Chương 4 KỸ NĂNG GIAO TIẾP - THUYẾT TRÌNH

Chương 4 KỸ NĂNG GIAO TIẾP - THUYẾT TRÌNH

Chương 4

KỸ NĂNG GIAO TIẾP - THUYẾT TRÌNH

Giảng viên: Trần Nguyên Chất

NỘI DUNG TRÌNH BÀY

Phần 1: Lý thuyết chung về giao tiếp, thuyết trình Phần 2: Kỹ năng giao tiếp

Phần 3: Kỹ năng thuyết trình

Phần 1

LÝ THUYẾT CHUNG

VỀ GIAO TIẾP, THUYẾT TRÌNH

Vai trò của giao tiếp

Đối với cá nhân: Giao tiếp giúp thỏa mãn

nhiều nhu cầu của con người :

-Giúp cá nhân tạo lập mối quan hệ

-Cân bằng cảm xúc

-Phát triển nhân cách

Vai trò của giao tiếp

Đối với xã hội:

-Giao tiếp là điều kiện của sự tồn tại và phát triển của xã hội vì xã hội là tập hợp những mối quan hệ giữa người và người với nhau

Khái niệm giao tiếp

1 KHÁI NIỆM:

Giao tiếp là sự tiếp xúc tâm lý giữa người và người, qua đó con người trao đổi với nhau về thông tin, về cảm xúc, tri giác lẫn nhau, ảnh hưởng tác động qua lại với nhau

Khái niệm thuyết trình

- Là một hình thức quan trọng của giao tiếp

- Là quá trình truyền đạt thông tin nhằm đạt được

các mục tiêu cụ thể như: hiểu, tạo dựng quan hệ

và thực hiện

GIAO TIẾP TRONG MÔI TRƯỜNG ĐA VĂN HOÁ

Giao tiếp kém có thể dẫn dến nhầm lẫn, đau buồn, mất lòng tin, lãng phí thời gian, tốn kém chi phí, tạo ra hình ảnh xấu truớc công chúng…

Theo bạn những yếu tố nào dẫn dến giao tiếp thất bại?

Một số yếu tố dẫn đến giao tiếp thất bại:

- Thông điệp đưa ra sai

- Sử dụng phương pháp giao tiếp sai

- Thông điệp không gửi đúng đối tuợng

- Không có thông điệp nào đuợc đưa ra

- Sự kết hợp của tất cả các yếu tố trên

Các nguyên tắc cơ bản trong giao tiếp

• Sử dụng các kênh giao tiếp hiệu quả

• Chú ý lắng nghe

• Quan tâm đến phản ứng của người nghe

• Ghi lại những nét chính

• Chú ý phát âm và ngữ pháp

Sức mạnh của thông điệp

Ng«n tõ 7%

Giäng nãi

38%

H×nh ¶nh 55%

Thu nhận thông tin

Nghe 12%

Ch¹m 6%

Ngöi 4%

Nh×n 75%

NÕm

3%

THẢO LUẬN :

