KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ Quản lý thời gian là gì? Là cách mà bạn tổ chức và kế hoạch các hoạt động của mình. 6 lỗi thường gặp trong việc quản trị thời gian: + Không có mục tiêu và kế hoạch cụ thể. + Không biết cách ưu tiên các công việc. + Không tập chung. + Trì hoãn. + Làm quá nhiều thứ cùng một lúc. + Không biết cách nghỉ ngơi. Chăm chỉ không đi cùng với hiệu quả. Thiết lập mục tiêu một cách hiệu quả: + Thiết lập mục tiêu là quá trình suy nghĩ về tương lai và biến một viễn cảnh trong tương lai thành sự thật. + Lợi ích: Mang lại tầm nhìn dài hạn và ngắn hạn. Đo lường khối lượng công việc của bạn thân mình giúp chúng ta kiểm tra lại khối lượng công việc cũng như là tự tin về bản thân mình hơn. + 4 mẹo để xác định mục tiêu: Đặt các mục tiêu tạo động lực cho bạn khi đã đạt được mục tiêu, tại sao chúng ta muốn có mục tiêu này. Hãy viết các mục tiêu này ra (viết khẩu hiệu thật to trên bàn?, vẽ ra, in 1 bực tranh…để ở chỗ dễ nhìn, hay nhìn). Lập một kế hoạch hành động cụ thể. Các bước A, B, C, 1, 2, 3, vv… Gắn liền với mục tiêu của mình. (luôn đi theo mục tiêu đó đến cùng, hãy nhắn nhở bản thân cố gắng khi bản thân cảm thấy nản. Khi thấy nản hãy nghĩ lại 3 mẹo trên). Thiết lập kế hoạch hành động: + Gồm 4 bước: Bước 1: Liệt kê tất cả các công việc đang làm hiện tại (cần thoải mái, không quá căng thẳng…) và viết ra giấy, quyển sổ, lưu trên máy tính… Bước 2: Loại bỏ những công việc không cần thiết. Bước 3: Tổ chức và ưu tiên. Kẻ bảng ra rồi nhóm các công việc lại thành các nhóm. Rồi phân theo thứ tự ưu tiên giữa các công việc. Bước 4: Thực hiện chương trình hành động của mình. Làm các công việc từ cao đến thấp dựa vào danh sách ưu tiên đã sắp xếp ở bước 3. Luôn luôn cập nhật danh sách để chúng ta có thể nhìn lại và đo lường công việc của mình.
KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ Quản lý thời gian gì? Là cách mà bạn tổ chức kế hoạch hoạt động lỗi thường gặp việc quản trị thời gian: + Không có mục tiêu kế hoạch cụ thể + Không biết cách ưu tiên công việc + Không tập chung + Trì hoãn + Làm nhiều thứ lúc + Không biết cách nghỉ ngơi Chăm không với hiệu Thiết lập mục tiêu cách hiệu quả: + Thiết lập mục tiêu trình suy nghĩ tương lai biến viễn cảnh tương lai thành thật + Lợi ích: Mang lại tầm nhìn dài hạn ngắn hạn Đo lường khối lượng công việc bạn thân giúp kiểm tra lại khối lượng công việc tự tin thân + mẹo để xác định mục tiêu: Đặt mục tiêu tạo động lực cho bạn đạt mục tiêu, muốn có mục tiêu Hãy viết mục tiêu (viết hiệu thật to bàn?, vẽ ra, in bực tranh…để chỗ dễ nhìn, hay nhìn) Lập kế hoạch hành động cụ thể Các bước A, B, C, 1, 2, 3, vv… Gắn liền với mục tiêu (luôn theo mục tiêu đến cùng, nhắn nhở thân cố gắng thân cảm thấy nản Khi thấy nản nghĩ lại mẹo trên) Thiết lập kế hoạch hành động: + Gồm bước: Bước 1: Liệt kê tất công việc làm (cần thoải mái, không căng thẳng…) viết giấy, sổ, lưu máy tính… Bước 2: Loại bỏ công việc không cần thiết Bước 3: Tổ chức ưu tiên Kẻ bảng nhóm công việc lại thành nhóm Rồi phân theo thứ tự ưu tiên công việc Bước 4: Thực chương trình hành động Làm công việc từ cao đến thấp dựa vào danh sách ưu tiên xếp bước Luôn cập nhật danh sách để nhìn lại đo lường công việc Đặt ưu tiên cho công việc: + Tại phải ưu tiên công việc: Phân bổ nguồn lực hợp lý Tập chung vào điểm cần thiết Giúp giải phóng khỏi nhiệm vụ quan trọng Giảm stress, tìm mớ công việc hỗn loạn + Sắp xếp thứ tự ưu tiên theo: Thời gian Lợi ích nhiệm vụ thực Áp lực VD: Hôm thứ 6, Mà thứ tuần sau có kiểm tra cuối kỳ Xét mặt thời gian ngày Thì phải giành tất thời gian để ôn tập kết tốt Xét lợi ích, đạt điểm cao qua môn