sách kĩ năng giao tiếp kinh doanh

Chơng 1: KHI NIM CHUNG V GIAO TIP KINH DOANH 1.1 Định nghĩa giao tiếp kinh doanh 1.1.1 Khái niệm giao tiếp Hiện tồn nhiều khái niệm giao tiếp khác * Theo Martin P.Andelem: Giao tiếp quy trình hiểu đợc ngời khác làm cho ngời khác hiểu đợc * Jhon B HoBen cho rằng: Giao tiếp trao đổi với t ý tởng lời * Khỏi nim c nhiu ngi tha nhn: Giao tiếp hoạt động xác lập vận hành mối quan hệ ngời với ngời nhằm thoả mãn nhu cầu định 1.1.2 Khái niệm giao tiếp kinh doanh Giao tiếp kinh doanh giao tiếp quảng bá sản phẩm, dịch vụ, tổ chức; thiết lập mối quan hệ kinh doanh ngời tiêu dùng nhà sản xuất; giải vấn đề pháp lý nhằm đạt đợc lợi ích cho doanh nghiệp 1.2 Các thành phần trình giao tiếp - Ngời truyền tin: l ch th u tiờn to quan h giao tip, ng thi cng l khỏch th tip nhn thụng tin phn hi t phớa ngi nhn tin - Ni dung thụng tin: l i tng giao tip v cng l mc tiờu hng ti ca cỏc ch th Ngi truyn tin phi tỡm hiu k kh nng, mc truyn tin ca ngi nhn thụng tin chun b chu ỏo ni dung thụng tin Khi la chn ni dung thụng tin ngi truyn tin cn lu ý: + Cỏi gỡ (what), tc l núi cỏi gỡ, núi gỡ? Nhiu chỳng ta l li, núi iu khụng nờn núi, l trc núi, chỳng ta khụng cõn nhc no cn núi, no khụng nờn v no khụng c núi + Ti (why), tc l cn chỳ ý tỡm hiu ngi nghe l Ai õy khụng ch n gin l mt cỏi tờn, la tui gii tớnh, ngh nghip, a v xó hi hay hc ca ngi nghe, m cũn bao gm cỏc c im tõm lý ca h, nh: tõm trng, tỡnh cm, s thớch, nhu cu, quan im, lp trng, tớn ngng, nim tin, thúi quen Trong giao tip, chỳng ta phi tỡm hiu i tng giao tip t ú cú cỏch giao tip, ng x phự hp V ny, bng cỏch ny v vi i tng bn c hoan nghờnh, nhng vi i tng ny bn c hoan nghờnh, nhng vi i tng khỏc khụng cú ngha cng s nh vy - Ngời nhận tin: l khỏch th tip nhn thụng tin v ng thi l ch th phỏt thụng tin phn hi n vi ngi truyn tin tip nhn chớnh xỏc ni dung thụng tin, ngi nhn tin phi trung t tng cao , gii mó nhanh v chớnh xỏc b mó ó c mó húa t ngi truyn tin Việc hiểu thông điệp phụ thuộc vào phông kiến thức, kinh nghiệm sống, niềm tin, mối quan tâm ngời nhận tin - Phản hồi: Phản hồi yếu tố quan trọng để trình giao tiếp diến hiệu Phản hồi để tiếp tục giao tiếp; thể ngời nhận thông điệp hiểu hay sai thông điệp; kích thích giao tiếp mở rộng tranh luận Khi tip nhn thụng tin, ngi nhn tin phi luụn th hin thỏi , tỡnh cm, quan im ca mỡnh trc ni dung thụng tin m mỡnh nhn c - Kênh giao tiếp: Kênh giao tiếp phơng tiện kỹ thuật đợc sử dụng tín hiệu truyền thông điệp nh: gặp trực tiếp, th tín, điện thoại, truyền thanh, truyền hình webcam Khi chọn kênh giao tiếp cn cn c vo ni dung thụng tin, a v, nng lc tip thu ca ngi nhn tin v cỏc yu t mụi trng la chn kờnh thụng tin cho phự hp - Ngữ cảnh: ngữ cảnh bao gồm tình huống, hoàn cảnh không gian diễn giao tiếp Ngữ cảnh đóng vai trò quan trọng việc mã hóa giải mã thông điệp Cùng thông điệp có nghĩa hoàn toàn khác ngữ cảnh khác tình cảm phản ứng ngời với ý tởng kiện khác biệt tình khác - Nhiễu tiếng ồn: Thông điệp nhận đợc khác với thông điệp gửi tiếng ồn, bị can thiệp bị cắt ngang Gửi thông điệp th điện tử cho ngời ngại công nghệ khả truy cập internet có trở ngại xảy Trờng hợp nên dùng th công văn dễ dàng đợc chấp nhận * Cần lu ý số nguyên nhân gây trở ngại cho trình giao tiếp: Sử dụng từ ngữ không phù hợp Sử dụng kênh giao tiếp không phù hợp Thông điệp không phù hợp đối tợng giao tiếp Ngời nhận tin không ý Ngời nhận truyền thông điệp thiếu lịch Ngôn ngữ cử không hỗ trợ lời nói Ngời truyền nhận tin khác biệt phông kiến thức Đề cơng nghèo nàn trình bày thông tin không tốt Thời gian giao tiếp không phù hợp Sự phản hồi không tơng ứng 1.3 Các nguyên tắc giao tiếp kinh doanh Việc ứng xử có nguyên tắc yêu cầu hành