Bạn hãy đưa ra những yếu tố để giao tiếp có hiệu quả

PHẦN 2

LẬP KẾ

HOẠCH

GIAO TIẾP 3 NỘI DUNG – Bạn sẽ nĩi gì ? WHAT

1 XÁC ĐỊNH MỤC ÐÍCH - Tại sao bạn phải giao tiếp? WHY

2 ÐỐI TƯỢNG GIAO TIẾP – Bạn giao tiếp với ai? WHO

4 PHƯƠNG PHÁP – Bạn sẽ giao tiếp bằng cách nào? HOW

5.THỜI GIAN – Bạn sẽ giao tiếp khi nào? WHEN

6 ÐỊA ÐIỂM – Bạn sẽ giao tiếp ở đâu ? WHERE

Nói làm sao để người ta chịu nghe và

HỌC THUYẾT NHU CẦU CỦA MASLOW

NHU CẦU

XÃ HỘI

Được chấp nhận Được yêu thương Tình bạn

NHU CẦU ĐƯỢC TÔN TRỌNG

Thành đạt

Tự tin

Tự trọng Được công nhận

NHU CẦU

TỰ KHẲNG ĐỊNH

Phát triển

cá nhân

Tự hoàn thiện

MỘT SỐ NGUYÊN TẮC GIAO TIẾP TRONG KD

 1 Tôn trọng nhân cách đối tượng giao tiếp

 5 Biết cách chấp nhận nhau trong giao tiếp, biết thích nghi với cuộc sống, với hồn cảnh khách quan

 2 Hãy lắng nghe

 3 Bàn bạc dân chủ, cĩ lý cĩ tình

 4 Biết thơng cảm với hồn cảnh của đối tượng

 6 Th c hành các ng ực hành các ng uyên tắc trong giao tiếp

 1 Tơn trọng nhân cách đối tượng giao tiếp

- Ngôn ngữ nói: là ngôn ngữ được biểu hiện bằng âm

thanh, được tiếp thu bằng thính giác; Có tác động trực tiếp, mạnh mẽ, sâu sắc đến tình cảm, ý chí, hành động của con người

- Ngôn ngôn nói có thể là:

2 Các yếu tố cần lưu ý khi sử dụng

kỹ năng nói: Phát âm, giọng nói, tốc độ nói

- Phát âm không chuẩn sẽ gây khó khăn cho người nghe, thậm

chí hiểu sai hoặc không hiểu được VD: nói ngọng, nói lắp,…

- Giọng nói phản ánh cảm xúc, tình cảm của người nói Mỗi

giọng nói có sự truyền cảm khác nhau VD: giọng nói nhỏ nhẹ

vs giọng nói to, dứt khoát.

- Tốc độ, nhịp nói sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả giao tiếp VD

Nhanh vs chậm, đều đều vs trầm bổng, có điểm nhấn.

• Lối nói mỉa mai, châm chọc:

VD: Cái áo này nên để làm khăn lau thì tốt hơn!

• Lối nói ẩn ý:

VD: Bạn hợp với kiểu áo rộng hơn là kiểu này!

4 Kỹ năng nói hiệu quả

• “ Hãy suy nghĩ trước khi nói”

• Chuẩn bị trước trong đầu những gì cần nói.

• Tạo được sự chú ý của người nghe.

• Nói một cách rõ ràng, ngắn gọn và đủ nghe.

• Sử dụng những từ ngữ và thành ngữ quen thuộc, dễ hiểu.

• Nói bằng một giọng điệu phù hợp với hoàn cảnh, tình

huống.

• Yêu cầu phản hồi qua hình thức nói (Nhắc lại )

II KỸ NĂNG LẮNG NGHE

1 Lắng nghe là gì

“Quá trình thu nhận, sắp xếp nghĩa và đáp lại những thông điệp được nói ra bằng lời hoặc không bằng lời.”

(1996, International Listening Association)

Phân biệt nghe và lắng nghe

Chỉ sử dụng tai

Tiến trình vật lý,

không nhận thức được

Nghe âm thanh vang đến tai

Tiếp nhận âm thanh theo

Nghe và cố gắng hiểu thông

tin của người nói Phải chú ý nghe, giải thích

và hiểu vấn đề Tiến trình thụ động Tiến trình chủ động, năng động,

cần thời gian và nỗ lực

Lợi ích

♪ Tìm kiếm, chọn lọc, phân loại và lưu trữ

thông tin (4Ss - Search, Sift, Sort and

Store)

♪ Thể hiện sự tôn trọng

♪ Phát hiện sự mâu thuẫn

♪ Phát hiện những điểm then chốt có giá trị

♪ Đánh giá hiểu biết

Lắng nghe

• Sự xao nhãng, nghe qua loa, phân tán chú ý.

