Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả Time Management control

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Quản lý thời gian dự án Giảng viên: TS Bùi Quang Hưng Nhóm: Trần Kiên Tiêu Văn Hùng Nguyễn Minh Hương Nguyễn Thị Hồng Luyến Tạ Tuấn Anh HN, 4/2016 Tổng quan Quản lý thời gian dự án: Lập kế hoạch quản lý lịch trình Sắp xếp hoạt động Kiểm soát lịch trình dự án Lập kế hoạch quản lý lịch trình dự án  Quy trình thiết lập sách, thủ tục tài liệu để lập kế hoạch, phát triển, quản lý, thực thi kiểm định lịch trình dự án  Phương pháp lập kế hoạch  Công cụ lập kế hoạch  Định dạng tiêu chuẩn để phát triển kiểm soát tiến độ Luồngdữ liệu quy trình lập kế hoạch quản lý lịch trình Lập kế hoạch quản lý lịch trình Đầu vào 1.Kế hoạch quản lý dự án 2.Điều lệ dự án 3.Các yếu tố môi trường doanh nghiệp 4.Các quy trình tổ chức Các kỹ thuật công cụ Đầu 1.Phán đoán 1.Bản kế hoạch chuyên gia quản lý lịch trình, 2.Các kỹ thuật phân tiến độ tích 3.Các buổi họp Document Lập kế hoạch quản lý lịch trình  Đầu vào:  Kế hoạch dự án: chứa thông tin sử dụng để xây dựng, phát triển Bản kế hoạch quản lý lịch trình ( scope baseline, WBS, cost, risk, communications )  Điều lệ dự án: mốc quan trọng cần đạt, điều kiện, ràng buộc …  Các yếu tố môi trường doanh nghiệp: văn hóa, cấu trúc doanh nghiệp, nguồn lực, phần mềm, công cụ, thông tin  Các quy trình tổ chức OPA: công cụ quản lý, bảo cáo, kiểm soát, thông tin khứ, biểu mẫu Lập kế hoạch quản lý lịch trình  Kỹ thuật & công cụ:  Đánh giá chuyên gia • Căn thông tin khứ & kinh nghiệm để nhận định, đánh giá • Đưa phương thức, phương pháp lập lịch, lường trước rủi ro ảnh hưởng  Kỹ thuật phân tích: lựa chọn chiến lược, kỹ thuật thích hợp, ảnh hưởng quy trình sách tổ chức  Họp : lấy ý kiến thành viên Lập kế hoạch quản lý lịch trình  Đầu ra:  Bản kế hoạch quản lý lịch trình, quy định vấn đề sau: • • • • • • • • • Mô hình lịch trình dự án Mức độ xác: Đơn vị đo lường Organizational Procedure Links: Quy trình dùng để cập nhật trạng thái Kiểm soát ngưỡng: Các luật để đo lường hiệu hoạt động Định dạng báo cáo Mô tả quy trình Document Xác định hoạt động Là quy trình xác định ghi lại hành động cụ thể để thực đầu mục dự án Đầu vào Các kỹ thuật công cụ Đầu 1.Kế hoạch quản lý 1.Kỹ thuật phân hủy 1.Danh sách dự án 2.Lên kế hoạch kiểu hoạt động Activity-List.doc 2.Phạm vi dự án chiếu 3.Các yếu tố môi 3.Phán đoán 2.Các thuộc tính trường doanh chuyên gia hoạt động nghiệp Activity-Attributes-T emplate.doc 4.Các quy trình 3.Danh sách tổ chức mốc dự án Milestone-List.doc Xác định hoạt động  Đầu vào:  Bản số liệu dự án phê duyệt: WBS, yêu cầu đầu ra, ràng buộc, giả định  Các yếu tố môi trường doanh nghiệp: cấu trúc văn hóa doanh nghiệp, thông tin sẵn có, hệ thống quản lý  Các quy trình tổ chức ( OPA ) : học khứ, quy trình, biểu mẫu, sách, hướng dẫn 10 Xây dựng lịch trình cho công việc(2)  Mô hình lịch trình công việc dùng để xác định ngày bắt đầu kết thúc cho hoạt động mốc dựa vào tính xác đầu vào  Có thể yêu cầu xem xét chỉnh sửa khoảng thời gian ước lượng ước lượng nguồn lực để tạo lịch trình dự án  Xác định trước hành động với ngày bắt đầu kết 30 Các yếu tố đầu vào, tool output Đầu vào 1.Kế hoạch quản lý lịch trình 2.Danh sách hoạt động 3.Các thuộc tính hoạt động 4.Các sơ đồ hệ thống lập lịch dự án 5.Các yêu cầu nguồn lực làm việc Các lịch nguồn lực Các ước lượng khoảng thời gian cho hoạt động 8.Bản tuyên bố phạm vi dự án 9.Ghi nhận rủi ro 10.Bản phân công cho nhân viên dự án 11.Bản cấu trúc phân chia nguồn lực 12.Các yếu tố môi trường doanh nghiệp 13.Năng lực tổ chức doanh nghiệp 31 Các yếu tố đầu vào, tool