Luận văn thạc sĩ Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Xăng dầu khu vực II trách nhiệm hữu hạn một thành viên

Những ưu ñiểm và tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ trong hoạt ñộng của Công ty Xăng Dầu Khu Vực II TNHH Một Thành Viên hiện nay .... Vì vậy việc chọn ñề tài "Hoàn thiện hệ thống kiểm

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH

-

VƯƠNG HỮU KHÁNH

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI

CÔNG TY XĂNG DẦU KHU VỰC II

TNHH MỘT THÀNH VIÊN

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

TP HỒ CHÍ MINH - NĂM 2012

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH

-

VƯƠNG HỮU KHÁNH

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI

CÔNG TY XĂNG DẦU KHU VỰC II TNHH MỘT THÀNH VIÊN

CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN KIỂM TOÁN

MÃ SỐ: 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC

PGS TS MAI THỊ HOÀNG MINH

TP HỒ CHÍ MINH - NĂM 2012

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam ñoan luận văn "Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty xăng dầu khu vực II TNHH Một Thành Viên" là do chính tôi tự nghiên cứu và hoàn thành dưới sự hướng dẫn của người hướng dẫn khoa học Các số liệu thu thập và kết quả khảo sát trong ñề tài này là trung thực, ñề tài này không trùng với bất kỳ ñề tài nghiên cứu khoa học nào

TP Hồ Chí Minh, ngày 30 tháng 03 năm 2012

Học viên thực hiện

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin chân thành cảm ơn các thầy, cô trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh ñã truyền ñạt cho tôi những kiến thức quý giá trong thời gian tôi học tại trường Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành ñến cô PGS.TS Mai Thị Hoàng Minh ñã nhiệt tình trực tiếp hướng dẫn tôi hoàn thành bài luận văn này Tôi cũng xin cảm ơn các quý ñồng nghiệp trong công ty, các quý bạn bè ñã giúp tôi rất nhiều trong việc thu thập số liệu khảo sát cho bài làm luận văn của tôi Xin cảm ơn lãnh ñạo phòng kế toán tài chính công ty ñã tạo ñiều kiện thuận lợi ñể tôi hoàn thành luận văn này

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 3

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 3

1.1 Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ 3

1.1.1 Lịch sử phát triển về hệ thống kiểm soát nội bộ 3

1.1.2 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 7

1.2 Sự hữu hiệu và lợi ích của một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh 20

1.2.1 Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ 20

1.2.2 Lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh 22

1.3 Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ 23

1.4 Vai trò và trách nhiệm của các ñối tượng có liên quan ñến hệ thống kiểm soát nội bộ 24

1.4.1 Hội ñồng quản trị 24

1.4.2 Ban giám ñốc 24

1.4.3 Kiểm toán nội bộ 25

1.4.4 Nhân viên 25

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 27

CHƯƠNG 2 28

THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CTY XĂNG DẦU KHU VỰC II TNHH MỘT THÀNH VIÊN 28

2.1 Sự phát triển của công ty xăng dầu khu vực II 28

2.1.1 Lịch sử ra ñời và phát triển của Công ty Xăng Dầu Khu Vực II TNHH Một Thành Viên 28

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quy mô hoạt ñộng của công ty 29

2.1.3 Định hướng phát triển của Công ty trong thời gian tới 29

2.2 Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty 33

2.3 Đặc ñiểm hoạt ñộng của Công ty Xăng Dầu Khu Vực II TNHH Một Thành Viên 34

2.4 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty Xăng Dầu Khu Vực II TNHH Một Thành Viên 37

2.4.1 Mục ñích và phương pháp khảo sát : 37

2.4.2 Nhận dạng và phân tích các nguyên nhân dẫn ñến rủi ro trong hoạt ñộng

của Công ty Xăng Dầu Khu Vực II TNHH Một Thành Viên 38

2.4.3 Những ưu ñiểm và tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ trong hoạt ñộng của Công ty Xăng Dầu Khu Vực II TNHH Một Thành Viên hiện nay 42

2.4.4 Đánh giá các tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ ñối với hoạt ñộng của Công ty Xăng Dầu Khu Vực II 56

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 62

CHƯƠNG 3 63

CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CTY XĂNG DẦU KHU VỰC II TNHH MỘT THÀNH VIÊN 63

3.1 Mục tiêu, phương hướng của các giải pháp 63

3.1.1 Mục tiêu của các giải pháp 63

3.1.2 Phương hướng xây dựng các giải pháp 63

3.2 Các giải pháp cụ thể 63

3.2.1 Giải pháp về môi trường kiểm soát 63

3.2.2 Giải pháp về phân tích và ñánh giá rủi ro 68

3.2.3 Giải pháp về hoạt ñộng kiểm soát 76

3.2.4 Giải pháp về thông tin và truyền thông 81

3.2.5 Giải pháp về giám sát 83

3.3 Các kiến nghị khác 85

3.4 Đánh giá sự phù hợp của các giải pháp với các tiêu chuẩn của COSO 86

3.5 Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp theo của ñề tài 86

3.5.1 Hạn chế của ñề tài 86

3.5.2 Hướng nghiên cứu tiếp theo của ñề tài 86

KẾT LUẬN CHƯƠNG III 88

KẾT LUẬN 89 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC 01 PL 1 PHỤ LỤC 02 PL 13

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT

1 COSO : Committee of Sponsoring Organizations

2 TNHH : Trách nhiệm hữu hạn

3 MTV : Một thành viên

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

Bảng 1.1- Bảng so sánh báo cáo COSO 1992 và COSO 2004 4

Bảng 2.1 : Danh sách các doanh nghiệp nhập khẩu xăng dầu 30

Bảng 2.2 Sự thay ñổi các ñầu mối nhập khẩu xăng dầu từ 1975 ñến nay 31

Sơ ñồ 2.2 - Cơ cấu tổ chức của công ty 33

Sơ ñồ 3.2: Mô hình bảng ñiểm cân bằng 71

1

LỜI MỞ ĐẦU

1 Sự cần thiết của ñề tài:

Trước ñây, lĩnh vực kinh doanh xăng dầu là lĩnh vực kinh doanh ñộc quyền của nhà nước Tuy nhiên, theo xu hướng hội nhập của nền kinh tế thế giới, thế ñộc quyền trong kinh doanh xăng dầu dần ñược xóa bỏ và chuyển sang hoạt ñộng theo

cơ chế thị trường, trong ñó có sự cạnh tranh gay gắt giữa các ñối thủ trong cùng lĩnh vực kinh doanh này

Các lãnh ñạo cấp cao của công ty muốn quản lý ñể công ty có thể hoạt ñộng hiệu quả nhất thì phải cần ñến sự hỗ trợ của hệ thống kiểm soát nội bộ Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu giúp ích rất nhiều trong việc kiểm soát quản lý và phát triển kinh doanh của công ty Do ñó, các công ty không ngừng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của mình nhằm ñạt ñược mục tiêu ñã ñề ra, quản trị rủi ro có hiệu quả Mặc dù ñã ñược thành lập từ lâu, nhưng do xuất phát ñiểm là một doanh nghiệp nhà nước, hoạt ñộng dưới sự bao cấp từ phía nhà nước nên Công ty xăng dầu khu vực II TNHH MTV không tránh khỏi những rủi ro khi tham gia vào cơ chế thị trường có nhiều sự cạnh tranh và cạm bẫy Hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty trước ñây ñã bị lạc hậu, chưa ñược hoàn thiện Trong bối cảnh nền kinh tế như trên, việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm quản trị rủi ro, ñảm bảo ñạt ñược mục tiêu ñề ra của công ty là rất cần thiết Vì vậy việc chọn ñề tài "Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty xăng dầu khu vực II TNHH Một thành viên" của tác giả là khách quan và cần thiết trong thời ñiểm hiện tại

2 Mục ñích nghiên cứu:

Thông qua ñề tài, tác giả muốn làm rõ cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ Trên cơ

sở ñó, tìm hiểu thực trạng, ñánh giá và ñưa ra các giải pháp ñể hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty xăng dầu khu vực II TNHH MTV

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

Tác giả tập trung nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty xăng dầu khu vực II TNHH Một thành viên theo khuôn mẫu của báo cáo COSO 1992

2

4 Phương pháp nghiên cứu:

Luận văn ñược nghiên cứu dựa trên phương pháp duy vật biện chứng ñể hệ thống hóa cơ sở lý luận và thực trạng khảo sát tại Công ty xăng dầu khu vực II TNHH MTV, từ ñó ñưa ra các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty

5 Kết cấu của luận văn:

Lời mở ñầu

Chương I: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ

Chương II: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty xăng dầu khu vực

II TNHH Một thành viên Chương III: Các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công

ty xăng dầu khu vực II TNHH Một thành viên Kết luận

Tài liệu tham khảo

Phụ lục

3

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1 Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.1 Lịch sử phát triển về hệ thống kiểm soát nội bộ

Khái niệm về kiểm soát nội bộ ñã hình thành và phát triển dần trở thành một

hệ thống lý luận về vấn ñề kiểm soát trong tổ chức, ñặc biệt có liên quan ñến vấn ñề quản trị doanh nghiệp Quá trình nhận thức và nghiên cứu về kiểm soát nội bộ ñã dẫn ñến các ñịnh nghĩa khác nhau từ ñơn giản ñến phức tạp về hệ thống này Đến nay, ñịnh nghĩa này ñược chấp nhận khá rộng rãi là :

"Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội ñồng quản trị, các nhân viên của ñơn vị chi phối, nó ñược thiết lập ñể cung cấp một sự ñảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới ñây :

- Báo cáo tài chính ñáng tin cậy

- Các luật lệ và quy ñịnh ñược tuân thủ

- Hoạt ñộng hữu hiệu và hiệu quả.”

