Đề tài quản lý dự án

http://www.ebook.edu.vn Quản lý Dự án - Lời nói đầu LỜI NÓI ĐẦU Bài giảng học nhằm mục đích cung cấp kiến thức liên quan đến việc Quản lý (QL) dự án Công nghệ thông tin (CNTT) QL phạm vi, Chi phí, Thời gian, Chất lượng, Nguồn Nhân lực, Rủi ro, Truyền thông, QL Mua sắm Trang thiết bị QL Tích hợp Đồng thời cung cấp số phương pháp, phần mềm hỗ trợ QL Dự án CNTT Bố cục Bài sách chia làm mười chương bốn phu lục Chương giới thiệu tổng quan dự án CNTT, Chương giới thiệu Quản lý phạm vi, Chương giới thiệu Quản lý Chi phí, Chương giới thiệu Quản lý Thời gian, Chương giới thiệu Quản lý Chất lượng, Chương giới thiệu Quản lý Nguồn Nhân lực, Chương giới thiệu Quản lý Rủi ro, Chương giới thiệu Quản lý Truyền thông, Chương giới thiệu Quản lý Mua sắm Trang thiết bị Chương 10 giới thiệu Quản lý Tích hợp Phụ lục A giới thiệu Phần mềm Microsoft Project 2003, ứng dụng vào tóan quản lý thời gian, quản lý chi phí quản lý tài nguyên Phụ lục B giới thiệu trường hợp điễn hình quản lý dự án mẫu Phụ lục C giới thiệu số biểu bảng mẫu hỗ trợ cho việc quản lý dự án Phụ lục D đáp án cho phần ôn tập chuơng Bản điện tử dạng tập tin pdf lưu trữ trang Web tác giả: PGS.TS TRƯƠNG MỸ DUNG, Khoa Công nghệ Thông tin, Đại học Khoa học tư nhiên, ĐHQG–HCM, 227, NGUYỄN VĂN CỪ, Q.5, Tp.HCM www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung Mail = tmdung@fit.hcmuns.edu.vn; Trương Mỹ Dung www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn http://www.ebook.edu.vn Chương Giới thiệu Tổng quan QLDA CNTT CHƯƠNG Giới thiệu Tổng quan Quản lý Dự Án Mục đích • • • • • • 1.1 Hiểu nhu cầu ngày tăng nghề quản lý dự án, đặc biệt dự án CNTT Hiểu Khái niệm về: Dự án gì, Quản lý dự án Các thành phần khung làm việc (framework) quản lý dự án Kiến thức cần thiết cho Quản lý dự án Các Giai đoạn Quản lý Dự án, Phần mềm phục vụ quản lý dự án Mở đầu 1.1.1 Vài số liệu thống kê QLDA • Mỗi năm Mỹ chi 2.3 nghìn tỉ USD vào dự án, ¼ GDP Mỹ • Toàn giới chi gần 10 nghìn tỉ USD cho tất loại dự án, số 40.7 nghìn tỉ USD tổng sản lượng toàn cầu • Hơn 16 triệu người xem quản trị dự án nghề mình; người quản trị dự án có lương trung bình 82,000 USD năm.1 • Hơn nửa triệu dự án phát triển ứng dụng CNTT khởi động năm 2001, so với 300,000 dự án năm 2000.* • Các chuyên gia nhấn mạnh tầm quan trọng quản lý dự án Tom Peters viết sách “Reinventing Work: the Project 50”, “Ngày muốn chiến thắng bạn phải nắm vững nghệ thuật quản lý dự án!” 1.1.2 Tại DA bị thất bại Bị hũy • 33% DA bị hũy (Vượt thời gain hay chi phí) Nghiên cứu Standish Group (CHAOS) năm 1995 31% bị hủy, tốn 81 tỉ USD riêng Hoa Kỳ Quá tải-Nhu cầu dự án CNTT tăng • Năm 2000, có 300,000 dự án CNTT • Năm 2001, 500,000 dự án CNTT khởi động Không hiệu • Nhiều DA không sử dụng PMI, The PMI Project Management Fact Book, Second Edition, 2001 Trương Mỹ Dung www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn http://www.ebook.edu.vn Chương Giới thiệu Tổng quan QLDA CNTT 1.1.3 Tại DA thành công Đúng thời hạn, phạm vi kinh phí cho phép • Vượt khoảng 10% → 20% coi chấp nhận Nhóm thực không cảm thấy bị kiểm soát mưc Khách hàng thỏa mản: • Sản phẩm DA giải vấn đề • Được tham gia vào trình QL DA Người quản lý hài lòng với tiến độ 1.1.4 Các Lợi ích QLDA : • • • • • • • • • Kiểm soát tốt tài nguyên tài chính, thiết bị người Cải tiến quan hệ với khách hàng Rút ngắn thời gian triển khai Giảm chi phí Tăng Chất lượng độ tin cậy Tăng Lợi nhuận Cải tiến suất lao động Phối hợp nội tốt Nâng cao Tinh thần làm việc 1.2 Các Khái niệm 1.2.1 Dự án gì? • Dự án “một nỗ lực tạm thời cam kết để tạo sản phẩm dịch vụ” (PMBOK® Guide 2000, p 4) • Dự án chuổi công việc (nhiệm vụ, hoạt động), thực nhằm đạt mục tiêu đề điều kiện ràng buộc phạm vi, thời gian ngân sách Các thuộc tính dự án o Dự án có mục đích rõ ràng o Dự án mang tính tạm thời o Dự án đòi hỏi sử dụng loại tài nguyên khác o Dự án phải có khách hàng và/hoặc đơn vị tài trợ o Dự án thường mang tính không chắn Trương Mỹ Dung www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn http://www.ebook.edu.vn Chương Giới thiệu Tổng quan QLDA CNTT 1.2.2 Dự án CNTT • • • CNTT = Phần cứng - Phần mềm, tích hợp phần cứng, Phần mềm người Dự án CNTT = DA liên quan đến phần cứng, phần mềm, mạng Thí dụ DA CNTT:CNorthwest Airlines có hệ thống đặt chỗ gọi ResNet (xem case study Web site www.course.com/mis/schwalbe) 1.2.3 Bộ ba ràng buộc • • Mọi dự án bị ràng buộc theo nhiều cách, do: o Muc tiêu phạm vi (Scope): Dự án tìm cách đạt gì? o Các mục tiêu thời gian: Dự án hoàn tất? o Các mục tiêu chi phí: Sẽ tốn bao nhiêu? Nhiệm vụ người quản lý dự án phải cân đối mục tiêu thường hay xung đột Hình 1.1 Bộ ba ràng buộc QTDA Trương Mỹ Dung www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn http://www.ebook.edu.vn Chương Giới thiệu Tổng quan QLDA CNTT 1.2.4 Thí dụ Báo cáo năm 2001 Standish Group cho thấy tiến rõ rệt QTDA • • • • • Thời gian hạn giảm đáng kể, từ 222% xuống 163% Mức vượt ngân sách giảm từ 189% xuống 145% Các tính theo yêu cầu đạt 67% so với 61% trước 78,0 dự án Mỹ thành công so với 28,000 trước 28% dự án CNTT thành công, so với 16% trước 1.2.5 Quản lý Dự án gì? Quản lý dự án “ứng dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ kỹ thuật vào hoạt động dự án để thỏa mãn yêu cầu dự án.” (PMI2, Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), 2000, p 6) Hình 1.2 Khung làm việc QLDA Viện Quản lý Dự án (Project Management Institute - PMI) hiệp hội chuyên gia quốc tế Website: www.pmi.org Trương Mỹ Dung www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn http://www.ebook.edu.vn Chương Giới thiệu Tổng quan QLDA CNTT 