Hoàn thiện việc kiểm soát chi phí tại công ty trách nhiệm hữu hạn đồng tâm

KPC : kinh phí công đoàn... d ng cho công ty uy tín và hình nh trên th ng tr ng... TNHH ng Tâm... Nói cách khác, đây là chi phí phát sinh trong... ây là giai đo n quan tr ng trong công t

L I CAM OAN

Tôi xin cam đoan: Lu n v n “Hoàn thi n vi c ki m soát chi phí t i công ty trách nhi m h u h n ng Tâm” là công trình nghiên c u c a riêng tôi, các s li u trong lu n v n đ c s d ng trung th c K t qu nghiên c u trong lu n v n này

ch a đ c công b t i b t k công trình nào N i dung c a lu n v n có tham kh o

và s d ng các tài li u, thông tin đ c đ ng t i trên các tác ph m, t p trí và trang web theo danh m c tài li u lu n v n

Trong quá trình ti n hành và hoàn thi n lu n v n, tôi xin chân thành g i l i

c m n đ n TS oàn Ng c Qu đã t n tình h ng d n cho tôi t nh ng b c đi ban

đ u và t o m i đi u ki n đ cho tôi hoàn thi n lu n v n Nh ng ch b o c a th y

nh là m t hành trang quý báu trên con đ ng h c t p c a tôi sau này

M C L C

M c l c

Danh m c các ký hi u

Danh m c các b ng

Danh m c các s đ

L i m đ u 1

CH NG 1: C S LÝ LU N V KI M SOÁT CHI PHÍ TRONG K TOÁN QU N TR 4

1.1 Ki m soát và ki m soát chi phí 4

1.2 M c tiêu và vai trò c a ki m soát chi phí 4

1.2.1 M c tiêu ki m soát chi phí 4

1.2.2 Vai trò c a ki m soát chi phí trong k toán qu n tr 5

1.3 Phân lo i chi phí ph c v cho vi c ki m soát chi phí 6

1.3.1 Phân lo i chi phí theo ch c n ng ho t đ ng 6

1.3.2 Phân lo i chi phí theo cách ng x c a chi phí 7

1.3.3 Phân lo i chi phí theo chi phí ki m soát đ c và không ki m soát đ c 8

1.3.4 Phân lo i chi phí ch t l ng 8

1.4 N i dung ki m soát chi phí 9

1.4.1 Ki m soát chi phí ph c v cho vi c ki m soát hi u qu ho t đ ng 9

1.4.1.1 Xây d ng đ nh m c chi phí 10

1.4.1.2 Xây d ng d toán chi phí 13

1.4.1.3 S d ng k thu t phân tích chênh l ch đ ki m soát chi phí 16

1.4.1.4 Báo cáo ki m soát chi phí 19

1.4.2 Ki m soát chi phí đ đánh giá trách nhi m qu n lý 20

1.4.3 Ki m soát chi phí ch t l ng 22

K t lu n ch ng 1 30

CH NG 2: TH C TR NG KI M SOÁT CHI PHÍ T I CÔNG TY TNHH NG TÂM 31

2.1 T ng quan v công ty TNHH ng Tâm 31

2.1.1 L ch s hình thành và phát tri n c a công ty 31

2.1.2 Ch c n ng, nhi m v c a công ty 32

2.1.3 T ch c b máy qu n lý t i công ty 33

2.1.4 T ch c công tác k toán t i công ty TNHH ng Tâm 35

2.1.5 Tình hình ho t đ ng c a công ty và ph ng h ng phát tri n 36

2.2 Th c tr ng t ch c ki m soát chi phí t i công ty TNHH ng Tâm 37

2.2.1 Phân lo i chi phí ph c v cho vi c ki m soát chi phí t i công ty 37

2.2.1.1 Phân lo i chi phí theo ch c n ng ho t đ ng 37

2.2.1.2 Phân lo i chi phí theo cách ng x c a chi phí 39

2.2.1.3 Phân lo i chi phí theo chi phí ki m soát đ c và không ki m soát đ c 39

1.2.1.4 Phân lo i chi phí ch t l ng 40

2.2.2 Xây d ng d toán chi phí t i công ty 40

2.2.2.1 Xây d ng đ nh m c chi phí t i công ty 40

2.2.2.2 Xây d ng d toán chi phí t i công ty 40

2.2.3 Ki m soát chi phí t i công ty 41

2.2.4 Ki m soát chi phí ch t l ng t i công ty 42

2.3 ánh giá th c tr ng ki m soát chi phí t i công ty TNHH ng Tâm 43

K t lu n ch ng 2 47

CH NG 3: HOÀN THI N VI C KI M SOÁT CHI PHÍ T I CÔNG TY TNHH NG TÂM 48

3.1 M c tiêu hoàn thi n vi c ki m soát chi phí t i công ty TNHH ng Tâm 48

3.2 Các quan đi m t ch c ki m soát chi phí t i công ty TNHH ng Tâm 48

3.3 Gi i pháp hoàn thi n vi c ki m soát chi phí t i công ty TNHH ng Tâm 49

3.3.1 Ki m soát chi phí ph c v cho vi c ki m soát hi u qu ho t đ ng 49

3.3.2 Ki m soát chi phí đ đánh giá trách nhi m qu n lý 61

3.3.3 Ki m soát chi phí ch t l ng 66

K t lu n ch ng 3 72

K t lu n chung 73 TÀI LI U THAM KH O

PH L C

KPC : kinh phí công đoàn

DANH M C CÁC B NG

1 B ng 1.1 B ng báo cáo thành qu qu n lý chi phí 21

3 B ng 1.3 B ng báo cáo ki m soát chi phí ch t l ng 29

4 B ng 2.1 Báo cáo th c hi n chi phí ch t l ng trong n m 2012 t i

B ng phân tích chênh l ch l ng c a chi phí nguyên v t

li u tr c ti p c a nhóm ngói l p sealer trong tháng 11/2012

53

9 B ng 3.3 B ng phân tích chênh l ch giá c a chi phí nguyên v t li u

tr c ti p c a nhóm ngói l p sealer trong tháng 11/2012 54

PH N M U

1 S c n thi t c a đ tài

Vi t Nam đang trong quá trình h i nh p và phát tri n, các lo i hình doanh nghi p đang c nh tranh và phát tri n trên th tr ng Do v y đ đ m b o cho các doanh nghi p t ng tr ng và phát tri n b n v ng, các nhà qu n tr kinh doanh luôn tìm m i bi n pháp ti t ki m chi phí t i đa hóa l i nhu n Chính đi u này đã kh ng

đ nh v trí, vai trò c a thông tin k toán qu n tr trong các doanh nghi p ngày đ c nâng cao Thông tin k toán qu n tr tr thành m t công c quan tr ng cho các nhà

qu n tr kinh doanh ti t ki m chi phí, đ a ra các quy t đ nh đ u t , ch n ph ng án

t i u đ ki m soát chi phí trong doanh nghi p

Giai đo n h i nh p v i kinh t th gi i hi n nay đã mang đ n cho các doanh nghi p nh ng c h i m i đ phát tri n nh ng đ ng th i c ng ch a đ ng nhi u thách

th c v i s ra đ i và gia t ng quy mô ho t đ ng c a các đ i th c nh tranh trong ngành đòi h i các doanh nghi p không ch d ng l i vi c áp d ng công ngh k thu t tiên ti n, đa d ng hóa s n ph m, nâng cao ch t l ng s n ph m…mà còn ph i

s d ng các ph ng pháp đ ki m soát t t chi phí nh m nâng cao hi u qu s n xu t kinh doanh c a mình Do đó, chi phí trong doanh nghi p mang ý ngh a quy t đ nh cho s t n t i và phát tri n c a doanh nghi p, n u không có s ki m soát d gây th t thoát và đ y doanh nghi p đ n bên b phá s n N u không ki m soát đ c h t chi phí, thì không th nào nh n bi t đ c tình hình th c hi n các k ho ch kinh doanh

c ng nh th c tr ng ho t đ ng c a công ty Do đó, ki m soát chi phí là v n đ quan

tr ng đ i v i m i doanh nghi p

Qua th c t tìm hi u ho t đ ng t i công ty TNHH ng Tâm, v n đ ki m soát chi phí còn m t s h n ch nh t đ nh Vi c ki m soát t t chi phí t i công ty s giúp công ty ki m soát hi u qu ho t đ ng c a mình, đ ng th i thông qua ki m soát chi phí công ty c ng đánh giá trách nhi m qu n lý c a nhà qu n tr Ki m soát chi phí giúp doanh nghi p gi m chi phí nh ng c ng ph i g n li n nâng cao ch t l ng,

ki m soát chi phí ch t l ng giúp công ty nâng cao n ng l c c nh tranh nh đó t o

d ng cho công ty uy tín và hình nh trên th ng tr ng ây là lý do chính tác gi

ch n đ tài: “Hoàn thi n h th ng ki m soát chi phí t i công ty TNHH ng Tâm”

