Hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần công nghệ và phân phối Toàn Cầu

Cùng với sự phát triển của nền kinh tế quốc dân trong mấy năm qua, xét trên tất cả các lĩnh vực ngành, nghề đã không từng lớn mạnh.Đặc biệt khi nước ta tiến hành công cuộc “Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa” một cách sâu rộng, toàn diện. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, để cạnh tranh với các doanh nghiệp cũng như đảm bảo được uy tín cho doanh nghiệp phải đưa vào chất lượng mặt hàng và khả năng thanh toán của doanh nghiệp cùng với các hình thức quản lý, kinh doanh, quảng cáo,… Để làm tốt được những công việc ấy trước tiên doanh nghiệp phải có số vốn lớn. Vốn bằng tiền của doanh nghiệp là tài sản tồn tại trực tiếp dưới hình thức tiền tệ bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi Ngân hàng và tiền đang chuyển. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền vừa được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư, hàng hóa để sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán hoặc thu hồi các khoản nợ. Chính vì vậy quy mô vốn bằng tiền phản ánh khả năng thanh toán tức thời của doanh nghiệp và là bộ phận của vốn lưu động. Mặt khác, vốn bằng tiền là loại vốn đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ. Đặc biệt là trong thời đại kinh tế ngày nay, việc tăng cường quản lý vốn bằng tiền trong các doanh nghiệp là hết sức cần thiết vì trong quá trình luân chuyển vốn bằng tiền rất dễ bị tham ô, lợi dụng, mất mát. Do vậy, việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ nguyên tắc, chế độ quản lý chặt chẽ và khoa học. Xuất phát từ những vấn đề trên và sau thời gian học tập tại trường cũng như quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần công nghệ và phân phối Toàn Cầu, em đã được sự giúp đỡ rất nhiều từ phía cô giáo PGS.TS.Nguyễn Minh Phương cùng các anh, chị trong phòng Tài chính - Kế toán, em đã chọn đề tài :“Hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần công nghệ và phân phối Toàn Cầu ”

MỤC LỤC

MỤC LỤC i

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT iii

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ iv

LỜI NÓI ĐẦU 1

PHẦN I 3

ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VÀ PHÂN PHỐI TOÀN CẦU .3

1.1 Đặc điểm vốn bằng tiền của Công ty 3

Các luồng tiền thu vào: 4

Các luồng tiền chi ra: 5

1.3 Phản ánh đặc điểm vốn bằng tiền và yêu cầu quản lý vốn bằng tiền tới tổ chức kế toán công ty : 11

PHẦN II 13

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VÀ PHÂN PHỐI TOÀN CẦU 13

2.1.Thủ tục chứng từ 13

2.1.2.Tiền gửi ngân hàng: 15

2.2.Kế toán chi tiết vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần công nghệ và phân phối Toàn Cầu : 18

2.2.2.Ghi sổ chi tiết TGNH 24

2.3.Kế toán tổng hợp vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần công nghệ và phân phối Toàn Cầu 32

2.3.1.Quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp tiền mặt tại quỹ: 32

2.3.2.Quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp TGNH 37

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

CÔNG NGHỆ VÀ PHÂN PHỐI TOÀN CẦU 44

3.1.Đánh giá chung về thực trạng kế toán vốn bằng tiền tại Công ty và phương hướng hoàn thiện 44

3.1.1 Ưu điểm 44

3.1.2 Nhược điểm 45

3.1.3 Phương hướng hoàn thiện 45

3.2.Các giải pháp hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền tại Công ty 47

3.2.1 Về công tác quản lý vốn bằng tiền .47

3.2.2 Về tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán 48

3.2.3 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ 48

3.2.4 Về sổ kế toán chi tiết 49

3.2.5 Về sổ kế toán tổng hợp 49

3.2.6 Về báo cáo kế toán liên quan đến vốn bằng tiền 49

3.3.Điều kiện thực hiện giải pháp 50

KẾT LUẬN viii

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ix

NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP x

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN xi

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN xii

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ

MỤC LỤC i

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT iii

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ iv

LỜI NÓI ĐẦU 1

PHẦN I 3

ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VÀ PHÂN PHỐI TOÀN CẦU .3

1.1 Đặc điểm vốn bằng tiền của Công ty 3

Các luồng tiền thu vào: 4

Các luồng tiền chi ra: 5

1.3 Phản ánh đặc điểm vốn bằng tiền và yêu cầu quản lý vốn bằng tiền tới tổ chức kế toán công ty : 11

PHẦN II 13

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VÀ PHÂN PHỐI TOÀN CẦU 13

2.1.Thủ tục chứng từ 13

2.1.2.Tiền gửi ngân hàng: 15

2.2.Kế toán chi tiết vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần công nghệ và phân phối Toàn Cầu : 18

2.2.2.Ghi sổ chi tiết TGNH 24

2.3.Kế toán tổng hợp vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần công nghệ và phân phối Toàn Cầu 32

2.3.1.Quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp tiền mặt tại quỹ: 32