output Đầu Các kỹ thuật công cụ 1.Phân tích hệ thống lịch trình 1.Mốc, danh giới lập 2.Phương pháp phần quan lịch trọng(CPM) 2.Lịch trình dự án 3.Phương pháp chuỗi quan 3.Dữ liệu lập lịch trọng(CCM) 4.Các lịch cho dự án Các kỹ thuật tối ưu hóa 5.Quản lý thay đổi kế nguồn lực hoạch dự án 5.Kỹ thuật xây dựng hình mẫu 6.Những thay đổi 6.Leads and lags tài liệu dự án 7.Cô đọng, lịch trình ngắn gọn 8.Công cụ lập lịch 32 6.2 Phương pháp vùng quan trọng Ở ví dụ này: - Phần dài bao gồm hoạt động A, C D nên chuỗi hoạt động A, C D phần quan trọng => Phần quan trọng chuỗi hoạt động chiếm phần dài nhất, lâu dự án, từ xác định khoảng thời gian ngắn dự án 33 6.2 Phương pháp vùng quan trọng  CPM dùng để tính toán độ phức tạp lịch trình hệ thống lịch trình  Ở hệ thống nào, độ phức tạp lịch trình thường đo lượng thời gian mà hoạt động lịch trình bị trễ kéo dài từ ngày bắt đầu sớm mà không làm trễ ngày hoàn thành dự án vi phạm giàng buộc lịch trình gọi “total float” – tổng thực tế  CPM phần quan trọng đặc trưng tổng thực tế phần quan trọng  CPM có tổng thực tế khả quan, tiêu cực phụ thuộc vào ràng buộc áp dụng 34 6.3 Phương pháp chuỗi quan trọng - CCM CCM biết đến vùng dự phòng dự án dự án có tiêu ngày hoàn thành theo chuỗi quan trọng => thay quản lý tổng thời gian thực giai đoạn, CCM tập trung vào việc quản lý khoảng thời gian dự phòng khoảng thời gian lại hoạt động 35 6.4 Phân cấp nguồn lực  Ngày bắt đầu ngày kết thúc dựa vào ràng buộc nguồn lực với mục tiêu cân theo nhu cầu nguồn lực có mốc thời gian định, số lượng bị giới hạn, vượt mức phân bổ 36 Đầu – Lập lịch dự án (1) Theo mốc lịch trình gọi biểu đồ, đồ thị theo mốc (2) Lịch trình tổng quan dạng biểu đồ (3) Lịch trình chi tiết cho biểu đồ lịch trình hệ thống dự án 37 Kiểm soát lịch trình dự án  Là quy trình giám sát trạng thái hoạt động dự án nhằm cập nhật tiến độ dự án quản lý thay đổi liên quan đến mốc lịch trình dự án (schedule baseline)  Nguyên tắc kiểm soát: • Tập hợp liệu dự án • So sánh liệu với mốc dự án • Báo cáo trạng thái, có hành động xử lý có chênh lệch thời gian • Kiểm soát lịch trình hàng tuần • Không chấp nhận câu trả lời chung chung “tôi theo tiến độ” • Trường hợp số hành động bị kéo dài, cần dành thời gian kiểm tra tiến độ bổ sung đảm bảo mốc (overtime) 38 Sơ đồ kiểm soát lịch trình Đầu vào 1.Thông tin hiệu 1.Kế hoạch quản lý dự án 1.Đánh giá hiệu suất 2.Lịch trình dự án 2.Phần mềm quản lý 3.Dữ liệu hiệu suất công việc dự án 4.Các lịch dự án 3.Kỹ thuật tối ưu hóa 5.Dữ liệu lịch trình tài nguyên Các quy trình tổ chức 4.Các kỹ thuật làm mẫu, mô hình hóa 5.Leads and lags 6.Gói gọn lịch trình 7.Công cụ lập lịch 39 Đầu Các kỹ thuật công cụ suất công việc 2.Dự báo lịch trình 3.Các yêu cầu thay đổi 4.Cập nhật kế hoạch quản lý 5.Cập nhật tài liệu 6.Các cập nhật quy trình tổ chức Kiểm soát lịch trình dự án 40 Kiểm soát lịch trình dự án  Đầu vào:  Kế hoạch quản lý dự án: mô tả cách quản lý kiểm soát lịch trình, đường sở để so sánh tiến độ dự án  Lịch trình dự án: phiên  Dữ liệu hiệu suất công việc: thông tin tiến độ ( thực tế )  Các lịch dự án : liệu lịch trình  Các quy trình tổ chức • Chính sách, kế hoạch thức • Công cụ kiểm soát luật trình • Phương pháp giám sát, báo cáo sử dụng 41 Kiểm soát lịch trình dự án  Công cụ & Kỹ thuật  Kỹ thuật đánh giá hiệu suất  Phần mềm quản lý dự án  Kỹ thuật tối ưu hóa tài nguyên  Kỹ thuật Modeling  Lead & Lag  Kỹ thuật gói gọn lịch trình  Công cụ lập kế hoạch 42 Kiểm soát lịch trình dự án  Đầu  Thông tin hiệu suất công việc  Dự báo lịch trình  Các yêu cầu thay đổi  Cập nhật kế hoạch quản lý dự án  Cập nhật tài liệu dự án  Cập nhật OPA 43 LOGO