động vô t, công bằng, tôn trọng quyền lợi ngời khác nơi làm việc c mong đợi c xử theo quy định chuẩn mực đặt Việc c xử có nguyên tắc đa đến cách c xử chuyên nghiệp Mỗi ngời làm việc công ty có nguyên tắc c xử với tính trực Phần lớn tổ chức có quy định c xử gồm giá trị quy định có tính nguyên tắc để thành viên tuân theo Một công ty quy định giao tiếp khiến thành viên không chắn giải vấn đề vụ Theo Hiệp hội giao tiếp kinh doanh quốc tế (The Association for Business Communication) (http://www.iabc.com/about/code.htm), giao tiếp kinh doanh cần có nguyên tắc sau: Th 1: Duy trì tín nhiệm phẩm giá nghề nghiệp giao tiếp thật thà, thẳng, trực lúc, tạo điều kiện thông tin thuận lợi đến đợc với công chúng theo mối quan tâm họ Th 2: Phổ biến thông tin đắn xác hóa giao tiếp sai sót trách nhiệm thân Th 3: Hiểu hỗ trợ nguyên tắc phát biểu tự do, tự họp, truy cập vào thị trờng mở ý tởng theo hành động Th 4: Nhạy cảm với giá trị văn hóa, niềm tin gắn với hoạt động giao tiếp công bằng, cân để tạo điều kiện khuyến khích hai bên hiểu Th 5: Kiềm chế để không tham gia vào việc trái luân thờng đạo lý Th 6: Tuân thủ luật pháp sách công điều khiển hoạt động chuyên môn, nhạy cảm với tất luật quy định, sách, luật bị vi phạm lý phải hành động để làm tình Th 7: To lũng tin t nhng mi ngi xung quanh bng vic s dng cỏc t ng thng nht vi nhiu ngi t ú thụng tin n c vi nhiu ngi Th 8: Bảo vệ thông tin mật đồng thời tuân theo yêu cầu hợp pháp vạch trần thông tin ảnh hởng đến phúc lợi ngời khác Th 9: Không sử dụng thông tin mật có hoạt động chuyên môn đem lại để thu lợi cá nhân xung đột cạnh tranh lợi ích đồng ý bên liên quan Th 10: Không nhận quà, tiền bí mật cho dịch vụ chuyên môn Th 11: Không bảo lãnh kết vợt quyền lực ngời hành nghề Th 12: Không trung thực với ngời khác mà trung thực với 1.4 Giao tiếp môi trờng đa văn hoá 1.4.1 Ngời Anh - Thờng lạnh lùng, trầm lặng, thực tế, thích ngắn gọn Trong quan hệ họ hay dè dặt, giữ ý, giữ thái độ nghiêm nghị chuyện trò, thờng đứng cách ngời đối thoại khoảng cánh tay (50cm) Khi tán thởng họ vỗ tay - Ngón tay trỏ gõ lên cánh mũi có nghĩa họ muốn nói Hãy giữ bí mật Ngón tay trỏ vuốt mi mắt kéo dài thấp xuống có nghĩa Anh đừng bịp - Ngời Anh thờng kị ba thứ: + Kỵ thắt cà vạt kẻ sọc + Kỵ lấy chuyện hoàng tộc chế giễu + Kỵ bảo họ ngời Anh gốc ngời Anh ngời Scốtlen - Đề tài nói chuyện hấp dẫn thời tiết - Trong làm ăn họ thích thẳng vào vấn đề, không vòng vo, lãng phí thời gian - Họ thích đàm phán, thơng lợng tay đôi, măt đối mặt với t cách cá nhân Đồng thời họ coi trọng ngời có t độc lập, sáng tạo, độc đáo 1.4.2 Ngời pháp - Thờng thông minh, lịch sự, khéo léo giao tiếp Trọng hình thức, cầu kì chuyện ăn, chuyện mặc, hài ớc châm biếm trớc thái - Ngời pháp không thích đề cập đến chuyện riêng t gia đình bí mật kinh doanh Họ quan tâm đến khứ thờng lập kế hoạch làm ăn lâu dài dựa vào điều xảy trớc - Với ngời pháp, ngón tay trỏ vào thái dơng xoay xoay lại ý nói ngời khác làm điều không bình thờng Họ thích bắt tay v bắt tay nhiều 1.4.3 Ngời Đức - Thông minh, t chặt chẽ, nhanh nhạy, tiếp thu điều nhanh dứt khoát Ngời Đức có phong cách giao tiếp rõ ràng, rành mạch, sòng phẳng Họ có kế hoạch chi tiêu cụ thể, tiết kiệm - Khi giao tiếp ngời Đức thờng đứng cách đối tợng 50cm Họ hay bắt tay gặp - Họ hay để ý tới hình thức, học thích nhắc tới học hàm, học vị giao tiếp 1.4.4 Ngời ý Nói nhiều, lạc quan, say mê âm nhạc, coi trọng gọn gàng, kiểu cách trang trọng, hào phóng Ngời ý hẹn nhng bàn tới chuyện làm ăn nên có câu chuyện mở đầu 1.4.5 Ngời Thuỵ sỹ - Lịch sự, xác, kiên trì, thận trọng thích yên tĩnh gia đình nh xã hội - Gặp làm việc lần với họ trao danh thiếp cho họ trớc - Khi đến thăm họ nên