• Cảm nhận tiêu cực về đề tài

• Chỉ nghĩ về mình

• Cảm nhận tiêu cực về người nói

• Sự khác nhau về tốc độ truyền và nhận tin

Những rào cản của lắng nghe

☻ Ảnh hưởng bởi người nói/ diễn giả: hình dáng, trang

☻ Rào cản về trình độ học vấn, chuyên môn

☻ Những cảm xúc và thái độ của người nghe:

ĐỂ THẤU CẢM (CHIA SẺ)

4.1 LẮNG NGHE ĐỂ THU THẬP THÔNG TIN

+ Mục đích lắng nghe để tìm kiếm dữ liệu hoặc các vấn đề

- Phương pháp gợi mở - Phương pháp khống chế.

-Phương pháp cân bằng - Phương pháp xoay chuyển

VD: Lắng nghe thu thập thông tin: sinh viên nghe giảng trên

4.2 LẮNG NGHE ĐỂ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

+ Đòi hỏi người nghe phải có khả năng phân tích, tổng hợp

+ Một số thủ thuật:

Ghi nhanh những gợi ý để phản hồi

Cố gắng đoán trước được ý nghĩ của họ

Tổng kết lại toàn bộ câu chuyện, sau đó phân tích và đưa ra thông tin phản hồi

VD: Lắng nghe ý kiến của khách hàng về sản phẩm để có

sự điều chỉnh phù hợp.

4.3 LẮNG NGHE ĐỂ THẤU CẢM

- Mọi người đều muốn người khác lắng nghe mình Lắng nghe để thấu cảm đòi hỏi khéo léo, tế nhị, có hiểu biết và

đặc biệt có sự tin tưởng.

- Cố gắng không ngắt lời, tỏ ra hiểu, thông cảm với họ Chờ thời điểm thích hợp mới nói

- Dùng câu hỏi để hiểu sâu hơn suy nghĩ của người khác.-Việc thấu hiểu hoàn toàn rất khó nhưng vẫn có thể hiểu, chia sẻ được với người khác

PHẢN HỒI NHỮNG

GÌ BẠN NGHE ÐƯỢC

LẮNG NGHE, QUAN SÁT CÁCH ỨNG XỬ

5.1.Tập trung chú ý vào người nói

- Thể hiện cho nguời nói biết sự chú ý của bạn Hãy bắt đầu

bằng một thái độ tích cực và nhiệt tình Ðiều quan trọng nhất là bạn cần có mong muốn được lắng nghe.

- Duy trì việc giao tiếp bằng mắt thường xuyên và ngắn

nhưng nhẹ nhàng, thoải mái.

- Chọn cách diễn đạt bằng điệu bộ (phi ngôn ngữ).

- Ðứng/ngồi dối diện với người nói và tập trung hoàn toàn

vào người nói.

• Tạo một môi trường phù hợp:

- Duy trì một khoảng cách vừa phải

- Dỡ bỏ mọi chướng ngại vật giữa bạn và người nói

- Ðảm bảo không bị các tác động làm phân tán hay ngắt quãng

5.2 Khuyến khích người nói

BÀI TẬP Hãy nghĩ lại ít nhất 3 điều có thể khuyến khích người nói.

Các cách để khuyến khích người nói:

 Tạo cơ hội để người nói đuợc bày tỏ hay trình bày

 Gợi mở, nêu câu hỏi…

 Ðưa ra những khuyến khích bằng lời và không bằng lời :

- Gật đầu, vẻ mặt tập trung, ghi chép

- Vâng - Thế à - Tôi hiểu - Hãy nói tiếp đi…

 Các câu hỏi khuyến khích để hiểu sâu hơn:

- Dùng câu hỏi mở Hạn chế câu hỏi đóng

5.3.Phản hồi lại những gì bạn đã nghe được:

 Tóm tắt lại những ý chính một cách rõ ràng, ngắn gọn

 Làm rõ :

- Những thông tin còn mơ hồ

- Lấy thêm thông tin

- Xem xét ý kiến của người nói với những quan điểm khác

 Thông cảm, chia sẻ những xúc cảm, tình cảm của

5.4 LẮNG NGHE, QUAN SÁT CÁCH ỨNG XỬ:

 Cần phải chú ý tới những thông điệp thông qua cách ứng xử của những người xung quanh Nó có thể thống nhất hoặc không thống nhất.

