Kỹ thuật soạn thảo một số văn bản hành chính thông dụng
Trang 31 Khái niệm
Là loại quyết định hành chính thành văn mang tính áp dụng pháp luật do cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban hành nhằm giải quyết các vụ việc cụ thể, cá biệt.
Trang 42 Các loại QĐCB
thay đổi quy định)
Quyết định thành lập tổ chức bộ máy
Quyết định điều chỉnh văn bản (sửa đổi, đình chỉ, bãi bỏ văn bản)
Trang 52 Bố cục
2.1 Căn cứ
* Căn cứ pháp lý
- VB q.định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của cơ quan ban hành QĐ
- VB có liên quan tới việc giải quyết, làm căn
cứ cho việc ban hành quy tắc xử sự của QĐ
* Căn cứ thực tiễn
- Là ý kiến đề xuất của cán bộ, bộ phận tham mưu cho thủ trưởng về vấn đề VB đề cập hoặc xuất phát từ nhu cầu thực tế
Trang 6Điều cuối cùng Mô tả trách nhiệm thi hành
thuộc về cá nhân, đơn vị nào và hiệu lực thi hành.
Trang 7• Điều khoản thi hành:
Đối với quyết định cá biệt cần nêu
rõ, cụ thể (những) đối t ợng chịu trách nhiệm thi hành, hi u l c ệu lực ực
v th i ề thời ời gian.
Trang 8• Khi ban hµnh kÌm theo v¨n b¶n phô Ban
thông th êng kh«ng qu¸ 3 ®iÒu
Trang 9Mẫu quyết định cá biệt
Tên cq, tc cấp trên cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Tên cơ quan, tổ chức Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Tự do – Tự do – Hạnh phúc Hạnh phúc
Trang 10Điều 1 Thành lập đơn vị (có tên gọi chính xác, đầy đủ và nếu
là đơn vị kế thừa về mặt lịch sử thì ghi xuất cứ từ nơi nào)
Điều 2 Nêu rõ thứ bậc của đơn vị mới được thành lập trong
Loại văn bản này thông thường là thủ trưởng cơ quan ký.
*Đặc điểm của một số Quyết định cụ thể:
Trang 11+ Quyết định bổ nhiệm
- Phần căn cứ
- Căn cứ thẩm quyền;
- Căn cứ VB quy định phân cấp QLCBCC
- Xét yêu cầu công tác và khả năng cán bộ;
Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Điều 3 Các đơn vị (đối tượng), Cá nhân(đối tượng) chịu
trách nhiệm thi hành Quyết định này.
- Thẩm quyền ký
Thủ trưởng cơ quan/ thủ trưởng cơ quan QLCBCC ký ban hành
Trang 12+ Quyết định tuyển dụng
-Phần căn cứ
.Căn cứ quyền hạn và trách nhiệm Căn cứ quy định về tuyển dụng Căn cứ yêu cầu thực tế tại cơ quan Xét đề nghị của trưởng Phòng Tổ chức cán bộ
-Phần nội dung
Điều 1 Tuyển dụng ông (bà)………, sinh ngày…., quê quán
….vào công tác tại… kể từ ngày…
Điều 2 Ông (bà)….phải trải qua thời gian tập sự là ….tháng
Trong thời gian tập sự ông (bà) được hưởng
….% mức lương khởi điểm của ngạch……mã số …
hệ số….và các khoản phụ cấp theo quy định của pháp luật hiện hành
Điều 3 Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc liên quan và ông
(bà) … chịu trách nhiệm thi hành quyết định này kể
từ ngày ký.
-Phần thẩm quyền ký
Thủ trưởng cơ quan/ thủ trưởng cơ quan QLCBCC ký.