mang theo chai Whisky scotlen bó hoa Khi nói chuyện tránh đề cập tới chuyện gia đình, đời t, tôn giáo, tuổi tác Mà nên nói quan hệ quốc tế, thể thao, du lịch ta yêu thích đất n ớc họ 1.4.6 Ngời Mỹ - Năng động, ham mê hoạt động, phu lu thực dụng, thích giao tiếp, không câu nệ hình thức, thoải mái tự nhiên - Ngời Mỹ giao dịch kinh doanh không cần bắt tay nhiều, thẳng vào chuyện làm ăn, chí đàm phán lúc ăn sáng - Ngời Mỹ có thói quen ngồi bỏ chân lên bàn, tay chắp sau gáy, quần áo có nhiều túi, họ tin vào sức mạnh huyền bí 1.4.7 Ngời Phần Lan - Thích xng hô chức họ đàm phán Thơng gia Phần Lan tơng đối bảo thủ, họ định bắt tay có hiệu lực nh ký hợp đồng Đàm phán thờng tiến hành văn phòng bữa tiệc Thông thờng giao dịch xong chúc mừng, dự tiệc - Nếu họ mời đến nhà riêng, nhớ đến mang hoa tặng bà chủ Trớc chủ nhà mời rợu không nên nếm trớc thức ăn Khi nói chuyện tốt không nên nói chuyện trị 1.4.8 Các nớc Hồi giáo Với họ nên thận trọng lời nói, cử Quán cà fe thòng nơi gặp gỡ Giao dịch mua bán phải chuẩn bị tách cà fe nớc Hồi giáo tốt cai rợu bỏ thuốc, chụp hình không đợc hoan nghênh 1.4.9 Ngời c Phần lớn giao dịch làm ăn quán rợu nhỏ Cần nhớ rõ bữa ăn trả tiền, không nên trả tiền sốt sắng quên trả tiền 1.4.10 Ngời Nam Mỹ Khi đàm phán cần tỏ thân mật, ngồi gần Ngời Nam Mỹ đắn đo chuyện làm ăn lâu, thờng không giám làm lớn 1.4.11 Ngời Nhật Dùng danh thiếp để giới thiệu, làm quen lần đầu gặp gỡ Với ngời Nhật cúi đầu thấp thể tôn trọng bái phục nhiêu 1.4.12 Các nớc Đông Nam Khi giao dịch không nên ngồi bắt chân chữ ngũ, không nên lắc chân hớng mũi giày vào đối phơng có tập quán chắp hai tay, bắt tay cha phổ biến 1.4.13 Ngời ấn Độ Thơng chào cách chắp tay trớc ngực hay ngang trán để thể tôn trọng với bề Thông thờng ngời quen biết ngang hàng trào cách mỉm cời Khi tiễn khách chủ nhà nhờng cho khách trrớc tránh quay lng phía khách, nói chuyện tránh nhìn vào mắt họ 1.4.14 Ngời Nga Thật thà, thẳng thắn, dứt khoát, dễ thoả thuận, dể gần, lễ nghi, cởi mở, dể hoà cởi mở với môi trờng xung quanh, rộng lợng, chân thành qua hệ Chơng 2: K NNG NGHE 2.1 Khỏi nim k nng nghe - Nghe: l mt quỏ trỡnh thu nhn thụng tin qua thớnh giỏc - Lng nghe: l mt quỏ trỡnh thu nhn thụng tin qua thớnh giỏc v cú trng thỏi chỳ ý lm nn - K nng nghe: l quỏ trỡnh cỏ nhõn bit la chn nhng thụng tin qua thớnh giỏc cn thit nhm phc v cho mc ớch nht nh 2.2 Phõn bit nghe v lng nghe Nghe Lng nghe - Ch s dng tai - Tai, trớ úc, k nng - Tip nhn õm theo phn - Tip nhn thụng tin cú ch nh, cú ý x t nhiờn thc - Th ng - Ch ng, tớch cc, n lc 2.3 Vai trũ ca lng nghe - Tho nhu cu ca ngi núi: - Thu thp c nhiu thụng tin: - Hn ch c nhng li lm giao tip: - To bu khụng khớ lng nghe giao tip: - Giỳp gii quyt c nhiu : 2.4 Cỏc cp v cỏc kiu nghe * Cỏc cp nghe: - Khụng nghe - Nghe gi v - Nghe cú chn lc - Nghe chm chỳ - Nghe hiu qu ( Thu cm) * Cỏc kiu nghe - Nghe giao tip xó hi: Khụng nhm mc ớch trao i thụng tin chuyờn bit (Cho hi gp mt) - Nghe gii trớ: th gión, thng thc, khụng ỏnh giỏ - Nghe phõn tớch ỏnh giỏ: Nghe phn bin - Nghe lnh hi: Tip nhn, sng lc thụng tin (nghe ging) - Nghe quyt nh: cõn nhc thụng tin quyt nh (Tho lun, ly ý kin th, m phỏn - Nghe thu cm/ lng nghe hiu qu: Nghe nhng xut ng cm, chia s 2.5 Khc phc hn ch nghe Nguyên nhân dẫn đến hạn chế nghe: Sự lắng nghe tập trung đơn giản, thờng bị nhiều yếu tố cản trở, cụ thể: * Tốc độ suy nghĩ: Mọi ngời tởng ngời ta nói nghe chăm chú, thực tế tốc độ t cao nhiều so với tốc độ ngời nói, nên ngời nghe dễ bị phân tán t tởng, thời gian d thờng đợc dùng để suy nghĩ khác Một quan tâm đến vấn đề khác cần thiết không tập trung đợc t lý thói nghe * Sự phức tạp vấn đề: Chúng ta thờng dễ nghe ngời mà thích vấn đề