chương ii tổ chức quản lý thực hiện dự án (môn học quản lý dự án)

T Chương CH C QU N LÝ TH C HI N D ÁN N i du n g ch ươn g : 2.1 LÝ LU N V T 2.2 T CH C D CH C ÁN VÀ NGUYÊN T C LÀM VI C 2.3 THI T K CƠ C U T CH C D 2.4 L A CH N K T C U T 2.5 CÁC HÌNH TH C T 8/14/2013 ÁN CH C D ÁN CH C QU N LÝ TH C HI N D QU N LÝ D ÁN ÁN 2.1 LÝ LU N V T CH C 2.1.1 Đ nh nghĩa t ch c T ch c m t c u bao g m n i dung b n: Quy n h n, ch c trách, trách nhi m sơ ñ h th ng t ch c Quy n h n: ch quy n l c nh t ñ nh ñ i v i m t c p b c, m t ch c v đó, ch khơng ph i quy n l c c a ngư i Ch c trách: Trong qu n lý, quy n l c ch c trách hai y u t tương ng v i nhau, nh n quy n l c ph i có trách nhi m tương ng v i quy n l c Trách nhi m: Ph n ánh m i quan h c p c p dư i C p dư i có nhi m v ph i báo cáo lên c p nhi m v k t qu cơng vi c mà ñ m nh n C p ph i có trách nhi m ch ñ o cho c p dư i ti n hành cơng vi c Sơ đ h th ng: Là sơ ñ chi ti t ph n ánh m i liên h gi a ch c v v trí khác c u t ch c 8/14/2013 QU N LÝ D ÁN 2.1.2 Quá trình t ch c G m bư c: phân đ nh, chia lo i hình thành k t c u t ch c Phân đ nh cơng vi c Là nhi m v c a t ch c phân chia m c tiêu chung thành nhi m v c th ñư c g i phân đ nh cơng vi c Phân đ nh theo ngun t c: • Ngun t c m c tiêu nh t quán • Nguyên t c hi u qu 8/14/2013 QU N LÝ D ÁN Phân lo i công vi c Sau phân ñ nh nhi m v m c tiêu chung s ti p t c ti n hành phân lo i cơng vi c: có liên quan ho c g n gi ng làm c b n ñ thi t k c u t ch c Phân chia b ph n theo ch c Phân chia b ph n theo s n ph m (ho c theo d án) Phân chia b ph n theo khu v c 8/14/2013 QU N LÝ D ÁN Hình thành c u t ch c Là xây d ng c u t ch c phù h p v i k ho ch m c tiêu, h t nhân m u ch t c a công tác t ch c, g m nh ng y u t sau: Nhân viên Cương v ch c v Ch c trách quy n h n 8/14/2013 QU N LÝ D ÁN 2.1.3 T ch c qu n lý thông tin Phương pháp liên h ch y u h th ng b ng thông tin T ch c qu n lý hi n ñ i m t h th ng m Nguyên t c mang tính t ng th c a h th ng Đó quy t đ nh mang tính b n ch t c a qu n lý t ch c M t t p th bao gi có s c m nh m t cá nhân Nguyên t c ch huy th ng nh t Nguyên t c ch huy th ng nh t nguyên t c b n c a qu n lý t ch c T ch c qu n lý hi n đ i l i có ý nghĩa ch đ o chung Nguyên t c ch huy th ng nh t đư c hình thành b ng đư ng dây ch huy gi a c p c p dư i Nguyên t c tương x ng gi a quy n h n ch c trách Nguyên t c tương x ng gi a quy n h n ch c trách ph m vi ñư c phân ñ nh rõ ràng gi a quy n h n ch c trách qu n lý Trong q trình ho t đ ng c a t ch c qu n lý, tình hình nhi m v ln thay đ i nên ph QUlàm t Dt công vi c y quy n i N LÝ ÁN 8/14/2013 2.1.4 Tác d ng c a t ch c qu n lý Khái ni m “t ch c” bao g m hai ý nghĩa: (1) Ch ch c c