Tìm hiểu một số sai lỗi trong việc soạn thảo, trình bày văn bản hành chính

Tìm hiểu một số sai lỗi trong việc soạn thảo, trình bày văn bản hành chính

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

BỘ MÔN PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG

TIỂU LUẬN MÔN HỌC: KỸ NĂNG TẠO LẬP VĂN BẢN

TIẾNG VIỆT

Tên đề tài: Tìm hiểu một số sai lỗi trong việc soạn thảo, trình bày

văn bản hành chính

Giảng viên hướng dẫn : Đào Quang Chiểu Lớp : D08CNPM1 Nhóm : B6G1

Tóm tắt nội dung:

I.Giới thiệu văn bản, văn bản hành chính

1 Khái niệm văn bản

2 Đặc điểm của văn bản hành chính

3 Chức năng của văn bản hành chính

4 Hình thức văn bản hành chính

II.Các lỗi sai soạn thảo trình bày văn bản hành chính

1 Hiện trạng của vấn đề

2 Sai thể thức trình bày văn bản

3 Sai kỹ thuật trình bày văn bản

III.Kết luận

I.Giới thiệu văn bản, văn bản hành chính

1 Khái niệm văn bản

Theo nghĩa rộng, văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu hay bằng ngôn ngữ, nghĩa là bất cứ phương tiện nào dùng để ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác Theo cách hiểu này, bia đá, hoành phi, câu đối ở đền, chùa; chúc thư, văn khế, thư tịch cổ; tác phẩm văn học hoặc khoa học kỹ thuật; công căn, giấy tờ khẩu hiệu, băng ghi âm, bản vẽ… ở cơ quan đều được gọi là văn bản khái niệm này được sử dụng một cách phổ biến trong giới nghiên cứu về văn bản học, ngôn ngữ học, sử học ở nước ta từ trước tới nay

Theo nghĩa hẹp, văn bản được hiểu là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các tổ chức kinh tế Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý và điều hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông

tư, nghị quyết, quyết định,đề án công tác, báo cáo… đều được gọi là văn bản Ngày nay, khái niệm được dùng một cách rộng rãi trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Khái niệm văn bản dùng trong tài liệu này cũng được hiểu theo nghĩa hẹp nói trên

a Khái niệm văn bản quản lý Nhà nước.

Văn bản quản lý Nhà nước là những quyết định quản lý thành văn do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc cá nhân được nhà nước ủy quyền theo chức năng ban hành theo thể thức và thủ tục do luật định, mang tính quyền lực nhà nước, làm phát sinh các hệ quả pháp lý cụ thể Trong thực tế, văn bản quản lý Nhà nước được sử dụng như một công cụ của nhà nước pháp quyền khi thể chế hóa các quy phạm pháp luật thành văn bản nhằm quản lý xã hội

b Khái niệm văn bản hành chính.

Khái niệm hành chính theo nghĩa gốc, là sự quản lý của Nhà nước, không phải là sự quản

lý thông thường của bất kỳ một chủ thể nào dối với bất kỳ một đối tượng và một khách thể nào Tuy nhiên, theo cách hiểu hiện nay, khái niệm này dùng để chỉ sự tổ chức, điều hành kiểm tra, nắm tình hình trong hoạt động của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nói chung Khái niệm văn bản hành chính được sử dụng với nghĩa là văn bản dùng làm công cụ quản lý và điều hành của các nhà quản trị nhằm thực hiện nhiệm giao tiếp, truyền đạt mệnh lệnh, trao đổi thông tin dưới dạng ngôn ngữ viết, theo phong cách hành chính- công vụ

2 Đặc điểm của văn bản hành chính

1 Tính ngắn gọn và chính xác

2 Tính khuôn mẫu (về thể thức, thể loại và ngôn từ)

3 Có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành

4 Tính lịch sự, nghiêm túc

5 Trung tính

6 Tính khách quan

7 Tính phổ thông.

Với những đặc điểm này văn văn bản hành chính (đặc biệt là văn bản quy phạm pháp luật sẽ thực sự là cơ sở hình thành hệ thống pháp luật (văn bản hành chính quy phạm pháp luật) của một quốc gia hoặc là công cụ quản lý, giao tiếp hành chính (văn bản cá biệt và văn bản hành chính văn thư) trong nền hành chính công và nền hành chính tư

