Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư Vilexim

Tài chính – kế toán là một lĩnh vực gắn liền với hoạt động kinh tế, tài chính, đảm nhiệm tổ chức hệ thống thông tin có ích cho các quyết định tài chính. Vì vậy, kế toán có vai trò vô cùng cần thiết và đặc biệt quan trọng với hệ thống tài chính của doanh nghiệp.

LỜI MỞ ĐẦU Tài chính – kế toán là một lĩnh vực gắn liền với hoạt động kinh tế, tài chính, đảm nhiệm tổ chức hệ thống thông tin có ích cho các quyết định tài chính. Vì vậy, kế toán có vai trò vô cùng cần thiết và đặc biệt quan trọng với hệ thống tài chính của doanh nghiệp. Đặc biệt trong điều kiện cơ chế thị trường hiện nay, phần lớn các doanh nghiệp Nhà nước đã và đang từng bước chuyển đổi hình thức sở hữu sang công ty cổ phần, việc minh bạch hóa tình hình tài chính cần trở nên bức thiết hơn bao giờ hết. Điều này đòi hỏi tất cả các doanh nghiệp phải xây dựng và tổ chức được một bộ máy kế toán trung thực, khách quan, đáp ứng được các yêu cầu của các nhà quản trị. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại, phát triển và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Từ sau chiến tranh, kinh tế đất nước ngày càng khởi sắc và có những bước tiến đáng kể. Từ một nước nghèo với nền kinh tế chưa thực sự phát triển, Việt Nam đã trở thành nước xuất khẩu gạo thứ hai trên thế giới. Bên cạnh nông sản, chúng ta còn xuất khẩu rất nhiều mặt hàng khác. Vì vây, vấn đề mở rộng mối quan hệ hợp tác xuất nhập khẩu với các nước trên thế giới là điều rất quan trọng và cần thiết để nâng cao uy tín Việt Nam trên trường quốc tế. Trước những yêu cầu đó, các công ty xuất nhập khẩu lần lượt ra đời, và công ty cổ phần xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư Vilexim là một trong những công ty đó. Xuất phát từ hai lý do trên, trong đợt kiến tập, em đã quyết định chọn công ty cổ phần xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư Vilexim làm đơn vị kiến tập. Trong thời gian kiến tập, em đã có điều kiện tiếp cận thực tế, vận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn. được sự hướng dẫn nhiệt tình của thạc sĩ Đặng Thúy Hằng, cùng với sự giúp đỡ tận tình của các anh chị thuộc phòng kế toán của công ty, em đã hoàn thành bản báo cáo kiến tập. Nội dung của bản báo cáo gồm 3 phần: 1 Phần I : Tổng quan về công ty cổ phần xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư Vilexim. Phần II: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư Vilexim Phần III: Một số kiến nghi nhằm hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán. Mặc dù đã rất cố gắng tuy nhiên trong quá trình làm cũng không tránh khỏi những thiếu sót. Em mong nhận được sự góp ý, sự chỉ bảo của thầy cô trong trường cũng như các anh chị trong phòng kế toán của công ty để bài báo cáo được hoàn thiện tốt hơn. Em xin chân thành cảm ơn! 2 I. Tổng quan về công ty cổ phần xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư VILEXIM 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển. Công ty cổ phần xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư VILEXIM là doanh nghiệp xuất nhập khẩu đa ngành, đa chức năng của Bộ Thương Mại được thành lập từ năm 1967 với tên ban đầu là tổng công ty xuất nhập khẩu Biên Giới. Trong chín năm đầu tiên (1967-1976) công ty được giao nhiệm vụ tiếp nhận hàng hóa viện trợ của các nước xã hội chủ nghĩa vận chuyển quá cảnh một phần hàng hóa đó cho Lào và Campuchia. Năm 1976 tổng công ty đổi tên thành tổng công ty xuất nhập khẩu Việt Nam, có nhiệm vụ vừa tiếp nhận hàng từ các nước xã hội chủ nghĩa vừa thực hiện các hoạt động xuất nhập khẩu theo chỉ tiêu kế hoạch nhà nước. Năm 1987, sau khi cả nước bắt đầu thực hiện công cuộc đổi mới, chuyển đổi kinh tế từ kế hoạch tập trung sang nền kinh tế thị trường, tổng công ty xuất nhập khẩu Việt Nam được tách thành công ty xuất nhập khẩu với Campuchia và công ty xuất nhập khẩu với