1.2.6 Các Bên tham gia (liên quan -Stakeholder) Các Bên tham gia (liên quan) tất có liên quan bị ảnh hưởng hoạt động dự án Các Bên tham gia bao gồm:–Nhà tài trợ, • Người Quản lý Dự án • Trưởng Nhóm Kỹ thuật, • Các Trưởng Nhóm • Các Nhóm Triển khai • Khách hàng, • Người dùng • Nhà cung cấp • Những người chống lại dự án 1.2.7 lãnh vực QLDA Mô tả lực chủ yếu người quản lý dự án cần phát triển : • lãnh vực (phạm vi, thời gian, chi phí, chất lượng) : ™ QL Phạm vi Xác định Quản lý tất công việc thực dự án ™ QL Thời gian Ước lượng thời gian, lập lịch biểu theo dõi tiến độ thực đảm bảo hoàn tất thời hạn ™ QL Chi phí Đảm bảo hoản tất dự án kinh phí cho phép ™ QL Chất lượng Đảm bảo chất lượng theo yêu cầu đặt • lãnh vực hỗ trợ phương tiện để đạt mục tiêu dự án (quản lý nguồn nhân lực, truyền thông, rủi ro, mua sắm) : ™ QL Nguồn nhân lực ™ QL Truyền thông ™ QL Rủi ro ™ QL Mua sắm trang thiết bị • lãnh vực tích hợp (project integration management) tác động bị tác động tất lãnh vực Trương Mỹ Dung www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn http://www.ebook.edu.vn 1.3 Chương Giới thiệu Tổng quan QLDA CNTT CÁC GIAI ĐOẠN CỦA CÁC DỰ ÁN CNTT Mục đích Các hoạt động giai đoạn Tiến hành Tài liệu mốc điểm Ý tưởng DA (NDùng Thông qua) Yêu cầu Ndùng Bảng Rủi ro Kế hoạch Khởi đầu (Các Thành viên thông qua) Hiến chương DA (NDùng thông qua) Đặc tả Chức (Ndùng thông qua) Kế hoạch cuối Đề xuất thực (Ndùng thông qua) XÁC ĐỊNH Tìm hiểu để có đánh giá khởi đầu Mục đích, mục tiêu Trình bày vấn đề Đáng giá rủi ro Kế hoạch & ước tính Quản Lý DA PHÂN TÍCH Hệ thống làm Giao diện người dùng Các điều khoản hợp đồng Thiết kế ban đầu Xem xét, THIẾT KẾ Các phần Hệ thống, Hệ thống làm việc Quyết định xây dựng/Mua Thiết kế Xem xét kỹ lưởng Báo cáo Tình hình THỰC HIỆN Lắp ráp Lập trình thành phần Xây dựng/Mua Khách hàng hóa Kiểm thử phần KIỂM THỮ HỆ THỐNG Làm việc, Hệ Tích hợp thống hiệu Kiểm tra chất chỉnh sai lượng kỹ sót KIỂM THỬ SỰ CHẤP NHẬN Sự chấp nhận khach hàng Qui trình Chấp nhận VẬN HÀNH Cài đặt rộng rãi hoàn thành Cài đặt rộng rãi Chuyển đổi Đào tạo, Hỗ trợ, Xem xét Trương Mỹ Dung www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn 10 Đặc tả Thiết kế (Thông qua KT) Kế hoạch kiểm thử Chấp nhận Ước tính xem xét ại (Thông qua Chất lượng) Thiết kế Thành phần (Thông qua KT) Kế hoạch Kiểm thử Hệ thống (Thông qua KT) Các Thành phần kiểm thử (Thông qua KT) Tài liệu sữ dụng Hệ thống làm việc Kiểm thử Hệ thống Báo cáo (Thông qua Chất lượng) Kiểm thử Chấp nhận (Ndùng thông qua) Báo cáo (NDùng thông qua) Hệ thống có dùng ? (Thư Ndùng) Báo cáo Đào tạo Kế hoạch Hỗ trợ (Ndùng thông qua) Xem xét Báo cáo hoàn thành DA Vai trò Người QLDA, CBKT http://www.ebook.edu.vn 1.4 Chương Giới thiệu Tổng quan QLDA CNTT CHU TRÌNH SỐNG CỦA MỘT DỰ ÁN Chu trình sống phát triển hệ thống (Systems Development Life Cycle SDLC) khung làm việc dùng để mô tả giai đoạn trình phát triển trì hệ thống thông tin Chu trình sống dự án nhóm giai đoạn dự án Các giai đoạn dự án thay đổi tùy theo dự án lãnh vực kinh doanh, giai đoạn chung bao gồm: ™ Quan niệm (conception) ™ Triển khai (development) ™ Thực hiện, cài đặt (implementation) ™ Kết thúc 1.5 ™ ™ ™ ™ ™ CÁC QUI TRÌNH QL DỰ ÁN Khởi động DA Lập Kế hoạch DA Thực thi DA Kiểm soát & Điều khiển Kết thúc 1.6 Các công cụ kỹ thuật QLDA Các công cụ kỹ thuật QLDA hỗ trợ người quản lý dự án nhóm dự án nhiều lãnh vực quản lý dự án Chẳng hạn: • Để QL Phạm vi = WSM, • Để QL Thời gian = Sơ đồ Gantt, • Để QL Chi phí = EVM, Ước lượng Chi phí, Phần mềm tài chính, 1.7 Các Kiến thức cần thiết để QLDA Phần lớn kiến thức cần thiết để quản lý dự án kiến thức riêng ngành QLDA Ngoài ra, Người quản trị dự án phải có kiến thức kinh nghiệm • Quản lý tổng quát • Lãnh vực ứng dụng dự án ™ Các kỹ cần thiết người quản trị dự án ƒ Kỹ giao tiếp: lắng nghe, thuyết phục ƒ Kỹ tổ chức: lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phân tích ƒ Kỹ xây dựng nhóm: thấu hiểu, thúc đẩy, tinh thần đồng đội ƒ Kỹ lãnh đạo: động, có tầm nhìn, biết giao nhiệm vụ, lạc quan ƒ Kỹ đối phó: linh hoạt, sáng tạo, kiên trì, chịu đựng ƒ Kỹ công nghệ: kinh nghiệm, kiến thức dự án Trương Mỹ Dung www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn 11 http://www.ebook.edu.vn Chương Giới thiệu Tổng quan QLDA CNTT Bảng 1-6 Các đặc trưng quan trọng người QLDA hiệu hiệu • • • • • • • • • Hiệu Gương mẫu Nhìn xa Thành thạo kỹ thuật Quyết đoán Giao tiếp tốt Thúc đẩy công việc Dám đương đầu với cấp cần thiết Hỗ trợ thành viên Khích lệ ý tưởng • • • • • Kém hiệu Thiếu gương mẫu Kém tự tin Thiếu kiến thức chuyên môn Giao tiếp tồi Thúc đẩy công việc tồi 1.8 Phần mềm QTDA • • • Năm 2003, có hàng trăm sản phẩm khác hỗ trợ quản trị dự án Ba chủng loại chính: o Các công cụ Low-end: phục vụ dự án nhỏ, giá 200 USD / người dùng o Các công cụ cỡ trung (Midrange): phục vụ cho nhiều dự án người dùng, giá 200-500USD / người dùng Phần mềm Project 2000 phổ biến o Các công cụ High-end: gọi Phần mềm QTDA Xí nghiệp Phần mềm Project 2002 chứa phiên riêng cho QTDA Xí nghiệp (Xem Phụ lục A để biết cách sử dụng Project 2002) 1.9 Kết luận Có thể áp dụng QLDA cho nhiều lãnh vực • • • Quản lý dự án áp dụng cho công việc dự án cá nhân Quản lý dự án áp dụng cho nhiều ngành khác (CNTT, xây dựng, tài chính, thể thao, lập kế hoạch cho kiện ) Các kỹ quản lý dự án giúp đỡ sống hàng ngày Trương Mỹ Dung www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn 12 http://www.ebook.edu.vn Chương Giới thiệu Tổng quan QLDA CNTT 1.10 CÂU HỎI Tại lãnh vực quản trị dự án nhận quan tâm đặc biệt? Dự án gì? Nó khác với công việc người ta thường làm điểm nào? Quản