Định nghĩa trên ñược ñưa ra bởi COSO1 trong báo cáo của COSO có tựa ñề

là "Kiểm soát nội bộ: Khuôn khổ hợp nhất" ñược công bố lần ñầu tiên vào năm

1992

Đến năm 2004, sau quá trình xây dựng, hoàn chỉnh lý luận về kiểm soát nội

bộ, COSO ñã phát triển Báo cáo kiểm soát nội bộ năm 1992 thành Báo cáo quản trị rủi ro doanh nghiệp Theo ñó, quản trị rủi ro doanh nghiệp ñược COSO ñịnh nghĩa như sau: "Quản trị rủi ro doanh nghiệp là một quá trình, chịu sự chi phối của Ban Giám Đốc, nhà quản lý và các nhân viên của doanh nghiệp, ñược áp dụng trong việc thiết lập các chiến lược liên quan ñến toàn doanh nghiệp và áp dụng cho các cấp ñộ

1

COSO (Committee of Sponsoring Organization) là một Ủy Ban thuộc Hội ñồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính (National Commission on Financial reporting, hay còn ñược gọi là Treadway Commission) COSO ñược thành lập nhằm nghiên cứu về kiểm soát nội bộ, cụ thể là nhằm thống nhất ñịnh nghĩa về kiểm soát nội bộ ñể phục vụ cho nhu cầu của các ñối tượng khác nhau và ñưa ra các bộ phận cấu thành ñể giúp các ñơn vị có thể xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu (trích từ nguồn: Kiểm soát nội bộ, Trường Đại Học Kinh Tế TP HCM - Khoa Kế toán kiểm toán - Bộ môn Kiểm toán, Nhà xuất bản Phương Đông - 2010)

4 trong doanh nghiệp, ñược thiết kế ñể nhận dạng các sự kiện tiềm tàng có thể ảnh hưởng ñến doanh nghiệp và quản trị rủi ro trong phạm vi chấp nhận ñược của rủi ro nhằm cung cấp một sự ñảm bảo hợp lý hướng ñến việc ñạt ñược các mục tiêu của doanh nghiệp"

Bảng 1.1- Bảng so sánh báo cáo COSO 1992 và COSO 2004

COSO 1992 COSO 2004

Tên gọi Internal Control -

Intergrated Framework (Kiểm soát nội bộ)

Enterprise Risk Management - Intergrated Framework

(Quản trị rủi ro doanh nghiệp) Định

nghĩa

- Là một quá trình, chịu sự chi phối của Ban Giám Đốc, nhà quản lý và các nhân viên của doanh nghiệp

- Là một quá trình, chịu sự chi phối của Ban Giám Đốc, nhà quản lý và các nhân viên của doanh nghiệp

- Được thiết kế ñể cung cấp một sự ñảm bảo hợp lý

- Có thể cung cấp một sự ñảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý doanh nghiệp và Ban Giám Đốc

- Là phương tiện nhằm ñạt ñược các mục tiêu sau:

+ Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt ñộng

+ Sự tin cậy của báo cáo tài chính

+ Sự tuân thủ các luật lệ và quy ñịnh hiện hành

- Tác ñộng trong việc thiết lập mục tiêu

- Tác ñộng xuyên suốt doanh nghiệp ở mỗi mức ñộ và mỗi bộ phận, và bao gồm cả việc xem xét mức ñộ rủi ro của một danh mục ñầu tư

5

- Nhận dạng các sự kiện tiềm tàng

mà nếu nó xảy ra sẽ ảnh hưởng ñến doanh nghiệp và quản lý rủi ro trong khả năng rủi ro của nó

- Hướng ñến những mục tiêu không những trong một hoặc nhiều bộ phận mà còn trong những bộ phận chồng chéo lên nhau

2 Đánh giá rủi ro 4 Đánh giá rủi ro

5 Đối phó với rủi ro

3 Hoạt ñộng kiểm soát 6 Hoạt ñộng kiểm soát

4 Giám sát 7 Thông tin và truyền thông

5 Thông tin và truyền thông 8 Giám sát

Như vậy kiểm soát nội bộ ñược hiểu là :

1.1.1.1 Kiểm soát nội bộ là một quá trình

Các hoạt ñộng của ñơn vị ñược thực hiện thông qua quá trình lập kế hoạch, thực hiện và giám sát Để ñạt ñược mục tiêu mong muốn, ñơn vị cần kiểm soát các hoạt ñộng của mình, kiểm soát nội bộ chính là quá trình này Kiểm soát nội bộ không phải là một sự kiện hay tình huống mà là một chuỗi các hoạt ñộng hiện diện trong mọi bộ phận, quyện chặt vào hoạt ñộng của tổ chức và là một nội dung cơ bản trong các hoạt ñộng của tổ chức Kiểm soát nội bộ sẽ hữu hiệu khi nó là một bộ phận không tách rời chứ không phải chức năng bổ sung cho các hoạt ñộng của tổ chức

6

1.1.1.2 Kiểm soát nội bộ do con người thiết kế và vận hành

Đó là Hội ñồng quản trị, Ban giám ñốc, nhà quản lý và các nhân viên trong ñơn vị Kiểm soát nội bộ là một công cụ ñược nhà quản lý sử dụng chứ không thay thế ñược cho nhà quản lý Nói cách khác, nó ñược thực hiện bởi những con người trong tổ chức, bởi suy nghĩ và hành ñộng của họ Chính họ sẽ vạch ra mục tiêu, ñưa

ra biện pháp kiểm soát và vận hành chúng

Tuy nhiên, không phải lúc nào con người cũng hiểu rõ, trao ñổi và hành ñộng một cách nhất quán Mỗi thành viên tham gia vào tổ chức với khả năng, kiến thức, kinh nghiệm và nhu cầu khác nhau Một hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ có thể hữu hiệu khi từng thành viên trong tổ chức hiểu rõ về trách nhiệm và quyền hạn của mình, chúng cần ñược giới hạn ở một mức ñộ nhất ñịnh Do vậy, ñể kiểm soát nội

bộ hữu hiệu cần phải xác ñịnh mối liên hệ, nhiệm vụ và cách thức thực hiện chúng của từng thành viên ñể ñạt ñược các mục tiêu của tổ chức

1.1.1.3 Kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp sự ñảm bảo hợp lý

Kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp sự ñảm bảo hợp lý cho các nhà quản

lý trong việc ñạt ñược các mục tiêu của tổ chức chứ không thể ñảm bảo tuyệt ñối Điều này xuất phát từ những hạn chế tiềm tàng trong quá trình xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ, ñó là do những sai lầm của con người khi ñưa ra các quyết ñịnh, sự thông ñồng của các cá nhân hay sự lạm quyền của nhà quản lý có thể vượt khỏi kiểm soát nội bộ Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích ñược mong ñợi từ quá trình kiểm soát ñó Tất cả các ñiều ñó dẫn ñến, trong mọi tổ chức, dù có thể ñã ñầu

tư rất nhiều cho việc thiết kế và vận hành hệ thống nhưng vẫn không thể có hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn hảo

1.1.1.4 Các mục tiêu

Mỗi ñơn vị thường có các mục tiêu kiểm soát cần ñạt ñược ñể từ ñó xác ñịnh các chiến lược cần thực hiện Đó có thể là mục tiêu chung cho toàn ñơn vị, hay mục tiêu cụ thể cho từng hoạt ñộng, từng bộ phận trong ñơn vị Có thể chia các mục tiêu kiểm soát ñơn vị cần thiết lập thành ba nhóm:

Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu có thể cung cấp sự ñảm bảo hợp lý ñạt ñược các mục tiêu liên quan như tính ñáng tin cậy của báo cáo tài chính, sự tuân thủ pháp luật và các quy ñịnh Để ñạt ñược các mục tiêu này, cần dựa trên cơ sở các chuẩn mực ñã ñược thiết lập Kết quả ñạt ñược phụ thuộc vào môi trường kiểm soát, cách thức ñánh giá rủi ro, các hoạt ñộng kiểm soát của ñơn vị, hệ thống thông tin và truyền thông và vấn ñề giám sát

Riêng mục tiêu hoạt ñộng, thí dụ như thu nhập trên vốn ñầu tư, thị phần hay sản phẩm mới, không phụ thuộc hoàn toàn vào các biện pháp kiểm soát của ñơn

vị Kiểm soát nội bộ không thể ngăn ngừa các quyết ñịnh sai lầm hay các sự kiện bên ngoài có thể làm ñơn vị không ñạt ñược các mục tiêu ñề ra Với các mục tiêu này, kiểm soát nội bộ chỉ cung cấp sự bảo ñảm hợp lý rằng các nhà quản lý với vai trò giám sát, với hành ñộng kịp thời sẽ giúp tổ chức có thể ñạt ñược các mục tiêu

