BÍ QUYẾT ỦY THÁC CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ

Tom Sawyer và nghệ thuật uỷ thác Chúng ta có thể học gì từ Tom Sawyer? Biết trao quyền:Bất kì nhà lãnh đạo, dù của bất kì tổ chức nào, những người nghĩ rằng họ là người biết tất cả và không cần đến sự giúp đỡ của người khác, sẽ là những người thất bại đầu tiên. Ngạn ngữ Anh có câu: “Hai cái đầu suy nghĩ tốt hơn một”. Là một nhà lãnh đạo hiệu quả, bạn cần nhiều hơn là hai cái đầu. Bạn cần phải tập hợp xung quanh mình một tập thể những người giỏi. Bí quyết ủy thác công việc hiệu quả :Khi bạn giao việc, nhân viên cấp dưới đã vâng vâng dạ dạ là hiểu ý. Thế nhưng, kết quả thu được chẳng giống những gì bạn muốn. Đừng vội trách nhân viên không có năng lực, trước tiên hãy xem lại cách uỷ thác công việc của mình. Bí quyết 5 D + Define Chia việc+ Describe Chỉ dẫn+ Demo Làm thử+ Do it Thực hiện+ Discuss – Thảo luận

Tom Sawyer và nghệ thuật uỷ thác

Các lãnh đạo có thể học được cách uỷ thác công việc thành công khi đọc

cuốn tiểu thuyết nổi tiếng của văn hào người Mỹ Mark Twain, Những cuộc

phiêu lưu của Tom Sawyer, đoạn Tom Sawyer sơn hàng rào Đoạn này kể về

cách Tom uỷ thác công việc cho những cậu bé khác trong thị trấn và cách

những việc này được hoàn thành một cách vui vẻ và đầy đủ

Tom xem qua tất cả công việc mà dì Polly đã giao cho cậu, cậu cảm thấy đó là một

gánh nặng và rất buồn Lúc một vài cậu bé trong thị trấn đi qua, Tom đã nghĩ đến

việc trả tiền để một hoặc hai đứa làm hộ, nhưng Tom không có đủ tiền để mua

được "một buổi chiều tự do" Sau đó, khi cậu trở về với công việc, một ý nghĩ loé

lên trong đầu, thay vì càu nhàu, cậu trở lại làm việc với một thái độ thoải mái và

bình tĩnh

Ngay sau đó, cậu bé Ben Rogers đi ngang qua và bảo với Tom là thật đáng xấu hổ

khi cậu không thể đi bơi mà phải làm việc Tom đáp lại: "Ồ, có thể như vậy mà cũng có thể không phải như vậy Tất cả những điều tớ biết là nó rất phù hợp với Tom Sawyer" Sau vài phút quan sát Tom thích thú với công việc của mình, Ben đề nghị liệu cậu ta có thể sơn thử một ít Tom nói rằng, có lẽ chỉ một người trong một nghìn người hoặc thậm chí là hai nghìn người mới có thể sơn được hàng rào này theo cách mà dì Polly mong muốn

Tom miễn cưỡng giao lại chổi cho Ben, đổi lấy một cái lõi táo Ngay khi đó, có càng nhiều cậu bé đến cùng với Ben sơn hàng rào Tom ngồi dưới một bóng cây và "chỉ đạo" các hoạt động Chẳng mấy chốc hàng rào

đã khoác lên mình tấm áo mới Ngày hôm đó, Tom đã học được một bài học quan trọng về hành vi con người khi không có hiểu biết về nó Để khiến người ta thèm muốn một điều gì đó, điều quan trọng duy nhất là làm cho điều đó trở nên khó đạt được

Tom Sawyer đang buồn bã với gánh nặng của mình

Mark Twain (1835 - 1910) là nhà văn hiện thực và trào phúng Mỹ, nổi tiếng trên thế giới

Những cuộc phiêu lưu của Tom Sawyer, ra đời

năm 1876, cũng như nhiều tác phẩm khác của Mark Twain, được người đọc ở nhiều lứa tuổi, nhiều dân tộc khác nhau yêu mến

thì Ben Rogers đi ngang qua

Tom bắt đầu "nghệ thuật uỷ thác"

Lúc này Tom chỉ việc "chỉ đạo" công việc.

Chúng ta có thể học gì từ Tom Sawyer?

