Chương IV tổ CHỨC QUẢN lý THỰC HIỆN dự án của các CHỦ THỂ KINH DOANH

MỐI QUAN HỆ PHỤ THUỘC CỦA CÁC CHỦ THỂ KINH DOANH TRONG QUẢN LÝ THỰC HIỆN DỰ ÁN Trong quản lý thực hiện dự án xây dựng các công trình giao thông có nhiều chủ thể kinh doanh tham gia với

Chương IV TỔ CHỨC QUẢN LÝ THỰC HIỆN DỰ ÁN CỦA CÁC CHỦ THỂ KINH

DOANH

4.1 MỐI QUAN HỆ PHỤ THUỘC CỦA CÁC CHỦ THỂ KINH DOANH TRONG QUẢN LÝ THỰC HIỆN DỰ ÁN

Trong quản lý thực hiện dự án xây dựng các công trình giao thông có nhiều chủ thể kinh doanh tham gia với những mục tiêu, lợi ích khác nhau nhưng lại có mối quan hệ tác động qua lại, ràng buộc và phụ thuộc lẫn nhau khi thực thi trách nhiệm, nghĩa vụ hợp đồng của mình đối với

dự án, hướng đến việc biến quyết định đầu tư thành hiện thực (đạt mục tiêu của dự án) Các công việc của giai đoạn thực hiện đầu tư được thể hiện ở (II) trong chu kỳ dự án, thể hiện các nhiệm

vụ cụ thể của CĐT, nhà thầu và tư vấn

Tóm tắt nội dung chu kỳ dự án

Nội dung hoạt động của các chủ thể có khác nhau nhưng phụ thuộc nhau rất chặt chẽ theo một trật tự và đều bị ràng buộc, chế định trong quá trình thực hiện, đó là: đầu ra của dự án phải đạt kết quả, nguồn lực và thời gian được phép sử dụng có giới hạn, tức là có các ràng buộc (chất lượng, chi phí và tiến độ) Đó là các mục tiêu rất khó quản lý, dễ bị phá vỡ; khi một mục tiêu không được thực hiện đúng kế hoạch, như tiến độ bị kéo dài dẫn đến chi phí tăng, chất lượng sẽ bị vi phạm nếu không được bổ sung thêm vốn Vì vậy đòi hỏi trách nhiệm chính CĐT và của CĐT với các chủ thể kinh doanh: tư vấn, nhà thầu và các ban quản lý dự án phải quan tâm, quản lý chặt chẽ 3 nhân tố hình thành dự án (tam giác dự án), đó là:

Để dự án thành công, đòi hỏi mỗi chủ thể phải thực hiện đầy đủ trách nhiệm của mình đối với dự án, ngược lại sự chậm chễ, thực hiện không đầy đủ các chức năng nhiệm của CĐT, TV và nhà thầu đều dẫn đến hậu quả xấu cho mọi phía

4.2 QUẢN LÝ THỰC HIỆN DỰ ÁN CỦA CHỦ ĐẦU TƯ

4.2.1 Chủ đầu tư

Công trình giao thông chủ yếu thuộc sở hữu của Nhà nước (đầu tư chủ yếu bằng vốn ngân sách) thì chủ đầu tư là người được cấp quyết định đầu tư khẳng định ngay từ khi phê duyệt dự

án Đó là chủ thể duy nhất trực tiếp chịu trách nhiệm trước Nhà nước về sử dụng VĐT, phải chịu trách nhiệm đến cùng đối với quá trình xây dựng và khai thác công trình sau này Đối với các công trình giao thông, có các loại chủ đầu tư sau đây:

- Các dự án xây dựng cơ bản có quy mô không lớn (theo sự phân cấp hiện nay của Chính phủ), chủ đầu tư thông thường là các Cục chuyên ngành, Sở và Phòng GTVT; còn đối với các dự

án lớn, thực tế hiện nay CĐT là các BQLDA trực thuộc Bộ và tỉnh Do đặc thù riêng của mỗi