Trang 13+ Quyết định công nhận hết thời gian tập sự
- Phần căn cứ
.Căn cứ quyền hạn và trách nhiệm Căn cứ VB quy định về chế độ tập sự đối với công chức Đề nghị của trưởng phòng Tổ chức cán bộ
- Phần nội dung
Điều 1 Công nhận hết thời gian tập sự kể từ ngày…đối với
ông (bà) ….sinh ngày ,hiện đang công tác tại…
Điều 2 Ông (bà) được hưởng ….% mức lương khởi điểm
của ngạch….mã số….hệ số ….và các khoản phụ cấp theo quy định của pháp luật hiện hành kể từ ngày hệt tập sự.
Điều 3 Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc liên quan và ông
(bà)….chịu trách nhiệm thi hành quyết định này Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký
- Phần thẩm quyền ký
Thủ trưởng cơ quan/ Thủ trưởng cơ quan QLCBCC ký.
Trang 14+ Quyết định khen thưởng
-Phần căn cứ
.Căn cứ quyền hạn và trách nhiệm Căn cứ Luật TĐKT và các VB hướng dẫn Căn cứ BB họp Hội đồng TĐKT cơ quan Đề nghị của trưởng phòng Tổ chức cán bộ
-Phần nội dung
Điều 1 Tặng bằng khen (danh hiệu…) cho những ông bà sau
đây:……….
Điều 2 Những ông bà có tên trên được hưởng… theo quy
định của pháp luật hiện hành.
Điều 3 Trưởng Ban thi đua, thủ trưởng các đơn vị trực thuộc
liên quan và các ông (bà) có tên tại Điều 1 chịu trách nhiệm thi hành quyết định này Quyết định có hiệu lực
kể từ ngày ký
-Phần thẩm quyền ký
Loại văn bản này thông thường là thủ trưởng cơ quan ký.
Trang 15+ Quyết định kỷ luật
- Phần căn cứ
.Căn cứ quyền hạn và trách nhiệm Căn cứ VB q.định về kỷ luật CBCC Căn cứ biên bản họp xét của Hội đồng kỷ luật Đề xuất của Trưởng phòng Tổ chức cán bộ
- Phần nội dung
Điều 1 Kỷ luật ông (bà)…….đơn vị…….bằng hình thức……
Điều 2 Thời gian thi hành kỷ luật bắt đầu từ ngày……
Những lưu ý về chế độ lương và các khoản phụ cấp (nếu có)
Điều 3 Thủ trưởng đơn vị có liên quan và ông (bà)……chịu
trách nhiệm thi hành Quyết định này Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký.
- Phần thẩm quyền ký
Thủ trưởng cơ quan/ Thủ trưởng cơ quan QLCBCC ký.
Trang 16+ Quyết định cử CB,CC,NV đi học
- Phần căn cứ
.Căn cứ quyền hạn và trách nhiệm Căn cứ VB q.định về chế độ đào tạo, bồi dưỡng CBCC Căn cứ tình hình của CQ về việc nâng cao năng lực CBCC Đề xuất của Trưởng phòng Tổ chức cán bộ
- Phần nội dung
Điều 1 Cử ông (bà)… là (ngạch chức danh)… Công tác tại
… theo học ngành……….tại trường……… từ ngày … (thời gian học … tháng)
Điều 2 Lương và học phí của ông (bà)……được hưởng theo
chế độ hiện hành và theo quy chế của cơ quan
Điều 3 Các ông (bà) trưởng Phòng Tổ chức cán bộ, Kế toán
– Tài vụ và ông (bà)……chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký.
- Phần thẩm quyền ký
Thủ trưởng cơ quan ký.
Trang 17+ Quyết định điều động CB,CC,NV
- Phần căn cứ
.Căn cứ quyền hạn và trách nhiệm Căn cứ VB q.định về QL CBCC Căn cứ VB q.định luân chuyên, điều động cán bộ Đề xuất của Trưởng phòng Tổ chức cán bộ
- Phần nội dung
Điều 1 Điều động ông (bà)…….chức vụ…….công tác tại……
đến nhận công tác tại………,chức vụ…………., thời gian là…… kể từ ngày……….