 Có những thay đổi trong cách ứng xử, đặc biệt là đi cùng với chất lượng công việc kém đó là dấu hiệu cho thấy người đó đang có vấn

đề => cần phát hiện sớm và giải quyết chúng (VD bỏ nhà, bỏ việc…)

III KỸ NĂNG VIẾT

 NHỮNG YẾU TỐ GIÚP ÐẠT HIỆU QUẢ TỐT

- Trình tự của thông tin trình bày: logic

- Từ ngữ sử dụng: chính xác, phù hợp, dễ hiểu

- Sự chính xác của văn phạm.

- Phù hợp với đối tượng người đọc.

 Giao tiếp bằng ngôn ngữ viết

- Được biểu hiện bằng các ký hiệu chữ viết và được tiếp thu bởi thị giác.

VD: Email, chat, thư, fax, văn bản, hợp đồng, bản quyết toán, thiệp mời, thiệp chúc mừng…)

Kỹ năng viết hiệu quả

1.Giai đoạn chuẩn bị viết:

1.1 Xác định chủ đề chung của văn bản

1.2 Nghiên cứu các tài liệu cần thiết

1.3 Lập dàn ý cho văn bản

- Xác định các ý lớn

- Xác định các ý nhỏ

- Sắp xếp các ý

Kỹ năng viết hiệu quả

2 Giai đoạn viết:

2.1 Phần mở đầu

- Giới thiệu chủ đề chung

- Thu hút sự chú ý của người đọc

IV Kỹ năng đặt câu hỏi:

1 Tầm quan trọng của việc đặt câu

hỏi?

 Dùng câu hỏi để thu thập thông tin

 Dùng câu hỏi để tạo không khí tiếp xúc

 Dùng câu hỏi để kích thích và định hướng tư duy

 Dùng câu hỏi để đưa ra 1 đề nghị

2 Các loại câu hỏi:

2.1.Câu hỏi đóng và Câu hỏi mở:

• Anh có hút thuốc không?

• Phòng dành cho người hút thuốc ở chỗ nào vậy?

2.2.Câu hỏi trực tiếp và câu hỏi gián tiếp:

• Ý kiến của anh về vấn đề này là gì?

• Nếu chúng ta chọn phương án A để giải quyết vấn

đề, anh thấy có hạn chế gì?

Dùng câu hỏi với các mục đích khác nhau

như thế này là mau hỏng lắm sao?”

này mau hỏng chứ?”

3 Kỹ năng đặt câu hỏi hiệu quả:

• Khơi gợi hứng thú của người đối thoại

• Nên bắt đầu bằng 1 câu hỏi dễ

• Không đặt nhiều câu hỏi, nhiều nội dung cùng lúc

Phần 3:

Tinh thần trách nhiệm

Lắng nghe bạn không phải là trách nhiệm của người nghe!

Lòng nhiệt tình

You don't have to feel enthusiastic - you

need to be enthusiastic!

Sự thích thú

1 GIAO TIẾP BÌNH THƯỜNG

2 KỂ CHUYỆN, TƯỜNG THUẬT

3 PHÁT BIỂU TRƯỚC ĐÁM ĐÔNG

4 THUYẾT TRÌNH

Những việc cần làm

• Xác định lý do, mục tiêu của bài thuyết trình

• Xác định người nghe là ai

• Chọn chủ đề thích hợp

• Nắm rõ thời gian, thời lượng của buổi thuyết trình

• Xây dựng bố cục và nội dung

• Tìm thông tin hỗ trợ cho các ý tưởng chính

• Chuẩn bị các phương tiện hỗ trợ trực quan (nếu cần)

• Chuẩn bị handouts (nếu cần)

• Hiểu rõ địa điểm và chuẩn bị các phương tiện

• Tập dượt

Mục tiêu của bài thuyết trình

• Bạn muốn khán giả – và chính bạn nữa – đạt được điều gì qua bài thuyết trình này?