2.3.2.Quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp TGNH 37

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

CÔNG NGHỆ VÀ PHÂN PHỐI TOÀN CẦU 44

3.1.Đánh giá chung về thực trạng kế toán vốn bằng tiền tại Công ty và phương hướng hoàn thiện 44

3.1.1 Ưu điểm 44

3.1.2 Nhược điểm 45

3.1.3 Phương hướng hoàn thiện 45

3.2.Các giải pháp hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền tại Công ty 47

3.2.1 Về công tác quản lý vốn bằng tiền .47

3.2.2 Về tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán 48

3.2.3 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ 48

3.2.4 Về sổ kế toán chi tiết 49

3.2.5 Về sổ kế toán tổng hợp 49

3.2.6 Về báo cáo kế toán liên quan đến vốn bằng tiền 49

3.3.Điều kiện thực hiện giải pháp 50

KẾT LUẬN viii

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ix

NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP x

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN xi

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN xii

LỜI NÓI ĐẦU

Cùng với sự phát triển của nền kinh tế quốc dân trong mấy năm qua, xét trên tất cả các lĩnh vực ngành, nghề đã không từng lớn mạnh.Đặc biệt khi nước ta tiến hành công cuộc “Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa” một cách sâu rộng, toàn diện

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, để cạnh tranh với các doanh nghiệp cũng như đảm bảo được uy tín cho doanh nghiệp phải đưa vào chất lượng mặt hàng và khả năng thanh toán của doanh nghiệp cùng với các hình thức quản lý, kinh doanh, quảng cáo,… Để làm tốt được những công việc ấy trước tiên doanh nghiệp phải có số vốn lớn Vốn bằng tiền của doanh nghiệp

là tài sản tồn tại trực tiếp dưới hình thức tiền tệ bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi Ngân hàng và tiền đang chuyển Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền vừa được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư, hàng hóa để sản xuất kinh doanh, vừa

là kết quả của việc mua bán hoặc thu hồi các khoản nợ Chính vì vậy quy mô vốn bằng tiền phản ánh khả năng thanh toán tức thời của doanh nghiệp và là

bộ phận của vốn lưu động Mặt khác, vốn bằng tiền là loại vốn đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ Đặc biệt là trong thời đại kinh tế ngày nay, việc tăng cường quản lý vốn bằng tiền trong các doanh nghiệp là hết sức cần thiết vì trong quá trình luân chuyển vốn bằng tiền rất dễ bị tham ô, lợi dụng, mất mát Do vậy, việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ nguyên tắc, chế độ quản lý chặt chẽ và khoa học

Xuất phát từ những vấn đề trên và sau thời gian học tập tại trường cũng như quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần công nghệ và phân phối Toàn

Cầu, em đã được sự giúp đỡ rất nhiều từ phía cô giáo PGS.TS.Nguyễn Minh Phương cùng các anh, chị trong phòng Tài chính - Kế toán, em đã chọn đề tài

:“Hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần công nghệ và phân phối Toàn Cầu ” để đi sâu vào nghiên cứu và viết báo cáo thực tập

chuyên đề Báo cáo của em bao gồm các nội dung chính như sau:

Phần I Đặc điểm và tổ chức quản lý vốn bằng tiền tại công ty cổ phần công nghệ và phân phối Toàn Cầu

Phần II Thực trạng kế toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phần công nghệ và phân phối Toàn Cầu

Phần III Hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phần công nghệ và phân phối Toàn Cầu

Do giới hạn về mặt thời gian, hiểu biết còn hạn chế và các điều kiện khách quan khác nên bài viết này không thể tránh khỏi những thiếu sót

Em rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô giáo cùng các anh, chị hướng dẫn tại công ty để bài viết của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn !

Hà Nội, ngày 9 tháng 9 năm 2012

Sinh viên thực hiện

Vũ Hoàng Giang

PHẦN I ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG

TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VÀ PHÂN PHỐI TOÀN CẦU

1.1 Đặc điểm vốn bằng tiền của Công ty

Vốn bằng tiền là một bộ phận của vốn sản suất kinh doanh của doanh nghiệp thuộc tài sản lưu động được hình thành chủ yếu trong quá trình bán hàng và trong các quan hệ thanh toán

Trong quá trình sản xuất kinh doanh vốn bằng tiền vừa được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư, hàng hóa sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán hoặc thu hồi các khoản nợ Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền là loại vốn đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì vốn bằng tiền có tính luân chuyển cao, nó là đối tượng của sự gian lận và tham ô Vì thế trong quá trình hạch toán vốn bằng tiền, các thủ tục nhằm bảo vệ vốn bằng tiền khỏi sự tham

ô hoặc lạm dụng là rất quan trọng, nó đòi hỏi việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc chế độ quản lý tiền tệ thống nhất của Nhà nước Chẳng hạn tiền mặt tại quỹ dùng để chi tiêu không được vượt quá mức tồn quỹ mà doanh nghiệp và Ngân hàng đã thỏa thuận theo hợp đồng thương mại, khi có tiền thu bán hàng phải nộp ngay cho Ngân hàng

Trong điều kiện hiện nay của nền kinh tế nước ta chuyển sang cơ chế thị trường thì việc tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán vốn bằng tiền nói riêng có ý nghĩa rất quan trọng Nó quyết định đến kết quả sản xuất kinh doanh và sự tồn tại của Công ty

Để tiến hành sản xuất và kinh doanh, Công ty luôn phải có vốn nhất định Ngoài vốn cố định Công ty còn phải có một số vốn lưu động đủ để tiến hành sản xuất kinh doanh Trong vốn lưu động thì vốn bằng tiền là rất quan

trọng Bởi trong quá trình hoạt động kinh doanh Công ty phải thường xuyên

sử dụng các loại vốn bằng tiền đáp ứng các nhu cầu thanh toán giữa Công ty với các đối tượng trong mối quan hệ mua bán vật tư, hàng hóa, cung cấp lao

vụ, dịch vụ, các khoản thuế phải nộp, tiền lương, bảo hiểm xã hội, về thanh toán trong nội bộ Công ty và các khoản chi phí khác bằng tiền

Nhiệm vụ cơ bản của kế toán các nghiệp vụ vốn bằng tiền phải phản ánh kịp thời, chính xác, đầy đủ sự vận động của vốn bằng tiền thực hiện kiểm tra đối chiếu thường xuyên số liệu hiện có, tình hình thu chi các khoản vốn bằng tiền ở quỹ Công ty, các tài khoản tiền gửi tại các ngân hàng

Vốn bằng tiền ở Công ty bao gồm:

- Tiền mặt tại quỹ Công ty (TK111)

- Các khoản tiền gửi ngân hàng( TK112)

Hiện nay Công ty không sử dụng các loại tiền đang chuyển

Công ty sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam để ghi

sổ kế toán

Nếu trong quá trình hoạt động kinh doanh Công ty có sử dụng ngoại tệ thì đều được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá tạm tính rồi điều chỉnh theo tỷ giá hiện hành

Số chênh lệch giữa tỷ giá tạm tính và tỷ giá ghi sổ được phản ánh vào tài khoản 413 “ Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ” kế toán phải theo dõi chi tết từng loại ngoại tệ trên TK007 “ Ngoại tệ các loại”

Công ty không sử dụng vàng bạc, đá quý

Các luồng tiền thu vào:

Do đặc thù kinh doanh của Chi công ty cổ phần công nghệ và phân phối Toàn Cầu là thiết kế, thi công công trình nhà , đường, … Vì vậy, các dòng tiền thu vào chủ yếu là từ thu tiền thi công công trình Ngoài ra còn có khoản thu từ thanh lý nhượng bán TSCĐ và các tài sản dài hạn khác

Các luồng tiền chi ra:

Là một doanh nghiệp kinh doanh đồng thời kinh doanh mặt hàng đặc thù

là bất động sản, vì vậy đơn vị cũng cần có những khoản chi tiền tương tự cũng như các khoản chi đặc trưng để duy trì hoạt động kinh doanh của mình:

- Chi phí đầu tư xây dựng các dự án, cơ sở hạ tầng: chi phí giải phóng mặt bằng, chi phí mua trang thiết bị, vật tư cần thiết,…

- Chi phí bán hàng, là các khoản chi phí về tiếp thị, quảng cáo, chi phí môi giới hoa hồng

- Chi phí quản lý doanh nghiệp là các khoản chi phí về tiền lương, chi phí đồ dùng văn phòng (máy văn phòng, giấy bút, văn phòng phẩm…, khấu hao tài sản cố định, chi phí bằng tiền khác )

- Chi mua tài sản cố định

- Chi thực hiện nghĩa vụ với nhà nước: thuế GTGT, thuế TNDN, , trả nợ vay các đối tác

+ Các khoản thu chi tiền mặt qua quỹ của công ty đều phải được chứng minh bằng các chứng từ phê duyệt Các chứng từ bao gồm: Phiếu thu, Phiếu chi Thủ quỹ có trách nhiệm lưu giữ một bản chính của các chứng từ nêu trên

+ Sổ quỹ tiền mặt do thủ quỹ quản lý, phải cập nhật và tính số tồn quỹ hàng ngày Mọi khoản thu, chi tiền mặt đều phải được ghi trong sổ quỹ tiền mặt

+ Phiếu chi tiền mặt phải được kế toán trưởng kiểm tra, ký xác nhận và được Giám đốc ký duyệt.

+ Các chứng từ thanh toán đính kèm theo phiếu thu, phiếu chi phải hợp pháp, hợp lệ và được kế toán trưởng kiểm tra trước khi lập phiếu

Xuất phát từ những đặc điểm nêu trên, hạch toán vốn bằng tiền phải thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Theo dõi tình hình thu, chi, tăng, giảm, thừa, thiếu và số hiện có của từng loại vốn bằng tiền

- Giám đốc thường xuyên tình hình thực hiện chế độ quản lý tiền mặt, kỷ luật thanh toán, kỷ luật tín dụng

- Hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ quỹ, thường xuyên kiểm tra đối chiếu số liệu của thủ quỹ và kế toán tiền mặt

- Tham gia vào công tác kiểm kê quỹ tiền mặt, phản ánh kết quả kiểm kê kịp thời

Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền mặt bao gồm :

- Hạch toán kế toán phải sử dụng thống nhất một đơn vị giá trị là “đồng Việt nam” để phản ánh tổng hợp các loại vốn bằng tiền

- Nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ra “đồng Việt Nam” để ghi sổ kế toán Đồng thời phải theo dõi cả nguyên tệ của các loại ngoại

ngoại tệ vàng bạc, kim khí quý, đá quý theo giá vào thời điểm tính toán để có được giá trị thực tế và chính xác.

Nếu thực hiện đúng các nhiệm vụ và nguyên tắc trên thì hạch toán vốn bằng tiền sẽ giúp cho doanh nghiệp quản lý tốt vốn bằng tiền, chủ động trong việc thực hiện kế hoạch thu chi và sử dụng vốn có hiệu quả cao

Hình thức kế toán áp dụng: là hình thức kế toán Nhật ký chung Các

loại sổ bao gồm:

 Sổ nhật ký chung: Được dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát

sinh theo nghiệp vụ thời gian và nội dung kinh tế, theo quan hệ đối ứng tài khoản

 Sổ cái các tài khoản: Là sổ kế toán tổng hợp sử dụng để ghi chép các

hoạt động kinh tế tài chính theo từng tài khoản kế toán tổng hợp Số liệu của

sổ cái được ghi vào bảng cân đối kế toán và báo cáo kế toán

 Sổ, thẻ kế toán chi tiết: Là sổ kế toán sử dụng để ghi chép các hoạt

động kinh tế tài chính theo yêu cầu quản lý chi tiết, cụ thể đối với từng loại tài sản, từng loại vật tư hàng hóa

Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các NKC, thẻ - sổ chi tiết có liên quan Công

ty áp dụng hình thức KT trên máy

Đối với NKC căn cứ vào thẻ - sổ chi tiết hàng ngày, chứng từ KT Cuối tháng phải chuyển sổ tổng hợp số liệu, tổng cộng thẻ - sổ chi tiết vào NKC Đối với các loại chi phí SXXD phát sinh nhiều lần mang tính chất phân bổ thì chứng từ gốc trước hết phải tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ Sau

đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các NKC Cuối tháng khóa

sổ, cộng số liệu trên các NKC, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các NKC với các sổ KT chi tiết và bảng tổng hợp chi tiết Kế toán tổng hợp số liệu trên sổ

cái lập bảng cân đối số phát sinh và kiểm tra đối chiếu khớp giữa số liệu ghi trên sổ cái để lập báo cáo tài chính.

Sơ đồ 1.1 – Hình thức ghi sổ kế toán

Giải thích qui trình kế toán vốn bằng tiền:

Chứng từ gốc và bảng phân bổ

Sổ nhật ký đặc

biệt

SỔ NHẬT KÝ CHUNG

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

chi tiếtBảng CĐ số PS

BÁO CÁO TC

Từ các chứng từ gốc như là các phiếu chi, phiếu thu, các giấy báo có, báo nợ… Kế toán tiến hành vào sổ NKC Đồng thời căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán tiền mặt vào các sổ chi tiết tiền mặt và sổ quỹ tiền mặt, còn kế toán tiền gửi ngân hàng vào sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng và sổ tiền gửi ngân hàng Đến cuối kỳ từ sổ NKC đã lập kế toán vốn bằng tiền tiến hành vào sổ cái các TK 111, TK 112 từ đó vào bảng cân đối phát sinh và lập báo cáo tài chính.

Tổ chức quản lý kế toán vốn bằng tiền trong điều kiện áp dụng kế toán máy

Công ty đã áp dụng tin học trong kế toán và sử dụng máy vi tính cũng phần mềm kế toán Misa trong vấn đề nhập liệu và quản lý sổ sách kế toán, các báo cáo tài chính Bất kỳ một doanh nghiệp nào trước khi đưa một phần mềm vào sử dụng trước hết doanh nghiệp đó phải tiến hành tổ chức mã hoá các đối tượng quản lý, tổ chức hệ thống chứng từ kế toán phù hợp với điều kiện thực hiện kế toán trên máy, tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, lựa chọn và vận dụng hình thức kế toán…

 Tổ chức mã hoá các đối tượng quản lý đối với kế toán vốn bằng tiền

Đây là công việc có thể sửa đổi bổ sung trong suốt quá trình làm việc

Mã hoá là cách thức thể hiện việc phân loại gắn ký hiệu, xếp lớp các đối tượng cần quản lý Mã hoá các đối tượng quản lý cho phép nhận diện, tìm kiếm nhanh chóng không nhầm lẫn các đối tượng trong quá trình xử lý thông tin tự động, mặt khác cho phép tăng tốc độ xử lý, độ chính xác, giảm thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ

Kế toán vốn bằng tiền cần phải tổ chức mã hóa các đối tượng sau:

* Danh mục tài khoản, danh mục chứng từ

* Danh mục các ngân hàng, danh mục khách hàng…

 Khái quát quy trình thực hiện công việc

* Các thao tác hàng ngày

- Nhập các dữ liệu phát sinh:

+ Nhập dữ liệu theo phân loại chứng từ: thực hiện nhập dữ liệu về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động thu chi tiền

+ In các phiếu Thu, Chi nếu cần

+ Tìm kiếm dữ liệu, kiểm tra, điều chỉnh, sửa, huỷ dữ liệu

* Các thao tác cuối kỳ

- Tính khấu hao và trích khấu hao TSCĐ phục vụ cho bộ phận bán hàng

- Xử lí lương và các khoản trích theo lương của công nhân, nhân viên

- Tính lại giá vốn hàng xuất bán (nếu cần)

- Thực hiện các bút toán định kì (trích trước, phân bổ chi phí trả trước)

- Tập hợp và phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho các bộ phận chịu chi phí

- Tự động kết chuyển các bút toán tự động đã đặt sẵn như kết chuyển doanh thu thuần, kết chuyển giá vốn, chi phí… sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh

- Kết xuất và lưu trữ dữ liệu:

+ Lập và in các sổ sách, báo cáo để sử dụng hoặc để kiểm tra số liệu + Khoá sổ, chuyển kỳ kế toán

+ Sao, lưu dữ liệu phòng sự cố phần cứng: trực tiếp trên các file dữ liệu hoặc ra các file khác lưu trên PC hoặc copy ra đĩa, USB các dữ liệu kế toán

Sơ đồ 1.2 – Trình tự ghi sổ trong kế toán máy

1.3 Phản ánh đặc điểm vốn bằng tiền và yêu cầu quản lý vốn bằng tiền tới tổ chức kế toán công ty :

Đối với dòng tiền thu:

Tiến hành thu tại nhiều điểm rồi tập hợp về một vị trí; bất cứ hoạt động thu nào đều phải được ghi nhận có hóa đơn, chứng từ đầy đủ Luôn có sự so sánh đối chiếu giữa các chứng từ, hóa đơn đi kèm (hợp đồng bán hàng, phiếu thu tiền mặt, giấy báo Có của ngân hàng,…) để đảm bảo tính chính xác cũng như có thực của nghiệp vụ phát sinh, tránh tình trạng bỏ sót khoản thu Việc lưu trữ, bảo quản chứng từ cũng được thực hiện nghiêm ngặt, vào sổ sách kế toán để kiểm soát dòng tiền thu Đồng thời công việc kiểm tra, soát xét cũng được thực hiện bởi nhiều người từ kế toán bán hàng, kế toán thanh toán, thủ quỹ đến kế toán trưởng và giám đốc để đảm bảo tính khách quan, nâng cao độ tin cậy của các số liệu báo cáo Sau khi thu, tiền được cất giữ cẩn thận trong két, có khóa để đảm bảo an toàn tránh trộm cắp, thất thoát Trong quy trình luân chuyển dòng tiền thu, trách nhiệm của từng người được phân rõ ngay từ đầu để tránh thất thoát

Chứng từ ban đầuNhập dữ liệu vào máy tính

Xử lý tự động theo chương trình

Sổ kế toán tổng hợp

Sổ kế toán chi tiết

Các báo cáo kế toán

Đối với dòng tiền chi:

Từ kế hoạch hoạt động chung của Công ty được chuyển xuống các phòng ban, lãnh đạo chi tiết, cụ thể hóa để phân bổ chi phí hợp lý, đầy đủ và cần thiết Các hoạt động chi từ cung ứng vật tư, văn phòng phẩm, trả lương,

… đều được xem xét kỹ về nội dung chi, số tiền chi có phù hợp với nhu cầu hiện tại và được Giám đốc và kế toán trưởng phê duyệt Các chứng từ, hóa đơn chứng minh nghiệp vụ phát sinh cần được bảo quản, soát xét một cách cẩn thận (hóa đơn, giấy đề nghị tạm ứng, hồ sơ thi công, … ) để thuận tiện cho việc kiểm tra Hàng ngày thủ quỹ lập báo cáo gửi cho kế toán thanh toán

và kế toán trưởng để kiểm soát dòng tiền thu chi Hàng tháng lập báo cáo quỹ tiền mặt để báo cáo lên kế toán trưởng và giám đốc Công ty

Với các khoản tiền gửi ngân hàng, cuối ngày, kế toán gọi điện cho ngân hàng, yêu cầu kiểm tra số dư tài khoản Hàng tháng, kế toán cần phải so sánh với sổ phụ tại ngân hàng để duy trì tính khớp đúng giữa các sổ, nếu có sự chênh lệch cần phải thông báo, điều chỉnh ngay

Tất cả các chứng từ thu chi đều phải được kiểm tra theo các yêu cầu sau:

- Kiểm tra tính rõ ràng trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán

- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan

- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán

PHẦN II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ

PHẦN CÔNG NGHỆ VÀ PHÂN PHỐI TOÀN CẦU

Kế toán tiền mặt lập phiếu thu thành 3 liên: liên 1 lưu, liên 2 giao khách hàng, liên 3 lưu chuyển nội bộ

