Sơ đồ tổ chức của công tyPHÒNG Marketing PHÒNG Kỹ thuật PHÒNG Bảo hành 1.2.2 Cơ cấu tổ chức và chức năng phòng ban: Trách nhiệm quản lí nhân sự và tiền lương sẽ thuộc về 2 phòng ban :
Trang 1MỤC LỤC
Trang 2Lời nói đầu
****
Ngày nay, song song với quá trình phát triển công nghệ khoa học và công nghệ kỹ thuật thì ngành khoa học tính toán đã đóng vai trò quan trọng, nó đã đóng góp những thành tựu khoa học kỹ thuật rực rỡ với những bước tiến nhảy vọt Việc áp dụng công nghệ khoa học – kỹ thuật vào lĩnh vực đời sống của con người ngày càng tăng và không ngừng can thiệp vào hầu hết các công việc của đời sống Công nghệ thông tin là một trong những ngành khoa học đó Đi đôi với sự phát triển của công nghệ chế tạo các thiết bị máy tính thì việc sản phẩm các phần mềm ứng dụng ra đời có tính chất quyết định đối với việc áp dụng ngành khoa học này.
Trên thế giới cũng như ở Việt Nam, công nghệ thông tin đã trở thành một ngành công nghệ công nghiệp mũi nhọn, nó là một ngành khoa học kỹ thuật không thể thiếu trong việc áp dụng vào các hoạt động xã hội như quản lý, kinh
tế, thông tin… Ở nước ta hiện nay, việc áp dụng vi tính hóa trong việc quản lý tại các cơ quan, xí nghiệp đang rất phổ biến và trở nên cấp thiết.
Lương là một yếu tố quan trọng quyết định đến sự hoạt động và tồn tại của bất kỳ một công ty nào Vì thế quản lý lương là một vấn đề mà gần như các công
ty, cơ quan đều quan tâm Việc ứng dụng tin học vào quản lý lương giúp cho việc quản lý của công ty trở nên dễ dàng, chính xác, có tính chuyên nghiệp và có tính bảo mật cao.
Trong bài tập lớn này đề tài của chúng em là về quản lý lương - nhân viên:
Mặc dù đã rất cố gắng nhưng chương trình chắc chắn cón nhiều thiếu sót Rất mong nhận được sự chỉ bảo của các quý thầy cô cùng bè bạn Em xin chân thành cảm ơn!
Trang 3Phần 1 : Khảo sát hệ thống
1.1 Khảo sát và xác lập dự án:
- Hiện nay là thời đại công nghệ thông tin bùng nổ nhanh chóng và nó đã giúpích rất nhiều cho con người trong mọi công việc Nó thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽnền công nghiệp, thúc đẩy sự phát triển của đất nước
- Yêu cầu cần nhiều những phần mềm chuyên nghiệp để quản lý Phần mềmQuản lý nhân sự tiền lương cho nhân viên công ty cũng là một trong sô đó Việc đó sẽgiúp cho công ty trong việc trả lương cho nhân viên 1 cách nhanh chóng và công bằnggiữa mọi người
1.2 Chi tiết khảo sát
1.2.1 Giới thiệu về công ty
Tên công ty : Công ty cổ phần phân phối thiết bị văn phòng FINTEC
Địa chỉ : Số 47 Thái Thịnh – Đống Đa - Hà Nội
Tel : (04) 5624 688
Fax : (04) 5624 689
Là một công ty thành viên trong hệ thống của Công ty Cổ phần đầu tư Côngnghiệp - Kỹ nghệ - Thương mại ( FINTEC Corp.), Công ty cổ phần phân phối Thiết bịvăn phòng FINTEC được hình thành & phát triển từ Trung tâm phân phối thiết bị vănphòng của Công ty FINTEC Công ty được thành lập từ tháng 10 năm 1995 Phát triểntheo mô hình một tập đoàn kinh doanh đa ngành, FINTEC Corp hoạt động trongnhiều lĩnh vực như sản xuất và xuất khẩu hàng nông sản, thực phẩm; kinh doanh cácsản phẩm công nghệ thông tin và thiết bị văn phòng; cung cấp dịch vụ thương mại điện
tử và dịch vụ tài chính, tư vấn đầu tư