2 Các công trình nghiên c u có liên quan đã đ c công b trong n c

- Hoàn thi n h th ng ki m soát chi phí s n xu t t i công ty TNHH Global Café –

lu n v n th c s / V Long Ph ng; ng i h ng d n: Lê ình Tr c – TP.H Chí Minh, i h c Kinh T TP.HCM, 2010 M c tiêu c a đ tài này, tác gi nghiên c u

h th ng đ nh m c chi phí và phân tích chênh l ch chi phí nh m ki m soát ho t

đ ng t i công ty TNHH Global Café

- Hoàn thi n h th ng ki m soát chi phí t i công ty TNHH 1TV Tín Ngh a – lu n

v n th c s / Phùng Th Vinh, ng i h ng d n: Ph m Th Ph ng – TP.H Chí Minh, i h c Kinh T TP.HCM, 2009 M c tiêu c a đ tài này, tác gi nghiên c u

h th ng đ nh m c chi phí và s d ng công c phân tích chênh l ch chi phí nh m

ki m soát chi phí t i công ty

- Hoàn thi n h th ng ki m soát chi phí s n xu t t i công ty giày Th ng ình –

lu n v n th c s / Lê Th Thu Hi n, ng i h ng d n: TS Nguy n M nh Toàn, i

h c à N ng, 2010, M c tiêu c a đ tài này, tác gi hoàn thi n h th ng đ nh m c chi phí, th t c ki m soát chi phí và s d ng công c phân tích chênh l ch chi phí

nh m ki m soát chi phí s n xu t t i công ty

Ngoài vi c s d ng k thu t phân tích chênh l ch đ ki m soát hi u qu ho t

đ ng và đánh giá trách nhi m qu n lý t i công ty TNHH ng Tâm thì đ tài còn

TNHH ng Tâm

- a ra nh ng gi i pháp hoàn thi n ki m soát chi phí t i công ty TNHH ng Tâm; bao g m các gi i pháp hoàn thi n h th ng đ nh m c, và các công c ki m soát chi phí nh m ph c v cho ki m soát hi u qu ho t đ ng, đánh giá trách nhi m

qu n lý và ki m soát chi phí ch t l ng

4 Ph m vi nghiên c u:

Ph m vi nghiên c u c a đ tài ch t p trung nghiên c u vi c ki m soát chi phí đ ph c v ki m soát hi u qu ho t đ ng, ki m soát chi phí đ đánh giá trách nhi m qu n lý và ki m soát chi phí ch t l ng t i công ty TNHH

ng Tâm

Th i gian nghiên c u: đ m b o tính kh thi c a đ tài tác gi

ch n th i gian đ ki m soát chi phí đ ph c v ki m soát k t qu ho t

đ ng và đánh giá trách nhi m qu n lý là tháng 11/2012 và th i gian đ

ki m soát chi phí ch t l ng là n m 2011và n m 2012

5 Ph ng pháp nghiên c u:

Tác gi đã s d ng ph ng pháp th ng kê mô t trong quá trình th c hi n

vi c nghiên c u nh m đ t đ c m c tiêu nghiên c u c a lu n v n Thông qua vi c thu th p các d li u liên quan đ n lý thuy t v ki m soát chi phí trong k toán qu n

tr và th c tr ng v ki m soát chi phí t i công ty trách nhi m h u h n ng Tâm, tác gi đã ti n hành phân tích, trình bày và gi i thích các n i dung có liên quan đ n

m c tiêu nghiên c u đ làm sáng t các v n đ v lý thuy t ki m soát chi phí, tình hình ki m soát chi phí t i công ty và các gi i pháp hoàn thi n vi c ki m soát chi phí

t i công ty

6 K t c u lu n v n: Lu n v n đ c th c hi n g m 73 trang, 14 b ng, 4 s

đ , 23 ph l c Ngoài ph n m đ u và k t lu n, lu n v n đ c chia thành 3 ch ng

c th nh sau:

Ch ng 1: C s lý lu n v ki m soát chi phí trong k toán qu n tr

Ch ng 2: Th c tr ng ki m soát chi phí t i Công ty TNHH ng Tâm

Ch ng 2: Hoàn thi n vi c ki m soát chi phí t i Công ty TNHH ng Tâm

CH NG 1: C S LÝ LU N V KI M SOÁT CHI PHÍ TRONG K

1.1 Ki m soát và ki m soát chi phí

Ki m soát là vi c thi t l p các k ho ch và xây d ng các m c tiêu có liên quan, t đó thi t l p nên nh ng hành đ ng c th đ đ t đ c m c tiêu đã đ ra

ng th i trong quá trình th c hi n các m c tiêu c n ph i đ a ra các bi n pháp và hành đ ng ph tr đ đ t đ c các m c tiêu t t h n Có th nói ki m soát là m t

ti n hành ki m soát chi phí các nhà qu n lý doanh nghi p c n ph i đ a ra các tiêu chu n, n i dung và m c tiêu ki m soát chi phí T đó xây d ng h th ng

ki m soát chi phí trong doanh nghi p v i nh ng hình th c ki m soát thích h p, cùng chi phí ki m soát, ph ng ti n công c đ c s d ng cho ho t đ ng ki m soát này và cu i cùng đi t i các gi i pháp đi u ch nh

1.2 M c tiêu và vai trò c a ki m soát chi phí

1.2.1 M c tiêu ki m soát chi phí

Khi b t tay vào xây d ng các chi n l c s n xu t kinh doanh có m t đi u vô cùng quan tr ng mà không m t công ty nào đ c phép b qua là ph i tính đ n vi c các chi phí s đ c qu n lý và s d ng nh th nào, các đ ng v n b ra hi u qu

đ n đâu, có đem l i l i nhu n và hi u qu nh mong mu n ban đ u hay không? Có

th nói, ki m soát chi phí là m t y u t thi t y u trong đ u t và kinh doanh N u không có ki m soát chi phí, thì không th nào nh n bi t đ c tình hình th c t c a

nh ng d án đ u t , các k ho ch kinh doanh c ng nh th c tr ng ho t đ ng c a

công ty Nh n bi t đ c chi phí và các y u t nh h ng đ n chi phí, chúng ta có

th ki m soát đ c chi phí theo đ nh m c đã đ ra t đó h chi phí, h giá thành đ

t ng l i th c nh tranh trong th tr ng và cu i cùng đ nâng cao hi u qu ho t

đ ng kinh doanh c a doanh nghi p

1.2.2 Vai trò c a ki m soát chi phí

Ki m soát chi phí là m t ho t đ ng quan tr ng trong doanh nghi p Các nhà

qu n lý luôn quan tâm đ n chi phí, b i chi phí nh h ng nhi u đ n l i nhu n c a doanh nghi p, và t t c các doanh nghi p ho t đ ng đ u h ng đ n m c tiêu l i nhu n, làm sao đ có đ c nhi u l i nhu n nh t mà ch b ra ít chi phí h n Do đó,

c t gi m chi phí b ng ho t đ ng ki m soát chi phí c a doanh nghi p có vai trò r t quan tr ng trong qu n lý chi phí Trong ki m soát chi phí, nhà qu n lý có th ch

đ ng c t gi m nh ng kho n chi phí mà doanh nghi p có th gi m, s d ng chi phí

có hi u qu h n Vi c gi m chi phí s làm gi m giá thành, đó là l i th c nh tranh

c a doanh nghi p trong n n kinh t th tr ng Thông qua ki m soát chi phí còn có

th đánh giá trách nhi m qu n lý các c p trên c s ki m soát nh ng chi phí mà nhà

qu n lý c p đó có quy n ra quy t đ nh t ng hay gi m, nói cách khác có th ki m soát đ c Ki m soát chi phí giúp theo dõi và đánh giá công vi c c a m i nhà qu n

lý trong t ch c, giúp các nhà qu n lý nh n di n đ c nh ng v n đ mà mình còn

ch a ki m soát t t và đ a ra bi n pháp gi i quy t sao cho hi u qu kinh doanh là t t

nh t và phù h p v i m c tiêu chung c a t ch c Ki m soát chi phí giúp gi m thi u chi phí phát sinh nh ng vi c gi m chi phí đó ph i g n li n v i vi c ch t l ng đ c

