền mặt, sec), giấy báo có ( có kèm theo bảng kê ngân hàng); - Các biên toán, lý hợp đồng bán hàng, cung cấp dịch vụ - Các chứng từ phê chuẩn xóa bỏ nợ phải thu không thu hồi 3.2 Sổ sách Sổ TK liên quan; sổ Nhật ký bán hàng, Nhật ký thu tiền; Sổ chu tiết doanh thu, doanh thu nội sổ chi tiết TK phải thu khách hàng, sổ chi tiết TK doanh thu hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán 3.3 Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng Theo hệ thống TK kế toán hành, TK liên quan đến Chu trình bán hàng thu tiền bao gồm TK doanh thu (511,512,531,532,3387…), TK phải thu (131,136,138) TK tiền (111, 112,113) số TK khác 3.4 Báo cáo tài Hệ thống lập với mục đích thông tin cho quản lý cấp nắm bắt toàn kết chu trình qua niên độ kế toán hay thời ký định Cụ thể là: - Báo cáo kết hoạt động kinh doanh ( năm kiểm toán) - Phẩn I: Lãi, lỗ; - Các BCTC nộp cho quan thuế, Bộ chủ quản Tổng công ty… - Báo cáo tình hình toán nợ khách hàng; - Bảng kê phân tích trích lập hoàn nhập khoản dự phòng; - Báo cáo hàng tháng nghiệp vụ bán hàng, phải thu thu tiền Kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Chu trình bán hàng thu tiền chu trình mà thông tin cung cấp từ chu trình đóng góp vai trò quan trọng toàn hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp nên việc thực xây dựng hệ thống KSNB cần thiết phần quan trọng quản lý chu trình bán hàng thu tiền Theo Liên đoàn kế toán Quốc tế: “ Hệ thống kiểm soát nội hệ thống sách thủ tục có chức thường xuyên sở xác định rủi ro có hiệu tất mục tiêu đề đơn vị” Do vậy, KSNB chu trình bàn hàng thu tiền phải đảm bảo tính đồng chứng từ, việc đánh số thứ tự trước chứng từ, việc phân tách nhiệm vụ công tác kế toán việc phê chuẩn nghiệp vụ chu trình bán hàng thu tiền Kiểm soát nội nghiệp vụ bán hàng - Sự đồng sổ sách: Đòi hỏi hệ thống kế toán từ chứng từ đến sổ kế toán bảng tổng hợp phải có tác dụng kiểm soát tối đa nghiệp vụ Quyền lựa chọn hình thức phương thức kế toán tuỳ thuộc vào đơn vị cho phù hợp với điều kiện đơn vị đơn vị sừ dụng hệ thống kế toán khác - Việc đánh số thứ tự trước chứng từ: Sử dụng chứng từ có đánh số trước theo thứ tự liên tục có tác dụng đề phòng bỏ sót, giấu diếm tránh việc trùng lặp khoản phải thu, khoản ghi sổ với khách hàng - Lập bảng cân đối toán tiền hàng gửi cho người mua: Lập xác nhận bảng cân đối hàng tiền phải thu hoạt động kiểm soát hữu hiệu, cần thiết doanh nghiệp Để đảm bảo tính khách quan xác nhận, lập bảng cân đối giao cho người liên quan gửi qua bưu điện để người mua trả lời dễ dàng - Xét duyệt phê chuẩn nghiệp vụ bán hàng: Kiểm soát nội xem xét chứng từ với thủ tục xét duyệt tương ứng có đảm bảo • Việc bán chịu duyệt y cẩn trọng trước bán hàng • Hàng bán vận chuyển sau duyệt với đầy đủ chứng từ (tài khoản, dấu, chữ ký hợp pháp bên mua) • Giá bán phê duyệt bao gồm phí vận chuyển, giảm giá, bớt giá điều kiện toán - Phân tách nhiệm vụ đầy đủ tổ chức công tác tài kế toán: Đây công việc trọng yếu Kiểm soát nội nhằm ngăn ngừa sai sót gian lận kiểm toán nói chung chu trình bán hàng thu tiền nói riêng - Tính độc lập người kiểm tra, kiểm soát việc thực kiểm soát : Tính độc lập nhân tố chủ yếu phát huy hiệu lực Kiểm soát nội Thông thường sử dụng KTV Kiểm soát viên nội chuyên trách đảm bảo cho việc kiểm soát, xử lý ghi sổ nghiệp vụ bán hàng thu tiền phục vụ tốt cho mục tiêu kiểm toán Trong truờng hợp khác nhân viên kế toán thực công tác KSNB phải đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm Kiểm soát nội nghiệp vụ thu tiền Cách thức trình tự dự kiến trắc nghiệm cho nghiệp vụ thu tiền tương tự cách thức trình tự cho nghiệp vụ bán hàng Để thực mục tiêu tính hiệu lực (các khoản phải thu có thật) KSNB phải phân tách nhiệm vụ người giữ tiền người ghi sổ Đồng thời phải thường xuyên đối chiếu độc lập với ngân hàng Đối với mục tiêu tính trọn vẹn (các khoản phải thu ghi sổ) Kiểm soát nội cần phân tách nhiệm vụ người giữ tiền người ghi sổ, đánh số thứ tự trước chứng từ: phiếu thu, bảng kê… Đối với mục tiêu tính phép Kiểm soát nội thực sách cụ thể cho việc toán trước hạn, duyệt khoản chiết khấu, đối chiếu từ chứng từ gốc ký duyệt phiếu thu tiền Đối với mục tiêu tính giá: Kiểm soát nội phải theo dõi chi tiết khoản phải thu đối chiếu với chứng từ bán hàng thu tiền đối chiếu với ngân hàng khoản tiền thu Đối với mục tiêu phân