Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả Time Management control

Ước lượng tài nguyên Bản yêu cầu về nguồn lực cho các hoạt động: số lượng, kiểu cần thiết để hoàn thành từng hoạt động của 1 gói công việc  Cấu trúc phân tích nguồn lực: biểu đồ phân t

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Quản lý thời gian dự án

Giảng viên: TS Bùi Quang Hưng

Luồngdữ liệu quy trình lập kế hoạch quản lý lịch trình

2.Các kỹ thuật phân tích

3.Các buổi họp

Đầu ra

1.Bản kế hoạch quản lý lịch trình, tiến độ

Document

 Đầu vào:

 Kế hoạch dự án: chứa những thông tin được sử

dụng để xây dựng, phát triển Bản kế hoạch quản lý lịch trình ( scope baseline, WBS, cost, risk,

 Các quy trình của tổ chức OPA: công cụ quản lý, bảo cáo, kiểm soát, thông tin quá khứ, biểu mẫu

1 Lập kế hoạch quản lý lịch trình

 Kỹ thuật & công cụ:

 Đánh giá của các chuyên gia

• Căn cứ thông tin quá khứ & kinh nghiệm để nhận

định, đánh giá

• Đưa ra phương thức, phương pháp lập lịch, lường

trước rủi ro và ảnh hưởng

 Kỹ thuật phân tích: lựa chọn chiến lược, kỹ thuật

thích hợp, ảnh hưởng bởi quy trình và chính sách tổ chức

 Họp : lấy ý kiến của các thành viên

1 Lập kế hoạch quản lý lịch trình

 Đầu ra:

 Bản kế hoạch quản lý lịch trình, quy định các vấn đề sau:

• Mô hình lịch trình dự án

• Mức độ chính xác:

• Đơn vị đo lường

• Organizational Procedure Links:

• Quy trình dùng để cập nhật trạng thái

• Kiểm soát ngưỡng:

• Các luật để đo lường hiệu quả hoạt động

• Định dạng báo cáo

• Mô tả các quy trình

1 Lập kế hoạch quản lý lịch trình

Document

3.Phán đoán của các chuyên gia

Đầu ra

1.Danh sách các hoạt động

2.Các thuộc tính hoạt động

3.Danh sách các mốc dự án

Là quy trình xác định và ghi lại các hành động cụ thể để thực

hiện từng đầu mục của dự án

Activity-List.doc

Activity-Attributes-T emplate.doc

Milestone-List.doc

 Đầu vào:

 Bản số liệu dự án đã được phê duyệt: WBS, yêu

cầu đầu ra, các ràng buộc, giả định

 Các yếu tố môi trường doanh nghiệp: cấu trúc và văn hóa doanh nghiệp, các thông tin sẵn có, hệ thống

quản lý

 Các quy trình tổ chức ( OPA ) : các bài học quá khứ, quy trình, biểu mẫu, chính sách, hướng dẫn

2 Xác định các hoạt động

 Kỹ thuật & công cụ:

 Kỹ thuật phân rã:

• Phân nhỏ dự án thành các phần nhỏ hơn để quản lý

• Danh sách hoạt động tuần tự hoặc đồng thời

 Kỹ thuật cuốn chiếu

• Đây là kỹ thuật lặp đi lặp lại trong đó tập trung vào các mục tiêu trước mắt Các mục tiêu cần thực hiện trong thời gian gần sẽ được lên kế hoạch chi tiết, trong khi các mục tiêu xa hơn thì ở mức kế hoạch tổng thể.

 Phán đoán chuyên gia

• Chọn các chiến lược để lập lịch dự án

2 Xác định các hoạt động

 Đầu ra

 Danh sách các hoạt động của dự án

 Danh sách các thuộc tính của hoạt động dự án.

3.Leads and Lags

3 Sắp xếp các hoạt động

3 Sắp xếp các hoạt động : Kỹ thuật & công cụ

 Xây dựng mô hình bằng nút & các đoạn thẳng nối

3 Sắp xếp các hoạt động : Kỹ thuật & công cụ

 Sự phụ thuộc được xác định các thuộc tính sau: bắt buộc hoặc không bắt buộc, phụ thuộc bên ngoài hay phụ thuộc bên trong

• Phụ thuộc bắt buộc

• Phụ thuộc tùy ý

• Phụ thuộc bên ngoài

• Phụ thuộc bên trong

 Sự phụ thuộc sẽ có 4 thuộc tính đơn, nhưng thông thường 2 cặp thuộc tính sẽ ghép với nhau