1.1.2 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Trong quá trình soạn thảo báo cáo COSO 1992, Ban soạn thảo ñã cân nhắc

và xem xét ý kiến ñóng góp từ nhiều nguồn khác nhau ñể ñưa ra năm bộ phận cấu thành cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ trong báo cáo Do ñó, dù có sự khác biệt ñáng kể về tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ giữa các ñơn vị như quy mô, tính chất hoạt ñộng, mục tiêu nhưng bất kỳ hệ thống kiểm soát nội bộ nào cũng phải bao gồm năm bộ phận cơ bản Đó là:

8 Môi trường kiểm soát

Đánh giá rủi ro

Hoạt ñộng kiểm soát

Thông tin và truyền thông

Giám sát

1.1.2.1 Môi trường kiểm soát:

Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một ñơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong ñơn vị và là nền tảng ñối với các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát là:

- Tính chính trực và giá trị ñạo ñức

Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trước tiên phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị ñạo ñức của những người liên quan ñến các quá trình kiểm soát Để ñáp ứng yêu cầu này, các nhà quản lý cao cấp phải xây dựng những chuẩn mực về ñạo ñức trong ñơn vị và cư xử ñúng ñắn ñể có thể ngăn cản không cho các thành viên có các hành vi thiếu ñạo ñức hoặc phạm pháp Muốn vậy, những nhà quản lý cần phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực và cần phải phổ biến những quy ñịnh ñến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp

Một cách khác ñể nâng cao tính chính trực và sự tôn trọng các giá trị ñạo ñức, ñơn vị phải loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hay ñiều kiện có thể dẫn ñến nhân viên có những hành vi thiếu trung thực Thí dụ, gian lận trong báo cáo tài chính có thể xuất phát từ việc nhân viên bị ép buộc phải thực hiện các mục tiêu phi thực tế của nhà quản lý Những hành ñộng không ñúng cũng có thể phát sinh khi quyền lợi của nhà quản lý lại gắn chặt với số liệu báo cáo về thu nhập (thí dụ các khoản thưởng sẽ căn cứ theo mức lợi nhuận ñạt ñược)

- Đảm bảo về năng lực

Là ñảm bảo cho nhân viên có ñược những kỹ năng và hiểu biết cần thiết ñể thực hiện ñược nhiệm vụ của mình, nếu không chắc chắn họ sẽ thực hiện nhiệm vụ ñược giao không hữu hiệu và hiệu quả Do ñó, nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các

9 nhân viên có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ sẽ ñược giao và phải giám sát, huấn luyện họ ñầy ñủ và thường xuyên

- Hội ñồng Quản trị và Ủy ban Kiểm toán

Nhiều nước trên thế giới yêu cầu các công ty cổ phần có niêm yết ở Thị trường chứng khoán phải thành lập Ủy ban kiểm toán Đây là Ủy ban gồm một số thành viên trong và ngoài Hội ñồng Quản trị nhưng không tham gia vào việc ñiều hành ñơn vị Ủy ban kiểm toán có thể có những ñóng góp quan trọng cho việc thực hiện các mục tiêu của ñơn vị, thông qua việc giám sát sự tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính, giữ sự ñộc lập của kiểm toán nội bộ Do có các chức năng quan trọng trên, nên hoạt ñộng hữu hiệu của Ủy ban kiểm toán và Hội ñồng Quản trị có anh hưởng lớn ñến môi trường kiểm soát

Các nhân tố ñược xem xét ñể ñánh giá sự hữu hiệu của Hội ñồng Quản trị hoặc Ủy ban kiểm toán gồm mức ñộ ñộc lập, kinh nghiệm và uy tín của các thành viên trong Hội ñồng Quản trị hoặc Ủy ban kiểm toán, và mối quan hệ của họ với bộ phận kiểm toán nội bộ và kiểm toán ñộc lập

Ở Việt Nam, luật doanh nghiệp quy ñịnh một số loại hình công ty phải có Ban kiểm soát trực thuộc Đại hội ñồng cổ ñông và ñóng vai trò tương tự như Ủy ban kiểm toán

- Triết lý quản lý và phong cách ñiều hành của nhà quản lý

Triết lý quản lý thể hiện qua quan ñiểm và nhận thức của người quản lý; phong cách ñiều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái ñộ của họ khi ñiều hành ñơn vị Một số nhà quản lý rất quan tâm ñến việc lập báo cáo tài chính và rất chú trọng ñến việc hoàn thành hoặc vượt mức kế hoạch Họ hài lòng với những hoạt ñộng kinh doanh có mức rủi ro cao, nhưng có thể thu ñược nhiều lợi nhuận Một số nhà quản lý khác lại rất bảo thủ và quá thận trọng với rủi ro Sự khác biệt về triết

lý quản lý và phong các ñiều hành có thể ảnh hưởng lớn ñến môi trường kiểm soát

và tác ñộng ñến việc thực hiện các mục tiêu của ñơn vị

Triết lý quản lý và phong cách ñiều hành ñược phản ánh trong cách thức nhà quản lý sử dụng các kênh thông tin và quan hệ với cấp dưới Có nhiều nhà quản

10

lý trong quá trình ñiều hành thích tiếp xúc và trao ñổi trực tiếp với các nhân viên Ngược lại, có những nhà quản lý chỉ thích ñiều hành công việc theo một trật tự ñã ñược xác ñịnh trong cơ cấu tổ chức của ñơn vị

- Cơ cấu tổ chức

Về thực chất ñây là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong ñơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc ñạt ñược các mục tiêu Một cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở ñể lập kế hoạch, ñiều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt ñộng Ngược lại, khi thiết kế không ñúng, cơ cấu tổ chức có thể làm cho các thủ tục kiểm soát mất tác dụng Thí dụ, nếu sắp xếp bộ phận kiểm toán nội bộ trực thuộc phòng kế toán, chức năng kiểm tra và ñánh giá của kiểm toán nội bộ sẽ không thể phát huy ñược tác dụng Cơ cấu tổ chức ñược mô tả thông qua sơ ñồ tổ chức, trong

ñó phải xác ñịnh ñược các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thể thức báo cáo cho phù hợp Ngoài ra, cơ cấu cần phù hợp với quy mô và ñặc thù hoạt ñộng của ñơn vị

- Cách thức phân ñịnh quyền hạn và trách nhiệm

Phân ñịnh quyền hạn và trách nhiệm ñược xem là phần mở rộng của cơ cấu

tổ chức Nó cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt ñộng của ñơn vị, giúp cho mội thành viên phải hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể

gì và từng hoạt ñộng của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào ñến người khác trong việc hoàn thành mục tiêu Do ñó, khi mô tả công việc, ñơn vị cần phải thể chế hóa bằng văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng thành viên và quan hệ giữa họ với nhau

11

ưu tiên cho những cá nhân có trình ñộ, kinh nghiệm, chính trực và hạnh kiểm tốt sẽ

là sự ñảm bảo không những về năng lực mà còn về phẩm chất của ñội ngũ nhân viên

Môi trường kiểm soát ảnh hưởng ñến mọi hoạt ñộng của một doanh nghiệp, trong ñó có công tác kế toán và ñộ trung thực của báo cáo tài chính Thí dụ, một quan ñiểm không ñúng ñắn của Giám ñốc khi báo cáo về lợi nhuận có thể làm mất

ñi tính trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính, hoặc năng lực yếu kém của ñội ngũ nhân viên kế toán có khả năng dẫn ñến các sai lệch trọng yếu của các báo cáo này

1.1.2.2 Đánh giá rủi ro:

Đối với mọi hoạt ñộng của một ñơn vị ñều có thể phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát tất cả Vì vậy, các nhà quản lý phải ñánh giá và phân tích những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu - kể cả mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt ñông - của ñơn vị có thể không ñạt ñược và phải cố gắng kiểm soát ñể tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro này gây nên

Để giới hạn ñược rủi ro ở mức chấp nhận ñược, người quản lý phải dựa trên mục tiêu ñã ñược xác ñịnh của ñơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro, từ ñó mới có thể quản trị ñược rủi ro

- Xác ñịnh mục tiêu của ñơn vị

Mục tiêu tuy không phải là một bộ phận của kiểm soát nội bộ nhưng việc xác ñịnh nó là ñiều kiện tiên quyết ñể ñánh giá rủi ro Bởi lẽ một sự kiện có trở thành một rủi ro quan trọng ñối với tổ chức hay không sẽ phụ thuộc vào mức ñộ tác ñộng tiêu cực của nó ñến mục tiêu của ñơn vị Xác ñịnh mục tiêu bao gồm việc ñưa

ra sứ mệnh, hoạch ñịnh các mục tiêu chiến lược cũng như những chỉ tiêu phải ñạt ñược trong ngắn hạn, trung và dài hạn Việc xác ñịnh mục tiêu có thể ñược thực hiện qua việc ban hành các văn bản hoặc ñơn giản hơn, qua nhận thức và phát biểu hàng ngày của người quản lý

- Nhận dạng rủi ro

Rủi ro có thể tác ñộng ñến tổ chức ở mức ñộ toàn ñơn vị hay chỉ ảnh hưởng ñến từng hoạt ñộng cụ thể

12

Ở mức ñộ toàn ñơn vị, các nhân tố có thể làm phát sinh rủi ro ñó là sự ñổi mới kỹ thuật, nhu cầu của khách hàng thay ñổi, sự cải tiến sản phẩm của các ñối thủ cạnh tranh, sự thay ñổi trong chính sách của Nhà nước, trình ñộ nhân viên không ñáp ứng yêu cầu hoặc thay ñổi cán bộ quản lý Trong phạm vi từng hoạt ñộng như bán hàng, mua hàng, kế toán, rủi ro có thể phát sinh và tác ñộng ñến bản thân từng hoạt ñộng trước khi gây ảnh hưởng dây chuyền ñến toàn ñơn vị

Để nhận dạng rủi ro, người quản lý có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau, từ việc sử dụng các phương tiện dự báo, phân tích các dữ liệu quá khứ, cho ñến việc rà soát thường xuyên các hoạt ñộng Trong các doanh nghiệp nhỏ, công việc này có thể tiến hành dưới dạng những cuộc tiếp xúc với khách hàng, ngân hàng, hoặc các buổi họp giao ban trong nội bộ

- Phân tích và ñánh giá rủi ro

Vì rủi ro rất khó ñịnh lượng nên ñây là một công việc khác phức tạp và có nhiều phương pháp khác nhau Tuy nhiên, một quy trình phân tích và ñánh giá rủi

ro thường bao gồm những bước sau ñây: Ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể có của nó ñến mục tiêu của ñơn vị, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng ñể ñối phó với rủi ro

Trong lĩnh vực kế toán, có thể kể những rủi ro ñe dọa sự trung thực và hợp

lý của báo cáo tài chính như ghi nhận các tài sản không có thực hoặc là không thuộc quyền sở hữu của ñơn vị; ñánh giá tài sản và các khoản nợ phải trả không phù hợp với các chuẩn mực, chế ñộ kế toán; khai báo không ñầy ñủ thu nhập và chi phí; trình bày những thông tin tài chính không phù hợp với yêu cầu của chuẩn mực và chế ñộ kế toán,

Các rủi ro trên có thể phát sinh từ trong bản chất hoạt ñộng của ñơn vị hoặc

từ yếu kém của chính hệ thống kiểm soát nội bộ Vì vậy, việc xem xét các rủi ro này thường ñược kiểm toán viên quan tâm rất nhiều trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán

13

1.1.2.3 Hoạt ñộng kiểm soát:

Hoạt ñộng kiểm soát là những chính sách và thủ tục ñể ñảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý ñược thực hiện Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những hành ñộng với mục ñích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà ñơn vị ñang hay có thể gặp phải Có nhiều loại hoạt ñộng kiểm soát khác nhau có thể ñược thực hiện, và dưới ñây là những hoạt ñộng kiểm soát chủ yếu trong ñơn vị:

a Phân chia trách nhiệm ñầy ñủ:

Phân chia trách nhiệm là không cho phép một thành viên nào ñược giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho ñến khi kết thúc Chẳng hạn, không thành viên nào ñược kiêm nhiệm các chức năng phê chuẩn, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản

Mục ñích của phân chia trách nhiệm nhằm ñể các nhân viên kiểm soát lẫn nhau; nếu có các sai sót xảy ra sẽ ñược phát hiện nhanh chóng; ñồng thời giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu giếm những sai phạm của mình

Thí dụ như phân chia trách nhiệm ñòi hỏi phải tách biệt giữa các chức năng sau ñây:

- Chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán

Lý do không cho phép nhân viên bảo quản tài sản ñược làm nhiệm vụ lưu giữ các sổ sách kế toán về tài sản ñó là ñể ngăn chặn hành vi tham ô tài sản Vì nếu cho kiêm nhiệm hai chức năng trên có thể tạo rủi ro là nhân viên sẽ tự tiện sử dụng tài sản ñể phục vụ cho lợi ích các nhân và ñiều chỉnh sổ sách ñể che giấu sai phạm của mình

- Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản

Nghĩa là người ñược giao nhiệm vụ phê chuẩn nghiệp vụ không ñược kiêm bảo quản tài sản vì tạo khả năng thâm lạm tài sản Thí dụ, nếu cùng một người vừa phê chuẩn tuyển dụng nhân viên ñồng thời là người phát lương có thể dẫn ñến việc tuyển dụng khống nhân viên ñể chiếm ñoạt tiền lương của các nhân viên không có thật này

14

- Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán

Nếu từng bộ phận vừa thực hiện nghiệp vụ vừa ghi chép và báo cáo thì họ

sẽ có xu hướng thổi phồng kết quả ñể tăng thành tích của bộ phận hoặc khu vực của mình Muốn không cho thông tin bị thiên lệch như trên, quá trình ghi sổ nên giao cho một bộ phận riêng biệt thực hiện - thường là bộ phận kế toán

b Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và nghiệp vụ:

Để thông tin ñáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt ñộng kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, ñầy ñủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ

Khi kiểm soát quá trình xử lý thông tin, cần bảo ñảm rằng (1) Phải kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách; (2) Việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ phải ñúng ñắn, cụ thể là:

Kiểm soát hệ thống chứng từ, sổ sách: cần phải chú ý những vấn ñề sau:

- Các chứng từ phải ñược ñánh số liên tục trước khi sử dụng ñể có thể kiểm soát, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết

- Chứng từ cần ñược lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng sớm càng tốt

- Cần thiết kế ñơn giản, rõ ràng dễ hiểu và có thể sử dụng cho nhiều công dụng khác nhau Thí dụ, hóa ñơn bán hàng là căn cứ ñể tính tiền khách hàng, ghi nhận doanh thu vào sổ sách, thống kê hàng bán và tính hoa hồng bán hàng

- Phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời, nghĩa là chứng từ chỉ ñi qua các bộ phận có liên quan ñến nghiệp vụ, và phải ñược xử lý nhanh chóng

ñể chuyển cho bộ phận tiếp theo

- Nếu ghi chép thủ công, sổ sách cần phải ñóng chắc chắn, ñánh số trang liên tục, quy ñịnh nguyên tắc ghi chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát,

- Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn, ñúng quy ñịnh và dễ dàng truy cập khi cần thiết

Phê chuẩn ñúng ñắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt ñộng Cần ñảm bảo là tất

cả các nghiệp vụ hoặc hoạt ñộng phải ñược phê chuẩn bởi một nhân viên quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép Bởi lẽ nếu bất kỳ ai trong ñơn vị cũng ñều có

15 quyền mua sắm hoặc sử dụng tài sản thì sự hỗn loạn tất yếu sẽ xảy ra Sự phê chuẩn

có thể ñược chia làm hai loại là phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể

- Phê chuẩn chung: là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách ñể

áp dụng cho toàn ñơn vị Thí dụ Ban giám ñốc ban hành bảng giá bán sản phẩm, dịch vụ, hoặc hạn mức bán chịu cho khách hàng Sau ñó, nhân viên cấp dưới căn

cứ chính sách ñó ñể xét duyệt các nghiệp vụ trong giới hạn mà chính sách cho phép

- Phê chuẩn cụ thể: là các trưởng hợp mà người quản lý phải xét duyệt từng nghiệp vụ riêng biệt chứ không thể ñưa ra chính sách chung Phê chuẩn cụ thể ñược

áp dụng cho những nghiệp vụ không thường xuyên, thí dụ phê chuẩn việc mua sắm máy móc thiết bị Phê chuẩn cụ thể cũng ñược áp dụng ñối với những nghiệp vụ thường xuyên nhưng có số tiền vượt khỏi giới hạn cho phép của chính sách chung, thí dụ các nghiệp vụ bán chịu có số tiền lớn hơn một mức ñã ấn ñịnh nào ñó

Các cá nhân hoặc bộ phận ñược ủy quyền ñể thực hiện sự phê chuẩn phải có chức vụ tương xứng với tính chất và tầm quan trọng của nghiệp vụ Thí dụ như quyết ñịnh về mua sắm những tài sản có giá trị lớn từ một số tiền nào ñó trở lên phải do Hội ñồng Quản trị phê chuẩn

Trong môi trường xử lý dữ liệu bằng phương pháp ñiện tử, việc kiểm soát quá trình xử lý thông tin ñược chia thành kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng với những ñặc ñiểm riêng Hoạt ñộng kiểm soát chung ñược áp dụng cho tất cả phần hành trong môi trường tin học Hoạt ñộng kiểm soát ứng dụng chỉ liên quan ñến từng phần hành cụ thể, bao gồm hoạt ñộng kiểm soát ñược lập trình sẵn trong máy tính và hoạt ñộng kiểm soát do con người thực hiện

c Kiểm soát vật chất:

Hoạt ñộng này ñược thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những

ấn chỉ ñã ñược ñánh số thứ tự trước nhưng chưa sử dụng; cũng như cần hạn chế sự tiếp cận với các chương trình tin học và những hồ sơ dữ liệu

Thí dụ: tài sản có thể ñược kiểm soát bằng cách sử dụng tủ sắt, khóa, tường rào, lực lượng bảo vệ và chỉ những người ñược ủy quyền mới ñược phép tiếp cận với tài sản của ñơn vị

16 Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế tốn và tài sản hiện cĩ trên thực tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ Khi cĩ bất kỳ chênh lệch nào cũng cần phải điều tra và xem xét nguyên nhân, nhờ đĩ sẽ phát hiện được những yếu kém về các thủ tục bảo vệ tài sản và sổ sách cĩ liên quan Nếu khơng thực hiện cơng việc này thì tài sản cĩ thể bị bỏ phế, mất mát hoặc cĩ thể khơng phát hiện được những hành

vi đánh cắp

d Kiểm tra độc lập việc thực hiện:

Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với cá nhân (hoặc bộ phận) đang thực hiện nghiệp vụ Nhu cầu phải kiểm tra độc lập xuất phát từ hệ thống kiểm sốt nội bộ thường cĩ khuynh hướng giảm sút tính hữu hiệu trừ khi cĩ một cơ chế thường xuyên kiểm tra sốt xét lại Thí dụ nhân viên cĩ thể quên, hoặc vơ ý khơng tuân thủ các thủ tục, hoặc bất cẩn trong cơng việc và cần cĩ người quan sát để đánh giá việc thực hiện cơng việc của họ Hơn nữa, ngay cả khi chất lượng kiểm sốt tốt vẫn cĩ khả năng xảy ra những hành vi tham ơ hay cố tình

vi phạm, vì thế hoạt động này vẫn rất cần thiết

Yêu cầu quan trọng đối với những thành viên thực hiện kiểm tra là họ phải độc lập với đối tượng được kiểm tra Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ mất đi nếu người thực hiện kiểm tra lại là nhân viên cấp dưới của người đã thực hiện nghiệp

vụ, hoặc khơng độc lập vì bất cứ lý do nào

e Phân tích rà sốt hay sốt xét lại việc thực hiện:

Hoạt động này chính là xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách

so sánh số thực tế với số liệu kế hoạch, dự đốn, kỳ trước, và các dữ liệu khác cĩ liên quan như những thơng tin khơng cĩ tính chất tài chính; đồng thời cịn xem xét trong mối liên hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện Sốt xét lại quá trình thực hiện giúp nhà quản lý biết được một cách tổng quát là mọi thành viên cĩ theo đuổi mục tiêu của đơn vị một cách hữu hiệu và hiệu quả hay khơng Nhờ thường xuyên nghiên cứu về những vấn đề bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện, nhà quản lý cĩ thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch, hoặc cĩ những điều chỉnh

17 thích hợp Thí dụ, việc tính toán số vòng quay hàng tồn kho và so sánh với kỳ trước

có thể giúp người quản lý sớm phát hiện tình trạng ứ ñọng hàng tồn kho

1.1.2.4 Thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông là ñiều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong ñơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo ñể cung cấp thông tin về hoạt ñộng chính và sự tuân thủ, bao gồm cả cho nội bộ và bên ngoài

Thông tin cần thiết cho mọi cấp của một tổ chức vì giúp cho việc ñạt ñược các mục tiêu kiểm soát khác nhau Thông tin ñược cung cấp thông qua hệ thống thông tin Hệ thống thông tin của một ñơn vị có thể ñược xử lý trên máy tính, qua

hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai, miễn là bảo ñảm các yêu cầu chất lượng của thông tin là thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiên

Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhưng ñược nêu ra ñể nhấn mạnh vai trò của việc truyền ñạt thông tin Liên quan ñến vấn ñề này cần chú

ý các khía cạnh sau:

- Mọi thành viên của ñơn vị phải hiểu rõ công việc của mình, tiếp nhận ñầy

ñủ và chính xác các chỉ thị từ cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các thành viên khác

và sử dụng ñược những phương tiện truyền thông trong ñơn vị Điều này sẽ ñược thực hiện nhờ việc tổ chức các kênh thông tin hữu hiệu trong nội bộ

- Các thông tin từ bên ngoài (khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng, ) cũng phải ñược tiếp nhận và ghi nhận một cách trung thực và ñầy ñủ, nhờ ñó ñơn vị mới có thể có những phản ứng kịp thời Các thông tin cho bên ngoài (Nhà nước, cổ ñông ) cũng cần ñược truyền ñạt kịp thời, ñảm bảo ñộ tin cậy và phù hợp với yêu cầu của pháp luật

Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng Đầu vào của hệ thống là các sự kiện kinh tế ñược biểu hiện dưới dạng các nghiệp vụ kế toán, ñầu ra của hệ thống là báo cáo kế toán Quá trình vận hành của

hệ thống là quá trình ghi nhận, phân loại, tính toán, xử lý và tổng hợp

18

Hệ thống thông tin kế toán thường bao gồm hai phần có quan hệ chặt chẽ với nhau là hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị Hai bộ phận này thường sử dụng chung về phần lớn dữ liệu ñầu vào, thế nhưng quá trình xử lý và sản phẩm ñầu ra lại có nhiều khác biệt ñể hình thành và cung cấp thông tin nhằm ñáp ứng những nhu cầu khác nhau khi kiểm toán báo cáo tài chính Các kiểm toán viên bên ngoài thường quan tâm ñến hệ thống thông tin kế toán tài chính

Ngoài những yêu cầu thông thường của bất kỳ hệ thống thông tin nào (tính kịp thời, hiệu quả ), các mục tiêu chủ yếu mà hệ thống thông tin kế toán tài chính phải ñạt ñược như sau:

- Xác ñịnh và ghi chép tất cả các nghiệp vụ có thật

- Ghi nhận và diễn giải nghiệp vụ một cách ñầy ñủ, chi tiết và phân loại ñúng ñắn các nghiệp vụ

- Đo lường giá trị của các nghiệp vụ kinh tế ñã xảy ra ñể ghi chép ñúng giá trị

- Xác ñịnh ñúng kỳ hạn của các nghiệp vụ kinh tế ñã xảy ra ñể ghi chép ñúng kỳ

- Trình bày ñúng ñắn và công bố ñầy ñủ thông tin cần thiết trên báo cáo tài chính

Để ñạt các ñiều trên, cần phải chú ý ñến hai bộ phận quan trọng trong hệ thống ñó là chứng từ và sổ sách kế toán

Với ñặc trưng là ghi nhận từng nghiệp vụ kinh tế ñã xảy ra, chứng từ cho phép kiểm tra, giám sát tỉ mỉ về từng hành vi kinh tế thông qua thủ tục lập chứng từ Ngoài ra, chứng từ còn giúp ngăn chặn kịp thời các hành vi sai phạm ñể bảo vệ tài sản của ñơn vị Thí dụ thủ tục lập và xét duyệt phiếu chi sẽ giúp ngăn chặn những nghiệp vụ chi tiền mặt không phù hợp với quy ñịnh Bên cạnh ñó, chứng từ còn là căn cứ pháp lý ñể giải quyết tranh chấp giữa các ñối tượng, kể cả bên trong và bên ngoài ñơn vị Như vậy, với chức năng tiền kiểm, chứng từ ñóng vai trò quan trọng trong hệ thống thông tin kế toán nói riệng, và trong hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung của ñơn vị

19

Sổ sách kế toán ñược xem là bước trung gian tiếp nhận những thông tin ban ñầu trên chứng từ ñể xử lý nhằm hình thành thông tin tổng hợp trên báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị

Một hệ thống sổ sách chi tiết và khoa học ñối với những ñối tượng như vật

tư, hàng hóa, công nợ, chi phí, thu nhập, sẽ góp phần ñáng kể trong bảo vệ tài sản nhờ ở chức năng kiểm tra, giám sát ngay trong quá trình thực hiện nghiệp vụ

Việc ghi nhận thông tin từ những chứng từ ban ñầu cho ñến việc ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp, lưu trữ, và cuối cùng kết chuyển những thông tin

ñó vào báo cáo sẽ ñể lại “dấu vết kiểm toán” giúp cho các nhà quản lý có thể kiểm tra và ñánh giá sự chấp hành những thủ tục kiểm soát trong quá trình xử lý Thí dụ, nhà quản lý có thể sử dụng chứng từ, sổ sách lưu trữ ñể phúc ñáp những yêu cầu từ phía khách hàng hoặc nhà cung cấp về các vấn ñề có liên quan ñến số dư tài khoản phải thu khách hàng, hoặc phải trả người bán Tương tự, kiểm toán viên cũng dựa vào ñó ñể kiểm tra

