Để có thể kiểm soát và sự dựng thời gian của mình một cách hiệu quả bạn cần phải trù tính và lập kế hoạch trước cho thời gian của mình. Hai trong số những công cụ cần thiết mà một người quản lý thời gian giỏi thường có đó là: Cuốn nhật ký và Lịch công việc
2.1. Cuốn nhật ký dành cho việc lập kế hoạch dài hạn, để ghi lại những cuộc hẹn, sự kiện và những cam kết cho một thời điểm nào đó trong tương lai (các tháng trong năm và năm kế tiếp) do đó bạn nên có sẵn nhật ký của năm hiện tại và năm kế tiếp.
Mẫu nhật kí dưới đây được giới thiệu mang tính chất gợi ý để các bạn tham khảo, bạn có thể tự tạo nhật kỷ rieng phù hợp với tính chất công việc của chính bạn, điều này hoàn toàn rất tốt.
nghiệp rất là quan trọng mặc dù chưa khẩn cấp,việc lên kế hoạch cho 1 chuyến dã ngoại là ít quan trọng nhất so với hai việc còn lại vào thời điểm hiện tại.
Chúng ta có thể sử dụng một trục ngang để thể hiện hai điều này như sau:
Bạn có nhận xét gì về thửu tự 3 công việc trong ví dụ trên theo mức độ khẩn cấp và quan trọng? Đơn giản là thứ tự các công việc theo mức độ quan trọng đã thay đổi so với thứ tự theo tính khẩn cấp.Thông thường,thứ tự sẽ khác nhau khi sắp xếp theo mức độ quan trọng và khẩn cấp.
Đồ thị quản lí thời gian
Khi kết hợp mức độ quan trọng và khẩn cấp của ba công việc trên đồ thị quản lí thời gian chúng ta có thể biết được rằng:
.Việc hoàn thành bài tập cá nhân thì khẩn cấp hơn là việc tìm ý tưởng cho đề tài thực tập tốt nghiệp,vì thế nó cần được hoàn tất sớm hơn.
. Việc tìm ý tưởng cho đề tài thực tập tốt nghiệp quan trọng hơn việc lên kế hoạch dã ngoại cho lớp,vì vậy công việc này cần được dành sự quan tâm suy nghĩ,đầu tư thời gian nhiều hơn.
Việc lên kế hoạch dã ngoại cho lớp vào tháng tới xét về mức độ quan trọng và khẩn cấp so với 2 việc trước đều thấp hơn nên có thể giải quyết sau cùng.
Sử dụng đồ thị quản lí thời gian là một cách hữu ích để xem xét những đòi hỏi được đặt ra cho thời gian của bạn,nó giúp bạn đưa ra quyết định về trình tự giải quyết các công việc một cách nhanh chóng và đảm bảo đạt được những mục tiêu đề ra.
Nhìn lại công việc ý tưởng cho đề tài thực tập tốt nghiệp,bạn đã lường trước được mức độ quan trọng nhưng do có quá nhiều việc cần phải giải quyết gấp nên công việc đó vẫn chưa thực hiện được.Đén giữ tuần văn phòng khoa có thông báo về danh sách các sinh viên đủ tiêu chuẩn làm luận văn tốt nghiệp trong đó có bạn đồng thời cũng thông báo về việc các giangrvieen trong khoa sẽ tư vấn cho sinh viên về việc chọn đề tài tốt nghiệp vào ngày thứ ba tuần tời,để tham gia buổi tư vấn này sinh viên cần phải chuẩn bị sơ bộ một số thông tin liên quan đến đề tài định chon.Đến đây thì công việc này có sự di chuyển trên đồ thị thời gian.
. Khi thời gian trôi đi thì một công việc khẩn cấp sẽ trở nên khẩn cấp hơn.
. Một công việc sẽ thay đổi mức độ quan trọng nếu như các ảnh hưởng hoặc kết quả của nó thay đổi.
BỐN Ô PHẦN TỪ CỦA ĐỒ THỊ QUẢN LÍ THỜI GIAN
Đồ thị quản lí thời gian được tạo nên bởi 4 ô vuông hay gọi là các ô phần tư.Bằng việc thể hiện các cong việc vào ô phần tư tương ứng,chúng ta sẽ phân loại công việc.Việc này sẽ giúp chúng ta làm rõ những mối nguy hiểm hay rủi ro nhất định nếu một công việc nòa đó không được thực hiện
Bạn hãy liên tưởng đồ thị trên mặt phẳng của đồng hồ ,bốn ô phần tư lúc này có thể được gọi tên thành : Ô 0-3 giờ,Ô 6-9 giờ,Ô 9-12 giờ.
