Đang tải... (xem toàn văn)
Tìm hiểu một số sai lỗi trong việc soạn thảo, trình bày văn bản hành chính
HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG BỘ MÔN PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG TIỂU LUẬN MÔN HỌC: KỸ NĂNG TẠO LẬP VĂN BẢN TIẾNG VIỆT Tên đề tài: Tìm hiểu số sai lỗi việc soạn thảo, trình bày văn hành Giảng viên hướng dẫn : Đào Quang Chiểu Lớp : D08CNPM1 Nhóm : B6G1 Page Tóm tắt nội dung: I.Giới thiệu văn bản, văn hành Khái niệm văn Đặc điểm văn hành Chức văn hành Hình thức văn hành II.Các lỗi sai soạn thảo trình bày văn hành Hiện trạng vấn đề Sai thể thức trình bày văn Sai kỹ thuật trình bày văn III.Kết luận I.Giới thiệu văn bản, văn hành Khái niệm văn Page Theo nghĩa rộng, văn hiểu vật mang tin ghi ký hiệu hay ngôn ngữ, nghĩa phương tiện dùng để ghi nhận truyền đạt thông tin từ chủ thể đến chủ thể khác Theo cách hiểu này, bia đá, hoành phi, câu đối đền, chùa; chúc thư, văn khế, thư tịch cổ; tác phẩm văn học khoa học kỹ thuật; công căn, giấy tờ hiệu, băng ghi âm, vẽ… quan gọi văn khái niệm sử dụng cách phổ biến giới nghiên cứu văn học, ngôn ngữ học, sử học nước ta từ trước tới Theo nghĩa hẹp, văn hiểu tài liệu, giấy tờ, hồ sơ hình thành trình hoạt động quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế Theo nghĩa này, loại giấy tờ dùng để quản lý điều hành hoạt động quan, tổ chức thị, thông tư, nghị quyết, định,đề án công tác, báo cáo… gọi văn Ngày nay, khái niệm dùng cách rộng rãi hoạt động quan, tổ chức Khái niệm văn dùng tài liệu hiểu theo nghĩa hẹp nói a Khái niệm văn quản lý Nhà nước Văn quản lý Nhà nước định quản lý thành văn quan nhà nước có thẩm quyền cá nhân nhà nước ủy quyền theo chức ban hành theo thể thức thủ tục luật định, mang tính quyền lực nhà nước, làm phát sinh hệ pháp lý cụ thể Trong thực tế, văn quản lý Nhà nước sử dụng công cụ nhà nước pháp quyền thể chế hóa quy phạm pháp luật thành văn nhằm quản lý xã hội b Khái niệm văn hành Khái niệm hành theo nghĩa gốc, quản lý Nhà nước, quản lý thông thường chủ thể dối với đối tượng khách thể Tuy nhiên, theo cách hiểu nay, khái niệm dùng để tổ chức, điều hành kiểm tra, nắm tình hình hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp nói chung Khái niệm văn hành sử dụng với nghĩa văn dùng làm công cụ quản lý điều hành nhà quản trị nhằm thực nhiệm giao tiếp, truyền đạt mệnh lệnh, trao đổi thông tin dạng ngôn ngữ viết, theo phong cách hành chính- công vụ Đặc điểm văn hành Tính ngắn gọn xác Tính khuôn mẫu (về thể thức, thể loại ngôn từ) Có giá trị pháp lý hiệu lực thi hành Tính lịch sự, nghiêm túc Trung tính Tính khách quan Page Tính phổ thông Với đặc điểm văn văn hành (đặc biệt văn quy phạm pháp luật thực sở hình thành hệ thống pháp luật (văn hành quy phạm pháp luật) quốc gia công cụ quản lý, giao tiếp hành (văn cá biệt văn hành văn thư) hành công hành tư Chức văn hành Văn hành công cụ thiết yếu hoạt động giao chuyển tải lưu giữ thông tin, hoạt động giao tiếp hành chung xã hội có Nhà nước mà đặc biệt loại hình quan, doanh nghiệp Vì vậy, văn hành có chức văn nói chung chức thông tin, sử liệu có chức riêng biệt khác quản lý, pháp lý Các chức văn hành nói chung văn quy phạm pháp luật – tảng