2.1.1.2.Sổ sách sử dụng:

+ Sổ quỹ tiền mặt

+ Các sổ kế toán tổng hợp

+ Sổ kế toán chi tiết

2.1.1.3.Quy trình luân chuyển:

a Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền mặt:

- Khách hàng đem tiền đến nộp, đề nghị kế toán bán hàng viết phiếu thu

- Kế toán bán hàng kiểm tra chứng từ hợp lý, hợp lệ, đối chiếu với hợp đồng rồi viết phiếu thu Phiếu thu được lập thành 3 liên, sau khi lập, ký, ghi đầy đủ thông tin chuyển cho thủ quỹ

- Thủ quỹ kiểm tra, thu tiền, sau đó chuyển phiếu thu sang phòng kế toán hạch toán

- Căn cứ vào các chứng từ phiếu thu viết tay đã thu tiền mà phòng quỹ chuyển sang, kế toán thuế tiến hành mở phần mềm kế toán fast, vào phân hệ

kế toán tiền mặt, vào phiếu thu tiền mặt, điền đầy đủ các thông tin của người mua, địa chỉ, lý do thu tiền, giá trị tiền chuyển nhượng ô đất Sau khi đã lập

xong phiếu thu trong phần mềm kế toán, kế toán bắt đầu in phiếu thu thành 02 liên, kẹp phiếu thu với chứng từ phiếu thu viết tay đã lập Kế toán hạch toán

ký vào phần người lập phiếu,

sau đó chuyển cho kế toán trưởng kiểm tra ký rồi mới chuyển cho giám đốc xác nhận và ký duyệt

- Sau đó chuyển chứng từ thu cho phòng quỹ ký, phần người nhận tiền chuyển cho kế toán bán hàng ký nhận thay cho khách hàng vì khi làm các thủ tục lập chứng từ phiếu thu viết tay khách hàng đã ký vào bên thanh toán rồi, nên không cần thiết phải ký vào phiếu thu hạch toán nữa Kế toán tiến hành thu thập chứng từ phiếu thu lưu vào file lưu trữ của tháng đó

Sơ đồ 2.1: Chu trình luân chuyển chứng từ thu tiền mặt tại công ty cổ

phần công nghệ và phân phối Toàn Cầu

b Quy trình luân chuyển chứng từ chi tiền mặt:

- Người nhận tiền đề nghị doanh nghiệp chi tiền, sử dụng chứng từ kèm theo: giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền, đề nghị cấp phát vật tư, hóa đơn GTGT, …

- Giám đốc Chi nhánh và kế toán trưởng duyệt chi

- Kế toán thanh toán lập phiếu chi

- Kế toán trưởng và giám đốc Chi nhánh ký duyệt phiếu chi

- Thủ quỹ căn cứ phiếu chi đã được duyệt, xuất quỹ tiền mặt giao cho người

nhận tiền và ký vào phiếu chi sau đó chuyển giao lại cho kế toán thanh toán

- Kế toán thanh toán kiểm tra chứng từ chi theo thứ tự số phiếu chi, ngày tháng, tập hợp lại vào phần mềm kế toán Sau đó, in sổ chi tiết tiền mặt, đối chiếu với chứng từ chi, sau khi đã đối chiếu xong, kế toán lưu chứng từ chi cùng sổ chi tiết tiền mặt vào file lưu dữ liệu của tháng đó

- Bảo quản chứng từ trong kỳ, chuyển vào lưu trữ sau năm tài chính

Sơ đồ 2.2: Chu trình luân chuyển chứng từ chi tiền mặt tại công ty cổ

phần công nghệ và phân phối Toàn Cầu.

2.1.2.Tiền gửi ngân hàng:

2.1.2.1.Chứng từ sử dụng:

- Giấy báo Có của ngân hàng

- Giấy báo Nợ của ngân hàng

- Bảng sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (ủy nhiệm thu,

ủy nhiệm chi, séc chuyển khoản, …)

2.1.2.2.Sổ sách sử dụng:

- Sổ tiền gửi ngân hàng

- Sổ chi tiết TK 112

- Sổ Cái TK 112

2.1.2.3.Quy trình luân chuyển:

a Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền gửi ngân hàng:

- Bộ phận kế toán tiếp nhận yêu cầu thu (ủy nhiệm thu), với chứng từ kèm theo có thể: hóa đơn bán hàng, hợp đồng, …

- Kế toán thanh toán đối chiếu các chứng từ với yêu cầu thu – chi, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ, sau đó chuyển cho kế toán trưởng xét duyệt

- Kế toán trưởng kiểm tra, ký vào các đề nghị thanh toán và các chứng từ kèm theo

- Giám đốc phê duyệt

- Kế toán thanh toán nộp ủy nhiệm thu cho ngân hàng

- Sau khi khách hàng thanh toán số tiền trong ủy nhiệm thu, ngân hàng gửi Giấy báo Có cho Chi nhánh, kế toán kiểm tra thông tin chính xác rồi tiến hành ghi sổ, và lưu giữ, bảo quản