Việc phân loại công việc vào các ô tương ứng và hiểm họa có thể xảy ra được tóm tắt trong bảng dưới đây.
Bây giờ sau khi hiểu rõ về đò thị quản lí thời gian,bạn hãy thực hành bằng cách ghi lại những công việc mà bạn đã làm trong ngày hôm qua,thể hiện chúng vào đò thị quản lí thời gian và xác định thứ tự các công việc theo đồ thị quản lí thời gian.Sau cũng hãy so sánh sự khác biệt với thực tế bạn đã thực hiện.Hãy ghi lại nhận xét của bạn.
2.2. Lịch công việc
Để có thể kiểm soát và sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả bạn cần phải trù tính và lập kế hoạch trước cho thời gian của mình.Hai trong số những công cụ cần thiết mà một người quản lí thời gian giỏi thường có là : cuốn nhật kí và lịch công việc.
Mẫu nhật kí dưới đây được giới thiệu mang tính chất gợi ý để các bạn tham khảo,bạn có thể tạo nhật kí riêng phù hợp với tính chất công việc của chính bạn,điều này hoàn toàn tốt.
Cuốn nhật kí : dành cho việc lập kế hoạch dài hạn để ghi lại những cuộc hẹn,sự kiện và những cam kết cho một thời điểm nào đó trong tương lai.
Việc lập lịch Giờ làm việc phải trải qua 3 bước theo trình tự sau:
Lập danh sách (liệt kê danh sách các công việc muốn làm )
Bạn hãy ghi lại tất cả những việc bạn muốn làm trong một khoảng thời gian cụ thể ( một tuần,một ngày ).Một số công việc có tính chất lặp đi lặp lại thường xuyên do đặc điểm việc học tập,công việc học tập của bạn như đi học chính khóa,học them,…
Lịch làm việc dành cho lập kế hoạch ngắn hạn ( cho một tuần hoặc một ngày).Việc lên lịch làm việc sẽ giúp bạn theo dõi sự tiến triển nhiều việc cùng lúc và lập kế hoạch cho bược tiếp theo trong chuỗi các công việc.
nhưng khi lập lịch làm việc bạn vẫn phải tính đến những việc sau này vì thế cách tốt nhất là bạn hãy ghi luôn chúng vào danh sách.
Để lập được danh sách những công việc muốn làm bạn cần sử dụng một tờ giấy riêng và sử dụng một số tiêu đề theo mâu gợi ý dưới đây:
Trong cột số thứ tự bạn hãy điền số thứ tự liên tục từ 1 cho đến công việc cuối cùng mà bạn liệt kê ra.
Trong cột công việc bạn sẽ ghi lại tất cả những công việc mà bạn muốn làm trong tuần tới hoặc ngày mai,kể cả những công việc thường xuyên,cố định lặp lại.
Trong cột nhận xét bạn nên ghie thời hạn phải hoàn thành công việc.Một số công việc có thể xác định sẵn thời hạn phải hoàn thành,một số công việc khác thì có thời hạn phải hoàn thành trước khi một sự việc khác bắt đầu.
Trong cột thời gian ước tính bạn sẽ ghi lại lượng thời gian (số phút) cần thiết để thực hiện công việc .
Ta sẽ xem xét ví dụ dưới đây để có thể hiểu rõ quá trình lập lịch làm việc của cá nhân:
Lan Phương là sinh năm năm 3 ngành kế toán doanh nghiệp,cô được các bạn trong lớp tín nhiệm bầu làm lớp trưởng của lớp.Cô đã liệt kê 1 danh sách các công việc mà cô muốn làm vào ngày mai (thứ hai ) như sau:
QUYẾT ĐỊNH TRÌNH TỰ GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC TRONG DANH SÁCH. Việc xác định trình tự giải quyết công việc trong danh mục phải trải qua 2 bước nhỏ: .Bước thứ nhất : xác định các công việc có thời hạn phải hoàn thành và sắp xếp chúng theo thời gian
Loan đã tách những công việc đã xác định thời hạn hoàn thành trong danh sách bao gồm các công việc sô 3-4-6-9-10.Căn cứ vào thời hạn xác định của các công việc và thời gian ước tính,Loan đã xắp xếp thứ tự giải quyết các công việc này như sau:
. Bước thứ hai:thể hiện những việc còn lại trong danh mục vào đồ thị quản lí thời gian.Bước này sẽ giúp bạn đưa ra được những quyết định được trình tự giải quyết các công việc dựa trên mức độ quan trọng và tính khẩn cấp qua công việc.Đây là một bước quan trọng mà bạn không nên bỏ qua vì nếu không bạn sẽ có khuynh hướng giải quyết các công việc đễ dang,thú vị trước rồi mới đến các công việc khó khan và phức tạp.