Điều 2 Những lưu ý về chế độ lương và các khoản phụ cấp
(nếu có)
Ông (bà) có trách nhiệm bàn giao công việc của mình trước khi nhận công tác mới
Điều 3 Thủ trưởng đơn vị có liên quan và ông (bà)……chịu
trách nhiệm thi hành Quyết định này Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký.
- Phần thẩm quyền ký
Thủ trưởng cơ quan ký.
Trang 191 Khái niệm
Là loại VB mang tính trao đổi thông tin
để giải quyết công việc giữa:
CQNN cấp trên - CQNN cấp dưới: chỉ đạo, yêu cầu,
giải thích, trả lời, đôn đốc nhắc nhở.
CQNN cấp dưới – CQNN cấp trên: đề nghị, hỏi ý kiến
CQNN ngang cấp với nhau: đề nghị, trao đổi, mời họp
CQNN với công dân: trả lời, hướng dẫn
Là loại VB mang tính trao đổi thông tin
để giải quyết công việc giữa:
CQNN cấp trên - CQNN cấp dưới: chỉ đạo, yêu cầu,
giải thích, trả lời, đôn đốc nhắc nhở.
CQNN cấp dưới – CQNN cấp trên: đề nghị, hỏi ý kiến
CQNN ngang cấp với nhau: đề nghị, trao đổi, mời họp
CQNN với công dân: trả lời, hướng dẫn
Trang 21MẪU CÔNG VĂN
Tªn cq, tc cÊp trªn céng hoµ x· héi chñ nghÜa viÖt nam Tªn c¬ quan, tæ chøc Déc lËp – Tù do – H¹nh phóc Tù do – Tù do – H¹nh phóc H¹nh phóc
Sè: … / UBND - VP ………, ngµy th¸ng n¨m 2011 V/v ………
KÝnh göi: -
…… ………
………
………
………
……… ……… /.
N¬i nhËn: quyÒn h¹n, chøc vô cña ng êi ký - Như trên ; - ……… ;
- ……… ; (ch ký, dÊu)
- L u VT,… A.XX 11
Hä tªn ng êi ký
Trang 22* Đặc điểm một số
loại công văn
Trang 23Công văn chỉ đạo
Yêu cầu chung : Nêu nội dung, chủ trương, biện pháp kế hoạch thực hiện phải cụ thể, rành mạch, rõ ràng, dứt khoát
Phần I: Mở đầu
Nói rõ mục đích, lý do của công việc cần phải làm, cần triển khai thực hiện
Phần II: Nội dung
1 Yêu cầu cần đạt được
Trang 24TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
1 Nêu rõ tình hình thực hiện kế hoạch của cơ quan , đơn vị, bộ phận trong 06 tháng đầu năm…., phân tích thuận lợi, khó khăn và các vấn đề lớn còn tồn tại.
2 Nêu rõ kết quả các mặt công tác chủ yếu
3 Trình bày các kiến nghị về chủ trương, biện pháp để giải quyết những tồn tại
4 Nêu dự kiến về phương hướng và kế hoạch 06 tháng cuối năm… , cách thức, biện pháp thực hiện các chủ trương đó.
Các cơ quan phải gửi báo cáo về ……….trước ngày…….tháng…….năm……(có thể làm báo cáo sợ
Trang 25Công văn đề nghị, yêu cầu
Yêu cầu chung : Trình bày lý do một cách xác đáng, cứ liệu rõ ràng, lập luận chặt chẽ, lời lẽ thật sự cầu thị, khiêm tốn.
Phần I: Mở đầu theo 3 cách:
- Trực tiếp – nói rõ lý do, mục đích
- Kh.quát chung, nội dung, lý do
Trang 26TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho …………
Hiện nay ……… tình hình này ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của ………
Để giải quyết vấn đề trên………….dự kiến………… …………và đề nghị:
Trang 27TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Để động viên phong trào thi đua của ngành trong những năm tới, UBND quận kính đề nghị UBND thành phố…, thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng thành phố,
sở Giáo dục –Đào tạo thành phố xét khen thưởng cho các đơn vị cá nhân thuộc ngành Giáo dục – Đào tạo quận…
<có tên theo danh sách đính kèm>
Kính mong UBND thành phố sớm xem xét và chấp thuận ………
Trang 28Công văn giải thích
Yêu cầu chung : Cụ thể hóa, chi tiết hóa n.dung của VB cấp trên
về vấn đề chưa rõ, có thể hiểu sai, thực hiện không đúng hoặc không thống nhất một cách rõ ràng, mạch lạc.