* Hãy nhớ rằng uỷ thác công việc không giống với giao việc Khi bạn uỷ thác công việc, bạn đang chia sẻ công việc Còn khi giao việc bạn không chia sẻ công việc mà đơn thuần là giao nhiệm vụ và nhân viên có trách nhiệm phải hoàn thành Toàn bộ mục tiêu của uỷ thác công việc là để bạn có thời gian làm những việc khác và để dạy cho nhân viên những kỹ năng nghề nghiệp

* Làm cho công việc bạn muốn uỷ thác có khả năng "mời gọi" Không ai muốn chấp nhận một nhiệm vụ hoặc một dự án nếu bạn cứ luôn miệng cằn nhằn về nó Tom đã chẳng thể thu hút được những cậu bé khác nếu cậu ta cứ luôn miệng phàn nàn về việc của mình

* Dám uỷ thác khi một nhân viên nào đó đề nghị giúp bạn Ồ, chắc rằng bạn sẽ giả vờ giữ lại công việc, như Tom đã làm, nhưng cuối cùng sẽ để cho nhân viên giúp bạn

* Làm cho công việc uỷ thác cho nhân viên có giá trị Tom nói với Ben rằng chỉ một người hiếm có mới có thể sơn hàng rào theo cách mà dì Polly muốn Khi bạn đề nghị một nhân viên đảm nhận một phần công việc, hoặc khi họ đề nghị được hoàn thành nó, hãy làm cho công việc có giá trị và giao tầm quan trọng ấy cho người nhận nó

* Hãy nhớ là phải hướng dẫn người nhận công việc uỷ thác đó Sự uỷ thác nên đủ thách thức để khuyến khích nhân viên có được những kỹ năng mới Nhân viên cần sự hướng dẫn và khuyến khích để hoàn thành nhiệm vụ hoặc dự án đúng như tiêu chuẩn của bạn

* Theo dõi việc mà bạn uỷ thác, đừng ngồi dưới bóng râm như Tom đã làm Nếu uỷ thác thành công, bạn nên bắt đầu xem hiệu quả Uỷ thác nên làm cho bạn trở nên năng động hơn và có nhiều thời gian hơn cho những việc khác, để đạt được mục tiêu của tổ chức

Nguyệt Ánh

Theo employer - employee

Biết trao quyền

Bất kì nhà lãnh đạo, dù của bất kì tổ chức nào, những người nghĩ rằng họ là người biết tất cả và không cần đến sự giúp đỡ của người khác, sẽ là những người thất bại đầu tiên Ngạn ngữ Anh có câu: “Hai cái đầu suy nghĩ tốt hơn một” Là một nhà lãnh đạo hiệu quả, bạn cần nhiều hơn là hai cái đầu Bạn cần phải tập hợp xung quanh mình một tập thể những người giỏi

Nếu chỉ làm việc một mình và cố gắng hoàn thành càng nhiều việc càng tốt, bạn đang có nguy cơ tự hủy hoại mình Một đội sẽ có thể giúp bạn tạo ra nhiều ý tưởng mới Một số nhà lãnh đạo thường có xu hướng đi theo giải pháp đầu tiên mà họ có được, thậm chí không cần biết rằng liệu có thể có những giải pháp nào khác nữa hay không Nhưng nếu cùng là người đó làm việc trong một đội ngũ, anh ta sẽ phải tiếp tục cùng cả đội tìm kiếm giải pháp tốt hơn, cho dù dường như giải pháp tốt nhất đã được trình bày

Đôi khi từ bỏ vai trò quản lý của bạn và để cho người khác dẫn dắt lại mang lại nhiều hiệu quả Nó đòi hỏi sự kiên nhẫn, lòng dũng cảm và tính biết lắng nghe để làm được điều này Khuyến khích người khác trở thành lãnh đạo và bạn trở thành một phần trong đội ngũ là cách rất tốt để phát huy những tài năng

Một khía cạnh quan trọng khác của lãnh đạo là cách bạn tạo ra đội của bạn như thế nào Một số lãnh đạo

có xu hướng tập hợp xung quanh mình những người họ thích, không cần biết họ mang lại lợi ích gì cho

tổ chức Có thể việc đó tạo cho họ sự thoải mái và cảm giác thành công Nhưng nó lại không ích gì cho

tổ chức và quyền lực lãnh đạo của bạn Chỉ có làm việc với những người có thể lấp chỗ trống kiến thức cho bạn, thách thức suy nghĩ của bạn và đóng góp kinh nghiệm của họ cho bạn, bạn và tổ chức mới phát triển

Bill Geogre, tác giả của cuốn sách “Lãnh đạo chân thực” đã viết: “Là một nhà lãnh đạo, tôi luôn tập hợp

xung quanh mình những người hiểu biết và kinh nghiệm hơn tôi Điều quan trọng là có những người xung quanh bạn bổ sung chỗ yếu cho bạn và mang lại cho bạn những kinh nghiệm mà bạn chưa có Điều này có vẻ là hiển nhiên, nhưng liệu có bao nhiêu CEO đã từng thất bại khi xây dựng đội ngũ cho mình?

