Kỹ thuật soạn thảo một số văn bản hành chính thông dụng

Trang 3

1 Khái niệm

Là loại quyết định hành chính thành văn mang tính áp dụng pháp luật do cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban hành nhằm giải quyết các vụ việc cụ thể, cá biệt.

Trang 4

2 Các loại QĐCB

thay đổi quy định)

 Quyết định thành lập tổ chức bộ máy

 Quyết định điều chỉnh văn bản (sửa đổi, đình chỉ, bãi bỏ văn bản)

Trang 5

2 Bố cục

2.1 Căn cứ

* Căn cứ pháp lý

- VB q.định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

và cơ cấu tổ chức của cơ quan ban hành QĐ

- VB có liên quan tới việc giải quyết, làm căn

cứ cho việc ban hành quy tắc xử sự của QĐ

* Căn cứ thực tiễn

- Là ý kiến đề xuất của cán bộ, bộ phận tham mưu cho thủ trưởng về vấn đề VB đề cập hoặc xuất phát từ nhu cầu thực tế

Trang 6

Điều cuối cùng Mô tả trách nhiệm thi hành

thuộc về cá nhân, đơn vị nào và hiệu lực thi hành.

Trang 7

• Điều khoản thi hành:

Đối với quyết định cá biệt cần nêu

rõ, cụ thể (những) đối t ợng chịu trách nhiệm thi hành, hi u l c ệu lực ực

v th i ề thời ời gian.

Trang 8

• Khi ban hµnh kÌm theo v¨n b¶n phô Ban

thông th êng kh«ng qu¸ 3 ®iÒu

Trang 9

Mẫu quyết định cá biệt

Tên cq, tc cấp trên cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Tên cơ quan, tổ chức Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Tự do – Tự do – Hạnh phúc Hạnh phúc

Trang 10

Điều 1 Thành lập đơn vị (có tên gọi chính xác, đầy đủ và nếu

là đơn vị kế thừa về mặt lịch sử thì ghi xuất cứ từ nơi nào)

Điều 2 Nêu rõ thứ bậc của đơn vị mới được thành lập trong

Loại văn bản này thông thường là thủ trưởng cơ quan ký.

*Đặc điểm của một số Quyết định cụ thể:

Trang 11

+ Quyết định bổ nhiệm

- Phần căn cứ

- Căn cứ thẩm quyền;

- Căn cứ VB quy định phân cấp QLCBCC

- Xét yêu cầu công tác và khả năng cán bộ;

Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3 Các đơn vị (đối tượng), Cá nhân(đối tượng) chịu

trách nhiệm thi hành Quyết định này.

- Thẩm quyền ký

Thủ trưởng cơ quan/ thủ trưởng cơ quan QLCBCC ký ban hành

Trang 12

+ Quyết định tuyển dụng

-Phần căn cứ

.Căn cứ quyền hạn và trách nhiệm Căn cứ quy định về tuyển dụng Căn cứ yêu cầu thực tế tại cơ quan Xét đề nghị của trưởng Phòng Tổ chức cán bộ

-Phần nội dung

Điều 1 Tuyển dụng ông (bà)………, sinh ngày…., quê quán

….vào công tác tại… kể từ ngày…

Điều 2 Ông (bà)….phải trải qua thời gian tập sự là ….tháng

Trong thời gian tập sự ông (bà) được hưởng

….% mức lương khởi điểm của ngạch……mã số …

hệ số….và các khoản phụ cấp theo quy định của pháp luật hiện hành

Điều 3 Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc liên quan và ông

(bà) … chịu trách nhiệm thi hành quyết định này kể

từ ngày ký.

-Phần thẩm quyền ký

Thủ trưởng cơ quan/ thủ trưởng cơ quan QLCBCC ký.

