tìm hiểu kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

Bạn không thể quyết định phải làm gì hôm nay nếukhông biết mình muốn đạt được điều gì vào ngày mai.Mọi kế hoạch hoàn thiện việc sử dụng thời gian đềuphụ thuộc vào việc bạn hiểu rõ các mụ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

──────── * ───────

BÁO CÁO

KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ LÀM VIỆC NHÓM

Giảng viên hướng dẫn: Ths Thạc Bình Cường

Hà Nội , tháng 8 năm 2013

Mục lục

PHẦN MỘT : THỜI GIAN & QUẢN LÝ THỜI GIAN 4

1 Giá trị của thời gian 4

2 Bạn đang sử dụng thời gian tốt như thế nào? 4

3 Hãy phân tích cách bạn đang sử dụng thời gian 5

4 Nguyên nhân dẫn đến việc sử dụng thời gian chưa tốt là gì? 8

5 Quản lý thời gian 9

PHẦN HAI: XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU CỦA CÔNG VIỆC 10

1 Xác định mục tiêu 10

1.1 Mục tiêu chính 11

1.2 Mục tiêu hỗ trợ 11

1.3 Mục tiêu nên có 12

2 Những đặc điểm của mục tiêu 12

2.1 Rõ ràng 12

2.2 Phân chia thời gian cụ thể 12

2.3 Phù hợp khả năng của người tổ chức hoặc cá nhân được giao thực hiện mục tiêu .12

2.4 Quan trọng 13

2.5 Phù hợp với điểm chung của tập thể 13

2.6 Phải có thách thức nhưng phải khả thi 13

3 Phân loại mục tiêu 14

4 Sự đối nghịch giữa tính cấp bách và tầm quan trọng của công việc (vấn đề) 16

5 Phân chia mục tiêu thành nhiều công việc cụ thể, có thể thực hiện được và xác định mức độ ưu tiên 18

6 Tiến hành công việc để đạt được mục tiêu 23

TÓM TẮT 23

PHẦN 3: CÔNG CỤ QUẢN LÝ THỜI GIAN 24

1 Đồ thị quản lý thời gian 24

2 Lịch công việc 28

PHẦN 4: LÀM THẾ NÀO ĐỂ SỬ DỤNG THỜI GIAN HIỆU QUẢ? 39

1 Làm việc có tổ chức 39

2 Lập kế hoạch trước 39

3 Biết rõ khi nào làm việc hiệu quả nhất 40

4 Tập tính kỷ luật đối với bản thân 40

5 Ghi lại những thắc mắc trong khi thực hiện và dành thời gian trao đổi 40

6 Sử dụng nguyên tắc SMART 40

7 Việc hôm nay không để ngày mai 43

8 Kiểm soát được những sự lãng phí của bạn: tránh “những kẻ đánh cắp thời gian” 8.1 Thay đổi thứ tự tiên công việc do phải giải quyết rủi ro 43

8.2 Thiếu mục tiêu và thứ tự ưu tiên 43

8.3 Cố gắng quá nhiều? 44

8.4 Khách đến thăm quá nhiều 44

8.5 Phân quyền không hiệu quả 45

8.6 Bàn làm việc lộn xộn 45

8.7 Sự chần chừ - gián đoạn 45

8.8 Không có khả năng “nói không” 45

8.9 Gặp gỡ - sự lãng phí thời gian 46

8.10 Gặp gỡ- sự lãng phí thời gian 46

9 Có thể lực tốt 46

TÓM TẮT 47

TÀI LIỆU THAM KHẢO 48

PHẦN MỘT: THỜI GIAN & QUẢN LÝ THỜI GIAN

1 Giá trị của thời gian

“Nếu bạn muốn biết giá trị thời gian của một năm, hãy

hỏi những sinh viên năm cuối còn nợ môn học phải dự kỳ

thi tốt nghiệp năm sau.”

Câu trả lời sẽ là …? “Giá mà hồi đó mình dành thời gian

nhiều hơn cho việc học”, “Ước gì lúc đó có thời gian dài

hơn”, “Giá mà có thời gian nhiều hơn” …

Thời gian là một khái niệm trừu tượng, vô hình và không thể nắm bắt được nhưng

nó lại có tác động chi phối và ảnh hưởng đến mọi khía cạnh trong cuộc sống của mỗichúng ta

Thời gian là thứ tài sản, là nguồn vốn quý báu và độc đáo mà mỗi người đều đượchưởng như nhau Theo quy luật tự nhiên thời gian sẽ tự đến và đi một cách nhẹ nhàngnhưng sẽ không bao giờ quay trở lại

Thời gian là nguồn lực có giới hạn, không thể làm mới lại được và cũng không thểmua hay thuê mướn được của người khác

Một kỹ sư đã tính được rằng với một thanh sắt nặng 5kg, nếu làm đinh sẽ bánđược 10 USD, nếu thành kim may sẽ bán được 300USD còn nếu dung làm những cái

lò xo đồng hồ sẽ đem lại 25.000 USD Như vậy, cùng một lượng nguyên liệu đầu vàonhưng với những đầu ra khác nhau sẽ cho những giá trị không giống nhau

Mỗi chúng ta đều có 86.400 giây/ngày, 365 ngày/năm như nhau, tuy nhiên việc sửdụng “nguyên liệu” thời gian đó như thế nào, dung chũng để làm gì là thuộc vàoquyết định của cá nhân mỗi người Nếu bạn biết sử dụng thời gian tốt thì chắc chắnbạn sẽ đạt được nhiều hơn những gì mà bạn có thể

2 Bạn đang sử dụng thời gian tốt như thế nào?

Bạn hãy hoàn thành tốt 10 câu hỏi trắc nghiệm dưới đây bằng cách khoanh tròn ôtrả lời đúng nhất với việc sử dụng thời gian của bạn, sau đó hãy cộng các kết quả lại