Chất lượng

CĐT

thầu

Nhận biết DA

Đánh giá

Thực hiện DA

Chuẩn

bị DA

Các bài học rút ra qua

kinh nghiệm điều

hành dự án

Đánh giá dự án về

cung cấp dịch vụ vận

tải

- Nghiên cứu tiền KT

- Nghiên cứu khả thi

- Thẩm định DA

- Phê duyệt DA

- Tuyển chọn tư vấn

- Lập thiết kế kỹ thuật - dự toán

- Thẩm định TKKT-DT

- Chuẩn bị các tài liệu đấu thầu

- Đấu thầu

- Đánh giá năng lực nhà thầu

- Phê duyệt kết quả

- Hợp đồng XD

- Bàn giao mặt bằng XD

- Xây lắp, giám sát

-Dự án đã xong, đưa

công trình vào khai

thác

- Xác định dự án

- Xác định mục tiêu

- Chiến lược và kế hoạch quốc gia

- Chiến lược và kế hoạch ngành

II III

loại công trình giao thông: công trình thuỷ, sắt, hàng không, công trình đường ô tô rất khác nhau,

do đó mọi hoạt động quản lý đầu tư xây dựng chỉ thực sự đạt hiệu quả cao khi có được sự quản

lý trực tiếp, toàn diện của các Cục chuyên ngành

Đối với công trình sửa chữa thì chủ quản lý khai thác công trình làm chủ đầu tư Để có cơ quan thường xuyên thay mặt, giúp CĐT trực tiếp quản lý điều hành các hoạt động; triển khai, thực hiện dự án, các ban quản lý dự án (BQLDA) được thành lập Các BQLDA và CĐT là hai thực thể khác nhau

Đối với các doanh nghiệp, cá nhân tham gia đầu tư XDGT theo hình thức BOT thì công ty BOT

là chủ đầu tư, với các công trình sử dụng vốn góp của dân thì CĐT thường là UBND cấp xã, phường Mọi chủ đầu tư đều có trách nhiệm phải quản lý và sử dụng hiệu quả các nguồn vốn đầu tư, thể hiện ở quy mô đầu vào (tổng mức đầu tư cho dự án) để biến thành các kết quả đầu ra - là những công trình hoàn thành đưa vào sử dụng, khai thác có hiệu quả, đáp ứng sự mong đợi của mục tiêu dự án Như vậy, chủ đầu tư là một chủ thể kinh doanh, thay mặt Nhà nước chịu trách nhiệm trực tiếp tổ chức triển khai dự án (thực hiện đầu tư xây dựng); khi được giao quyền hợp

lý, CĐT sẽ tác động kịp thời, hiệu quả vào các chủ thể khác tham gia vào thực hiện đầu tư xây dựng như tư vấn, nhà thầu và nhà cung cấp Sự yếu kém, không phù hợp của CĐT sẽ ảnh hưởng lớn tới kết quả, thành công của dự án

4.2.2 Quản lý điều hành thực hiện dự án của chủ đầu tư

Quản lý điều hành dự án là nhiệm cơ bản của CĐT, là trung tâm của các mối quan hệ tác động

Thực chất, quản lý điều hành của chủ đầu tư bao gồm những hoạt động quản lý của CĐT (hoặc của một tổ chức được CĐT uỷ quyền); là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, quản lý các nhiệm vụ, nguồn lực để đạt được các mục tiêu đề ra trong phạm vi ràng buộc về thời gian, nguồn lực hoặc chi phí CĐT cần tổ chức chặt chẽ các hoạt động của mình, thực hiện tốt các chức năng nhiệm vụ

Thứ nhất, để triển khai thực hiện dự án, chủ đầu tư phải chọn được tư vấn (thiết kế, giám sát), nhà thầu thi công trên cơ sở tuân thủ thủ tục, quy định đấu thầu (cách chọn và đánh giá) và

ký hợp đồng với họ; cần xem xét bộ máy quản lý, trình độ đội ngũ cán bộ của nhà thầu và tư vấn CĐT quyết định các vấn đề kỹ thuật, cung cấp đủ thông tin số liệu đầu vào của dự án cho kỹ

sư tư vấn, cung cấp các thông tin và nói rõ các điều kiện, quy định để nhà thầu có thể tham gia

dự thầu; khi chấp nhận họ trúng thầu, CĐT phải thoả thuận và ký hợp đồng với nhà thầu và chỉ

rõ các nội dung nhà thầu phải tuân thủ như các quy định kỹ thuật, bản vẽ thiết kế, khối lượng, tiến độ và chi phí