Áp lực, trượt phải nộp tiền học lại + Cách giải quyết: Tìm hiểu “Ma trận thời gian Eisenhower” Gồm yếu tố: Khẩn cấp: công việc bạn cần phải giải có tác hại cụ thể bạn không làm Quan trọng: công việc đóng góp vào nhiệm vụ, mục tiêu, giá trị tương lai bạn, ngắn hạn dài hạn Chia làm loại công việc: Quan trọng khẩn cấp: họp khẩn, sinh nhật người thân, có kiểm tra cuối tuần trì hoãn đến cuối tuần bắt đầu ôn Loại công việc phải ưu tiên Quan trọng không khẩn cấp: chuẩn bị du học, ôn thi cuối kỳ bạn đầu kỳ Không nên coi thường, công việc có nhiều thời gian Cần liệt kê chi tiết công việc nhỏ cần làm Và ngày “hôm nay” Không quan trọng lại khẩn cấp: làm việc có người thân nhờ làm việc khác… Tìm cách từ chối, nhờ người khác Còn bắt buộc phải làm giải công việc nhanh tốt, tránh tốn thời gian Không khẩn cấp không quan trọng: xem phim, nghe nhạc Đây nhân tố ảnh hưởng đến việc quản trị thời gian Nhưng biết đặt vào chỗ tuyệt vời để bạn nghỉ ngơi, xả stress… Phương pháp gia tăng tập chung: + Lý phương pháp: Môi trường: cảm thấy thoải mái với nơi làm việc chưa? Luôn giữ bàn làm việc thật sẽ, gọn gàng Có thể đặt tranh phong cảnh…loại bỏ phiền nhiễu…Hoặc tìm trang web tiếng động mô giả tưởng Lối sống: uống nước đầy đủ, ăn uống đầy đủ, chuẩn bị số thức ăn nhẹ, lại xung quanh ngồi lâu bàn làm việc (ddi uống tách cà phê…) Suy nghĩ bạn: giành nhiều thời gian lo lắng, có việc lo lắng nên ghi vào sổ mang theo bên để tạm gác sang bên, tránh khỏ tập chung Hãy đóng cửa sổ Internet không cần thiết Chuyển đổi công việc tập chung cao độ tập chung cao độ thấp Làm để tiêu diệt tri hoãn? Trì hoãn khoảng cách hành vi mong muốn hành vi Giải quyết: + Bước 1: phải nhận bạn trì hoãn VD: đọc email không đưa định việc làm trước việc làm sau VD2: đanh làm việc tập chung lại rời bạn làm việc làm việc khác nghĩ mệt cần nghỉ ngơi, chờ đến cảm hứng học… + Bước 2: tìm hiểu lý bạn trì hoãn Bạn chưa biết cách ưu tiên công việc Cầu toàn: hay nghĩ chưa đủ “thời gian…” + Bước 3: Các mẹo chống trì hoãn Tự tạo phần thưởng cho nếu hoàn thành công việc VD: đặt khoảng thời gian để làm công việc chán làm Sẽ thưởng xem phim, chơi… Hãy nghĩ đến kết không hoàn thành công việc Chia nhiện vụ lớn thành nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ làm, dễ đo đếm, dễ kiểm soát Hãy áp dụng công cụ quản lý thời gian: kết hoạch hành động, ma trận thời gian Eisenhower… Đừng làm nhiều thứ lúc: + Đa nhiệm không suất nghĩ, chí gây lãng phí 20% làm việc đơn nhiệm + Dấu hiệu: Trên hình nhiều web, tag nội dung khác Đang chán nản tìm công việc khác lập chán nản Tạo nên tác động bên ngoài: VD: làm tập người bạn đến lại nói chuyện với họ + Giải quyết: Lập kế hoạch thân (trên word, excel…) Tắt tin nhắn Facebook, email Nếu nhận đa nhiệm Hãy bình tĩnh định hình lại cộng việc làm Hãy hủy công việc không cần thiết gây đa nhiệm Hãy nghỉ ngơi cách hiểu quả: Ngồi bàn làm việc làm giảm suất công việc, gây số bệnh Phương pháp: + Pomodoro: chia công việc thành khoảng thời gian 25p, lần cách khoảng thời gian nghỉ ngắn Sau tầm Pomodoro nghỉ ngơi lâu nạp lại lượng quay lại làm việc Pomodoro = 25p Bước 1: Kiểm tra kế hoạch làm việc mình, thứ tự ưu tiên, ước lượng thời gian làm việc việc quy đổi sang Pomodoro Chuẩn Pomodoro = 25p, khác tùy vào người Bước 2: Bắt tay làm phiên nhiệm vụ Có thể linh hoạt điều chỉnh phiên Pomodoro Bước 3: Hãy nghỉ giải lao tầm 5p sau khoảng Pomodoro Lúc vận động nhẹ nhàng, uống tách cà phê, không nên suy nghĩ công việc, đừng làm công việc nhìn vào máy tính… Bước 4: Tiếp tục công việc với khoảng nghỉ dài (ăn nhẹ, dạo, đọc sách) Mỗi người có khoảng Pomodoro thích hợp Nên đừng bắt ép thân END