Sơ đồ 2.4 – Mô hình hóa hoạt động thu tiền gửi

b Quy trình luân chuyển chứng từ chi tiền gửi ngân hàng:

- Kế toán căn cứ vào lệnh chi tiền đã được duyệt của TGĐ từ Tập đoàn chuyển xuống Chi nhánh, căn cứ giấy đề nghị, hồ sơ thanh toán của đơn vị thi công (hồ sơ thanh toán bao gồm: hợp đồng kinh tế, dự toán thi công, quyết toán thi công, hồ sơ hoàn công, hóa đơn GTGT), tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ của các hồ sơ thanh toán Sau đó chuyển cho kế toán trưởng xét duyệt

- Kế toán trưởng kiểm tra, ký vào các đề nghị thanh toán và các chứng từ kèm theo

- Giám đốc phê duyệt

- Kế toán thanh toán lập ủy nhiệm chi, sau đó chuyển cho kế toán trưởng xét duyệt

- Kế toán thanh toán nộp ủy nhiệm chi cho ngân hàng

- Sau khi ngân hàng đã thực hiện chuyển khoản số tiền cần thanh toán cho bên đối tác và gửi trả Giấy báo Nợ cho đơn vị, kế toán thanh toán kiểm

tra và mở phần mềm kế toán, ghi đầy đủ các thông tin liên quan vào phân hệ TGNH Đồng thời lưu trữ và bảo quản chứng từ phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.

Sơ đồ 2.5 – Mô hình hóa hoạt động chi tiền gửi

2.2.Kế toán chi tiết vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần công nghệ và phân phối Toàn Cầu :

Sổ chi tiết là loại sổ kế toán mở cho tài khoản chi tiết, gắn với một đối tượng cụ thể, có thể theo dõi biến động của đối tượng theo các chỉ tiêu hiện vật và giá trị

Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết: từ các chứng từ ban đầu là phiếu thu, phiếu chi (đối với tiền mặt tại quỹ) và giấy báo Có, giấy báo Nợ của ngân hàng (đối với TGNH), kế toán tiến hành ghi các sổ chi tiết tài khoản 111-Tiền mặt và sổ chi tiết tài khoản 112-Tiền gửi ngân hàng Đồng thời vào sổ quỹ

tiền mặt (đối với tiền mặt tại quỹ) và sổ tiền gửi ngân hàng (đối với tiền gửi ngân hàng) để đối chiếu Do đặc điểm vốn bằng tiền tại Chi nhánh như đã

trình bày trên, bài chuyên đề này chỉ xét đến TK 1111 – Tiền mặt Việt Nam

và TK 11211 – Tiền VND gửi ngân hàng VP- Bank chi nhánh Tràng An

2.2.1 Ghi sổ chi tiết tiền mặt tại quỹ:

2.2.1.1 Ghi sổ chi tiết thu tiền mặt tại quỹ:

Phiếu thu tiền mặt được kế toán bán hàng lập, đặt in theo số thứ tự và

có logo của công ty Sau khi thủ quỹ thu tiền xong, chuyển sang phòng kế toán hạch toán Kế toán hạch toán căn cứ phiếu thu, mở phần mềm kế toán Fast, vào phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay → cập nhật số liệu → phiếu thu tiền mặt điền đầy đủ thông tin

Biểu 2.3: Chứng từ phiếu thu tiền mặt

Công ty cổ phần CN&PP Toàn Cầu

Số 6, ngõ Phan Chu Trinh, Hoàn Kiếm Mẫu số 01-TT

Hà Nội Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC

Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC

PHIẾU THU TIỀN MẶT

Liên số: 1 Ngày 02/03/2012 Quyển số:

Số phiếu:

TK:1111 780 000 000

Họ tên người nộp tiền: Nguyễn Thị Hiền TK đ/ứ: 13111 780 000 000

Địa chỉ: Công ty cổ phần CN&PP Toàn Cầu

Lý do nộp: thu tiền chuyển nhượng máy xúc đào

Số tiền: 780 000 000

Bằng chữ: bảy trăm tám mươi triệu chẵn

Kèm theo: 0 chứng từ gốc

Ngày … tháng … năm 2012 Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ

Nguyễn văn Nam Phan T Nam Nguyễn T Hiền Phạm T Hà P Bích Ngọc

2.2.2.Ghi sổ chi tiết chi tiền mặt tại quỹ.