Chọn được tư vấn (thiết kế, giám sát) và nhà thầu thi công, đủ năng lực là cơ sở ban đầu đảm bảo thuận lợi cho việc thực hiện dự án Đối với các dự án lớn, chọn được nhà thầu phải trải qua nhiều bước của đấu thầu, còn với công trình quy mô nhỏ hoặc cấp bách, có thể sử dụng hình thức chỉ định thầu

Thứ hai, quản lý thực hiện hợp đồng là nhiệm vụ tiếp theo của CĐT, bao gồm: lập kế hoạch, tiến độ, tổ chức thực hiện, bố trí vốn cho dự án, xin phép xây dựng, khai thác tài nguyên và thực hiện đền bù giải phóng, bàn giao mặt bằng có sự chứng kiến của tư vấn giám sát; tổ chức theo dõi (thông qua nhận báo cáo của nhà thầu, tư vấn và các ảnh hiện trường), thực hiện các hợp đồng mua sắm công nghệ, khảo sát thiết kế, xây lắp; kiểm tra bản vẽ thi công, các kết quả thí nghiệm, giám sát chất lượng thi công theo các tiêu chuẩn kỹ thuật, điều phối và đôn đốc các chủ thể khác thực hiện hợp đồng nhằm đưa dự án đạt mục tiêu đề ra trong cả chu kỳ dự án Trong quá trình thi công, CĐT phải kịp thời giải quyết các khiếu nại, thay đổi, trượt giá hợp đồng; nắm diễn biến kỹ thuật và tài chính của dự án; đảm bảo tạm ứng, chi trả thanh toán kịp thời, đầy đủ hàng tháng cho các nhà thầu

Để thực hiện được trách nhiệm, nghĩa vụ của mình trong quản lý dự án, CĐT có quyền: chấp nhận hoặc không chấp nhận ý kiến nhà thầu đối với các hạng mục công trình được giao cho nhà thầu; ra thông báo ngày khởi công; đòi hỏi nhà thầu phải cung cấp các thông tin theo quy định Ở các dự án lớn, nhằm tăng năng lực của CĐT, các BQLDA phải được tăng cường bộ phận kỹ thuật bằng các kỹ sư giỏi hoặc thuê công ty tư vấn nước ngoài

Tóm tắt nhiệm vụ của CĐT đối với dự án

GĐ I: Lập dự án đầu tư

Xin phép chủ trương ĐT, tìm ng.vốn

Hợp đồng với TVTK để NCKT

Thẩm định DAĐT

Hoàn thành thủ tục QĐ đầu tư

GĐ II:Thực hiện đầu tư Tuyển chọn TVTK

Đôn đốc TV lập TKKT-HSĐT

Kiểm tra thẩm duyệt và hoàn thành quyết định duyệt

TKKT-TLĐT

Tổ chức đấu thầu, đánh giá thầu, hoàn thành quyết

định duyệt kết quả ĐT

HĐXD, bàn giao MBXD, quản lý GSXD

GĐ III: Nghiệm thu bàn giao Tổ chức nghiệm thu KT - bàn giao

Phối hợp kiểm toán công trình

Quản lý bảo hành công trình

Thứ ba, khi dự án kết thúc, sau khi nhận được yêu cầu bàn giao của nhà thầu, CĐT và giám đốc dự án phải thành lập ban nghiệm thu bàn giao gồm: Tư vấn giám sát, CĐT và đơn vị quản lý khai thác công trình Ban này trực tiếp xem xét, kiểm tra, đánh giá ý kiến sơ bộ của tư vấn giám sát và kiểm tra hiện trường, rồi báo cáo cho CĐT Từ đây, CĐT và giám đốc dự án phải thực hiện các xác nhận để nhà thầu có cơ sở được thanh toán khối lượng; cuối cùng là báo cáo hoàn công và đánh giá hiệu quả dự án của CĐT

Trong suốt quá trình quản lý điều hành dự án, CĐT là chủ thể cộng tác chặt chẽ với cơ quan quản lý nhà nước