Trang 13

+ Quyết định công nhận hết thời gian tập sự

.Căn cứ quyền hạn và trách nhiệm Căn cứ VB quy định về chế độ tập sự đối với công chức Đề nghị của trưởng phòng Tổ chức cán bộ

- Phần nội dung

Điều 1 Công nhận hết thời gian tập sự kể từ ngày…đối với

ông (bà) ….sinh ngày ,hiện đang công tác tại…

Điều 2 Ông (bà) được hưởng ….% mức lương khởi điểm

của ngạch….mã số….hệ số ….và các khoản phụ cấp theo quy định của pháp luật hiện hành kể từ ngày hệt tập sự.

Điều 3 Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc liên quan và ông

(bà)….chịu trách nhiệm thi hành quyết định này Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký

- Phần thẩm quyền ký

Thủ trưởng cơ quan/ Thủ trưởng cơ quan QLCBCC ký.

Trang 14

+ Quyết định khen thưởng

-Phần căn cứ

.Căn cứ quyền hạn và trách nhiệm Căn cứ Luật TĐKT và các VB hướng dẫn Căn cứ BB họp Hội đồng TĐKT cơ quan Đề nghị của trưởng phòng Tổ chức cán bộ

-Phần nội dung

Điều 1 Tặng bằng khen (danh hiệu…) cho những ông bà sau

đây:……….

Điều 2 Những ông bà có tên trên được hưởng… theo quy

định của pháp luật hiện hành.

Điều 3 Trưởng Ban thi đua, thủ trưởng các đơn vị trực thuộc

liên quan và các ông (bà) có tên tại Điều 1 chịu trách nhiệm thi hành quyết định này Quyết định có hiệu lực

kể từ ngày ký

-Phần thẩm quyền ký

Loại văn bản này thông thường là thủ trưởng cơ quan ký.

Trang 15

+ Quyết định kỷ luật

.Căn cứ quyền hạn và trách nhiệm Căn cứ VB q.định về kỷ luật CBCC Căn cứ biên bản họp xét của Hội đồng kỷ luật Đề xuất của Trưởng phòng Tổ chức cán bộ

Điều 1 Kỷ luật ông (bà)…….đơn vị…….bằng hình thức……

Điều 2 Thời gian thi hành kỷ luật bắt đầu từ ngày……

Những lưu ý về chế độ lương và các khoản phụ cấp (nếu có)

Điều 3 Thủ trưởng đơn vị có liên quan và ông (bà)……chịu

trách nhiệm thi hành Quyết định này Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký.

Thủ trưởng cơ quan/ Thủ trưởng cơ quan QLCBCC ký.

Trang 16

+ Quyết định cử CB,CC,NV đi học

.Căn cứ quyền hạn và trách nhiệm Căn cứ VB q.định về chế độ đào tạo, bồi dưỡng CBCC Căn cứ tình hình của CQ về việc nâng cao năng lực CBCC Đề xuất của Trưởng phòng Tổ chức cán bộ

Điều 1 Cử ông (bà)… là (ngạch chức danh)… Công tác tại

… theo học ngành……….tại trường……… từ ngày … (thời gian học … tháng)

Điều 2 Lương và học phí của ông (bà)……được hưởng theo

chế độ hiện hành và theo quy chế của cơ quan

Điều 3 Các ông (bà) trưởng Phòng Tổ chức cán bộ, Kế toán

– Tài vụ và ông (bà)……chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký.

Thủ trưởng cơ quan ký.

Trang 17

+ Quyết định điều động CB,CC,NV

.Căn cứ quyền hạn và trách nhiệm Căn cứ VB q.định về QL CBCC Căn cứ VB q.định luân chuyên, điều động cán bộ Đề xuất của Trưởng phòng Tổ chức cán bộ

Điều 1 Điều động ông (bà)…….chức vụ…….công tác tại……

đến nhận công tác tại………,chức vụ…………., thời gian là…… kể từ ngày……….