Để lập được phiếu chi, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc: hồ sơ pháp

lý để thanh toán giá trị thi công công trình cho đơn vị thi công, hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng, … của các nhà cung cấp Từ phiếu chi, kế toán

mở phần mềm kế toán Fast, vào phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay

→ cập nhật số liệu → phiếu chi tiền mặt

Ví dụ minh họa: căn cứ vào hóa đơn tài chính GTGT đầu vào của đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông Hà Nội Ký hiệu: AB/11P lập ngày 01/03/2012, giá trị tiền chưa thuế: 685.000, thuế 68.500, tổng thanh toán: 753.500

Nợ TK 133:68.500

Có TK 1111: 753.500

Biểu 2.4: Chứng từ phiếu chi tiền mặt

Công ty cổ phần CN&PP Toàn Cầu

Số 6, Ngõ Phan Chu Trinh, Hoàn Kiếm Mẫu số 02-TT

Hà Nội Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC

Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC

PHIẾU CHI TIỀN MẶT Liên số: 2

(Ký, họ tên đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Sau khi phiếu thu, phiếu chi được cập nhật, số liệu sẽ được chuyển vào các sổ chi tiết tài khoản 1111 – Tiền mặt Việt Nam để theo dõi các khoản tiền mặt phát sinh trong kỳ Sổ chi tiết tài khoản 1111 bao gồm thông tin về chứng

từ - ngày tháng và số hiệu, tên khách hàng, nội dung nghiệp vụ, tài khoản đối ứng và số phát sinh Nhìn vào sổ chi tiết có thể đọc được các hoạt động liên quan đến thu chi tiền mặt trong kỳ của doanh nghiệp Sổ chi tiết được lập và trình kế toán trưởng kiểm tra, theo dõi Cùng với đó vào sổ kế toán chi tiết

quỹ tiền mặt dùng cho thủ quỹ để phản ánh tình hình thu, chi Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt có thêm cột số dư để luôn cập nhật số tiền còn lại trong két của đơn vị, nhằm đáp ứng các hoạt động của mình Đồng thời hai sổ này được dùng để đối chiếu với Sổ Cái TK 1111 cuối kỳ.

Biểu 2.5: Sổ chi tiết tài khoản 1111

Công ty cổ phần CN&PP Toàn Cầu

Số 6, Ngõ Phan Chu Trinh, Hoàn Kiếm Mẫu S38-DN

Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC

Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC).

SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN

Tài khoản 1111 – Tiền mặt Việt Nam

Từ ngày 01/03/2012 đến ngày 31/03/2012

Số dư nợ đầu kỳ: 1.056.590.269 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK

3 Việt GTGT + trước bạ

Tổng phát sinh nợ: 4.482.357.263 Tổng phát sinh có: 5.331.323.880

Số dư nợ cuối kỳ: 207.623.653 Lập, ngày … tháng … năm 2012

Kế toán trưởng Người ghi sổ

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Biểu 2.6: Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt

Công ty cổ phần CN&PP Toàn Cầu

Số 6, ngõ Phan Chu Trinh, Hoàn Kiếm, Hà Nội Mẫu S07-DN

(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT QUỸ TIỀN MẶT

Tài khoản 1111- Tiền mặt Việt Nam

Từ ngày 01/03/2012 đến ngày 31/03/2012

Số dư nợ đầu kỳ: 1.056.590.269 Ngày

1382 46.764.297 207.215.253

31/03 33

Thu tiền VAT + trước bạ

1382 4.084.000 207.623.653

Tổng phát sinh nợ: 4.482.357.263 Tổng phát sinh có: 5.331.323.880

Số dư nợ cuối kỳ: 207.623.653 Ngày … tháng … năm 2012

Kế toán trưởng Người ghi sổ

2.2.2.Ghi sổ chi tiết TGNH

2.2.2.1.Ghi sổ chi tiết thu tiền gửi ngân hàng

Ví dụ minh họa về việc Công ty Cienco8 chuyển tiền thi công cho Công

ty Toàn Cầu:

Căn cứ vào giấy báo Có của ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thông Hà Nội ngày 28/03/2012: tên đơn vị thụ hưởng là Công ty Cổ phần công nghệ và phân phối Toàn Cầu, tên đơn vị phát lệnh là Tổng Công ty Cienco8; số tiền là 1.500.000.000 VND, nội dung: chuyển tiền thi công cho đơn vị thi công Kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu chứng từ gốc rồi mở phần mềm kế toán: phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay → cập nhật

số liệu → giấy báo Có của ngân hàng

Kế toán định khoản:

Nợ TK 11211: 1.500.000.000

Có TK 3361: 1.500.000.000

Biểu 2.9: Giấy báo Có của ngân hàng

Công ty cổ phần công nghệ và phân phối Toàn Cầu

Số 6, ngõ Phan Chu Trinh, Hoàn Kiếm, HN

GIẤY BÁO CÓ CỦA NGÂN HÀNG (THU)

Ngày 28 tháng 03 năm 2012 Người nộp tiền: Tổng công ty xây dựng Cienco8

Đơn vị: TCTY1 – Tổng công ty xây dựng Cienco8

Địa chỉ: Tổng công ty xây dựng Cienco8

Về khoản: Tổng công ty xây dựng Cienco8 chuyển tiền thanh toán thi công

Tổng công ty xây dựng Cienco8

chuyển tiền thanh toán thi công

công trình

3361 - Công ty cổ phần CN & PP Toàn Cầu

1.500.000.000

Tổng cộng số tiền: 1.500.000.000 Một tỷ, năm trăm triệu đồng chẵn Kèm theo : 0 chứng từ gốc Ngày … tháng … năm 2012

Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập biểu

(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)