(Luận văn thạc sĩ) hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty phân bón việt nhật

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH - Lê Thị Bích Thuận HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY PHÂN BÓN VIỆT NHẬT LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ Tp Hồ Chí Minh - Năm 2016 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH - Lê Thị Bích Thuận HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY PHÂN BĨN VIỆT NHẬT Chun ngành: Kế tốn Mã số: 60340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS Nguyễn Xuân Hƣng Tp Hồ Chí Minh - Năm 2016 LỜI CAM ĐOAN Kính thƣa Q Thầy Cơ, tơi tên Lê Thị Bích Thuận, học viên cao học khoá 23 – Ngàng Kế toán – Trƣờng Đại học Kinh tế Tp.HCM Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ “Hồn thiện Hệ thống Kiểm sốt nội Cơng ty Phân bón Việt Nhật” kết nghiên cứu khoa học độc lập dƣới hƣớng dẫn PGS.TS Nguyễn Xuân Hƣng Các số liệu luận văn tác giả trực tiếp thu thập, thống kê xử lý cách trung thực chƣa đƣợc cơng bố cơng trình nghiên cứu khác TP Hồ Chí Minh, tháng 10 năm 2016 Học viên Lê Thị Bích Thuận MỤC LỤC TRANG PHỤ BÌA LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ VÀ BẢNG BIỂU MỞ ĐẦU CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 11 1.1 Lịch sử hình thành phát triển kiểm soát nội .11 1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội 11 1.1.2 Lịch sử hình thành phát triển kiểm soát nội 13 1.2 Giới thiệu COSO 2013 16 1.2.1 Lí cập nhật COSO 2013 16 1.2.2 Những nguyên tắc COSO 2013 16 1.3 Các thành phần hệ thống kiểm soát nội theo COSO 2013 18 1.3.1 Môi trƣờng kiểm soát 18 1.3.2 Đánh giá rủi ro .21 1.3.3 Các hoạt động kiểm soát 23 1.3.4 Thông tin truyền thông 23 1.3.5 Giám sát .24 1.3.6 Mối quan hệ thành phần hệ thống KSNB 25 1.4 Trách nhiệm đối tƣợng có liên quan đến kiểm soát nội 26 1.4.1 Hội đồng quản trị 26 1.4.2 Nhà quản lý 27 1.4.3 Kiểm toán viên nội 27 1.4.4 Nhân viên .27 1.4.5 Các đối tƣợng bên 28 1.5 Vai trị hệ thống kiểm sốt nội 28 1.6 Những hạn chế tiềm tàng hệ thống kiểm soát nội 30 KẾT LUẬN CHƢƠNG 32 CHƢƠNG THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY PHÂN BÓN VIỆT NHẬT 33 2.1 Tổng quan Công ty Phân bón Việt Nhật 33 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển cơng ty .33 2.1.2 Cơ cấu tổ chức .34 2.1.3 Đặc điểm ngành ảnh hƣởng đến hệ thống Kiểm sốt nội cơng ty Phân bón Việt Nhật 35 2.2 Thực trạng hệ thống Kiểm soát nội cơng ty Phân bón Việt Nhật 36 2.2.1 Mục tiêu phƣơng pháp khảo sát 36 2.2.2 Thực trạng hệ thống Kiểm sốt nội Cơng ty Phân bón Việt Nhật .37 2.3 Đánh giá thực trạng hệ thống kiểm sốt nội cơng ty Phân bón Việt Nhật 62 2.3.1 Ƣu điểm 62 2.3.2 Nhƣợc điểm 65 2.3.3 Nguyên nhân 67 KẾT LUẬN CHƢƠNG 69 CHƢƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY PHÂN BĨN VIỆT NHẬT 70 3.1 Quan điểm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội .70 3.1.1 Phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động đơn vị đặc điểm ngành .70 3.1.2 Nâng cao tính đáng tin cậy báo cáo tài 70 3.1.3 Xét đến mối quan hệ lợi ích chi phí 70 3.2 Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội cơng ty phân bón Việt Nhật .71 3.2.1 Mơi trƣờng kiểm sốt 71 3.2.2 Đánh giá rủi ro .74 3.2.3 Hoạt động kiểm soát 75 3.2.4 Thông tin truyền thông 76 3.2.5 Giám sát .76 KẾT LUẬN CHƢƠNG 78 KẾT LUẬN 79 TÀI LIỆU THAM KHẢO 80 PHỤ LỤC QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG .83 PHỤ LỤC BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT 84 PHỤ LỤC KẾT QUẢ BẢNG KHẢO SÁT .91 PHỤ LỤC DANH SÁCH KHẢO SÁT .98 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT COSO The Committee of Sponsoring Organizations of The Treadway Commission HĐQT Hội Đồng Quản Trị KSNB Kiểm soát nội TSCĐ Tài sản cố định DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ VÀ BẢNG BIỂU Hình 1.1 – Mối quan hệ thành phần hệ thống KSNB 24 Bảng 2.1 Kết khảo sát Tính trực giá trị đạo đức 37 Bảng 2.2 Kết khảo sát Cam kết lực nhân viên 39 Bảng 2.3 Kết khảo sát HĐQT Ban Kiểm soát 41 Bảng 2.4 Kết khảo sát Triết lý quản lý phong cách điều hành nhà lãnh đạo 42 Bảng 2.5 Kết khảo sát Cơ cấu tổ chức 43 Bảng 2.6 Kết khảo sát Phân chia quyền hạn trách nhiệm 44 Bảng 2.7 Kết khảo sát Chính sách nhân 46 Bảng 2.8 Kết khảo sát Xác định mục tiêu 48 Bảng 2.9 Kết khảo sát Nhận dạng rủi ro 49 Bảng 2.10 Kết khảo sát Phân tích đánh giá rủi ro 50 Bảng 2.11 Kết khảo sát Đối phó rủi ro 50 Bảng 2.12 Kết khảo sát Hoạt động kiểm soát chung 51 Bảng 2.13 Kết khảo sát Kiểm sốt quy trình mua hàng, tồn kho toán 54 Bảng 2.14 Kết khảo sát Kiểm sốt quy trình bán hàng, thu tiền 55 Bảng 2.15 Kết khảo sát Kiểm sốt quy trình tiền lƣơng 56 Bảng 2.16 Kết khảo sát Kiểm soát quy trình tiền 57 Bảng 2.17 Kết khảo sát Kiểm soát TSCĐ 58 Bảng 2.18 Kết khảo sát Thông tin truyền thông 59 Bảng 2.19 Kết khảo sát Giám sát 61 MỞ ĐẦU Sự cần thiết đề tài Với tình hình kinh tế diễn biến phức tạp nhƣ nay, ngày có nhiều doanh nghiệp lâm vào tình trạng khó khăn chí phá sản hoạt động kinh doanh không hiệu Vì vậy, để tồn phát triển doanh nghiệp phải khơng ngừng hồn thiện nâng cao giá trị khác biệt so với đối thủ ngành Bên cạnh việc thƣờng xuyên nâng cao chất lƣợng sản phẩm, tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phầm, nhà quản lý cần phải quan tâm đến vấn đề kiểm soát hoạt động doanh nghiệp Trong hoạt động doanh nghiệp, hoạt động kiểm tra, kiểm sốt ln giữ vai trị quan trọng q trình quản lý đƣợc thực chủ yếu hệ thống kiểm soát nội (KSNB) doanh nghiệp Một doanh nghiệp thiết lập đƣợc hệ thống KSNB hữu hiệu đem lại lợi ích nhƣ: giảm bớt nguy rủi ro tiềm ẩn sản xuất kinh doanh, bảo vệ tài sản, tiền bạc, thơng tin…, đảm bảo tính chính xác số liệu, đảm bảo thành viên tuân thủ nội quy, quy trình hoạt động tổ chức nhƣ quy định pháp luật, đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ƣu nguồn lực đạt đƣợc mục tiêu đề Ở Việt Nam nay, doanh nghiệp nhận thức đƣợc vai trò hệ thống KSNB, nhiên, việc xây dựng hệ thống KSNB doanh nghiệp thƣờng tập trung vào số kinh tế - tài trọng kiểm tra, kiểm sốt tồn hoạt động tổ chức Đây điểm yếu mà doanh nghiệp Việt Nam cần khắc phục để nâng cao sức cạnh tranh hội nhập kinh tế toàn cầu Cơng ty Phân bón Việt Nhật cơng ty sản xuất kinh doanh phân bón hàng đầu Việt Nam Công ty đƣợc thành lập từ năm 1995, hệ thống KSNB công ty đƣợc hình thành triển khai Trong