4.3 QUẢN LÝ THỰC HIỆN DỰ ÁN CỦA TƯ VẤN

4.3.1 Các loại tư vấn

Trong XDGT, có 4 loại hình dịch vụ tư vấn (DVTV), đó là:

- TVTK cung cấp dịch vụ KSTK kỹ thuật và lập hồ sơ đấu thầu

- TVGS cung cấp dịch vụ giám sát thi công

- TVQL cung cấp dịch vụ quản lý dự án

- TVTĐ cung cấp dịch thẩm định dự án

Các dịch vụ trên có thể độc lập hoặc có thể ở trong cùng một hợp đồng Để chọn được tư vấn, phải liệt kê các tổ chức tư vấn có năng lực thực hiện dịch vụ; thông tin cho họ sơ bộ về nhu cầu dịch vụ của dự án; lập danh sách các nhà tư vấn có nhu cầu và xem xét các đề xuất của họ

4.3.2 Quản lý điều hành thực hiện dự án của tư vấn (TVQL)

Trong quá trình quản lý điều hành thực hiện các chức năng nhiệm vụ của CĐT như đã trình bày

ở phần trên, đối với các dự án lớn, đặc biệt có sử dụng vốn vay nước ngoài, phải có TVQL Đây là chủ thể tác động tới tất cả các chủ thể có liên quan đến việc thực hiện dự án; buộc CĐT, tư vấn thiết

kế và nhà thầu làm tròn trách nhiệm đã được thể hiện trong các hợp đồng kinh tế Nội dung quản lý của TVQL bao gồm quản lý thời gian thực hiện dự án, quản lý chi phí, quản lý chất lượng, quản lý rủi ro và quản lý mua sắm của dự án Các nội dung của QLDA có tác động qua lại lẫn nhau TVQL được xem là hoàn thành nhiệm vụ khi các mục tiêu cụ thể của dự án đã đạt được

Nhà thầu

Tư vấn thiết kế QLDA

Chủ đầu tư

4.3.3 Nhiệm vụ cụ thể của Tư vấn giám sát

Nhiệm vụ của tư vấn giám sát được quy định trong hợp đồng giữa CĐT và tư vấn giám sát, bao gồm:

Kiểm tra các biện pháp thi công và xem xét phê duyệt tiến độ, bản vẽ thi công của nhà thầu; KSTK và BVTC phải luôn đi trước một bước, BVTC của nhà thầu được duyệt mới được triển khai

Kiểm tra, phê duyệt thiết bị thi công, các vật liệu và đánh giá các đầu vào do nhà thầu mang tới công trường xem có đảm bảo số lượng và phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật không

Theo dõi tiến độ thi công, tìm nguyên nhân sai lệch và tổ chức các cuộc họp thường kỳ để giải quyết các vấn đề kỹ thuật ,đồng thời đề xuất giải pháp khắc phục; giám sát khối lượng, xác nhận khối lượng hoàn thành của nhà thầu, đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn đã được quy định, cấp chứng nhận để CĐT thanh toán và thưởng cho nhà thầu nếu hoàn thành tốt công trình

Ở dự án lớn có thuê các hãng tư vấn nước ngoài, Văn phòng kỹ sư TVGS là cầu nối giữa CĐT và nhà thầu, cơ cấu của đội ngũ giám sát bao gồm:

- Giám đốc dự án là người đứng đầu đội ngũ giám sát nước ngoài và kỹ sư giúp việc chịu trách nhiệm trước CĐT, giúp CĐT đề xuất giải quyết các vấn đề nảy sinh

- Kỹ sư hiện trường (kỹ sư thường trú) là người giữ mối liên hệ thường xuyên với giám đốc

dự án, nhà thầu và cung cấp thông tin cần thiết, hướng dẫn, giải quyết ý kiến đề xuất; nắm các loại thông tin, cập nhật tài liệu theo dõi mọi hoạt động thi công, ghi nhật ký chi tiết, hình thành các báo cáo và thông tin chỉ huy cần thiết

- Kỹ sư mặt đường chịu trách nhiệm giám sát, kiểm tra đảm bảo chất lượng đầu vào (vật liệu, cấu kiện) và các phòng thí nghiệm