quan tâm Khi có khó khăn theo dõi vấn đề, ngời ta thờng chọn đờng dễ bỏ * Thiếu quan tâm kiên nhẫn: Thiếu quan tâm kiên nhẫn ý nghĩ ngời khác, không hợp với họ, làm cho nhiều ngời trở thành nghe * Do không đợc tập luyện: Đa số ngời ta nghe hiệu không đợc dạy cách lắng nghe Từ nhỏ tới lúc trởng thành, thờng ngời ta dành nhiều thời gian cho việc tập nói, tập viết, tập đọc, tập lắng nghe không Đó nghịch lý, biết giao tiếp thời gian để nghe nhiều * Thiếu quan sát mắt: Khi nghe cần phải nắm bắt đợc thônng tin không lời, nh: ánh mắt, nét mặt, dáng điệu, cử để biết thêm thái độ cảm nghĩ đối tợng * Những thành kiến tiêu cực: Thông thờng ngời ta có khuynh hớng lắng nghe cách chủ quan, nên thành kiến tiêu cực khiến ngời ta không muốn lắng nghe Những thành kiến xuất phát từ cách ăn mặc, giáng vẻ bề ngoài, giọng nói, cách sử dụng từ ngữ * Uy tín ngời nói: Làm tăng sức ám thị, nên nghe ngời có uy tín nói vấn đề mà quan tâm, dễ bị tính phê phán nghe cách mù quáng * Do thói quen xấu lắng nghe nh: - Giả ý Nhiều chăm nhìn vào ngời nói, nhng thực nghĩ ngời khác Chúng ta tỏ lắng nghe để an ủi ngời nói, đồng thời che mắt ngời khác việc mơ màng - Hay cắt ngang Trong họp, ngời khác phát biểu ta cớp lời Điều dễ hiểu xu hớng tự nhiên nghĩ hớng - Đoán trớc thông điệp Khi nghe bạn nghĩ đoán trớc đợc điều mà đối tợng nói làm cản trở, lạc hớng việc lắng nghe thực - Nghe cách máy móc Có bạn nghe rõ chi tiết câu chuyện, nhng bạn lại không nắm đợc vấn đề bạn nghe cách máy móc, khái quát vấn đề - Buông trôi ý Lắng nghe phải tập trung ý cao độ Tuy nhiên hầu hết tập trung ý đến giới hạn Khi ý đạt tới mức bão hoà, có xu hớng tự nhiên muốn buông trôi, không muốn nghe Khi cần tiếng động nhỏ làm cho di chuyển ý tới đối tợng Thực hành kỹ nghe 10 Anh/ch tin rng khon chi phớ ngh ca h l cha , v cụng ty ca anh/ch rừ rng l vt tri hn cỏc i th khỏc Thờm vo ú, anh/ch tin rng n lc ca anh/ch phi c xem l phn liờn doanh vi cụng ty Kroger cụng ty anh/ch t li th liờn doanh ny cú th thc hin c cỏc khon li lõu di, vt hn c triu USD Hai i tỏc cú cổ phần cụng ty ng ý vi anh/ch, nhng ngi thỡ cc lc phn i vic tut mt doanh v triu USD ny Hai ngi ny núi rng h s rỳt cổ phần v s a mt xut riờng ca h cho cụng ty Kroger nu nh anh/ch t chi li ngh ca cụng ty Kroger Hãy gii quyt xung t gia anh/ch v nhng i tỏc khụng ng ý cụng ty? Thng lợng nh th no vi cụng ty Kroger t c tha thun tt nht? Fav Share Chơng 6: Kỹ thơng lợng Thơng lợng ván cờ, không nên yêu cầu thắng, thua trận chiến phải tiêu diệt đặt đối phơng vào chết, mà thơng lợng hợp tác đôi bên có lợi (I.Nierenberg) Thơng lợng trình hai hay nhiều ngời, công ty, doanh nghiệp, tổ chức cố gắng đạt đợc thống chung Thơng lợng thành công đem lại nhiều lợi ích thống lâu dài Tại phải thơng lợng? Nguyên nhân trực tiếp thơng lợng bên đàm phán có nhu cầu mình, mà thoả mãn nhu cầu bên làm phơng hại đến thoả mãn nhu cầu bên kia, bên không nhìn nhận nhu cầu bên Vì mục đích thơng lợng không lấy nhu cầu mà đeo đuổi làm xuất phát điểm, mà nên thông qua trao đổi quan điểm, tiến hành bàn bạc, tìm phơng án khiến hai bên chấp nhận đợc Cuộc thơng lợng nảy sinh hai bên có lợi ích chung, lợi ích mâu thuẫn 6.1 Các chiến lợc thơng lợng Chiến lợc thống 22 - Bản chất: đòi hỏi hợp tác bên để tránh xung đột lợi ích nhằm làm cho tất bên thu đợc lợi nhuận cao - Cách thức hợp tác: đề nhiều giải pháp sản xuất dịch vụ để thoả mãn phía bên Chiến lợc độc lập - Bản chất: bên không hợp tác mà tìm cách đạt đợc nhợng tối đa phía bên để áp đặt giải pháp - Yêu cầu: thuyết phục tận dụng đặc điểm hoàn cảnh Các chiến lợc khác 3.1 Win-Win 3.2 Win-lose 3.3 Lose-win 3.4 Lose-lose 6.2 Phẩm chất nhà đàm phán giỏi * Những phẩm chất chung - Những