hệ thống pháp luật quốc gia Hình thức văn hành Hệ thống văn hành bao gồm loại văn cá biệt, văn hành thông thường có tên loại, văn hành thông thường tên loại * Văn cá biệt: Quyết định ( cá biệt) (QĐ): Là loại văn dùng để quy định vấn đề chế độ, sách, tổ chức máy, nhân giải vấn đề khác hình thức áp dụng văn quy phạm pháp luật Việc áp dụng thực lần cho cá nhân, việc hay vấn đề cụ thể Do đặc điểm nói trên, chủ thể ban hành định Thủ trưởng quan quản lý Nhà nước (Thủ tướng, Bộ trưởng thủ Trưởng quan ngang Bộ, UBND cấp), Thủ trưởng quan hành nghiệp, Thủ trưởng doanh nghiệp nhà nước doanh nghiệp dân doanh Chỉ thị ( cá biệt) (CT): Là loại văn dùng để giải công việc mang tính chất cá biệt quan quản lý Nhà nước Chỉ thị (cá biệt) Thủ tướng, Bộ trưởng Thủ trưởng quan ngang Bộ ban hành * Văn hành thông thường có tên loại: Thông cáo (TC): Là văn quan quản lý Nhà nước trung ương dùng để công bố với Nhân dân định kiện quan trọng đối nội, đối ngoại quốc gia Thông cáo Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Ban chấp hành trung ương Đảng cộng sản Việt nam ban hành Thông báo(TB): Là loại văn dùng để thông tin vấn đề hoạt động quan,đơn vị, tổ chức, cá nhân… để đối tượng có liên quan biết thực thi 5.Cchương trình(CTr): Là loại văn dùng để xếp nội dung công tác, lịch làm việc cụ thể theo trình tự định thời gian định Page Kế hoạch (KH): Là loại văn dùng để xác định mục tiêu, yêu cầu, tiêu nhiệm vụ cần hoàn thành thời gian định biện pháp tổ chức, nhân sự, sở vật chất cần thiết để thực nhiệm vụ Phương án (PA): Là loại văn nêu dự kiến cách thức, trình tự tiến hành công việc hoàn cảnh, điều kiện định Đề án (ĐA): Đề án văn dùng để trình bày dự định, mục tiêu, kế hoạch thực công tác khoảng thời gian định dựa sở đặc điểm, tình hình thực tiễn quan, đơn vị Báo cáo (BC): Là loại văn dùng để phổ biến tình hình, việc, vụ việc, hoạt động quan, tổ chức,đơn vị, cá nhân khoảng thời gian cụ thể nhằm kiến nghị giải pháp đề nghị cấp cho phương hướng xử lý 10 Biên bản(BB): Là loại văn dùng để ghi lại việc, vụ việc xảy để làm chứng pháp lý Biên sử dụng hoạt động quan, doanh nghiệp hoạt động quan nhà nước với công dân 11.Tờ trình (TTr): Là loại văn dùng để đề xuất với cấp phê chuẩn hay xét duyệt vấn đề có kế hoạch mà cấp tự định 12 Hợp đồng (HĐ): Là văn dùng để ghi lại thỏa thuận hai hay nhiều bên văn bản, bên ký với lập quan hệ pháp lý quyền lợi nghiã vụ 13 Công điện (CĐ): Là loại văn đặc trưng dùng để truyền đạt nhanh mệnh lệnh, nội dung công việc đến quan, đơn vị, tổ chức để thực trường hợp khẩn cấp 14 Giấy chứng nhận (CN): Là văn dùng để xác nhận việc, đối tượng có liên quan đến hoạt động quan, doanh nghiệp 15 Giấy uỷ nhiệm (UN): Là loại văn dùng để ghi nhận thỏa thuận người có quyền (hoặc người đại diện theo pháp luật) người ủy nhiệm Theo đó, người ủy nhiệm thực quyền nghĩa vụ thay cho người có quyền ( người đại diện theo pháp luật) 16 Giấy mời (GM): Là loại văn dành cho quan nhà nước sử dụng cần triệu tập công dân đến trụ sở quan để giải vấn đề liên quan đến yêu cầu khiếu nại công dân (giấy mời quan hành chính) 17 Giấy giới thiệu (GT): Là loại văn dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên liên hệ giao dịch, giải