3 Sắp xếp các hoạt động : Kỹ thuật & công cụ

 Lead: là khoảng thời gian mà hoạt động làm sau

được thực hiện trước khi hoạt động làm trước kết

thúc

 Lag: là khoảng thời gian mà hoạt động làm sau sẽ bị lùi lại so với hoạt động làm trước

4 Ước lượng tài nguyên

3.Sử dụng các số liệu

đã công bố để ước lượng

4 Ước lượng kiểu Bottom – up

dự án

2.Cấu trúc phân chia nguồn lực

3.Update tài liệu dự án

Microsoft Word Document Microsoft Word Document

4 Ước lượng tài nguyên

4 Ước lượng tài nguyên

 Lịch làm việc của các nguồn lực

 Ước lượng chi phí cho từng hoạt động

 Các yếu tố mooit rường doanh nghiệp

 Các quy trình của tổ chức

4 Ước lượng tài nguyên

 Kỹ thuật & Công cụ:

 Đánh giá của các chuyên gia

 Các số liệu dự toán được công bố

 Phương pháp phân tích sự thay thế

 Phương pháp ước lượng từ dưới lên

 Phần mềm quản trị dự án

4 Ước lượng tài nguyên

 Bản yêu cầu về nguồn lực cho các hoạt động: số lượng, kiểu cần thiết để hoàn thành từng hoạt động của 1 gói công việc

 Cấu trúc phân tích nguồn lực: biểu đồ phân tích

nguồn lực theo category và kiểu

 Cập nhật tài liệu dự án:

• Danh sách các hoạt động

• Bản liệt kê thuộc tính các hoạt động

• Lịch làm việc

5 Ước lượng các khoảng thời gian hoạt động/công việc dự án

8.Cấu trúc phân chia nguồn lực 9.Các yếu tố về môi trường doanh nghiệp 10.Trình độ của tổ chức

5 Ước lượng các khoảng thời gian hoạt động/công việc dự án(2)

Các kỹ thuật và công cụ

1.Phán đoán từ chuyên gia

2.Các ước lượng tương tự

3.Ước lượng về các tham số 4.Ước lượng với 3 điểm 5.Các kỹ thuật của nhóm đưa ra

quyết định

6 Các phân tích dự phòng

7 Các quy trình của tổ chức

Đầu ra

1.Ước lượng về khoảng thời gian cho hoạt động 2.Những sửa đổi về các tài liệu dự án

Mục 5 – ý 4: Ước lượng với 3 điểm

 Tính chính xác của các khoảng thời gian ước lượng cho hoạt động đơn

lẻ có thể được cải tiến bởi việc xem xét các ước lượng không chắc chắn và

có rủi ro => có kỹ thuật program evaluation and review technique (

PERT) với 3 cách:

 Most likely (TM)- Nhiều khả năng nhất: Ước lượng này dựa vào khoảng

thời gian của các hoạt động, đưa ra sự gần đúng để phân công, năng suất của chúng, mong muốn thực tế cho tính sẵn sàng của hoạt động, phụ thuộc vào các thành phần và sự gián đoạn khác nhau.

 + Optimistic (tO)- Tính khả quan: Khoảng thời gian hoạt động dựa vào sự

phân tích tình huống tốt nhất cho hoạt động

 + Pessimistic (tP)- Tính bi quan: Khoảng thời gian hoạt động dựa vào sự

Mục 5 – ý 4: Ước lượng với 3 điểm(2)

 Dựa vào sự phân bố được giả định của các giá trị nằm trong phạm

vi ước lượng khoảng thời gian mong muốn(tE).

 Có 2 công thức chung được sử dụng là kiểu tam giác và các sự phân

bố beta, công thức như sau:

6 Xây dựng lịch trình cho công việc

 Là qúa trình phân tích các chuỗi hoạt động, thời gian biểu, các yêu cầu nguồn lực và các giàng buộc thời gian để tạo mô hình, mẫu thời gian biểu dự án.

 Là quy trình phân tích các chuỗi hoạt động, khoảng thời gian, các yêu cầu về nguồn lực giàng buộc ở lịch trình để tạo ra lịch trình cho dự án.

 Lợi ích chính: là bằng các hoạt động theo lịch trình, các khoảng thời gian, nguồn lực, nguồn lực đang sẵn có và các mối quan hệ logic với các công cụ lập lịch để tạo ra mô hình lịch trình với những ngày hoàn thành cho các hoạt động dự án đã được lên kế hoạch.

6 Xây dựng lịch trình cho công việc(2)

 Mô hình lịch trình công việc được dùng để xác định ngày bắt đầu

và kết thúc cho các hoạt động và các mốc dựa vào tính chính xác của đầu vào.