lý dự án gì? Trình bày khung làm việc quản lý dự án Quản lý dự án liên quan đến lãnh vực khác nào? Trình bày kiện lịch sử quản trị dự án Dự án sử dụng kỹ thuật quản lý dự án “hiện đại” Mô tả tóm tắt giai đọan quản lý dự án (khởi động, lập kế hoạch, thực thi, điều khiển kết thúc) Qui trình chiếm nhiều thời gian thành viên dự án? Tại sao? Trong qui trình thành viên dự án phải đối mặt với thách thức nào? Mô tả xu hướng cấp quản lý dự án công cụ phần mềm hỗ trợ quản lý dự án Chu trình sống dự án khác với chu trình sống sản phẩm nào? Tại người quản trị dự án phải nắm vững hai điều này? Trình bày kỹ quan trọng người quản lý dự án CNTT 1.11 Bài tập Tìm viết Internet quản lý dự án CNTT (Information technology Project management) Viết trang báo cáo giới thiệu viết (Có thể thăm website tạp chí Information Week, Computer World, Information World) Tìm hiểu phần mềm Microsoft Project 2003 website www.microsoft.com/project Viết trang báo cáo trả lời câu hỏi sau: a Phần mềm cung cấp tính (mà phần mềm phổ biến khác bảng tính, database khó làm được) b Phần mềm học cách sử dụng không? c Các đầu vào đầu phần mềm gì? d Những khác biệt phiên xí nghiệp (enterprise version) phiên chuẩn (standard version) Project 2002 Tìm Internet viết Chu trình sống phát triển phần mềm (software development life cycle) Viết trang báo cáo trình bày ý viết Tìm website thông tin kỹ quản lý dự án (project management skills) Viết báo cáo trang tổng kết bạn tìm thấy, với ý kiến riêng bạn Trương Mỹ Dung www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn 13 http://www.ebook.edu.vn Chương QL Rủi ro ÔN TẬP Đặt chữ cụm từ thích hợp kề vào mô tả đánh số đây: A B C D E F G H I J K L M N O P Q R EMV Phân tích Monte Carlo Trung hòa rủi ro/không bị rủi ro ảnh hưởng đến (risk neutral) Tìm đến rủi ro (risk seeker) Lợi ích/ích lợi rủi ro (risk utility) Làm suy giảm rủi ro (risk mitigation) Tránh né rủi ro (risk avoidance) Phân tích Định tính rủi ro (qualitative risk analysis) Phân tích định lượng (quantitative risk analysis.) Nhận biết rủi ro (risk identification) Lập kế họach (cho việc) Quản lý rủi ro (risk management planning) Những rủi ro tàn dư (còn rớt lại) (residual risks) Rủi ro Thứ cấp (secondary risk) Những kích họat (triggers) Làm xoay quanh/Đi vòng quanh (workarounds) Chuyển hóa rủi ro (risk transference) Thù ghét rủi ro (risk aversion) Kỹ thuật Delphi Bạn bám theo triền dốc xanh (cây cỏ) bạn trượt tuyết nhờ bạn bị ngã đau Bạn không trượt tuyết nên bạn không bị ngã Bạn bám theo triền dốc xanh, bất thần kẻ tập lướt ván lao vào bạn Bạn thích trượt tuyết triền dốc kim cương đen, leo núi, nhào lộn, lướt ván không, Dùng để đưa tới đồng thuận Hội đồng chuyên gia tránh lệch lac có Những dẫn biến cố rủi ro thật Kỹ thuật định lượng rủi ro mà cung cấp cho ta phân bố thống kê kết tính tóan Những kết xếp ưu tiên rủi ro Những phản ứng dự kiến kế họach biến cố rủi ro 10 Quá trình liên quan đến việc Quản lý rủi ro Trương Mỹ Dung www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn 85 http://www.ebook.edu.vn Chương QL Mua sắm Trang thiết bị CHƯƠNG 09 Quản lý Mua sắm Trang thiết bị Dự án Mục đích • • • • 9.1 Nắm tầm quan trọng việc quản lý trang thiết bị dự án việc gia tăng sử dụng linh kiện cho dự án công nghệ thông tin Nắm qui trình QL Mua sắm trang thiết bị dự án lên kế họach mua sắm trang thiết bị, Lập Kế họach mời gọi, Mời gọi, Chọn Nhà cung cấp, QL Hợp đồng Kết thúc hợp đồng Giới thiệu số kỹ thuật công cụ hỗ trợ QL Mua sắm trang thiết bị dự án Giới thiệu loại phần mềm có sẵn giúp cho việc quản lý trang thiết bị dự án Mở đầu • Tầm quan trọng việc quản lý trang thiết bị dự án o Mua sắm gắn liền với việc yêu cầu cung cấp hàng hoá dịch vụ từ bên o Những điều khoản khác bao gồm mua bán nhập linh kiện o Các chuyên gia dự đoán trước 2003 thị trường nhập linh kiện công nghệ thông tin toàn cầu tăng 110 tỷ đô la o Các khoản chi tiêu Liên Bang hoa Kỳ lĩnh vực công nghệ thông tin dự kiến tăng tăng từ 6,6 tỷ đô la năm 2002 lên gần 15 tỷ đô la trước 2007, thời điểm mà chỉnh phủ điện tử trọng, an ninh quốc gia, thiếu hụt chuyên viên công nghệ thông tin phủ • Tại phải nhập linh kiện bên ngoài? o Nhằm giảm chi phí cố định chi phí định kỳ o Giúp khách hàng tập trung vào lĩnh vực kinh doanh họ o Cập nhật kỹ công nghệ o Cung cấp tính linh hoạt o Tăng trách nhiệm Trương Mỹ Dung www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn 86 http://www.ebook.edu.vn 9.2 Chương QL Mua sắm Trang thiết bị Qui trình Quản lý Trang thiết bị Những tiến trình bao gồm: Lập kế hoạch mua sắm: xác định mua thời gian tiến Lập kế hoạch mời thầu: lập yêu cầu sản phẩm nhận biết nguồn lực tiềm ƒ Mời thầu: nhận bảng báo giá, bỏ thầu, chào hàng, hay đề xuất phù hợp ƒ Lựa Chọn nhà cung cấp: chọn lựa từ nhà cung cấp tiềm ƒ Quản lý hợp đồng: trì mối quan hệ với nhà cung cấp ƒ Nghiệm thu hợp đồng: hoàn tất lý hợp đồng 9.2.1 Lập Kế họach mua sắm Xác định vấn đề liên quan tới kế hoạch mua sắm mà dự án cần việc sử dụng sản phẩm hay dịch vụ từ bên Bao gồm: o Có mua hay không o Mua cách o Mua o Mua o Khi mua Thí dụ Một số công ty Boots PLC nước Anh, sử dụng dịch vụ IT bên giúp họ tiết kiệm chi phí so với việc sử dụng hệ thống IT họ Việc hoạch định mua sắm trang thiết bị cẩn thận giúp họ tiết kiệm tới hàng tỷ đô la, U.S Air Force sử dụng cách linh họat chiến lược giá cho dự án qui mô tự động hóa văn phòng ƒ ƒ Một số Kỹ thuật công cụ hoạch định trang thiết bị : o Phân tích Làm/Mua: xác định dịch vụ hay sản phẩm cụ thể tự sản xuất hay mua thực công ty hay mua từ bên Thường liên quan tới phân tích tài Thí dụ ƒ Giả sử bạn thuê vật dụng cần cho dự án 150 đô