nhiệm vụ giao công tác 18 Giấy nghỉ phép (NP): Là loại văn dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên nghỉ phép tho Luật lao động để giải công việc cá nhân 19 Giấy đường (Đ Đ): Là loại văn dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên công tác để tính phụ cấp đường, giá trị thay cho giấy giới thiệu Page 20 Giấy biên nhận hồ sơ (BN): Là loại văn dùng để xác nhận số lượng loại hồ sơ, giấy tờ quan cá nhân khác gửi đến 21 Phiếu gửi (PG): Là loại văn dùng để gửi tài liệu quan, tổ chức đơn vị, cá nhân đến quan, tổ chức đơn vị, cá nhân khác Phiếu gửi không thay cho công văn 22 Phiếu chuyển (PC): Là loại văn dùng để chuyển hồ sơ, tài liệu quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân đến phận khác để tiếp tục giải chủ thể chuyển thẩm quyền giải * Văn hành thông thường tên loại: 23 Công văn (hành chính) Là loại văn dùng làm phương tiện giao dịch hành quan, tổ chức quan, tổ chức với công dân Phạm vi sử dụng công văn rộng, liên quan đến lĩnh vực hoạt động thường xuyên quan, tổ chức II.Các lỗi sai soạn thảo trình bày văn hành Hiện trạng vấn đề Máy tính từ lâu trở thành công cụ thiếu văn phòng, công sở với chức soạn thảo văn Tuy nhiên, nhiều văn soạn thảo thức kỹ thuật, lỗi sai tả đánh máy, lỗi thể thức trình bày văn bản, khiến cho văn giá trị tầm quan trọng Tôi xin dẫn chứng lỗi mà cán công chức, viên chức trình soạn thảo văn thường mắc phải, không nhận thấy Các qui tắc dễ hiểu, biết nhớ bạn không lặp lại lỗi soạn thảo văn Về thể thức kỹ thuật trình bày văn qui định Nghị định số 110/2004/NĐCP ngày 08/04/2004 Chính phủ công tác văn thư thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ “Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính” Về khách quan, phần lớn cán công chức quan nhà nước học qua khóa quản lý nhà nước, chuyên viên, chuyên viên Về lý thuyết, họ nắm bắt quy định soạn thảo văn hành chính, hiệu lực loại văn bản, cách ban hành, lưu, sao, nhận văn v.v… Tuy nhiên, thực tế, phổ biến tình trạng văn hành sai sót thể thức, không tuân thủ quy định sơ đẳng theo Thông tư 01/2011/TT-BNV Nếu đưa vào mục “dọn vườn” có không để dọn Sai thể thức trình bày văn bản: Theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ trưởng Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính, “Thể thức văn tập hợp thành phần cấu Page thành văn bản, bao gồm thành phần chung áp dụng loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn định” Các lỗi sai thể thức thường gặp là: 2.1 Chọn sai loại văn bản: Mỗi loại văn thức trình bày khác với mục đích sử dụng khác nhau, việc chọn sai loại văn làm cho văn trở nên buồn cười, nặng là hiệu lực thi hành văn 2.2 Thiếu, sai thể thức thành phần cấu tạo nên văn đó, như: quốc hiệu; tên quan ban hành; số, ký hiệu; địa danh ngày tháng năm ban hành, tên loại trích yếu nội dung văn bản, Nội dung văn bản; quyền hạn, chức vụ, họ tên người ký; nơi nhận; thành phần khác 2.2.1 Quốc hiệu: Dòng 1: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Dòng 2: Độc lập - Tự - Hạnh phúc Dòng 1: font chữ: 12 13, chữ in hoa đứng, đậm Dòng 2: chữ lớn dòng font chữ (font 13 14), chữ đứng, đậm, chữ đầu viết hoa; từ có dấu gạch nối, có cách chữ; phía có