Tháng 4/1997, FINTEC thành lập bộ phận phân phối Thiết bị văn phòng, gọi tắt
là FINTEC - Thiết Bị Văn Phòng
Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phân phối các sản phẩm Thiết bị vănphòng & Tin học, mục tiêu hướng tới xây dựng Công ty cổ phần phân phối Thiết bịvăn phòng FINTEC trở thành một trong những công ty bán buôn & bán lẻ số 1 tại ViệtNam trong lĩnh vực Thiết bị văn phòng & Tin học
FINTEC - Thiết Bị Văn Phòng đang hướng các quy trình làm việc của mình tớiISO-9001 : 2000 nhằm tăng cường hơn nữa hiệu quả làm việc, cải thiện đời sống củanhân viên
Trang 4Sơ đồ tổ chức của công ty
PHÒNG Marketing
PHÒNG
Kỹ thuật
PHÒNG Bảo hành
1.2.2 Cơ cấu tổ chức và chức năng phòng ban:
Trách nhiệm quản lí nhân sự và tiền lương sẽ thuộc về 2 phòng ban :
Nhân viên phòng tài chính kế toán sẽ quản lý tiền lương bằng cách tạo các bảnglương, khung lương đối với từng bộ phận và từng chức vụ
Mức lương của nhân viên tùy thuộc vào chức vụ Nhân viên ở chức vụ nào sẽnhận được mức lương ứng với từng chức vụ đó
Những việc được khen thưởng (lý do khen thưởng) và hình thức khen thưởngtương ứng do giám đốc công ty định ra Bộ phận quản lý lương có trách nhiệm tạo rabảng khen thưởng Trong đó, có tên loại khen thưởng và hình thức khen thưởng tươngứng với quyết định của giám đốc Bộ phận quản lý nhân sự dựa vào bảng đó mà thựchiện khen thưởng cho nhân viên theo bảng trên
1.2.3 Thang bảng lương công ty
Ngày làm việc, công tác, nghỉ phép: Được hưởng 100% lương
Ngày nghỉ ốm được hưởng nguyên lương
Trang 5Nghỉ không phép : Không có lương hoặc trừ lương.
Áp dụng cho giám đốc điều hành trở xuống:
a Thang bản lương – đối tượng áp dụng:
Mức lương tối thiểu của giám đốc điều hành là 3.000.000 VNĐ/tháng
Mức lương tối thiểu của phó giám đốc và trưởng ban là 2.000.000 VNĐ/thángMức lương tối thiểu của nhân viên công ty áp dụng là 1.000.000 VNĐ/tháng
BẢNG THANG HỆ SỐ LƯƠNG
T
T Chức danh công việc Mã
Bậc(số năm kinh nghiệm) 1(2) 2(4) 3(8) 4(14) 5(16)
II Nhân viên các phòng ban
1 Nhân viên biến chế CV005
• Phụ cấp chức vụ: (Áp dụng với người đi công tác xa > 30 ngày là lãnh đạo)
- Đối với Giám đốc và Trưởng các phòng ban nhận mức phụ cấp trách nhiệmbằng 10% mức tiền lương hiện hưởng của Công ty
- Đối với P.Giám đốc và Phó trưởng các phòng ban nhận mức phụ cấp tráchnhiệm bằng 8% mức tiền lương hiện hưởng của Công ty
Trang 6• Phụ cấp đi lại (Công tác phí)
- Đối với những người không thường xuyên đi công tác:
Những người không thường xuyên đi công tác sẽ được hưởng mức trợ cấp đi lại theo độ dài tuyến đường ( từ nơi đi và nơi đến)
Bảng phụ cấp đi lại của Công ty
Quãng đường ( một chiều)
Tiền phụ cấp Năm 2011
Bậc 1: Nhắc nhở (là những nhân viên vi phạm nội quy công ty lần đầu)
Bậc 2: Kiểm điểm (là những nhân viên vi phạm nội quy công ty từ 2 - 3 lần và
sẽ bị trừ 5% lương)
Bậc 3: Cảnh cáo (là những nhân viên vi phạm nội quy công ty từ 4 lần và sẽ bịtrừ 10% lương)
Bậc 4: Buộc thôi việc
Khen thưởng: Có 3 bậc khen
Bậc 1: Tuyên dương (được hưởng thêm 1 ngày lương)
Bậc 2: Gương điển hình (được hưởng thêm 3 ngày lương)
Bậc 3: Cá nhân xuất xắc (được hưởng thêm tháng lương thứ 13)
Các loại chế độ phúc lợi của Công ty.