- Kỹ sư giám sát khối lượng chịu trách nhiệm quản lý khối lượng và đảm bảo thanh toán, đúng đủ Xác nhận hoàn thành và lập báo cáo cuối cùng khi kết thúc dự án

Ngoài ra còn có các giám sát viên, thí nghiệm viên để đảm bảo tính đúng đắn của thực địa là phù hợp với thiết kế và các đầu vào đúng tiêu chuẩn

Ở các dự án nhỏ, các tư vấn giám sát có thể được CĐT thuê từ các trường đại học hoặc các Viện khoa học kỹ thuật chuyên ngành Nhà thầu phải tuân theo mọi yêu cầu của TVGS

4.4 QUẢN LÝ THỰC HIỆN DỰ ÁN CỦA NHÀ THẦU

4.4.1 Chuẩn bị kỹ thuật của nhà thầu

+ Chuẩn bị kỹ thuật

Sau khi trúng thầu và tiến hành ký hợp đồng thi công xây lắp với CĐT, các nhà thầu phải chuẩn bị chu đáo các điều kiện tổ chức kỹ thuật cho việc triển khai các hoạt động sản xuất xây lắp Chuẩn bị kỹ thuật là tổ hợp các biện pháp tổ chức, kỹ thuật, kế hoạch, tài chính có gắn bó với nhau nhằm hoàn thành dự án tại khu vực xây dựng, bao gồm: đo đạc lại trên công địa thi công, ổn định lại mặt bằng xây dựng, mở rộng năng lực sản xuất của các cơ sở gia công sản xuất vật liệu cấu kiện, xây dựng các công trình tạm (lán trại, nhà xưởng, kho tàng, đường sá, bến bãi ) phục vụ quá trình thi công và đảm bảo điều kiện sinh hoạt cho lực lượng lao động Thực

hiện dự án xây dựng các công trình giao thông là một tổ hợp các công tác phức tạp; chỉ có chuẩn

bị chu đáo mới đạt được các điều kiện tối ưu để hoàn thành công tác xây lắp chính, đạt chất lượng cao trong thời gian quy định Ngược lại, chuẩn bị không chu đáo quá trình thi công sẽ phát sinh: thi công hỗn loạn, tiến độ chậm chạp, kỳ hạn bàn giao sai, chất lượng công trình kém và vật liệu thừa thiếu, căng thẳng giả tạo

Trong công tác chuẩn bị, phải căn cứ vào trình tự thực hiện công việc và thời gian quy định

mà vạch ra nội dung, tiến độ chuẩn bị thích hợp, sao cho vừa đảm bảo thi công nhịp nhàng, không gây căng thẳng về người, thiết bị, tiền vốn (những công trình có thời gian thi công dài), phải thuờng xuyên xem xét, hoàn thiện lại công tác chuẩn bị cho phù hợp với điều kiện cụ thể + Thiết kế tổ chức thi công, thiết kế thi công và bản vẽ thi công

- Thiết kế tổ chức thi công (TKTCTC):

Hồ sơ thiết kế xây dựng một công trình gồm hai nội dung cơ bản: thiết kế cấu trúc (kết cấu công trình) và TKTCTC công trình Phần thiết kế cấu trúc (còn gọi là thiết kế kỹ thuật hay thiết

kế triển khai) trình bày các kích thước, cấu tạo của công trình; phần TKTCTC trình bày cách tổ chức, các phương án và giải pháp tổ chức thi công xây dựng công trình Nếu không có TKTC hoặc chất lượng kém thì nhà thầu sẽ mất phương hướng tổ chức, quá trình thi công gặp nhiều khó khăn, gây lãng phí tổn thất TKTCTC do TVTK lập, còn thiết kế thi công do nhà thầu đảm nhận

- Thiết kế thi công:

Công tác chuẩn bị kỹ thuật chỉ có thể được thực hiện chu đáo, sản xuất xây lắp sẽ thu được hiệu quả khi nhà thầu quan tâm đúng mức đến thiết kế thi công (TKTC) TKTC do nhà thầu lập,

là thiết kế tính sát với các điều kiện cụ thể của sản xuất và được xem như là cương lĩnh hoạt động xây lắp của nhà thầu Muốn TKTC phải dựa vào tổng dự toán và TKTCTC được duyệt hoặc giá trúng thầu (nếu công trình phải đấu thầu) và dựa vào các nguồn tài liệu: định mức thời hạn xây dựng; các khối lượng chủ yếu phải xây dựng; các quy định về sử dụng công nghệ và vật liệu; các nguồn đảm bảo vật liệu tại chỗ, điện và các nguồn lực khác cho xây dựng; năng lực của đơn vị thi công và các cơ sở sản xuất hiện có của doanh nghiệp và ở tại địa phương có công trình

Nội dung của TKTC bao gồm:

* Tiến độ xác định thời hạn và trình tự hoàn thành các loại công tác

* Các tính toán cho công trình tạm

* Các cơ sở khai thác cung ứng vật liệu, sơ đồ vận chuyển và kho tàng sử dụng trong thi công

* Các biểu đồ sử dụng tài nguyên, tiếp nhận các loại cấu kiện, bán thành phẩm

* Các quy định về bảo hộ lao động và an toàn kỹ thuật

* Các nhu cầu về số lượng lao động, vật liệu và máy thi công

* Các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật của phương án TKTC, đặc biệt là lợi nhuận

Để đánh giá TKTC, có thể sử dụng nhiều chỉ tiêu như giá thành công tác xây lắp (chi phí), giá trị vốn sản xuất (cố định, lưu động), thời hạn xây dựng và hao phí lao động; nhưng quan trọng nhất là lợi nhuận Chi phí cho thiết kế thi công lấy từ nguồn chi phí gián tiếp TKTC chỉ khi được kỹ sư trưởng của nhà thầu phê duyệt mới được phép triển khai

Để thực hiện phương châm xây dựng nhanh, chất lượng tốt, giá thành hạ, TKTC phải theo nguyên tắc:

Áp dụng được phương pháp thi công tiền tiến, có tốc độ thi công nhanh, phương pháp sản xuất phù hợp với tổ chức lao động khoa học, thực hiện cơ giới hoá đồng bộ, sử dụng thiết bị thi công tháo lắp tiêu chuẩn (như ván khuôn, đà giáo) có tính chất bắt buộc với từng loại công nghệ được quy định thống nhất, giảm đến mức thấp nhất khối lượng xây dựng tạm và tiết kiệm chi phí

- Bản vẽ thi công (BVTC):

Nhằm cụ thể hoá TKKT để khi trình bày, người thi công có thể tiến hành được các tác nghiệp, đồng thời nó còn thể hiện đặc tính, số lượng, cách sắp xếp các yếu tố đầu vào và giúp cho việc tính toán cụ thể yếu tố chi phí Thiết kế BVTC hiện nay là một khó khăn đối với nhiều nhà thầu, do họ thiếu năng lực và kinh nghiệm, đặc biệt là với các dự án có ứng dụng kết cấu công nghệ mới, dẫn đến gặp nhiều trắc trở lúc thực hiện dự án Bắt buộc nhà thầu phải tuân thủ trình duyệt và chỉ khi được sự chấp thuận của TVGS, BVTC mới được triển khai ra thi công Nhà thầu có thể lập bộ phận TV riêng hoặc dùng lực lượng kỹ thuật của mình để lập BVTC,

có thể thuê công ty TV trong nước hoặc nước ngoài lập BVTC toàn bộ hoặc một bộ phận nào có

kỹ thuật phức tạp Trong mọi trường hợp, nhà thầu cần tranh thủ sự giúp đỡ của TVTK và TVGS, chắc chắn sẽ tạo ra các BVTC tốt nhất với chi phí hợp lý

4.4.2 Tổ chức quản lý thực hiện dự án của nhà thầu

+ Các chức năng quản lý thực hiện dự án

Hoạt động xây lắp công trình giao thông là hoạt động chủ yếu của doanh nghiệp XDGT nhằm biến hồ sơ bản vẽ thành sản phẩm cụ thể trên thực địa Vì vậy, quản lý chặt chẽ các hoạt động xây lắp sẽ góp phần quyết định nâng cao hiệu quả SXKD của doanh nghiệp và hiệu quả đầu tư cho dự án Nói chung, QLDA khác với quản lý một doanh nghiệp do đặc điểm định hướng cụ thể của dự án Quản lý thực hiện dự án của nhà thầu là tổ chức và điều khiển các hoạt động của doanh nghiệp để hoàn thành xây dựng công trình theo hợp đồng đã ký với CĐT: bảo đảm chất lượng trong dự toán chi phí và đạt tiến độ