phẩm chất thực nhiệm vụ - Những phẩm chất tính công - Những phẩm chất giao tiếp xã hội - Những phẩm chất truyền đạt thông tin - Những phẩm chất trình suy nghĩ - Những phẩm chất * Phẩm chất nhà đàm phán số quốc gia Phẩm chất nhà đàm phán, kinh doanh Nhật Bản - Chính xác, trớc hết giấc - Kiên nhẫn - Lễ độ - Trung thành Những phẩm chất nhà kinh doanh Mỹ - Thẳng thắn 23 - Trực diện - Trả lời dứt khoát, không lấp lửng - Thích giao dịch email - Có thói quen tôn trọng pháp luật - Không thích đoàn đàm phán đông ngời - ấn tợng ban đầu quan trọng 6.3 Các bớc chiến lợc bàn đàm phán - Sự tiếp cận - Trao đổi thông tin liên quan đến đàm phán - Thuyết phục - Nhợng Chú ý: Thời gian bớc nêu phụ thuộc vào văn hoá nớc Ví dụ: 24 6.4 Thơng lợng có nguyên tắc - Ngời đàm phán ngời giải vấn đề - Thỏa thuận sáng suốt đạt đợc mục đích hiệu - Tách ngời khỏi vấn đề - Mềm với ngời cứng với vấn đề - Giải không tính đến lòng tin - Tập trung vào lợi ích, không vào lập trờng - Xác định quyền lợi - Không có giới hạn cuối - Sáng tạo phơng án có lợi - Xây dựng phơng án để lựa chọn - Cố đạt đợc kết tiêu chuẩn độc lập với ý chí - Lùi bớc trớc nguyên tắc, không lùi bớc trớc áp lực 6.5 Các bc thuyết phục đối tác đàm phán 25 6.6 Phơng pháp thơng lợng 6.6.1 Phơng pháp thơng lợng cổ điển 26 6.6.2 Phơng pháp bớc thơng lợng - Lập kế hoạch thơng lợng - Thảo luận - Đề xuất - Thơng lợng - Khẳng định lại 27 Chơng 7: Kỹ viết th 7.1 Cấu trúc th thơng mại * Tiêu đề: Tên công ty, xí nghiệp * Ngày tháng: Ghi rõ địa danh, ngày thángnăm * Tên địa th: Ghi tên địa ngời nhận th đầu th * Lời chào mở đầu: Thờng tha Ông, tha Bà * Nội dung: Phần chính, quan trọng th Trớc đặt bút viết, bạn tự đặt câu hỏi - Mục đích th gì? - Hy vọng đạt đợc qua th này? - Cách hay để đạt đợc mục đích gì? * Lời chào kết thúc: Giống nh lời chào mở đầu, có tính phong tục, thể lịch để chấm dứt th Lời chào phù hợp với hoàn cảnh phải tơng xứng với lời chào mở đầu * Ký tên ghi chức vụ 7.2 Quy tắc cần tuân theo viết th mẫu th thơng mại * Quy tắc viết th - ý tứ phải rõ ràng làm cho ngời nhận hiểu đợc thông tin giải công việc với thông tin - Th nên thẳng vào vấn đề nêu bật nét vấn đề định thảo luận, nêu vấn đề cần trả lời cần hành động nhanh chóng đáp ứng điều yêu cầu, mong đợi - Th viết phải đúng, xác việc chi tiết nh ngày hội họp - Th viết phải hoàn chỉnh - Các ý th phải quán với - Th viết phải lịch sự, nhã nhặn Vì hoạt động kinh doanh đem lại lợi nhuận cho bên tham gia 28 - Th viết phải thận trọng, không đợc viết điều mà thân không nắm * Mẫu th giao dịch thơng mại Địa danh, ngày .tháng.năm Tên công ty Địa chỉ: Kính gửi: Điện thoại, telex, fax Địa ngời nhận th: Th số: Tha Ông (Bà) Lời cuối th Chức vụ Chữ ký Họ tên 7.3 Kỹ viết biên 7.3.1 Yờu cu ca mt biờn bn: - S liu, s kin phi chớnh xỏc, c th - Ghi chộp trung thc, y khụng suy din ch quan - Ni dung phi cú trng tõm, trng im 29 - Th tc cht ch, thụng tin cú tin cy cao (nu cú tang vt, chng c, cỏc ph lc din gii phi gi kốm biờn bn) ũi hi trỏch nhim cao ngi lp v nhng ngi cú trỏch nhim ký chng nhn biờn bn Thụng tin mun chớnh xỏc cú tin cy cao phi c c cho mi ngi cú mt cựng nghe, sa cha li cho khỏch quan, ỳng n v t giỏc (khụng c cng bc) ký vo biờn bn cựng chu trỏch nhim 7.3.2 Cỏch xõy dng b cc: Trong biờn bn phi cú cỏc yu t c bn sau: - Quc hiu v tiờu ng - Tờn bn v trớch yu ni dung - Ngy thỏng nm gi (ghi rt c th thi gian gi phỳt lp biờn bn) - Thnh phn tham d (kim tra, xỏc nhn s kin thc t d hi hp) - Din bin s kin thc t (phn ni dung) - Phn kt thúc (ghi thi gian v lý do) - Th tc ký xỏc nhn 7.3.3 Phng phỏp ghi chộp biờn bn: Cỏc s kin thc t cú tm quan trng xy nh: i hi, vic xỏc nhn mt s kin phỏp lý, vic kim tra hnh chớnh, khỏm xột, khỏm