để có được một đáp án về việc sử dụng thời gian của cá nhân bạn

ĐÁP ÁN CHO VIỆC SỬ DỤNG THỜI GIAN CỦA BẠN

- Điểm của bạn từ 27 đến 30 điểm

Bạn rất giỏi trong việc sắp xếp và sử dụng thời gian, hiệu quả học tập và côngviệc của bạn sẽ coa nếu bạn tiếp tục duy trì tốt thói quen sắp xếp và sử dụng thờigian, thành công chắc chắn sẽ nằm trong tầm tay của bạn

- Điểm của bạn từ 24 đến 26 điểm

Năng lực sắp xếp và sử dụng thời gian của bạn hơi kém Hãy phân tích tỉ mỉ cácnguyên nhân để có thể sắp xếp và sử dụng thời gian hợp lý hơn thì hiệu quả học tập

và công việc của bạn sẽ cao hơn

- Điểm của bạn từ 10-23 điểm

Khả năng sắp xếp và sử dụng thời gian của bạn hơi kém Hãy phân tích tỉ mỉ cácnguyên nhân để có thể sắp xếp và sử dụng thời gian hợp lý hơn

3 Hãy phân tích cách bạn đang sử dụng thời gian

Nếu bạn là người đang sử dụng thời gian của mình chưa tốt thì việc đầu tiên mà bạnnên làm là hãy cố gắng mô tả lại một cách chi tiết và chính xác”bức tranh” về cách sửdụng thời gian của bạn

Hiện tại, bạn đang dành bao nhiêu thời gian trong

ngày cho việc học tập? Nghe điện thoại? Gặp gỡ

bạn bè? Truy cập Internet? Đi mua sắm? Đọc sách ,báo, tạp chí? v.v…

Việc phân tích cách bạn phân phối và sử dụng

thời gian là giải pháp duy nhất giúp bạn biết mình

đang lãng phí thời gian vào những việc gì để có

thể phân bổ lại một cách hiệu quả hơn

NHẬT KÝ THỜI GIAN

Nhật ký thời gian là một công cụ mà bạn

sử dụng để ghi lại cách bạn sử dụng thời gian

cho những công việc cụ thể

Nhật ký thời gian sẽ giúp bạn có được cái nhìn tổng quan về hiện trạng việc

sử dụng thời gian của bạn và thong qua đó ban có thể hiểu được bạn đang sử

dụng thời gian như thế nào

Một vài sinh viên sau khi thực hiện ghi nhật ký thời gian đã nói: “Bây giờ thì tôi cóthể hiểu phần nào lý do tại sao chưa bao giờ tôi có thời gian cho những công việcquan trọng, thật là đơn giản vì tôi đã phung phí thời gian quá nhiều”

Vậy làm thế nào để lập được nhật ký thời gian?

Bạn sẽ lập nhật ký thời gian bằng cách chia ngày học tập, làm việc của bạn thànhnhiều phần nhỏ khoảng 30 phút Có lẽ nên bắt đầu từ thời điểm bạn bắt tay vào côngviệc đầu tiên và cho đến khi bạn kết thúc công việc làm cuối cùng trong ngày để nghỉngơi

Mẫu nhật ký thời gian dưới đây bạn có thể tham khảo cho lần sử dụng đầu tiên và

có thể chỉnh sửa cho phù hợp với lịch trình làm việc của bạn

Bước quan trọng tiếp theo là bạn cần phải ghi nhận chính xác bạn đã sử dụng thời

gian như thế nào, tuần tự theo thời gian tất cả mọi hoạt động trong ngày học tập, làmviệc của bạn Không chỉ những việc lớn, chiếm nhiều thời gian hay đã được lên lịchsắp đặt trước như lên lớp, họp nhóm, đi học thêm hay đi làm thêm,… mà cả những

việc nhỏ nhưng cũng chiếm một khối lượng thời gian trong ngày làm việc của chúng

ta như đi chợ, nấu cơm, đi mua đồ cùng bạn hay ngồi tán gẫu với bạn bè…

Bạn cần phải ghi nhật ký thời gian bao lâu?

Để có thể phân tích việc sử dụng thời gian bạn phải ghi nhật ký thời gian ít nhất 3ngày, kết quả phân tích sẽ tốt hơn nếu bạn có thể ghi nhật ký thời gian trong vòng 1tuần

PHÂN TÍCH NHẬT KÝ THỜI GIAN

Công việc phân tích thời gian gồm 2 bước:

- Phân loại các công việc thành các nhóm công việc

- Nhận định cách phân bố thời gian

Việc phân loại công việc thành các nhóm công việc dựa theo bản chất của côngviệc.Thông thường bạn nên phân thành 3 nhóm công việc như sau:

- Nhóm 1: Bao gồm những công việc phục vụ nhu cầu cá nhân như vệ sinh cánhân, ăn uống, giặt quần áo, ủi đồ v.v…

- Nhóm 2: Bao gồm những công việc lien quan, phục vụ cho việc học tập, công tác

- Nhóm 3: Bao gồm những công việc bạn dành cho xã hội, những công việc lienquan đến gia đình và sở thích của bạn

Sau khi hoàn thành việc phân loại công việc vào các nhóm 1 – 2 – 3, bạn sẽ tính tỷ lệphần tram thời gian của mỗi nhóm công việc

Sẽ là lý tưởng nếu bạn dành khoảng 25% thời gian cho nhóm công việc số 1, 50% chonhóm công việc số 2 và 25% thời gian còn lại cho nhóm công việc số 3

Còn bạn, sau khi phân nhóm công việc thì tỷ lệ phần tram thời gian của mỗi nhómcông việc của cá nhân bạn là bao nhiêu?

Nhóm 1 – Những công việc phục vụ nhu cầu cá nhân………%

Nhóm 2 - Những công việc liên quan đến phục vụ cho việc học tập, côngtác……….%

Nhóm 3 – Những công việc xã hội, gia đình và sở thích của bạn……%

Hãy dành 1 phút để vẽ biểu đồ phân bố thời gian của bạn và so sánh nó với biểu đồ

………

Việc nhận định được cách bạn đã phận bổ thời gian của mình có thể được thực hiệnthông qua việc trá lời một sô cậu hỏi như:

Bạn đang dành thời gian nhiều nhất cho nhóm công việc nào?

