PHẦN ITHỜI GIAN HIỆU QUẢ THỜI GIAN KÉM HIỆU QUẢ PHẦN IISỬ DỤNG MA TRẬN ƯU TIÊNPHẦN IIITHAY ĐỔI THÓI QUEN TRAO ĐỔI CÔNG VIỆC BẰNG CÁCH SỬ DỤNG MA TRẬN ƯU TIÊN VÀ SỔ GHI CHÉPSự ngắt quãng tác hạiThói quen trao đổi công việc mớiLợi ích việc trao đổi đúng lúcTrao đổi đúng lúcKết luận
PH N IẦ TH I GIAN HI U QU Ờ Ệ Ả & TH I GIAN KÉM HI U Ờ Ệ QU Ả LÀM VIỆC HIỆU QUẢ Prepare by Bui Viet Trung 1 TH I GIAN HI U QU & KÉM HI U QUỜ Ệ Ả Ệ Ả Cùng m t công vi c nh ng có lúc b n làm r t ộ ệ ư ạ ấ nhanh, có nh ng lúc b n làm r t ch m.ữ ạ ấ ậ M c năng l ng c a b n thì khác nhau trong su t ứ ượ ủ ạ ố m t ngày. ộ B n ho t đ ng v i nhi u m c hi u qu khác nhau ạ ạ ộ ớ ề ứ ệ ả t i nh ng th i đi m khác nhau trong ngày.ạ ữ ờ ể Xác đ nh th i gian hi u qu và kém hi u qu s ị ờ ệ ả ệ ả ẽ giúp b n b n b o v đ c th i gian hi u qu nh t ạ ạ ả ệ ượ ờ ệ ả ấ trong ngày. Prepare by Bui Viet Trung 2 TH I GIAN HI U QU & KÉM HI U QUỜ Ệ Ả Ệ Ả Th i gian hi u qu là th i gian b n có kh năng ờ ệ ả ờ ạ ả làm vi c t t nh t. B n c m th y tinh th n sáng ệ ố ấ ạ ả ấ ầ su t, h ng ph n, năng l ng m c cao…ố ư ấ ượ ở ứ Th i gian kém hi u qu là th i gian trong ngày ờ ệ ả ờ làm vi c mà năng l ng c a b n th p, b n không ệ ượ ủ ạ ấ ạ tr ng thái t t nh t, ch m ch p, làm vi c kém ở ạ ố ấ ậ ạ ệ hi u qu .ệ ả Prepare by Bui Viet Trung 3 Th i gian hi u quờ ệ ả M i ng i có th i gian hi u qu khác nhau.ỗ ườ ờ ệ ả Có m t s ng i thì có th i gian hi u qu t 7am ộ ố ườ ờ ệ ả ừ đ n 9:30am. ế M t s ng i thì có th i gian hi u qu mu n, vào ộ ố ườ ờ ệ ả ộ 3pm-6pm. M t s trong nhóm này cũng có th i ộ ố ờ gian hi u qu vào sáng s m. ệ ả ớ Nh ng ng i này có th i gian kém hi u qu vào ữ ườ ờ ệ ả kho ng gi a ngày.ả ữ TH I GIAN HI U QU & KÉM HI U QUỜ Ệ Ả Ệ Ả Prepare by Bui Viet Trung 4 Th i gian hi u quờ ệ ả M t s ng i l i có th i gian hi u qu gi a ộ ố ườ ạ ờ ệ ả ở ữ ngày, t 11am-1:30 pm. ừ B n s đ c g p đôi n u b n có ăn tr a ngoài ạ ẽ ượ ấ ế ạ ư gi bình th ng.ờ ườ Không nh ng b n có th i gian hi u qu mà còn ữ ạ ờ ệ ả không b ng t quãng vì m i ng i đã ra ngoài ăn ị ắ ọ ườ tr a. ư B n có th làm đ c g p đôi bình th ng.ạ ể ượ ấ ườ TH I GIAN HI U QU & KÉM HI U QUỜ Ệ Ả Ệ Ả Prepare by Bui Viet Trung 5 Th i gian hi u quờ ệ ả Nh ng công vi c quan tr ng, khó khăn, ph c ữ ệ ọ ứ t p, nh ng quy t đ nh chính, nh ng công vi c ạ ữ ế ị ữ ệ u tiên c n s sáng t o, thông minh thì nên làm ư ầ ự ạ trong th i gian này.ờ TH I GIAN HI U QU & KÉM HI U QUỜ Ệ Ả Ệ Ả Prepare by Bui Viet Trung 6 Th i gian kém hi u quờ ệ ả Nh ng kho ng th i gian khác là th i gian kém ữ ả ờ ờ hi u qu , tùy theo m c đ .ệ ả ứ ộ Nh ng cuôc h p hàng tu n, h p bàn giao công ữ ọ ầ ọ vi c nên t ch c vào th i gian kém hi u qu ệ ổ ứ ờ ệ ả chung c a m i ng i. ủ ọ ườ Nh ng công vi c hành chính thì không c n s t p ữ ệ ầ ự ậ trung cao thì nên làm trong th i gian này.