3 Chức năng của văn bản hành chính.

Văn bản hành chính là công cụ thiết yếu trong hoạt động giao chuyển tải và lưu giữ thông tin, trong hoạt động giao tiếp hành chính chung của xã hội có Nhà nước mà đặc biệt là các loại hình cơ quan, doanh nghiệp Vì vậy, văn bản hành chính sẽ có những chức năng cơ bản của văn bản nói chung như chức năng thông tin, sử liệu và có cả các chức năng riêng biệt khác như quản lý, pháp lý Các chức năng cơ bản của văn bản hành chính nói chung và nhất

là của văn bản quy phạm pháp luật – nền tảng cơ bản của hệ thống pháp luật một quốc gia

4 Hình thức văn bản hành chính

Hệ thống văn bản hành chính bao gồm các loại văn bản cá biệt, văn bản hành chính thông thường có tên loại, văn bản hành chính thông thường không có tên loại

* Văn bản cá biệt:

1 Quyết định ( cá biệt) (QĐ): Là loại văn bản dùng để quy định các vấn đề về chế độ, chính

sách, tổ chức bộ máy, nhân sự và giải quyết những vấn đề khác dưới hình thức áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật Việc áp dụng này chỉ được thực hiện một lần cho một cá nhân, một sự việc hay một vấn đề cụ thể Do đặc điểm nói trên, chủ thể ban hành quyết định là Thủ trưởng các

cơ quan quản lý Nhà nước (Thủ tướng, Bộ trưởng hoặc thủ Trưởng cơ quan ngang Bộ, UBND các cấp), Thủ trưởng các cơ quan hành chính sự nghiệp, Thủ trưởng các doanh nghiệp nhà nước

và doanh nghiệp dân doanh

2 Chỉ thị ( cá biệt) (CT): Là loại văn bản dùng để giải quyết những công việc mang tính chất cá

biệt của các cơ quan quản lý Nhà nước Chỉ thị (cá biệt) do Thủ tướng, Bộ trưởng và Thủ trưởng

cơ quan ngang Bộ ban hành

* Văn bản hành chính thông thường có tên loại:

3 Thông cáo (TC): Là văn bản do các cơ quan quản lý Nhà nước trung ương dùng để công bố

với Nhân dân một quyết định hoặc một sự kiện quan trọng về đối nội, đối ngoại của quốc gia Thông cáo do Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Ban chấp hành trung ương Đảng cộng sản Việt nam ban hành

4 Thông báo(TB): Là loại văn bản dùng để thông tin các vấn đề trong hoạt động của các cơ

quan,đơn vị, tổ chức, cá nhân… để các đối tượng có liên quan biết hoặc thực thi

5.Cchương trình(CTr): Là loại văn bản dùng để sắp xếp nội dung công tác, lịch làm việc cụ thể

theo một trình tự nhất định và trong một thời gian nhất định

6 Kế hoạch (KH): Là loại văn bản được dùng để xác định mục tiêu, yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm

vụ cần hoàn thành trong một thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó

7 Phương án (PA): Là loại văn bản nêu dự kiến về cách thức, trình tự tiến hành công việc trong

hoàn cảnh, điều kiện nhất định

8 Đề án (ĐA): Đề án là văn bản dùng để trình bày dự định, mục tiêu, kế hoạch thực hiện công

tác trong một khoảng thời gian nhất định dựa trên cơ sở những đặc điểm, tình hình thực tiễn của

cơ quan, đơn vị

9 Báo cáo (BC): Là loại văn bản dùng để phổ biến tình hình, sự việc, vụ việc, hoạt động của các

cơ quan, tổ chức,đơn vị, cá nhân trong một khoảng thời gian cụ thể nhằm kiến nghị các giải pháp hoặc đề nghị cấp trên cho phương hướng xử lý

10 Biên bản(BB): Là loại văn bản dùng để ghi lại sự việc, vụ việc đã hoặc đang xảy ra để làm

chứng cứ pháp lý Biên bản được sử dụng trong các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp hoặc trong hoạt động giữa cơ quan nhà nước với công dân

11.Tờ trình (TTr): Là loại văn bản dùng để đề xuất với cấp trên phê chuẩn hay xét duyệt một vấn

đề mới hoặc đã có trong kế hoạch mà cấp dưới không thể tự quyết định được

12 Hợp đồng (HĐ): Là văn bản dùng để ghi lại sự thỏa thuận giữa hai hay nhiều bên bằng văn

bản, trong đó các bên ký với nhau lập một quan hệ pháp lý về quyền lợi và nghiã vụ

13 Công điện (CĐ): Là loại văn bản đặc trưng dùng để truyền đạt nhanh một mệnh lệnh, một

nội dung công việc đến cơ quan, đơn vị, tổ chức để thực hiện trong trường hợp khẩn cấp