Điều 2 Những lưu ý về chế độ lương và các khoản phụ cấp

(nếu có)

Ông (bà) có trách nhiệm bàn giao công việc của mình trước khi nhận công tác mới

Điều 3 Thủ trưởng đơn vị có liên quan và ông (bà)……chịu

trách nhiệm thi hành Quyết định này Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký.

Thủ trưởng cơ quan ký.

Trang 19

1 Khái niệm

Là loại VB mang tính trao đổi thông tin

để giải quyết công việc giữa:

 CQNN cấp trên - CQNN cấp dưới: chỉ đạo, yêu cầu,

giải thích, trả lời, đôn đốc nhắc nhở.

 CQNN cấp dưới – CQNN cấp trên: đề nghị, hỏi ý kiến

 CQNN ngang cấp với nhau: đề nghị, trao đổi, mời họp

 CQNN với công dân: trả lời, hướng dẫn

Là loại VB mang tính trao đổi thông tin

để giải quyết công việc giữa:

 CQNN cấp trên - CQNN cấp dưới: chỉ đạo, yêu cầu,

giải thích, trả lời, đôn đốc nhắc nhở.

 CQNN cấp dưới – CQNN cấp trên: đề nghị, hỏi ý kiến

 CQNN ngang cấp với nhau: đề nghị, trao đổi, mời họp

 CQNN với công dân: trả lời, hướng dẫn

Trang 21

MẪU CÔNG VĂN

Tªn cq, tc cÊp trªn céng hoµ x· héi chñ nghÜa viÖt nam Tªn c¬ quan, tæ chøc Déc lËp – Tù do – H¹nh phóc Tù do – Tù do – H¹nh phóc H¹nh phóc

Sè: … / UBND - VP ………, ngµy th¸ng n¨m 2011 V/v ………

KÝnh göi: -

…… ………

………

……… ……… /.

N¬i nhËn: quyÒn h¹n, chøc vô cña ng êi ký - Như trên ; - ……… ;

- ……… ; (ch ký, dÊu)

- L u VT,… A.XX 11

Hä tªn ng êi ký

Trang 22

* Đặc điểm một số

loại công văn

Trang 23

Công văn chỉ đạo

Yêu cầu chung : Nêu nội dung, chủ trương, biện pháp kế hoạch thực hiện phải cụ thể, rành mạch, rõ ràng, dứt khoát

Phần I: Mở đầu

Nói rõ mục đích, lý do của công việc cần phải làm, cần triển khai thực hiện

Phần II: Nội dung

1 Yêu cầu cần đạt được

Trang 24

TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

1 Nêu rõ tình hình thực hiện kế hoạch của cơ quan , đơn vị, bộ phận trong 06 tháng đầu năm…., phân tích thuận lợi, khó khăn và các vấn đề lớn còn tồn tại.

2 Nêu rõ kết quả các mặt công tác chủ yếu

3 Trình bày các kiến nghị về chủ trương, biện pháp để giải quyết những tồn tại

4 Nêu dự kiến về phương hướng và kế hoạch 06 tháng cuối năm… , cách thức, biện pháp thực hiện các chủ trương đó.

Các cơ quan phải gửi báo cáo về ……….trước ngày…….tháng…….năm……(có thể làm báo cáo sợ

Trang 25

Công văn đề nghị, yêu cầu

Yêu cầu chung : Trình bày lý do một cách xác đáng, cứ liệu rõ ràng, lập luận chặt chẽ, lời lẽ thật sự cầu thị, khiêm tốn.