đường kẻ ngang (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline) nét liền, độ dài độ dài dòng chữ, nằm dòng chữ Hai dòng chữ Quốc hiệu trình bày cách đơn dòng Sai: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc - Dòng dòng cỡ chữ font 13; - Underline CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐỘC LẬP - TỰ DO - HẠNH PHÚC Page - Viết hoa hết hai dòng; - Không gạch chân hết dòng CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc - Các chữ sau dòng viết hoa; - Nét đứt, không liền Đúng: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc 2.2.2 Tên địa danh ngày tháng năm: dòng Địa danh ngày tháng năm ban hành văn trình bày dòng với số, kí hiệu văn (dòng số 4), chữ in thường, font: 13-14, nghiêng, sau địa danh có dấu phẩy Địa danh ngày tháng năm đặt canh Quốc hiệu Sai: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Đà Nẵng, ngày 12 tháng 01 năm 2011 - Địa danh ngày tháng năm không in nghiêng; - Không đặt canh Quốc hiệu Đúng: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Đà Nẵng, ngày 12 tháng 01 năm 2011 Page 2.2.3 Tên quan, tổ chức ban hành văn bản: bao gồm tên quan tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) Tên quan dài, viết tắt cụm từ thông dụng Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND) Tên quan, tổ chức chủ quản trình bày dòng số 2, chiếm ½ trang giấy, theo chiều ngang, phía bên trái Tên quan chủ quản trình bày chữ in hoa, cỡ chữ Quốc hiệu, kiểu chữ đứng (tên dài trình bày nhiều dòng) Tên quan ban hành trình bày chữ in hoa, cỡ chữ Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh tên quan chủ quản, phía có đường kẻ ngang, nét liền có độ dài 1/2 – 1/3 độ dài dòng chữ Sai: SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TP ĐÀ NẴNG TRUNG TÂM KỸ THUẬT MÔI TRƯỜNG TP ĐÀ NẴNG - Cơ quan chủ quản không tô đậm; - Không canh quan chủ quản; - Gạch chân không dài chiều dài dòng chữ Đúng: SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TP ĐÀ NẴNG TRUNG TÂM KỸ THUẬT MÔI TRƯỜNG TP ĐÀ NẴNG Hoặc: SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG TRUNG TÂM KỸ THUẬT MÔI TRƯỜNG THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG Page 2.2.4 Số, ký hiệu văn bản: Đặt cạnh tên quan ban hành, dòng với địa danh ngày tháng Số: Số thứ tự đăng ký văn văn thư quan, font: 13, số nhỏ 10 phải có số đằng trước Ký hiệu văn bản: chữ viết tắt tên loại văn chữ viết tắt tên quan Sai: SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TP ĐÀ NẴNG TRUNG TÂM KỸ THUẬT MÔI TRƯỜNG TP ĐÀ NẴNG Số: 5/ QĐ - TTKTMT - Sai dấu cách; - Không có dấu cách tên tắt văn tên quan ban hành; - Thiếu số phía trước số Đúng: SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TP ĐÀ NẴNG TRUNG TÂM KỸ THUẬT MÔI TRƯỜNG TP ĐÀ NẴNG Số: 05/QĐ-TTKTMT 2.2.5 Tên loại trích yếu nội dung văn bản: Là câu ngắn gọn, phản ánh khái quát nội dung văn Tên loại: Khi ban hành văn phải ghi tên loại (trừ công văn), font 14, chữ in hoa, đậm, đứng đặt dòng số Trích yếu nội dung công văn: Font 12 đến 13, đặt cách dòng 6pt canh “số, ký hiệu văn bản” Sai: Số: 05/VTLTNN-NVĐP V/v kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2009 - Nội dung trích yếu không đặt canh số, ký hiệu văn