Lào, chính là công ty xuất nhập khẩu VILEXIM. Trong quá trình hình thành và phát triển công ty đã không ngừng mở rộng và thiết lập mối quan hệ với hàng trăm bạn hàng và đối tác nước ngoài tại hầu hết các nước trong khu vực Đông Nam Á, Tây Âu…và các mặt hàng xuất nhập khẩu cũng ngày càng đa dạng hóa từ hàng nông lâm hải sản, vật tư, nguyên vật liệu đến những thiết bị máy móc đồng bộ phù hợp với nhu cầu trong nước và quốc tế. Do nhu cầu thị trường cũng như chủ trương cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước theo quyết định 1188/QD-BTM ngày 23/08/2004 của bộ trưởng bộ thương mại thì đến ngày 07/01/2005 công ty chính thức chuyển thành công ty cổ phần xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư VILEXIM. Được cấp giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số 0103006433 do Sở kế hoạch đầu tư thành phố Hà 3 Nội cấp ngày 07/01/2005. Đây chính là bước ngoặt quan trọng trong lịch sử hình thành và phát triển của VILEXIM, tạo điều kiện thuận lợi cho việc huy động vốn cũng như tăng cường hiệu quả, sức cạnh tranh của công ty trên thị trường. Hiện nay, công ty cổ phần xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư VILEXIM ngoài trụ sở chính tại Hà Nội còn có thêm 3 chi nhánh trực thuộc là ở Hải Phòng, Đà Nẵng, Hồ Chí Minh, 1 trung tâm xuất khẩu lao động trong nước và 1 văn phòng đại diện tại Lào. Trụ sở chính tại : 170 đường Giải Phóng, phường Phương Liệt, quận Thanh Xuân, Hà Nội. Điện thoại :84.48691496-8694164 Fax : 844.8694168 Email :VILEXIM @fpt.vn – vilexim@hn.vnn.vn Trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh của mình, công ty đã không ngừng nỗ lực và vượt qua mọi khó khăn để từng bước vươn lên ổn định và phát triển. 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh. 1.2.1_Chức năng Công ty trực tiếp xuất nhập khẩu theo giấy phép của Bộ Thương Mại với cộng hòa dân chủ nhân dân Lào sản xuất với các nước trong khu vực và trên thế giới. Xuất khẩu sản phẩm do công ty sản xuất hoặc công ty trực tiếp liên doanh sản xuất, nhập khẩu vật tư, nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Liên doanh liên kết hợp tác sản xuất với các tổ chức kinh doanh thuộc các thành phần kinh tế trong và ngoài nước. Công ty nhận ủy thác xuất nhập khẩu và làm các dịch vụ thuộc phạm vi kinh doanh của công ty theo yêu cầu của khách hàng trong và ngoài nước. 4 1.2.2_Nhiệm vụ Xây dựng và tổ chức thức hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty theo các chế độ hiện hành. Nghiên cứu khả năng sản xuất, nhu cầu thị trường ở trong và ngoài nước để đưa ra các biện pháp nhằm thúc đẩy quan hệ kinh tế, thương mại giữa nước ta với nước Lào nói riêng và với các nước trên thế giới nói chung. Tuyệt đối tuân thủ các chính sách, chế độ, luật pháp của nhà nước trong việc quản lí kinh tế tài chính, quản lí xuất nhập khẩu và trong giao dịch đối ngoại. Quản lí và sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn, thực hiện tốt các chức năng của công ty. 1.2.3_Ngành nghề kinh doanh Kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa trực tiếp, xuất nhập khẩu ủy thác các mặt hàng nông, lâm sản, hóa chất (trừ các loại hóa chất nhà nước cấm) dược liệu, bông, vải sợi, điện máy, vật liệu xây dựng, hàng thủ công mỹ nghệ, thiết bị dùng cho giáo dục. Xuất khẩu lao động đi nước ngoài, đào tạo ngoại ngữ, giáo dục định hướng và nghề nghiệp cho lao động đi làm việc ở nước ngoài. Đại lí tiêu thụ hàng hóa, kinh doanh hàng ăn uống. Kinh doanh vật tư, nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất các ngành công, nông, lâm ngư nghiệp, kinh doanh thủy hải sản, lương thực thực phẩm, phương tiện vận tải, vận tải quá cảnh, dịch vụ và hàng tiêu dùng. Lắp ráp, bảo hành, sửa chữa xe máy, cho thuê văn phòng nhà xưởng, kho bãi. _ Quy trình kinh doanh. Ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu trên cơ sở nghiên cứu nguồn hàng trong nước nếu công ty thấy rằng có khả năng đảm bảo hàng xuất. Công ty tiến hành giao dịch đàm phán. 5 Bắt đầu từ khâu mua hàng. Các vấn đề bao bì đóng gói thường được quyết định trong hợp đồng mua bán. Kiểm nhận nguồn hàng : phía bắc do công ty Vinacontrol đảm nhận còn ở phía nam là công ty SGS. Nếu hợp đồng được kí kết trên cơ sở giá CIF thì phì phải thuê tàu biển hoặc máy bay để chở hàng. Công ty thường bán theo giá FOB và vận chuyển bằng container, thuê công ty vận tải biển như VICONSHIP…và thường được mua bảo hiểm tại Việt Nam. Công ty xuất khẩu hàng ở cảng nào thì làm thủ tục ở nơi đó. Hải quan đối chiếu với hàng hóa khai trên giấy tờ và thực tế hàng cho vào container rồi xác nhận vào tờ khai để tính thuế suất thuế xuất khẩu. Một số hình thức thanh toán bằng L/C, ủy nhiệm chi, hoặc bằng điện tín (chỉ đối với khách hàng quen thuộc mà thôi). 1.3. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty (2005-2006) Nền kinh tế nước ta đang trong giai đoạn tăng trưởng mạnh mẽ, trước những điều kiện cạnh tranh của nền kinh tế thị trường công ty đã không ngừng nỗ lực tìm mọi biện pháp để lĩnh vực kinh doanh ngày càng phát triển, đạt được mục tiêu lợi nhuận cao nhất. Sau đây là bảng báo cáo kết quả kinh doanh của công ty trong 2 năm gần đây: Biểu số 1: kết quả kinh doanh của công ty xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư VILEXIM. Chỉ tiêu 2005 2006 2007 Tổng vốn cố định 16.289.810.018 18.000.000.000 18.000.000.000 Tổng vốn lưu động Tổng doanh thu 721.102.985.108 875.216.858.578 948.151.596.623 Lợi nhuận 1.645.799.460 5.186.273.557 7.195.029.331 Khoản nộp ngân sách nhà nước 4.513.155.315 2.000.688.716 3.627.834.994 Thu nhập bình quân 3.286.356 3.957.077 4.627.087 6 Nhìn vào bảng báo cáo kết quả kinh doanh của công ty trong 3 năm gần đây ta thấy nhìn chung tình hình kinh doanh của công ty đang ngày một phát triển, đạt được tốc độ tăng trưởng cao mà cụ thể như sau: Về tổng vốn cố định nhìn chung trong 2 năm 2006 và 2007 so với năm 2005 có tăng lên và số vốn cố định thì không thay đổi. Điều này cho thấy rằng công ty vẫn duy trì được trữ lượng vốn ổn định, không có thành viên nào đã tham gia góp vốn rồi lại rút vốn ra khỏi công ty. Về tổng doanh thu: năm 2006 tăng lên 21,37% so với năm 2006, năm 2007 tăng lên 8,3% so với năm 2006 tình hình kinh doanh của công ty ngày một khả khoan, doanh thu tăng lên không ngừng, tuy nhiên trong năm 2007 lại giảm hơn so với năm trước như vậy công ty cần xem lại cách quản lí các bộ phận trong công ty, cũng như phương pháp kinh doanh để doanh thu chỉ có thể tăng chứ không thể giảm so với năm trước. Về lợi nhuận thì lợi nhuận: của công ty qua bảng ta thấy tăng lên một mức đáng kể từ năm 2005-2006 lợi nhuận của công ty tăng lên 215,12% cho thấy quy mô của công ty ngày càng mở rộng và công ty đã tìm được hướng đi đúng đắn trên con đường kinh doanh, công ty cần tiếp tục phát huy để đạt được lợi nhuận ngày càng cao như thế. Về khoản nộp ngân sách: vì là công ty trực thuộc Bộ Thương Mại nên công ty luôn tuân thủ, chấp hành nghiêm ngặt mọi quy định của luật pháp trong lĩnh vực kinh doanh của mình, và đặc biệt là nghĩa vụ nộp thuế. Nhìn chung các khoản phải nộp ngân sách năm 2006 giảm so với 2005 trong khi đó lợi nhuận tăng lên rất nhiều lần. Về thu nhập bình quân: qua bảng ta thấy thu nhập bình quân của công ty ngày càng cao, điều này là hoàn toàn dễ hiểu trước những bước đột phá trong lĩnh vực kinh doanh mang lại lợi nhuận rất cao và hơn nữa theo em được biết công ty có trả lương theo kết quả công việc thi chứng tỏ cán bộ nhân viên trong công ty đã không ngừng phấn đấu để công ty có được lợi nhuận cao. Như vậy mức lương cho cán bộ trong công ty ngày càng tăng lên 7 là điều tất nhiên, và điêu này cũng cho thấy chính sách đãi ngộ của công ty là rất tốt. 1.4. Đặc điểm cơ cấu tổ chức. Sơ đồ bộ máy tổ chức Đại hội đồng cổ đông : là cơ quan quyết định cao nhất của công ty. Hội đồng quản trị : là cơ quan quản lí công ty do đại hội đồng cổ đông bầu ra. Hội đồng quản trị có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích quyền lợi của công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của đại hội đông cổ đông. Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm trước đại hội đồng cổ đông về những sai phạm trong quản lý, vi phạm điều lệ, vi phạm pháp luật gây thiệt hại cho công ty. 8 Hội đồng quản trị Giám đốc Phó giám đốc Ban kiểm soát Phòng tổ chức hành chính Phòng kế toán hành chính Phòng tổng hợp Marketing Phòng kinh doanh 1,2,3,4 Ban giám đốc : gồm giám đốc và các phó giám đốc, trong đó giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty, là người đại diện sở hữu phần vốn của nhà nước tại công ty. Giám đốc là người có quyết định cao nhất về điều hành hoạt động của công ty chỉ đạo, quản lý và tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh và điều hành hoạt động chung và chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về việc thực hiện các nhiệm vụ và quyền được giao. - Bổ nhiệm các cán bộ chủ chốt của chi nhánh, phân công chức năng, nhiệm vụ cho từng thành viên, kiểm tra, kiểm soát các hoạt động trong đơn vị. - Kí hợp đồng kinh tế, phê duyệt các tài liệu, văn bản của hệ thống kiểm soát chất lượng. Các phó giám đốc là người giúp việc cho giám đốc. Lập báo cáo thường kỳ theo yêu cầu của giám đốc và đề xuất các chiến lược kinh doanh và Marketing. Ban kiểm soát : là tổ chức thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh của công ty. Phòng kế toán tài chính : có nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra, kiểm soát tình hình thực hiện công tác tài chính, kế toán trong toàn công ty theo pháp luật và theo chế độ kế toán hiện hành. Phòng tổng hợp marketing: có chức năng nghiên cứu thị trường đưa ra những phương án, kế hoạch về sản phẩm và hình thức tiêu thụ mới nhằm nâng cao hiệu quả của các phòng kinh doanh cũng như hiệu quả chung của toàn công ty. Phòng tổ chức hành chính : có chức năng hỗ trợ giám đốc trong việc quản lí nhân sự, hành chính, thực hiện các chế độ chính sách của nhà nước và công ty đề ra. Phòng kinh doanh1,2,3,4: thực hiện triển khai phân phối sản phẩm của doanh ngiệp, giám sát công việc kinh doanh của các cửa hàng, đại lý, phòng trưng bày và giới thiệu sản phẩm, báo cáo công việc kinh doanh, biến động của thị trường. 9 II. Tổ chức công tác kế toán. 2.1. Tổ chức bộ máy kế toán. Kế toán trưởng : là người có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo của công ty đưa ra nhưng quyết định quan trọng. Nhiệm vụ của kế toán trưởng là: + quản lí chung công tác kế toán, hướng dẫn chỉ đạo và đôn đốc các kế toán viên, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo công ty về toàn bộ công tác kế toán + quản lý về vốn tài sản, các quỹ kế toán hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh và các chế độ khác do nhà nước và cơ quan tài chính quy định + tham gia soạn thảo các qui chế có liên quan đến tài chính +Lập kế hoạch tài chính để phục vụ kịp thời các nhu cầu kinh doanh của công ty, cung cấp kịp thời thông tin cho ban giám đốc, ngân hàng, nhà đầu tư, nhà cung cấp .phục vụ cho việc nhanh chóng ra quyết định, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh cho công ty, đồng thời là người chịu trách 10 Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Kế toán Công nợ Kế toán Thuế Kế toán Ngân hàng Kế toán Tiền mặt Kế toán Tổng hợp [...]