Tiểu luận kỹ năng thương lượng đàm phán các yếu tố ảnh hưởng đến đàm phán

Còn theo chúng tôi: “ Đàm phán được hiểu là cuộc đối thoại giữa hai hay nhiều bên với nhau về yêu cầu và nguyện vọng của mỗi bên đối với bên kia quanh vấn đề có liên quan đến quyền lợi c

ĐẠI HỌC VÕ TRƯỜNG TOẢN

KHOA KINH TẾ

Bài tiểu luận : NHĨM TĐN MÔN KỸ NĂNG THƯƠNG LƯỢNG

ĐÀM PHÁN CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN ĐÀM

PHÁN

Mục Lục

I Khái niệm: 1

II Đặc điểm và các nguyên tắc đàm phán: 3

1 Đặc điểm: 3

2 Nguyên tắc đàm phán: 4

III Quá trình đàm phán: 6

1 Giai đoạn tiền đàm phán 7

2 Giai đoạn đàm phán: 7

3 Giai đoạn hậu đàm phán 7

IV Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình đàm phán: 9

1 Các yếu tố cơ sở: 9

2 Bầu không khí đàm phán: 10

3 Các yếu tố khác 12

V Bí quyết để đàm phán thành công: 13

1 Hãy sẵn sàng là người đàm phán trước 13

2 Đừng để bị cảm xúc chi phối 13

3 Đừng dễ bị lừa bởi thủ đoạn sử dụng “quy tắc” 14

4 Đừng bao giờ là người đầu tiên đưa ra một con số 14

5 Hãy đòi hỏi nhiều hơn những gì bạn mong muốn đạt được 14

6 Hãy nói điều gì đó như kiểu: “ Tôi sẽ phải nói việc này với sếp (vợ/chồng/bạn) của tôi trước khi cho anh câu trả lời ” 15

7 Đừng tỏ ra quá thích thú 15

8 Bí quyết thứ 8 16

Nhóm TĐN

Tên Thành Viên

Lê Thị Kim Ngân 1254020016

Nguyễn Thành Đạt 111c030074

Ngô Suối Trên

Huỳnh Minh Hiển

Trần Quốc Khải 111c030148

Nguyễn Phước Hạnh 111C030208

-

Tài liệu tham khảo:

- Giáo trình: Th.s Nguyễn Thanh Liêm

- Từ internet:

http://www.vieclamthem.com/ky-nang-thuong-luong/39-dam-phan-yeu-to-quan-trong-de-thanh-cong-trong-kinh-doanh.html

http://tailieu.vn/doc/dam-phan-thuong-luong-trong-kinh-doanh-25309.html

- Và từ nhiều nguồn tài liệu khác

CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN QUÁ TRÌNH ĐÀM PHÁN

I Khái niệm:

Đàm phán là một hoạt động cơ bản của con người Trong cuộc sống hàng ngày, đàm phán hiện diện ở mọi lúc, mọi nơi Con người luôn tiến hành đàm phán ngay

cả khi họ không biết chính mình đang làm điều đó Vậy đàm phán là gì? Có rất nhiều khái niệm, định nghĩa về đàm phán Vì đàm phán diễn ra trong mọi lĩnh vực của cuộc sống, mà trong mỗi lĩnh vực lại có những định nghĩa khác nhau Dưới đây chúng tôi xin giới thiệu một số khái niệm phổ biến về đàm phán:

Theo Roger Fisher & William Ury (1991): Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái mà ta mong muốn từ người khác Đó là quá trình giao tiếp có đi có lại được thiết kế nhằm thỏa thuận trong khi giữa ta và bên kia có những quyền lợi có thể chia sẻ và có những quyền lợi đối kháng

Theo Francois de Cailere, một nhà đàm phán, thương thuyết nổi tiếng của Pháp ngay từ năm 1716 đã khẳng định: “Một nhà đàm phán kinh doanh giỏi phải là người mềm dẻo như ngọn cỏ và cũng phải cứng rắn như một khối đá Người đó phải có phản xạ ứng xử nhanh nhậy và phải là người biết lắng nghe, lịch sự và có thể đem lại cảm giác dễ chịu cho đối tác Song đồng thời cũng phải biết tranh luận, thuyết phục bằng cách biết hé lộ, đưa ra những thông tin có vẻ là bí mật đối với người khác Nhà đàm phán giỏi còn phải biết tự chế ngự mình để thông tin có vẻ là

bí mật đối với người khác để tránh bị mắc vào chủ định, thậm chí bẫy của đối tác, tránh buột miệng nói những lời chưa kịp nghĩ và không bị chi phối bởi định kiến chủ quan