loại trình bày: Kiểm soát nội phải xác định vận dụng hệ thống sơ đồ tài khoản cho nghiệp vụ thu tiền Đối với mục tiêu xác số học (các khoản phải thu tính toán xác số cộng sổ, chuyển sổ sang trang trùng khớp) Kiểm soát nội cần tách nhiệm vụ ghi sổ nghiệp vụ đối chiếu định kỳ việc rà soát nội công tác chuyển sổ, cộng dồn Rủi ro kiểm toán kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền Theo VSA số 400 rủi ro kiểm toán: “rủi ro kiểm toán rủi ro công ty kiểm toán Kiểm toán viên đưa ý kiến nhận xét không thích hợp Báo cáo kiểm toán kiểm toán có sai sót trọng yếu.” Trong chu trình bán hàng thu tiền việc hạch toán doanh thu công việc quan trọng gắn liền với nghiệp vụ bán hàng, đòi hỏi tuân thủ chặt chẽ quy định điều kiện ghi nhận doanh thu, thời điểm ghi nhận doanh thu nên kiểm toán khoản mục doanh thu KTV thường gặp số rủi ro kiểm toán như: - Doanh thu phản ánh sổ sách kế toán cao so với doanh thu thực tế doanh nghiệp hạch toán vào doanh thu khoản thu chưa đủ yếu tố để ghi nhận doanh thu: xuất hóa đơn thu tiền cuối kỳ chưa giao hàng, tạm ứng tiền người mua, doanh nghiệp xuất hàng người mua chưa chấp nhận toán…Ngoài có doanh thu phản ánh sổ sách đơn vị cao chứng từ kế toán do: doanh thu bị ghi sai kỳ kế toán nghiệp vụ phát sinh vào cuối kỳ kế toán, ghi sai doanh thu sổ… - Nhiều trường hợp gian lận sai sót gắn với doanh thu nhằm mục đích trốn lậu thuế doanh thu doanh nghiệp kèm với tiêu thuế GTGT đầu phải nộp điển hình chuyển mặt hàng có giá trị cao thành mặt hàng có giá trị thấp - Doanh thu phản ánh số sách thấp doanh thu thực tế: doanh nghiệp bỏ sót nghiệp vụ đủ điều kiện ghi nhận doanh thu, doanh nghiệp hạch toán nhầm sang tài khoản khác, kế toán tính toán ghi sổ sai doanh thu… Trong kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền rủi ro KTV gặp phải rủi ro kiểm toán khoản phải thu khách hàng bao gồm: - Việc bán chịu ghi nhận nghiệp vụ bán hàng thông thường nghiệp vụ tài - Thu hồi khoản phải thu phụ thuộc vào kiện cụ thể dự đoán thời điểm - Các khoản phải thu khách hàng không phân loại thực tế mà khả thu hồi khoản phải thu năm thấp Trong kiểm toán BCTC nói chung việc kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền nói riêng việc gặp phải rủi ro kiểm toán đìều không tránh khỏi mà KTV đưa ý kiến không xác đáng đối tượng kiểm toán Do đó, trình thực hành kiểm toán KTV cần phải thận trọng xét đoán nghề nghiệp áp dụng phương pháp khác để giảm thiểu rủi ro gặp phải Cách tiếp cận kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền Trong kiểm toán báo cáo tài có cách tiếp cận kiểm toán theo chu trình theo khoản mục Phân theo chu trình: Là cách phân chia công việc kiểm toán vào mối liên hệ chặt chẽ lẫn khoản mục, trình cấu thành, yếu tố chu trình chung tài Kiểm toán chu trình kiểm toán công việc xuyên suốt, liên quan đến nhiều khoản mục, Tk quy trình xuyên suốt ảnh hưởng trọng yếu đến BCTC.Chẳng hạn, nghiệp vụ doanh thu, doanh thu trả lại, khoản thu tiền bán hàng số dư khoản phải thu nằm chu trình tiêu thụ… Cách phân chia có hiệu xuất phát từ mối quan hệ vốn có nghiệp vụ từ thu gom đầu mối mối liên hệ kinh tế ghi sổ kế toán chứa đựng bảng khai tài Kiểm toán bảng khai tài thường bao gồm chu trình kiểm toán sau: - Kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền; - Kiểm toán tiền ( tiền két, ngân hàng, chuyển); - Kiểm toán chu trình mua hàng toán; - Kiểm toán tiền lương nhân viên; - Kiểm toán hàng tồn kho; - Kiểm toán chu trình huy động hoàn trả vốn Cách tiếp cận kiểm toán theo khoản mục: Là cách phân chia máy móc khoản mục nhóm khoản mục theo thứ tự bảng khai tài vào phần hành Kiểm toán khoản mục BCĐKT: khoản mục vốn tiền, khoản mục nợ phải thu, khoản mục nợ phải trả… ... Lập bảng cân đối toán tiền hàng gửi cho người mua: Lập xác nhận bảng cân đối hàng tiền phải thu hoạt động kiểm soát hữu hiệu, cần thiết doanh nghiệp Để đảm bảo tính khách quan xác nhận, lập bảng... hệ vốn có nghiệp vụ từ thu gom đầu mối mối liên hệ kinh tế ghi sổ kế toán chứa đựng bảng khai tài Kiểm toán bảng khai tài thường bao gồm chu trình kiểm toán sau: - Kiểm toán chu trình bán hàng... xóa sổ khoản phải thu không thu Trong niên độ, khách hàng thực khả toán, doanh nghiệp phải lập bảng kê báo cáo đề xuất xóa bỏ khoản nợ khỏi khoản phải thu để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt