Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Thịnh Phát

Trong những năm qua Việt Nam đã tiến hành công cuộc đổi mới nền kinh tế, chuyển từ nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của nhà nước. Với việc giao quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh cho các doanh nghiệp Nhà nước, tư nhân. Phát triển nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần. Đặc biệt là việc Việt Nam mở cửa nền kinh tế nhằm thu hút được các nguồn đầu tư trong và ngoài nước để đưa nền kinh tế Việt Nam bắt kịp và hội nhập với nền kinh tế khu vực và trên thế giới. Tuy nhiên nền kinh tế thị trường với tính năng động vốn có đó tạo ra môi trường cạnh tranh gay gắt và đầy rẫy những khó khăn thử thách, đòi hỏi các doanh nghiệp phải quan tâm đến tất cả các khâu trong quá trình sản xuất, từ khi doanh nghiệp bỏ vốn ra đến khi doanh nghiệp thu hồi vốn về sao cho chi phí bỏ ra là thấp nhất lại có thể thu được lợi nhuận là cao nhất. Có như vậy doanh nghiệp mới bù đắp được những chi phí bỏ ra đảm bảo có lời nhằm thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước, cải thiện đời sống người lao động, tăng tích luỹ và thực hiện tái sản xuất mở rộng góp phần xây dựng và phát triển nền kinh tế đất nước. Xuất phát từ nhận thức đó, trong thời gian thực tập và tìm hiểu thực tế tại công ty TNHH Thịnh Phát, em nhận thấy tầm quan trọng của nguyên vật liệu và những vấn đề chưa được hoàn thiện trong công tác kế toán nguyên vật liệu. Được sự hướng dẫn của cô Nguyễn Thị Hồng Thúy, cùng với sự giúp đỡ và tạo điều kiện của cán bộ nhân viên kế toán của phòng kế toán công ty TNHH Thịnh Phát em đã mạnh dạn đi sâu nghiên cứu đề tài: “ Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Thịnh Phát”. Để hiểu rõ hơn về thực tiễn công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Thịnh Phát. Vận dụng kiến thức đã học và nghiên cứu ở trường kết hợp với thực tế ở công ty tìm ra những biện pháp khắc phục nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Thịnh Phát.

LỜI MỞ ĐẦU

Trong những năm qua Việt Nam đã tiến hành công cuộc đổi mới nền kinh tế, chuyển từ nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của nhà nước Với việc giao quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh cho các doanh nghiệp Nhà nước, tư nhân Phát triển nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần Đặc biệt là việc Việt Nam mở cửa nền kinh tế nhằm thu hút được các nguồn đầu tư trong

và ngoài nước để đưa nền kinh tế Việt Nam bắt kịp và hội nhập với nền kinh

tế khu vực và trên thế giới

Tuy nhiên nền kinh tế thị trường với tính năng động vốn có đó tạo ra môi trường cạnh tranh gay gắt và đầy rẫy những khó khăn thử thách, đòi hỏi các doanh nghiệp phải quan tâm đến tất cả các khâu trong quá trình sản xuất, từ khi doanh nghiệp bỏ vốn ra đến khi doanh nghiệp thu hồi vốn về sao cho chi phí bỏ ra là thấp nhất lại có thể thu được lợi nhuận là cao nhất Có như vậy doanh nghiệp mới bù đắp được những chi phí bỏ ra đảm bảo có lời nhằm thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước, cải thiện đời sống người lao động, tăng tích luỹ và thực hiện tái sản xuất mở rộng góp phần xây dựng và phát triển nền kinh tế đất nước

Xuất phát từ nhận thức đó, trong thời gian thực tập và tìm hiểu thực tế tại công ty TNHH Thịnh Phát, em nhận thấy tầm quan trọng của nguyên vật liệu và những vấn đề chưa được hoàn thiện trong công tác kế toán nguyên vật

liệu Được sự hướng dẫn của cô Nguyễn Thị Hồng Thúy, cùng với sự giúp

đỡ và tạo điều kiện của cán bộ nhân viên kế toán của phòng kế toán công ty

TNHH Thịnh Phát em đã mạnh dạn đi sâu nghiên cứu đề tài: “ Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Thịnh Phát” Để hiểu rõ hơn về thực

tiễn công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Thịnh Phát Vận dụng kiến thức đã học và nghiên cứu ở trường kết hợp với thực tế ở công ty tìm ra

những biện pháp khắc phục nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Thịnh Phát Chuyên đề gồm 3 Chương

Chuơng1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty TNHH Thịnh Phát

Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Thịnh Phát

Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Thịnh Phát

Do thời gian thực tập ngắn và khả năng của bản thân cũng hạn chế nên

đề tài khó tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy, em rất mong nhận được ý kiến chỉ bảo, đóng góp của các thầy cô và các bạn để chuyên đề này được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG I : ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT

LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH THỊNH PHÁT

Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là đối tượng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh – Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, bị tiêu hao toàn bộ và chuyển giá trị một lần vào chi phí sản xuất lao động trong kỳ Sự tiêu hao của nguyên vật liệu quyết định đến chất lượng và giá thành của sản phẩm Nguyên vật liệu là nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, trước yêu cầu của nền kinh tế thị trường

1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty TNHH Thịnh phát

1.1.1 khái niệm nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động doanh nghiệp mua

ngoài hoặc tự chế dùng cho sản xuất, kinh doanh, cung cấp dịch vụ Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, kinh doanh nhất định Khi tham gia vào quá trình sản xuất, kinh doanh dưới tác động của lao động, nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo thành thực thể của sản phẩm

Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh giá trị nguyên vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo nên giá trị của sản phẩm dịch vụ tuỳ thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì giá trị nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn và chủ yếu trong giá trị sản phẩm

1.1.2 Đặc điểm

Đối với các doanh nghiệp sản xuất, chi phí về các loại nguyên vật liệu thường chiếm tỉ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản

phẩm Do đó việc cung cấp nguyên vật liệu có đầy đủ hay không sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sản xuất của doanh nghiệp và cũng không thể tiến hành sản xuất nếu không thể tiến hành sản xuất nếu không có nguyên vật liệu, nhưng khi đưa nguyên vật liệu vào sản xuất các sản phẩm tạo ra có

đủ sức cạnh tranh hay không phần lớn phụ thuộc vào chất lượng của nguyên vật liệu

NVL có đảm bảo đúng quy cách, chủng loại, sự đa dạng thì sản phẩm sản xuất mới đạt được yêu cầu và phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng ngày càng cao của xã hội

Như ta đã biết, trong quá trình sản xuất vật liệu bị tiêu hao toàn bộ không giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu, giá trị của nó chuyển một lần toàn bộ vào giá trị sản phẩm mới tạo ra Do đó, tăng cường quản lý công tác

kế toán NVL đảm bảo việc sử dụng tiết kiệm và hiệu quả nhằm hạ thấp chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập cho Doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng Việc quản lý vật liệu phải bao gồm các mặt như: số lượng cung cấp, chất lượng chủng loại và giá trị Bởi vậy, công tác kế toán NVL là điều kiện không thể thiếu được trong toàn bộ công tác quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước nhằm cung cấp kịp thời đầy đủ và đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất, kiểm tra được các định mức dự trữ, tiết kiệm vật liệu trong sản xuất, ngăn ngừa và hạn chế mất mát, hư hỏng, lãng phí trong tất

cả các khâu của quá trình sản xuất Đặc biệt là cung cấp thông tin cho các bộ phận kế toán nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ kế toán quản trị

Vì vậy ngoài việc thực hiện đúng theo quy trình công nghệ, chất lượng nguyên vật liệu là một yếu tố hết sức quan trọng Đây cũng là vấn đề mà mỗi doanh nghiệp sản xuất đều phải quan tâm, trên tất cả các phương diện khác nhau nguyên vật liệu giữ một vị trí rất quan trọng trong quá trình sản xuất

- Về mặt giá trị: Dưới tác động của sức lao động cùng tư liệu lao động ở một chu kỳ sản xuất nguyên vật liệu sẽ chuyển dịch một lần vào quy trình sản xuất dưới dạng chi phí tiêu hao để hình thành giá trị sản phẩm mới mang đầy

đủ chức năng vốn có của sản phẩm đó là: chất lương, giá trị sử dụng…

- Về mặt kinh tế: Chi phí nguyên vật liệu thường chíêm một tỉ trọng rất lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và gía thành sản phẩm Việc kiểm tra chi phí nguyên vật liệu có ý nghĩa quan trọng đối với việc tính giá thành và chất lượng sản phẩm Vì thế giảm được chi phí nguyên vật liệu mới có thể giảm được chi phí sản xuất, từ đó hạ thấp giá thành sản phẩm, đó là một trong các yếu tố quyết định đến thành công của quản lý kinh doanh Đối với ngành công nghiệp nếu hạ 0.5% giá thành của sản phẩm thì mức tiêu hao nguyên vật liệu giảm có gía trị tương đương hàng trăm tỉ đồng Cần phải tập trung quản lý chặt chẽ chi phí nguyên vật liệu ở tất cả các khâu từ khâu thu mua, bảo quản đến sản xuất để giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu tối

đa, tối thiểu và ở một chừng mực nhất định giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu cũng là cơ sở để tăng thêm sản phẩm cho xã hội, tuy nhiên chất lượng sản phẩm phải không thay đổi

- Về mặt vốn: nguyên vật liệu là một thành phần quan trọng của vốn lưu động trong doanh nghiệp nhất là vốn dự trữ Do đó cần phải tổ chức quản lý

sử dụng tốt nguyên vật liệu mới gúp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tránh tình trạng ứ đọng vốn và sử dụng lãng phí

Có thể nói nguyên vật liệu có vai trò hết sức quan trọng trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu phải được tổ chức quản lý trên tất cả các phương diện về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị, thời hạn cung cấp Vì thế tổ chức tốt công tác nguyên vật liệu là tất yếu nhằm thúc đẩy việc cung cấp thường xuyên kịp thời, đồng bộ những nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất

1.1.3 : Phân loại nguyên vật liệu tại công ty

Bảng kê các loại NVL của công ty

Trong các doanh nghiệp sản xuất, muốn sản xuất ra các sản phẩm phải

sử dụng các nguyên vật liệu khác nhau, mỗi loại nguyên vật liệu có vai trò, công dụng, tính chất lý hóa khác nhau để phục vụ cho việc hạch toán nguyên vật liệu doanh nghiệp phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu Phân loại nguyên vật liệu là việc phân chia nguyên vật liệu của doanh nghiệp ra thành các loại, các nhóm theo tiêu thức phân loại nhất định

Việc phân loại nguyên vật liệu nhằm phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh Tùy theo từng loại hình doanh nghiệp mà nguyên vật liệu được phân loại khác nhau.Nên để theo dõi tốt các loại vật liệu tránh mất mát kế toán đã tiến hành phân như sau :

- Nguyên vật liệu chính : Là những nguyên vật liệu sau quá trình gia công chế biến sẽ thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (Bông cho nhà máy dệt, xi măng, sắt thép cho các công trình xây dựng cơ bản ) Ngoài ra, thuộc nguyên vật liệu chính còn bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài để tiếp tục chế biến

Trong công ty, nguyên vật liệu bao gồm nhiều thứ, nhiều chủng loại khác nhau về mẫu mã, tính chất, công dụng, tính năng Nguyên vật liệu luôn biến động do quá trình xuất nhập phục vụ cho sản xuất do đó để có thể hạch toán

và quản lý được tốt cần thiết phải phân loại nguyên vật liệu trên cơ sở công dụng, tính năng của từng loại nguyên vật liệu mà công ty đó phân loại nguyên vật liệu như sau:

Nguyên vật liệu chính: Nhựa PP, hạt nhựa PE, hạt nhựa màu xanh, hạt nhựa tái sinh… số lượng nhiều, có màu theo quy định của vật tư nguyên vật liệu là như nhau.

- Nguyên vật liệu phụ : là đối tượng lao động chỉ có tác dụng phu trong quá trình sản xuất , chế tạo sản phẩm Làm tăng chất lương nvl chính và sản phẩm , phục vụ cho công tác quản lý , phục vụ sản xuất như các loai bột tẩy

Ví dụ: Thuốc nhuộm thuốc tảy trong doanh nghiệp dệt, Sơn, vecni trong sản xuất xe đạp, sản xuất gỗ, Xà phòng, dầu mỡ để đảm bảo cho điều kiện lao động được tiến hành bình thường và dùng để bảo quản tư liệu lao động

- Nhiên liệu : Cũng là vật liệu phụ do tính chất lý hóa đặc biệt và có vai trò quan trọng sản xuất kinh doanh nên đươc xếp thành loại riêng để có chế độ bảo quản , sử đụng thích hợp Nhiên liệu bao gồm các lọa ở thể lỏng , khí , rắn

Ví dụ: Xăng dầu, than củi

- Phụ tùng thay thế : Là các chi tiêt, bộ phận dùng để thay thế sửa chửa máy móc , thiết bị sản xuất , phương tiện vận tải …

Ví dụ: Vòng bi, vòng đệm, săm lốp

- Phế liệu : Là các loại vật liệu loại ra ngoài trong quá trình sản xuất sản phẩm như phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định

1.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại công ty

Để cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục không bị ngưng trệ thì công

tác thu mua nguyên vật liệu phải đảm bảo đúng kế hoạch đúng thủ tục, nguyên vật liệu phải được nhập kho kịp thời Đảm bảo được điều này công tác kế toán đầu vào phải luôn luôn nắm bắt được thông tin một cách nhanh nhất, phối hợp chặt chẽ giữa khâu sử dụng và khâu quản lý nguyên vật liệu

Công tác thu mua nguyên vật liệu của công ty được tiến hành chủ yếu

từ nguồn bên ngoài và thực hiện kế hoạch thu mua đã được định sẵn Phòng vật tư lập kế hoạch và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh trong tháng

Các loại nguyên vật liệu được nhập kho theo đúng quy định Sau khi

đã hoàn tất các thủ tục thu mua các hóa đơn được chuyển lên phòng kế toán của công ty, kế toán tính ra số tiền trên mỗi phiếu nhập theo công thức:

Số tiền = Đơn giá x Số lượng

Hình thức kế toán mà công ty áp dụng là hình thức nhật ký chứng từ Theo hình thức này, các nghiệp vụ thu mua và nhập kho nguyên vật liệu ở công ty được phản ánh trên sổ “ Sổ chi tiết thanh toán với người bán” và “ nhật ký chứng từ ”

Khi mua nguyên vật liệu, các bộ phận cung ứng nhận hóa đơn và áp tải chuyển hàng về tận kho của công ty Do đó không có trường hợp hóa đơn

về trước hay về sau khi hàng về Vì vậy kế toán nguyên vật liệu không sử dụng TK 151

Sổ chi tiết thanh toán với người bán được mở để theo dõi tình hình thanh toán với người cung cấp trong kỳ

Một đơn vị có quan hệ thường xuyên với công ty được theo dõi trên một tháng sổ Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập vật liệu kế toán tiến hành ghi “ Sổ thanh toán với người bán”

1.3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty TNHH thịnh phát

Quản lý nguyên vật liệu là công tác không thể thiếu được trong bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào và nó là một yêu cầu tất yếu khách quan của mọi doanh nghiệp sản xuất Tổ chức quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu sẽ hạn chế được những mất mát, giảm bớt những rủi ro, thiệt hại xảy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Quản lý tốt nguyên vật liệu cũng là

điều kiện để xác định hiệu quả kinh doanh và đánh giá tài sản của đơn vị một cách đầy đủ, xác thực, đảm bảo tính khách quan của thông tin trình bày trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp Muốn được như thế thì cụng tác quản lý nguyên vật liệu phải đảm bảo yêu cầu ở tất cả các khâu.

- Nguyên vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất, thường xuyên biến động Các doanh nghiệp phải tiến hành mua nguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời cho sản xuất, chế tạo sản phẩm và phục vụ cho nhu cầu quản lý khác của doanh nghiệp Do vậy ở khâu thu mua đòi hỏi phải quản lý về khối lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí mua cũng như kế hoạch mua theo đúng thời gian phù hợp với kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp

- Việc tổ chức kho tàng bến bãi, trang bị đầy đủ phương tiện, cân đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại nguyên vật liệu tránh hư hỏng mất mát hao hụt, đảm bảo an toàn là một trong các yêu cầu quản lý đối với nguyờn vật liệu

- Trong khâu sử dụng đòi hỏi phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức và dự toán chi phí, điều đó có ý nghĩa to lớn trong việc hạ thấp chi phí, giảm giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tăng tích lũy cho doanh nghiệp Do vậy trong khâu này cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình sản xuất, tiêu dùng và sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất

- Ở khâu dự trữ, doanh nghiệp phải xác định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra bình thường, không bị ngưng trệ, gián đoạn do việc cung cấp nguyên vật liệu không kịp thời hoặc dẫn đến tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều

- Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương pháp hạch toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp, tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong

quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh Cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.

- Việc quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu từ khâu thu mua đến khâu bảo quản, sử dụng và dự trữ là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý tài sản của doanh nghiệp

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI

CÔNG TY TNHH THỊNH PHÁT 2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty

2.1.1 Chứng từ kế toán sử dụng

- Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghịêp, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan tới việc nhập, xuất nguyên vật liệu đều phải được lập chứng từ kế toán một cách kịp thời, đầy đủ, thống nhất, chính xác theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về vật liệu đã được nhà nước quy định

- Theo “Hệ thống chế độ kế toán áp dụng tại doanh nghiệp” hướng dẫn

về chứng từ kế toán áp dụng tại doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính quy định các chứng từ sử dụng cho việc hạch toán nguyên vật liệu

- Phiếu nhập kho (Mẫu 01 – VT)