a t ch c ; (2) Là ch m t ñơn v xã h i Mu n th c hi n ch c c a t ch c ph i d a vào đơn v xã h i, b t kỳ m t ñơn v xã h i ñ u ph i s d ng ch c t ch c T ch c có v trí trung tâm ho t ñ ng qu n lý c ñ s d ng ch c qu n lý khác 8/14/2013 QU N LÝ D ÁN 2.1.5 Trình t ch c c a t ch c Thi t k : Xác ñ nh c u t ch c, b trí ch c v , quy n h n phân ñ nh ch c trách… nh m xây d ng h th ng t ch c có hi u qu V n d ng: Là ch ngư i lãnh ñ o s d ng quy n h n ñư c t ch c quy ñ nh, s d ng ch c c a t ch c đ đơn đ c ch đ o nhân viên c p dư i th c hi n công vi c Đi u ch nh: D a theo nh ng thay ñ i c a nhi m v cơng vi c u ki n khách quan ñ ñi u ch nh h th ng t ch c, làm cho t ch c ngày m t hoàn ch nh 8/14/2013 QU N LÝ D ÁN 2.2 T CH C D ÁN VÀ NGUYÊN T C LÀM VI C 2.2.1 T ch c d án T ch c d án mang tính nh t th i ng u nhiên, đư c hình thành ph i th c hi n m t d án Gi ng v i t ch c khác: T ch c DA có ngư i lãnh ñ o t c giám ñ c d án, trư ng b ph n, có nhân viên, trang thi t b , có ch đ quy đ nh c a t ch c,… T ch c d án không ph i m t t ch c không n đ nh khơng đ i mà có q trình phát tri n gi i th Nó có nhi u ñi m khác t ch c khác 8/14/2013 QU N LÝ D ÁN 2.2.2 Nguyên t c làm vi c c a t ch c d án Nguyên t c th ng nh t m c tiêu Là vi c thi t k c u t ch c d án hình th c t ch c ph i có l i cho vi c th c hi n m c tiêu M i m t b ph n t ch c ñ u ph i liên quan t i m c tiêu ñã ñ nh c a t ch c M i cá nhân ñ u nh n th c rõ nhi m v mà ph i hồn thành m c tiêu t ng th 8/14/2013 QU N LÝ D ÁN 10 Ưu ñi m c a k t c u t ch c d ng ma tr n Có k t c u t ch c d ng ch c Vi c s d ng nhân viên tương đ i linh ho t, có s phân cơng chun mơn hố, có ưu th v m t phân b ngu n l c Nhân viên c a m t b ph n ch c có th nh m ch c nhi u d án m t kho ng th i gian; ngu n l c máy móc, thi t b , cơng c có th u ph i b t c d án nào, v y s ñ m b o cho ngu n l c ñư c t n d ng tri t ñ Có ưu m c a k t c u t ch c d ng d án K t c u t ch c ch t ch , phân c p qu n lý rõ ràng Hình thành nên m t t ch c mang tính t ng th đ th c hi n m c tiêu ñã ñ nh Do có s phân đ nh gi i h n v quy n l c ch c trách c a giám ñ c d án, lãnh ñ o b ph n ch c thành viên c a ñ i ngũ d án mà c p qu n lý ñã ñư c phân chia rõ ràng, t ch c v n hành công vi c m t cách hi u qu 8/14/2013 QU N LÝ D ÁN 37 Như c ñi m c a k t c u t ch c d ng ma tr n v V n ñ cân ñ i quy n l c l c lư ng gi a giám ñ c d án v i lãnh ñ o b ph n ch c v V n ñ v “căn b nh t p th ” v V n ñ k t n i ñi u hành gi a t ch c d án b ph n ch c v V n ñ xác ñ nh gi i h n v quy n l c ch c 8/14/2013 QU N LÝ D ÁN 38 2.4 L A CH N K T C U T CH C D ÁN L a ch n hình th c t ch c cho d án t c ph i gi i quy t m i quan h gi a d án v i t ng công ty, thông qua