• Cuộc sống ngày nay với sự đòi hỏi ngày càng cao trong công việc bắt buộc chúng ta phải có kỹ năng làm việc tốt để có thể thích nghi được với nó, đạt được kết quả cao trong công việc cũng như cân bằng được cuộc sống cá nhân và gia đình. Tuy nhiên , với quỹ thời gian bất biến thì không phải lúc nào chúng ta cũng có thể giải quyết hài hòa được việc này. Mỗi ngày có 24 tiếng, một tuần có 7 ngày, 1 tháng có 30 ngày và một năm qua đi chỉ sau 365 ngày. Vậy thì tại sao trong một chừng mực thời gian nhất định , có người chẳng làm nên trò trống gì trong khi một số người làm được vố khối việc lớn lao to tát? Phải chăng họ có một khả năng siêu phàm và quỹ thời gian nhiều hơn so với những người bình thường khác?
• Quỹ thời gian của mọi người là như nhau, vì thế, câu trả lời không nằm ở chỗ chúng ta có bao nhiêu thời gian để làm các công việc đó như thế nào cho hiệu quả . Đa số các chuyên gia về quản lý nhân sự cho rằng để sử dụng thời gian của mình một cách tốt nhất. Trước hết, mỗi cá nhân phải nhận định năng lực làm việc của bản thân dựa trên những điểm mạnh , điểm yếu đối với công việc mình đang đảm nhiệm. Từ đó mà biết mình mong muốn điều gì trong sự nghiệp ở thời điểm hiện tại cũng như trong tương lai. Đây chính là công việc đặt cho bản thân mình một mục tiêu để hướng tới. Làm thế nào để xác định được mục tiêu chính xác? Trong kinh doanh hiện đại cũng như
trong cuộc sống hàng ngày, người ta thường đề cập đến nguyên tắc SMART, tức là mục tiêu được xây dựng dựa trên những tiêu chí sau :
• S-Specific : Cụ thể , rõ ràng và dễ hiểu;
• M-Measurable : Đo đếm được;
• A-Achievable : Có thể đạt được bằng chính khả năng của mình;
• R-Realistic : Thực tế, không viễn vông;
• Time bound : Thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra.
Trong đó, tiêu chí “đo đếm được” gắn với những con số cụ thể. Ví dụ, mục tiêu của tôi là trở thành người giàu, vậy giàu thế nào? Nghĩa là cần phải có con số cụ thể để đo đếm được. Vì dụ một tỉ hay mười tỉ… Hơn thế nữa, chứ “M” còn mang tính động viên (Motivation), điều này sẽ luôn thôi thúc, tạo ra niềm mong muốn cháy bỏng để tập trung mọi hoạt động nhằm hướng tới mục tiêu nỗ lực phấn đấu để đạt được.
Cũng đôi khi người ta nhầm lẫn giữa chứ “A” và chữ “R”. Tuy nhiên, điều “có thể thực hiện được”. không đồng nhất với “thực tế”. Một người được mời về làm giám đốc tài chính ngân hàng thương mại cổ phần, bằng cấp chuyên môn và kinh nghiệm điều hành đều siêu hạng (A) mà không có “Chân” trong hội đồng quản trị (R) thì không thể có cơ hội trở thành Tổng Giám Đốc của ngân hàng đó được. Từ ví dụ này có thể hiểu, nếu có đầy đủ điều kiện thộc tiêu chí A mà thieus đi tiêu chí R thì không thể đạt được mục tiêu. Điều này còn đúng hơn trong đời sống chính trị.
Bước tiếp theo sau khi xác định được Mục tiêu SMART là hãy viết mục tiêu đó ra giấy. đặt trên bàn làm việc hay bất cứ chỗ nào mà bạn có thể nhìn thấy hàng ngày. Cách này giúp bạn luôn nghĩ đến nó và thúc đẩy bạn hành động hướng tới mục tiêu đề ra.