bản; Page 10 - Không cách dòng 6pt Đúng: Số: 05/KH-TTKTMT “V/v kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2009” Trích yếu nội dung văn bản: đặt canh tên loại văn bản, chữ in thường, font 14, chữ đứng, đậm, bên có đường kẻ ngang nét liền, độ dài 1/2 1/3 dòng chữ Sai: QUYẾT ĐỊNH “V/v điều động cán bộ” - Không dấu nháy; - Không viết tắt V/v; - Đường kẻ ngang không dài dòng chữ Đúng: QUYẾT ĐỊNH Về việc điều động cán 2.2.6 Nơi nhận: quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn có trách nhiệm xem xét, giải quyết, thi hành, để biết để lưu Nơi nhận gồm: Kính gửi nơi nhận Kính gửi: Từ “Kính gửi” tên quan, tổ chức cá nhân trực tiếp giải công việc font 13 đến 14, chữ in thường Nếu có quan nhận trình bày dòng; có từ quan nhận phải xuống dòng gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, dòng cuối có dấu chấm Nơi nhận: Từ nơi nhận trình bày ngang hàng với dòng chữ quyền hạn, chức vụ người ký, sát lề phải font 12, chữ in thường, đậm, nghiêng Phần liệt kê quan, đơn vị cá nhân nhận văn trình bày font 11, chữ in thường, đứng Sai: Kính gửi: Công ty TNHH Một thành viên Khí hóa lỏng Miền trung - không tô đậm dòng chữ Kính gởi: Page 11 - Công ty TNHH Gas Petrolimex - Công ty TNHH Một thành viên Khí hóa lỏng Miền trung - cuối dòng thiếu dấu chấm phẩy Đúng: Kính gửi: Công ty TNHH Một thành viên Khí hóa lỏng Miền trung Kính gửi: - Công ty TNHH Gas Petrolimex; - Công ty TNHH Một thành viên Khí hóa lỏng Miền trung Sai: Giám Đốc Nơi nhận: - Như trên; - Văn phòng BCH TW; - Lưu VT; - Nơi nhận không dòng với dòng chữ quyền hạn, chức vụ người ký; - Nơi nhận không in nghiêng; - Phần liệt kê quan, đơn vị cá nhân nhận văn trình bày font 12; - Gạch chân Nơi nhận Đúng: Nơi nhận: Giám Đốc - Như trên; - Văn phòng BCH TW; - Lưu VT 2.2.7 Phụ lục văn bản: trình bày trang riêng, Từ phụ lục số chữ in thường trình bày dòng riêng, font 14, đứng, đậm Số Tên phụ lục font 13 đến 14, in hoa, đứng, đậm Sai: Page 12 PHỤ LỤC SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN - Phụ lục không viết hoa; - Số không viết hoa; Phụ lục IV Sơ Đồ Bố Trí Các thành Phần - Tên phụ lục không viết hoa Đúng: Phụ lục IV SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN 2.2.8 Số trang văn bản: trình bày góc phải cuối trang, font 13 đến 14 không đánh số thứ tự trang Sai: Sai bạn hay đánh số trang nhất, số trang nằm canh trang Đúng: Không đánh số thứ tự trang (đánh số thứ tụ từ trang 2) bỏ lệnh chọn show number on first page 2.3 Sử dụng nhiều chữ viết tắt không phổ biến văn bản: viết tắt cụm từ dài, viết tắt cụm từ không thông dụng làm người đọc khó chịu phải suy luận xem chữ viết tắt Theo quy định, viết tắt số cụm từ thông dụng UBND, HĐND 2.4 Trích yếu dài, trích yếu không phản ánh nội dung văn bản: Trích yếu nội dung văn câu ngắn gọn cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu văn Trích yếu phục vụ cho việc nắm bắt nhanh nội dung văn phục vụ cho công tác tìm kiếm văn dễ dàng, trích yếu dài (tôi thấy có trích yếu dài đến dòng không cần thiết phải vậy) ánh nội dung văn thì: (1) Sẽ làm tốn thời gian người đọc, đặc biệt người đọc lãnh đạo, họ cần đọc lướt trích yếu để chuyển cho phận chuyên môn thực hiện; (2) Gây