Ngoài chứng từ, sổ sách và phương pháp ghi chép vào sổ sách, ñể hệ thống thông tin kế toán vận hành tốt còn có sơ ñồ hạch toán và sổ tay hướng dẫn về các chính sách và thủ tục kế toán, vì thế chúng còn ñược xem như là phương tiện truyền thông về chính sách

Sơ ñồ hạch toán mô tả về phương pháp xử lý các nghiệp vụ tại ñơn vị, thường dưới dạng hình vẽ Sổ tay hướng dẫn thường bao gồm bảng liệt kê và phân loại tài khoản sử dụng và diễn giải chi tiết về mục ñích nội dung của từng tài khoản, cách thức xử lý các nghiệp vụ hoặc sơ ñồ hạch toán Sổ tay ñầy ñủ sẽ giúp cho việc

xử lý các nghiệp vụ ñúng ñắn và thống nhất trong toàn ñơn vị

Truyền thông ñúng ñắn cũng ñem ñến cho các nhân viên sự hiểu biết về vai trò và trách nhiệm của họ có liên quan ñến quá trình lập báo cáo tài chính Các nhân viên xử lý thông tin sẽ hiểu rằng công việc của họ có liên quan như thế nào ñến người khác và họ ñược yêu cầu phải báo cáo ngay những tình huống bất thường cho cấp trên

20

1.1.2.5 Giám sát

Giám sát là quá trình mà người quản lý ñánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát Điều quan trọng trong giám sát là phải xác ñịnh kiểm soát nội bộ có vận hành ñúng như thiết kế hay không và có cần thiết phải sửa ñổi chúng cho phù hợp với từng giai ñoạn phát triển của ñơn vị hay không Để ñạt kết quả tốt, nhà quản lý cần thực hiện những hoạt ñộng giám sát thường xuyên hoặc ñịnh kỳ

Giám sát thường xuyên ñạt ñược thông qua việc tiếp nhận các ý kiến góp ý của khách hàng, nhà cung cấp, hoặc xem xét các báo cáo hoạt ñộng và phát hiện các biến ñộng bất thường

Giám sát ñịnh kỳ ñược thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán ñịnh kỳ do kiểm toán viên nội bộ, hoặc do kiểm toán viên ñộc lập thực hiện

Trên ñây là những nội dung cơ bản của năm bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ Cần chú ý rằng việc ñưa ra một cấu trúc kiểm soát nội bộ bao gồm các bộ phận như trên nhằm giúp doanh nghiệp có thể nhận thức ñược toàn diện những yêu cầu phải ñạt ñược của một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu hơn là hướng ñến một sự phân chia rạch ròi giữa các bộ phận kiểm soát nội bộ Trong nhiều trường hợp, có sự “xen phủ” giữa các bộ phận ñối với cùng một vấn ñề Thí

dụ, xem xét các báo cáo ñịnh kỳ ñể ghi nhận các biến ñộng bất thường vừa là một hoạt ñộng kiểm soát (phân tích rà soát) vừa là sự giám sát thường xuyên

1.2 Sự hữu hiệu và lợi ích của một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh

1.2.1 Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ của các tổ chức khác nhau ñược vận hành với các mức ñộ hữu hiệu khác nhau Tương tự như thế, một hệ thống kiểm soát nội bộ cụ thể của một tổ chức cũng sẽ vận hành với mức ñộ hữu hiệu khác nhau ở những thời ñiểm khác nhau

21 Báo cáo của COSO cho rằng, một hệ thống kiểm sốt nội bộ hữu hiệu (xét ở một thời điểm xác định) nếu Hội đồng quản trị và nhà quản lý đảm bảo hợp lý được

ba tiêu chí sau đây:

- Họ hiểu rõ mục tiêu hoạt động của tổ chức đang đạt được ở mức độ nào

- Báo cáo tài chính đang được lập và trình bày một cách đáng tin cậy

- Pháp luật và các quy định đang được tuân thủ

Như vậy, trong khi kiểm sốt nội bộ là một quá trình thì sự hữu hiệu của kiểm sốt nội bộ lại là một trạng thái (tình trạng) của quá trình đĩ ở một thời điểm nhất định Việc đánh giá sự hữu hiệu của kiểm sốt nội bộ là mang tính xét đốn Bên cạnh đĩ, để đánh giá kiểm sốt nội bộ là hữu hiệu (nĩi chung), ngồi ba tiêu chí trên, cịn cần phải đánh giá thêm:

- Năm bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm sốt nội bộ cĩ hiện hữu khơng?

- Nếu cĩ, chúng cĩ hoạt động hữu hiệu khơng?

Cĩ thể thấy, sự hiện hữu của năm bộ phận cấu thành của một hệ thống kiểm sốt nội bộ cũng chính là tiêu chí để đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống kiểm sốt nội bộ Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, khi cho rằng năm tiêu chí trên cần được thỏa mãn khi đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống kiểm sốt nội bộ thì điều này cũng khơng cĩ nghĩa là mỗi bộ phận hợp thành của hệ thống kiểm sốt nội bộ đều hoạt động y hệt như nhau hoặc cùng mức độ ở các bộ phận khác nhau Lý do được nêu ra trong báo cáo COSO như sau:

- Cĩ sự bù trừ tự nhiên giữa các bộ phận của hệ thống kiểm sốt nội bộ Kiểm sốt nội bộ phục vụ cho nhiều mục tiêu vì vậy kiểm sốt hữu hiệu ở bộ phận này cĩ thể phục vụ cho mục tiêu kiểm sốt nội bộ ở bộ phận kia

- Để đối phĩ với một rủi ro cụ thể, nhà quản lý cĩ thể đề ra nhiều mức độ kiểm sốt khác nhau ở các bộ phận khác nhau Các mức độ này sẽ giúp cho năm tiêu chí trên được thỏa mãn mà khơng nhất thiết phải cĩ sự đồng nhất về mức độ hoạt động của các bộ phận

22 Năm bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ và năm tiêu chí trên ñược áp dụng cho toàn bộ hệ thống kiểm soát nội bộ hoặc cho một hoặc một số nhóm mục tiêu Khi xem xét một trong ba nhóm mục tiêu, chẳng hạn kiểm soát nội bộ ñối với việc lập báo cáo tài chính nếu cả năm tiêu chí trên ñều ñược thỏa mãn sẽ giúp tổ chức nhận xét rằng kiểm soát nội bộ ñối với việc lập báo cáo tài chính là hữu hiệu

1.2.2 Lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh

Kiểm soát nội bộ là những phương pháp và chính sách ñược thiết kế ñể ngăn chặn gian lận, giảm thiểu thiếu sót, khuyến khích hoạt ñộng hiệu quả, và nhằm ñạt ñược sự tuân thủ các chính sách và quy trình ñược thiết lập Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp ñem lại các lợi ích sau cho công ty:

- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty

- Nâng cao tính minh bạch và trách nhiệm giải trình của ñơn vị

- Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp ñối với công ty do bên thứ ba hoặc do nhân viên công ty gây ra

- Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho công ty

- Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty

- Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa ñầy ñủ

- Nâng cao chất lượng thông tin dùng trong việc ra quyết ñịnh của Hội Đồng Quản Trị và Ban Giám Đốc công ty

- Tạo nên những quy trình kiểm soát hiệu quả giúp làm giảm chi phí hoạt ñộng

và chi phí sửa chữa sai sót

- Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt ñộng của tổ chức cũng như các quy ñịnh của luật pháp

23

- Đảm bảo tổ chức hoạt ñộng hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và ñạt ñược các mục tiêu ñề ra

- Bảo vệ quyền lợi của nhà ñầu tư, cổ ñông và gây dựng lòng tin ñối với họ

1.3 Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ

Ở bất kỳ ñơn vị nào, dù ñã ñầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận hành hệ thống, thế nhưng vẫn không thể có một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn toàn hữu hiệu Bởi

lẽ ngay cả khi có thể xây dựng ñược một hệ thống hoàn hảo về cấu trúc, tính hữu hiệu thật sự của nó vẫn tùy thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và tính ñáng tin cậy của lực lượng nhân sự Nói cách khác, hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ có thể giúp hạn chế tối ña những sai phạm mà thôi, vì nó

có các hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau ñây:

- Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, ñãng trí, ñánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dưới

- Khả năng ñánh lừa, lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông ñồng với nhau hay với các bộ phận bên ngoài ñơn vị

- Hoạt ñộng kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh mà ít chú ý ñến những nghiệp vụ không thường xuyên, do ñó những sai phạm trong các nghiệp vụ này thường hay bị bỏ qua

- Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt ñộng kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra

- Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát ñã lạm dụng quyền hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu ñồ riêng

- Điều kiện hoạt ñộng của ñơn vị thay ñổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp

Chính những hạn chế nói trên của kiểm soát nội bộ là nguyên nhân khiến cho kiểm soát nội bộ không thể bảo ñảm tuyệt ñối, mà chỉ bảo ñảm hợp lý trong việc ñạt ñược các mục tiêu của mình

Đối với những ñối tượng bên trong, họ có vai trò và trách nhiệm liên quan ñến

hệ thống kiểm soát nội bộ như sau:

1.4.1 Hội ñồng quản trị

Trong một công ty, Ban giám ñốc chịu trách nhiệm ñiều hành các hoạt ñộng nhưng trên họ còn có Hội ñồng quản trị Hội ñồng quản trị có trách nhiệm thay mặt cho Đại hội ñồng cổ ñông ñể lãnh ñạo, chỉ ñạo và giám sát toàn bộ hoạt ñộng của ñơn vị Các thành viên trong Hội ñồng quản trị cần phải khách quan và có năng lực

Họ phải hiểu biết các hoạt ñộng và môi trường hoạt ñộng của ñơn vị, biết sắp xếp thời gian cần thiết ñể hoàn thành ñược trách nhiệm của mình

Trong nhiều trường hợp, do thiếu năng lực hoặc kinh nghiệm mà Ban giám ñốc có thể rơi vào tình trạng kiểm soát chồng chéo, hoặc không kiểm soát ñược những hoạt ñộng diễn ra tại ñơn vị Trong một tình huống khác, Ban giám ñốc có thể không trung thực, cố tình xuyên tạc các kết quả hoạt ñộng trong phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của mình ñể ñạt ñược các mục tiêu cá nhân Để tránh tình trạng trên, một Hội ñồng quản trị mạnh mẽ, năng ñộng là phải biết kết hợp các kênh thông tin khác nhau ñể có thể nhận biết các vấn ñề ñó và có biện pháp chấn chỉnh kịp thời

1.4.2 Ban giám ñốc

Ban giám ñốc có nhiệm vụ ñiều hành toàn bộ hệ thống kiểm soát nội bộ và giải trình cho Hội ñồng quản trị về những vấn ñề thuộc trách nhiệm của họ Hơn hẳn các nhà quản lý khác, giám ñốc ñiều hành phải tạo ñược "tiếng nói chung" vì nó

sẽ ảnh hưởng, tác ñộng ñến tính chính trực và giá trị ñạo ñức cũng như các nhân tố khác của môi trường kiểm soát Trong những ñơn vị có quy mô lớn, giám ñốc ñiều hành thực thi nhiệm vụ này thông qua việc chỉ ñạo các nhà quản lý cấp dưới (thí dụ giám ñốc nhân sự, sản xuất, .) và phải rà soát lại những phương pháp mà họ ñã

25 thực hiện ñể kiểm soát các hoạt ñộng trong ñơn vị của mình Ngược lại, nhà quản lý cấp dưới ñược giao nhiệm vụ thiết lập các chính sách và thủ tục kiểm soát cụ thể hơn Đối với những ñơn vị có quy mô nhỏ hơn, giám ñốc ñiều hành sẽ chỉ ñạo trực tiếp mọi hoạt ñộng trong ñơn vị Ngoài giám ñốc ñiều hành, giám ñốc tài chính, hoặc các chức danh tương ñương khác, cũng giữ vai trò quan trọng về mọi hoạt ñộng kiểm soát có liên quan ñến tình hình tài chính của ñơn vị

1.4.3 Kiểm toán nội bộ

Kiểm toán viên nội bộ giữ vai trò quan trọng trong việc ñánh giá sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ và góp phần giữ vững sự hữu hiệu này thông qua các dịch vụ mà họ cung cấp cho các bộ phận trong ñơn vị

1.4.4 Nhân viên

Suy cho cùng, kiểm soát nội bộ liên quan ñến trách nhiệm của mọi thành viên trong một ñơn vị Thông qua các hoạt ñộng hàng ngày, mọi thành viên ñều sẽ tham gia vào các hoạt ñộng kiểm soát ở những mức ñộ khác nhau, từ người trưởng phòng phê duyệt nghiệp vụ bán chịu cho ñến người thủ kho bảo quản hàng hóa theo các chính sách của ñơn vị Hơn nữa, mọi thành viên ñều nằm trong một hệ thống xử lý thông tin ñược sử dụng ñể thực hiện các hoạt ñộng trong ñơn vị, từ việc ghi chép ban ñầu cho ñến sự phản hồi hay báo cáo về những vấn ñề rắc rối trong các hoạt ñộng, việc không tuân thủ các quy tắc về ñạo ñức, vi phạm các chính sách hay có hành vi phạm pháp mà họ ñã nhận biết Ngoài ra, không thể không kể ñến sự ñóng góp của các thành viên trong quá trình ñánh giá rủi ro hay giám sát

Ngoài những ñối tượng bên trong nêu trên, một số ñối tượng bên ngoài cũng

có những ñóng góp nhất ñịnh ñối với hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm giúp ñơn vị ñạt ñược các mục tiêu ñã ñược ñề ra Những ñối tượng này gồm:

- Các kiểm toán viên bên ngoài (như kiểm toán viên ñộc lập, kiểm toán viên của nhà nước ), thông qua các cuộc kiểm toán báo cáo tài chính hoặc kiểm toán tuân thủ sẽ phát hiện và cung cấp thông tin về những ñiểm yếu kém trong hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm giúp Ban giám ñốc và Hội ñồng quản trị nhận biết và chấn chỉnh kịp thời

26

- Các nhà lập pháp hoặc lập quy, họ ban hành những luật lệ hoặc quy ñịnh ñể giúp ñơn vị nhận thức và cố gắng thực hiện những hoạt ñộng theo khuôn khổ của pháp luật hoặc quy ñịnh

- Các khách hàng và nhà cung cấp cũng có thể cung cấp những thông tin hữu ích thông qua các giao dịch với ñơn vị

- Những ñối tượng khác ở bên ngoài ñơn vị, cũng có những ñóng góp nhất ñịnh ñối với hệ thống kiểm soát nội bộ của ñơn vị, bao gồm các nhà phân tích tài chính, giới truyền thông,

27

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Kiểm soát nội bộ ñóng vai trò rất to lớn ñối với hoạt ñộng của các doanh nghiệp

vì nó giúp cho các doanh nghiệp có thể vận hành hiệu quả hoạt ñộng của mình ñể ñem lại mức doanh lợi cao nhất nhưng ñồng thời kiểm soát, ngăn ngừa ñược rủi ro

có thể gây thiệt hại cho doanh nghiệp Cùng với sự phát triển của xã hội và các kỹ thuật hiện ñại, rủi ro kinh doanh ngày càng phát sinh với mức ñộ ña dạng hơn, phức tạp hơn cũng như các gian lận trong hoạt ñộng kinh doanh cũng sẽ càng tinh vi hơn sẽ dẫn ñến những thách thức to lớn ñối với các doanh nghiệp nói chung và các công ty Xăng Dầu nói riêng Do vậy, việc không ngừng phát triển và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ luôn là một vấn ñề bức thiết cho các doanh nghiệp và các công ty xăng dầu nhằm mở rộng và phát triển các hoạt ñộng kinh doanh của ñơn vị mình Dựa trên những nghiên cứu về lý luận ở chương 1, ñề tài sẽ phân tích hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty xăng dầu khu vực II TNHH MTV ở chương 2

28

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI

CTY XĂNG DẦU KHU VỰC II TNHH MỘT THÀNH VIÊN

2.1 Sự phát triển của cơng ty xăng dầu khu vực II

2.1.1 Lịch sử ra đời và phát triển của Cơng ty Xăng Dầu Khu Vực II TNHH Một Thành Viên

Cơng ty xăng dầu khu vực II TNHH Một Thành Viên là doanh nghiệp nhà nước thực hiện hạch tốn kinh tế độc lập, trực thuộc Tổng cơng ty xăng dầu Việt Nam - Bộ Cơng Thương, nay là Tập đồn xăng dầu Việt Nam

Tiền thân của Cơng ty xăng dầu khu vực II TNHH Một Thành Viên là Cơng

ty xăng dầu miền Nam – ra đời sau ngày thống nhất đất nước (17/09/1975), tiếp quản cơ sở vật chất, kỹ thuật của ba hãng xang dầu Shell, Esso và Caltex

Cơng ty được thành lập lại theo quyết định số 348/TM-TCCB ngày 31/03/1993 của Bộ Thương Mại Từ ngày 01/07/2011, Tổng cơng ty xăng dầu Việt Nam tiến hành cổ phần hĩa và Cơng ty Xăng Dầu Khu Vực II được đổi tên thành Cơng Ty Xăng Dầu Khu Vực II TNHH Một Thành Viên

Cơng ty khơng ngừng phát triển, mở rộng quy mơ và phạm vị hoạt động, hiện đại hĩa cơ sở vật chất kỹ thuật, liên tục cải tiến, nâng cao trình độ quản lý, đáp ứng tốt hơn yêu cầu cơng việc và nhu cầu của khách hàng Cơng ty cĩ cơ sở vật chất

kỹ thuật, cơng nghệ tiên tiến với hệ thống bồn bể cĩ sức chứa trên 450.000 m3, hệ thống xuất nhập tự động, hệ thống phịng hĩa nghiệm đạt tiêu chuẩn quốc gia

Hàng năm, cơng ty cĩ khả năng tiếp nhận xuất cấp trên 8.000.000 m3/tấn xăng dầu các loại Cơng ty cĩ một hệ thống các cửa hàng bán lẻ (68 cửa hàng) nằm trên địa bàn các quận, huyện thuộc Thành phố Hồ Chí Minh được đầu tư khang trang, hiện đại Ngồi ra, Cơng ty cịn cĩ một hệ thống phân phối ở các kênh bán