Chỉ áp dụng với những nhân viên đã đóng góp cho công ty trên 1 năm làm và tuytheo vào yêu cầu của nhân viên.Các quyền lợi về các loại bảo hiểm:
Bảo hiểm xã hội (BHXH):
- Đối tượng được tham gia BHXH:
Tất cả cán bộ nhân viên trong công ty
- Mức đóng: theo quy định của Nhà nước, 20% quỹ lương làm căn cứ đóngBHXH trong đó 15% do Công ty đóng và 5% còn lại trích từ lương của cán bộnhân viên
- Cấp sổ:
Cán bộ nhân viên trong công ty có thời gian làm việc tại Công ty 1 năm liên tụctrở lên sẽ được đề nghị cơ quan BHXH cấp sổ BHXH
- Chế độ BHXH:
Trang 7Khi tham gia BHXH, cán bộ nhân viên sẽ được hưởng đầy đủ các chế độ do Nhànước quy định tại Luật BHXH bao gồm: chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn laođộng, bệnh nghề nghiệp, hưu trí, tử tuất.
Bảo hiểm y tế (BHYT)
- Đối tượng được tham gia BHYT:
+ Toàn thể cán bộ nhân viên của công ty
+ Cán bộ nhân viên ký Hợp đồng lao động đầu tiên với Công ty và có thời gianthực hiện hợp đồng này từ 3 tháng trở lên và đã nộp đầy đủ hồ sơ cá nhân theoquy định của Công ty
- Mức đóng: theo quy định của Nhà nước, 3% quỹ lương làm căn cứ đóng BHYTtrong đó 2% do Công ty đóng và 1% còn lại trích từ lương của cán bộ nhân viên
- Cấp thẻ:
+ Hằng năm cán bộ nhân viên được cấp thẻ BHYT
+ Thời hạn ghi trên thẻ có thể là 3 tháng, 6 tháng hoặc 12 tháng tuỳ thuộc vào đợtmua định kỳ BHYT của Công ty
+ Thẻ BHYT là căn cứ để được hưởng các chế độ thanh toán BHYT khi đi khámchữa bệnh theo quy định của Nhà nước
+ Được thay đổi nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu vào cuối mỗi quý
+ Yêu cầu cơ quan BHYT bảo đảm quyền lợi theo quy định của điều lệ BHYT
Trợ cấp đồng phục.
- Đối tượng được hưởng:
Các cán bộ nhân viên làm việc ở các vị trí như: Lễ tân, công nhân lắp ráp máytính, công nhân kỹ thuật, bảo vệ
- Chế độ:
Mỗi năm được cấp 02 bộ đồng phục
Phần 2 : Phân tích hệ thống
Trang 8Thông tin đầu vào: thông tin liên quan đến nhân viên, lương nhân viên… Thông tin đầu ra: báo cáo tình hình nhân viên và lương
HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ TIỀN LƯƠNG
2.1 Mô tả hệ thống:
2.1.1 Mô tả hệ thống:
a Mô hình hệ thống:
Hệ thống quản lý nhân sự tiền lương sẽ giúp lưu trữ thông tin về nhân viên, thông
tin về lương và các thông tin có liên quan an toàn; tự động tính lương cho nhân viên
theo từng tháng và theo từng năm; kết xuất thông tin yêu cầu thống kê, báo cáo, tra
cứu
b Mô tả bài toán hệ thống bằng lời:
Quản lý nhân sự: (có quyền của nhân sự)
Quản lý Danh sách nhân viên
• Người quản lý nhân sự có trách nhiệm tạo danh sách nhân viên từ những thông
tin trong đơn xin việc, hồ sơ của nhân viên cộng với những thông tin về mã
Trang 9nhân viên, chức vụ công tác, phòng ban và mức lương của nhân viên Mã nhânviên luôn được giữ nguyên, nó chỉ thay đổi khi công ty có những thay đổi lớn
về mặt nhân sự (khi đó cần tạo danh sách nhân viên mới)
• Khi công ty thực hiện cải tổ lớn về cơ cấu tổ chức và nhân sự thì bắt buộc ngườiquản lý nhân sự phải tạo mới hoàn toàn danh sách nhân viên (hoặc cập nhật lại
mã nhân viên mới)
• Khi nhân viên có những thay đổi nhỏ liên quan đến vấn đề thông tin cá nhân thìngười quản lý nhân sự có thể thực hiện cập nhật lại danh sách cũ (không thayđổi mã nhân viên)
Quy trình thêm thông tin về nhân viên vào danh sách nhân viên như sau:
Khi có một nhân viên được trúng tuyển vào công ty thì người quản lý nhân sự cónhiệm vụ thêm thông tin về người đó vào danh sách nhân viên bằng cách thực hiện cácbước sau:
o Tạo mã nhân viên cho nhân viên đó theo quy ước của công ty
o Điền họ và tên nhân viên ứng với mã nhân viên đó
o Điền thông tin chi tiết về nhân viên như: giới tính, ngày sinh, địa chỉ, điệnthoại
o Nhập phòng ban làm việc của nhân viên
o Nhập thông tin về nhân thân cho nhân viên : tên người thân, giới tính, quan hệđối với nhân viên
o Một nhân viên có một chức vụ duy nhất
o Một nhân viên có một chuyên môn nhất định và bằng cấp tương ứng vớichuyên môn đó (trình độ học vấn: tiến sỹ, cử nhân…)
o Mỗi nhân viên của công ty đều yêu cầu phải có một trình độ anh văn nhất định.Tối thiểu là bằng B Anh Văn (nhân viên chỉ cần khai báo cho công ty chứngchỉ tốt nhất của mình)
o Ngoài ra, sẽ lưu lại quá trình công tác trước đây của nhân viên
Sau đó, lập bảng chấm công cho nhân viên
Sửa thông tin cá nhân, thuyên chuyển nhân viên, thay đổi chức vụ:
• Khi nhân viên được thuyên chuyển trong nội bộ công ty thì chỉ cần thay đổiphòng ban mà nhân viên đó làm việc trong danh sách nhân viên và cần thôngbáo với người quản lý lương
• Khi thay đổi chức vụ người quản lý nhân viên cũng phải vào danh sách nhânviên để thay đổi mã chức vụ của nhân viên
• Sửa đổi thông tin cá nhân viên về địa chỉ, số điện thoại… nhân viên quản lýnhân sự có nhiệm vụ thay đổi vào rong danh sách nhân viên
Theo dõi nhân viên và chấm công
• Khi nhân viên được xin nghỉ việc công ty thì cho nhân viên thay trạng thái làmviệc trong danh sách nhân viên
Trang 10• Theo dõi việc nghỉ phép của nhân viên cập nhật trạng thái cho nhân viên.
• Nếu xác định nghỉ không có phép hoặc đến muộn sẽ cập nhật vào trong bảngchấm công của từng người
Quản lý chức vụ - Phòng ban: Được thêm mới hoặc cập nhật khi người quản lý
nhân sự thực hiện khi yêu cầu của giám đốc Mặc định chức vụ và phòng ban ban đầutheo sơ đồ tổ chức công ty (trang 4)
Quản lý lương
Quản lý hệ số lương và mức lương tối thiểu.
• Người quản lý lương có trách nhiệm tạo bảng lương tối thiểu cho nhân viêncông ty Quản lý lương tạo bảng lương tối thiểu bằng cách từ những mức lươngtối thiểu được quy định sẵn ở thang lương chức vụ(trang 5) trong tạo ra số tiềnlương tương ứng với chức vụ Ví dụ : Mức lương 1 : 1.000.000 VND/tháng,Mức lương 2 : 2.000.000 VND/tháng… Khi công ty có những điều chỉnh đếnmức lương tối thiểu người quản lý có thể chỉnh sửa, cập nhật lại bảng tối thiểulương Người quản lý lương chỉ tạo mới hoàn toàn bảng lương tối thiểu khicông ty có yêu cầu hoặc có những thay đổi lớn về cơ cấu lương hoặc thêm mớimức lương khi có một chức vụ mới được thành lập
• Bảng hệ số lương(trang 5) là do sự nhật trí của lãnh đạo công ty về mức cácmột chức vụ mà có các bậc lương trong công ty có thể nhận được Và được cậpnhật khi cần sự thay đổi về hệ số tùy chức vụ, hoặc khi có trường hợp mà thêmchức vụ mới thì người quản lý lương sẽ thực hiện thêm vào hệ số lương chochức vụ mới
Quản lý khen thưởng - kỷ luật
• Những việc kỷ luật nhân viên được các trưởng ban báo cáo với giám đốc công
ty, giám đốc sẽ quyết định và yều cầu về cho người quản lý lương để thực hiệntrừ tiền lương trong bảng tổng lương nhân viên theo các mức(trang 6) Và phải
có trách nhiệm thêm mới hoặc cập nhật các mức bậc kỷ luật vảo bảng kỷ luậttùy theo yêu cầu của giám đốc
• Việc khen thưởng cũng được các trưởng ban báo cáo cho giám đốc, giám đốc sẽquyết định và đưa lại yêu cầu mức khen thưởng cho người quản lý lương đểthực hiện theo các mức(trang 6) Và phải có trách nhiệm thêm mới hoặc nhậtcác mức khen thưởng theo yên cầu của giám đốc