Với ví dụ của Loan,trong danh sách sẽ còn lại các công việc số 1-2-5-7-8,các công việc này không có thời hạn xác định nên việc sắp xếp trình tự giải quyết các công việc này Loan đã sử sụng đồ thị quản lí thời gian như sau:
Kết quả của việc biểu diễn các công việc lên đồ thị quản lí thời gian cho phép Loan có được thứ tự giải quyết các công việc còn lại như sau:5-7-2-8-1
việc ).
Sau khi kết thúc bước 2,bạn đã có thể sắp xếp lại danh sách các công việc cần làm ban đầu theo một trình tự mới.
Bạn có thể sử dụng mẫu gợi ý dưới đây để lên danh sách các trình tự giải quyết công việc.
Số thứ tự được ghi nhận trong cột số thứ tự là số thứ tự ban đầu,sẽ không có gì ngạc nhiên nếu sơ thứ tự có thể sẽ không bắt đầu từ con số 1 và cũng không liên tục.
Trong cột công việc bạn nên ghi nôi dung ngắn gọn và những điều cần lưu ý để tính thời gian thực hiện công việc.
BẠN SẼ ĐIỀN CÔNG VIÊC VÀO DANH SÁCH THEO TÌNH TỰ NÀO? Sau khi kết thúc bước 2,trong tay bạn có 2 danh mục thứ tự công việc:
- Danh mục thứ tự các công việc đã xác đinh chính xác thời hạn phải hoàn thành.
- Danh mục thứ tự các công việc còn lại.
Trong cột thời gian dự kiến bạn sẽ điền vào thời gian dự kiến bắt đầu và kết thúc công việc dựa trên lượng thời gian ước tính cần thiết để hoàn thành cồn việc. Quay trở lại về ví dụ lich làm việc của Loan,bằng việc điền các công việc theo thứ tự đã có ở bước 2 cộng với thời gian ước tính cần thiết để hoàn thành mỗi công việc,Loan đã phan bố thời gian cho các công việc ngày mai như sau :
Bạn hãy dành khoảng 2 phút và ghi lại một vài nhận xét của bạn sau khi đọc xong lịch làm việc ngày mai của Loan.
……… ……… ……… ……… ……… ……….
Trong thực tế khi xây dựng và thực hiên lịch làm việc bạn cần lưu ý một sô điểm sau:
giảm sinh lực.Nên xếp lịch cho những việc và hoạt động đòi hỏi tính sang tạo và năng lượng vào buổi sang-thời điểm mà bạn tỉnh táo nhât.
- Khi sắp lịch làm việc nên tạo ra một số khoảng trống thời gian để giải quyết khủng hoảng và những điều ngoài mong đợi.
- Hãy cố gắng kêt hợp các công việc có thể để tiết kiệm thời gian.
- Khi lịch học tập,làm việc của bạn có sự thay đổi,hãy ghi lại những gì đã thực sự xảy ra để có biện pháp điều chỉnh kịp thời cho phù hợp với sự thay đổi mà vẫn đảm bảo được mục tiêu đặt ra ban đầu.
- Cuối mỗi chu kì ( tuần,ngày ) cần ghi lại kết quả việc thực hiện công việc,hãy chuyển những công việc.
Đến đây thìu bạn đã hoàn toàn có thể sử dụng công cụ đò thị quản lí thời gian ,sổ nhật kí và lịch làm việc để lên kế hoạch quản lí thời gian vàng ngọc của chính bản thân mình.
LÀM THẾ NÀO ĐỂ SỬ DỤNG THỜI GIAN HIỆU QUẢ?
Bạn thường quản lý thời gian của mình như thế nào? Bạn có bao giờ cảm thấy mình không đủ thời gian để làm công việc trong ngày? Bạn có khi nào thấy mình đã kiệt sức nhưng vẫn không hoàn tất được mọi việc.
Có những ngày bạn chẳng có việc gì để làm, cũng có hôm bạn phải chạy đua hết tốc lực với thời gian mà vẫn còn hàng đống công việc chưa giải quyết hết. Có thể do công việc của bạn chưa ổn định nhưng nguyên nhân chính là vì bạn chưa biết cách sắp xếp thời gian.