- Phiếu xuất kho (Mẫu 02 – VT)

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 03 – VT)

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 04 – VT)

- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 05 – VT)

- Phiếu thu, phiếu chi

- Hóa đơn GTGT

- Biên bản kiểm nghiêm vật tư

- Bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn kho

- Thẻ kho

- ………

Và các chứng từ khác tùy thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp phụ thuộc vào các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khác nhau Đối với những chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập Người

lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành

2.1.2 Kế toán chi tiết nghiệp vụ tăng nguyên vật liệu

Theo chế độ kế toán quy định, tất cả các loại vật liệu mua về đến công ty đều phải tiến hành kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho

Nhập kho nguyên vật liệu : Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà tiến hành ký hợp đồng với các nhà cung cấp để mua nguyên vật liệu Trên cơ sở các hợp đồng đã ký kết doanh nghiệp làm thủ tục mua nguyên vật liệu, khi nguyên vật liệu đã về đến kho trước khi nhập kho nguyên vật liệu phải qua kiểm nghiệm, ở phòng vật tư tiến hành lập phiếu nhập kho, thủ kho giữ lại một liên để ghi thẻ trước khi chuyển lên phòng kế toán để ghi hóa đơn và sổ kế toán liên quan

Khi vật liệu, công cụ dụng cụ được chuyển đến công ty, người đi nhận hàng (nhân viên tiếp liệu) phải mang hoá đơn của bên bán vật liệu, công cụ dụng cụ lên phòng kinh tế kế hoạch, kỹ thuật, tiếp thị, trong hoá đơn đã ghi rõ các chỉ tiêu: chủng loại, quy cách vật liệu, khối lượng vật liệu, đơn giá vật liệu, thành tiền, hình thức thanh toán

Căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán, phòng kinh tế kế hoạch, kỹ thuật, tiếp thị xem xét tính hợp lý của hoá đơn, nếu nội dung ghi trong hoá đơn phù hợp với hợp đồng đã ký, đúng chủng loại, đủ số lượng, chất lượng đảm bảo thì đồng ý nhập kho số vật liệu đó đồng thời nhập thành 2 liên phiếu nhập kho

Người lập phiếu nhập kho phải đánh số hiệu phiếu nhập và vào thẻ kho rồi giao cả 2 liên cho người nhận hàng Người nhận hàng mang hoá đơn kiêm phiếu xuất kho và 2 liên phiếu nhập kho tới để nhận hàng Thủ kho tiến hành kiểm nhận số lượng và chất lượng ghi vào cột thu nhập rồi ký nhận cả 2 liên phiếu nhập kho, sau đó vào thẻ kho Cuối ngày thủ kho phải chuyển cho kế

toán vật liệu một phiếu liên nhập còn một liên phiếu phải nhập (kèm theo hoá đơn kiêm phiếu xuất kho) chuyển cho kế toán công nợ để theo dõi thanh toán Đồng thời kế toán vật liệu phải đối chiếu theo dõi kế toán công nợ để phát hiện những trường hợp thủ kho còn thiếu phiếu nhập kho chưa vào thẻ kho hoặc nhân viên tiếp liệu chưa mang chứng từ hoá đơn đến thanh toán nợ Kế toán theo dõi công nợ phải thường xuyên theo dõi thông báo số nợ của từng người và có biện pháp thanh toán dứt điểm tránh tình trạng nợ lần dây dưa.

Sơ đồ 2.1: Thủ tục nhập kho được biểu diễn theo sơ đồ sau:

Hàng tháng nhân viên giữ kho mang chứng từ của mình lên phòng kế

toán công ty để đối chiếu số liệu giữa phiếu nhập kho và thẻ kho, đồng thời kế toán rút sổ số dư cuối tháng và ký xác nhận vào thẻ kho

Bắt đầu từ những chứng từ gốc sau đây, kế toán vật liệu sẽ tiến hành công việc của mình

NVL của công ty chủ yếu là mua ngoài Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và giá NVL nhập kho được tính theo giá thực tế, tùy theo nguồn nhập vật liệu của công ty mà giá trị của chúng được xác định theo các cách sau :

Vật liệu,

cụng cụ

dụng cụ

Ban kiểm nghiệm

Phòng kỹ thuật vật tư,tiếp thị

Nhập kho Hóa đơn

Phòng kế toán

Hóa đơn Biên bản kiểm nghiệm

Phiếu Nhập kho

Giá Thực Tế Thuế NK Chi Phí các khoản Của NVL mua = Giá Mua + (nếu có) + Vân chuyển - giảm trừ