hiểu nhầm nội dung văn dẫn đến xử lý, đạo nhầm; Page 13 (3) Gây bất tiện cho phận văn thư vào sổ công văn; (4) Khó nhớ nội dung trích yếu, làm ảnh hưởng đến việc sử dụng, trích dẫn, tìm kiếm văn sau này” 2.5 Lỗi copy – paste: Ngày việc soạn thảo máy vi tính thành phổ biến có loại lỗi nảy sinh copy từ văn sang văn mà chưa sửa triệt để, thành nội dung văn bị “râu ông cắm cằm bà kia” 2.6 Lỗi soạn thảo, lỗi tả: Viết hoa vô tội vạ từ không cần viết hoa Có đoạn văn dài dằng dặc mà lấy dấu phẩy hay chấm phẩy, đọc đến hết mà chưa có chỗ để dừng! Lỗi tả Cho dù người soạn thảo văn có trình độ đại học, đại học để xảy lỗi tả cá biệt 2.6.1 Dấu cách trắng: từ dùng dấu trắng để phân cách, không sử dụng dấu trắng đầu dòng cho việc chỉnh lề Sai: Đà Nẵng , ngày 12 tháng 01 năm 2011 Đà Nẵng,ngày 12 tháng 01 năm 2011 Đà Nẵng ,ngày 12 tháng 01 năm 2011 Đúng: Đà Nẵng, ngày 12 tháng 01 năm 2011 2.6.2 Dấu câu: dấu ngắt câu chấm (.), phẩy (,), hai chấm (:), chấm phẩy (;), chấm than (!), hỏi chấm (?) phải gõ sát vào từ đứng trước nó, dấu trắng sau nội dung 2.7 Sử dụng ngôn ngữ, văn phong không phù hợp: Soạn thảo văn hành cần sử dụng văn phong hành chính, trình bày ngắn gọn, rõ ràng, xác, sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu Không nên sử dụng văn nói, từ lóng, từ nước (trừ từ từ thay tương đương tiếng Việt) Nhiều người soạn thảo văn mắc bệnh sáo rỗng, bệnh hình thức nội dung văn dài mà không rõ ý khiến người đọc thời gian Page 14 2.8 Nơi nhận chưa phù hợp: Nơi nhận phần quan trọng văn bản, đặc biệt với văn quy phạm pháp luật, văn đạo điều hành định đơn vị nhận văn để biết thực Thường xảy trường hợp: (1) Thiếu đơn vị, cá nhân cần có; (2) Thừa đơn vị, cá nhân nhận để biết, không thực cần thiết Để xác định đúng, đủ thành phần nhận cần phải có kinh nghiệm hiểu rõ vấn đề nêu văn bản, tham khảo mẫu văn tương tự để rút kinh nghiệm 2.9 Viện dẫn thiếu thành phần văn bản: Ví dụ phải nêu đầy đủ “Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ trưởng Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính” nhắc đến lần đầu “Thông tư số 01/2011/TT-BNV” nhắc lại văn bản, nói Thông tư 01 chưa đầy đủ Sai kỹ thuật trình bày văn bản: Theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV, “Kỹ thuật trình bày văn quy định Thông tư bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ chi tiết trình bày khác, áp dụng văn soạn thảo máy vi tính in giấy; văn soạn thảo phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác văn làm giấy mẫu in sẵn; không áp dụng văn in thành sách, in báo, tạp chí loại ấn phẩm khác.” Sai kỹ thuật trình bày lỗi phổ biến soạn thảo văn bản, cụ thể lỗi hay gặp sau: 3.1 Nhầm khổ giấy định lề trang văn bản: Trong máy tính, máy in nay, chế độ mặc định khổ giấy lề nước khác Việt Nam, nên soạn thảo văn không ý đặt lại mắc phải lỗi Văn in giấy A4 mà để cỡ giấy Letter thường chữ bị bé đi, lề trên, lề to, văn cân đối 3.2 Sai phông chữ: Phông chữ sử dụng trình bày văn máy vi tính phông chữ tiếng Việt mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 Quy định trước dùng phông VnTime mã TCVN (ABC) để đảm bảo truyền số liệu qua mạng mà không bị xảy tượng lỗi phông chữ, đa số chuyển sang dùng