Nó là dấu hiệu cảnh báo thật sự khi các nhà lãnh đạo chỉ bổ nhiệm những người mà họ cảm thấy thoải mái ở quanh mình”

Điều quan trọng rút ra được từ đây là các nhà lãnh đạo đôi khi nên để cho nhân viên chịu trách nhiệm Không chỉ để cho nhân viên dẫn dắt, mà lãnh đạo đôi khi cũng phải đi theo nhân viên Làm như thế, họ

sẽ có được sự cân bằng trong nhận thức, hiệu quả và lòng tin, vượt qua một trong những thách thức lớn nhất của một nhà lãnh đạo Bằng cách trao quyền cho một nhân viên, bạn không từ bỏ sự kiểm soát mà chỉ trao quyền đại diện và cho họ cơ hội để đóng góp nhiều hơn vào sự phát triển của tổ chức

Hoàng Anh

Theo Leadership resource

Bí quyết ủy thác công việc hiệu quả

Khi bạn giao việc, nhân viên cấp dưới đã vâng vâng dạ dạ là hiểu ý Thế nhưng, kết quả thu được chẳng giống những gì bạn muốn Đừng vội trách nhân viên không có năng lực, trước tiên hãy xem lại cách uỷ thác công việc của mình.

1 Đừng bao giờ “rơi” vào hội chứng “Tôi có thể thực hiện nó nhanh và tốt hơn” Nếu làm vậy, bạn không phải là nhà quản lý tốt Bạn sẽ đi theo một “lối mòn” và nhân viên của bạn cũng thế

2 Làm rõ công việc trong ý nghĩ của chính bạn: Hãy mường tượng công việc hoặc sản phẩm đã hoàn thành sẽ trông như thế nào

việc hoặc sản phẩm đã hoàn thành sẽ trông như thế nào

3 Vạch ra một dàn ý hoặc một bản phác thảo về những gì bạn muốn “Thật

là ngớ ngẩn!” Có thể bạn sẽ nghĩ vậy Nhưng bạn có chắc là lúc nào mình cũng biết mình muốn gì hay không?

4 Tranh thủ sự giúp đỡ của người mà bạn ủy thác Hãy nói với người được

ủy thác là bạn đang cố hoàn thiện cách hướng dẫn thực hiện và rất muốn họ giúp đỡ

5 Yêu cầu nhân viên viết lại những gì bạn đã hướng dẫn Để bảo đảm mình đang làm đúng, hãy yêu cầu nhân viên nhắc lại những gì mình vừa nói

6 Đừng cầu toàn Nếu kết quả công việc không như bạn mong muốn thì hãy thảo luận lại Nếu công việc

có thể chấp nhận được, thì hãy nói: “Công việc lần này khá tốt và tôi muốn lần sau công việc sẽ được thực hiện theo cách này”…

7 Hãy ghi lại bản hướng dẫn thực hiện công việc nếu người mà bạn ủy thác không có mặt trong buổi thảo luận, nói tiếng Anh không thành thạo hoặc rất mau quên…

8 Đặt ra thời hạn hoàn thành công việc Yêu cầu người được ủy thác thông báo tiến độ công việc cho bạn biết nếu họ không thể hoàn thành những gì được giao theo đúng thời hạn, để cả hai có thể linh động thương lượng lại thời gian hoặc để bạn ủy thác công việc ấy cho người khác

9 Phân công nhiệm vụ cho từng người với những văn bản rõ ràng Giữ những văn bản phân công công việc để tiện cho việc đối chiếu sau này

10 Hãy theo dõi: Kiểm tra công việc theo tiến độ Nếu người bạn đã ủy thác cần 1 tuần để hoàn thành 1 công việc thì cứ 3 ngày hãy kiểm tra tiến độ công việc của họ 1 lần Hãy hỏi: “Công việc đó tới đâu rồi?” hơn là hỏi “Anh/chị đã hoàn thành nó chưa?” Sự đốc thúc đó sẽ khiến họ lưu tâm đến công việc nhiều hơn và “tăng tốc” nó hơn đấy!