Bao nhiều thời gian được bạn dành cho việc học tập?

Bạn có đang nhận quá nhiều công việc so với khá năng của bạn?

Bao nhiều ă thời gian của bạn đã bị đánh cắp vào những việc không phải là của bạnhoặc không thực sự cận đện sự có mặt của bạn?

Việc sử dụng thời gian đã phù hợp với mục tiều của bạn trong giai đoạn hiện tại?Đến đậy thì bạn đã có thể đưa ra được kết luận cho việc phận tích cách sử dụng thờigian của chính mình

4 Nguyên nhân dẫn đến việc sử dụng thời gian chưa tốt là gì?

Theo bạn, có những nguyền nhân nào khiến bạn đang sử dụng thời gian chưa tốt.Hãy suy nghĩ và ghi lại khoảng 3 5 nguyên nhân chính

Có thể có rất nhiều nguyền nhận khiến bạn sử dụng thời gian chưa tốt, nhưng chủyếu có thê kề đền những nguyền nhận chính như :

 Thiếu các ưu tiên / mục tiêu: Đậy có lẽ là nguyền nhận gậy lãng phí thời gianquan trọng nhất Nó ánh hưởng đến tất cả chúng ta cả về phương diện nghềnghiệp lẫn cá nhân Những người hoàn thành hầu hết những công việc trong mộtngày biết chính xác họ muốn hoàn thành cái gì Không may là quá nhiều ngườitrong chúng ta nghĩ rằng mục đích và mục tiều là vấn đề của năm chứ không phảimối quan tâm hàng ngày ềhúng ta dành quá nhiều thời gian cho những việc nhỏ

mà không tập trung vào những việc quan trọng cho công việc và cuộc sống củamình.

 Khách không mời: Ba từ chết chóc nhẩt có thẻ cướp đi thời gian của bạn hẳn là

có rảnh không Thủ phạm ở đây là ai? bạn học, bạn ký túc xá, bạn cũ,

 Điện thoại Internet: Đậy là phượng tiện thông tin tuyệt vời nhất nhưng cũng cóthể là kẻ thù lớn nhẩt đối với sự hiệu quả nếu bạn không biết cách kiểm soát việc

sử dụng nó

 Không có khả năng nói không: nếu người ta có thệ dồn cộng việc hoặc vấn đề lênvai bạn thì họ sẽ làm đấy Một số người hay bị căng thăng vì thiệu kỹ năng nóikhông do sợ làm người khác phật ý

 Góc học tập bừa bộn: Hãy nhìn lại bàn học của mình Nếu bạn nhìn thấy ít hơn80ă diện tích của nó thì có thể bạn đang vướng vào mối căng thẳng bàn giấy Góchọc tập của những sinh viện thành công luôn ngăn nắp, gọn gàng và sạch sẽ

 Trì hoãn: Đây là kẻ cắp thời gian lớn nhất, không phải là ra quyết định mà làtránh né ra quyết định Bạn có thể tăng đáng kệ quỹ thời gian hiệu quả bằng cáchgiảm bớt chần chừ

5 Quản lý thời gian

Những người thành công nhất thệ giới có điểm gì chung? Họ đều là nhữngchuyện gia về quản lý thời gian! Bạn không thể thực sự thành công cho đến khi bạnbiết cách quán lý thời gian thích hợp

Bạn hiểu Quản lý thời gian nghĩa là gì? Hãy dành một vài phút để suy nghĩ vànghĩ lại cách bạn hiết về quản lý thời gian

Có nhiều cách hiệu về khái niệm Quản lý thời gian như:

 Tập trung dành nhiều thời gian vào những việc quan trọng

 Quyết định sự dụng thời gian một cách tốt nhất

 Làm được nhiều việc hơn trong một khoáng thời gian nhất định

 Không lãng phí thời gian vào những việc không liên quan

 Kiệm soát thời gian được tốt hơn

 Tránh được việc vội vã hoàn thành công việc vào phút cuối

Tất cả những cách hiểu trên vệ quàn lý thời gian đều đúng và chúng ta có thểđưa ra một cách hiểu chung cho khái niệm Quản lý thời gian như sau:

Quản lý thời gian có nghỉa là kiếm soát tốt hơn cách bạn sứ dụng thời gian và

Chạy đua với thời gian

PHẦN HAI XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU CỦA CÔNG VIỆC

Mục tiêu là đích đến của một công việc hay một vấn đềcần thực hiện Việc xác định mục tiêu trong công việc

sẽ giúp chúng ta xem xét và thực hiện công việc củamình một cách logic, và có hiệu quả cao Vì vậy, chúng

ta sẽ tiết kiệm thời gian trong quá trình thực hiện côngviệc đó

Bạn không thể quyết định phải làm gì hôm nay nếukhông biết mình muốn đạt được điều gì vào ngày mai.Mọi kế hoạch hoàn thiện việc sử dụng thời gian đềuphụ thuộc vào việc bạn hiểu rõ các mục tiêu của chínhmình

1 Xác định mục tiêu

Xác định mục tiêu trong công việc là việc xác định kết quả cần đạt được khi tiếnhành thực hiện một công việc với một giá trị hay một ý nghĩa nào đó Xác định mụctiêu nhằm: Tập trung cho công việc quan trọng nhất, xác định được phương hướnglàm việc, ít tốn thời gian cho những việc không quan trọng, hạn chế việc lãng phí thờigian Do vậy, bước đầu tiên khi tiến hành công việc là chúng ta cần phải xác địnhmục tiêu cụ thể cần đạt được khi hoàn tất công việc đó Qua đó sẽ giúp chúng ta:

- Tập trung vào việc giải quyết vấn đề chính

- Xác định được các bước thực hiện hay những giải pháp cụ thể khi tiến hành thựcthi công việc