Nội dung quản lý thực hiện dự án thể hiện ở các chức năng quản lý thực hiện dự án ở doanh nghiệp XDGT, bao gồm nhiều chức năng, ở chương này chỉ trình bày các chức năng lập kế hoạch tiến độ, kiểm tra và quản lý chất lượng của nhà thầu

a Chức năng lập kế hoạch:

Giai đoạn thi công thực hiện dự án là giai đoạn tốn kém nhất, vì phần lớn khối lượng các nguồn lực của dự án được đem ra sử dụng ở đây, đồng thời đây cũng là giai đoạn khó khăn nhất trong việc quản lý vì có nhiều người tham gia, nhiều công việc trên địa bàn rộng Dự án không

thể trở thành hiện thực nếu lập kế hoạch không tiến hành phân tích thấu đáo và có lôgíc Lập kế hoạch thực hiện dự án xây lắp là xây dựng kế hoạch sau khi đã thắng thầu và đã ký được hợp đồng xây lắp với CĐT nhằm phân chia các nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên các công việc chuẩn bị, cung ứng các nguồn lực và xây lắp

 Kế hoạch do phòng kế hoạch lập ra (đặc biệt là kế hoạch tiến độ) là cơ sở để các phòng, ban chức năng của doanh nghiệp thực hiện các nhiệm vụ, kế hoạch chuyên môn của mình như các kế hoạch xác định số lượng, chủng loại vật liệu, máy móc thiết bị, công nhân phục vụ thực hiện dự án Lập kế hoạch phải căn cứ vào năng lực thực tế của doanh nghiệp (thiết bị, tay nghề, tài chính), đặc thù của công nghệ thi công; cần chú ý đến những khó khăn phức tạp của dự án có ứng dụng kết cấu và công nghệ mới

Kế hoạch tiến độ là giai đoạn quan trọng nhất của quá trình quản lý, tất cả các giai đoạn sau của dự án chủ yếu dựa trên cơ sở các thông tin của giai đoạn này Nó bao gồm: xác định các công việc phải thực hiện, thời gian thực hiện, mối quan hệ giữa chúng; đó là một danh sách các công việc phải thực hiện và thời điểm bắt đầu và kết thúc của chúng được ghi trên giấy Một kế hoạch tốt là phân chia dự án thành một số các giai đoạn, mỗi giai đoạn gồm nhiều công việc nhỏ

để có khả năng quản lý Kế hoạch hoá đòi hỏi sự phân tích có hệ thống, hiểu biết tất cả các công việc trong dự án và mối quan hệ tương hỗ giữa các yếu tố

Các bước cụ thể trong lập kế hoạch tiến độ và kế hoạch cung ứng các nguồn lực sẽ được trình bày trong chương Quản lý tác nghiệp

b Chức năng kiểm tra:

Kiểm tra thực hiện dự án là cần thiết, nếu không có kiểm tra việc xây dựng kế hoạch sẽ không còn giá trị Trong doanh nghiệp xây dựng, có nhiều nội dung phải được kiểm tra nhưng quan trọng nhất là kiểm tra thực hiện tiến độ và giá trị thực hiện của các dự án xây lắp đã được thể hiện trong hợp đồng xây dựng

+ Kiểm tra tiến độ: Thời gian hoàn thành công trình do hợp đồng xây lắp giữa CĐT và nhà thầu quy định, cũng có thể là thời gian mà doanh nghiệp dự kiến sớm hơn so với thời hạn quy định của hợp đồng; việc bảo đảm tiến độ theo hợp đồng là trách nhiệm của doanh nghiệp Tiến

độ thực hiện là sự cam kết của nhà thầu với CĐT và còn là uy tín của nhà thầu Thường với các

dự án mà CĐT là người nước ngoài, nếu nhà thầu thi công chậm tiến độ sẽ bị phạt nặng, còn hoàn thành sớm tiến độ đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đã giảm được chi phí, sẽ được thưởng