ờ TH I GIAN HI U QU & KÉM HI U QUỜ Ệ Ả Ệ Ả Prepare by Bui Viet Trung 7 Th i gian kém hi u quờ ệ ả Nh ng công vi c khác có th làm trong th i gian ữ ệ ể ờ này là nh ng công vi c không quan tr ng nh ng ữ ệ ọ ư b n c n ph i hoàn thành. ạ ầ ả G i tr nh ng cu c đi n tho i, s p x p th t , ọ ả ữ ộ ệ ạ ắ ế ư ừ gi y t , đ c tài li u, nh p d li u vào máy tính.ấ ờ ọ ệ ậ ữ ệ TH I GIAN HI U QU & KÉM HI U QUỜ Ệ Ả Ệ Ả Prepare by Bui Viet Trung 8 T NG K TỔ Ế Khi b n xác đ nh đ c th i gian hi u qu và kém ạ ị ượ ờ ệ ả hi u qu , b n có th đi u ch nh l ch làm vi c cho ệ ả ạ ể ề ỉ ị ệ h p lý.ợ Ti n hành công vi c yêu c u trí óc trong th i gian ế ệ ầ ờ hi u qu , b n s hoàn thành đ c nhi u vi c trong ệ ả ạ ẽ ượ ề ệ cùng th i gian. ờ S p x p công vi c thích h p theo tâm tr ng và năng ắ ế ệ ợ ạ l ng c a b n, b n s th y b n ti t ki m th i gian ượ ủ ạ ạ ẽ ấ ạ ế ệ ờ và hi u qu h n.ệ ả ơ TH I GIAN HI U QU & KÉM HI U QUỜ Ệ Ả Ệ Ả Prepare by Bui Viet Trung 9 PH N IIẦ S D NG MA TR N U Ử Ụ Ậ Ư TIÊN! GIÚP LÀM VIỆC HIỆU QUẢ Prepare by Bui Viet Trung 1 0 [...]... không làm được gì nhiều là vì vậy Thói quen trao đổi công việc mới 2 4 Giúp bạn giảm số lần, tần số và khoảng thời gian bị ngắt quãng Với 2 động tác đơn giản sẽ giúp bạn luyện tập thói quen mới Lợi ích việc trao đổi đúng lúc 2 5 Bạn có nhiều thời gian hơn Tiết kiệm thời gian cho người khác Giảm sự ngắt quãng Làm việc hiệu quả hơn Trao đổi đúng lúc 2 6 2 bước đơn giản sau tập cho bạn việc. .. 80% khi quyết định thực hiện các công việc thường là dựa vào cảm tính, bản năng, tác động dây chuyền Kết quả: chúng ta dành 60% thời gian để giải quyết các công việc ở ô thứ 3 và thứ 4 Ma trận ưu tiên giúp chúng ta giải quyết tốt các công việc ở ô thứ 1 và thứ 2, đồng thời giảm thời gian thực hiện cho những công việc ở ô thứ 3 và thứ 4 Giúp giảm stress hiệu quả MA TRẬN ƯU TIÊN Tổng kết [2] 2 0... ƯU TIÊN Tổng kết [2] 2 0 Ma trận ưu tiên giúp ta tỉnh táo khi xác định mức ưu tiên cho từng loại công việc Ma trận ưu tiên xác định đúng mức ưu tiên cho từng công việc cụ thể Giúp chúng ta hoàn thành tốt các công việc có giá trị Giúp chúng ta sử dụng thời gian có hiệu quả hơn LÀM VIỆC HIỆU QUẢ 2 1 PH Ầ N III THAY Đ Ổ I THÓI QUEN TRAO Đ Ổ I CÔNG VI Ệ C B Ằ NG CÁCH S Ử D Ụ NG MA TR Ậ N Ư U TIÊN... đổi khi mức ưu tiên đến 1 Và nhân tiện trao đổi luôn các việc khác Kết luận 3 Dùng ma trận ưu tiên và 1 ổ ghi chép, rèn luyện bạn s cách thức trao đổi công việc đúng lúc Giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn Đề nghị mọi người trong cùng cơ quan dùng cách này, cơ quan bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian ... công việc đúng lúc Đặt ma trận ưu tiên (lưới ưu tiên) cố định ngay bàn làm việc của bạn Luôn có sẵn sổ ghi chú bên cạnh Bước 1 2 7 Đặt ma trận ưu tiên trên bàn làm việc Để nơi