- Tập trung giải quyết nhưng công việc quan trọng, hạn chế bị phân tán vào nhữngcông việc không quan trọng

- Tạo động lực phấn đấu

- Tiết kiệm thời gian

- Giải quyết được vấn đề, đạt được hiệu quả cao, đạt được sự hài lòng giữa cácthành viên trong nhóm hay trong tổ chức

Mỗi công việc khác nhau sẽ có các mục tiêu tương ứng khác nhau, nên giá trimong đợi đạt được chúng sẽ khác nhau Việc thực hiện từng mục tiêu cụ thể đòi hỏicần có khoảng thời gian cụ thể để đạt được Vì vậy, mục tiêu có thể đạt được trongkhoảng thời gian ngắn hay trong thời gian dài tùy thuộc vào tính chất và tầm quantrọng của công việc cần giải quyết Và trong quá trình thực hiện một công việc, người

ta thường chia mục tiêu thành mục tiêu chính, mục tiêu hỗ trợ (mục tiêu phụ) và

mụcc tiêu nên có.

1.1 Mục tiêu chính

Mục tiêu chính là mục tiêu có tính quyết định đối với sự thành công của công việc

mà chúng ta thực hiện Nệu mục tiêu này bị trì hoãn hay chệch hướng trong quá trinhthực hiện thì công việc của bạn không thể đạt được giá trị mong muốn hoặc khôngđạt được hiệu quả cao như đã đề ra Nên mục tiêu chính là mục tiêu phải đạt đượctrong quá trình thực thi công việc của bạn

Ví dụ:

- Đối với sinh viên nói chung, mục tiêu chính là phải đạt được văn bằng tốt nghiệpđại học sau 4 năm học

- Đối với các đoánh nghiệp nới chung, mục tiêu chính là tối đa hoá lợi nhuận

- Mục tiêu chính của các Giám đốc là hoàn thànhh kế hoạch với kết quả cao nhất

1.2 Mục tiêu hỗ trợ

Mục tiêu hỗ trợ là các mục tiêu góp phần hỗ trợ việc thực hiện mụ tiêu chính.Những mục tiêu này cũng quan trọng nhưng thường được thực hiện trong dài hạn.ềác mục tiêu hỗ trợ là câu nối để đạt được mục tiêu chính

Vi dụ:

- Đối với sinh viện nới chung, mục tiêu chính là phải đÝạt được văn bằng tốtnghiệp đại học sau 4 năm học ềác mục tiêu phụ là phái hoàn thành tốt các kỳ thihọc kỳ, nỗ lực hơn nữa trong học tập

- Đối với các doanh nghiệp nói chung, rnục tiêu chính là tối đa hóa lợi nhuận,các mục tiêu phụ có thể là nỗ lực tiết kiệm chi phí nỗ lực các họat động xúc tiếnbán hàng

- Mục tiêu chính của các Giám đốc là hoàn thành kế hoạch với kết quả caonhất, mục tiêu hỗ trợ có thể là việc tuyển được các Trưởng phòng giỏi, huấn luyện

1.3 Mục tiêu nên có

Mục tiêu nên có là mục tiêu nhằm hỗ cho viện thực hiện mục tiêu chính tốthớn Do vậy, nếu có các mục tiêu nên có thi nó sẽ hỗ trợ tốt hợn cho các mục tiêuchính mặc dù sẽ phát sinh thêm thêm chi phí Tuy nhiên, nếu không có những mụctiêu này thì chúng ta vẫn thực hiện được mục tiêu chính

2.2 Phân chia thời gian thực hiện cụ thể

Khi nào sẽ hoàn thành được mục tiêu này Việc xác định được thời gian thực hiệnmột công việc sẽ giúp bạn tránh được việc mất thời gian đầu tư cho công việc khácnhưng không góp phần hoàn thành mục tiêu của mình

2.3 Phù hợp khả năng của người tổ chức hoặc cá nhân được giao thực hiện

mục tiêu

Điều này sẽ khuyến khích bạn nổ lực thực hiện mục tiêu hay nhiệm vụ đượcgiao Nếu mục tiêu vượt ngoài khả năng của bạn sẽ khiến cho bạn nản chí trong việcthực hiện mục tiêu đã giao, tạo tâm lý không tốt trong khi thực hiện công việc và gâynên sức ỳ

2.4 Quan trọng

Việc xác định mục tiêu đạt được cần phải gắn liền với một mức ý nghĩa haytầm quan trọng nào đó Điều này sẽ giúp bạn thấy hãnh diện hơn khi hoàn thành mụctiêu này và nó sẽ tạo động lực, kích thích bạn nổ lực làm việc tốt hơn trong thời giantới

Ngược lại, nếu mục tiêu bạn nêu ra không có ý nghĩa hay tầm quan trọng gì sẽlàm cho bạn chán nản khi thực hiện và thường sẽ xuất hiện câu hỏi: “Thực hiện việcnày để làm gì” hay “Tại sao phải thực hiện việc này, trong khi việc làm này không có

ý nghĩa gì cả”,… như vậy kết quả đạt được sẽ không cao hoặc bạn sẽ không bao giờđạt được mục tiêu đã đề ra

2.5 Phù hợp với điểm chung của tập thể

Trong cuộc sống bạn không thê tách khỏi cộng đồng, tập thể hay một nhómđang sống xung quanh bạn Do vậy mục tiêu mà bạn xác định hay đặt ra phải phù hợpvới những đặc điểm chung của tập thể đó có sự ủng hộ cổ vũ của tập thể, tạo độnglực cho bạn hoàn thành mục tiêu một cách tốt nhất

Nếu mục tiêu của bạn tách rời hoặc đi ngược lại với lợi ích của tập thể thì bạn

sẽ bị cô lập hoặc bạn sẽ đối mặt với làn sóng phản đối bạn một cách mạnh mẽ nênbạn khó có thể đạt được mục tiêu đã đề ra

2.6 Phải có thách thức nhưng phải khả thi

Khi bạn đặt ra mục tiêu nào đó thì nó luôn đòi hỏi bạn phải nổ lực nhiều hơn để đạtđược mục tiêu đã đề ra Tuy nhiên, nó phải phù hợp thực tiễn và khả năng của bạn đểbạn có thể thực hiện được Nếu mục tiêu quá xa rời thực tiễn, vượt quá khả năng củabạn thì cho dù bạn có nỗ lực đến đâu cũng không thể đạt được mục tiêu đó

Như vậy, với những đặc điểm trên sẽ giúp bạn đặt mục tiêu phù hợp với bảnthân và có tính thách thức, tạo động lực để bạn phấn đấu vuợt qua khó khăn đi đếnđích cuối cùng

Phân loại mục tiêu như thế nào ?