... chung toàn bộ công tác hạch toán kế toán và quản lý tài chính của doanh nghiệp Kế toán tổng hợp: Tổng hợp số liệu kế toán, thực hiện các quyết toán cuối kì của công ty Kế toán vốn kinh doanh, kế toán tiền lương của toàn công ty, kế toán tài sản cố định, công cụ dụng cụ và các chi phí thuộc văn phòng công ty, kế toán thuế giá trị gia tăng, giúp kế toán trưởng lập báo cáo tài chính Kế toán tiền mặt -... vị thực hiện hình thức kế toán máy nên tất cả những báo cáo này cuối kỳ sẽ được in ra, kế toán chỉ cần thực hiện các thao tác khóa sổ và kết chuyển III Đánh giá chung về tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư VILEXIM Vilexim là công ty cổ phần có vốn góp chi phối của nhà nước, trực thuộc bộ thương mại với hơn 40 năm kinh nghiệm xây dựng và phát triển với sự cố... đắn và phù hợp Qua quá trình kiến tập tại phòng kế toán của quý công ty, được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ kế toán trong phòng em đã có những đánh giá sơ bộ về công tác kế toán tại quý công ty như sau: 3.1.Những ưu điểm Thứ nhất : về hình thức tổ chức bộ máy kế toán Hình thức tổ chức bộ máy kế toán nhìn chung là hoàn toàn phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty Vilexim là công ty xuất nhập. .. chi - Cũng như các công ty khác, công ty cổ phần xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư Vlexim cũng bao gồm các khoản chi: chi lương, chi nộp ngân sách, chi thanh toán với nhà cung cấp + Căn cứ vào hóa đơn mua hàng, giấy đề nghi tạm ứng Sau khi giám đốc duyệt, chứng từ này được chuyển đến phòng kế toán Kế toán thanh toán kiểm tra và lập phiếu chi Phiếu chi được lập làm 2 liên Liên 1 lưu tại quyển, liên 2... Đôn đốc thanh toán công nợ Kế toán thuế - Xác định các khoản thuế phải nộp ngân sách của công ty -Lập kê khai thuế và quyết toán thuế với các chi cục thuế - Lập báo cáo quyết toán tài chính theo chế độ quy đinh - Tham gia tổng hợp báo cáo quyết toán khi kế toán tổng hợp - Theo dõi tình hình nghĩa vụ với cấp trên, tính toán, xác định nghĩa vụ đối với các đơn vị trực thuộc công ty Kế toán công nợ: thường... độ kế toán từ ngày 1/1 đến 31/12 dương lịch hàng năm - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: báo cáo tài chính được lập bằng VND theo nguyên tắc giá gốc, phù hợp với các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung tại Việt Nam Các nguyên tắc này bao gồm các quy định tại các chuẩn mực kế toán Việt Nam, hệ thống kế toán Việt Nam, và các quy định về kế toán hiện hành tại Việt Nam _Hình thức sổ kế toán và. .. cuối tháng Cộng lũy kế từ đầu quý Ghi Số tiền Ngày 30/09/2006 Người ghi sổ Kế toán trưởng 34 Giám đốc chú 2.3.5 Báo cáo tài chính Sau khi tiến hành các bút toán kết chuyển và khóa sổ, ghi vào Sổ Cái, kế toán tổng hợp sẽ dựa trên những số liệu trên Sổ Cái lập Bảng tổng hợp cân đối TK và các Báo cáo tài chính Đó là những báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản, vốn chủ sở hữu và công nợ cũng như tình... theo dõi tình hình công nợ của công ty Nắm chắc các nguồn phải thu, các khoản phải trả đồng thời hạch toán các 11 khoản công nợ phát sinh, công nợ với cán bộ công nhân viên (các khoản tạm ứng của công nhân viên) 2.2 Tổ chức vận dụng chế độ kế toán - Nguyên tắc kế toán chung áp dụng: công ty áp dụng theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của BTC về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp... P.KD2 của công ty nhận được giấy báo có số 00842 của ngân hàng thương mại cổ phần Quân Đội chi nhánh SGD Hà Nội với số tiền 759.307.500 đồng (tư ng đương 47.250 USD) tỉ giá ngày 13/09/2006 là 16.070 Khi đó P.KD2 sẽ chuyển đến phòng kế toán của công ty giấy đề nghị 31 xuất hóa đơn, căn cứ vào phiếu giá vốn của lô hàng tư ng ứng kế toán bán hàng sẽ tiến hành nhập số liệu vào máy tính và kế toán thuế sẽ... thời căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán tiền mặt vào các sổ chi tiết tiền mặt và sổ quỹ tiền mặt, còn kế toán tiền gửi ngân hàng vào sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng và sổ tiền gửi ngân hàng Sau đó tiến hành vào sổ cái các tài khoản 111,112 từ đó vào bảng cân đối số phát sinh và lập báo cáo tài chính 2.4.2 .Kế toán tiền lương và khoản trích theo lương *Giới thiệu chung về phần hành Công ty là một doanh