Sau đó, hãy lập kế hoạch chi tiết để thực hiện. Nhưu vậy , khi bạn ra trường và đi làm việc, bạn sẽ tính được mỗi tuần, mỗi tháng, mỗi năm bạn sẽ phải kiếm được bao nhiêu và rồi lên kế hoạch cụ thể để đạt mục tiêu đó, mỗi năm phải tiết kiệm mấy chục triệu, khi nào mua đất, xây nhà. Trong khi lập kế hoạch, cần thiết phải chia nhỏ mục tiêu đề ra để biết con đường bạn đi bao xa, bạn đã đi được chừng nào (đạt được bao nhiêu % kế hoạch) và tiếp tục bao nhiêu lâu nữa về đến đích. Điều này cũng giống như tầm quan trọng của những cột cây số khi đi trên đường vậy. Khi đó bạn sẽ biết hôm nay, ngày mai ròi tháng này và năm này phải làm gì. Tốt nhất, niên viết sơm đồ phân tích công việc hàng ngày để biết việc gì cần làm trước,việc gì làm sau, việc gì là quan trọng (important) và việc gì gấp, cần làm ngay(urgent). Tâm lý chung của chúng ta là việc gì dễ và thích thì làm
càng để lâu, càng khó thực hiện và đôi khi việc gấp lại không hề quan trọng. Hãy liên tưởng tới câu chuyện về chiếc bình và những viên sỏi, nếu ngay từ đầu bạn cho vào chiếc bình đầy cát thì sẽ không có cách nào để xếp những viên đá hoặc sỏi vào đó nữa nhưng khi bạn xếp lần lượt đá-sỏi-cát, bạn còn chứa được cả nước cùng trong một chiếc bình. Vấn đề quan trọng không phải chiếc bình chứa được bao nhiêu thứ mà quan tọng là bạn phải biết phân biệt được công việc nào là khó “đá hộc” và đâu là những viên sỏi hay cát trong cuộc đời, biết cách quản lý thời gian hiệu quả để cân bằng cuộc sống.
- Trong kinh doanh : Cách quản lý thời gian hiệu quả thơngf được nhìn nhận từ hai khía cạnh, người quản lý và nhân viên. Tại sao người chủ doanh nghiệp luôn cảm thấy thiếu thời gian và quá tải về công việc? Thường thì mức độ quá tải công việc của người quản lý tùy thộc vào quá trình hình thành, quy mô doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh. Tuy nhiên, tâm lý chung của người lãnh đạo là luôn không hết việc. Những người tham công tiếc việc, làm việc đén 18 tiếng một ngày một ngày họ vẫn cảm thấy chưa đủ, đôi khi họ ao ước “phải chỉ 1 ngày có 25 tiếng, 1 tuần có 8 ngày và 1 năm có 366 ngày…” và họ luôn phạm phải một tội là “lấy cắp thời gian của gia đình”.
Vậy có phương pháp nào để cân bằng thời gian cho công việc, nghỉ ngơi giải trí và cho gia đình ? Với một doanh nghiệp mới ra đời thì hoàn toàn có thể chấp nhận được với sự quá tải về công việc và luôn phải làm thêm rất nhiều tiếng trong một ngày đối với người lãnh đạo. Nhưng tình trạng đó không thể kéo dài mãi, mấu chốt đầu tiên là ngiowif chủ doanh nghiệp phải biết cách xây dựng hệ thống, quy trình làm việc, tiếp theo là xây dựng ngay đội ngũ kế cận. Tiếp đén là phân quyền cho nhân viên thì đòi hỏi phải thật rõ ràng cụ thể , phải đặt niềm tin vào nười được giao việc và hãy lùi lại phía sau để nhân viên có sự chủ động trong giải quyết công việc. Nếu các cấp quản lý bên dưới giải quyết các sự vụ tốt thì người lãnh đạo sẽ yên tâm làm những việc “khó” đúng vai trò của mình. Vì thế, điều quyết định hiệu quả quản lý thời gian của người lãnh đạo chính là hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên.
Ở khía cạnh nhân viên, để thời gian làm việc đạt hiệu quả cao nhất, nhân viên phải xác định được mục tiêu của mình, biết lồng ghép mục tiêu cá nhân với mục tiêu của doanh nghiệp đẻ lên kế hoạc công việc của bản thân. Người quản lý nên hướng dẫn nhân viên xây dựng một mục tiêu Smart, sau đó cùng thông nhất với nhau về mục tiêu đó. Khi đã có được sự đồng thuận
giữa nhân viên và cấp quản lý thì việc còn lại chỉ là lên kế hoach cụ thể để đạt mục tiêu đề ra. Việc phân biệt cái quan trọng và cái cần làm ngay đối với nhân viên không quan trọng như với người quản lý vì công việc của nhân viên thường theo chuyên môn cụ thể và ít những vấn đề phát sinh. Thay vào đó, tính kỷ luật về thời gian với bản thân là thứ cực kỳ quan trọng. Vì vậy, khi đã thống nhất về mục tiêu giữa cấp quản lý và nhân viên đó sẽ có động lực làm việc và họ sẽ tận dụng tối đa thời gian làm việc để đạt mục tiêu.