11 Cứ chấp nhận những công việc tốt cho dù đó chỉ là những việc vặt Còn với những việc chưa tốt thì hãy cố gắng làm để cải thiện chúng Bạn có thể ủy thác cho một người nhất định

12 Hãy để nhân viên làm việc theo phương pháp của chính họ: Bạn chỉ nên quan tâm đến những kết quả, không phải cách thực hiện Làm như vậy, nhân viên của bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn và sáng tạo hơn

Theo ivillage.com

Bí quyết 5 D

Người xưa có câu “diên tài thụ chức”, tức là tùy vào tài năng mà giao việc Các sếp ngày nay sáng tạo hơn, họ đào tạo tài năng để giao việc Bí quyết để tự tin giao việc cho cấp dưới nằm ở 5 chữ D.

Define - Chia việc

Đây là phần lập kế hoạch cho việc huấn luyện Nhân viên mỗi người

một tính, một sở trường, sở đoản khác nhau Sếp giỏi cần hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân viên để chia công việc cần làm thành nhiều phần, phù hợp với khả năng tiếp thu của họ

Tùy theo yêu cầu kinh doanh mà chúng ta có thể sắp xếp các phần việc cho một hoặc nhiều nhân viên nhưng mỗi phần việc sẽ tương ứng với một bài huấn luyện Cách huấn luyện cho từng nhân viên có thể khác nhau, phụ thuộc vào thời gian và tính chất công việc Điều quan trọng là chúng ta phải xác định rõ thời gian huấn luyện là bao lâu và sau khi huấn luyện xong, nhân viên đó phải làm được những gì với mức độ hăng hái ra sao

Describe - Chỉ dẫn

Đây là phần quan trọng nhất trong quá trình huấn luyện Kết quả làm việc của mỗi người phụ thuộc 1% vào tài năng, 14% vào huấn luyện và kinh nghiệm, 85% vào tinh thần làm việc Trước khi truyền đạt kiến thức và kỹ năng mới cho nhân viên, chúng ta cần truyền cho họ lòng hăng hái muốn hoàn thành nhiệm

vụ, sự phấn thích khi được giao phó trọng trách mới Hãy truyền lửa trước, rồi mới đến kiến thức và kỹ năng

Khi hướng dẫn nhân viên các kiến thức về lý thuyết, hãy lồng vào đó kinh nghiệm riêng của bạn Việc này làm cho nhân viên hào hứng với việc tìm hiểu lý thuyết, nhớ kiến thức được lâu hơn và tránh được những sai sót của người đi trước

Demo - Làm thử

Đây là lúc lý thuyết và thực tiễn gặp nhau Trăm nghe không bằng một thấy, là sếp - chúng ta cần làm thử cho nhân viên xem Tay làm, miệng giải thích Hãy cho nhân viên thấy lý thuyết được triển khai trong thực

tế ra sao, giải đáp các thắc mắc của họ trước khi để nhân viên làm thử Các kỹ năng khi đã thành thói quen thì rất khó thay đổi nên ở giai đoạn này bạn cần theo sát, chú ý từng chi tiết nhỏ nhặt nhất và uốn nắn các sai sót để tạo thói quen tốt ngay từ đầu

Chúng ta có thể để nhân viên tự làm nếu tạm hài lòng về kỹ năng của họ

Do it - Thực hiện

Đây là giai đoạn nhân viên tự thực hiện công việc để tích lũy kinh nghiệm riêng cho bản thân Chúng ta không cần phải theo sát nhân viên tới từng chi tiết cụ thể nhưng vẫn cần theo dõi tiến độ và kết quả công việc để có thể can thiệp kịp thời khi cần thiết Trong giai đoạn này, hãy tiếp tục động viên và khen ngợi các thành quả ban đầu của nhân viên để giúp họ duy trì tinh thần hăng hái và mau chóng hoàn thiện các

kỹ năng mới học

Discuss – Thảo luận

Đây là phần kết thúc của quá trình huấn luyện khi nhân viên đã thành thạo kỹ năng mới Hãy đưa ra các lời nhận xét tích cực và khen ngợi kết quả công việc Chúng ta có thể cùng nhân viên xem xét lại quá trình học hỏi và luyện tập của họ để qua đó kích thích khả năng sáng tạo, động viên họ tìm cách mới để thực hiện công việc được nhanh hơn, hiệu quả hơn Việc thảo luận cũng giúp chúng ta đúc kết lại các kinh nghiệm huấn luyện cho riêng mình

Nếu nói tài năng là tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp thì việc đào tạo thêm nhiều tài năng cho công

ty được xem là công việc quan trọng nhất của lãnh đạo.

Theo Unicom/ Marketing