la/ngày Mua vật dụng, chi phí đầu tư 1000 đô la, khoản chi phí hàng ngày khác 50 đô la/ngày ƒ Thời gian để chi phí thuê mướn giống chi phí mua? ƒ Nếu bạn cần vật dụng cho 12 ngày, bạn nên thuê hay mua nó? Giải pháp “Làm /Mua” ƒ Lập phương trình “Làm” = “Mua” ƒ Trong ví dụ này, sử dụng phương trình sau Gọi d số ngày sử dụng vật dụng Ta có phương trình $150d = $1,000 + $50d ƒ Tìm d theo bước sau: o Trừ $50d từ vế phải phương trình ta o $100d = $1,000 o Chia hai phương trình cho $100 o d = 10 ngày ƒ Chi phí thuê mướn chi phi phí mua 10 ngày ƒ Nếu bạn cần vật dụng cho 12 ngày, mua vật tiết kiệm o Những chuyên gia nước cung cấp định mua sắm có giá trị Trương Mỹ Dung www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn 87 http://www.ebook.edu.vn Chương QL Mua sắm Trang thiết bị Hình thức hợp đồng o Giá cố định: mức tổng giá cố định cho sản phẩm dịch vụ rõ ràng o Chi phí bồi hoàn: liên quan tới việc xác định chi trả cho bên bán chi phí trực tiếp hay gián tiếp ƒ Chi phí cộng phí ưu đãi (CPIF =Cost plus incentive fee): bên mua trả cho bên bán khoản chi phí thực phù hợp cộng với khoản lệ phí trước khoản tiền thưởng khích lệ ƒ Chi phí cộng lệ phí cố định (CPFF=Cost plus fixed fee): bên mua trả cho bên bán khoản chi phí thực phù hợp cộng với lệ phí cố định chi trả dựa tỷ lệ phần trăm chi phí ước tính ƒ Chi phí cộng % chi phí (CPPC=Cost plus percentage of costs): bên mua trả cho bên bán khoản chi phí thực phù hợp cộng với tỷ lệ phần trăm định sẵn dựa tổng chi phí Bảng Hình thức hợp đồng o Thời điểm tài liệu hợp đồng: kết hợp giá cố định chi phí hoàn lại, thường sử dụng tư vấn o Hợp đồng theo đơn vị: yêu cầu bên mua trả cho bên bán lượng tiền định sẵn đơn vị dịch vụ Bảng kê khai công việc (SoW=Statement of Work) o Bảng kê khai công việc bảng mô tả công việc công việc cần thiết cho mua sắm o Nhiều hợp đồng, ghi nhớ liên kết qua lại có SOW o Một SOW rõ ràng giúp cho nhà thầu hiểu rõ yêu cầu khách hàng Bảng Mẫu Bảng kê khai công việc (SOW) Phạm vi công việc: Mô tả chi tiết công việc hoàn tất Chỉ rõ phần cứng, phần mềm có liên quan xác định xác tính chất công việc Nơi làm việc: Mô tả địa điểm công việc thực Chi rõ vị trí phần cứng, phần mềm nơi mà mội người phải tiến hành công việc Thời gian thực Xác định công viêc bắt đầu kết thúc, làm việc, số làm việc ghi hóa đơn tuần, nơi mà công viêc phải thực hiện, thông tin lịch biểu liên quan Lịch biểu bàn giao công việc: Danh mục rõ ràng công việc bàn giao, mô tả chi tiết, rõ kỳ hạn Tiêu chuẩn áp dụng: Chỉ công ty hay tiêu chuẩn công nghiệp liên quan quan tới việc thực công việc Tiêu chuẩn nghiệm thu: Mô tả phương thức Bên mua định côg việc Trương Mỹ Dung 88 nghiệm thu www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung Yêu cầu đặc biệt : Chỉ rõ yêu cầu đặc biệt, chẳng hạn quyền Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn http://www.ebook.edu.vn Chương QL Mua sắm Trang thiết bị 9.2.2 Lập kế hoạch mời thầu Kế hoạch mời thầu liên quan tới việc chuẩn bị văn bản: o Yêu cầu đề xuất: để mời gọi từ nhà cung cấp tương lai o Yêu cầu báo giá: để xem xét tính chất mua sắm ấn định o Mời thầu hay đàm phán phúc đáp lại chủ thầu phần kế họach mời thấu Bảng Phác thảo Đề xuất nhận thầu (RfP=Request for Proposal) Mục đích RfP BốI cảnh Tổ chức Những Yêu cầu cõ Môi trýờng Phần cứng & Phần mềm Mô tả Quá trình Mời Thầu Phát biểu Công việc Thông tin Lịvh biểu Phụ lục làm: A Tổng quan Hệ thống B Các Yêu cầu Hệ thống C Dung lýợng Kích cở Dữ liệu D Yêu cầu nộI dung Phản ứng NgýờI bán gặp RfP E Hợp đồng Mẫu 9.2.3 Mời thầu Việc mời thầu liên quan tới việc thu thập đề nghị hay bỏ thầu từ nhà cung cấp tương lai Những công ty thông báo nhu cầu mua sắm hàng hóa dịch vụ theo số cách o Tiếp cận với nhà cung cấp uy tín o Tiếp cận với số nhà cung cấp tiềm o Quảng bá tới đối tượng quan tâm Một hội thảo dành cho nhà thầu giúp sàng lọc điều bên mua mong đợi 9.2.4 Lựa Chọn nhà cung cấp Những liên quan tới chọn lựa o Đánh giá đề nghị nhà thầu o Chọn lựa nhà thầu tốt o Đàm phán hợp đồng o Trao hợp đồng Chuẩn bị hình thức đánh giá bổ ích việc lựa chọn nhà cung cấp Bên mua thường thiết lập “Danh sách ngắn (short list)” 9.2.5 Quản lý hợp đồng o Quản lý hợp đồng nhằm đảm bảo thực nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu giao kèo theo hợp đồng o Hợp đồng có mối liên quan tới pháp lý, điều quan trọng nhà làm hợp đồng phải chịu trách nhiệm pháp lý việc lập quản lý hợp đồng o Nhiều giám đốc dự án phớt nờ khế ước hợp đồng, điều dẫn tới hậu nghiêm trọng Trương Mỹ Dung www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn 89 http://www.ebook.edu.vn Chương QL Mua sắm Trang thiết bị Kiểm soát thay đổi hợp đồng o Thay đổi phần dự án cần xem xét lại, phê chuần, lập văn người phê duyệt dự án trước o Đánh giá thay đổi phải bao gồm phân tích ảnh hưởng Sự thay đổi ảnh hưởng đến phạm vi, thời gian, chi phí, chất lượng hàng hóa hay dịch vụ cung cấp? o Những thay đổi phải thiết lập văn Những thành viên dự án nên ghi chép tư liệu tât họp quan điện thọai 9.2.6 Thanh lý hợp đồng Thanh lý hợp đồng bao gồm o Xác minh sản phẩm để xác định tất công việc đựơc hoàn tất thỏa mãn yêu cầu hay không o Những hoạt động quản lý hành để cập nhật hồ sơ nhằm phản ánh kết cuối o Lưu trữ thông tin sử dụng tương lai Kiểm toán mua sắm xác định học kinh nghiệm 9.3 Sử dụng phần mềm hỗ trợ QLmua sắm trang thiết bị dự án o Phần mềm xứ lý văn giúp soạn thảo đề xuất hợp đồng, bảng tính giúp đánh giá nhà cung cấp, liệu giúp ta thấy hoạt động nhà cung cấp, phần mềm trình bày giúp thể thông tin liên quan tới việc mua sắm o Vào cuối thập niên 90 đầu năm 2000, nhiều công ty bắt đầu sử