đ m b o vì ch t l ng có ý ngh a quan tr ng đ giành l i th c nh tranh Trong b i

c nh h i nh p kinh t qu c t , c nh tranh gi a các s n ph m và d ch v trên th

1.3 Phân lo i chi phí ph c v cho vi c ki m soát chi phí

i v i k toán qu n tr , chi phí có th là nh ng phí t n th c t phát sinh g n

li n v i ho t đ ng s n xu t kinh doanh h ng ngày c a doanh nghi p, c ng có th là

nh ng phí t n c tính đ th c hi n m t d án Do đó, vi c phân lo i chi phí theo nhi u tiêu th c khác nhau nh m đáp ng m c tiêu qu n lý khác nhau là m t yêu c u

c n thi t

1.3.1 Phân lo i chi phí theo ch c n ng ho t đ ng

tr giúp các nhà qu n lý trong vi c v ch k ho ch và ki m soát chi phí, các nhân viên k toán qu n tr phân lo i chi phí theo ch c n ng ho t đ ng c a t ch c Theo đó, chi phí có th đ c phân lo i thành chi phí s n xu t (manafacturing costs)

và chi phí ngoài s n xu t (non-manufacturing costs) Chi phí s n xu t đ c chia thành ba kho n m c: chi phí nguyên v t li u tr c ti p, chi phí nhân công tr c ti p và chi phí s n xu t chung Chi phí ngoài s n xu t bao g m chi phí bán hàng và chi phí

qu n lý doanh nghi p Cách phân lo i này ph c v cho vi c ki m soát chi phí đ đánh giá hi u qu ho t đ ng c a doanh nghi p

b Chi phí nhân công tr c ti p

Chi phí nhân công tr c ti p là chi phí v s d ng lao đ ng tr c ti p s n xu t

s n ph m Chi phí nhân công tr c ti p bao g m ti n l ng ph i tr cho lao đ ng

tr c ti p và các kho n trích b o hi m xã h i, b o hi m y t , b o hi m th t nghi p và kinh phí công đoàn trên ti n l ng ph i tr lao đ ng tr c ti p

c Chi phí s n xu t chung

Chi phí s n xu t chung là chi phí phát sinh trong ph m vi phân x ng đ

ph c v và qu n lý ho t đ ng s n xu t Nói cách khác, đây là chi phí phát sinh trong

quá trình s n xu t s n ph m nh ng không liên quan tr c ti p (không ph i là chi phí nguyên v t li u tr c ti p và chi phí nhân công tr c ti p) mà liên quan gián ti p

1.3.1.2 Chi phí ngoài s n xu t

a Chi phí bán hàng

Chi phí bán hàng là nh ng chi phí phát sinh c n thi t đ đ m b o cho vi c

th c hi n các đ n đ t hàng, giao hàng cho khách hàng

b Chi phí qu n lý doanh nghi p

Chi phí qu n lý doanh nghi p là toàn b nh ng chi phí chi ra cho vi c t

ch c và qu n lý chung trong toàn doanh nghi p

1.3.2 Phân lo i chi phí theo cách ng x c a chi phí

Cách phân lo i này ch ra chi phí g n li n v i m c đ ho t đ ng nh th nào

D a trên cách ng x c a chi phí đ i v i s thay đ i c a m c đ ho t đ ng có th chia toàn b chi phí thành ba lo i: bi n phí, đ nh phí và chi phí h n h p Vi c phân

lo i chi phí s n xu t kinh doanh theo ph ng pháp này, cho ta th y m i quan h

gi a chi phí và s n l ng s n xu t s n ph m, giúp cho các nhà qu n lý tìm ra các

bi n pháp qu n lý thích h p v i t ng lo i chi phí đ h th p giá thành s n ph m, giúp doanh nghi p xác đ nh đ c s n l ng s n xu t, ho c doanh thu đ nâng cao

hi u qu s n xu t kinh doanh c a doanh nghi p, t ng c ng công tác ki m soát chi phí và phân tích thông tin chi phí đ đ a ra quy t đ nh qu n tr doanh nghi p

nh phí là nh ng chi phí mà t ng s c a nó không thay đ i ho c có thay đ i

nh ng không đáng k khi m c đ ho t đ ng thay đ i nh phí m t đ n v s n

ph m thay đ i t l ngh ch theo s thay đ i c a m c đ ho t đ ng

1.3.2.3 Chi phí h n h p

Chi phí h n h p là chi phí bao g m c bi n phí và đ nh phí m c đ ho t

y đ c g i là chi phí ki m soát đ c b i nhà qu n lý đó Ng c l i, chi phí mà nhà

qu n lý không có quy n ra quy t đ nh ho c gây nh h ng l n lên nó thì đ c phân

lo i là chi phí không ki m soát đ c (Hilton, 1991)

Cách phân lo i này r t có ý ngh a trong ki m soát chi phí, nó giúp nhà qu n

lý bi t đ c nh ng chi phí nào mình ki m soát đ c đ đ ra các bi n pháp ki m soát thích h p và b qua nh ng chi phí không thu c ph m vi ki m soát c a mình

ng th i giúp doanh nghi p đánh giá đ c trách nhi m qu n lý c a nhà qu n tr các c p thông qua vi c phân tích chênh l ch chi phí ki m soát đ c th c t so v i

d toán

1.3.4 Phân lo i chi phí ch t l ng

“Chi phí ch t l ng là toàn b chi phí n y sinh đ tin ch c và đ m b o ch t

l ng th a mãn c ng nh nh ng thi t h i n y sinh khi ch t l ng không th a mãn” (Theo TCVN 5814:1994) Trong nh ng n m qua, các t ch c đã phát tri n nhi u

ph ng pháp đ theo dõi và ki m soát chi phí v ch t l ng “B n lo i chi phí ch t

l ng đ c th a nh n ph bi n nh t:

- Chi phí phòng ng a: là nh ng chi phí ng n ch n nh ng v n đ v ch t l ng bao

g m chi phí c i ti n thi t k đ gi m kém ch t l ng, chi phí đào t o công nhân

và chi phí đào t o nhà cung c p

- Chi phí tìm ra nh ng v n đ v ch t l ng g m chi phí c a các thi t b và nhân viên th c hi n ki m tra ch t l ng trong quá trình s n xu t

- Chi phí s a ch a nh ng v n đ v ch t l ng khi s n ph m v n còn trong tay nhà s n xu t bao g m các chi phí nhân viên , máy móc, nguyên v t li u đ s a

ch a s n ph m, c các chi phí chi ra và chi phí c h i, đ s n ph m có th bán

1.4 N i dung ki m soát chi phí

1.4.1 Ki m soát chi phí ph c v cho ki m soát hi u qu ho t đ ng

Tr c khi th c hi n các b c ki m soát chi phí, các nhà qu n lý c n l u ý

r ng vi c th c hi n ki m soát chi phí không ph i là công vi c c a m t cá nhân hay nhóm ng i mà là công vi c c a t t c m i ng i trong doanh nghi p Do đó, đ thành công trong v n đ ki m soát chi phí, nhi m v quan tr ng c a các nhà qu n lý

là xây d ng nh n th c đúng v ki m soát chi phí cho các nhân viên và kêu g i s

tham gia, h p tác trong toàn doanh nghi p (Nguy n Th L c, 2009)

Chi phí ch có th đ c ki m soát khi tuân th theo 4 giai đo n sau:

Giai đo n 1: Xây d ng m c tiêu ki m soát chi phí: giai đo n này m c tiêu

c a ki m soát chi phí là chi phí th c t phát sinh ph i nh h n ho c b ng chi phí d toán

Giai đo n 2: Xây đ ng đ nh m c và l p d toán chi phí: nh m c cho các kho n chi phí theo nh ng tiêu chu n g n v i t ng tr ng h p c th trên c s phân tích ho t đ ng c a doanh nghi p, nghiên c u các d li u tr c đây, c n c vào di n

bi n trên th tr ng và chi n l c phát tri n c a công ty đ a ra m t chi phí chu n

C n c vào đ nh m c và s l ng s n ph m s n xu t ra, nhân viên k toán qu n tr

l p d toán chi phí ây là giai đo n quan tr ng trong công tác ki m soát chi phí

L p d toán chi phí s n xu t là th c đo th c hi n chi phí trong s n xu t và là công

c cho vi c ki m soát chi phí sau này

Giai đo n 3: o l ng và đánh giá k t qu : Công vi c này không ch là trách nhi m c a Phòng k toán, mà còn ph i đ c s tham gia c a các phòng ban khác,

đ doanh nghi p ch đ ng h n trong x lý thông tin chi phí Thu th p các thông tin

th c t v chi phí c a quá trình s n xu t K t qu c a quá trình th c hi n chi phí trong doanh nghi p đ c đo l ng ghi chép thông qua hình th c k toán Sau khi xác đ nh đ c s li u th c t phát sinh trong quá trình s n xu t, ti n hành s d ng các ph ng pháp phân tích và đánh giá tình hình ki m soát chi phí D a trên vi c thông tin chi phí th c t và so sánh v i đ nh m c đã thi t l p, doanh nghi p s d dàng xác đ nh s bi n đ ng gi a chi phí th c t và đ nh m c

Giai đo n 4: Phân tích nguyên nhân và đ a ra bi n pháp qu n lý: t vi c phân tích

bi n đ ng chi phí, doanh nghi p nên t p trung vào các chi phí có bi n đ ng l n đ

đi u tra tr c tiên Khi đã bi t đ c n i phát sinh chi phí, doanh nghi p c n xác minh nguyên nhân bi n đ ng chi phí là do y u t ch quan hay khách quan, và ai có

th gi i quy t vi c này Khi đã xác đ nh nguyên nhân c a v n đ thì doanh nghi p

c n có nh ng thay đ i v chính sách c a công ty, quy trình thì v n đ m i đ c

gi i quy t

1.4.1.1 Xây d ng đ nh m c chi phí

nh m c có ý ngh a quan tr ng trong vi c l p k ho ch và ki m soát trong

m t doanh nghi p nh m c nh h ng đ n quá trình chu n b ngân sách nh

m c đ c áp d ng cho các chi phí liên quan đ n s n xu t và ngoài s n xu t N u không có đ nh m c, các chi phí có th v t ra kh i gi i h n và th i gian c n thi t cho phép (Walther, n.d.)

nh m c chi phí là kho n chi đ c đ nh tr c b ng cách l p ra nh ng tiêu chu n g n v i t ng tr ng h p hay t ng đi u ki n làm vi c c th nh m c chi phí đ c xem là m t thang đi m đ đo l ng vi c th c hi n chi phí trong th c t

s n xu t kinh doanh

Xây d ng đ nh m c chi phí là c s đ doanh nghi p l p d toán ho t đ ng

vì mu n l p d toán chi phí nguyên v t li u ph i có đ nh m c nguyên v t li u, d toán chi phí nhân công ph i có đ nh m c s gi công ng th i, xây d ng đ nh

m c chi phí giúp cho các nhà qu n lý ki m soát ho t đ ng kinh doanh c a doanh nghi p vì chi phí đ nh m c là tiêu chu n, c s đ đánh giá Góp ph n thông tin k p

th i cho các nhà qu n lý ra quy t đ nh hàng ngày nh đ nh giá bán s n ph m, ch p

nh n hay t ch i m t đ n đ t hàng, phân tích kh n ng sinh l i Cu i cùng, g n li n trách nhi m c a công nhân đ i v i vi c s d ng nguyên v t li u sao cho ti t ki m

nh m c chi phí đ c xây d ng theo hai tiêu th c c b n: đ nh m c l ng và đ nh

m c giá

a nh m c chi phí nguyên v t li u tr c ti p

nh m c chi phí nguyên v t li u tr c ti p đ c xây d ng d a vào đ nh m c

l ng nguyên v t li u tiêu hao và đ nh m c giá c a nguyên v t li u Sau khi xây

d ng đ nh m c v l ng và giá nguyên v t li u, đ nh m c chi phí NVL tr c ti p

đ c tính theo công th c sau:

nh m c v chi phí NVL = nh m c v l ng x nh m c v giá

+ nh m c l ng nguyên v t li u tiêu hao là l ng nguyên v t li u c n thi t đ s n xu t m t s n ph m, có cho phép nh ng hao h t bình th ng

+ nh m c giá nguyên v t li u ph n ánh giá c a m t đ n v nguyên v t li u

tr c ti p sau khi đã tr đi m i kho n chi t kh u th ng m i, gi m giá hàng bán

nh m c v giá nguyên v t li u đ s n xu t s n ph m bao g m:

- Giá mua (tr đi các kho n chi t kh u th ng m i, gi m giá hàng bán)

- Chi phí thu mua nguyên v t li u

Xây d ng đ nh m c nguyên v t li u tr c ti p có th s d ng ph ng pháp

th ng kê kinh nghi m (Historical Data Analysis), áp d ng cho các doanh nghi p có quy trình s n xu t n đ nh xây d ng đ nh m c v l ng, ng i ta d a vào s

li u trong quá kh , ti n hành phân tích t đó xây d ng đ nh m c v l ng ng

th i, c n c vào tình hình th tr ng, các quy t đ nh t n kho đ xây d ng đ nh m c

v giá

b nh m c chi phí nhân công tr c ti p

nh m c chi phí nhân công tr c ti p c ng đ c xây d ng bao g m đ nh

m c giá c a m t gi lao đ ng tr c ti p và đ nh m c l ng th i gian lao đ ng tr c

ti p đ s n xu t m t đ n v s n ph m

Công th c tính:

nh m c chi phí NCTT = nh m c l ng x nh m c giá

+ nh m c giá: là l ng trên m t gi lao đ ng tr c ti p bao g m m c l ng

c n b n và các kho n ph c p l ng, BHXH, BHYT, BHTN, KPC c a lao đ ng

tr c ti p

Nhi u doanh nghi p xây d ng đ nh m c ti n l ng trên m t gi lao đ ng chung cho t t c ng i lao đ ng trong m t b ph n Do đó, đ nh m c giá c a m t

gi lao đ ng tr c ti p đ c tính theo công th c sau:

nh m c giá = (l ng bình quân + các kho n ph c p bình quân + l ng

c p b c bình quân) / s gi lao đ ng trong tháng

+ nh m c l ng: là th i gian cho phép đ hoàn thành m t đ n v s n

ph m xác đ nh th i gian c n thi t cho vi c s n xu t m t s n ph m, ng i ta chia quá trình s n xu t thành các công đo n, xác đ nh th i gian đ nh m c cho m i công

đo n và th i gian đ nh m c cho vi c s n xu t m t s n ph m đ c tính b ng t ng

th i gian đ th c hi n các công đo n L ng th i gian đ s n xu t m t s n ph m =

th i gian chu n b + th i gian c n thi t đ s n xu t m t s n ph m + th i gian ngh

ng i và nhu c u cá nhân + th i gian ng ng công ngh

nh m c v l ng có th đ c xác đ nh b ng hai cách:

- Ph ng pháp k thu t: chia công vi c theo nhi u công đo n r i k t h p

v i b ng th i gian tiêu chu n c a nh ng thao tác k thu t đ đ nh th i gian chu n cho t ng công vi c

- Ph ng pháp b m gi

c nh m c chi phí s n xu t chung

nh m c chi phí s n xu t chung đ c xây d ng theo bi n phí s n xu t chung và đ nh phí s n xu t chung nh m ph c v cho vi c phân tích bi n đ ng chi phí s n xu t chung

 Bi n phí s n xu t chung:

nh m c bi n phí s n xu t chung đ c xây d ng cho m t đ n v s n ph m

nh m c bi n phí s n xu t chung c ng đ c xây d ng theo đ nh m c giá và l ng

nh m c giá ph n ánh đ n giá bi n phí s n xu t chung phân b nh m c l ng

có th là s gi lao đ ng tr c ti p, ho c s gi máy, s s n ph m s n xu t,… đ c

ch n làm c n c đ phân b bi n phí s n xu t chung cho 1 đ n v s n ph m

Ta có công th c tính nh sau:

nh m c bi n phí SXC = đ n giá phân b bi n phí SXC x đ nh m c l ng Trong đó:

m c đ nh phí s n xu t chung cho m t s n ph m thông qua t l phân b đ nh phí

s n xu t chung T l phân b đ nh phí s n xu t chung c n c vào d toán đ nh phí

s n xu t chung h ng n m và tiêu th c phân b đ nh phí s n xu t chung (s gi máy,

s gi lao đ ng tr c ti p,…) T l phân b đ nh phí s n xu t chung đ c xác đ nh

xu t s n ph m

x

T l phân

b đ nh phí SXC

1.4.1.2 Xây d ng d toán chi phí

th c hi n ki m soát chi phí c n ph i có các d toán chi phí đ ng i qu n

lý có th so sánh và phát hi n ra các sai l ch đúng lúc và th c hi n các hành đ ng

s a ch a D toán là m t trong nh ng công c đ c s d ng r ng rãi b i các nhà

qu n lý trong vi c ho ch đ nh và ki m soát các t ch c (Horgren et al., 1999) D toán là m t k ho ch chi ti t đ c l p cho m t k ho t đ ng trong t ng lai, bi u

hi n d i hình th c đ nh l ng (s l ng và giá tr ), ch ra vi c huy đ ng các ngu n

l c và vi c s d ng chúng trong th i k đó Do đó, d toán là m t công c c a nhà

qu n lý đ c s d ng trong vi c l p k ho ch, ki m soát và đánh giá ho t đ ng

D toán r t c n thi t đ qu n lý, đi u hành ho t đ ng kinh doanh c a các t

ch c Các s li u đi u tra cho th y r ng h u h t các t ch c có qui mô v a và l n trên toàn th gi i đ u l p d toán (Horgren et al., 1999) D toán cung c p cho doanh nghi p thông tin v toàn b k ho ch kinh doanh c a doanh nghi p m t cách

có h th ng và đ m b o vi c th c hi n các m c tiêu đã đ ra

 D toán t nh và d toán linh ho t

D toán t nh là d toán th hi n t ng chi phí theo m t m c đ ho t đ ng c

th Vi c so sánh k t qu th c t v i d toán t nh ch cho ta bi t k t qu chúng ta có

đ t yêu c u mong mu n hay không Nh ng d toán này không dùng đ đo l ng

vi c s d ng chi phí m i m c đ ho t đ ng Vì v y, c n ph i có m t d toán v chi phí trong m t ph m vi t m c đ ho t đ ng t i thi u đ n m c đ ho t đ ng t i