Người nghe là ai?

Chủ đề

• Chủ đề phải được khán giả quan tâm

• Bạn phải chắc rằng bạn

am hiểu những vấn đề thuộc chủ đề đã chọn

• “Tỉa tót” chủ đề để trở nên hấp dẫn đối với khán giả, đồng thời phù hợp với khả năng của bạn

Thời gian

• Buổi sáng, buổi chiều hay buổi tối?

• Bạn được phép trình bày trong bao lâu?

• Có đủ thời gian để trả lời các câu hỏi hay không?

• Có nghỉ giải lao hay không?

CẤU TRÚC BÀI THUYẾT TRÌNH

* PHẦN MỞ BÀI:

- Thu hút sự chú ý của thính giả

- Giới thiệu khái quát mục tiêu

- Giới thiệu lịch trình làm việc

- Chỉ ra các lợi ích bài thuyết trình

CẤU TRÚC BÀI THUYẾT TRÌNH

* PHẦN THÂN BÀI:

- Lựa chọn nội dung quan trọng

- Chia thành các phần dễ tiếp thu

- Sắp xếp theo thứ tự lôgíc

- Lựa chọn thời gian cho từng nội dung

CẤU TRÚC BÀI THUYẾT TRÌNH

* PHẦN KẾT LUẬN:

- Thông báo trước khi kết thúc

- Tóm tắt điểm chính

- Thách thức và kêu gọi

Mở đầu (5-10%)

• Chào khán giả, mỉm cười, tạo ấn tượng tốt

• Giới thiệu thật vắn tắt về bạn

• Giới thiệu đề tài và các điểm chính chương trình

• Chỉ ra các lợi ích của bài thuyết trình

• Làm rõ 1 số nguyên tắc của buổi thuyết trình: thời gian, giải lao, đặt câu hỏi…

• Chuyển ý vào phần chính

Thông tin hỗ trợ cho ý tưởng

Có 4 dạng thông tin hỗ trợ như sau:

• Chi tiết (details)

• Giải thích (explanation)

• Ví dụ (examples)

• Minh họa (illustration )

Tài liệu phát trước (handouts)

Kiểm tra trước và làm quen với địa điểm

thuyết trình

tra.

SỬ DỤNG POWER POINT

Làm thế nào để ước lượng cỡ chữ?

• Nhìn cách màn hình vi tính từ 2m

2 m

Giữ cho slide đơn giản

• Quá nhiều Fonts và kiểu chữ

• Nguyên t ắ c 6 x 6 (áp dụng tùy lúc)

– Không quá 6 dòng trong 1 slide

– Không quá 6 chữ trong 1 dòng

• Để lộ dần thông tin trên slide

TRÌNH BÀY

• Phong cách, trang phục

• Sự tự tin, thân thiện và chuyên nghiệp

• Giọng nói, cách phát âm, diễn tả, sử dụng ngôn từ

• Ngôn ngữ hình thể, ánh mắt, cử chỉ, động tác

• Minh họa, sự khôi hài, biểu cảm

• Đặt câu hỏi và trả lời câu hỏi

• Xử lý tình huống bất ngờ

Trang phục

Chuẩn bị tâm lý để thành công

Những điều cần tránh

• Đi thẳng vào vấn đề một cách đột ngột

• Giới thiệu quá nhiều về bản thân

• Quá khiêm tốn, đánh mất sự tín nhiệm của khán giả

• Hài hước không đúng chỗ

• Hỏi khán giả những câu hỏi khó

• Loay hoay quá nhiều với laptop và power point

Một số cách tạo ấn tượng và lấy

đề đang được quan tâm

• Thông báo một tin vui cho khán giả

Thuyết trình thành công

Thay đổi Cảm nhận

Như thế nào Cái gì

Người nói thể hiện

Người nghe

thay đổi

Những yếu tố giúp bạn diễn đạt

• Lời nói (words)