Phần I: Mở đầu theo 3 cách:

- Trực tiếp – nói rõ lý do, mục đích

- Kh.quát chung, nội dung, lý do

Trang 26

Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho …………

Hiện nay ……… tình hình này ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của ………

Để giải quyết vấn đề trên………….dự kiến………… …………và đề nghị:

Trang 27

Để động viên phong trào thi đua của ngành trong những năm tới, UBND quận kính đề nghị UBND thành phố…, thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng thành phố,

sở Giáo dục –Đào tạo thành phố xét khen thưởng cho các đơn vị cá nhân thuộc ngành Giáo dục – Đào tạo quận…

<có tên theo danh sách đính kèm>

Kính mong UBND thành phố sớm xem xét và chấp thuận ………

Trang 28

Công văn giải thích

Yêu cầu chung : Cụ thể hóa, chi tiết hóa n.dung của VB cấp trên

về vấn đề chưa rõ, có thể hiểu sai, thực hiện không đúng hoặc không thống nhất một cách rõ ràng, mạch lạc.

Nêu tên, số, ký hiệu, trích yếu văn bản của cơ quan yêu cầu cần được giải thích

Nêu rõ vấn đề đặt ra cần giải thích

1 Nêu các nội dung chưa rõ hoặc có thể hiểu sai;

2 Giải thích các nội dung chưa rõ đó một các cụ thể

Phần III: Kết luận

Cách thức tổ chức thực hiện và biện pháp thực hiện.

Trang 29

Trang 30

Công văn trả lời

Yêu cầu chung : Lý lẽ phải chặt chẽ, logic, ý tứ phải rõ ràng, dứt khoát, có thể dùng từ biểu cảm nhưng phải đ.bảo tính công vụ khách quan.

Phần I: Mở đầu theo 2 cách :

- Trả lời CV số….

- Xác nhận đã nhận được VB về v.đề gì, xin trả lời.

1 Tr.lời tr.tiếp v.đề được hỏi theo thứ tự đề nghị

2 Phần chưa trả lời được cần nêu rõ lý do và hẹn tr.lời

Bằng một câu xã giao thể hiện sự q.tâm; sự lắng nghe của CQ trả lời & lời chào.

Trang 31

Trả lời (hoặc phúc đáp) công văn số… … ngày…….…của…… ….về vấn đề

………có ý kiến như sau:

Trang 32

Qua xem xét hồ sơ, UBND huyện… trả lời như sau:

Căn nhà bà đã mua của Ông… thuộc sở hữu tư nhân, nên không thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND huyện… Nếu có nhu cầu, bà gửi đơn khởi kiện tại tòa án nhân dân để được xem xét giải quyết theo đúng thẩm quyền

Trên đây là ý kiến trả lời của UBND huyện…….về yêu cầu của Bà, mong Bà sớm nhận được những xem xét thỏa đáng về quyền lợi chính đáng

Trang 33

Công văn đôn đốc, nhắc nhở

Yêu cầu chung : Lý do đôn đốc, nhắc nhở phải xác đáng, lời lẽ phải thể hiện sự nghiêm túc Nếu cần thiết thì cần chỉ đạo cho đối tượng thi hành những b.pháp thực hiện.

2 Đề ra biện pháp tiếp tục thực hiện

3 Giao tr.nhiệm cho CQ, đ.vị tiếp tục t.chức thực hiện

Yêu cầu tr khai tổ chức th.hiện & b.cáo k.quả cho cấp lãnh đạo

Trang 34

Trang 35

Đến nay, một số đơn vị đã chấp hành tốt Tuy nhiên cũng còn tình trạng nộp báo cáo chậm, thực hiện không đầy đủ các loại báo cáo (tuần, tháng, năm) làm ảnh hưởng đến việc tổng hợp, phân tích đánh giá tình hình phục vụ công tác chỉ đạo điều hành của lãnh đạo Huyện, cũng như không kịp thời báo cáo cho UBND Tỉnh

UBND Huyện biểu dương các đơn vị đã chấp hành nghiêm túc chế độ báo cáo, đồng thời phê bình nhắc nhở đối với đơn vị chưa thực hiện tốt và yêu cầu thủ trưởng đơn vị phải quan tâm theo dõi thực hiện chế độ báo cáo đúng quy định./

Trang 36

Công văn hỏi ý kiến

Yêu cầu chung : Nêu rõ ràng những vướng mắc trong quá trình thực hiện công việc và nội dung cần hỏi ý kiến.