Ngoài NK Bốc Dỡ

Căn cứ vào HĐ GTGT kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho thành 3 liên

1 liên lưu tại gốc

1 liên cho thủ kho

1 liên cho kế toán

Phiếu nhập kho của công ty lập để phù hợp với yêu cầu quản lý của công

ty mình và thuận tiện cho công tác hạch toán Vì vậy trong phiếu nhập kho của công ty đã tách giá trị thực tế nhập kho của NVL, thuế GTGT đầu vào

Do đó kế toán thanh toán cũng như kế toán vật tư sẽ dễ dàng hơn trong việc hạch toán thanh toán cũng như hạch toán vật tư vì khi đó giá trị thực tế của vật tư nhập, thuế GTGT và tổng giá thanh toán đã được xác định rõ ràng Cụ thể phiếu nhập kho của sản phẩm mua về được viết theo mẫu sau:

Ngày 06 công ty mua557,3 kg nhựa pp với đơn giá 6.500đ, và 475,5 hạt nhựa xanh với đơn giá 5.500 đ, thuế gtgt 10%

Bảng biểu:2.1

Mẫu sổ 01 GTKL-3LL LY/2008B 071814

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

(Liên 2: Giao cho khách)

Ngày 06 tháng 10 năm 2011

Đơn vị bán hàng: Công ty nhựa Hà Nội

Địa chỉ: Thanh Xuân Hà Nội

Số tài khoản………

Điện thoại……… MST: 2400152089

Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Nam

Tên đơn vị: Công ty TNHH Thịnh Phát

Địa chỉ: Khu công nghiệp Ngọc Hòa – Chương Mỹ - Hà Nội

Số tiền viết bằng chữ:Sáu triệu tám trăm sáu mươi mốt nghìn bốn trăm bảy mươi đồng

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn Vị

Nhận đươc hóa đơn và vật tư, Công ty tiến hành kiểm tra, Biên bản kiểm nghiệm vật tư của phòng kế hoạch được viết như sau:

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ

Ngày 06/10/2011

- Căn cứ vào hóa đơn ngày 06/10/2011

Biên bản kiểm ngiệm gồm :

+ Ông Hoàng Mạnh Hùng: Phòng nhân sự

+ Ông Hồ Duy Bình: Ủy viên

+ Ông Thái Hữu Cường: Thủ kho

Đã kiểm nghiệm vật tư :

Đại diện bên kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban

( Ký, họ tên) (ký ,họ tên) (ký , họ tên)

Khi hàng về công ty sẽ lập một ban kiểm nghiệm để tiến hành kiểm nghiệm vật tư xem có đúng số lượng , quy cách vật tư không , nếu đúng sẽ tiến hành nhập kho , còn sản phẩm nào không đạt sẻ xuất trả hoặc đề nghị giảm giá Biên bản kiểm nghiệm vật tư sẽ được chia thành 03 tờ: 01 tờ do phòng

kế hoạch giữ, 01 tờ do Ban kiểm nghiệm vật tư giữ và 01 tờ do thủ kho giữ.Sau khi nhận được hóa đơn cuả người bán và biên bản kiểm nghiệm vật

tư của phòng kế hoach, phòng kế toán bắt đầu lập phiếu nhập kho cho sổ vật

tư trên

Họ, tên người giao hàng: Công ty Nhựa Hà Nội

Theo: HĐ GTGT Số 071814 ngày 06 tháng 09 năm 2011 của Công ty TNHH thịnh phát

Nhập tại kho: chính Công ty

Theo CT

Thực nhập

- 01 liên lưu ở thủ kho

- 02 liên giao cho người đi mua giữ cùng hóa đơn để sao đó giao cho phòng kế toán làm cơ sở thanh toán

Bảng biểu 2.4

Đơn vị:Công ty TNHH Thịnh Phát

Địa chỉ: Khu CN Ngọc Hòa-Chương Mỹ-HN (ban hành theo QĐ số Mẫu số 02-TT

15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

Họ tên người nhận tiền : Nguyễn Văn Nam

Địa chỉ : công ty nhựa Hà Nội

Lý do chi : Chi trả tiền mua NVL nhựa

(ký, họ tên)

Thủ quỹ

(ký, họ tên)

Người lập phiếu

(ký, họ tên)

Người nhận tiền

Địa chỉ: Bắc giang

Số tài Khoản………

Điện thoại……… MST: 2400152089

Họ tên người mua hàng: Chị Thu

Tên đơn vị: Công ty TNHH Thịnh Phát

Địa chỉ: Khu công nghiệp Ngọc Hòa – Chương Mỹ - Hà Nội

Số tiền viết bằng chữ : bốn mươi ba triệu năm trăm hai mươi bảy nghìn chín trăm sáu mươi đồng