“Đàm phán thông thường tiến hành giữa cá nhân, họ hoặc vì bản thân mình, hoặc thay mặt đoàn thể có tổ chức, vì thế có thể coi đàm phán là bộ phận cấu thành của hành vi nhân loại, lịch sử đàm phán của nhân loại cũng lâu dài như lịch sử văn minh nhân loại” (The Art of Negotiating – Nghệ thuật đàm phán)

Theo Trương Tường (Trung Quốc), thì: “Đàm phán là hành vi và quá trình mà người ta muốn điều hòa quan hệ giữa hai bên, thỏa mãn nhu cầu của mỗi bên, thông qua hiệp thương mà đi đến ý kiến thống nhất” (Nghệ thuật đàm phán

thương vụ quốc tế - NXB Trẻ 1996)

Còn theo chúng tôi: “ Đàm phán được hiểu là cuộc đối thoại giữa hai hay nhiều bên với nhau về yêu cầu và nguyện vọng của mỗi bên đối với bên kia quanh vấn

đề có liên quan đến quyền lợi của tất cả các bên” Hay hiểu theo cách khác, “Đàm phán là quá trình hai hay nhiều bên tiến hành bàn bạc, trao đổi để đi đến thống nhất quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi bên”

Trong vô vàn cuộc đàm phán diễn ra hàng ngày, có những cuộc đàm phán, trong

đó các yêu cầu đặt ra không cao và không cần phải lập kế hoạch trước cho quá trình và kết quả đàm phán, ví dụ như: các cuộc đàm phán trong gia đình, giữa những bè bạn thân thích, trong cuộc sống đời thường… Ngược lại, các cuộc đàm phán trong kinh doanh, yêu cầu cần đạt được rất cao, đòi hỏi phải chuẩn bị kỹ lưỡng, lập kế hoạch và đàm phán thận trọng hơn Các đặc trưng cơ bản của đàm phán Trao đổi thông tin cởi mở giữa các bên Trong trường hợp này, cả hai bên đều chân thành bày tỏ các mục tiêu của mình và lắng nghe các mục tiêu của phía bên kia để tìm ra điểm chung của cả hai bên Tìm các giải pháp để đạt được mục tiêu của cả hai bên Các bên hiểu rằng họ có cả các mục tiêu chung lẫn các mục tiêu mâu thuẫn nhau và họ phải tìm cách đạt được càng nhiều mục tiêu chung và

có tính bổ sung cho nhau mà cả hai bên đều chấp nhận được thì càng tốt Để làm được những việc trên, cả hai bên phải chân thành và thực sự cố gắng hiểu quan điểm của bên kia Trong kiểu đàm phán này, các bên phải tìm ra giải pháp có lợi

và chấp nhận được cho cả đôi bên – một giải pháp mà đôi bên đều thắng (win – win solution)

II Đặc điểm và các nguyên tắc đàm phán:

Đàm phán có thể ví như một chuyến du lịch đến những miền đất mới, rất nhiều điều bất ngờ có thể xảy ra Các cuộc đàm phán có thể diễn ra rất khác nhau, đơn giản hay phức tạp, căng thẳng hay nhẹ nhàng, dài hay ngắn… điều đó còn phụ thuộc vào năng lực của người đàm phán, đối tượng đàm phán, “thế” của các bên, bối cảnh đàm phán… Vì vậy, không thể áp dụng máy móc, rập khuôn những nguyên tắc, kinh nghiệm của người khác vào cuộc đàm phán của mình Nói như vậy, không có nghĩa là đàm phán không có nguyên tắc Vẫn có những nguyên tắc

cơ bản mà ta cần nắm vững, nếu không sẽ phải trả giá cho sự thiếu hiểu biết của mình

“If you are going to play the game properly you’d better know the ruler” – “Muốn chơi đúng điệu, hãy học luật chơi” (The Essence of negotiation – Jean M Hiltrop and Sheila Udall)

1 Đặc điểm:

Đàm phán là một khoa học Muốn đàm phán thành công phải xác định rõ mục tiêu đàm phán một cách khoa học, phải kiên định, khôn ngoan bảo vệ quyền lợi của mình, đồng thời phải biết ứng phó một cách linh hoạt, sáng tạo trong từng trường hợp cụ thể: Đàm phán là quá trình bàn bạc, thỏa thuận giữa các bên nhằm đi đến ý kiến thống nhất; nên đàm phán là quá trình các bên đưa ra yêu cầu, chấp nhận nhượng bộ, để nếu thành công thì sẽ ký hợp đồng, đạt được lợi ích cho cả hai bên, chứ không phải quá trình mỗi bên khăng khăng bảo vệ lợi ích của riêng mình Nếu đàm phán là quan hệ điều hòa lợi ích giữa người với người, thì thỏa mãn nhu cầu mỗi bên là một hành vi và quá trình để đạt tới cộng đồng ý kiến Vì vậy, người ta cần suy nghĩ, cân nhắc những gì có liên quan đến lợi ích của đôi bên, phải tiến hành nghiên cứu, phân tích, đánh giá một cách có hệ thống, khách quan và toàn diện, dựa trên các quy luật, quy tắc nhất định, trên cơ sở để xây dựng chiến lược và chiến thuật đàm phán Đó chính là khoa học của đàm phán

Đàm phán là một nghệ thuật Bên cạnh tính khoa học, đàm phán còn là một nghệ thuật, đòi hỏi người đàm phán phải tinh tế, nhanh nhạy, mềm dẻo, linh hoạt, biết

“tùy cơ mà ứng phó”, thì mới có thể đạt được thành công mỹ mãn

Đàm phán là quá trình thỏa hiệp về mặt lợi ích và thống nhất giữa các mặt đối lập Đàm phán thành công – ký hợp đồng, tức vừa giữ được mối quan hệ, vừa đảm bảo

lợi ích của các bên, nên đàm phán là quá trình thống nhất giữa hai mặt mâu thuẫn

“hợp tác” và “xung đột” Trong đàm phán phải tránh khuynh hướng: đàm phán theo kiểu quá “Mềm”, chỉ chú trọng gìn giữ mối quan hệ giữa hai bên, mà không quan tâm bảo vệ lập trường của mình, kết cục bị đối phương dồn ép, phải đi từ nhượng bộ này tới nhượng bộ khác, cuối cùng tuy ký được hớp đồng, nhưng phải gánh chịu mọi thiệt thòi Ngược lại, cũng phải tránh khuynh hướng đàm phán theo kiểu quá “Cứng”, khăng khăng bảo vệ lập trường làm cho đàm phán tan vỡ, không

ký được hợp đồng, hoặc ký được hợp đồng nhưng đối phương bị ép quá không thực hiện nổi “Đàm phán không chỉ là một ván cờ, không nên yêu cầu quyết đấu một trận thắng thua, đàm phán cũng không phải là một trận đánh, phải tiêu diệt hoặc đặt đối phương vào đất chết, mà đàm phán là một sự nghiệp hợp tác đôi bên cùng có lợi” Gerald I.Nierenberg Vì vậy, người đàm phán cần bảo vệ lợi ích của phía mình, trong phạm vi đã được xác định có thể tìm được lợi ích càng nhiều càng tốt, mặt khác bất cứ người đàm phán nào cũng phải thỏa mãn nhu cầu thấp nhất của đối phương Nếu không làm được điều đó, thì cuộc đàm phán sẽ bị tan vỡ

2 Nguyên tắc đàm phán:

• Đàm phán là một hoạt động tự nguyện giữa đôi bên nên hoạt động này có thể bị phá vỡ hoặc từ chối bởi hai phía

• Ít nhất một bên muốn thay đổi tình hình hiện tại và tin rằng có thể đạt được thỏa thuận làm hài lòng tất cả thì cuộc đàm phán thuyết phục bên còn lại sẽ được bắt đầu