3 Phân loại mục tiêu

Khi bạn cần đạt được một điều mong muốn trong tương lai, bạn phải đặt

cho mình những mục tiêu nhất định, xác định đâu làmục tiêu chính, mục tiêu hỗ trợ và mục tiêu nên có.Sau khi xác định được các mục tiêu, bạn cần ướclượng thời gian thực hiện của từng mục tiêu cụ thể đểxác định được thời gian hoàn thành từng mục tiêu đó.bên cạnh đó, bạn cần xem xét lại những hoạt độngtrong những ngày trước đây để xác định được nhữngyếu tố nào chi phối thời gian của bạn nhiều nhất, từ đóbạn sẽ có sự điều chỉnh phù hợp để tập trung giải quyết những vấn đề chính, quantrọng góp phần hoàn thành mục tiêu

Xác định mức ưu tiên cho công việc của bạn

Mục tiêu Mức Ưu tiên Diễn giải

Đạt được 500,000usd ưu tiên

tài trợ bên ngoài cho những

khoản mục có thể chấp nhận

được

Chính Cần thiết để mở rộng sang địa

điểm thứ hai Cửa hàngkhông thể phát triển màkhông có đại lý thứ hai

Doanh thu hàng năm từ các cơ

sở hoạt động là 6 triệu usd và

lợi nhuận sau thuế là

Trong năm tới Tôi không thể

mở cửa hàng thứ hai chođến khi nhân viên sẵn sàngđảm trách việc quản lý cửahàng thứ nhất

Phát triển dây chuyền cung

Cải thiện chương trình lợi ích

sức khỏe mà không thêm

Nâng cấp hệ thống kế toán Nên có Một hệ thống tốt hơn sẽ tiết

kiệm thời gian và cho nhiềuthông tin kịp thời để ra quyếtđịnh và kiểm soát

Phát triển website thương mại

Phương án tốt nhất để tăngdoanh thu mà không cần phảithêm diện tích sàn

Qua đó cho thấy, việc phân loại đúng các loại mục tiêu sẽ giúp bạn đạt đượcđiều mong muốn với kết quả tốt và tiết kiệm được thời gian Tuy nhiên, mục tiêuthường là những công việc hay vấn đề mà bạn sẽ đạt được trong tương lai ( ngắn hạnhoặc dài hạn), và trong tương lai có thể sẽ có những thay đổi nhất định ở chính bảnthân bạn hoặc những thay đổi do các yếu tố bên ngoài gây ra Nên bạn cần phảithường xuyên xem xét (cập nhật) lại các mục tiêu của mình sao cho phù hợp với xuthế phát triển của thời đại chung như phù hợp với bản thân bạn trong từng thời kìnhất định

Định kì xem xét các mục tiêu của bạn bằng cách đặt câu hỏi:

- Các mục tiêu này có còn thực tế không

- Các mục tiêu này có còn phù hợp không

- Các mục tiêu này có còn liên quan không

- Nếu bỏ mục tiêu này thì có ảnh hưởng đến người khác không

Thay đổi để thích ứng với những biến đổi của môi trường là rất quan trọng, nhưngkhông vì thế mà bạn thường xuyên thay đổi mục tiêu của mình chỉ vì những khó khănnhất thời Khi thay đổi mục tiêu, bạn phải chú ý đến những điểm sau:

Những thay đổi đó sẽ:

- Không nên ảnh hưởng lớn đến tập thể hay thiểu số nào đó có liên quan đến mục tiêucủa bạn từ trước đó

- Không nên lệch hướng so với mục tiêu ban đầu

- Không nên chuyển bạn sang một mục tiêu mới hoàn toàn

- Không trái với đạo đức, truyền thống văn hóa xã hội được số đông công chúng chấpnhận

4 Sự đối nghịch giữa tính cấp bách và tầm quan trọng của công việc

Trong cuộc sống hàng ngày bạn dành nhiều thời gian để giải quyết nhiều côngviệc hay vấn đề khác nhau, trong đó có một vấn đề mà các bạn thường hay đối mặt,

đó là tính cấp bách của công việc

Công việc cấp bách là công việc đòi hỏi cần được giải quyết ngay Tuy nhiên,mọi công việc cấp bách chưa hẳn phục vụ hay hỗ trợ cho việc thực hiện mục tiêu hay

sự thành công của bạn trong tương lai Thông thường mục tiêu chính được hoànthành trong tương lai, vì vậy tính cấp thiết của các mục tiêu chính không mang tínhtức thời

- Mục tiêu chính của bạn là sau 03 năm công tác, bạn sẽ làm Trưởng phòng nhân

sự của một công ty, 02 năm tiếp theo sẽ là Phó Giám đốc,…

- Mục tiêu chính của bạn là trở thành giảng viên sau khi tốt nghiệp, sau 02 nămhọc xong master và trở thành giảng viên giỏi, 03 năm tiếp theo đi học nghiên cứusinh tiến sĩ,…

Tất cả mục tiêu trên phải được thực hiện trong tương lai, không phải thực hiệnngay lập tức Tuy nhiên, trong thực tế bạn lại luôn bị một thời gian và công sức chonhững công việc cấp bách nhưng không phải là các mục tiêu chính của bạn Thườngcác mục tiêu dài hạn hay gặp phải vấn đề này, vì bạn nghĩ rằng còn nhiều thời gian để

thực hiện mục tiêu của mình nên không cần tiến hành thực hiện mục tiêu ngay lậptức.