Trang 11Từ tổng hợp các việc chấm công, chương trình sẽ xử lý và đưa ra được bảng lươngtổng hàng tháng của một nhân viên
Quản lý tài khoản:
Mặc định ban đầu chỉ có 1 quyền đăng nhập cho Giám đốc Do giám đốc trực tiếpchỉnh sửa quyền đăng nhập hệ thống cho cấp cho người lý nhân sự và quản lý lương Người quản lý nhân sự ngoài khi tạo thông tin nhân viên sẽ tạo ra tài khoản mậtkhẩu cho nhân viên (Mã NV, Loại quyền(nhân sự, lương, nhân viên,Giám đốc), Mậtkhẩu )
• Tra cứu bảng lương của cá nhân nhân viên đó qua các tháng và có thể thao tác
• Tra cứu bảng hệ số lương
Báo cáo:
Giám đốc và các Phó Giám đốc Ngoài những chức năng như nhân viên ra còn có:
• Xem báo cáo tổng hợp lương của tất cả các nhân viên
• Xem báo cáo bảng khen thưởng hoặc kỷ luật
•
Trang 122.1.2 Giải pháp sử dụng:
Để giải quyết vấn đề trên, chúng em chọn lựa cơ sở dữ liệu tập trung theo kiến trúc server Qua phân tích và đánh giá chúng em đưa ra 2 giải pháp về việc xây dựng ứng dụng như sau:
client- Xây dựng hệ thống trên môi trường Web
Xây dựng hệ thống chạy trên mạng cục bộ Lan
So sánh 2 giải pháp :
Hệ thống chạy trên internet Hệ thống chạy trên mạng
nội bộ (Lan)Đặc điểm Dữ liệu hoàn toàn nằm trên một máy chủ
(server) , người sử dụng tại các máy client truy cập dữ liệu ở server bằng cách
sử dụng web browser thông qua mội trường internet
Dữ liệu nằm trập trung ở server đặt tại công ty, các máy client nằm trong công
ty Người dùng sử dụng các phần mềm tại client truy cập dữ liệu từ máy chủthông qua mạng nôi bộ (Lan)
Thời gian xây dựng Mất nhiều thời gian do phải dành khá
nhiều thời gian cho việc thiết lập cách thức bảo mật
Ít thời gian hơn do không cần phải tập trung vào bảo mật
Chi phí đầu tư
Tính linh hoạt- tiện
dụng Người dùng có thể dễ dàng sử dụng dịch vụ ở bất kì đâu chỉ cần máy tính có nối
mạng internet và có web browser
Dễ sử dụng, không phải tốn thời gian và chi phí đào tạo cách sử dụng do người dùng chỉ cần dùng web broser là có thể truy cập vào cơ sở dữ liệu
Người dùng bắt buộc phải đến công ty mới có thể truycập được dữ liệu
Đòi hỏi cấu hình máy tính thích hợp (cả về phần cứnglẫn phần mềm)
Trong một số trường hợp cần phải đào tạo người sử dụng
Bảo mật Khó bảo mật , dễ bị đánh phá hơn
Dễ bị mất dữ liệu qua đường truyền internet
An toàn hơn do hệ thống chỉ hoạt động trong nội bộ công ty, khả năng bị đánh phá và thất thoát dữ liệu thông qua mạng cục bộ là rất thấp
Trang 13Quản lý phòng ban Quản lý bảng lương tối thiểu
Báo cáo tổng hợp lươngTra cứu thông tin cá nhân khác
Tra cứu bảng lương cá nhân
Tra cứu thông tin khen thưởng kỷ luật
Báo cáo khen thưởng kỷ luật
Tra cứu thông tin bảng hệ số lương
Quản lý ds nhân viên
Quản lý chức vụ
Theo dõi và chấm công nhân sự
QL tiền lương
Quản lý tài khoản
Danh sách tài khoản Cập nhật quyền
Cập nhật BHXHKích hoạt BHXH
2.3 Biểu đồ phân cấp chức năng:
Biểu đồ phân cấp chức năng
- Chức năng quản lý hồ sơ nhân sự: cho biết thông tin cơ bản về nhân viên, biết về
quá trình công tác và hồ sơ gia đình từng nhân viên, chấm công nhân viên theo dõi số
ngày nghỉ…
- Chức năng quản lý lương: Quản lý hệ số lương, phụ cấp, khen thưởng hay kỷ
luật…
- Chức năng tra cứu: cho phép tra cứu thông tin cá nhân, tra cứu lương hàng tháng
của cá nhân, tra cứu thông tin nội dung về khen thưởng kỷ luật, hệ số lương
- Chức năng thống kê: báo cáo thống kê thông tin đầy đủ về bảng lương, bảng khen
thưởng – kỷ luật về nhân viên
- Chức năng khác như: Thay đổi thông tin cá nhân của chính, đăng nhập hệ thống,
cấp quyền người dùng của giám đốc