dụng phần mềm mua sắm điện tử để thực chức mua sắm điện tử o Những công ty Commerce One, Ariba, Concur Technologies, SAS, Ban cung cấp dịch vụ mua sắm liên kết mạng sử dụng công cụ kết nối mạng khác giúp tìm thông tin vế nhà cung cấp hay bán đấu giá hàng hay dịch vụ 9.3 CÂU HỎI Liệt kê lý công ty “outsource” Giải thích qui trình làm-hay-mua (make-or-buy) cách thực phép tính tài qui trình ? Các công ty định gởi RFP hay RFQ cho nào? Các công ty dùng ma trận định có trọng số (weighted decision matrix) để đánh giá proposal? Phần mềm hỗ trợ mua sắm hàng hóa dịch vụ? Phần mềm e-Mua sắm (procurement) gì? Các công ty dùng ma trận định có trọng số (weighted decision matrix) để đánh giá đ ề xuất (proposal)? Trương Mỹ Dung www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn 90 http://www.ebook.edu.vn Chương QL Mua sắm Trang thiết bị TỪ KHÓA - KEY TERMS o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o Các đơn đặt hàng thay đổi cấu trúc (CONSTRUCTIVE CHANGES ORDERS) – oral or written acts or omissions by someone with actual or apparent authority that can be construed to have the same effect as a written change order Hợp đồng (CONTRACT) – Một thỏa thuận cam kết (a mutually binding agreement that obligates the supplier to provide the specified products or services, and obligates the buyer to pay for them) Hợp đồng hành chánh (ADMINISTRATION – managing the relationship with the supplier) Hợp đồng kết thúc (CLOSE-OUT) – completion and settlement of the contract, including resolution of any open items Hợp đồng CPPP (COST PLUS FIXED FEE – a contract in which the buyer pays the supplier for allowable performance costs plus a fixed fee payment usually based on a percentage of estimated costs) Hợp đồng CPIF (COST PLUS INCENTIVE FEE – a contract in which the buyer pays the supplier for allowable performance costs along with a predetermined fee and an incentive bonus) Hợp đồng Chi phí cộng với phần trăm Chi phí [CPPC=COST PLUS PERCENTAGE OF COSTS] – (a contract in which the buyer pays the supplier for allowable performance costs along with a predetermined percentage based on total costs) Hợp đồng hòan chi phí (COST-REIMBURSABLE CONTRACTS – contracts involving payment to the supplier for direct and indirect actual costs) Hợp đồng Giá (do hãng) định sẳn (FIXED-PRICE OR LUMP-SUM) CONTRACTS) – (contracts with a fixed total price for a well-defined product or service) Quyết định (về việc) nên làm hay nên mua (MAKE-OR-BUY DECISION – when an organization decides if in it in its best interests to make certain products or perform certain service inside the organization, or if it better to buy them from an outside organization) Mua sắm (PROCUREMENT – acquiring goods and/or services from an outside source) Kế họach Mua sắm (PROCUREMENT PLANNING – determining what to procure and when) QL Kế họach Mua sắmcho Dự án (PROJECT PROCUREMENT MANAGEMENT – the processes required to acquire goods and services for a project from outside the performing organization) Đề xuất nhận thầu (RFP = REQUEST FOR PROPOSAL) – Những đề xuất,có thể công bố cho nhà cung ứng có tiềm để cung ứng mặt hàng hay dịch vụ (a document used to solicit proposals from prospective suppliers) RFQ (REQUEST FOR QUOTE) – (a document used to solicit quotes or bids from prospective suppliers) Sự thỉnh cầu (SOLICITATION) – Thu nhận Ghi chú, gói thầu, chào thầu, hay đề xuất (obtaining quotes, bids, offers, or proposals as appropriate) Lập Kế họach thỉnh cầu (SOLICITATION PLANNING) – Yêu cầu tư liệu (hóa) cho sản phẩm nhận biết nguồn có tiềm (ocumenting product requirements and identifying potential sources) Bảng kê khai công việc (SOW =STATEMENT OF WORK) – (a description of the work required for the procurement) Điều khoản hòan tất (TERMINATION CLAUSE) – Cho phép người mua hay cung ứng kết thúc hợp đồng (a contract clause that allows the buyer or supplier to end the contract) Đơn giá hợp đồng (UNIT PRICE CONTRACT – a contract where the buyer pays the supplier a predetermined amount per unit of service, and the total value of the contract is a function of the quantities needed to complete the work) Trương Mỹ Dung www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn 91 http://www.ebook.edu.vn Chương QL Mua sắm Trang thiết bị ÔN TẬP Đặt chữ cụm từ thích hợp kề vào mô tả đánh số đây: A B C D E F G H I J K L M N RFP RFQ Giá hãng định sẳn (firm fixed price) Chi phí cộng với phần trăm Chi phí (cost plus percentage of cost) Đơn giá (unit price) Sự thỉnh cầu (solicitation) Lập Kế họach thỉnh cầu (solicitation planning) Phân tích (về việc) nên làm hay nên mua (make-or-buy analysis) Hợp đồng (contract) SOW Điều khoản hòan tất (termination clause) Điều khoản không cạnh tranh (non-compete clause) Mua sắm (purchasing) Các đơn đặt hàng thay đổi cấu trúc (constructive change orders) Kiểu hợp đồng rủi ro cho người mua Kiểu Hợp đồng mà người mua không nên thỏa thuận Cho “giá thuê” = “giá mua” để định xem cách tiếp cận tiết kiệm cho nhu cầu dự án Một kiểu phát biểu phạm vi Cho phép người mua hay cung ứng kết thúc hợp đồng Thu nhận Ghi chú, gói thầu, chào thầu, hay đề xuất Yêu cầu tư liệu (hóa) cho sản phẩm nhận biết nguồn có tiềm Một từ đồng nghĩa việc mua sắm Một thỏa thuận cam kết 10 Những đề xuất, công bố cho nhà cung ứng có tiềm để cung ứng mặt hàng hay dịch vụ Trương Mỹ Dung www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn 92 http://www.ebook.edu.vn Chương 10 QL Tích hợp CHƯƠNG 10 Quản lý Tích hợp Dự án Mục đích o Mô tả khung làm việc quản lý tích hợp dự án mối quan hệ với lãnh vực kiến thức chu trình sống dự án o Mô tả việc phát