phông Times New Roman thuộc mã Unicode (Thông tư số 01/2011/TT-BNV có quy định điều này) Tuy nhiên số người copy lại mẫu văn cũ ý thức chuyển mã phông văn nên dẫn đến số văn sử dụng phông VnTime, tệ văn lẫn lộn loại phông chữ Điều làm người sau muốn thực thao tác chuyển mã phông bất tiện Thao tác chuyển mã phông với gõ Unikey đơn giản: Page 15 Bước 1: Copy đoạn văn cần chuyển mã Bước 2: Ấn chuột phải vào ký hiệu Unikey taskbar góc phải bên hình, chọn Chuyển mã nhanh Màn hình cửa sổ thông báo: “Successfully converted RTF clipboard” Bước 3: Paste vào đoạn văn cần chuyển mã Thế xong 3.3 Sai cỡ chữ, kiểu chữ, dùng nhiều cỡ chữ, kiểu chữ khổ văn bản: Cái thường thói quen, copy từ văn cũ chưa sửa lại, tư thẩm mỹ (thích trình bày đẹp mà không để ý trình bày sai kỹ thuật) 3.4 Định dạng đoạn văn sai không thống định dạng văn bản: Điều thường lỗi copy – paste Một số lỗi định dạng hay thấy như: không dàn lề (justify), không thụt đầu dòng xuống dòng, giãn cách không hợp lý 3.5 Lỗi định dạng chức automatic numbering/bulleting MSWord: Với chế độ này, lề trái đoạn văn bị thụt vào trong, trông xấu không phù hợp với cách trình bày văn Việt Nam Ngoài xuất nhiều ký tự để đánh dấu dầu dòng không theo chuẩn trình bày văn hành 3.6 Đánh số thứ tự phần, chương, mục, điều, khoản, điểm chưa thống đánh nhầm thứ tự 3.7 Quên đánh số trang với văn có từ trang trở lên 3.8 Quên điền số, ngày công văn vào phụ lục kèm theo văn IV Kết Luận Thiết nghĩ, cải cách văn hành khâu quan trọng công tác cải cách hành Đảng Nhà nước quan tâm Một máy nhà nước chuyên nghiệp đại xem nhẹ vấn đề V Tài liệu tham khảo [1].http://www.deec.vn/default.asp?655=5&658=94&657=710&654=4 [2].http://www.tienphong.vn/ban-doc/172171/Van-ban-hanh-chinh-Muon-hinh-kieu-sai.html [3] http://docx.vn/tai-lieu/37358/Khai-niem-van-ban-va-phan-loai-van-ban.tailieu [4].http://my.opera.com/CHIDOANDAKPO/blog/2012/03/30/soan-thao-van-ban-hanhchinh-ky-nang-quan-trong-nhat-cua-cong-chuc Page 16 [...]... mẫu văn bản tương tự để rút ra kinh nghiệm 2.9 Viện dẫn thiếu thành phần của văn bản: Ví dụ phải nêu đầy đủ “Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính khi nhắc đến lần đầu và “Thông tư số 01/2011/TT-BNV” khi nhắc lại trong văn bản, nếu nói Thông tư 01 là chưa đầy đủ 3 Sai kỹ thuật trình bày văn bản: Theo Thông tư số. .. 01/2011/TT-BNV, “Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư này bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấy... ngôn ngữ, văn phong không phù hợp: Soạn thảo văn bản hành chính cần sử dụng văn phong hành chính, trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác, sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu Không nên sử dụng văn nói, từ lóng, từ nước ngoài (trừ những từ không có từ thay thế tương đương trong tiếng Việt) Nhiều người khi soạn thảo văn bản mắc bệnh sáo rỗng, bệnh hình thức cho nên nội dung văn bản rất... với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác.” Sai kỹ thuật trình bày là một lỗi rất phổ biến trong soạn thảo văn bản, cụ thể những lỗi hay gặp như sau: 3.1 Nhầm khổ giấy và định lề trang văn bản: Trong các máy tính, máy in hiện nay, do chế độ mặc định khổ giấy và lề ở nước ngoài