năm gần đây, khủng hoảng kinh tế toàn cầu làm cho nhiều doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn, cơng ty Phân bón Việt Nhật khơng tránh khỏi khó khăn Mặc dù, công ty thiết lập hệ thống KSNB nhƣng hệ thống bộc lộ thiếu sót gây ảnh hƣởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh công ty Hiểu đƣợc tầm quan trọng hệ thống KSNB tác giả định chọn đề tài “Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty Phân bón Việt Nhật” làm đề tài luận văn Tổng quan nghiên cứu liên quan đến đề tài 2.1 Nghiên cứu nƣớc - Evaluating and Improving the Internal Control in Organizations (2012) – Published by IFAC Bài báo nêu lên vai trò hệ thống KSNB, trình bày tiêu chí để đánh giá phát triển hệ thống KSNB, cụ thể giúp tổ chức đạt đƣợc mục tiêu; xác định đƣợc vai trò cá nhân tổ chức; thúc đẩy phát triển văn hóa tổ chức; gắn kết mục tiêu công ty với mục tiêu cá nhân; đảm bảo lực nhân viên; cách đối phó với rủi ro; thông tin truyền thông; nâng cao hiệu giám sát; tăng cƣờng tính minh bạch trách nhiệm giải trình Đồng thời đƣa hƣớng dẫn để ứng dụng nguyên tắc vào tổ chức - Jaya Kumar Shanmugam, Mohd Hassan Che Haat & Azwadi Ali, 2012 “An Exploratory Study of Internal Control and Fraud Prevention Measures in SMEs” Internal Journal of Business Research and Management, Volume 3: Issue 2, 2012 Mục tiêu nghiên cứu phân tích trình bày vấn đề KSNB biện pháp phòng ngừa gian lận hoạt động kinh doanh doanh nghiệp nhỏ vừa Malaysia Tác giả sử dụng phƣơng pháp phân tích, tổng hợp tài liệu có liên quan để trình bày KSNB, gian lận, xu hƣớng hành biện pháp phòng ngừa gian lận doanh nghiệp nhỏ vừa Nghiên cứu cho thấy rằng, KSNB biện pháp phòng ngừa gian lận đóng vai trị quan trọng có ảnh hƣởng đến hiệu hoạt động doanh nghiệp nhỏ vừa Ở doanh nghiệp dễ xảy gian lận nhân viên đƣợc vận hành quy mơ nhỏ Chính phủ, nhà quản lý, học giả bên liên quan nhận định doanh nghiệp nhỏ vừa đƣợc coi xƣơng 85 Nội dung Công ty ban hành văn bản, quy tắc, nội quy, quy định tính trung trực, ứng xử có đạo đức Cơng ty có truyền đạt hƣớng dẫn cụ thể quy tắc ứng xử, đạo đức, phân biệt hành vi hành vi phạm pháp, hành vi đƣợc cho phép Định kỳ, Ban Giám đốc thực kiểm tra, giám sát phòng ban việc thực nghiêm túc tính trực yêu cầu đạo đức Công ty ban hành quy định xử phạt văn có xảy hành vi vi phạm liên quan đến tính trực giá trị đạo đức Nhà quản lý làm gƣơng tốt cho nhân viên việc thực thi tính trực giá trị đạo đức Cơng ty thực giảm thiểu áp lực để nhân viên giảm hành vi sai phạm ♦ Cam kết lực nhân viên Công ty sử dụng bảng mô tả công việc yêu cầu rõ kiến thức kỹ cần thiết cho vị trí cơng việc cụ thể Công ty sử dụng công cụ đo lƣờng để đánh giá lực làm việc nhân viên Cơng ty có xây dựng quy định biện pháp nhân viên không đủ chuyên môn, lực làm việc 10 Nhân công ty đƣợc phân công công việc theo chuyên môn đƣợc đào tạo ♦ Hội đồng quản trị Ban Kiểm sốt 11 HĐQT đƣợc cung cấp thơng tin đầy đủ, xác kịp thời báo cáo tài chính, chiến lƣợc kinh doanh, điều khoản hợp đồng… 12 Các thành viên Ban Giám đốc thành viên HĐQT Cấp độ 86 Nội dung Cấp độ 13 Công ty tổ chức họp HĐQT định kỳ để đánh giá kết hoạt động công ty ♦ Triết lý quản lý phong