đa đ v i m c đ ho t đ ng th c t nào ta đ u có th xác đ nh d toán t ng ng dùng đ so sánh v i th c t khi phân tích Nh ng d toán nh v y g i là d toán linh ho t (a flexible budget) S d d toán có tên là d toán linh ho t vì d toán thay đ i theo s thay đ i c a m c đ ho t đ ng D toán linh ho t là công c ch

y u c a các nhân viên k toán qu n tr ki m soát chi phí s n xu t chung Vào cu i

k , nhân viên k toán qu n tr so sánh chi phí s n xu t chung th c t v i chi phí s n

xu t chung d toán t i m c ho t đ ng th c t t ng ng đ phân tích bi n đ ng

a D toán chi phí nguyên v t li u tr c ti p

D toán nguyên li u tr c ti p đ c l p đ ch ra nhu c u nguyên li u c n thi t cho quá trình s n xu t Vi c l p d toán nguyên li u nh m m c đích đ m b o

đ y đ nguyên li u ph c v s n xu t và nhu c u t n kho nguyên li u cu i k M t

ph n c a nhu c u nguyên li u này đã đ c đáp ng b i nguyên li u t n kho đ u k ,

s còn l i ph i đ c mua thêm trong k (M u: Ph l c 1)

l p d toán chi phí nguyên v t li u tr c ti p c n xác đ nh:

- nh m c tiêu hao nguyên v t li u đ s n xu t m t s n ph m

- n giá xu t nguyên nguyên v t li u

b D toán chi phí nhân công tr c ti p

D toán chi phí nhân công tr c ti p đ c l p d a trên d toán s n xu t (M u: Ph l c 2) D toán chi phí nhân công tr c ti p c n đ c tính toán đ doanh nghi p bi t đ c l c l ng lao đ ng có đáp ng đ c nhu c u s n xu t hay không

D toán chi phí nhân công tr c ti p đ c tính toán d a trên t ng s l ng s n ph m

c n s n xu t ra trong k và đ nh m c th i gian lao đ ng tr c ti p c n thi t cho m t

đ n v s n ph m N u có nhi u lo i lao đ ng khác nhau g n v i quá trình s n xu t thì vi c tính toán ph i d a theo nhu c u t ng lo i lao đ ng Nhà qu n tr ph i bi t nhu c u lao đ ng trong c n m đ có d toán lao đ ng phù h p v i tình hình ho t

đ ng kinh doanh không làm nh h ng đ n s n xu t

i v i chi phí nhân công tr c ti p, đ l p d toán doanh nghi p c n xây

c D toán chi phí s n xu t chung

Chi phí s n xu t chung đ c l p d toán theo đ nh phí và bi n phí s n xu t chung, d a trên đ n giá phân b và tiêu th c đ c l a ch n đ phân b (tiêu th c

đ c ch n đ phân b chi phí s n xu t chung là th i gian lao đ ng tr c ti p ho c s

gi máy) (M u: Ph l c 3)

+ i v i bi n phí s n xu t chung: ph i tính đ n giá phân b bi n phí s n

xu t chung và đ nh m c th i gian cho m t đ n v s n ph m Bi n phí s n xu t chung có th đ c xây d ng cho t ng y u t chi phí cho m t đ n v ho t đ ng (chi phí nguyên v t li u gián ti p, chi phí nhân công gián ti p,…) ho c có th xác l p

xu t chung trong k d toán, có th c n c vào s li u k tr c và đi u ch nh cho phù h p k này

d D toán chi phí bán hàng và chi phí qu n lý doanh nghi p

D toán chi phí bán hàng và chi phí qu n lý doanh nghi p giúp nhà qu n tr

c tính các kho n m c chi phí ngoài s n xu t phát sinh trong k d toán (M u:

Ph l c 4)

1.4.1.3 S d ng k thu t phân tích chênh l ch đ ki m soát chi phí

a Phân tích bi n đ ng chi phí nguyên v t li u tr c ti p

Bi n đ ng chi phí nguyên v t li u tr c ti p bao g m bi n đ ng v giá và bi n

đ ng v l ng Bi n đ ng v giá là s chênh l ch gi a giá th c t và giá đ nh m c

b ra đ mua nguyên v t li u đó Bi n đ ng v l ng là chênh l ch gi a l ng nguyên v t li u s d ng th c t v i l ng nguyên v t li u s d ng đ nh m c

Bi n đ ng chi phí nguyên v t li u tr c ti p đ c xác đ nh b ng các công

th c sau:

Bi n đ ng v giá = (AP – SP) X AQ

Bi n đ ng v l ng = (AQ – SQ) X SP

Trong đó:

- AP (actual price): giá nguyên v t li u th c t

- SP (standard price): giá nguyên v t li u đ nh m c

- AQ (actual quantity): l ng nguyên v t li u th c t s d ng

- SQ (standard quantity): l ng nguyên v t li u đ nh m c s d ng

(Walther, n.d.)

b Phân tích bi n đ ng chi phí nhân công tr c ti p

Chi phí nhân công tr c ti p c ng ch u nh h ng b i hai nhân t : s gi lao đ ng s d ng và đ n giá lao đ ng Bi n đ ng chi phí nhân công tr c ti p đ c xác đ nh b ng các công th c sau:

Bi n đ ng v giá lao đ ng = (AR – SR) x AH

Bi n đ ng hi u su t lao đ ng = (AH – SH) x SR

Trong đó:

- AR (actual rate) đ n giá th c t c a m t gi lao đ ng

- SR (standard rate) là đ n giá đ nh m c c a m t gi lao đ ng

- AH (actual hours) là l ng th i gian th c t s d ng

- SH (standard hours) là l ng th i gian đ nh m c

(Walther, n.d.)

c Phân tích bi n đ ng chi phí s n xu t chung

 Bi n đ ng bi n phí s n xu t chung

Vi c tính toán bi n đ ng bi n phí s n xu t chung v c b n gi ng nh vi c tính toán bi n đ ng chi phí nguyên v t li u tr c ti p và nhân công tr c ti p Vi c tính toán bi n đ ng bi n phí s n xu t chung bao g m bi n đ ng chi tiêu và bi n

S gi máy

ch y th c t - S gi máy

ch y d toán

( oàn Ng c Qu và c ng s , 2009

 Bi n đ ng đ nh phí s n xu t chung

Phân tích bi n đ ng đ nh phí s n xu t chung hoàn toàn khác v i phân tích các bi n phí Bi n đ ng đ nh phí s n xu t chung đ c phân tích thành hai thành

ph n: bi n đ ng d toán đ nh phí s n xu t chung (fixed-overhead budget variance)

và bi n đ ng kh i l ng s n xu t (fixed-overhead volume variance)

Bi n đ ng đ nh phí s n xu t chung đ c tính theo công th c sau:

Bi n đ ng d

nh phí s n xu t chung th c t -

nh phí s n xu t chung d toán

Bi n đ ng kh i

l ng s n xu t =

nh phí SXC d toán -

nh phí s n xu t chung d toán tính theo s n l ng th c t ( oàn Ng c Qu và c ng s , 2009)

d Phân tích bi n đ ng chi phí bán hàng và qu n lý doanh nghi p

Phân tích bi n đ ng chi phí BH và QLDN đ c th c hi n trên c s so sánh chi phí th c t v i d toán t ng th (d toán t nh) Bi n đ ng chi phí BH và QLDN

đ c phân thành bi n đ ng bi n phí BH và QLDN và bi n đ ng đ nh phí BH và QLDN (EJ.Blocher, 2005)

e C s đ nh n bi t các bi n đ ng c n ph i ki m soát

Các nhà qu n lý không có nhi u th i gian đ ki m tra và xác đ nh nguyên nhân c a t t c các bi n đ ng Ph ng pháp qu n lý theo ngo i l (management by exception) s giúp nhà qu n lý t p trung th i gian và n l c vào vi c ki m soát các

bi n đ ng có ý ngh a Khi nào m t bi n đ ng c n đ c ki m soát, khi nào thì b qua? bi t bi n đ ng đó c n ki m soát hay không, nhà qu n lý c n c vào đ l n

c a bi n đ ng, t n su t c a bi n đ ng, xu h ng c a bi n đ ng, kh n ng ki m soát

đ c bi n đ ng, các bi n đ ng thu n l i, l i ích và chi phí c a vi c ki m soát:

- l n c a bi n đ ng: Nhà qu n lý th ng quan tâm đ n nh ng bi n đ ng có giá tr l n v c s tuy t đ i l n s t ng đ i S t ng đ i c a bi n đ ng cung

c p thông tin t t h n cho nhà qu n lý trong vi c ki m soát

bi n đ ng mà t ch c không có kh n ng ki m soát Ví d , khi m c giá nguyên

li u t ng do s bi n đ ng giá c a th tr ng thì n m ngoài kh n ng ki m soát

c a nhà qu n lý

- Các bi n đ ng thu n l i: Nh ng bi n đ ng thu n l i c ng c n đ c xem xét

đ phát huy và c i ti n

- L i ích và chi phí c a vi c ki m soát: Quy t đ nh nên ki m soát m t bi n

đ ng hay không c n ph i xem xét s đánh đ i gi a l i ích và chi phí đ th c

hi n vi c ki m soát

1.4.1.4 Báo cáo ki m soát chi phí

ki m soát chi phí m t cách hi u qu , cu i m i k nhà qu n lý ph i l p báo cáo ki m soát chi phí đ theo dõi quá trình ki m soát chi phí c a doanh nghi p Báo cáo ki m soát chi phí th ng đ c hoàn thành vào m i tháng M c đích c a

báo cáo ki m soát chi phí là cung c p nh ng thông tin chi phí cho vi c đánh giá công vi c Các s li u chi phí trong báo cáo ki m soát chi phí không d a trên s li u

k toán nh ng ph i là m t c tính h p lý vì nó s cung c p m t hình nh th c s chi tiêu vào cu i k báo cáo C n c vào các báo cáo th c hi n chi phí: báo cáo

ki m soát chi phí nguyên v t li u tr c ti p (m u: Ph l c 5), báo cáo ki m soát chi phí nhân công tr c ti p (m u: Ph l c 6), báo cáo ki m soát chi phí s n xu t chung (m u: Ph l c7,8), báo cáo ki m soát chi phí bán hàng và qu n lý doanh nghi p (m u: Ph l c 9,10) giúp nhà qu n lý ki m soát đ c hi u q a ho t đ ng kinh doanh c a doanh nghi p

1.4.2 Ki m soát chi phí đ đánh giá trách nhi m qu n lý

1.4.2.1 Khái ni m và phân lo i trung tâm chi phí

Trung tâm chi phí là m t b ph n mà các nhà qu n tr c a nó ch đ c quy n

ra quy t đ nh đ i v i chi phí phát sinh trong b ph n đó Trung tâm chi phí dùng đ đánh giá trách nhi m qu n lý chi phí Các trung tâm chi phí đ c hình thành thông qua c c u t ch c b máy qu n lý ho t đ ng s n xu t kinh doanh và chính sách phân quy n t i công ty

Tùy theo tính ch t c a chi phí và k t qu đ u ra mà ng i ta chia trung tâm chi phí thành trung tâm chi phí đ nh m c và trung tâm chi phí d toán

- Trung tâm chi phí đ nh m c (standard cost center): là trung tâm chi phí mà chi phí đ u vào đ c xác đ nh t ng ng v i đ u ra, đ u ra có th xác đ nh và

l ng hóa b ng ti n trên c s đã bi t phí t n c n thi t đ t o ra m t đ n v đ u ra

i n hình v trung tâm chi phí này là các phân x ng s n xu t

- Trung tâm chi phí d toán (discretionary expense center): là trung tâm chi phí mà các y u t chi phí đ c d toán và đánh giá c n c trên nhi m v đ c giao, không th xác đ nh c th cho t ng đ n v s n ph m ho c t ng công vi c Trung tâm chi phí này không có m i quan h rõ ràng gi a đ u vào (các ngu n l c đ u vào

s d ng) và đ u ra (k t qu đ t đ c) i n hình v trung tâm chi phí này là các phòng ban thu c b ph n gián ti p nh phòng nhân s , phòng k toán,

1.4.2.2 Công c s d ng đ đánh giá trách nhi m qu n lý t i các

trung tâm chi phí

đánh giá trách nhi m qu n lý t i các trung tâm chi phí, các nhà qu n tr s

d ng báo cáo thành qu qu n lý chi phí cho t ng trung tâm chi phí riêng bi t Thông tin đ đánh giá thành qu qu n lý c a các nhà qu n tr trung tâm chi phí là chi phí

có th ki m soát đ c b i t ng nhà qu n tr t ng trung tâm chi phí B ng vi c so sánh chi phí có th ki m soát đ c th c t v i chi phí có th ki m soát đ c d toán

và phân tích các chênh l ch phát sinh, nhà qu n tr có th bi t chênh l ch đó là t t hay x u ki m soát chi phí có hi u qu , các nhà qu n lý nên t p trung vào nh ng kho n chi phí bi n đ ng l n, mà v i s ki m soát c a mình nhà qu n lý có th đ a

ra nh ng gi i pháp nh m s d ng hi u qu , ti t ki m các kho n chi phí đó

Các y u t c a báo cáo thành qu đ ki m soát trách nhi m qu n lý:

- Báo cáo đ c xây d ng ph i g n v i trách nhi m c a t ng nhà qu n tr

t ng trung tâm trách nhi m

- Ch tiêu c n ki m soát (chi phí có th ki m soát đ c) và các y u t c u thành ch tiêu c n ki m soát

Chênh l ch

kh i l ng

T ng

ch t l ng là m t nhân t quan tr ng đ đ t đ c kh n ng c nh tranh Tuy nhiên,

b t k n l c đ nâng cao ch t l ng l i đ u t n các kho n chi phí đ đ t đ c nó

Vì v y, xác đ nh và ki m soát chi phí ch t l ng đ c xem là m t v n đ quan

tr ng đ i v i nhà qu n lý c a các t ch c V n đ v ch t l ng và c i ti n ch t

l ng đ c coi nh là quan tr ng và c n thi t trong toàn công ty M i ng i đ u n

l c c i ti n ch t l ng và đi u đó giúp cho t ch c đ t đ c v th c nh tranh so v i

đ i th c a h , và nh ng n l c đ đ a ra s n ph m có ch t l ng cao cho khách hàng nh v y đ c g i là ki m soát ch t l ng toàn di n (TQC) “Feigenbaum đã

đ a ra đ nh ngh a v ki m soát ch t l ng toàn di n nh sau: ki m soát ch t l ng toàn di n là m t h th ng ho t đ ng th ng nh t có hi u qu đ t ng ch t l ng, duy trì ch t l ng và nh ng n l c đ c i thi n ch t l ng c a các b ph n khác nhau trong m t t ch c nh ti p th , k thu t, s n xu t và d ch v m c kinh t nh t đ

đ t đ c s th a mãn c a khách hàng” (Bhat, K.Shridhara, 2010, trang 51)

1.4.3.1 M c tiêu và nguyên t c c a ki m soát ch t l ng toàn di n

a M c tiêu

M c tiêu c a ki m soát ch t l ng toàn di n là t ng nh ng ho t đ ng phòng

ng a t đó làm gi m nh ng l i có th x y ra t đó làm gi m chi phí ph ph m, gi m chi phí s a ch a sai h ng bên trong và bên ngoài nhà máy d n đ n gi m t ng chi phí ch t l ng C i ti n n ng su t và ch t l ng s n ph m thông qua vi c làm t t

h n, gi m sai h ng, s c và ph ph m Và quan tr ng h n là đ t đ c m c tiêu không có s n ph m h ng t t c các giai đo n s n xu t

b Nguyên t c c a ki m soát ch t l ng toàn di n

Khi t ch c ti n hành th c hi n ki m soát ch t l ng toàn di n, c n tuân th các nguyên t c sau c a ki m soát ch t l ng toàn di n:

- Không s n ph m h ng: m c tiêu là không có s n ph m h ng M c tiêu không có

s n ph m h ng đ c áp d ng t t c các giai đo n c a quá trình s n xu t

- C i ti n liên t c: n u m c tiêu không có s n ph m h ng không đ t đ c Thì

m c đ s n ph m h ng ph i đ c gi m liên t c, thông qua vi c luôn quan tâm

đ n v n đ phát hi n và phòng ng a

- Ng n ng a: S n ph m h ng là k t qu c a nh ng sai l m, con ng i luôn m c

ph i nh ng sai l m và máy móc thì không bao gi hoàn h o Do đó, t t c các

b c trong quy trình s n xu t ph i đ c thi t k và v n hành đ ng n ng a

nh ng l i chuy n qua b c ti p theo Chú ý đây không ph i là s a ch a nh ng

l i mà là thi t k quy trình nh th nào đ không có s n ph m h ng x y ra

- Ki m tra: ch t l ng t t ph thu c vào vi c ki m tra đ c th c hi n s m và

th ng xuyên Ki m tra đ u ra (s n ph m) có th tìm ra nh ng s n ph m h ng

nh ng không đ m b o s n ph m ch t l ng t t u vào (nguyên v t li u, đi u

ki n s n xu t…) có ch t l ng cao s đ m b o đ u ra có ch t l ng cao u vào là tr ng tâm chính c a vi c ki m tra Ki m tra đ c th c hi n b i các công

vi c ho c các ho t đ ng ti p theo c a quá trình s n xu t

- Kh n ng c a thi t b : t t c các thi t b s n xu t ph i có kh n ng ho t đ ng liên t c trong gi i h n cho phép c a các thông s k thu t Các máy móc thi t b nên đ c s a ch a, b o trì đ có kh n ng ho t đ ng 100% th i gian theo k

ho ch T t nh t là nên b o d ng th ng xuyên máy móc thi t b đ không có

đ nh h ng và h tr nhau đ t i đa hóa kh n ng c a con ng i

- T ki m soát: Ho t đ ng s n xu t ph i ch u trách nhi m v quá trình s n xu t và

ch t l ng s n ph m M i nhân viên ph i có trách nhi m trong vi c ki m soát

ch t l ng Mu n đ m b o ch t l ng, ph i xác đ nh các đi u ki n đ t ki m soát và ph i đ m b o r ng các đi u ki n đó đ c đáp ng

- Thay đ i ki m soát: S n đ nh là đi u ki n c n thi t đ đ m b o ch t l ng

Nh ng s thay đ i l i là đi u ki n c n thi t cho vi c c i ti n quy trình s n xu t

Do đó, s thay đ i ph i đ c khuy n khích nh ng nó ph i n m trong s ki m soát M i thay đ i ph i đ c phân tích đ d đoán và ng n ch n tr c nh ng

v n đ có th x y ra tr c khi th c hi n nó Mô hình phân tích tác đ ng nên

đ c s d ng tr khi s thay đ i này là đ n gi n và rõ ràng (Duffin, 1995)

1.4.3.2 N i dung th c hi n ki m soát ch t l ng toàn di n

Khi ti n hành th c hi n ki m soát ch t l ng toàn di n, t ch c ti n hành

th c hi n nh ng ho t đ ng mà đ c quy thành ba n i dung chính sau: ho t đ ng

ng n ng a, ho t đ ng c i ti n liên t c và ho t đ ng ki m soát (Duffin, 1995)

ào t o: T ch c ti n hành đào t o, cung c p các tr ng trình h c cho t t c

nhân viên v ch t l ng Vì con ng i là nhân t tr c ti p t o ra và quy t đ nh đ n

ch t l ng s n ph m Cùng v i công ngh , con ng i giúp doanh nghi p đ t ch t

l ng cao trên c s gi m chi phí Ch t l ng ph thu c r t l n vào trình đ chuyên môn, tay ngh , tinh th n h p tác gi a m i thành viên và b ph n trong doanh nghi p Do đó, các nhà qu n lý đi u hành c a t ch c nên cung c p các ch ng trình h c đ hình thành và phát tri n ngu n nhân l c đáp ng nh ng yêu c u v th c

hi n m c tiêu ki m soát ch t l ng toàn di n

(nguyên v t li u, đi u ki n s n xu t…) ch t l ng cao s đ m b o đ u ra ch t l ng cao Nguyên v t li u nh h ng tr c ti p đ n ch t l ng s n ph m th c hi n

các m c tiêu đã đ ra c n ph i đ m b o nguyên v t li u đúng ch ng lo i, ch t

l ng, s l ng và c đúng v m t th i gian Trình đ hi n đ i c a máy móc thi t b

và quy trình công ngh c ng nh h ng r t l n đ n ch t l ng s n ph m Do đó, doanh nghi p nên ti n hành ki m ra th ng xuyên đ u vào đ có th s m phát hi n

ra nh ng sai h ng và ti n hành các bi n pháp ng n ng a

đ u nh ng n m 80 và đ c áp d ng r ng rãi t i nhi u qu c gia trong đó có Vi t Nam M c đích c a vi c áp d ng 5S không ch đ n thu n vi c nâng cao đi u ki n

và môi tr ng làm vi c trong m t t ch c, mà quan tr ng h n là làm thay đ i cách suy ngh, thói quen làm vi c và t ng c ng kh n ng sáng t o c a m i cá nhân trong t ch c 5S là n n t ng đ th c hi n đ m b o và c i ti n ch t l ng

- Seri (sàng l c): sàng l c nh ng cái không c n thi t t i n i làm vi c và lo i b chúng C th là tách nh ng v t h u d ng và vô d ng đ sau đó lo i b

- Ch làm vi c tr nên thu n ti n và an toàn h n

- Góp ph n nâng cao ch t l ng, gi m chi phí

- Nâng cao giá tr v n hóa c a doanh nghi p

Th c hi n 5S t o đi u ki n cho nâng cao ch t l ng s n ph m và ng n ng a các v n đ ti m n ng

b Ho t đ ng c i ti n liên t c ch t l ng s n ph m:

C i ti n liên t c ch t l ng s n ph m v a là nguyên t c v a là n i dung th c

hi n c a ki m soát ch t l ng toàn di n Ki m soát ch t l ng toàn di n nh n m nh

t m quan tr ng c a c i ti n ch t l ng trong t t c các giai đo n c a quá trình t s n

xu t đ n s d ng, vì h u nh ch t l ng ch đ c quan tâm trong giai đo n thi t k

và s n xu t, trong khi giai đo n s d ng (s n ph m đ c bán) thì không đ c quan tâm C i ti n trong quy trình s n xu t có th làm gi m sai h ng và lãng phí do đó

gi m chi phí T ch c mu n c i ti n liên t c ch t l ng s n ph m t ch c có th áp

d ng m t trong nh ng ph ng pháp sau:

m c nào đ có nh ng đi u ch nh k p th i Vi c thu th p, phân tích, đánh giá d li u

c n ph i ti n hành đ u đ n đ phát hi n l i n u có và tích c c tìm ki m c h i nh m

c i ti n ch t l ng s n ph m Do đó, t ch c c n ph i thi t l p và duy trì m t h

th ng thông tin đ thu th p d li u t m i ngu n thích h p

đo n vi t t t P-D-C-A P (plan): l p k ho ch và ph ng pháp đ t m c tiêu thông qua vi c l a ch n ch đ , tìm hi u tình tr ng hi n t i và xác đ nh m c tiêu, phân tích d li u thu th p đ c đ xác đ nh nguyên nhân g c r , xác đ nh bi n pháp th c

hi n d a trên c s phân tích d li u, D (do) đ a k ho ch vào th c hi n, C (check):

d a theo k ho ch đ ki m tra th c hi n, A (action): thông qua k qu đ t đ c đ

ra nh ng tác đ ng đi u ch nh thích h p, nh m b t đ u l i chu trình v i nh ng thông tin đ u vào m i Vòng tròn Deming đ c áp d ng m t cách liên t c nh m t ng

b c c i ti n và nâng cao ch t l ng s n ph m B c kh i đ u c a vòng tròn m i

đ c d a trên k t qu vòng tròn tr c nh m gi i quy t các v n đ còn t n t i Thông qua vi c áp d ng chu trình này, nh ng tiêu chu n m i đ c t o ra đòi h i

ti p t c đ c xem xét l i và thay b ng nh ng tiêu chu n m i hi u qu h n Khi th c

hi n vòng tròn Deming đòi h i các thành viên ph i th ng xuyên xem l i cách làm

hi n t i và luôn tìm cách th c làm vi c t t h n n a Và nh th sau nhi u l n áp

d ng vòng tròn Deming ch t l ng s n ph m s nâng cao d n và liên t c (Duffin, 1995)