Phần I: Mở đầu
Nêu tên, số, ký hiệu, trích yếu văn bản của cơ quan yêu cầu cần được giải thích
Nêu rõ vấn đề đặt ra cần giải thích
Phần II: Nội dung
1 Nêu các nội dung chưa rõ hoặc có thể hiểu sai;
2 Giải thích các nội dung chưa rõ đó một các cụ thể
Phần III: Kết luận
Cách thức tổ chức thực hiện và biện pháp thực hiện.
Trang 29TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Trang 30Công văn trả lời
Yêu cầu chung : Lý lẽ phải chặt chẽ, logic, ý tứ phải rõ ràng, dứt khoát, có thể dùng từ biểu cảm nhưng phải đ.bảo tính công vụ khách quan.
Phần I: Mở đầu theo 2 cách :
- Trả lời CV số….
- Xác nhận đã nhận được VB về v.đề gì, xin trả lời.
Phần II: Nội dung
1 Tr.lời tr.tiếp v.đề được hỏi theo thứ tự đề nghị
2 Phần chưa trả lời được cần nêu rõ lý do và hẹn tr.lời
Phần III: Kết luận
Bằng một câu xã giao thể hiện sự q.tâm; sự lắng nghe của CQ trả lời & lời chào.
Trang 31TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Trả lời (hoặc phúc đáp) công văn số… … ngày…….…của…… ….về vấn đề
………có ý kiến như sau:
Trang 32TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Qua xem xét hồ sơ, UBND huyện… trả lời như sau:
Căn nhà bà đã mua của Ông… thuộc sở hữu tư nhân, nên không thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND huyện… Nếu có nhu cầu, bà gửi đơn khởi kiện tại tòa án nhân dân để được xem xét giải quyết theo đúng thẩm quyền
Trên đây là ý kiến trả lời của UBND huyện…….về yêu cầu của Bà, mong Bà sớm nhận được những xem xét thỏa đáng về quyền lợi chính đáng
Trang 33Công văn đôn đốc, nhắc nhở
Yêu cầu chung : Lý do đôn đốc, nhắc nhở phải xác đáng, lời lẽ phải thể hiện sự nghiêm túc Nếu cần thiết thì cần chỉ đạo cho đối tượng thi hành những b.pháp thực hiện.
2 Đề ra biện pháp tiếp tục thực hiện
3 Giao tr.nhiệm cho CQ, đ.vị tiếp tục t.chức thực hiện
Phần III: Kết luận
Yêu cầu tr khai tổ chức th.hiện & b.cáo k.quả cho cấp lãnh đạo
Trang 34TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Trang 35TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Đến nay, một số đơn vị đã chấp hành tốt Tuy nhiên cũng còn tình trạng nộp báo cáo chậm, thực hiện không đầy đủ các loại báo cáo (tuần, tháng, năm) làm ảnh hưởng đến việc tổng hợp, phân tích đánh giá tình hình phục vụ công tác chỉ đạo điều hành của lãnh đạo Huyện, cũng như không kịp thời báo cáo cho UBND Tỉnh
UBND Huyện biểu dương các đơn vị đã chấp hành nghiêm túc chế độ báo cáo, đồng thời phê bình nhắc nhở đối với đơn vị chưa thực hiện tốt và yêu cầu thủ trưởng đơn vị phải quan tâm theo dõi thực hiện chế độ báo cáo đúng quy định./
Trang 36Công văn hỏi ý kiến
Yêu cầu chung : Nêu rõ ràng những vướng mắc trong quá trình thực hiện công việc và nội dung cần hỏi ý kiến.