cách điều hành nhà lãnh đạo 14 Ban Giám đốc nhà quản lý cấp cao thận trọng định kinh doanh 15 Ban lãnh đạo thƣờng xuyên tổ chức họp với quản lý phận 16 Ban lãnh đạo thƣờng xuyên tiếp xúc trao đổi công việc với nhân viên 17 Nhân vị trí lãnh đạo thƣờng xuyên bị thay ♦ Cơ cấu tổ chức 18 Cơ cấu tổ chức phù hợp với quy mô đặc điểm kinh doanh cơng ty 19 Cơng ty có sơ đồ tổ chức, phân định quyền hạn trách nhiệm phòng ban rõ ràng đƣợc cập nhật cơng ty có điều chỉnh nhân ♦ Phân chia quyền hạn trách nhiệm 20 Công ty ban hành văn phân chia quyền hạn rõ ràng phòng ban, phận mối quan hệ phận với 21 Khi thay đổi nhân sự, phân chia quyền hạn trách nhiệm đƣợc công ty cập nhật văn 22 Công ty phân chia quyền hạn trách nhiệm cho cá nhân phòng ban phù hợp với lực họ 23 Nguyên tắc ủy quyền cơng ty đƣợc thực nghiêm ngặt ♦ Chính sách nhân 24 Cơng ty thiết lập quy trình tuyển dụng nhân viên áp dụng cách công khai rõ ràng 25 Công ty xây dựng quy chế khen thƣởng kỷ luật rõ ràng 87 Nội dung 26 Công ty thƣờng xuyên tổ chứng chƣơng trình đạo tạo cho nhân viên tham gia khóa đào tạo bên ngồi để nâng cao trình độ nhân viên 27 Định kỳ công ty tổ chức họp đánh giá, xếp loại mức độ hoàn thành nhiệm vụ cá nhân II Đánh giá rủi ro ♦ Xác định mục tiêu 28 Công ty xác định mục tiêu ngắn hạn, mục tiêu dài hạn 29 Công ty đƣa chiến lƣợc, mục tiêu cụ thể rõ ràng văn phổ biến đến phòng ban 30 Mục tiêu cụ thể phòng ban hƣớng đến mục tiêu chung công ty ♦ Nhận dạng rủi ro 31 Công ty xây dựng chế nhận diện rủi ro bên (biến động kinh tế, trị, thay đổi luật pháp, sách, ngƣời tiêu dùng, đối thủ cạnh tranh…) 32 Công ty xây dựng chế nhận diện rủi ro bên (thay đổi nhân sự, hệ thống thông tin…) ♦ Phân tích đánh giá rủi ro 33 Cơng ty có quy trình đánh giá rủi ro ♦ Đối phó rủi ro 34 Công ty đề biện pháp rủi ro 35 Công ty thực nghiêm túc biện pháp rủi ro đề III Hoạt động kiểm soát ♦ Hoạt động kiểm soát chung 36 Các báo cáo đảm bảo yêu cầu độ xác, kịp thời để giúp ban lãnh đạo đánh giá đƣợc rủi ro liên quan đến công ty Cấp độ 88 Nội dung 37 Ban lãnh đạo định kỳ phân tích số liệu liên quan đến công ty hoạt động ngành đối thủ cạnh tranh 38 Việc ủy quyền xét duyệt đƣợc ban hành cụ thể văn 39 Đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm: phận nghiệp vụ khơng kiêm nhiệm việc ghi chép kế tốn 40 Các nghiệp vụ phát sinh đƣợc xét duyệt đầy đủ từ cấp có thẩm quyền 41 Cơng ty ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế tốn 42 Cơng ty thực kiểm tra sốt xét chứng từ trƣớc thực chứng từ đƣợc đánh số thứ tự liên tục 43 Việc nhập liệu chứng từ vào hệ thống đƣợc thực xác kịp thời 44 Chứng từ sổ sách đƣợc lƣu trữ đầy đủ an toàn 45 Hệ thống máy tính theo dõi q trình sử dụng ngƣời sử dụng thông qua nhật ký tự động 46 Hệ thống có lập trình chƣơng trình phân quyền truy cập (xem, thêm, sửa, xóa) ngƣời sử dụng theo chức quản lý thực riêng 47 Cơng ty có quy trình ln chuyển chứng từ ♦ Kiểm sốt quy trình mua hàng, tồn kho tốn 48 Cơng ty tách bạch chức năng: đề nghị mua hàng, xét duyệt, chọn nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng, ghi chép việc mua hàng tốn 49 Định kỳ cơng ty lập biên đối chiếu cơng nợ với nhà cung cấp 50 Hàng hóa