Ví dụ:

Hàng tháng bạn được gia đình cho bạn 600.000đồng, bạn dự kiến sẽ tiếtkiệm để dành 100.000đồng/tháng, qua học kì này bạn sẽ mua 2 bộ quần áo từ số tiềntích lũy đó Tuy nhiên, sau 3 tháng xe đạp của bạn bị hư hỏng nặng và phải thay thếsườn xe mới và một số bộ phận khác, điều này làm bạn mất 200.000đồng Và bạn sẽ

cố gắng tiếp tục để dành trong thời gian tới để mua quần áo

Bạn vừa nhận được học bổng trị giá 5 triệu đồng, bạn dự kiến tuần tới sẽ muamột máy vi tính giá khoảng ớ,ậ triệu đồng và 4,5 triệu còn lại sẽ chi tiêu vào việckhác Tuy nhiên, tới ngày sau khi bạn nhận được học bổng, bạn bị mất điện thoại diđộng, vì vậy bạn đã lập tức chi 2 triệu để mua điện thoại mới Bạn nghĩ rằng, bạn sẽ

nỗ lực học tập để có cơ hội nhận được một loại học bổng tương tự để rồi sau đó sẽmua ngay máy vi tính

Lúc 9h00 bạn đang làm bài tập để đầu giờ chiều nộp bài cho thầy dạy môntoán, khoảng 9h15 bạn của bạn đến mời bạn đi uống café để trao đổi một số vấn đề.Bạn nghĩ: bạn muốn biết vấn đề đó là gì nên bạn đã tạm ngưng làm bài tập và đi uốngcafé

Bạn đang làm bài tập trên máy vi tính ở tầng trệt được khoảng 20 phút, mộtngười bạn khác đến nhờ bạn lên tầng 1 phòng đọc sách của thư viện để giải thích chobạn ấy một vấn đề mà bạn ấy không hiểu khi đang đọc sách Bạn tạm dừng làm bàitập của mình và lên tầng giúp bạn mình

Qua các ví dụ trên cho thấy, mọi vấn đề mà bạn giải quyết đều không liên quan

gì đến mục tiêu chính của bạn, mặc dù bạn cảm thấy rằng những việc này đươngnhiên phải làm, nhưng nó lại lãng phí thời gian của bạn Chẳng những thế, mà nó cònhướng bạn ngày càng xa rời mục tiêu của mình, nhưng thật sự bạn chẳng có lựa chọnkhác, điều này cũng đúng vì bạn giúp bạn bè hay người khác là lẽ đương nhiên vì đó

là tinh thần tương trợ lẫn nhau trong cuộc sống, là truyền thống đạo đức xã hội

Để giải quyết những vấn đề này, bạn cần lập kế hoạch làm việc cụ thể, viết lịch làmviệc rõ ràng Hàng tuần, bạn sẽ xem xét lại những công việc mà bạn đang đối mặthàng ngày Qua đó, bạn sẽ thấy được những công việc nào liên quan đến các mục tiêu

Biết phân chia mục tiêu

chính và mục tiêu hỗ trợ của bạn, công việc nào mang tính cấp bách nhưng lại khôngliên quan đến các mục tiêu của bạn

Vì vậy nếu trong cuộc sống, bạn không có những nguyên tắc nhất định đối vớibản thân thì rất khó quản lý được thời gian của bạn và bạn sẽ luôn cảm thấy côngviệc không quan trọng của bạn ngày càng nhiều, không thể giải quyết kịp thời mặc

dù bạn đã nỗ lực hết khả năng và tập trung công sức để giải quyết chúng

Điều quan trọng là bạn phải phân biệt được đâu là công việc cấp bách và quantrọng, đâu là công việc chỉ đơn thuần là cấp bách Để làm được điều này, bạn phảithường xuyên luyện tập và thực hiện công việc theo một kế hoạch và lịch trình cụ thể.Một khi bạn phân biệt được hai loại công việc trên, bạn sẽ có cách bố trí thời gianmột cách hợp lý nhất cũng như khi nào nên từ chối những công việc cấp bách nhưngkhông quan trọng Và như vậy bạn đã giải quyết được vấn đề đối nghịch giữa tínhcấp bách và tầm quan trọng của công việc

5 Phân chia mục tiêu thành nhiều công việc cụ thể, có thể thực hiện được và xác định mức độ ưu tiên

Nhận biết và xếp loại mục tiêu là điều cần thiết nếu bạn có ýđịnh nghiêm túc về việc tận dụng hầu hết thời gian của bạn.Tuy vậy, có một số mục tiêu chính quá lớn và đòi hỏi thờigian dài để hoàn thành chúng nên bạn không thể trực tiếp giảiquyết được chúng ngay, mà bạn cần phải chia chúng thànhnhững công việc cụ thể để thuận tiện trong quản lý và thựchiện từng việc một theo trình tự logic

Nhìn chung, việc dùng mục tiêu để quản lý thời gian của bạn sẽ vô cùng quantrọng, vì vậy bạn có thể vận dụng các bước sau đây đểquản lý thời gian hiệu quả hơn:

- Chia nhỏ mục tiêu thành nhiều công việc, nhiệm vụ cụ thể và khả thi

- Xác định mức độ ưu tiên: sau khi chia mục tiêu thành nhiều công việc cụ thể bạn hãytiến hành phân loại những công việc đó theo mức độ ưu tiên theo thứ tự 1, 2 và 3

Mức ưu tiên 1: những công việc dành cho mục tiêu chính của bạn, đó là những

công việc mang tính cấp bách và quan trọng

Mức ưu tiên 2: những công việc dành cho mục tiêu hỗ trợ, đó là những công

việc mang tính cấp bách và tầm quan trọng chỉ ở mức trung bình hoặc chỉ là cấp báchhoặc tầm quan trọng cao và ngược lại,