triển kế hoạch dự án, gồm nội dung kế hoạch dự án, dùng hướng dẫn tài liệu mẫu để phát triển kế hoạch, phân tích stakeholder để quản lý mối quan hệ o Giải thích việc thực thi dự án, quan hệ với hoạt động lập kế hoạch, yếu tố dẫn đến thành công, công cụ kỹ thuật hỗ trợ thực thi dự án o Hiểu qui trình điều khiển thay đổi tích hợp, lập kế hoạch quản lý thay đổi dự án CNTT, phát triển sử dụng hệ điều khiển thay đổi o Mô tả cách sử dụng phần mềm để hỗ trợ quản lý tích hợp dự án 10.1 Tầm Quan trọng Quản lý Tích hợp o o o o Quản lý rủi ro dự án nghệ thuật nhận biết khoa học, nhiệm vụ, đối phó với rủi ro thông qua hoạt động dự án mục tiêu đòi hỏi quan dự án Quản lý rủi ro thường không ý dự án, lại giúp cải thiện thành công dự án việc giúp chọn lựa dự án tốt, xác định phạm vi dự án, phát triển ước tính có tính thực tế Một nghiên cứu Ibbs Kwak việc quản lý rủi ro không khoa học nào, đặc biệt dự án công nghệ thông tin Nghiên cứu KPMG cho thấy 55% dự án đường băng sân bay không trọng việc quản lý rủi ro Chìa khóa thành công: Quản lý tích hợp tốt o Người quản lý dự án phải điều phối tất lãnh vực kiến thức suốt chu trình sống dự án o Nhiều người quản lý dự án gặp khó khăn nhìn vào tranh tổng thể muốn tập trung vào nhiều chi tiết o Quản lý tích hợp dự án không giống tích hợp phần mềm 10.2 Qui trình QL Tích hợp Những tiến trình bao gồm (xem Hình 1): ƒ ƒ ƒ Phát triển kế hoạch dự án: lấy kết qui trình lập kế hoạch khác đưa vào thành tài liệu quán kết dính – kế hoạch dự án Thực thi kế hoạch dự án: thực kế hoạch dự án Điều khiển thay đổi tích hợp: điều phối thay đổi toàn dự án Trương Mỹ Dung www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn 93 http://www.ebook.edu.vn Trương Mỹ Dung www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn 94 Chương 10 QL Tích hợp http://www.ebook.edu.vn Chương 10 QL Tích hợp 10.2.1 Phát triển kế hoạch dự án: o Kế hoạch dự án tài liệu dùng để điều phối tất tài liệu hoạt động dự án o Mục đích hướng dẫn thực thi dự án o Kế hoạch dự án giúp người QLDA lãnh đạo nhóm dự án đánh giá tình trạng dự án o Cần phải đo việc thực dự án so với kế hoạch Các thuộc tính kế hoạch dự án o Kế hoạch dự án mang tính o Kế hoạch phải động (dynamic) o Kế hoạch phải linh hoạt (flexible) o Kế hoạch phải cập nhật có thay đổi o Kế hoạch phải đóng vai trò tài liệu hướng dẫn thực thi dự án Các thành phần phổ biến kế hoạch dự án o Tổng quan dự án o Mô tả cách tổ chức dự án o Các qui trình quản lý kỹ thuật dùng dự án o Thông tin việc phải làm, lịch biểu, ngân sách Phân tích Các Bên tham gia Phân tích Các Bên tham gia cung cấp thông tin quan trọng (thường nhạy cảm) Các Bên tham gia như: o Tên công ty Các Bên tham gia o Vai trò họ dự án o Các số liệu thực Các Bên tham gia o Mức ảnh hưởng quan tâm đến dự án o Đề xuất cho quản lý mối quan hệ 10.2.2 Thực thi kế hoạch dự án: o Thực thi kế hoạch dự án đòi hỏi quản lý thực công việc mô tả kế hoạch dự án o Hầu hết thời gian tiền bạc dùng trình thực thi dự án o Lãnh vực ứng dụng dự án tác động đến việc thực thi dự án sản phẩm dự án tạo trình Các kỹ quan trọng để thực thi kế hoạch dự án : o Các kỹ quản lý tổng quát kỹ lãnh đạo, giao tiếp, trị o Kỹ sản phẩm kiến thức Dùng công cụ kỹ thuật chuyên dụng Các công cụ kỹ thuật thực thi dự án: o Hệ giao việc (Work Authorization System): phương pháp bảo đảm người đủ điều kiện làm việc lúc trình tự o Họp đánh giá tình trạng (Status Review Meetings): buổi họp thường kỳ để trao đổi thông tin dự án o Phần mềm quản lý dự án (Project Management Software): phần mềm đặc biệt hỗ trợ quản lý dự án Trương Mỹ Dung www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn 95 http://www.ebook.edu.vn Chương 10 QL Tích hợp 10.2.3 Điều khiển thay đổi tích hợp: Điều khiển thay đổi tích hợp gồm nhận diện, đánh giá, quản lý thay đổi suốt chu trình sống dự án (Ghi chú: Sách PMBOK 1996 gọi qui trình “điều khiển thay đổi tổng thể”) Ba mục tiêu điều khiển thay đổi: o Tác động đến yếu tố tạo thay đổi để bảo đảm có lợi o Xác định thay đổi đa xảy o Quản lý thay đổi thực tế xảy Qui trình Điều khiển thay đổi tích hợp cho hình sau : Trong Lập Kế họach rủi ro, cần phải có thêm Kế họach dự phòng, Kế họach rút lui, Điều khiển thay đổi dự án CNTT • • • • Cách nhìn trước đây: Nhóm dự án cần nỗ lực làm theo kế hoạch, thời hạn phạm vi ngân sách Vấn đề: bên tham gia đồng ý từ đầu phạm vi dự án, cho thời gian chi phí dự án không xác Cách nhìn đại: Quản lý dự án trình giao tiếp thỏa thuận liên tục Giải pháp: Thay đổi thường có lợi, nhóm dự án cần lập kế hoạch cho điều Hệ điều khiển thay đổi • • • Một qui trình mang tính hình thức mô tả tài liệu dự án thay đổi Mô tả phép thay đổi thay đổi Thường gồm bảng điều khiển thay đổi (CCB), quản trị cấu hình, qui trình truyền đạt thay đổi Ban điều khiển thay đổi (CCB=Change Controlling Board) • • • Một nhóm người chịu trách nhiệm phê duyệt từ chối thay đổi dự án CCB cung cấp hướng dẫn để chuẩn bị yêu cầu thay đổi, đánh giá yêu cầu thay đổi, quản lý việc thực thay đổi duyệt Gồm bên tham gia toàn công ty Trương Mỹ Dung www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn 96 http://www.ebook.edu.vn Chương 10 QL Tích hợp Thay đổi lúc • • Một số CCB gặp nhau, thay đổi xảy lâu Một số công ty có sách cho thay đổi nhạy cảm thời gian – “chính sách 48-giờ” cho phép thành viên nhóm dự án định, sau họ có 48 để chờ phê duyệt lãnh đạo cấp cao – Đưa thay đổi xuống mức thấp được, phải thông báo cho người Quản trị cấu hình • • • Bảo đảm sản phẩm mô tả sản phẩm đầy đủ Tập trung vào quản lý công nghệ cách xác định điều khiển đặc trưng chức vật lý sản phẩm Các chuyên gia quản trị cấu hình xác định