khác ở Việt Nam, nên nếu khi soạn thảo văn bản không chú ý đặt lại thì rất sẽ mắc phải lỗi. .. nội dung văn bản dẫn đến xử lý, chỉ đạo nhầm; Page 13 (3) Gây bất tiện cho bộ phận văn thư khi vào sổ công văn; (4) Khó nhớ nội dung trích yếu, làm ảnh hưởng đến việc sử dụng, trích dẫn, tìm kiếm văn bản về sau này” 2.5 Lỗi copy – paste: Ngày nay việc soạn thảo trên máy vi tính đã thành phổ biến thì cũng có một loại lỗi mới nảy sinh do copy từ văn bản nọ sang văn bản kia mà chưa sửa triệt để, thành ra... của cả một đoạn văn bản sẽ bị thụt vào trong, trông rất xấu và không phù hợp với cách trình bày văn bản của Việt Nam Ngoài ra còn xuất hiện nhiều ký tự để đánh dấu dầu dòng không theo chuẩn trình bày của văn bản hành chính 3.6 Đánh số thứ tự các phần, chương, mục, điều, khoản, điểm chưa thống nhất hoặc đánh nhầm thứ tự 3.7 Quên đánh số trang với những văn bản có từ 2 trang trở lên 3.8 Quên điền số, ngày... chưa sửa triệt để, thành ra nội dung văn bản bị “râu ông nọ cắm cằm bà kia” 2.6 Lỗi soạn thảo, lỗi chính tả: Viết hoa vô tội vạ những từ không cần viết hoa Có những đoạn văn bản dài dằng dặc mà không có lấy một dấu phẩy hay chấm phẩy, đọc đến hết hơi mà chưa có chỗ để dừng! Lỗi chính tả Cho dù người soạn thảo văn bản có trình độ đại học, trên đại học để xảy ra lỗi chính tả cũng không phải là cá biệt... CÁC THÀNH PHẦN 2.2.8 Số trang văn bản: được trình bày ở góc phải cuối trang, font 13 đến 14 và không đánh số thứ tự trang nhất Sai: Sai cơ bản là các bạn hay đánh số trang nhất, và đôi khi số trang nằm canh giữa dưới trang Đúng: Không đánh số thứ tự trang nhất (đánh số thứ tụ từ trang 2) bỏ lệnh chọn show number on first page 2.3 Sử dụng nhiều chữ viết tắt không phổ biến trong văn bản: viết tắt một. .. mạng mà không bị xảy ra hiện tượng lỗi phông chữ, đa số mọi ngươi đã chuyển sang dùng phông Times New Roman thuộc bộ mã Unicode (Thông tư số 01/2011/TT-BNV có quy định điều này) Tuy nhiên một số người khi copy lại mẫu văn bản cũ không biết hoặc không có ý thức chuyển mã phông văn bản nên dẫn đến một số văn bản hiện nay vẫn sử dụng phông VnTime, tệ hơn là trong một văn bản lẫn lộn cả 2 loại phông chữ Điều... bản cũ chưa sửa lại, do tư duy thẩm mỹ (thích trình bày đẹp mà không để ý trình bày như vậy là sai kỹ thuật) 3.4 Định dạng đoạn văn bản sai hoặc không thống nhất định dạng trong cả văn bản: Điều này cũng thường do lỗi copy – paste Một số lỗi định dạng hay thấy như: không dàn đều 2 lề (justify), không thụt đầu dòng khi xuống dòng, giãn cách không hợp lý 3.5 Lỗi định dạng do chức năng automatic numbering/bulleting ... thiệu văn bản, văn hành Khái niệm văn Đặc điểm văn hành Chức văn hành Hình thức văn hành II.Các lỗi sai soạn thảo trình bày văn hành Hiện trạng vấn đề Sai thể thức trình bày văn Sai kỹ thuật trình. .. II.Các lỗi sai soạn thảo trình bày văn hành Hiện trạng vấn đề Máy tính từ lâu trở thành công cụ thiếu văn phòng, công sở với chức soạn thảo văn Tuy nhiên, nhiều văn soạn thảo thức kỹ thuật, lỗi sai. .. Page thành văn bản, bao gồm thành phần chung áp dụng loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn định” Các lỗi sai thể thức thường gặp là: 2.1 Chọn sai loại văn bản: Mỗi loại văn