Sigma và ph ng pháp DMAIC: M t trong nh ng đ nh cao c a qu n lý đó

là mô hình “6 sigma” v i vi c ng d ng các k thu t th ng kê trong qu n lý T

nh ng n m 80 c a th k XX, các nhà qu n lý t p đoàn Motorola đã kh i x ng lên

ch ng trình c i ti n ch t l ng mang tên “ 6 sigma” và đã thu đ c nhi u k t qu Bob Galvin – Giám đ c đi u hành Motorola tóm t t 6 Sigma nh sau: “6 Sigma là

m t ph ng pháp khoa h c t p trung vào vi c th c hi n m t cách phù h p và có

hi u qu các k thu t và các nguyên t c qu n lý ch t l ng đã đ c th a nh n

T ng h p các y u t có nh h ng đ n k t qu công vi c, 6 Sigma t p trung vào

vi c làm th nào đ th c hi n công vi c mà không (hay g n nh không) có sai l i

Sau Motorola, r t nhi u công ty đã tri n khai d án c i ti n 6 Sigma R t khó

th ng kê đ c s li u các công ty đã và đang tri n khai ch ng trình 6 Sigma trên

th gi i T t nhiên không ph i t t c các doanh nghi p đang tri n khai ch ng trình

c i ti n 6 Sigma ( 3,4 l i trên m t tri u đ n v c h i ), nh ng mô hình c i ti n 6 Sigma đã giúp cho các công ty ph ng pháp, cách th c ti p c n m i, làm c s đ hoàn thi n t ch c và ho t đ ng i m chung nh t c a các công ty áp d ng mô nhình 6 Sigma là ti p c n và s d ng ph ng pháp lu n DMAIC vào m i ho t đ ng

qu n lý và kinh doanh DMAIC đã tr thành ngôn ng chung c a công tác qu n lý

và ch t l ng i v i các nhà qu n lý Vi t Nam đã quen v i nguyên t c PDCA n i

ti ng c a Deming đ c th hi n trong ISO 9000 thì có th tìm th y DMAIC s

t ng đ ng

c Ho t đ ng ki m soát:

Khi t ch c đã ti n hành th c hi n quá trình c i ti n liên t c ch t l ng s n

ph m thì t ch c ph i th c hi n nh ng hành đ ng phù h p đ gi đ c nh ng l i ích t vi c c i ti n này Doanh nghi p ti n hành ki m soát l i quá trình thông qua báo cáo ki m soát chi phí ch t l ng Nh ng nh n xét, đánh giá và k t lu n thu

đ c t phân tích báo cáo ki m soát chi phí ch t l ng giúp doanh nghi p gi i thích

đ c tình hình ch t l ng m t cách đúng đ n, phát hi n nguyên nhân sai sót đ có

bi n pháp kh c ph c k p th i

B ng 1.3: B ng báo cáo ki m soát chi phí ch t l ng

Ch tiêu Chi phí ch t l ng T l chi phí ch t l ng

trên doanh thu

S ti n T tr ng Chi phí phòng ng a

Chi phí th m đ nh

Chi phí sai h ng bên trong

Chi phí sai h ng bên ngoài

T ng chi phí ch t l ng

K t lu n ch ng 1

Xã h i ngày càng phát tri n, ho t đ ng s n xu t kinh doanh ngày càng đ c

m r ng, càng đa d ng và ph c t p ho t đ ng kinh doanh có hi u qu thì vi c thi t l p m t h th ng ki m soát chi phí là h t s c c n thi t, mang ý ngha quan

tr ng, đ c bi t trong giai đo n hi n nay- giai đo n toàn c u hóa n n kinh t , s c nh tranh mang tính ch t ph c t p, kh c li t Có th nói, ki m soát chi phí nh h ng

đ n ch t l ng và hi u qu qu n lý, đi u hành t ch c đ đ t đ c các m c tiêu đã

đ ra

Các doanh nghi p ch phát tri n khi nào đã xây d ng đ c m t h th ng

ki m soát chi phí hoàn ch nh Ki m soát chi phí h ng cho các nhân viên th c hi n chi phí theo m c tiêu đã đ ra, giúp cho nhà qu n lý có th đánh giá đ c thành qu

ho t đ ng c a mình thông qua vi c ki m soát nh ng chi phí mà mình có t ki m soát đ c ng th i, thông qua vi c ki m soát chi phí giúp cho nhà qu n lý c p cao h n đánh giá đ c thành qu qu n lý c a c p d i, t đó có th đ a ra nh ng biên pháp t i u nh t đ gi m chi phí, nâng cao n ng l c c nh tranh c a mình trên

th tr ng, giúp doanh nghi p phát tri n b n v ng

Ngày nay, chúng ta đ u th y đ c t m quan tr ng c a ch t l ng trong kinh doanh, nhi u công ty đã xem ch t l ng nh nguyên lý c n b n c a kinh doanh

R t nhi u t ch c đã c i thi n hi u qu ho t đ ng kinh doanh c a h thông qua vi c

th c hi n thành công ch t l ng toàn di n i v i công ty, ch t l ng và ki m soát chi phí ch t l ng c ng đóng vai trò quan tr ng S phù h p gi a ch t l ng và chi phí ch t l ng là m c tiêu mà b t c doanh nghi p nào đ mu n đ t đ c Do đó,

ki m soát chi phí ch t l ng tr thành m c tiêu quan tr ng c a công ty Nghiên c u

lý lu n c b n c a vi c ki m soát chi phí là c s đ đánh giá th c tr ng và hoàn thi n vi c ki m soát chi phí t i công ty TNHH ng Tâm

CH NG 2: TH C TR NG KI M SOÁT CHI PHÍ T I CÔNG TY TNHH

NG TÂM

2.1 T ng quan v công ty TNHH ng Tâm

2.1.1 L ch s hình thành và phát tri n c a công ty

Th ng hi u ng Tâm đã có m t t i th tr ng Vi t Nam t n m 1969 v i dòng s n ph m đ u tay là g ch bông th công truy n th ng Qua 42 n m xây d ng

và phát tri n, t m t c s g ch bông đ u tiên v i vài ch c nhân viên đ n nay ng Tâm đã có m t h th ng g m sáu nhà máy s n xu t g ch men, granite, ngói màu,

s n n c, b t trét t ng, thi t b v sinh, c a nh a uPVC và m ng l i trung tâm t

v n, gi i thi u và phân ph i s n ph m đ c phân b trên toàn qu c và c th tr ng

n c ngoài

Công ty TNHH ng Tâm là m t trong nh ng công ty thành viên c a h

th ng ng Tâm Group trên toàn qu c v i ho t đ ng ch y u là s n xu t, kinh doanh v t li u xây d ng, trang trí n i ngo i th t

- Doanh nghi p: Công ty trách nhi m h u h n ng Tâm

- Tên vi t t t: Công ty TNHH NG TÂM ;

- Tên giao d ch n c ngoài: DONG TAM Co.,LTD

- Thành l p theo gi y phép kinh doanh s 540/GP/UB do y ban nhân dân Thành ph H Chí Minh c p ngày 13 tháng 05 n m 1993

- Ho t đ ng SXKD chính là: S n xu t kinh doanh VLXD và trang trí n i

th t v i s n ph m ch l c là ngói xi m ng màu và g ch bông truy n

th ng

2.1.2.2 Nhi m v :

- T ch c h th ng kênh phân ph i s n ph m m r ng trên toàn qu c

- Phát tri n h th ng nhà cung ng v t t trong và ngoài n c, ký k t các

h p đ ng mua bán v t t đ u vào ph c v các ho t đ ng s n xu t và kinh doanh

- Phát tri n h th ng m ng l i khách hàng trong và ngoài n c, ký k t các

h p đ ng mua bán hàng hóa ph c v các nhu c u kinh doanh

- T ch c nhân l c, v t l c, tài l c ph c v nhu c u s n xu t và ho t đ ng kinh doanh các s n ph m

- Liên k t h p đ ng mua bán các s n ph m v t li u xây d ng, g ch, ngói màu, s n, thi t b v sinh, c a nh a v i các công ty thành viên khác trong

h th ng công ty c ph n ng Tâm

- Thi t k và t v n cho khách hàng s d ng s n ph m g ch, ngói ng Tâm

- Th c hi n các nhi m v đ i v i ng i lao đ ng theo đúng n i quy lao

đ ng và quy đ nh c a công ty và pháp lu t Vi t Nam

- Th c hi n các ngh a v đ i v i các c quan nhà n c theo đúng quy đ nh

c a pháp lu t Vi t Nam