• Mục đích của đàm phán là thỏa thuận

• Không phải mọi cuộc đàm phán đều kết thúc bằng thỏa thuận

• Đôi khi không đạt được thỏa thuận thì lại là điều tốt

• Thời gian là một trong những yếu tố quyết định trong đàm phán Thời gian có ảnh hưởng to lớn đến tình hình đàm phán và ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả cuối cùng của đàm phán

• Không để cuộc đàm phán bị phá vỡ hoàn toàn

• Kết quả mỹ mãn là cải thiện được tình hình hiện tại của cả 2 bên

• Tiến trình của tất cả các loại đàm phán đều bị ảnh hưởng mạnh mẽ bởi nhân cách, kỹ năng, tri thức, thái độ và cảm xúc của những người trong bàn đàm phán

Từ những nguyên tắc nêu trên chúng ta có thể rút ra các kết luận sau:

- Đàm phán không phải là “một trận võ mồm” (a verbal tug of war)

- Để đàm phán thành công đòi hỏi người đàm phán phải biết xác định đúng mục tiêu, giỏi thỏa hiệp, biết thuyết phục đối tác, tạo thế cạnh tranh công bằng, công khai, chính trực để cùng mở rộng lợi ích tổng thể

- Không phải mọi tình huống đều có thể dùng đàm phán để giải quyết thành công Những sai lầm thường mắc phải trong đàm phán Các nhà đàm phán, ngay cả những người lão luyện nhất, cũng khó tránh khỏi mọi sai lầm Và một khi đã mắc sai lầm thì ít có khả năng đạt được kết quả một cách mỹ mãn Chính vì vậy, chúng

ta cần nghiên cứu kinh nghiệm của những người đi trước để giảm thiểu những sai lầm đó

Từ những kinh nghiệm của mình, nhà đàm phán John Illich (1992) cho rằng: Những sai lầm thường gặp trong đàm phán là:

- Ngồi vào bàn đàm phán với một cái đầu đầy những định kiến

- Không xác định được người có quyền quyết định cuối cùng của phía đối tác

- Không xác định được chính xác thế mạnh của mình là gì và không thể sử dụng thế mạnh đó một cách có hiệu quả

- Ngồi vào bàn đàm phán chỉ với một phương án duy nhất mà không có phương án thay thế, nên thường rơi vào thế bị động

- Không biết cách nâng cao vị thế của mình

- Không kiểm soát được những yếu tố quan trọng như: thời gian, những vấn đề cần giải quyết… mà để đối tác kéo đi theo ý muốn của họ

- Để vuột khỏi tay quyền ra yêu cầu trước - Không tận dụng được ưu thế về thời gian và địa điểm trong đàm phán

- Vội bỏ cuộc khi cuộc đàm phán có vẻ như đi vào chỗ bế tắc

- Không chọn được thời điểm hợp lý để kết thúc cuộc đàm phán

III Quá trình đàm phán:

Thành công hay thất bại trong các cuộc đàm phán của nhà quản lý có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Đàm phán thành công với khách hàng sẽ đem lại doanh thu và lợi nhuận nhiều hơn

Đàm phán thành công với nhà cung ứng có thể giúp doanh nghiệp giảm các khoản chi phí kinh doanh và nâng cao chất lượng sản phẩm Đàm phán thành công với đối tác có thể mở ra cho doanh nghiệp những cơ hội mới… Quan trọng hơn cả, đàm phán thành công giúp doanh nghiệp xây dựng, duy trì và củng cố những mối quan hệ hợp tác lâu dài Ngược lại, sai lầm trong các cuộc đàm phán có thể khiến doanh nghiệp chịu thiệt thòi, mất mát, thậm chí phá sản

Đàm phán là sự tổng hợp các phương thức mà chúng ta sử dụng để truyền đạt thông tin về điều mình mong muốn, ước nguyện và trông đợi từ người khác – cũng như là cách để chúng ta nhận thông tin về những mong muốn ước nguyện và trông đợi từ người khác dành cho mình