Vì vậy, nhà thầu cần thường xuyên kiểm tra xem các nhiệm vụ có được hoàn thành đúng kế hoạch không, so sánh thời gian thực hiện các công việc của dự án với thời gian dự kiến trong kế hoạch và chủ động đưa ra các biện pháp khắc phục khi tiến độ bị phá vỡ

 Cần nắm thời điểm bắt đầu, tỉ lệ hoàn thành các công việc thực tế, tình hình mới nhất của

dự án, phát hiện các nảy sinh có thể gây chậm tiến độ và tìm biện pháp giải quyết Dưới đây trình bày sơ đồ phương pháp kiểm tra tiến độ thực hiện dự án (xem sơ đồ) Các bước được thực hiện như sau:

- Các thông tin về tình hình thực hiện tiến độ từ hiện trường được tiếp nhận trong suốt quá trình thực hiện (1)

- Các thông tin này được so sánh, đối chiếu với kế hoạch tiến độ để tìm ra sai lệch giữa kế hoạch và thực tế (2)

- Khi phát hiện không phù hợp sẽ thông báo tới giám đốc điều hành dự án (GĐĐHDA).Giám đốc phải xác định được những nguyên nhân gây ra sai lệch Ví dụ công tác bịt đáy bệ trụ, kế hoạch là 3 ngày nhưng thực tế đã không hoàn thành, công việc bị chậm Thông tin này được kiểm tra lại tại công trường và báo cáo với GĐĐHDA Khi tìm ra nguyên nhân, bằng kinh nghiệm và trình độ chuyên môn của mình, giám đốc phải đưa ra giải pháp khắc phục (6) Độ tin cậy của giải pháp đưa ra thường có 2 loại: có giải pháp tin tưởng và có giải pháp không tin tưởng

Những giải pháp tin tưởng là những giải pháp đã áp dụng thành công trong các trường hợp

xử lý sự cố tương tự trước đây và đã được đúc kết thành lý luận cũng như kinh nghiệm thực tiễn Giải pháp không tin tưởng là giải pháp chưa được thực tế kiểm nghiệm, lần đầu được áp dụng để giải quyết sự cố

Đối với những giải pháp tin tưởng, công tác xử lý sự cố sẽ được triển khai bằng các biện pháp cụ thể để thực hiện (9), từ đây sẽ có các quyết định cụ thể (16, 17) để xử lý các nguyên nhân gây ra sai lệch tiến độ, đồng thời còn chỉ ra địa chỉ gây ra sai phạm (15) để quy trách nhiệm

và những tính toán cuối cùng về sự cố này như thiệt hại, sự điều chỉnh, bố trí lại kế hoạch của các hạng mục tiếp theo (14)

Đối với giải pháp không tin tưởng, cần tính toán, cân nhắc kỹ lưỡng hơn Sau khi người lãnh đạo đưa ra một giải pháp thì từ đó, có thể có nhiều phương án giải quyết (phương án 10a, 10b), mỗi phương án cho các số liệu khác nhau Những số liệu của từng phương án này được tính toán

cụ thể cho các số liệu đầu ra và sẽ được giám đốc dự án xem xét, cân nhắc chọn lựa lấy phương

án hợp lý Sau khi đã chọn được một phương án tốt nhất, chúng sẽ được chuyển thành các công việc cụ thể để thực hiện (9)

Phương pháp này đòi hỏi phải thu nhận thông tin thường xuyên, đảm bảo chính xác; đồng thời phương pháp này có độ tin cậy cao, thận trọng và khoa học, bởi vì được người lãnh đạo tính toán cẩn thận dựa trên các số liệu tính toán cụ thể của các cộng sự và kinh nghiệm bản thân của người lãnh đạo Để hoàn thành công trình đúng thời gian quy định, trong thi công, giám đốc dự

án phải nắm chắc tiến độ của từng công việc, xử lý tốt các tình huống, quy trách nhiệm rõ ràng, đồng thời linh hoạt điều chỉnh kế hoạch thực hiện nhằm hoàn thành đúng tiến độ