vi c l a ch n hình th c t ch c d án ñ ti n hành qu n lý d án v i m t phương th c có hi u qu Khơng có m t cơng th c c đ nh cho vi c l a ch n hình th c t ch c, ch có th thơng qua nghiên c u k lư ng c a m t s y u t ñ c ñi m c a lo i k t c u t ch c, ñ c ñi m c a doanh nghi p, ñ c ñi m c a d án hoàn c nh mà d án ñang t n t i ñ t ñó ñưa s l a ch n phù h p 8/14/2013 QU N LÝ D ÁN 39 B ng 2.1: So sánh hình th c k t c u t ch c Ưu ñi m K tc u Như c ñi m K t c u ch c - Không b ho t ñ ng trùng l p - Ch c rõ ràng - Ph m vi ho t ñ ng h p - Ph n ng ch m -Thi u tr ng t i khách hàng K t c u d án - Có th giám sát chi ph i ngu n l c - Ch u trách nhi m trư c khách hàng - Chi phí cao - Thi u s trao đ i v thông tin ki n th c gi a d án - Có th chi ph i ngu n l c - Chuyên gia có th tham gia vào t t c d án - T o ñi u ki n giao lưu, h c h i v ki n th c - Có s ph i h p t t gi a b ph n - Chú tr ng t i khách hàng - Quan h báo cáo hai c p - C n có s bình đ ng v quy n l c K t c u ma tr n 8/14/2013 QU N LÝ D ÁN 40 B ng 2.2: Các nhân t m u ch t nh hư ng ñ n vi c l a ch n t ch c K t c u t ch c D ng ch c D ng ma tr n D ng d án Th p Cao Cao K thu t s d ng Tiêu chu n Ph c t p M i M c ñ ph c t p Th p Trung bình Cao Th i gian trì Ng n Trung bình Dài Quy mơ Nh Trung bình L n T m quan tr ng Th p Trung bình Cao Phong phú đa d ng Trung bình Duy nh t Y u Trung bình M nh Tính ph i h p v i b ph n bên t ch c M nh Trung bình Y u Tính h n ch v m t th i gian Y u Trung bình M nh Nhân t nh hư ng Tính thay đ i Lo i hình khách hàng Tính ph i h p t ch c 8/14/2013 QU N LÝ D ÁN 41 L i khuyên K t c u t ch c d ng ch c thích h p v i d án quy mô nh tr ng k thu t mà khơng thích h p v i d án có s bi n đ i tương đ i l n v mơi trư ng d án Khi m t công ty bao g m r t nhi u d án ho c quy mơ d án tương đ i l n, k thu t ph c t p nên l a ch n k t c u t ch c d ng d án Hình th c t ch c d ng ma tr n th hi n đư c tính ưu vi t r t l n c a vi c t n d ng tri t ñ ngu n l c c a doanh nghi p Vì v y hình th c t ch c có ưu th ti n hành qu n lý d án có quy mơ c c l n có k thu t ph c t p 8/14/2013 QU N LÝ D ÁN 42 2.5 CÁC HÌNH TH C T CH C QU N LÝ TH C HI N D ÁN Hình th c ch đ u tư tr c ti p qu n lý th c hi n d án Áp d ng v i d án mà ch đ u tư có l c chun mơn phù h p có đ cán b chun mơn đ t ch c qu n lý th c hi n d án, theo trư ng h p sau: a Trư ng h p ch ñ u tư không thành l p Ban qu n lý d án Ch đ u tư khơng thành l p Ban qu n lý d án mà s d ng b máy hi n có c a kiêm nhi m c ngư i ph trách (chuyên trách ho c kiêm nhi m) ñ qu n lý vi c th c hi n d án Ch ñ u tư ph i có quy t đ nh giao nhi m v , quy n h n cho phòng, ban cá nhân ñư c c kiêm nhi m ho c chuyên trách qu n lý vi c