viết tài liệu yêu cầu cấu hình, điều khiển thay đổi, lưu báo cáo thay đổi, kiểm tra sản phẩm xem có phù hợp với yêu cầu hay không Bảng Vài lời điều khiển thay đổi tích hợp • • • • • • • Xem quản trị dự án qui trình giao tiếp thỏa thuận liên tục Lập kế hoạch thay đổi Thiết lập hệ điều khiển thay đổi hình thức, gồm Ban Điều khiển thay đổi (CCB) Dùng quản trị cấu hình Xác định thủ tục định lúc cho thay đổi nhỏ Dùng báo cáo (viết nói) để nhận diện quản lý thay đổi Dùng phần mềm quản trị dự án để hỗ trợ quản lý truyền đạt thay đổi 10.3 Dùng Phần mềm để QL Tích hợp Có thể dùng số phần mềm quản lý tích hợp dự án – Có thể tạo tài liệu dùng phần mềm soạn thảo văn – Dùng phần mềm trình bày (như Power Point) – Có thể dùng bảng tính CSDL để theo dõi – Các phần mềm giao tiếp e-mail Web để hỗ trợ liên lạc – Phần mềm quản lý dự án lấy hết thứ cho thấy thông tin chi tiết bảng tổng kết 10.4 Câu hỏi Giới thiệu khái niệm quản trị tích hợp dùng từ ngữ riêng bạn Quản trị tích hợp có quan hệ với chu trình sống dự án, lãnh vực quản trị khác nào? Các thành phần quan trọng kế hoạch tốt Các yếu tố quan trọng để thực thi dự án thành công Trình bày ví dụ dự án thực thi thành công, ví dụ dự án thất bại Xác định khác biệt hai dự án Tầm quan trọng qui trình điều khiển thay đổi tích hợp (integrated change control process) dự án CNTT Trình bày ứng dụng công cụ phần mềm sau quản trị tích hợp dự án: phần mềm soạn thảo văn (ví dụ Winword), phần mềm trình bày (ví dụ Power Point), bảng tính (ví dụ Excel), CSDL (ví dụ Access), enail, Web phần mềm quản trị dự án Trương Mỹ Dung www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn 97 http://www.ebook.edu.vn Chương 10 QL Tích hợp TỪ KHÓA - KEY TERMS o o o o o o o o o o o o o BAN (HỘI ĐỒNG) ĐIỀU KHIỂN THAY ĐỔI (CCB=CHANGE CONTROL BOARD) – nhóm thức người chịu trách nhiệm chấp thuận hay bác bỏ thay đổi dự án (a formal group of people responsible for approving or rejecting changes on a project) HỆ ĐIỀU KHIỂN THAY ĐỔI (CHANGE CONTROL SYSTEM) – (a formal, documented process that describes when and how official project documents may be changed) QL Cấư hình (CONFIGURATION MANAGEMENT) – (a process that ensure that the descriptions of the project’s products are correct and complete) ĐIỀU KHIỂN SỰ THAY ĐỔI TÍCH HỢP (INTEGRATED CHANGE CONTROL) – coordinating changes across the entire project Quản lý Giao diện (INTERFACE MANAGEMENT) – identifying and managing the points of interaction between various elements of a project QL TÍCH HỢP DỰ ÁN (PROJECT INTEGRATION MANAGEMENT) – (includes the processes involved in coordinating all of the other project management knowledge areas throughout a project’s life cycle The main processes involved in project integration management include project plan development, project plan execution, and integrated change control) Phần mềm quản lý dự án (PROJECT MANAGEMENT SOFTWARE) – software specifically designed for project management KẾ HỌACH DỰ ÁN (PROJECT PLAN) – (a document used to coordinate all project planning document and guide project execution and control Key parts of a project plan include an introduction or overview of the project, a description of how the project is organized, the management and technical processes used on the project, and sections describing the work to be done, schedule information, and budget information) Phát triển Kế họach Dự án (PROJECT PLAN DEVELOPMENT) – taking the results of other planning processes and putting them into a consistent, coherent document – the project plan Thực Kế họach Dự án (PROJECT PLAN EXECUTION) – carrying out the project plan by performing the activities it includes Phân tích Bên tham gia (STAKEHOLDER ANALYSIS) – (an analysis of information such as key stakeholders’ names and organization, their roles on the project, unique facts about each stakeholder, their level of interest in the project, their influence on the project, and suggestions for managing relationships with each stakeholder) Họp đánh giá tình trạng (STATUS REVIEW MEETINGS) – Các buổi họp thường kỳ để trao đổi thông tin dự án (regularly scheduled meetings used to exchange project information) Hệ giao việc (WORK AUTHORIZATION SYSTEM) – phương pháp bảo đảm người đủ điều kiện làm việc lúc trình tự (a method for ensuring that qualified people the work at the right time and in the proper sequence) Trương Mỹ Dung www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn 98 http://www.ebook.edu.vn Chương 10 QL Tích hợp ÔN TẬP: QUẢN LÝ TÍCH HỢP DỰ ÁN Hãy chọn câu trả lời phù hợp từ liệt kê sau vào chỗ trống: A Quản lý (management) I Cấư hình (configuration) B Phân tích Bên tham gia (stakeholder analysis) C Họp để sơ kết tình hình (status review meetings) D Thực Kế họach Dự án (project plan execution) E Thực (execution) J Hệ Giao Việc (work authorization) K Phát triển Kế họach Dự án (project plan development) L Tiêu chuẩn hóa (standardized) M Quyền Lãnh đạo (leadership) N Các Hướng dẫn (guidelines) F Hãy cho hết đọan đường “Walk the walk!” G Tómlược (summary) H Điều khiển thay đổi (change control) O Chi tiết hóa (detailed) P Sơ đồ Gantt Q Tôi hòan tòan (“I’m all for it!”) R Điều khiển thay đổi tích hợp (integrated change control) S Quản lý Giao diện (interface management) T Tích hợp (integration) U Sự Vi (Sai) phân (differentiation) V Các Bảng mẫu (templates) W Các Gói công việc (work packages) X Sơ đồ Mạng (lưới) (network diagram) Ba Quá trình Quản lý tích hợp , _, _ Một CCB Ban (Hội đồng) định nghĩa nhóm thức người chịu trách nhiệm chấp thuận hay bác bỏ thay đổi dự án Nghiên cứu cho thất công ty mà giỏi quản lý dự