Làm việc có tổ chức 7. Việc hôm nay không để ngày mai
Bạn nên cố gắng làm xong phần việc đã có trong kế hoạch của từng ngày. Điều đó sẽ đem lại cho bạn cảm giác thoải mái , đầy hứng khởi để bước sang một ngày mới. Nếu trong ngày mọi việc không được giải quyết xong, sẽ gây ùn tắc. Những việc đó, nếu làm về sau sẽ khó hơn hoặc không thể thực hiện được. Những người thành đạt luôn tuân thủ nguyên tắc này một cách triệt để.
8. Kiểm soát được những sự lãng phí của bạn : tránh “những kẻ đnhs cắp thời gian”
Để quản lý tốt thời gian, trước hết bạn cần phải xác định được những thời gian thường bị lãng phí. Quan đó xác định được các yêu tố nào cần phải được cải thiện. Dưới đây chúng tôi xin nêu ra một số nguyên nhân thường gặp làm giảm hiệu quả công việc và xin tạm gọi những nguyên nhân đó là những kể đánh cắp thời gian :
8.1. Thay đổi thứ tự ưu tiên công việc do phải giải quyết rủi ro
Rủi ro là điều không ai muốn, nhưng nếu nó xảy ra, bạn luôn phải ưu tiên giải quyết trước bằng bất cứ giá nào.
8.2. Điện thoại
Bạn đã từng bao giờ điên đầu vì một ngày có quá nhiều cuộc gọi mà không liên quan đến công việc? Chắc là có! Công cụ hữu hiệu nhất trong giao tiếp của chúng ta là điện thoại cũng sẽ có thể là kẻ thù ngu hiểm nếu bạn không biết làm thế nào để kiểm soát.
8.3. Thiếu mục tiêu và thứ tự ưu tiên
Đây có thể là nguyên do lớn nhất và quan trọng nhất gây ra sự lãng phí thời gian. Một nhà quản lý giỏi luôn biết chính xác việc họ cần làm và thứ tự ưu tiên của từng việc.
Bạn hãy sắp xếp thời gian mỗi ngày để giải quyết các công việc ưu tiên và cũng cần linh hoạt dành đủ thời gian cho đến những việc bất ngờ xảy ra.
Những nhiệm vụ ít ưu tiên và các vấn đề mới có thể được thực hiện vào giữa các khối thời gian khác trong cả ngày. Đó có thể là giúp đỡ các nhân viên, trả lời nhanh các câu hỏi, và những công việc khác không thích hợp với các khối thời gian quan trọng nhưng vẫn cần thiết phải thực hiện.
Việc cấu trúc thời gian mỗi ngày làm việc của bạn nên bắt đầu với sự phân bổ khoảng trống cho một viên gạch thơig gian lớn, sau đó là các viên gạch cỡ trung bình cho một vài nhóm hoạt động khác nhau. Các viên gạch thời gian cỡ nhỏ sau đó sẽ lấp đầy khoảng trống còn lại. Nếu hạn làm mọi mọi thứ ngược lại và thực thi hết tất cả các nhiệm vụ nhỏ trước khi sắp xếp thời gian cho những công việc quan trọng nhất của bạn, bạn có thể kết thúc một ngày làm việc mà chưa thể giải quyết được các nhiệm vụ ưu tien hàng đầu.
Sau cùng, nếu bạn muốn sắp xếp thời gian một cách hiệu quả, lời khuyên đặt ra là bạn nên : “Suy nghĩ trước khi bắt tay vào một việc gì đó”. Bạn có biết rằng một nghiên của các nhà khoa học Châu Âu cho thấy mọi người thường rất vội vàng trước bữa ăn trưa. Do đó, để tránh những nhầm lẫn, sai sót, bạn không nên thực hiện những công việc quan trọng vào trước bữa ăn trưa.
8.4. Cố gắng quá nhiều?
Ngày nay, có nhiều bạn hàng ngày phải hoàn thành công việc của ngày… hôm qua và công việc của ngày hôm nay thì còn đang chất đống lên và các bạn luôn ở trong trạng thái căng thẳng.
8.5. Khách đến thăm quá nhiều
Có nhiều khách đén gặp là điều rất bình thường , tuy nhien nếu chỉ là những người bạn, đồng nghiệp đến để trao đổi dăm ba câu chuyện chẳng liên quan gì đến công việc thì quả là rắc rối.