• Giọng nói (voice, tone)

• Ngôn ngữ hình thể (body language)

• Nét mặt (facial expression)

• Giao tiếp bằng mắt (eye contacts)

• Dáng điệu (manner )

Sức mạnh thông điệp

Ngôn từ 7%

Giọng nói

38%

Hình ảnh 55%

Dáng điệu và động tác

• Động tác nhẹ nhàng, khoan thai, lưng thẳng

• Chuyển slide nhẹ nhàng, chuyên nghiệp

• Khi không sử dụng đôi tay cho ngôn ngữ hình thể, hãy chập hai bàn tay vào nhau, để phía trước ngang thắt lưng

• Chọn đứng ngay vị trí tốt nhất tất cả khán giả có thể nhìn thấy bạn

• Thỉnh thoảng di chuyển tới lui trong khán phòng, nhưng không quá xa khu vực dành cho diễn giả

Những điều cần tránh

• Ngồi lúc thuyết trình

• Đứng yên một chỗ như tượng

• Đi lại quá nhiều trong phòng

• Đút hai tay vào túi quần, khoanh tay hoặc chắp tay ra sau quá lâu

• Nghịch ngợm trên tay những thứ linh tinh

• Cầm tài liệu trên tay để đọc

• Đứng che trước ống kính máy chiếu

Thuyết trình trong tư thế ngồi

Sự khôi hài (humor)

Sự khôi hài, dí dỏm sẽ giúp khán giả thấy thoải mái và tập trung trở lại vào bài thuyết trình của bạn Có nhiều cách:

• Kể một câu chuyện vui ngắn có liên quan đến đề tài của bạn

• Ứng xử với tình huống bất ngờ bằng sự khôi hài của bạn

• Dùng các thủ thuật: nghịch lý (paradox), lối chơi chữ (pun), ẩn dụ (metaphor)… để tạo nên sự thú vị

Những điều cần lưu ý

• Khôi hài phải đúng lúc và đúng mức

• Chọn lọc ý tưởng, tránh gây tổn thương cho bất kỳ ai trong số khán giả

• Nếu bạn thực sự không có khiếu hài hước thì tốt nhất là không nên tạo sự khôi hài

• Tránh làm mất thời giờ của khán giả

Chuyển ý (transition)

Chuyển ý là một nghệ thuật trong thuyết trình, giúp cho bài thuyết trình trở nên mạch lạc hơn Phần chuyển ý có thể:

• Là điểm tạm dừng để người nghe lấy lại hưng phấn

• Tóm tắt lại phần nội dung vừa trình bày

• Báo hiệu cho người nghe biết họ sắp nghe phần nội dung mới

• Cơ hội để người nghe đặt câu hỏi với diễn giả

Một số ví dụ

• Vấn đề tôi vừa trình bày đã kết thúc phần thứ nhất của

nội dung Các Anh/Chị có thắc mắc gì không trước khi tôi chuyển sang phần kế tiếp?

• Phần tiếp theo sau đây sẽ giải đáp những câu hỏi mà

các Anh/Chị đã nêu lúc đầu Đó là…

• Chúng ta vừa xác định xong những vấn đề đặt ra cho dự

án Tiếp theo, tôi xin trình bày những giải pháp cho từng vấn đề vừa nêu Thứ nhất,…

• Nếu các Anh /Chị không có câu hỏi gì thêm, tôi xin phép

được trình bày phần tiếp theo là…

• Như vậy chúng ta đã đi qua 2 nội dung đầu tiên là (…)