án phát triển triển khai Hệ thống kết xuất/ cung ứng cho dự án thường dùng công cụ tích hợp họ Nhiều người coi lãnh vực tri thức quản lý dự án chìa khóa cho thành công tổng thể dự án, đặc biệt dự án lớn Một công cụ mà bạn sữ dụng để giúp cho bạn xác định làm để quản lý mối quan hệ với Bên Tham gia then chốt Như John Madden nói công bố kiện/Biến cố Super Bowl, chìa khóa thắng lợi làm Một lịch biểu bình thường cách nhìn súc tích trang lịch biểu cho tổng thể dự án thường hay thấy kế họach (của) dự án, lịch biểu _thì thường dài nhiều Quản lý bảo đảm mô tả sản phẩm dự án đằn đầy đủ Một Hệ thống phương pháp để bảo đảm sự/cách truyền thông phù hợp cho người có lực xứng đáng làm công việc lúc dãy công việc cho dự án 10 Khi huấn luyện viên bị thua Super Bowl (bị) hỏi ông ta nghĩ nhóm ông ta, ông ta trả lời _ Trương Mỹ Dung www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn 99 [...]... gian CHƯƠNG 3 Quản lý Thời gian Dự án Mục đích • • • • Hiểu được tầm quan trọng của việc quản lý thời gian dự án Hiểu được các Qui trình Quản lý Thời gian Hiểu được các Phương pháp dùng để QL Thời gian: CPM (Critical Path Method), PERT (Program Evaluation and Review Technique) Mơ tả cách dùng phần mềm trong quản lý thời gian dự án 3.1 Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian • Kết thúc dự án đúng hạn... Khái niệm Quản lý Chi phí Dự án • Chi phí là tài ngun được hy sinh hay tính trước để đạt được một mục tiêu rõ ràng hay để trao đổi cái gì đó Chi phí thường được đo bằng đơn vị tiền tệ • Quản lý chi phí dự án bao gồm những quy trình u cầu đảm bảo cho dự án được hồn tất trong sự cho phép của ngân sách 4.3 Quản trong • Qui trình QL Chi phí DA lý Chi phí dự án gồm những qui trình bảo đảm cho dự án được hồn... về quản lý chi phí Hiểu được các Qui trình Quản lý chi phí Mơ tả cách dùng phần mềm trong quản lý chi phí dự án 4.1 Tầm quan trọng của việc quản lý Chi phí • Những dự án về CNTT có hồ sơ theo dõi kém hiệu quả cho việc đạt được mục đích về giá cả • Chi phí trung bình vượt q dự tốn ban đầu theo nghiên cứu từ năm 1995 của CHAOS là 189%; đã được cải thiện 145% trong nghiên cứu năm 2001 • Ở Mỹ các dự án. .. comprehensive examination) CƠNG CỤ & KỸ THUẬT QL DỰ ÁN (PROJECT MANAGEMENT TOOLS AND TECHNIQUES) – Cơng cụ và kỹ thuật trợ giúp Nhà QL Dự án và nhóm dự án (methods available to assist project managers and their teams) NHÀ QL DỰ ÁN (PROJECT MANAGER) – Người chụi trách nhiệm làm việc với nhà tài trợ, nhóm dự án, và những người khác có liên quan tới dự án để đạt mục tiêu của dự án (the person responsible for working... sách cho một dự án là 9 Một nhóm dự án được quản lý một cách phối hợp được gọi là _ một 10 _ là sự ứng dụng tri thức, kỹ năng, cơng cụ, và kỹ thuật trong các hoạt động của dự án để thỏa mãn các u cầu của dự án Trương Mỹ Dung www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn 15 http://www.ebook.edu.vn Chương 2 QL Phạm vi CHƯƠNG 2 Quản lý Phạm vi Dự án Mục đích •... sự hỗ trợ của phần mềm trong quản lý phạm vi dự án 2.1 QL Phạm vi là gì ? • Phạm vi (Scope) là một Danh sách tất cả những gì Dự án phải làm (và cũng có thể là một danh sách tất cả những điều mà dự án khơng phải làm) Dự án phải có một phạm vi được viết ra rõ ràng, nếu khơng Dự án sẽ khơng bao giờ kết thúc • Các Kết quả chuyển giao (Deliverables) là những Kết quả của Dự án mà sẽ chuyển giao: như là Phần... vi tốt và WBS tốt cho một dự án Kiểm tra phạm vi dự án và giảm thiểu thay đổi phạm vi là điều khó hơn Nhiều dự án CNTT chịu phải tình trạng « phạm vi phình ra » (scope creep) và kiểm tra phạm vi tồi Dùng Phần mềm MP để QL Phạm vi Xem chi tiết trong Phụ lục A Câu hỏi 1 Quản lý phạm vi dự án gồm những gì? Tầm quan trọng của nó đối với các dự án CNTT 2 Các phương pháp chọn dự án Dùng ví dụ để minh họa... phải có bản tun bố phạm vi nếu đã có tun bố dự án và WBS 4 Trình bày các phương pháp xây dựng WBS, giải thích tại sao cơng việc này thường rất khó 5 Mơ tả một dự án bị “vượt phạm vi “ (scope creep) Có thể tránh tình huống này được khơng? 6 Tại sao để sử dụng phần mềm quản lý dự án phải có WBS tốt? Giới thiệu các loại phần mềm khác dùng trong quản trị phạm vi dự án 2.5 Bài tập Dùng Excel để tạo các BẢNG... tiêu nghiệp vụ lâu dài • Các dự án CNTT cần hỗ trợ các mục tiêu chiến lược và tài chính ™ ™ Xác định các dự án tiềm năng Sau đó chọn các dự án CNTT và phân bổ tài ngun Trương Mỹ Dung www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn 16 Chương 2 QL Phạm vi http://www.ebook.edu.vn • Các phương pháp chọn dự án • Tập trung vào nhu cầu chung • Phân loại dự án • Phân tích tài chính • Dùng WSM (mơ... bản chất của dự án và tổ chức • Một số câu hỏi cần cân nhắc: o Các khó khăn nào sẽ gặp khi thực hiện các cơng việc cụ thể trong dự án? o Có phạm vi nhất định nào ảnh hưởng đến nguồn tài ngun? o Tổ chức đã thực hiện những cơng việc nào tương tự như dự án? o Tổ chức đó có đủ người, trang thiết bị và vật tư để thực hiện dự án? 4.3.2 Ước lượng chi phí: • Đầu ra quan trọng của quản lý chi phí dự án là ước ... quan Quản lý Dự Án Mục đích • • • • • • 1.1 Hiểu nhu cầu ngày tăng nghề quản lý dự án, đặc biệt dự án CNTT Hiểu Khái niệm về: Dự án gì, Quản lý dự án Các thành phần khung làm việc (framework) quản. .. quản lý dự án Kiến thức cần thiết cho Quản lý dự án Các Giai đoạn Quản lý Dự án, Phần mềm phục vụ quản lý dự án Mở đầu 1.1.1 Vài số liệu thống kê QLDA • Mỗi năm Mỹ chi 2.3 nghìn tỉ USD vào dự án, ... Tại lãnh vực quản trị dự án nhận quan tâm đặc biệt? Dự án gì? Nó khác với cơng việc người ta thường làm điểm nào? Quản lý dự án gì? Trình bày khung làm việc quản lý dự án Quản lý dự án liên quan