14 Giấy chứng nhận (CN): Là văn bản dùng để xác nhận một sự việc, một đối tượng có liên

quan đến hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp

15 Giấy uỷ nhiệm (UN): Là loại văn bản dùng để ghi nhận sự thỏa thuận giữa người có quyền

(hoặc người đại diện theo pháp luật) và người được ủy nhiệm Theo đó, người được ủy nhiệm thực hiện quyền hoặc nghĩa vụ thay cho người có quyền ( hoặc người đại diện theo pháp luật)

16 Giấy mời (GM): Là loại văn bản dành cho cơ quan nhà nước sử dụng khi cần triệu tập công

dân đến trụ sở cơ quan để giải quyết những vấn đề liên quan đến yêu cầu hoặc khiếu nại của công dân đó (giấy mời của cơ quan hành chính)

17 Giấy giới thiệu (GT): Là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên liên hệ giao dịch,

giải quyết các nhiệm vụ được giao khi đi công tác

18 Giấy nghỉ phép (NP): Là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên được nghỉ phép tho

Luật lao động để giải quyết các công việc của cá nhân

19 Giấy đi đường (Đ Đ): Là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên đi công tác để tính

phụ cấp đi đường, không có giá trị thay cho giấy giới thiệu

20 Giấy biên nhận hồ sơ (BN): Là loại văn bản dùng để xác nhận số lượng và loại hồ sơ, giấy tờ

do cơ quan hoặc cá nhân khác gửi đến

21 Phiếu gửi (PG): Là loại văn bản dùng để gửi tài liệu của cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân

này đến cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân khác Phiếu gửi không thay thế cho công văn

22 Phiếu chuyển (PC): Là loại văn bản dùng để chuyển hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức, đơn

vị, cá nhân đến bộ phận khác để tiếp tục giải quyết hoặc do chủ thể chuyển không có thẩm quyền giải quyết

* Văn bản hành chính thông thường không có tên loại:

23 Công văn (hành chính) Là loại văn bản dùng làm phương tiện giao dịch hành chính giữa các

cơ quan, tổ chức hoặc giữa cơ quan, tổ chức với công dân Phạm vi sử dụng của công văn rất rộng, liên quan đến các lĩnh vực hoạt động thường xuyên của cơ quan, tổ chức

II.Các lỗi sai soạn thảo trình bày văn bản hành chính

1 Hiện trạng của vấn đề

Máy tính từ lâu đã trở thành một công cụ không thể thiếu được trong các văn phòng, công sở với chức năng chính là soạn thảo văn bản Tuy nhiên, rất nhiều văn bản được soạn thảo không đúng thể thức kỹ thuật, ngoài những lỗi sai chính tả do đánh máy, còn do những lỗi về thể thức trình bày văn bản, khiến cho văn bản mất đi giá trị và tầm quan trọng của nó Tôi xin dẫn chứng những lỗi cơ bản mà cán bộ công chức, viên chức trong quá trình soạn thảo văn bản thường mắc phải, không nhận thấy Các qui tắc này rất dễ hiểu, khi biết và nhớ rồi thì bạn sẽ không bao giờ lặp lại các lỗi này nữa khi soạn thảo văn bản

Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được qui định tại Nghị định số

110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ “Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính”

Về khách quan, phần lớn cán bộ công chức trong các cơ quan nhà nước hiện nay đều được học qua các khóa về quản lý nhà nước, là chuyên viên, chuyên viên chính Về lý thuyết, họ nắm bắt cơ bản các quy định về soạn thảo văn bản hành chính, hiệu lực của các loại văn bản, cũng như cách ban hành, lưu, sao, nhận văn bản v.v…

Tuy nhiên, trong thực tế, vẫn còn khá phổ biến tình trạng văn bản hành chính còn những sai sót

về thể thức, không tuân thủ những quy định sơ đẳng theo Thông tư 01/2011/TT-BNV Nếu đưa vào mục “dọn vườn” thì có không ít cái để dọn

2 Sai thể thức trình bày văn bản:

Theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, “Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu

thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định”

Các lỗi sai thể thức thường gặp là:

2.1 Chọn sai loại văn bản: Mỗi loại văn bản có thể thức trình bày khác nhau với mục đích

sử dụng khác nhau, việc chọn sai loại văn bản sẽ làm cho văn bản trở nên buồn cười, nặng hơn là

là mất đi hiệu lực thi hành của văn bản đó

2.2 Thiếu, sai thể thức của một trong các thành phần cấu tạo nên văn bản đó, như: quốc

hiệu; tên cơ quan ban hành; số, ký hiệu; địa danh và ngày tháng năm ban hành, tên loại và trích yếu nội dung văn bản, Nội dung văn bản; quyền hạn, chức vụ, họ tên của người ký; nơi nhận; thành phần khác

2.2.1 Quốc hiệu:

Dòng 1:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Dòng 2: Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Dòng 1: font chữ: 12 hoặc 13, chữ in hoa đứng, đậm

Dòng 2: chữ lớn hơn dòng một 1 font chữ (font 13 hoặc 14), chữ đứng, đậm, chữ cái đầu viết hoa; giữa các từ có dấu gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline) nét liền, độ dài bằng độ dài dòng chữ, nằm giữa dòng chữ trên

Hai dòng chữ Quốc hiệu trên được trình bày cách nhau đơn dòng

Sai:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

- Dòng 1 và dòng 2 cùng 1 cỡ chữ font 13;

- Underline

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐỘC LẬP - TỰ DO - HẠNH PHÚC

- Viết hoa hết cả hai dòng;

- Không gạch chân hết dòng

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc

- Các chữ cái sau ở dòng 2 đều viết hoa;

- Nét đứt, không liền

Đúng:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

2.2.2 Tên địa danh và ngày tháng năm: dòng 4

Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng 1 dòng với số, kí hiệu văn bản (dòng số 4), chữ in thường, font: 13-14, nghiêng, sau địa danh có dấu phẩy Địa danh và ngày tháng năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu

Sai:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Đà Nẵng, ngày 12 tháng 01 năm 2011

- Địa danh và ngày tháng năm không in nghiêng;

- Không đặt đúng canh giữa dưới Quốc hiệu

Đúng:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Đà Nẵng, ngày 12 tháng 01 năm 2011

2.2.3 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: bao gồm tên của cơ quan và tổ chức chủ

quản trực tiếp (nếu có)

Tên cơ quan nếu dài, có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND)

Tên cơ quan, tổ chức chủ quản được trình bày tại dòng số 2, chiếm ½ trang giấy, theo chiều ngang, ở phía trên bên trái

Tên cơ quan chủ quản được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng (tên dài có thể trình bày nhiều dòng)

Tên cơ quan ban hành được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh giữa dưới tên cơ quan chủ quản, phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền có độ dài bằng 1/2 – 1/3 độ dài của dòng chữ

Sai:

SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TP ĐÀ NẴNG TRUNG TÂM KỸ THUẬT MÔI TRƯỜNG TP ĐÀ NẴNG

- Cơ quan chủ quản không được tô đậm;

- Không canh giữa dưới cơ quan chủ quản;

- Gạch chân không được dài bằng chiều dài dòng chữ

Đúng:

SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TP ĐÀ NẴNG

TRUNG TÂM KỸ THUẬT MÔI TRƯỜNG TP ĐÀ NẴNG

Hoặc:

SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG TRUNG TÂM KỸ THUẬT MÔI TRƯỜNG

THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

2.2.4 Số, ký hiệu văn bản:

Đặt cạnh giữa dưới tên cơ quan ban hành, cùng dòng với địa danh và ngày tháng

Số: Số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư cơ quan, font: 13, số nhỏ hơn 10 phải có số 0 đằng trước

Ký hiệu văn bản: chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan

Sai:

SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TP ĐÀ NẴNG TRUNG TÂM KỸ THUẬT MÔI TRƯỜNG TP ĐÀ NẴNG

Số: 5/ QĐ - TTKTMT

- Sai dấu cách;

- Không được có dấu cách giữa tên tắt văn bản và tên cơ quan ban hành;

- Thiếu số 0 phía trước số 5

Đúng:

SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TP ĐÀ NẴNG TRUNG TÂM KỸ THUẬT MÔI TRƯỜNG TP ĐÀ NẴNG

Số: 05/QĐ-TTKTMT

2.2.5 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản:

Là 1 câu ngắn gọn, phản ánh khái quát nội dung của văn bản

Tên loại: Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại (trừ công văn), font 14, chữ in hoa,

đậm, đứng đặt chính giữa dòng số 5

Trích yếu nội dung công văn: Font 12 đến 13, đặt cách dòng 6pt và canh giữa dưới “số,

ký hiệu văn bản”

Sai: Số: 05/VTLTNN-NVĐP

V/v kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2009

- Nội dung trích yếu không đặt canh giữa dưới số, ký hiệu văn bản;