đƣợc bảo quản cẩn thận kho có biện pháp bảo quản tránh hƣ hỏng, thất thoát Cấp độ 89 Nội dung 51 Công ty tiến hành kiểm kê định kỳ đột xuất hàng tồn kho Khi kiểm kê có tham gia thủ kho, kế toán kho ngƣời giám sát độc lập ♦ Kiểm sốt quy trình bán hàng, thu tiền 52 Công ty tách bạch chức năng: bán hàng, phe duyệt hàng bán chịu, ghi chép sổ kế toán thu tiền 53 Cơng ty xác minh tài khách hàng trƣớc bán hàng trả chậm 54 Phiếu xuất kho đƣợc lập xuất hàng, ghi rõ đầy đủ thông tin: số lƣợng, chủng loại có đầy đủ chữ ký thủ kho, bên giao hàng, bên nhận hàng 55 Định kỳ công ty tiến hành đối chiếu công nợ với khách hàng ♦ Kiểm sốt quy trình tiền lƣơng 56 Cơng ty tách bạch chức năng: tuyển dụng, chấm cơng, tính lƣơng, xét duyệt tiền lƣơng trả lƣơng 57 Cơng ty có sách bảo mật mức lƣơng nhân viên 58 Bộ phận tính lƣơng cập nhật kịp thời biến động nhân mức lƣơng 59 Định kỳ cơng ty nộp đầy đủ khoản trích lƣơng theo quy định ♦ Kiểm sốt tiền 60 Cơng ty tách bạch chức bán hàng, thu tiền ghi sổ kế tốn 61 Cơng ty xây dựng mức xét duyệt chi tiêu cho cấp quản lý công ty 62 Định kỳ công ty tiến hành kiểm kê quỹ lập biên tồn quỹ ♦ Kiểm soát tài sản cố định (TSCĐ) 63 Công ty tách bạch chức năng: đề nghị mua sắm, phê duyệt, quản lý ghi sổ TSCĐ Cấp độ 90 Nội dung 64 Cơng ty ban hành sách đầu tƣ, sử dụng, sửa chữa lý TSCĐ 65 Định kỳ tiến hành kiểm kê, đáng giá lại tình trạng TSCĐ IV Thơng tin truyền thông 66 Trƣởng phận thƣờng xuyên báo cáo tình hình cơng việc cho ban lãnh đạo để đƣa dẫn cần thiết 67 Các phận công ty cung cấp đủ thông tin để hỗ trợ lẫn để công việc đạt hiệu cao 68 Nhân viên báo cáo kịp thời với cấp trến có cố xảy 69 Cơng ty có thiết lập kênh truyền thơng để tiếp nhận ý kiến từ khách hàng V Giám sát 70 Hệ thống kiểm soát nội tạo điều kiện cho nhân viên phận giám sát lẫn công việc hàng ngày 71 Định kỳ Ban lãnh đạo cơng ty thực đánh giá tính hữu hiệu hệ thống kiểm soát nội 72 Sau đợt đánh giá, công ty lập báo cáo đƣa yếu hệ thống kiểm soát nội đƣa biện pháp khắc phục Cấp độ 91 PHỤ LỤC KẾT QUẢ BẢNG KHẢO SÁT Quy ƣớc: Hồn tồn khơng đồng ý Không đồng ý Không ý kiến Đồng ý Nội dung I Môi trƣờng kiểm sốt ♦ Tính trực giá trị đạo đức Công ty ban hành văn bản, quy tắc, nội quy, quy định tính trung trực, ứng xử có đạo đức Cơng ty có truyền đạt hƣớng dẫn cụ thể quy tắc ứng xử, đạo đức, phân biệt hành vi hành vi phạm pháp, hành vi đƣợc cho phép Định kỳ, Ban Giám đốc thực kiểm tra, giám sát phòng ban 18% việc thực nghiêm túc tính trực yêu cầu đạo đức Công ty ban hành quy định xử phạt văn có xảy hành vi vi phạm liên quan đến tính trực giá trị đạo đức Nhà quản lý làm gƣơng tốt cho nhân viên việc thực thi tính trực giá trị đạo đức Công ty thực giảm thiểu áp lực để nhân viên giảm hành vi sai 10% phạm ♦ Cam kết lực nhân viên Công ty sử dụng bảng mô tả công việc yêu cầu rõ kiến thức kỹ cần thiết cho vị trí cơng việc cụ thể Cơng ty sử dụng công cụ đo lƣờng để đánh giá lực làm việc nhân viên Cấp độ Hoàn toàn đồng ý 76% 24% 78% 22% 50% 20% 12% 28% 12% 36% 24% 26% 74% 6% 40% 24% 8% 76% 16% 86% 14% 20% 92 Nội dung Cấp độ Công ty có xây dựng quy định biện pháp nhân viên 14% không đủ chuyên môn, lực làm việc 10 Nhân công ty đƣợc phân công công việc theo chuyên môn 6% 34% đƣợc đào tạo ♦ Hội đồng quản trị Ban Kiểm sốt 11 HĐQT đƣợc cung cấp thơng tin đầy đủ, xác kịp thời báo cáo tài chính, chiến lƣợc kinh doanh, điều khoản hợp đồng… 12 Các thành viên Ban Giám đốc 100% thành viên HĐQT 13 Công ty tổ chức họp HĐQT định kỳ để đánh giá kết hoạt động công ty ♦ Triết lý quản lý phong cách điều hành nhà lãnh đạo 14 Ban Giám đốc nhà quản lý cấp cao thận trọng định kinh doanh 15 Ban lãnh đạo thƣờng xuyên tổ chức 10% họp với quản lý phận 16 Ban lãnh đạo thƣờng xuyên tiếp xúc 66% 14% trao đổi công việc với nhân viên 17 Nhân vị trí lãnh đạo thƣờng 14% xuyên bị thay ♦ Cơ cấu tổ chức 18 Cơ cấu tổ chức phù hợp với quy mô đặc điểm kinh doanh 12% cơng ty 19 Cơng ty có sơ đồ tổ chức, phân định quyền hạn trách nhiệm phòng ban rõ ràng đƣợc cập 18% nhật cơng ty có điều chỉnh nhân ♦ Phân chia quyền hạn trách nhiệm 34% 52% 58% 2% 84% 16% 74% 26% 80% 20% 56% 34% 20% 50% 36% 68% 20% 64% 18% 93 Nội dung 20 Công ty ban hành văn phân chia quyền hạn rõ ràng phòng ban, phận mối quan hệ phận với 21 Khi thay đổi nhân sự, phân chia quyền hạn trách nhiệm đƣợc công ty cập nhật văn 22 Công ty phân chia quyền hạn trách nhiệm cho cá nhân phòng ban phù hợp với lực họ 23 Nguyên tắc ủy quyền công ty đƣợc thực nghiêm ngặt ♦ Chính sách nhân 24 Cơng ty thiết lập quy trình tuyển dụng nhân viên ln áp dụng cách công khai rõ ràng 25 Công ty xây dựng quy chế khen thƣởng kỷ luật rõ ràng 26 Công ty thƣờng xuyên tổ chứng chƣơng trình đạo tạo cho nhân viên tham gia khóa đào tạo bên ngồi để nâng cao trình độ nhân viên 27 Định kỳ công ty tổ chức họp đánh giá, xếp loại mức độ hoàn thành nhiệm vụ cá nhân II Đánh giá rủi ro ♦ Xác định mục tiêu 28 Công ty xác định mục tiêu ngắn hạn, mục tiêu dài hạn 29 Công ty đƣa chiến lƣợc, mục tiêu cụ thể rõ ràng văn phổ biến đến phòng ban 30 Mục tiêu cụ thể phòng ban hƣớng đến mục tiêu chung công ty ♦ Nhận dạng rủi ro 28% 26% Cấp độ 72% 28% 60% 40% 24% 44% 4% 10% 40% 50% 10% 80% 10% 8% 76% 16% 14% 40% 20% 88% 12% 90% 10% 6% 88% 6% 10% 66% 24% 94 Nội dung 31 Công ty xây dựng chế nhận diện rủi ro bên (biến động kinh tế, trị, thay đổi luật pháp, sách, ngƣời tiêu dùng, đối thủ cạnh tranh…) 32 Công ty xây dựng chế nhận diện rủi ro bên (thay đổi nhân sự, hệ thống thông tin…) ♦ Phân tích đánh giá rủi ro 33 Cơng ty có quy trình đánh giá rủi ro ♦ Đối phó rủi ro 34 Cơng ty đề biện pháp rủi ro 35 Công ty thực nghiêm túc biện pháp rủi ro đề III Hoạt động kiểm soát ♦ Hoạt động kiểm soát chung 36 Các báo cáo đảm bảo yêu cầu độ xác, kịp thời để giúp ban lãnh đạo đánh giá đƣợc rủi ro liên quan đến công ty 37 Ban lãnh đạo định kỳ phân tích số liệu liên quan đến công ty hoạt động ngành đối thủ cạnh tranh 38 Việc ủy quyền xét duyệt đƣợc ban hành cụ thể văn 39 Đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm: phận nghiệp vụ khơng kiêm nhiệm việc ghi chép kế tốn 40 Các nghiệp vụ phát sinh đƣợc xét duyệt đầy đủ từ cấp có thẩm quyền 41 Cơng ty ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế tốn 42 Cơng ty thực kiểm tra sốt xét chứng từ trƣớc thực chứng từ đƣợc đánh số thứ tự liên tục Cấp độ 26% 64% 10% 20% 34% 46% 52% 36% 12% 10% 52% 38% 60% 40% 76% 24% 80% 20% 40% 60% 76% 24% 70% 30% 90% 10% 78% 22% 95 Nội dung Cấp độ 43 Việc nhập liệu chứng từ vào hệ thống đƣợc thực xác kịp thời 44 Chứng từ sổ sách đƣợc lƣu trữ đầy đủ an toàn 45 Hệ thống máy tính theo dõi q trình sử dụng ngƣời sử dụng thông qua nhật ký tự động 46 Hệ thống có lập trình chƣơng trình phân quyền truy cập (xem, thêm, sửa, xóa) ngƣời sử dụng theo chức quản lý thực riêng 47 Cơng ty có quy trình ln 10% chuyển chứng từ ♦ Kiểm sốt quy trình mua hàng, tồn kho tốn 48 Cơng ty tách bạch chức năng: đề nghị mua hàng, xét duyệt, chọn nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng, ghi chép việc mua hàng tốn 49 Định kỳ cơng ty lập biên đối chiếu công nợ với nhà cung cấp 50 Hàng hóa đƣợc bảo quản cẩn thận kho có biện pháp bảo quản tránh 14% hƣ hỏng, thất 51 Cơng ty tiến hành kiểm kê định kỳ đột xuất hàng tồn kho Khi kiểm kê có tham gia thủ kho, kế tốn kho ngƣời giám sát độc lập ♦ Kiểm soát quy trình bán hàng, thu tiền 52 Cơng ty tách bạch chức năng: bán hàng, phe duyệt hàng bán chịu, ghi chép sổ kế toán thu tiền 53 Cơng ty xác minh tài khách hàng trƣớc bán hàng trả 12% chậm 54 Phiếu xuất kho đƣợc lập xuất hàng, ghi rõ đầy đủ thơng tin: số lƣợng, chủng loại có đầy đủ chữ ký thủ kho, bên giao hàng, bên nhận hàng 62% 38% 80% 20% 100% 100% 62% 28% 68% 32% 62% 38% 58% 28% 80% 20% 74% 26% 46% 42% 54% 46% 96 Nội dung 55 Định kỳ công ty tiến hành đối chiếu công nợ với khách hàng ♦ Kiểm sốt quy trình tiền lƣơng 56 Công ty tách bạch chức năng: tuyển dụng, chấm cơng, tính lƣơng, xét duyệt tiền lƣơng trả lƣơng 57 Cơng ty có sách bảo mật mức lƣơng nhân viên 58 Bộ phận tính lƣơng cập nhật kịp thời biến động nhân mức lƣơng 59 Định kỳ công ty nộp đầy đủ khoản trích lƣơng theo quy định ♦ Kiểm sốt tiền 60 Công ty tách bạch chức bán hàng, thu tiền ghi sổ kế tốn 61 Cơng ty xây dựng mức xét duyệt chi tiêu cho cấp quản lý công ty 62 Định kỳ công ty tiến hành kiểm kê quỹ lập biên tồn quỹ ♦ Kiểm soát tài sản cố định (TSCĐ) 63 Công ty tách bạch chức năng: đề nghị mua sắm, phê duyệt, quản lý ghi sổ TSCĐ 64 Công ty ban hành sách đầu tƣ, sử dụng, sửa chữa lý TSCĐ 65 Định kỳ tiến hành kiểm kê, đáng giá lại tình trạng TSCĐ IV Thông tin truyền thông 66 Trƣởng phận thƣờng xun báo cáo tình hình cơng việc cho ban lãnh đạo để đƣa dẫn cần thiết 67 Các phận công ty cung cấp đủ thông tin để hỗ trợ lẫn để công việc đạt hiệu cao Cấp độ 8% 52% 40% 12% 62% 26% 24% 54% 22% 84% 16% 82% 18% 80% 20% 78% 22% 74% 12% 90% 10% 80% 20% 86% 14% 10% 60% 30% 12% 70% 14% 18% 97 Nội dung 68 Nhân viên báo cáo kịp thời với cấp trến có cố xảy 69 Cơng ty có thiết lập kênh truyền thông để tiếp nhận ý kiến từ khách hàng V Giám sát 70 Hệ thống kiểm soát nội tạo điều kiện cho nhân viên phận giám sát lẫn công việc hàng ngày 71 Định kỳ Ban lãnh đạo công ty thực đánh giá tính hữu hiệu hệ thống kiểm sốt nội 72 Sau đợt đánh giá, cơng ty lập báo cáo đƣa yếu hệ thống kiểm soát nội đƣa biện pháp khắc phục Cấp độ 26% 44% 30% 16% 66% 18% 10% 52% 38% 28% 40% 22% 10% 28% 42% 20% 10% 98 PHỤ LỤC DANH SÁCH KHẢO SÁT STT 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 Họ Tên Nguyễn Xuân Phong Nguyễn Hải Nam Bùi Lê Thƣơng Trần