Nói rõ đang thực hiện CV gì và gặp phải vướng mắc

1 Trình bày những vấn đề vướng mắc

2 Nêu cách giải quyết vướng mắc của CQ,đ.vị (nếu có)

3 Đề nghị các CQ cấp trên cho ý kiến giải quyết

Đề nghị CQ cấp trên sớm cho ý kiến g.quyết để th.hiện tốt CV được giao

Trang 37

Để thực hiện đúng tiến độ công việc …… Cơ quan……đề nghị… (cơ quan cấp trên)

………có ý kiến chỉ đạo nhằm giải quyết triệt để các vấn đề vướng mắc trên

Chúng tôi rất mong sớm nhận được ý kiến chỉ đạo của ………

Trang 38

UBND TỈNH NGHỆ AN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: …/UBND – BPSTVB …………, ngày…tháng…năm 2012

V/v………

Kính gửi: Cục Lưu trữ Nhà nước

Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam đã có Nghị quyết cho phép tỉnh Nghệ Tĩnh chia thành hai tỉnh Nghệ An và Hà Tĩnh Từ năm 1991 bộ máy quản lý của các tỉnh mới đã bắt đầu hoạt động Trong khi đó tài liệu lưu trữ của tỉnh Nghệ Tĩnh cũ chưa được bàn giao hết về kho lưu trữ Những tài liệu này liên quan đến hoạt động của nhiều cơ quan thuộc cả hai tỉnh mới Nhiều tài liệu giải quyết chưa xong

Chúng tôi hiện rất khó khăn trong quá trình giải quyết khối tài liệu trên

Đề nghị Cục Lưu trữ Nhà nước cho ý kiến về cách xử lý cụ thể Cơ quan nào sẽ chịu trách nhiệm bảo quản khối tài liệu lưu trữ chung của hai tỉnh trước kia Cách giải quyết các tài liệu có liên quan đến cả hai tỉnh mới như thế nào để không vi phạm quy định của Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia và các quy định khác của Nhà nước

Chúng tôi rất mong sớm nhận được ý kiến chỉ đạo của Cục

Trang 39

Công văn trao đổi

Yêu cầu chung : Lời lẽ trang trọng, lịch sự thể hiện việc trao đổi thông tin đơn thuần giữa các CQ (thăm hỏi, chúc mừng, cảm ơn, thắc mắc or thông báo)

Nói rõ mục đích, lý do cần trao đổi về công việc gì?

1 Nội dung chính cần trao đổi

2 Đặt ra câu hỏi (nếu có)

3 Đề nghị phản hồi (nếu có)

Lời chào xã giao (Trân trọng kính chào)

Trang 40

Trang 41

Trang 42

Công văn mời họp

Yêu cầu chung : Nêu chính xác tên, đơn vị công tác của người được mời; nội dung, thời gian địa điểm; cần c.bị gì trước khọp

Nêu lý do tổ chức cuộc họp; CQ nào mời ai dự họp?

1 Nội dung cuộc họp

2 Thời gian, địa điểm cuộc họp

3 Đề nghị c.bị nội dung gì trước khi họp (nếu có)

Nhắc lại yêu cầu liên quan đến cuộc họp.

Yêu cầu người được mời đảm bảo thời gian và thành phần được mời.

Trang 43

Trang 44

Công văn hướng dẫn

Yêu cầu chung : Nêu nội dung, chủ trương, biện pháp kế hoạch thực hiện phải cụ thể, rành mạch, rõ ràng, dứt khoát

Nói rõ mục đích, lý do của công việc cần phải làm, cần triển khai thực hiện

1 Yêu cầu cần đạt được

Định dạng
Số trang	93
Dung lượng	5,46 MB