Mức ưu tiên 3: những công việc cấp bách hoặc không cấp bách nhưng không

quan trọng lắm

Sắp xếp việc thực hiện công việc thật logic, phù hợp: Việc thực hiện các côngviệc theo một thứ tự trước sau sẽ giúp bạn hoàn thành các công việc một cách nhịpnhàng, công việc được hoàn thành trước hỗ trợ công việc sau

Như vậy mối quan hệ giữa các công việc là phụ thuộc lẫn nhau, công việc sauphải chờ sự khởi đầu và kết thúc của công việc trước đó Tuy nhiên, không phải tất cảcác công việc đều theo tuân thủ quy luật như thế, công việc sau sẽ được tiến hành saucông việc trước đó một khoảng thời gian nhất định chứ không nhất thiết phải chờcông việc trước đó kết thúc mới bắt đầu hoặc có thể thực hiện các công việc songsong với nhau

Ví dụ:

Việc các bạn thực hiện vệ sinh làm đẹp toàn bộ khuôn viên trường, do toàn bộkhuôn viên trường quá lớn nên phải được chia thành nhiều khu vực khác nhau, mỗilớp hay mỗi khoa sẽ thực hiện một khu vực nhất định Như vậy, các lớp hay khoa cóthể thực hiện phần việc của mình song song với nhau hay chỉ trước sau một khoảngthời gian ngắn Không nhất thiết phải chờ một lớp hay khoa nào đó khởi đầu và kếtthúc thì lớp hay khoa khác mới tiếp tục phần việc của mình

Vì vậy, khi tiến hành phân chia mục tiêu thành nhiều công việc khác nhau, bạncần lưu ý đến mối quan hệ giữa các công việc để xác định thời điểm bắt đầu của mỗicông việc cho phù hợp nhằm tiết kiệm thời gian

- Ước lượng thời gian hoàn thành mỗi nhiệm vụ: Đây không phải là một công việc dễdàng cho các bạn, có những công việc lặp đi lặp lại thường xuyên thì bạn dễ dàngước lượng thời gian để thực hiện chúng.

Ví dụ: Bạn sẽ rất dễ dàng ước lượng khoảng thời gian cần có để đi từ nhà bạnđến trường, vì nó diễn ra hàng ngày

Ví dụ:

Mục tiêu chính của bạn Thành là bạn muốn có được tấm bằng tốt nghiệp loại giỏi.Mục tiêu chính của chị Tuyết là bạn sau 10 năm làm việc, chị sẽ xây dựng được cănnhà khang trang trong nội ô TP Long Xuyên

Mục tiêu chính của bạn Nguyên là sau 2 năm dạy học sẽ trở thành giáo viên giỏi.Mục tiêu chính của bạn Cường là sau 3 năm làm việc sẽ trở thành kỹ sư giỏi

Các mục tiêu trên không thể thực hiện được ngay mà cần phải được chia ra thànhnhững nhiệm vụ cụ thể phải đạt được hàng tuần, hàng tháng hàng quý, hàng năm…Nhìn chung, việc dung mục tiêu để quản lý thời gian của bạn sẽ vô cùng quan trọng,

vì vậy bạn có thể vận dụng các bước sau đây để quản lý thời gian hiệu quả hơn:

 Chia nhỏ mục tiêu thành nhiều công việc (nhiệm vụ) cụ thể và khả thi

 Xác định mức độ ưu tiên: sau khi chia mục tiêu thành nhiều công việc cụ thể bạnhãy tiến hành phân loại những công việc đó theo mức độ ưu tiên theo thứ tự I, II,III

Mức ưu tiên I: những công việc dành cho mục tiêu chính của bạn, đó là những

công việc mang tính cấp bách và quan trọng

Mức ưu tiên II: những công việc dành cho mục tiêu hỗ trợ, đó là những công việc

mang tnhs cấp bách và quan trọng chỉ ở mức trung bình hoặc chỉ là cấp bách hoặctầm quan trọng cao (chỉ một yếu tố duy nhất) và ngược lại

Mức ưu tiên III: những công việc cấp bách hoặc không cấp bách nhưng không

quan trọng lắm

 Sắp xếp công việc thực hiện công việc thật logic, phù hợp: Việc thực hiện cáccông việc theo một thứ tự trước sau sẽ giúp bạn hoàn thành công việc một cáchnhịp nhàng, công việc được hoàn thành trước hỗ trợ công việc sau

Như vậy mối quan hệ giữa các công việc là phụ thuộc lẫn nhau, công việc sau phảichờ sự khởi đầu và kết thúc cảu công việc trước đó (như ví dụ trên) Tuy nhiên,không phải tất cả các công việc đều theo tuân thủ quy luật như thế, côn gviệc sau sẽđược tiến hành sau công việc trước đó một khoảng thời gian nhất định chứ khôngnhất thiết phải chờ công việc trước đó kết thúc mới bắt đầu hoặc có thể thực hiện cáccông việc song song.

Ví dụ:

Việc các bạn thực hiện vệ sinh làm đẹp toàn bộ khuôn viên trường, do toàn bộ khuônviên trường quá lớn nên phải được chia thành nhiều khu vực khác nhau, mỗi lớp haymỗi khoa sẽ thực hiện một khu vực nhất định Như vậy, các lớp hay khoa có thể thựchiện phần việc của mình song song với nhau hay chỉ trước sau một khoảng thời gianngắn Không nhất thiết phải chờ một lớp hay khoa nào đó khởi đầu và kết thúc thì lớphay khoa khác mới tiếp tục phần việc của mình

Vì vậy, khi tiến hành phân chia mục tiêu thành nhiều công việc khác nhau, bạn cũngcần lưu ý đến mối quan hệ giữa các công việc để xác định thời điểm bắt đầu của mỗicông việc cho phù hợp nhằm tiết kiệm thời gian