8.6. Phân quyền không hiệu quả
Phân quyền tốt là một yếu tố then chốt cho cả những nhà quản lý và lãnh đạo. Một nhà quản lý tuyệt vời phải có khả năng giao việc, phân quyền cho nhân viên và phải đảm bảo mọi việc được thực hiện đúng yêu cầu. Đây là cách tốt nhất để xây dựng một nhóm làm việc hiệu quả và giảm sức ép công việc của chính bản thân nhà quản lý. Nguyên tắc phổ biến đối với vấn đề
này là nếu nhân viên có thể làm một việc bằng 80% so với bạn thì hãy giao việc đó cho nhân viên.
Tương tự như thế, khi làm các bài tập nhóm các bạn không phân công nhiệm vụ đúng khả năng của mỗi người, thậm chí sợ bạn mình không hoàn thành nhiệm vụ nên bạn làm tất cả mọi việc. Điều này làm bạn cảm thấy mệt mỏi, nhiều việc làm không thể kịp và dẫn đến điều tệ hại hơn là làm cho có, chứ không quan tâm đến chất lượng của công việc.
8.7. Bàn làm việc lộn xộn
Khi bạn đọc xong bài viết này , bạn hãy nhìn lại bàn làm việc của mình nhé, Nếu bạn thấy bàn mình nó lộn xộn, nhiều khi bạn phải mất rất nhiều công sức mới tìm được tập tài liệu mà xếp đang cần gấp thì quả thực bạn đang bị stress đấy. Vì vậy, ban phải luôn tâm niệm, người làm việc hiệu quả nhất thường có bàn làm việc rất ngăn nắp.
8.8. Sự chần chừ - gián đoạn
“Kẻ trộm” thời gian lớn nhất không phải là ra quyết định mà chính là né tránh quyết định. Bằng việc giảm bới sự chần chứ, bạn sẽ có nhiều thời gian để làm ccs việc khác có hiệu quả hơn.
Tránh sự gián đoạn : Bạn có thể đóng cửa phòng làm việc lại thường xuyên nếu chỉ có một mình. Nếu một đồng nghiệp đến bàn làm việc của bạn để tán gẫu mà bạn không có thời gian thì bạn hãy lịch sự giải thích rằng bạn quá bận và đề nghị sẽ gặp sau.
8.9. Không có khả năng “nói không”
Nguyên tắc chung là nếu một người có thể trút công việc hoặc vấn đề của họ lên vai một người khác thì họ sẽ làm. Một trong những điều phiền toái nhất của một người là thiếu kỹ năng nói “không” do sợ làm người khác mất lòng.
Những nghiên cứu cho thấy trung bình các nhà quản lý phải “chi” tới 17 giờ một tuần cho các cuộc gặp gỡ và 6 giờ để lên lịch làm việc và nhiều thời gian kéo theo mà rất khó kiểm soát. Nhiều nhà quản lý có kinh nghiệm đã thừa nhận rằng, có tới 1/3 thời gian được sử dụng một cách lãng phí cho các cuộc gặpvoo vị và không có trong kế hoạch. Bạn luôn “tăng cường” quản lý chính mình là cách tốt nhất để hạn chế tối đa sự lãng phí thời gian. Sử dụng thời gian một cách “rộng rãi”: Tránh việc sử dụng thời gian cho những chuyện không cần thiết hoặc trong lúc bạn đang tập trung thực hiện công việc đề ra. Ví dụ như, nếu bạn đang làm việc, bạn chỉ nên mở email khi nào bạn có đủ thời gian để đọc nó và trả lời nó, hoặc xóa nó…
9. Có thể lực tốt
Muốn làm việc có hiệu quả , trước tiên bạn phải có một thể lực tốt. Bạn cần tập thẻ dục, ăn ngủ điều độ, tránh làm việc quá sức. Có sức khỏe tốt bạn mới có thể làm việc được lâu dài và bền bỉ. Không chỉ công việc phổ thông sử dụng cơ bắp, mà công việc đòi hỏi nhiều chất xám cũng cần bạn có một thể lực tốt. Điều này càng cần khi nhịp sống công nghiệp hiện nay đòi hỏi người lai động phải làm việc với một cường độ cao.
TÓM TẮT
Ý tưởng về quản lý thời gian đã có từ cách nay hơn 100 năm. Tuy nhiên thuật ngữ “quản lý thời gian” đã tạo cho ta hiểu sai về việc mà một người có thể làm được. Thời gian là không thể quản lý được, chúng ta chỉ có thể quản lý bản thân và thời gian ta sử dụng. Như vậy quản lý thời gian và thực chất là quản lý bản thân chúng ta.