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

QĐ:15/2006/QĐ-Bộ trưởng BTC

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày 15 tháng 10 năm 2011 Nợ: 152

Họ, tên người giao hàng: Công ty TNHH Kim Khí Tuấn Đạt

Theo: HĐ GTGT Số 0020589 ngày 15 tháng 10 năm 2011 của Công ty TNHH Kim Khí Tuấn Đạt

Nhập tại kho: Công ty Địa điểm:

Số lượngTheo CT

Thực nhập

2.1.3 Kế toán chi tiết nghiệp vụ giảm nguyên vật liệu

Tại công ty TNHH Thịnh Phát đánh giá NVL xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước

Công ty sử dụng theo phương pháp này để số NVL nào nhập trước sẽ xuất trước , xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất

Muốn sản xuất sản phẩm cần có nguyên liệu vật liệu Khi đó bộ phận sản xuất phải có phiếu yêu cầu đưa cho bên thực hiện xuất kho Với yêu cầu nguyên liệu vật liệu cho mỗi sản phẩm phải đúng quy cách , phẩm chất, số lượng và phải dựa trên những kế toán định mức mà phòng kế hoạch đưa ra

Khi đã có phiếu yêu cầu của bộ phận sản xuất và ban vật tư có thể cung ứng được , thì ban vật tư sẽ viết phiếu xuất kho , mỗi phiếu xuất kho được lập thành ba liên :

Liên 1 : lưu ở bộ phận lập phiếu

Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và cuối tháng chuyển cho kế toán nguyên liệu vật liệu để ghi vào cột đơn giá ,cột thành tiền của phiếu xuất kho rồi ghi vào sổ kế toán

Liên 3: người nhận giữ để ghi vào sổ kế toán bộ phận sử dụng

Đối với loại nguyên liệu vật liệu mà nhu cầu sử dụng trong tháng ít không thường xuyên , khi phát sinh nhu cầu sử dụng bộ phận lập phiếu xuất kho lập thành hai bản Căn cứ vào phiếu xuất kho vật tư , Thủ kho xuất kho

và ghi số lượng xuất vào phiếu ,người nhận và thủ kho kí vào hai liên

Liên1 : giao cho người nhận vật tư

Liên 2: Thủ kho giữ để làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán nguyên liệu vật liệu làm căn cứ để ghi sổ

Minh hoạ thủ tục xuất kho : gồm phiếu xuất

- Công thức tính giá NVL

Trị Giá Thực Số Lượng Đơn Giá Thực

Tế NVL = NVL Xuất * Tế lô hàng

Căn cứ vao giấy đề nghị xuất kho của bộ phân sử dụng, phòng kế hoạch vật tu sẽ duyệt và tiến hành viết phiếu xuất kho để thủ kho xuất NVL cho phân xưởng và tổ sản xuất

Ngày 10 tháng 10 năm 2011 phòng kế hoạch vật tư nhận được giấy đề nghị xuất vật tư như sau:

Bảng biểu: 2.7

Đơn vị: công ty TNHH Thịnh Phát

Địa chỉ:Khu CN Ngọc Hòa – Chương Mỹ - HN

GIẤY ĐỀ NGHỊ XUÁT VẬT TƯ

(Viết bằng chữ: )

Phụ trách cung tiêu Thủ kho Người nhận Phụ trách đơn vị

(ký, họ tên) (Ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)

giá

Thành tiền

Xin cấp

Thực cấp

Sau khi nhận được giấy đề nghị xuất kho thì phòng kế hoạch vật tư viết phiếu xuất kho

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày 10 tháng 10 năm 2011 Nợ: 621

Họ, tên người nhận hàng: Nguyễn Thu Lan

Nội dung: Xuất nguyên vật liệu dùng làm con nở nhựa

Xuất tại kho:chinh Công ty Địa điểm:

Số lượngTheo

CT

Thực Xuất

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày 20 tháng 10 năm 2011 Nợ: 621

Họ, tên người lĩnh: Hoàng Mạnh Hưng

Nội dung: Xuất nguyên vật liệu để vận hành máy

Xuất tại kho:chính Công ty Địa điểm:Khu CN Ngọc Hòa-Chương HN

Mỹ-Số lượngTheo CT

Thực Xuất

- Cơ sở lập: Căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng đơn vị nhận được và căn

cứ biên bản kiểm kê nguyên vật liệu mua về để biết được số lượng và giá trị của nguyên vật liệu nhập kho xuất kho