th c hi n d án 8/14/2013 QU N LÝ D ÁN 43 b Trư ng h p Ch ñ u tư thành l p Ban qu n lý d án Ch ñ u tư thành l p Ban qu n lý d án tr c thu c: áp d ng ñ i v i d án nhóm A; d án nhóm B, C có yêu c u k thu t cao ho c Ch ñ u tư ñ ng th i qu n lý nhi u d án, ph i ñ m b o nguyên t c sau: v Ban qu n lý d án ñơn v tr c thu c Ch ñ u tư Nhi m v quy n h n c a ban qu n lý d án ph i phù h p v i trách nhi m, quy n h n c a Ch ñ u tư v Cơ c u t ch c c a Ban QLDA ph i đ m b o có đ l c v chun mơn, nghi m v đ th c hi n nhi m v G m có trư ng ban, phó trư ng ban b ph n chuyên môn, nghi p v giúp vi c trư ng ban; v Ban QLDA ph i th c hi n ch ñ báo cáo thư ng xuyên ñ y ñ v i Ch ñ u tư v th c hi n vi c ch ñ o v Ban QLDA hồn thành nhi m v ñư c giao Ch ñ u tư quy t ñ nh gi i th ho c giao nhi m v m i cho Ban qu n lý d án v Riêng đ i v i d án nhóm A trư ng Ban QLDA, ngư i ph trách k thu t, ngư i ph trách kinh t - tài ph i có b ng đ i h c tr lên, chun mơn phù h p có hai năm làm vi c chun mơn tr lên 8/14/2013 QU N LÝ D ÁN 44 Hình th c ch nhi m ñi u hành d án Ch nhi m u hành d án hình th c qu n lý th c hi n d án m t pháp nhân đ c l p có ñ l c qu n lý ñi u hành d án th c hi n Ch nhi m ñi u hành d án ñư c th c hi n dư i hai hình th c là: Tư v n qu n lý ñi u hành d án theo h p ñ ng Ban qu n lý d án chuyên ngành 8/14/2013 QU N LÝ D ÁN 45 a Tư v n qu n lý ñi u hành d án theo h p ñ ng Ch ñ u tư khơng có đ u ki n tr c ti p qu n lý th c hi n d án th t ch c tư v n có đ l c ñ qu n lý ñi u hành d án, t ch c tư v n đư c g i Tư v n qu n lý ñi u hành d án T ch c tư v n qu n lý th c ñi u hành d án th c hi n n i dung qu n lý d án theo h p ñ ng ñã kí v i Ch đ u tư Nh ng n i dung qu n lý th c hi n d án Ch đ u tư khơng th tư v n qu n lý u hành Ch đ u tư th c hi n 8/14/2013 QU N LÝ D ÁN 46 b Ban qu n lý d án chuyên ngành Hình th c áp d ng đ i v i d án thu c chuyên ngành xây d ng đư c Chính ph giao B , quan ngang B có ho t đ ng xây d ng chuyên ngành (B xây d ng, B Giao thông v n t i, B NN&PTNT, …) UBND c p t nh qu n lý th c hi n; d án u ban nhân dân c p t nh giao S có xây d ng chuyên ngành (tương ng B có chuyên ngành nêu trên) u ban nhân dân c p huy n th c hi n Ban qu n lý d án chuyên ngành th c hi n ch c năng, nhi m v c a ch ñ u tư t d án ñư c phê t ñ n bàn giao ñưa vào khai thác s d ng Trư ng h p c n thi t, Ban qu n lý d án chuyên ngành có th đư c giao th c hi n cơng vi c c a giai đo n chu n b ñ u tư ho c nhi m v khác c a ch đ u tư trình bày 8/14/2013 QU N LÝ D ÁN 47 Hình th c chìa khóa trao tay Hình th c chìa khố trao tay đư c áp d ng ch ñ u tư ñư c phép t ch c ñ u th u ñ l a ch n nhà th u th c hi n t ng th u toàn b d án t kh o sát, thi t k , mua s m v t tư thi t b , xây l p ñ n bàn giao ñưa d án vào khai thác s d ng Đ i v i d án s d ng ngu n v n thu c ngân sách Nhà nư c, v n tín d ng Nhà nư c b o lãnh, v n tín d ng đ u tư phát tri n c a Nhà nư c hình th c ch áp d ng v i d án nhóm C, trư ng h p khác ph i đư c Chính ph cho phép 8/14/2013 QU N LÝ D ÁN 48 a Ch ñ u tư có trách nhi m Làm th t c trình t n i dung c a d án; T ch c ñ u th u ñ l a ch n t ng th u; Ký k t th c hi n h p ñ ng ñã ký v i nhà th u; T ch c th c hi n gi i phóng m t b ng ñ bàn giao m t b ng xây d ng cho nhà th u theo ti n ñ h p ñ ng quy ñ nh c a pháp lu t; Đ m b o v n đ tốn theo k ho ch h p ñ ng t ; Gi i quy t k p th i vư ng m c, phát sinh trình th c hi n d án; Th c hi n nhi m v khác c a Ch ñ u tư 8/14/2013 QU N LÝ D ÁN 49 b Nhà th u có trách nhi m Th c hi n nghĩa v theo h p ñ ng ñã ký v i Ch ñ u tư; Ch u trách nhi m trư c Ch ñ u tư pháp lu t v ti n ñ , ch t lư ng, giá c yêu c u khác c a d án theo ñúng h p ñ ng ñã ký k t; Trư ng h p có giao th u l i cho th u ph ph i th c hi n ñúng cam k t h sơ d th u h p ñ ng t ng th u ñã ký v i Ch ñ u tư; Ch u hoàn toàn trách nhi m v trình th c hi n d án cho ñ n ban giao cho Ch ñ u tư khai thác, v n hành d án; Th c hi n b o qu n cơng trình ch ñ a 8/14/2013 b o hi m theo quy N LÝ D cÁN pháp lu t QU ñ nh 50 Hình th c t th c hi n d án (t s n xu t, t xây d ng) Ch ñ u tư ph i t ch c giám sát ch t ch vi c s n xu t, xây d ng, ch u trách nhi m trư c pháp lu t v ch t lư ng s n ph m, ch t lư ng cơng trình xây d ng ti n hành nghi m thu quy t tốn cơng trình hồn thành thơng qua h p ñ ng xây d ng b n Hình th c ch áp d ng trư ng h p: Ch đ u tư có l c ho t ñ ng s v i yêu c u c a d án d án s Ch đ u tư v n t có c ñ ng c a t ch c, cá nhân, tr d ng; n xu t, xây d ng phù h p d ng v n h p pháp c a a doanh nghi p, v n huy v n vay c a t ch c tín Ch ñ u tư có th s d ng b máy qu n lý c a ho c s d ng Ban qu n lý d án tr c thu c ñ qu n lý vi c th c hi n d án tuân th theo quy ñ nh c a pháp lu t v qu n lý ch t lư ng s n ph m ch t lư ng cơng trình xây d ng 8/14/2013 QU N LÝ D ÁN 51 ... n lý d án có quy mơ c c l n có k thu t ph c t p 8/14/2013 QU N LÝ D ÁN 42 2.5 CÁC HÌNH TH C T CH C QU N LÝ TH C HI N D ÁN Hình th c ch đ u tư tr c ti p qu n lý th c hi n d án Áp d ng v i d án. .. QU N LÝ D ÁN 44 Hình th c ch nhi m u hành d án Ch nhi m ñi u hành d án hình th c qu n lý th c hi n d án m t pháp nhân ñ c l p có đ l c qu n lý ñi u hành d án th c hi n Ch nhi m ñi u hành d án ñư... n qu n lý ñi u hành d án theo h p ñ ng Ban qu n lý d án chuyên ngành 8/14/2013 QU N LÝ D ÁN 45 a Tư v n qu n lý ñi u hành d án theo h p ñ ng Ch đ u tư khơng có đ u ki n tr c ti p qu n lý th c