nào mà bạn dễ thấy không di dời hoặc che lấp nó Việc thấy ma trận ưu tiên sẽ giúp bạn tỉnh táo và nhận biết mức ưu tiên việc bạn đang làm Bước 2 2 8 Có sổ ghi chép ngay bên cạnh Khi nào bạn định trao đổi với ai việc. .. THỨ 3 Đây là công việc ít quan trọng NHƯNG lại khẩn cấp Đây là loại công việc điển hình thường làm gián đoạn công việc chúng ta đang thực hiện Cần cân nhắc khi xác định mức độ quan trọng của công việc này Thực hiện công việc này càng sớm càng tốt MA TRẬN ƯU TIÊN 1 6 Ô THỨ 4 Những công việc trong ô này không quan trọng và không khẩn Những công việc loại này thường là công việc lặt vặt Thực... nói ra những gì có trong đầu bạn tại thời điểm đó mà không nhận thấy người nghe có thích hay không Kết quả là mất thời gian của người nói và người nghe Mất thời gian để tập trung lại vào công việc Sự ngắt quãng & tác hại 2 3 Trung bình cứ 6-9 phút bạn bị ngắt quãng một lần bởi đồng nghiệp, sếp, nhân viên Mỗi lần bạn bạn mất 4-5 phút để tập trung lại vào công việc Cộng tất cả các lại nó là con... những công việc quan trọng VÀ khẩn cấp Đối với công việc loại này: GIẢI QUYẾT NGAY! MA TRẬN ƯU TIÊN Ô THỨ 2 1 4 Ô thứ 2 thể hiện những công việc quan trọng NHƯNG không khẩn cấp Đây là những công việc từ khá dài hạn cho đến dài hạn Chúng ta nên có kế hoạch thực hiện loại công việc này một cách thích hợp Được thực hiện định kỳ Không nên để các công việc ở ô thứ 2 trở thành công việc ở ô thứ... tiên là 1 thì bạn đến gặp và trao đổi với người đó Và nhân tiện trao đổi luôn các việc khác Bước 2 2 9 Nếu nội dung trao đổi có mức ưu tiên là 2,3,4 thì bạn ghi lại nội dung và tên người cần trao đổi vào sổ Khi nội dung cần trao đổi trở nên có mức ưu tiên là 1 thì đến gặp và trao đổi Và nhân tiện trao đổi luôn các việc khác Tóm tắt 3 0 Gán mức ưu tiên khi cần trao đổi với ai vấn đề gì Ghi... sales của công ty Caonetwork - một công ty chuyên thiết kế web thương mại điện tử - có các công việc như sau: Khách hàng - công ty T&U - vừa thay đổi số tài 1 Một người gọi đến hỏi giá thiết kế web của các 4 khoản Để có thể nhận tiền do khách hàng của T&U thanh toán qua internet, T&U cần được hỗ trợ việc thay đổi số tài khoản cũ bằng số mới công ty khác Một người gọi đến hỏi chi tiết về thương . IẦ TH I GIAN HI U QU Ờ Ệ Ả & TH I GIAN KÉM HI U Ờ Ệ QU Ả LÀM VIỆC HIỆU QUẢ Prepare by Bui Viet Trung 1 TH I GIAN HI U QU & KÉM HI U QUỜ Ệ Ả Ệ Ả Cùng m t công vi c nh ng có lúc b n làm r. Ệ Ả Th i gian hi u qu là th i gian b n có kh năng ờ ệ ả ờ ạ ả làm vi c t t nh t. B n c m th y tinh th n sáng ệ ố ấ ạ ả ấ ầ su t, h ng ph n, năng l ng m c cao…ố ư ấ ượ ở ứ Th i gian kém hi. minh thì nên làm ư ầ ự ạ trong th i gian này.ờ TH I GIAN HI U QU & KÉM HI U QUỜ Ệ Ả Ệ Ả Prepare by Bui Viet Trung 6 Th i gian kém hi u quờ ệ ả Nh ng kho ng th i gian khác là th i gian kém ữ