- Phương pháp lập:

+ Cột A: ghi số thứ tự của nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho

+ Cột B: ghi tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư

+ Cột C: ghi đơn vị tính của nguyên vật liệu

+ Cột 1: ghi số lượng theo hóa đơn GTGT

+ Cột 2: ghi số lượng thực nhập kho, xuất kho

+ Cột 3: ghi đơn giá nhập, xuất kho của nguyên vật liệu

+ Cột 4: ghi trị giá nhập, xuất kho của nguyên vật liệu (4=3x2)

* Thẻ kho

Phương pháp kế toán chi tiết NVL doanh nghiệp áp dụng

Tại công ty TNHH Thịnh Phát do đặc điểm của NVL nên công ty đã hạch toán theo phương pháp thẻ song song

Sơ đồ:2.2Trình tự kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song

song

Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

Ở kho: Thủ kho mở thẻ kho theo dõi chi tiết từng loại nguyên vật liệu mỗi loại được ghi trên một tờ thẻ kho trong cả năm và chỉ về mặt số lượng

Sau khi ghi thẻ kho xong, cuối tháng chuyển chứng từ phiếu nhập, phiếu xuất lên phòng kế toán tài vụ của công ty Thủ kho phải thường xuyên theo dõi, đối chiếu số thực tế tồn và số tồn trên thẻ kho Cuối tháng thủ kho tính ra tổng số nhập xuất tồn cho từng loại nguyên vật liệu

Hàng ngày nguyên vật liệu mua về tiến hành công tác nhập kho, thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu để ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho liên quan và tính ra số tồn

Thẻ kho

Phiếu xuất kho

Sổ chi tiết hàng hóa

Phiếu nhập kho

Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn kho NVL

Sử dụng thẻ kho để biết tình hình N- X- T tong ngày của tổng NVLĐồng thời phân loại thành phiếu nhập , phiếu xuất riêng Theo định kỳ thủ kho phải gửi thẻ cho phòng kêt toán

NVL tồn = NVL tồn đầu + NVL nhập - NVL

Với phương pháp ghi thẻ song song mà công ty áp dụng có:

Ưu điểm: Là ghi chép đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu kiểm tra số liệu, quản lý chặt các số liệu về nguyên vật liệu trên cả hai mặt giá trị và số lượng nhập xuất tồn

Nhược điểm: Cũng nhiều những bất cập không phù hợp với tình hình thực tế hiện nay do công ty có rất nhiều chủng loại nguyên vật liệu, việc ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và kế toán là không cần thiết tốn nhiều thời gian công sức

căn cứ vào các phiếu nhập, xuất kế toán phân loại chi tiết và ghi chép vào thẻ kho tương ứng của từng loại vật tư

- Phương pháp lập: Căn cứ vào cột thực nhập của phiếu nhập kho và phiếu xuất kho để điên vào cột số lượng nhập, xuất của thẻ kho Cuối ngày ghi số tồn vào cột tồn

+ Cột A: ghi số thứ tự

Ngày lập thẻ: Ngày 06 tháng 10 năm 2011

Tên vật tư :Hạt nhựa pp

+ Cột B: ghi ngày tháng ghi vào thẻ kho

+ Cột C, D: ghi số hiệu của phiếu nhập, phiếu xuất

+ Cột E: ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh

+ Cột F: ghi ngày tháng phát sinh nghiệp vụ nhập, xuất

+ Cột 1, 2, 3: ghi số lượng vật liệu nhập, xuất, tồn

SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ

Năm 2011

TK: 152 ( 1521)

Tên vật tư: Hạt nhựa PP

Tại kho vật tưChứng từ

Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, đóng dấu, họ tên)

Căn cứ lập: Căn cứ vào phiếu nhập kho và phiếu xuất kho kế toán ghi vào các chỉ tiêu tương ứng, mỗi chứng từ ghi một dũng.

- Phương pháp lập: Hàng ngày, căn cứ vào phiếu nhập kho và phiếu xuất kho ghi số lượng vào thẻ kho, tính ra giá trị nhập, xuất của nguyên vật liệu trong kỳ

+ Cột A, B: ghi số hiệu và ngày tháng của phiếu nhập, xuất

+ Cột C: ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh

+ Cột 1: đơn giá căn cứ vào phiếu nhập, xuất

+ Cột 2, 4, 6: ghi số lượng nhập, xuất, tồn của vật liệu

+ Cột 3, 5, 7: ghi giá trị nhập, xuất, tồn của vật liệu