nghim, ghi li cung, li t cỏo, khiu ni, biờn bn bn giao cụng tỏc, bn giao ti sn thỡ 30 phi ghi y , chớnh xỏc v chi tit mi ni dung v tỡnh tit nhng cng phi chỳ ý vo cỏc trng tõm ca s kin Nu l li núi cuc hp, hi ngh quan trng, li cung, li khai phi ghi nguyờn vn, y v yờu cu ngi núi nghe li v xỏc nhn tng trang Trong cỏc s kin thụng thng khỏc: nh biờn bn cuc hp nh k, hp tho lun nhiu phng ỏn, bin phỏp la chn, hp tng bỡnh xột cú th ỏp dng cỏch ghi tng hp: tc l biờn bn ch cn ghi nhng ni dung quan trng mt cỏch y nguyờn vn, cũn nhng ni dung thụng thng khỏc cú th ghi túm tt nhng ý chớnh, nhng luụn luụn phi quỏn trit nguyờn tc trung thc, khụng suy din ch quan Phn kt thỳc bn: phi ghi thi gian chm dt s kin thc t nh: bn giao xong, hi ngh kt thỳc, kim tra, khỏm nghim kt thỳc lỳc my gi ngy Biờn bn ó c li cho mi ngi cựng nghe (cú b sung sa cha nu cú yờu cu) v xỏc nhn l biờn bn phn ỏnh ỳng s kin v cựng ký xỏc nhn Trong biờn bn mun cú th tc cht ch phi lu ý vic ký xỏc nhn, phi cú ti thiu hai ngi ký thỡ cỏc thụng tin biờn bn mi cú tin cy cao Thụng thng cỏc cuc hp, hi ngh biờn bn phi cú th ký v ch ta ký xỏc nhn Bài tập thực hành Bài tập 1: Hãy soạn thảo hợp đồng kinh tế Yêu cầu: - Thực cá nhân - Thực yêu cầu việc biên soạn hợp đồng Bài tập 2: Hãy viết biên bàn giao tài sản Yêu cầu: - Thực quy tắc viết biên - Làm cấu trúc biên 31 32 Chơng 8: Giao tiếp xin việc 8.1 Tìm công việc phù hợp K nng tỡm vic part-time 15-03-2010 Nhu cu v vic lm thờm hay cũn gi l vic part-time khỏ ln i sng T hc sinh, sinh viờn, nhng ngi ó ngh hu hay c nhng ngi ang i lm nhng mun kim thờm thu nhp ngoi gi hnh chớnh Tuy nhiờn, thc hin mong mun khụng phi l d Luụn sn sng Bn nờn chun b mt chic in thoi c nh cú chc nng tr li v ghi li li nhn ca ngi gi ti khụng cú trc mỏy iu ny rt cú ớch trng hp nh tuyn dng mun liờn h vi bn Bờn cnh ú, hóy chun b tinh thn luụn sn sng vi nhng cuc phng nhanh cú th nhn c cụng vic lỳc ú S dng cụng c tỡm kim online Trờn mng hin cú khỏ nhiu website cung cp vic lm part-time nh 24h.com.vn, kiemviec.com, tuyendung.com,v.v Tt c nhng trang ny u cú phõn loi cỏc cụng vic theo ca, theo gi v cú cụng c lc khỏ hiu qu theo tng nhu cu ca ng viờn Vi nhiu trang web, bn cú th np n trc tuyn ti nh tuyn dng Np h s trc tuyn Cú khụng ớt nh tuyn dng ca cỏc cụng vic part-time chp nhn hỡnh thc np h s online Do ú, vi nhng cụng vic quan tõm, bn cn xem xột xem mỡnh cú th np h s bng hỡnh thc ny khụng Np gỡ h s trc tuyn? Hu ht cỏc h s xin vic trc tuyn, nh tuyn dng u mong mun cú c thụng tin liờn h, thụng tin v trỡnh hc cng nh kinh nghim ngh nghip ca ng viờn Bờn cnh ú, h cng mun bit v mc lng bn nhn c cỏc cụng vic trc õy Ngoi ra, bn cng cn hi c bit rừ no bn cú th bt tay lm vic Hiu rừ thi gian lm vic ca mỡnh Thng thỡ nh tuyn dng cú th hi bn v thi gian c th bn cú th lm vic, chng hn tun bn lm vic c vo nhng ngy no, gi no, ú, bn nờn chun b sn phn tr li cho ni dung ny Chỳ ý ti cỏc tm bin cn tuyn nhõn viờn Nu bn l ngi quan tõm ti cụng vic bỏn hng, bn nờn chu khú mt ti nhng tm bin cn tuyn nhõn viờn cỏc ca hng, ca hiu th trn, thnh ph gn ni mỡnh Tuy nhiờn, c khụng nhỡn thy bin thụng bỏo, nu quan tõm, bn cú th hi ch ca hng v nhu cu tuyn dng ý mc rao vt trờn bỏo Bờn cnh vic quan tõm ti cỏc tm bin thụng bỏo tuyn dng, bn cng nờn thng xuyờn mt thng xuyờn ti cỏc mc rao vt, t ri qung cỏo kốm theo cỏc bỏo Cng khụng ớt cỏc nh tuyn dng va hoc nh thớch ng tin tuyn dng trờn bỏo hn l trờn Internet ng tuyn trc tip 33 Vic trc tip gp g v trao i cụng vic vi nh tuyn dng thng l cỏch tt nht tỡm vic part-time Vn cn nhc li vi bn ng tuyn trc tip nh th ny, bn cn n chnh t, sch s, múng chõn múng tay ct ta gn gng, giy dộp lch s,v.v ng tuyn trc tip nờn mang theo gỡ? Bn nờn chun