 Ước lượng thời gian hoàn thành mỗi nhiệm vụ: Đây không phải là một công việc

dễ dàng cho các bạn, có những công việc lặp đi lặp lại ở mức độ thường xuyên thìbạn dễ dàng ước lượng thời gian để thực hiện chúng

hai lần một tháng trong thời gian ba tháng (tổng cộng sáu lần) Nếu được

quan tâm nhiều và có hiệu quả, những loạt chuyên đề này sẽ được tiếp

tục

Nhiệm vụ Hoạt động Ước lượng

thời gian (phút)

2 Họp lần hai: Xác 75 Gồm tất cả

thuyết trình cộng thêm Fred

3 Suy tính địa điểm tổ

chức chuyên đề, việc giao tiếp và thúc đẩy nội bộ

60

Tổng thời gian 975 Số giờ: 16,25

Tuy nhiên, trong cuộc sống những vấn đề mới luôn phát sinh và rất khó để bạnước lượng được thời gian cần thiết để hoàn thành chúng Trong trường hợp này, bạncần thiết tham khảo ý kiến của bạn bè, thầy cô hay người thân mình…để ước lượngkhoảng thời gian tương đối hợp lý cho công việc đó Và bạn cần xác định thêmkhoảng chênh lệch từ ±10% đến ±20% để dự trù những phát sinh không trông đợi cóthể xảy ra

Sau khi bạn chia mục tiêu thàn nhiều công việc và ước lượng thời gian hoànthành chúng, bạn cần phải xem xét lại lần nữa, điều chỉnh kịp thời thứ tự ưu tiên củatừng công việc cho phù hợp với những thay đổi của xã hội Và nếu có thể, hãy đặtniềm tin và giao việc cho người khác để bạn có thời gian để giải quyết những côngviệc chính và quan trọng Bên cạnh đó, một trong những vấn đề không kém phầnquan trọng để đạt được mục tiêu, đó là bạn cần phải sắp xếp các công việc trong sổnhật kí của bạn theo mức độ quan trọng hoặc theo thứ tự ưu tiên để thuận tiện chobạn trong quá trình thực hiện các công việc (có thể điều phối với các bạn khác hayđồng nghiệp)

Ví dụ:

Trở lại với ví dụ về nhóm bạn báo cáo chuyên đề môn học, bạn có thể phâncông bạn A giỏi về sử dụng máy tính tìm kiếm dự liệ trên mạng, bạn B thích đọc sách

sẽ tìm dữ liệu trong sách, báo, … và bạn giỏi về lĩnh vực viết thì bạn sẽ viết dàn ý(outline),…

6 Tiến hành công việc để đạt được mục tiêu

Trước khi tiến hành công việc, bạn hãy xác định vấn đề sau theo nguyên tắc 2H như sau:

5W-Tại sao phải thực hiện công việc này (Why)?

Nội dung là gì (What)?

Khi nào sẽ thực hiện (When)?

Thực hiện như thế nào (How)?

Thực hiện trong bao lâu (How long)?

Với ai (Who)?

Ở đâu (Where)?

Trả lời cho các câu hỏi trên sẽ giúp bạn hoàn thành công việc của mình một cách tốt nhất, bởi vì đó là những định hướng chung cho bạn trong việc thực thi hay giải quyết một vấn đề

TÓM TẮT

- Xác định mục tiêu trong công việc là một trong những yếu tố quản lý thời gianhiệu quả Nếu bạn chưa xác định được mục tiêu trong công việc thì khó có thểquản lý tốt thời gian của bạn

- Thông thường, mục tiêu được chia làm ba loại: Mục tiêu chính, mục tiêu hỗ trợ vàmục tiêu nên có

- Những đặc điểm của mục tiêu là phải rõ ràng, phân bỏ được thời gian, phù hợpkhả năng của bạn, quan trọng, phù hợp mục tiêu chung của tập thể và có tính thửthách nhưng khả thi

- Có thể bạn sẽ mất nhiều thời gian và công sức cho những việc cấp bách nhưngkhông quan trọng Hãy cố gắng kiểm soát vấn đề này

- Các mục tiêu thường đạt được trong tương lại và tương đối lớn, vì vậy bạn cầnchia mục tiêu thành nhiều công việc cụ thể, khả thi và xác định mức ưu tiên thựchiện các công việc đó Phối hợp thực hiện công việc cùng với các cá nhân hoặc tổchức

- Trước khi tiến hành thực hiện công việc bạn nên áp dụng nguyên tắc “5W-2H” đểthực hiện công việc đạt được hiệu quả cao

-PHẦN BA CÔNG CỤ QUẢN LÝ THỜI GIAN

1 Đồ thị quản lý thời gian

Đồ thị quản lý thời gian là một công cụ thông minh giúp bạn quyết định tính khẩncấp và tầm quan trọng của một công việc cụ thể nào đó

TÍNH KHẨN CẤP

Một việc được coi là khẩn cấp khi nó đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức Khi một việcphải hoàn thành vào một thời điểm nhất định, khi thời hạn cuối cùng đến gần nó sẽtrở nên khẩn cấp hơn

Giả sử bạn có ba công việc sau:

1 Lên kế hoạch dã ngoại cho lớp sau khi tốt nghiệp

2 Tìm ý tưởng cho đề tài thực tập tốt nghiệp

3 Hoàn thành bài tập cá nhân để nộp cho giảng viên vào sáng thứ hai tuần tới.Xét theo tính khẩn cấp thì việc hoàn thành bài tập khẩn cấp hơn vì thời hạn cuốicùng gần kề hơn Chuyến dã ngoại sẽ được tổ chức sau khi các thành viên trong lớp

đã hoàn thành đề tài tốt nghiệp nên việc tìm ý tưởng cho đề tài thực tập thì khẩn cấphơn

Bạn có thể biểu diễn 2 công việc này trên một trục thẳng đứng như sau

Khi thời gian trôi đi, cả ba công việc sẽ có xu hướng chuyển dần lên phía trên củatrục thẳng đứng, công việc ngày càng khẩn cấp hơn