Thị Thùy Linh Phạm Trung Hiền Nguyễn Thị Phƣơng Dung Trần Tuyết Anh Trần Quang Đăng Nguyễn Thị Thanh Hồng Văn Thị Dạ Thảo Huỳnh Thị Quỳnh Nhƣ Phạm Thị Minh Ngọc Nguyễn Thị Lân Trần Thị Bích Hằng Trần Thị Ngọc Ánh Đỗ Thị Phƣơng Quyên Nguyễn Hữu Liêm Chánh Bùi Thị Thùy Linh Ngô Thị Nhƣ Quỳnh Phạm Thị Anh Trần Thanh Long Lê Minh Trí ng Lâm Bích Hồng Nguyễn Tăng Bảo Trân Đặng Sơn Tùng Lƣơng Minh Phƣơng Ngô Thanh Thảo Nguyễn Ngọc Minh Nguyễn Văn Thêm Nguyễn Đăng Thông Nguyễn Thị Trà Hƣơng Nguyễn Đăng Trọng Đặng Sơn Tùng Đặng Hoàng Quốc Anh Phịng Ban Phịng Tài Chính - Kế tốn Phịng Tài Chính - Kế tốn Phịng Tài Chính - Kế tốn Phịng Tài Chính - Kế tốn Phịng Tài Chính - Kế tốn Phịng Tài Chính - Kế tốn Phịng Tài Chính - Kế tốn Phịng Tài Chính - Kế tốn Phịng Tài Chính - Kế tốn Phịng Tài Chính - Kế tốn Phịng Hành Chính Nhân Sự Phịng Hành Chính Nhân Sự Phịng Hành Chính Nhân Sự Phịng Hành Chính Nhân Sự Phịng Hành Chính Nhân Sự Phịng Hành Chính Nhân Sự Phịng Kinh doanh - Tiếp thị Phòng Kinh doanh - Tiếp thị Phòng Kinh doanh - Tiếp thị Phòng Kinh doanh - Tiếp thị Phòng Kinh doanh - Tiếp thị Phòng Kinh doanh - Tiếp thị Phòng Kinh doanh - Tiếp thị Phòng Kinh doanh - Tiếp thị Phòng Kinh doanh - Tiếp thị Phòng Kinh doanh - Tiếp thị Phòng Kinh doanh - Tiếp thị Phòng Sản Xuất Phòng Sản Xuất Phòng Sản Xuất Phòng Sản Xuất Phòng Sản Xuất Phòng Sản Xuất Phòng Sản Xuất Chức vụ Kế Tốn Trƣởng Phó Phịng Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Trƣởng Phịng Phó Phịng Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Trƣởng Phịng Phó Phịng Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Trƣởng Phòng Phó Phịng Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên 99 STT 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 Họ Tên Nguyễn Xuân Hiếu Nguyễn Nghĩa Dũng Huỳnh Hữu Tƣờng Lê Vĩnh Hùng Thái Văn Phƣớc Nguyễn Minh Đức Phạm Ngọc Tân Trƣơng Công Vinh Nguyễn Thanh Nhiên Huỳnh Khắc Bằng Lê Công Đồng Nguyễn Phƣớc Hải Đỗ Thị Liên Nguyễn Thị Hƣơng Giang Dƣơng Minh Lâm Đỗ Tiến Phúc Phòng Ban Phòng Sản Xuất Phòng Sản Xuất Phòng Sản Xuất Phòng Quản lý chất lƣợng Phòng Quản lý chất lƣợng Phòng Quản lý chất lƣợng Phòng Quản lý chất lƣợng Phòng Quản lý chất lƣợng Phòng Quản lý chất lƣợng Phòng Quản lý chất lƣợng Phòng Vật tƣ Phòng Vật tƣ Phòng Vật tƣ Chức vụ Nhân viên Nhân viên Nhân viên Trƣởng Phịng Phó Phịng Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Trƣởng Phịng Phó Phịng Nhân viên Phịng Vật tƣ Phịng Vật tƣ Phòng Vật tƣ Nhân viên Nhân viên Nhân viên ... luận văn bao gồm chƣơng sau: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận hệ thống kiểm soát nội Chƣơng 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội cơng ty Phân bón Việt Nhật Chƣơng 3: Một số giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm. .. 2.1.3 Đặc điểm ngành ảnh hƣởng đến hệ thống Kiểm sốt nội cơng ty Phân bón Việt Nhật 35 2.2 Thực trạng hệ thống Kiểm soát nội cơng ty Phân bón Việt Nhật 36 2.2.1 Mục tiêu... CHƢƠNG THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY PHÂN BĨN VIỆT NHẬT 33 2.1 Tổng quan Công ty Phân bón Việt Nhật 33 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển công ty .33 2.1.2 Cơ