 Có thể yêu cầu xem xét và chỉnh sửa các khoảng thời gian ước

lượng và các ước lượng về nguồn lực để tạo lịch trình dự án

 Xác định trước mỗi hành động với ngày bắt đầu và kết

Các yếu tố đầu vào, tool và output

Đầu vào

1.Kế hoạch quản lý lịch trình 2.Danh sách hoạt động

3.Các thuộc tính hoạt động 4.Các sơ đồ hệ thống lập lịch dự án 5.Các yêu cầu về nguồn lực làm việc

6 Các lịch về nguồn lực

7 Các ước lượng khoảng thời gian cho hoạt động 8.Bản tuyên bố phạm vi của dự án

9.Ghi nhận rủi ro 10.Bản phân công cho các nhân viên dự án 11.Bản cấu trúc phân chia nguồn lực

12.Các yếu tố môi trường doanh nghiệp

Các yếu tố đầu vào, tool và output

Các kỹ thuật và công cụ

1.Phân tích hệ thống lịch trình 2.Phương pháp phần quan

trọng(CPM) 3.Phương pháp chuỗi quan trọng(CCM)

4 Các kỹ thuật tối ưu hóa nguồn lực

5.Kỹ thuật xây dựng hình mẫu 6.Leads and lags

7.Cô đọng, lịch trình ngắn gọn

Đầu ra

1.Mốc, danh giới lập lịch

2.Lịch trình dự án 3.Dữ liệu lập lịch 4.Các lịch cho dự án 5.Quản lý sự thay đổi kế hoạch dự án

6.Những thay đổi ở các tài liệu dự án

chuỗi các hoạt động chiếm

phần dài nhất, lâu nhất trong

cả dự án, từ đó xác định

khoảng thời gian ngắn nhất có

thể của dự án.

6.2 Phương pháp vùng quan trọng

 CPM dùng để tính toán độ phức tạp của lịch trình trong hệ thống

lịch trình

 Ở bất kỳ hệ thống nào, độ phức tạp của lịch trình thường được đo

bằng lượng thời gian mà các hoạt động ở lịch trình đó có thể bị trễ hoặc kéo dài hơn từ ngày bắt đầu sớm nhất mà không làm trễ ngày hoàn

thành dự án hoặc vi phạm các giàng buộc về lịch trình

gọi là “total float” – tổng thực tế

 CPM phần quan trọng được đặc trưng bằng tổng thực tế là 0 ở phần quan trọng đó

 CPM có thể có tổng thực tế khả quan, 0 hoặc tiêu cực phụ thuộc vào

6.3 Phương pháp chuỗi quan trọng - CCM

CCM được biết đến như vùng dự

phòng của dự án và các dự án có

chỉ tiêu ngày hoàn thành theo

chuỗi quan trọng

=> thay vì quản lý tổng thời gian

thực của các giai đoạn, CCM tập

trung vào việc quản lý các khoảng

thời gian dự phòng đối với khoảng

thời gian còn lại của các hoạt động

6.4 Phân cấp nguồn lực

 Ngày bắt đầu và ngày

kết thúc dựa vào các

ràng buộc về nguồn

lực với mục tiêu cân

bằng theo nhu cầu

7 Kiểm soát lịch trình dự án

 Là quy trình giám sát trạng thái của các hoạt động dự án nhằm cập nhật tiến độ dự án và quản lý các thay đổi liên quan đến mốc lịch trình

cơ bản dự án (schedule baseline)

 Nguyên tắc chính khi kiểm soát:

• Tập hợp dữ liệu dự án

• So sánh dữ liệu với các mốc dự án

• Báo cáo trạng thái, có hành động xử lý khi có chênh lệch về thời gian

• Kiểm soát lịch trình hàng tuần

• Không chấp nhận câu trả lời chung chung “tôi đang theo đúng tiến độ”

• Trường hợp một số hành động bị kéo dài, cần dành thời gian kiểm tra tiến độ và bổ sung đảm bảo mốc (overtime)

7 Sơ đồ kiểm soát lịch trình

4.Các kỹ thuật làm mẫu, mô hình hóa 5.Leads and lags 6.Gói gọn lịch trình 7.Công cụ lập lịch

Đầu ra

1.Thông tin hiệu suất công việc 2.Dự báo lịch trình 3.Các yêu cầu thay đổi

4.Cập nhật kế hoạch quản lý

5.Cập nhật tài liệu 6.Các cập nhật về quy trình của tổ chức

7 Kiểm soát lịch trình dự án

7 Kiểm soát lịch trình dự án

 Kỹ thuật đánh giá hiệu suất

LOGO