Phần I: Mở đầu
Nói rõ đang thực hiện CV gì và gặp phải vướng mắc
Phần II: Nội dung
1 Trình bày những vấn đề vướng mắc
2 Nêu cách giải quyết vướng mắc của CQ,đ.vị (nếu có)
3 Đề nghị các CQ cấp trên cho ý kiến giải quyết
Phần III: Kết luận
Đề nghị CQ cấp trên sớm cho ý kiến g.quyết để th.hiện tốt CV được giao
Trang 37TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Để thực hiện đúng tiến độ công việc …… Cơ quan……đề nghị… (cơ quan cấp trên)
………có ý kiến chỉ đạo nhằm giải quyết triệt để các vấn đề vướng mắc trên
Chúng tôi rất mong sớm nhận được ý kiến chỉ đạo của ………
Trang 38UBND TỈNH NGHỆ AN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: …/UBND – BPSTVB …………, ngày…tháng…năm 2012
V/v………
Kính gửi: Cục Lưu trữ Nhà nước
Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam đã có Nghị quyết cho phép tỉnh Nghệ Tĩnh chia thành hai tỉnh Nghệ An và Hà Tĩnh Từ năm 1991 bộ máy quản lý của các tỉnh mới đã bắt đầu hoạt động Trong khi đó tài liệu lưu trữ của tỉnh Nghệ Tĩnh cũ chưa được bàn giao hết về kho lưu trữ Những tài liệu này liên quan đến hoạt động của nhiều cơ quan thuộc cả hai tỉnh mới Nhiều tài liệu giải quyết chưa xong
Chúng tôi hiện rất khó khăn trong quá trình giải quyết khối tài liệu trên
Đề nghị Cục Lưu trữ Nhà nước cho ý kiến về cách xử lý cụ thể Cơ quan nào sẽ chịu trách nhiệm bảo quản khối tài liệu lưu trữ chung của hai tỉnh trước kia Cách giải quyết các tài liệu có liên quan đến cả hai tỉnh mới như thế nào để không vi phạm quy định của Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia và các quy định khác của Nhà nước
Chúng tôi rất mong sớm nhận được ý kiến chỉ đạo của Cục
Trang 39Công văn trao đổi
Yêu cầu chung : Lời lẽ trang trọng, lịch sự thể hiện việc trao đổi thông tin đơn thuần giữa các CQ (thăm hỏi, chúc mừng, cảm ơn, thắc mắc or thông báo)
Phần I: Mở đầu
Nói rõ mục đích, lý do cần trao đổi về công việc gì?
Phần II: Nội dung
1 Nội dung chính cần trao đổi
2 Đặt ra câu hỏi (nếu có)
3 Đề nghị phản hồi (nếu có)
Phần III: Kết luận
Lời chào xã giao (Trân trọng kính chào)
Trang 40TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Trang 41TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Trang 42Công văn mời họp
Yêu cầu chung : Nêu chính xác tên, đơn vị công tác của người được mời; nội dung, thời gian địa điểm; cần c.bị gì trước khọp
Phần I: Mở đầu
Nêu lý do tổ chức cuộc họp; CQ nào mời ai dự họp?
Phần II: Nội dung
1 Nội dung cuộc họp
2 Thời gian, địa điểm cuộc họp
3 Đề nghị c.bị nội dung gì trước khi họp (nếu có)
Phần III: Kết luận
Nhắc lại yêu cầu liên quan đến cuộc họp.
Yêu cầu người được mời đảm bảo thời gian và thành phần được mời.
Trang 43TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Trang 44Công văn hướng dẫn
Yêu cầu chung : Nêu nội dung, chủ trương, biện pháp kế hoạch thực hiện phải cụ thể, rành mạch, rõ ràng, dứt khoát
Phần I: Mở đầu
Nói rõ mục đích, lý do của công việc cần phải làm, cần triển khai thực hiện
Phần II: Nội dung
1 Yêu cầu cần đạt được