29 buôn (tổng ñại lý, ñại lý, hộ công nghiệp), bán tái xuất bao phủ rộng khắp thị trường khu vực

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quy mô hoạt ñộng của công ty

Công ty có nhiệm vụ chính là cung ứng xăng dầu cho sản xuất và tiêu dùng

xã hội tại Thành phố Hồ Chí Minh và khu vực phía Nam, dự trữ xăng dầu quốc gia

và ñảm bảo an sinh quốc phòng

Chức năng của công ty là kinh doanh bán buôn, bán lẻ xăng dầu, các sản phẩm hóa dầu và hoạt ñộng kinh doanh khác, thực hiện các dịch vụ liên quan ñến xăng dầu như:

bị chuyên dùng xăng dầu,…

• Đo lường, kiểm ñịnh, hóa nghiệp, dịch vụ kỹ thuật xăng dầu, dịch vụ cung ứng tàu biển

Thị trường chính của Công ty là Thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh thuộc khu vực phía Nam, tái xuất xăng dầu sang thị trường Campuchia, các khu chế xuất

và tàu biển nước ngoài

Trụ sở chính của Công ty tại số 15 Lê Duẩn, quận I, Thành phố Hồ Chí Minh, ngoài ra công ty còn có cơ sở hạ tầng là Tổng kho xăng dầu Nhà Bè nằm ở thị trấn Nhà Bè – Huyện Nhà Bè, là tổng kho có quy mô và công nghệ hiện ñại vào loại bậc nhất khu vực phía Nam hiện nay và hơn 60 cửa hàng bán lẻ nằm khắp các quận huyện của Thành phố Hồ Chí Minh

2.1.3 Định hướng phát triển của Công ty trong thời gian tới

2.1.3.1 Tình hình thị trường xăng dầu Việt Nam

Hoạt ñộng kinh doanh xăng dầu ở Việt Nam ñược bắt ñầu từ năm

1898-1899 với sự có mặt của các hãng dầu CFAPO, Shell, Caltex và Esso là các hãng dầu

Cùng với quá trình đổi mới phát triển kinh tế đất nước, đến nay tại Việt Nam 11 doanh nghiệp nhập khẩu kinh doanh xăng dầu với hệ thống kênh phân phối được hình thành đã từng bước tạo ra sự cạnh tranh nhĩm và cạnh tranh mở rộng trong thương mại xăng dầu để xác định vị thế của mỗi đơn vị trên thị trường

Bảng 2.1 : Danh sách các doanh nghiệp nhập khẩu xăng dầu

STT Doanh nghiệp nhập khẩu xăng dầu Đơn vị chủ quản

1 Tổng Cơng ty xăng dầu Việt Nam

(Petrolimex) (Tập đồn xăng dầu Việt Nam)

Bộ Thương mại (Bộ Cơng thương)

2 Cơng ty thương mại và đầu tư (Petec) Tập đồn dầu khí Việt Nam

3 Cơng ty TNHH 1 thành viên dầu khí Sài gịn

(Saigon Petro) Thành ủy TP HCM

4 Cơng ty thương mại dầu khí (Petechim) Tập đồn dầu khí Việt Nam

5 Cơng ty dịch vụ dầu khí (PDC) Tập đồn dầu khí Việt Nam

6 Cơng ty liên doanh dầu khí (Petro MeKong) L.doanh Petro VN và 8 tỉnh M

Tây

7 Cơng ty xăng dầu quân đội Bộ Quốc phịng

8 Cơng ty xăng dầu Hàng khơng (Vinapco) Tổng Cơng ty Hàng khơng QGVN

9 Cơng ty XNK xăng dầu Đồng Tháp UBND tỉnh Đồng Tháp

10 Cơng ty XNK vật tư đường biển Bộ giao thơng vận tải

11 Cơng ty Vật tư tổng hợp Phú Yên UBND tỉnh Phú Yên

31 Trong đĩ, Tổng Cơng ty xăng dầu Việt Nam là doanh nghiệp giữ vị thế chủ đạo của thị trường xăng dầu và được nhà nước giao cho vai trị bình ổn nhu cầu thị trường xăng dầu cả nước: Đảm nhiệm hạn ngạch nhập khẩu xăng dầu hơn 60% tổng hạn ngạch nhập khẩu hàng năm

2.1.3.2 Những thuận lợi, thách thức và khĩ khăn của Cơng ty

Về đối thủ cạnh tranh: từ năm 1990 với cơ chế hạch tốn kinh doanh ngành xăng dầu, nguồn xăng dầu nhập theo Hiệp định từ Liên Xơ khơng cịn, nhà nước giao cho tự khai thác nguồn hàng - tổ chức nhập khẩu- cung ứng bán ra thị trường Trước sự đổi mới này, xuất hiện các doanh nghiệp mới cùng với Tổng Cơng ty xăng dầu và Cơng ty dầu lửa Trung Ương, đĩ là : Cơng ty thương mại đầu tư và dịch vụ dầu khí Petechim – trực thuộc Bộ thương mại, đĩng tại TP HCM với chức năng nhập khẩu thiết bị khai thác dầu khí và xuất nhập khẩu tổng hợp, trong đĩ cĩ xăng dầu Cơng ty dầu khí Sài Gịn (Saigon Petro) được thành lập trực thuộc kinh tế Đảng Thành Ủy TP HCM và cơng ty Airirimex của Tổng cơng ty Hàng khơng nhập khẩu nhiên liệu bay (ZA1) và các mặt hàng khác Cơng ty xăng dầu quân đội

ra đời để đáp ứng nhu cầu xăng dầu cho quốc phịng và kinh doanh xăng dầu khác cho xã hội

Từ năm 1995, Petechim tách ra thành Cơng ty thương mại xuất nhập khẩu

và đầu tư (Petec) thuộc Bộ Thương mại kinh doanh xuất nhập khẩu, trong đĩ chủ yếu là xăng dầu và cơng ty Petechim thuộc Petro Việt Nam Như vậy, từ độc quyền đến cạnh tranh nhĩm và nay thuộc sự cạnh tranh mở rộng

Bảng 2.2 Sự thay đổi các đầu mối nhập khẩu xăng dầu từ 1975 đến nay

Giai đoạn 1975-1985 Giai đoạn 1986-1995 Giai đoạn 1996- nay

1 Tổng Cơng ty xăng

dầu Việt Nam: với 11

thành viên kinh doanh

2 Cơng ty dầu khí (Petechim) – 1985

1 Tổng Cơng ty xăng dầu Việt Nam (từ 01/10/2011 đổi tên thành Tập đồn xăng dầu Việt Nam)

2 Cơng ty Petec

3 Cơng ty Saigon Petro

4 Cơng ty Petechim

32

3 Công ty dầu khí Sài Gòn (Saigon Petro) – 1986

4 Công ty dầu khí hàng không (Airimex) – 1987

5 Công ty xăng dầu quân ñội

5 Công ty PDC

6 Công ty Petro Mekong

7 Công ty Vinapco

8 Công ty dầu khí Đồng Tháp

9 Công ty xăng dầu quân ñội

10 Công ty xuất nhập khẩu xăng dầu ñường biển

11 Công ty vật tư xăng dầu Phú Yên

02 ñầu mối 05 ñầu mối 11 ñầu mối

Phía sau các công ty ñầu mối nhập khẩu nói trên là hàng trăm công ty thương mại, công ty vật tư các Tỉnh và khoảng 5.000 cửa hàng, ñiểm bán xăng dầu trải khắp ñất nước Do có nhiều ñầu mối và ñơn vị tham gia vào thị trường như vậy, nên tuy thị trường xăng dầu trong nước chưa xuất hiện các công ty nước ngoài vì còn phải chờ Chính phủ Việt Nam cho phép nhưng sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong nước với nhau cũng hết sức quyết liệt

Các ñối thủ có tiềm năng và năng lực cạnh tranh gay gắt với Công ty xăng dầu Khu vực II ñó là Saigon Petro, Petec, Petechim

Về áp lực cạnh tranh từ các sản phẩm thay thế: hai nguồn năng lượng ñã và ñang thay thế cho xăng dầu là khí ñốt và ñiện năng Phân khúc thị trường các ngành này nhắm vào trước hết là tiêu dùng sinh hoạt dân cư và các ngành công nghiệp

Từ 1991 khi ñiện tương ñối ñủ, gas cho tiêu dùng ñưa ra thị trường vào

1992 nên hàm lượng dầu hoả giảm ñáng kể, trung bình 8%/năm Năm 1994 Nhà máy ñiện Bà Rịa tiêu thụ 186.000 tấn DO, ñến 1995 khí ñồng hành từ mỏ Bạch Hổ ñưa vào cung cấp cho nhà máy thay thế DO làm cho Nhà máy giảm tiêu thụ DO xuống còn 35.000 tấn DO, từ 1998 ñến nay chỉ dự phòng sử dụng DO khi công nghệ gas có sự cố