Quá trình đàm phán trong kinh doanh quốc tế được chia làm ba giai đoạn khác nhau Mỗi giai đoạn của quá trình đàm phán liên quan đến một phần cụ thể của quá trình và bao gồm toàn cách làm việc và tiếp xúc của bất kì bên nào có tham gia đàm phán và thực hiện trong giai đoạn đó Các bên tiếp xúc với nhau để trao đổi thông tin trong mỗi giai đoạn Mỗi giai đoạn cụ thể sẽ kết thúc khi các bên quyết định chuyển sang giai đoạn kế tiếp hoặc quyết định từ bỏ đàm phán nếu họ thấy việc tiếp tục đàm phán không có ý nghĩa gì nữa Sau đây là các giai đoạn đàm phán::

• Giai đoạn tiền đàm phán:

 Chuẩn bị

 Thảo luận

• Giai đoạn đàm phán:

 Làm rõ mục tiêu

 Đàm phán hướng tới cùng có lợi

• Giai đoạn hậu đàm phán:

 Thỏa thuận

 Thực hiện một quá trình hành động

1 Giai đoạn tiền đàm phán

 Chuẩn bị

Trước khi đàm phán diễn ra, quyết định về thời gian, địa điểm tổ chức cuộc họp cần được đưa ra để thảo luận về các vấn đề và người tham dự Thiết lập một giới hạn thời gian cũng sẽ giúp ích để tránh sự bất đồng gia tăng Bước này liên quan tới việc đảm bảo nắm bắt thực tế Thực hiện việc chuẩn bị trước khi thảo luận những bất đồng sẽ giúp tránh những căng thẳng gia tăng và lãng phí thời gian không cần thiết trong suốt cuộc họp

 Thảo luận

Trong giai đoạn này, cá nhân hoặc thành viên của mỗi bên sẽ đưa ra quan điểm Kỹ năng quan trọng trong quá trình nà là đặt câu hỏi, lắng nghe và làm rõ Có những lúc cần thiết để ghi chép lại tất cả các điểm được đưa ra trong từng tình huống khi

có nhu cầu làm rõ ràng hơn Lắng nghe là cực kì quan trọng, khi sự bất đồng xảy

ra, rất dễ mắc sai lầm khi nói quá nhiều và nghe quá ít Mỗi bên tham gia nên có cơ hội trình bày ngang nhau

2 Giai đoạn đàm phán:

 Làm rõ mục tiêu

Từ các cuộc thảo luận, mục tiêu, lợi ích và quan điểm của cả hai bên cần được làm rõ Cần thiết để lên danh sách thứ tự ưu tiên Thông qua mục tiêu rõ ràng, có thể xác định và thiết lập mục tiêu chung

 Thương lượng hướng tới kết quả win-win

Giai đoạn này tập trung vào kết quả win-win mà cả hai bên cảm thấy hài lòng về cuộc đàm phán và cảm thấy quan điểm của cả hai đều được xem xét Một kết quả win-win thường là kết quả tốt nhất, tuy nó không phải luôn luôn như vậy, nhưng thông qua đàm phán, nó là mục tiêu cuối cùng

Đề xuất các chiến lược và thỏa hiệp thay thế cần được cân nhắc ở thời điểm này Thỏa hiệp thường là phương pháp thay thế tích cực có thể thu được lợi ích lớn hơn

3 Giai đoạn hậu đàm phán

 Thỏa thuận

Thỏa thuận có thể đạt được một khi quan điểm và lợi ích của cả hai bên đều được xem xét Cần thiết để giữ một suy nghĩ cởi mở trong việc có được giải pháp Bất cứ thỏa thuận nào cũng phải được làm một cách hoàn hảo, rõ ràng để cả hai bên nắm bắt những gì được quyết định

 Thực hiện quá trình hành động

Từ thỏa thuận, một hành động sẽ được thực hiện, tiến hành thông qua quyết định Nếu không đồng ý: Nếu quá trình đàm phán thất bại và thỏa thuận không thể đạt được, cần lên kế hoạch lại cho một cuộc họp tiếp theo Điều này tránh tất cả các bên trở nên bị kích động, tranh luận, không chỉ lãng phí thời gian mà còn ảnh hưởng xấu tới mối quan hệ công việc trong tương lai

Tại cuộc họp tiếp theo, các giai đoạn đàm phán nên được lặp lại Bất kì ý tưởng hoặc lợi ích mới nên được đưa ra thảo luận và xem xét lại lần nữa Ở giai đoạn này, việc tìm kiếm những giải pháp thay thế khác hoặc có người trung gian có thể có hữu ích