b sn nhng thụng tin cn phi in vo n xin vic, k c tờn v a ch ca nhng nh tuyn dng trc õy ca bn, ngy thỏng tuyn dng, danh sỏch nhng ngi cú th giỳp nh tuyn dng mi tham kho thụng tin thờm v bn v mt bn CV nu bn cú Hóy nh l luụn sn sng tinh thn cho mt cuc phng ti ch, hiu rừ no bn cú th bt u cụng vic v s gi mi tun bn cú th m nhim 10 Sn sng danh sỏch nhng ngi tham kho thụng tin Bn nờn cú tay ớt nht danh sỏch ba ngi gm tờn tui v s in thoi, a ch email ca h sn sng a bui phng Nu bn cha tng lm vic trc ú, bn nờn nh nhng ngi khỏc nh hng xúm, bn bố thõn thit, nhng ngi cú th h tr bn tt nht 11 Sp xp danh sỏch nh tuyn dng Bn nờn cú mt danh sỏch ghi li nhng cụng ty bn ó np n ng tuyn Sau mi cuc phng vn, bn nờn ghi li tờn ngi ó núi chuyn vi bn vỡ cú th bn rt d quờn hay nhm ln ngi n vi ngi cựng mt lỳc ng tuyn nhiu ni Cỏch ny cng s giỳp bn luụn sn sng nhn c in thoi phn hi t nh tuyn dng sau ny 12 Tn dng mi ngun h tr thụng tin Tt nhiờn tỡm vic l cụng vic t thõn ng nhng bn cng khụng nờn b qua cỏc dch v h tr phớ hoc cú chi phớ khụng ln vi ngi tỡm vic nh cỏc phũng hng nghip cho sinh viờn, cỏc trung tõm dch v vic lm v th vin cụng cng 13 Khai thỏc thụng tin t nhng ngi xung quanh Trờn thc t, rt nhiu cụng vic cũn b ng m khụng c ng tuyn Hóy núi vi tt c nhng ngi quen thõn ca bn v vic bn ang mun cú mt ch lm v nh h ch giỳp nu cú thụng tin ó cú ngi tỡm c vic lm nh c ngi bỏc s tr bnh mỏch cho, li cng cú ngi xin c vo thc ti mt cụng ty rt tt vỡ ó cp ti ny mt ba tic sinh nht,v.v Cụng vic s khụng bao gi l cỏnh ca hp vi nhng ngi luụn c gng n lc ht mỡnh cuc sng Theo About 8.2 Phỏng vấn xin việc 8.2.1 Cỏc bc chun b Khụng chun b l chun b cho tht bi - Xỏc nh rừ mc tiờu - Tỡm hiu rừ bn thõn bn + Th mnh + K nng + úng gúp cú th 34 - Sn sng phng Bit mỡnh, bit ngi trm trn trm thng + Hiu mỡnh: Kin thc K nng Kh nng Phm cht Ti nng - Chun b bi qung cỏo 30 giõy + Tụi l ai? + Tụi mun gỡ + Tụi úng gúp c gỡ? - Tỡm hiu nh tuyn dng + Lnh vc kinh doanh + Khỏch hng + Danh ting + Vn hoỏ doanh nghip + Ai s phng vn, bao nhiờu ngi - Tỡm hiu v trớ + Nhim v v trỏch nhim + C hi c o to v thng tin + Mc lng v cỏc khon ph cp + Cỏc phm cht, k nng cn thit 35 + Yờu cu sc kho - Chun b cỏc cõu tr li cú th + Chun b cỏc vớ d minh ho + p dng cụng thc CAR Curcumstance = Tỡnh hung, hon cnh, ni no Action = Hnh ng, thc hin Result = Kt qu thc hin - Chun b cỏc cõu hi cần hỏi nh tuyn dng 8.2.2 Thang ỏnh giỏ ng viờn Mi ng viờn thng c ỏnh giỏ theo tiờu sau: - B ngoi: 55% - Cỏch trỡnh by: 38% - Ni dung: 7% 8.2.3 Yờu cu v trang phc ngi i phng - Trang phc gn gng - B mc cú cỏc cht thm m hụi - S dng ớt hoc khụng dựng nc hoa - Gi hi th v hm rng sch s, thm tho - u túc sch s, gn gng 36 [...]... thúc cuộc tiếp xúc, không muốn nói chuyện nữa + T thế lóng ngóng, vụng về: Thể hiện sự lúng túng, thiếu tự tin Nghiên cứu của Albert Mehrabian cho thấy: trong giao tiếp trực tiếp, 7% quá trình giao tiếp diễn ra nhờ ngôn ngữ nói, 78% qua ngữ điệu nói và 55% nhờ ngôn ngữ cơ thể Điều này cho thấy sự cần thiết phải dịch nghĩa tín hiệu ngôn ngữ giao tiếp phi ngôn ngữ để tăng cờng hiệu quả giao tiếp 3.2 Dịch... mặt, t thế, thái độ Bình luận Ngữ điệu Điều khiển quá trình giao tiếp: gật đầu hoặc đổi vị trí khuyến khích ngời nói tiếp tục Lu ý: Khi nào bạn cảm thấy nghi ngờ, giao tiếp không thoải mái hoặc bạn phải ra quyết định dựa vào thông điệp tiếp nhận, bạn nên cân nhắc phông văn hóa chung vì nó có ảnh hởng tới việc dịch nghĩa thông tin trong giao tiếp Nếu bạn, muốn kiểm tra nghĩa tín hiệu phi ngôn ngữ, nên... khác thờng liên quan một cách vô thức với kinh nghiệm cũ về những ngời có đặc điểm cơ thể tơng tự Hành vi đụng chạm: gõ đầu, đánh, ôm, bắt tay Đặc điểm giọng nói Khoảng cách giao tiếp: Khoảng cách giao tiếp phụ thuộc vào giới tính, tình huống, vị trí, văn hóa Trang phục (quần áo, nớc hoa, son, kính) Yếu tố môi trờng: môi trờng thuận lợi giúp quá trình giao tiếp hiệu quả, môi trờng không thuận lợi... nhóm đối tợng cùng trình độ, cùng phông văn hóa thuận lợi hơn nhiều so với việc phát biểu trớc một nhóm đối tợng khác biệt Xem xét ngữ cảnh: Cần tính đến ngữ cảnh là giao tiếp xã giao hay giao tiếp thân tình để sử dụng phong cách giao tiếp phù hợp Xác định mục đích phát biểu chính: Khi thiết kế bài phát biểu, nên tập trung vào mục đích chính muốn phát biểu, để sắp xếp thông tin theo lôgic chặt chẽ... cử chỉ có ý nghĩa nhất định trong giao tiếp: + Chuyển động của đầu cho ta biết họ đồng ý hay không đồng ý + Cử động của bàn tay là lời mời, lời từ chối, sự chống đối hay cầu xin Ngời ta cũng có thể dùng cử chỉ để điều khiển việc giao tiếp, chẳng hạn cử chỉ của tay nhắc ngời đối thoại nói nhanh, chậm, hay dừng lại Một số cử chỉ của tay, chân thờng dùng là: + Khi giao tiếp bàn tay tạo hình chóp nón: biểu...Bài tập: Bạn hãy viết một đoạn hội thoại giữa hai ngời về chủ đề trong kinh doanh, và trình bày trớc lớp trong thời gian 10 phút! 11 Chơng 3: Ngôn ngữ cơ thể 3.1 Định nghĩa ngôn ngữ cơ thể Ngôn ngữ cơ thể là các cử chỉ, thái độ, t thế của con ngời thể hiện trong quá trình giao tiếp - Cử chỉ Những cử chỉ khi giao tiếp thờng thấy là: + Các chuyển động của đầu: Gật đầu, lắc đầu, hất đầu + Các... đặc trng cho loài ngời hoặc cũng có thể xuất hiện một cách ngẫu nhiên ngoài ý thức của con ngời 3.3 Phân tích giao tiếp phi ngôn ngữ Giao tiếp phi ngôn ngữ thờng xuất hiện theo tình huống, vì vậy, cần căn cứ vào tình huống cụ thể để xác định ý nghĩa của mỗi cử động, thái độ, t thế con ngời Giao tiếp phi ngôn ngữ đợc chia làm 7 loại chính: Cử động cơ thể: gồm các cử động của tay, đầu, bàn chân, chân,... của tính tấn công - Những phẩm chất giao tiếp xã hội - Những phẩm chất truyền đạt thông tin - Những phẩm chất của quá trình suy nghĩ - Những phẩm chất của cái tôi * Phẩm chất nhà đàm phán của một số quốc gia 1 Phẩm chất của những nhà đàm phán, kinh doanh Nhật Bản - Chính xác, trớc hết là về giờ giấc - Kiên nhẫn - Lễ độ - Trung thành 2 Những phẩm chất của các nhà kinh doanh Mỹ - Thẳng thắn 23 - Trực diện... tố môi trờng: môi trờng thuận lợi giúp quá trình giao tiếp hiệu quả, môi trờng không thuận lợi có thể gây nhiễu và tiếng ồn cho quá trình giao tiếp 13 3.4 Kết hợp ngôn ngữ với phi ngôn ngữ Toàn bộ thông điệp là sự kết hợp giữa ngôn ngữ và tín hiệu phi ngôn ngữ Giao tiếp phi ngôn ngữ có thể thêm nghĩa, thay đổi nghĩa của ngôn ngữ theo 6 cách sau: Lặp lại ngôn ngữ nói: đa ra hớng dẫn kèm theo Ngợc nghĩa:... lịch sự, nhã nhặn Vì hoạt động kinh doanh đem lại lợi nhuận cho các bên tham gia 28 - Th viết phải thận trọng, không đợc viết những điều mà bản thân không nắm chắc * Mẫu th giao dịch trong thơng mại Địa danh, ngày .tháng.năm Tên công ty Địa chỉ: Kính gửi: Điện thoại, telex, fax Địa chỉ ngời nhận th: Th số: Tha Ông (Bà) Lời cuối th Chức vụ Chữ ký Họ và tên 7.3 Kỹ năng viết biên bản 7.3.1 Yờu cu ... định giao tiếp khiến thành viên không chắn giải vấn đề vụ Theo Hiệp hội giao tiếp kinh doanh quốc tế (The Association for Business Communication) (http://www.iabc.com/about/code.htm), giao tiếp kinh. .. nhóm đối tợng khác biệt Xem xét ngữ cảnh: Cần tính đến ngữ cảnh giao tiếp xã giao hay giao tiếp thân tình để sử dụng phong cách giao tiếp phù hợp Xác định mục đích phát biểu chính: Khi thiết kế... số nguyên nhân gây trở ngại cho trình giao tiếp: Sử dụng từ ngữ không phù hợp Sử dụng kênh giao tiếp không phù hợp Thông điệp không phù hợp đối tợng giao tiếp Ngời nhận tin không ý Ngời nhận